superintendencia nacional de salud oficina de control … · parte de la oficina de tecnologías de...
TRANSCRIPT
COFL02 Página 1 de 20
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
MARZO DE 2.018
Bogotá D.C.
COFL02 Página 2 de 20
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ............................................................................................................................. 3
2. ALCANCE .............................................................................................................................. 3
3. MÉTODOLOGÍA ................................................................................................................... 3
4. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................... 4
5. INFORME .............................................................................................................................. 4
5.1 EVALUACIÓN CUMPLIMIENTO FUNCIONES ASIGNADAS MEDIANTE DECRETO
2462 DEL 7 DE NOVIEMBRE DE 2013. .................................................................................. 4
............................................................................................................................................................. 9
5.2 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONAL ............................................... 10
5.3 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN.......................................... 11
6. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES ..................................................................... 14
7. CONSLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................. 18
COFL02 Página 3 de 20
1. OBJETIVO
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento
de sus funciones, y en atención al Plan Anual de Gestión – Plan Anual de Auditorías y
Seguimientos (PAAS), aprobado para la Vigencia 2.018, realizó seguimiento y evaluación
a la gestión desarrollada por parte de la Oficina Asesora de Planeación.
2. ALCANCE
De conformidad al Decreto 2462 de 2013, “Por medio del cual se modifica la estructura de
la Superintendencia Nacional de Salud”, la Oficina de Control Interno realizará seguimiento
a las funciones contenidas en el Artículo 9 y en concreto al numeral que a continuación se
describe:
1. Evaluación cumplimiento función asignada mediante Decreto 2462 del 2013.
“14. Diseñar metodologías para elaborar y/o actualizar los manuales de procesos y
procedimientos de cada una de las dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud
y coordinar su elaboración, desarrollo e implementación”.
2. Seguimiento Mapa de Riesgos Operacionales y de Corrupción
3. Seguimiento a las recomendaciones presentadas por la Oficina de Control Interno y
hallazgos derivados de Auditorías y Seguimientos de Gestión.
4. Se define como alcance en tiempo, el período comprendido entre los meses de diciembre
de la vigencia 2017 a febrero de la vigencia 2018.
3. MÉTODOLOGÍA
La metodología a seguir es la siguiente:
• Anuncio del Seguimiento a la Oficina Asesora de Planeación
• Solicitud de información
• Trabajo de campo (verificación in – situ)
• Presentación del Informe de Seguimiento al Despacho del Señor Superintendente
Nacional de Salud
COFL02 Página 4 de 20
4. JUSTIFICACIÓN
De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 1.993, la Ley 1474 de 2.011,
y los Decretos reglamentarios 1826 de 1.994 y 1537 de 2.001, entre otras, corresponde a
la Oficina de Control Interno, verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente
establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las
funciones de todos los cargos; así como también, verificar que los controles asociados con
todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos,
sean apropiados y se mejoren permanentemente, para el cumplimiento de las metas y
objetivos Institucionales.
5. INFORME
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento
de las funciones asignadas por la Ley, en especial, lo preceptuado en la Ley 87 de 1993 y
demás normas concordantes y en atención a las actividades definidas en el Plan Anual de
Gestión (PAG) – Plan Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS), correspondientes a la
Vigencia 2.018, en el mes de marzo, realizó seguimiento y evaluación a la Oficina Asesora
de Planeación, conforme a los ítems que a continuación se relacionan.
5.1 EVALUACIÓN CUMPLIMIENTO FUNCIONES ASIGNADAS MEDIANTE DECRETO
2462 DEL 7 DE NOVIEMBRE DE 2013.
En atención al Decreto 2462 del 7 de noviembre de 2013 “Por medio del cual se modifica
la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud’, y se asignan funciones a la
Superintendencia Nacional de Salud, así como las dependencias que conforman la
estructura organizacional de la misma y en concreto, a la Oficina Asesora de Planeación,
le fueron asignaron funciones las cuales se encuentran expuestas en el Artículo 9no del
Decreto en comento así.
➢ “Diseñar metodologías para elaborar y/o actualizar los manuales de procesos y
procedimientos de cada una de las dependencias de la Superintendencia Nacional
de Salud y coordinar su elaboración, desarrollo e implementación”.
La Oficina de Control Interno pudo evidenciar que la Oficina Asesora de Planeación da
cumplimiento a la función ya referida, a través del procedimiento “Elaboración y Control de
Documentos y Registros”, - ASPD01, cuyo Objetivo y Alcance señalan:
Objetivo: “Diseñar, controlar y mantener los documentos y registros del Sistema Integrado de
Gestión, mediante el análisis, revisión, aprobación y socialización de los mismos, con el fin de unificar
en materia documental la gestión de la Superintendencia Nacional de Salud”.
COFL02 Página 5 de 20
Alcance: “Inicia con la identificación y recepción de requerimientos de necesidad de diseño,
mejoramiento, implementación y anulación de documentos. Continúa con el análisis de información,
elaboración, ajuste, anulación y codificación del documento. Finaliza con la aprobación y
socialización de la creación, modificación o anulación, así como la evaluación de la eficiencia y
eficacia de los documentos adoptados”.
Así las cosas, fue solicitada a la oficina Asesora de Planeación el Universo de las
actuaciones efectuadas durante el mes de diciembre de la vigencia 2017 y Enero – febrero
de la vigencia 2018, de lo cual, se efectúo evaluación respecto de solicitud realizada por
parte de la oficina de Tecnologías de la Información.
Base de Datos Oficina Asesora de Planeación
Definida la muestra, de manera aleatoria, fueron evaluadas algunas de las actividades que
contempla en procedimiento “Elaboración y Control de Documentos y Registros”, esto, a
través de solicitud de ajuste al formato “Declaración de Aplicabilidad - ASFT30”; el cual
contiene el detalle de los controles de la norma NTC-ISO/IEC 27001:2013 implementados
en la entidad, de lo cual se evidenció:
COFL02 Página 6 de 20
Actividad: “Identificar la necesidad de diseño, ajuste y/o anulación del documento”.
En esta actividad, el procedimiento señala que para que las dependencias puedan solicitar
el acompañamiento de un funcionario de la Oficina Asesora de Planeación, se deberá
enviar un correo electrónico al coordinador del Grupo Sistema Integrado de Planeación y
Gestión, o quien haga sus veces, para su respectiva asignación; de lo cual, durante la
evaluación efectuada, no fue posible evidenciar tal actuación.
Actividad: “Analizar la necesidad del diseño, ajuste y/o anulación del documento”.
En esta actividad, el procedimiento señala que el profesional asignado de la Oficina Asesora
de Planeación efectuará los análisis pertinentes a fin de determinar si los ajustes, dan
estricto cumplimiento a las políticas de operación estipuladas en este procedimiento; de lo
cual se manifestó que si hubo viabilidad para efectuar las actuaciones correspondientes.
Actividad: “Crear, ajustar o anular los documentos”.
Se pudo evidenciar que el día 12 de enero de 2018, se reunieron funcionarios tanto de la
Oficina de Tecnologías de la Información, como de la Oficina Asesora de Planeación, la
cual, en función del acompañamiento metodológico efectuado, se determinó la viabilidad
de incorporar el formato dentro del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad y se
efectuaron ajustes de forma al mismos; por ende, se puede concluir que la actividad en
efecto fue desarrollada.
Actividad: “Proyectar y aprobar la solicitud”.
Mediante NURC 3-2018-000900 del 19 de enero y 3-2018-001145 del 24 de enero de 2018,
la Oficina de Tecnologías de la Información, efectúo “Solicitud de creación de formato de
declaración aplicabilidad y actualización de la guía ASGU05 Guía metodológica de análisis de
riesgos de seguridad y privacidad de la información Superintendencia Nacional de Salud” - “Solicitud
de actualización de documentos”, a la Oficina Asesora de Planeación, actuación que evidencia
cumplimiento a la descripción “El gestor de la dependencia solicitante deberá proyectar
memorando código ASFL01, al líder del proceso, para que haga la respectiva revisión, aprobación
técnica de los documentos y radicación del mismo dirigido al Jefe de la Oficina Asesora de
Planeación”.
COFL02 Página 7 de 20
Actividad: “Recibir y revisar la Solicitud”.
De conformidad a la solicitud efectuada por la Oficina de Tecnologías de la Información, la
Oficina Asesora de Planeación, a través del funcionario designado, efectúo revisión de los
documentos, validando el cumplimiento metodológico respecto de lo señalado en el
procedimiento ASPD01.
De lo cual, mediante NURC 3-2018-001145 del 24 de enero de 2018, en atención a la
solicitud efectuada por la Oficina de Tecnologías de la Información, se indicó por cuenta de
la Oficina Asesora, que la solicitud creación de documentos, fue realizada de conformidad
con lo establecido en el Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos y Registros
(ASPD01), detallando que la esta actuación se efectúo, “Dando cumplimiento a lo establecido
en el artículo 5° de la Resolución 4086 de 2014, el documento creado y modificado se encuentra
relacionado en la siguiente tabla:”
COFL02 Página 8 de 20
CÓDIGO
DOCUMENTO
TIPO DE
SOLICITUD DESCRIPCIÓN DEL AJUSTE SOLICITADO
ASGU05 Actualización
Se modificó el numeral 4 Requisitos de Calidad Aplicable, en donde se
especifica que la implementación de los controles de la Norma NTC-ISO/IEC
27001:2013 en la entidad, está acorde con lo descrito en el formato de
declaración de aplicabilidad, Código ASFT30.
ASFT30 Creación
Se crea el formato Declaración de Aplicabilidad, con código ASFT30, el cual
contiene el detalle de los controles de la norma NTC-ISO/IEC 27001:2013
implementados en la entidad.
Actividad: “Verificar la creación, modificación o eliminación solicitada”.
La Oficina de Control Interno, pudo evidenciar, a través de la evidencia objetiva aportada
por el proceso evaluado, que fueron efectuados los respectivos ajustes y cambios en la
página web de la Entidad así:
Igualmente, su pudo observar que fue actualizado el “Listado Maestro de Documentos”
(ASFT01), esto, de conformidad a lo señalado en el procedimiento “Elaboración y Control de
Documentos y Registros” (ASPD01).
COFL02 Página 9 de 20
Actividad: “Socializar documento”.
Pese a que el formato “Declaración de Aplicabilidad” (ASFT30) no tuvo ningún cambio en su
contenido y solo se incorporó dentro del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad, en
atención a lo señalado en el procedimiento ASPD01, “Todo documento nuevo, ajustado o
anulado, deberá ser socializado por los medios dispuestos por la entidad (correo electrónico interno,
intranet, Skype, carteleras informativas, entre otros), por parte de la dependencia líder del proceso”;
de lo cual, la Oficina de Tecnologías de la Información aportó documento en el que se
informó que los días 13, 14, 15 y 16 de febrero de 2018, por parte de la Oficina de
Tecnologías de la Información se efectuaría “Capacitación de Políticas de Tercer Nivel del
Subsistema de Seguridad de la Información”.
En atención a la evaluación efectuada, se puede concluir que la Oficina Asesora de
Planeación da cumplimiento al procedimiento “Elaboración y Control de Documentos y
Registros” – ASPD01; asociado al Proceso Administración del Sistema Integrado de Gestión
y por ende al Decreto 2462 de 2013 en lo referente al Artículo 9, numeral 14, el cual señala
“Diseñar metodologías para elaborar y/o actualizar los manuales de procesos y procedimientos de
cada una de las dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud y coordinar su elaboración,
desarrollo e implementación”.
Sin embargo, la Oficina de Control Interno, en atención al Decreto - ley 019 de 20121 y en
concreto al artículo N. 38, el cual en uno de sus apartes señala:
“Racionalizar, a través de la simplificación, estandarización, eliminación, optimización y
automatización, los trámites y procedimientos administrativos y mejorar la participación ciudadana y
la transparencia en las actuaciones administrativas, con las debidas garantías legales”.
1 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en
la Administración Pública”
COFL02 Página 10 de 20
Recomienda, a la Oficina Asesora de Planeación, de considerarlo viable, realizar los
análisis que consideren pertinentes, a fin determinar la necesidad de simplificar u optimizar
las actividades que se encuentran contenidas en el procedimiento “Elaboración y Control de
Documentos y Registros” – ASPD01; asociado al Proceso Administración del Sistema
Integrado de Gestión.
5.2 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONAL
La Oficina de Control Interno, con el fin de realizar verificación de las acciones de mitigación
y efectividad de los controles dispuestos para administrar y mitigar los riesgos asociados a
los procesos y procedimientos y de acuerdo al Mapa de Riesgos publicado en la página
Web de la Entidad, evalúo el Riesgo Operativo “No apropiación del Sistema Integrado de
Gestión”, asociado al Proceso “Administración del Sistema Integrado de Gestión” y en concreto,
la control N. 2, la cual señala: “Seguimiento a las actividades del cronograma del Sistema
Integrado de Gestión”; siendo aportado por parte de la Oficina Asesora de Planeación, las
siguientes evidencias:
La Oficina Asesora de Planeación, a través de la Formulación de Planes o Cronogramas
Operativos (PIFT07), asociado al proceso Formulación, implementación y Evaluación de
Planes y Programas, estructuró el “Plan Anual de Gestión / Aumentar el nivel de apropiación de
temas estratégicos y sistemas de gestión en los servidores públicos de la Entidad” de lo cual, fueron
trazadas un total de 18 actividades, a lo largo de la vigencia 2018, con el ánimo de dar
cumplimiento a la actividad registrada en el PAG “Ejecutar el cronograma de la implementación,
sostenibilidad y fortalecimiento del Sistema integrado de gestión-SIG”.
COFL02 Página 11 de 20
Igualmente, esa Oficina Asesora ha efectuado al interior de la misma “Jornadas de
capacitación”, tendientes a la unificación de criterios entre sus funcionarios, con la finalidad
de brindar acompañamientos metodológicos más efectivos a los diferentes procesos que
ejecuta la Entidad, eventos que fueron desarrollados los días 2 de febrero y 6 de marzo de
la vigencia 2018.
Así las cosas, a través de los Controles definidos por la Oficina Asesora de Planeación para
mitigar la materialización del Riesgo de Operacional que ahora nos ocupa, se tienen
implementadas actividades como las anteriormente referidas, las cuales son de
cumplimiento durante la vigencia 2018, por ende, a la fecha no se evidencia materialización
del Riesgo de Operativo; esto de conformidad a las evidencias aportadas, sin embargo, se
hace necesario que en el próximo seguimiento a efectuar por parte de la Oficina de Control
Interno se evalúe el cumplimiento de las acciones desplegadas en el “Plan Anual de Gestión
/ Aumentar el nivel de apropiación de temas estratégicos y sistemas de gestión en los servidores
públicos de la Entidad”, y nuevamente efectuar valoración a fin de determinar si se ha dado
o no la materialización del Riesgo en comento.
5.3 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
La Oficina de Control Interno, con el fin de realizar verificación de las acciones de mitigación
y efectividad de los controles dispuestos para administrar y mitigar los riesgos asociados a
los procesos y procedimientos y de acuerdo al Mapa de Riesgos publicado en la página
Web de la Entidad, realizó evaluación al siguiente Riesgo de Corrupción:
COFL02 Página 12 de 20
Riesgo: “Realizar modificaciones injustificadas, alterar u omitir información en los Informes de
seguimiento y evaluación de los planes y programas institucionales”.
Consecuencias/Efectos Potenciales:
a. “Apertura de procesos disciplinarios a los funcionarios” b. “Pérdida de credibilidad en la institución y afectación de la imagen de la entidad” c. “La alta dirección no cuenta con la información real para la toma de decisiones”
Controles:
a. “Sensibilizaciones y capacitaciones realizadas a los funcionarios de la entidad” b. “Procedimientos y formatos del proceso Formulación, Implementación y Evaluación de Planes y
Programas aplicados”
Acciones:
a. “Ejecutar la estrategia del componente gestión ética institucional (Responsables en el
cronograma de gestión)”
b. “Realizar capacitaciones sobre la importancia del seguimiento a los planes y programas”.
c. “Realizar actividades de carácter preventivo con el fin de minimizar la ocurrencia de conductas
disciplinables (Oficina de Control Disciplinario)”.
Proceso:
Formulación, Implementación y Evaluación de Planes y Programas:
“Formular, implementar y evaluar los planes y programas institucionales, mediante la aplicación de
políticas, lineamientos, metodologías e instrumentos técnicos establecidos y adoptados por la
entidad, así como el seguimiento periódico al cumplimiento de planes de trabajo para su
implementación y evaluación con el fin de alinear la gestión institucional a la planeación nacional y
sectorial”.
La Oficina de Control Interno, a través de muestreo aleatorio, efectúo validación del Control
“Sensibilizaciones y capacitaciones realizadas a los funcionarios de la entidad” y a la Acción
“Realizar capacitaciones sobre la importancia del seguimiento a los planes y programas”; de lo cual,
fueron aportadas las evidencias que a continuación se relacionan:
✓ El pasado mes de febrero la Oficina Asesora de Planeación efectúo capacitación
denominada “Planes Institucionales e Indicadores”, en la cual, fueron tratados temas
referentes a la formulación de los Planes Institucionales para la vigencia 2018, como
lo es, la socialización del Procedimiento “Formulación de Planes Institucionales”
(PIPD01), el cual sirve como guía para la adecuada gestión al interior de la Entidad
y la correcta formulación de los planes y programas institucionales; de lo cual es
preciso señalar que dicho procedimiento aplica a todos los procesos que son
ejecutados en la Superintendencia Nacional de Salud.
COFL02 Página 13 de 20
✓ Igualmente, se recordó el Procedimiento ASPD02 “Medición de la Gestión
Institucional”, y en concreto lo que refiere a la Política de Operación No. 5 la cual
señala: “Cuando un indicador requiera ser creado, modificado o eliminado, se seguirán los
lineamientos establecidos en el procedimiento Formulación y Elaboración de Planes
Estratégicos código PIPD01, esto se hará a través de memorando firmado por el jefe de la
dependencia y remitido a la Oficina Asesora de Planeación, explicando las razones de la
solicitud; excepto cuando la solicitud provenga de la alta dirección o por el jefe de la Oficina
Asesora de Planeación”; procedimiento que igualmente aplica a todos los procesos
que son ejecutados en la Superintendencia Nacional de Salud.
De conformidad con las evidencias aportadas, se puede concluir, que, por parte de la
Oficina Asesora de Planeación, a la fecha de la presentación del informe que ahora nos
ocupa, se han efectuado actividades tendientes a dar cumplimiento a los Controles y
Acciones formulados, a fin de evitar la materialización del Riesgo de Corrupción “Realizar
modificaciones injustificadas, alterar u omitir información en los Informes de seguimiento y evaluación
de los planes y programas institucionales”.
COFL02 Página 14 de 20
6. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES
La Oficina de Control Interno en el mes de noviembre de la vigencia 2017, presentó al
Despacho del Superintendente Nacional de Salud Informe de Seguimiento efectuado a la
Oficina Asesora de Planeación, documento en el cuál emitió las siguientes
recomendaciones:
a. “Una vez verificados los Riesgos tanto Operacionales como de Corrupción contenidos en el
“Mapa de Riesgos Institucional” publicado en la página web de la Entidad, y en concreto a la función
“Promover y evaluar los programas de cooperación técnica internacional en coordinación con las
entidades competentes”, durante la evaluación efectuada, y en atención a la información
suministrada por la Oficina Asesora de Planeación, pudo detectar que no se encuentran riesgos
asociados a esta función.
Por lo anterior, la Oficina de Control Interno, recomienda a la Oficina Asesora de Planeación en
ejecución del proceso “Formulación, Implementación y Evaluación de Estudios y Proyectos”,
procedimiento “Formulación, Ejecución, Seguimiento y Evaluación de Proyectos” (EPPD02),
se efectúen los análisis pertinentes a fin de logar identificar si para la función anteriormente referida,
resulta viable estructurar Riesgo tanto Operativo como de Corrupción”.
La Oficina Asesora de Planeación, respecto a la anterior recomendación señala:
“La Oficina Asesora de Planeación realiza, verifica y actualiza anualmente la identificación de los
riesgos (operativos y de corrupción) bajo un enfoque por proceso, atendiendo a los lineamientos de
la NTCGP 1000:2009, la Guía de Administración del Riesgo del Departamento administrativo de la
Función Pública y la Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción del Departamento administrativo
de la Función Pública.
En este sentido, se identificaron para el proceso “Formulación, implementación y evaluación de
estudios y proyectos”, los riesgos operativos y de corrupción que en su momento se consideraron,
los cuales se evidencian en el mapa de riesgos institucional publicado en la página web de la entidad
(https://www.supersalud.gov.co/es-co/superintendencia/sistema-integrado-de-gestion/subsistema-
gestion-de-la-calidad).
En el mes de diciembre de 2017, la Oficina Asesora de Planeación realizará el levantamiento de
información correspondiente al mapa de riesgos de la entidad. Para ello, se estará trabajando en la
revisión y actualización de los riesgos del proceso “Formulación, implementación y evaluación de
estudios y proyectos”, para lo cual se revisará la pertinente de incluir, eliminar y/o ajustar los riesgos
operativos y de corrupción que actualmente se encuentran identificados”.
COFL02 Página 15 de 20
De lo anterior, la Oficina de Control Interno efectúo seguimiento, sin que a la fecha se
evidencie actuación alguna referente a la incorporación dentro de los Riesgos tanto
Operacionales como de Corrupción de eventos asociados o alineados con la función
“Promover y evaluar los programas de cooperación técnica internacional en coordinación con las
entidades competentes”.
Es preciso señalar que, en la página web de la Entidad, ya se encuentra disponible para la
respectiva consulta y ejecución, el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para la
vigencia 2018 y sus respectivos anexos.
De lo cual, la Oficina de Control Interno al efectuar la consulta del anexo No. 1 “Mapa de
Riesgos de Corrupción”, evidenció, que si bien para el Proceso “Formulación, Implementación y
Evaluación de Estudios y Proyectos”, el cual señala:
“Formular, implementar y evaluar estudios y proyectos, así como diseñar, producir,
administrar y publicar información estadística institucional, mediante la aplicación de
metodologías e instrumentos técnicos establecidos o adoptados por la Entidad y la
elaboración, validación y divulgación de informes, reportes y/o documentos técnicos con el fin
de brindar información oportuna para la toma de decisiones y apoyar el cumplimiento de los
objetivos institucionales”.
Fue reevaluado el riesgo, las causas, entre otros (respecto de la vigencia 2017), más sin
embargo, tal y como ya se manifestó anteriormente, no fue incorporado evento alguno
asociado con la función “Promover y evaluar los programas de cooperación técnica internacional
en coordinación con las entidades competentes”; por lo anterior la Oficina de Control Interno
nuevamente recomienda a la Oficina Asesora de Planeación en ejecución del proceso
“Formulación, Implementación y Evaluación de Estudios y Proyectos”, procedimiento “Formulación,
Ejecución, Seguimiento y Evaluación de Proyectos” (EPPD02), se efectúen los análisis
pertinentes a fin de logar identificar si para la función anteriormente referida, resulta viable
estructurar Riesgo tanto Operativo como de Corrupción.
COFL02 Página 16 de 20
b. “Una vez verificado el Riesgo Operacional “Baja ejecución de los recursos de inversión pública
de la Entidad”, asociado al Proceso “Formulación, Implementación y Evaluación de Estudios y
Proyectos” y en concreto, la acción N. 2, la cual señala “Realizar seguimientos periódicos a las
dependencias técnicas responsables de la ejecución de los proyectos de inversión (informe de
ejecución)”, hasta tanto no culmine la presente anualidad no se pude determinar si el mismo se ha
materializado”.
De lo cual, la Oficina de Control Interno recomienda a la Oficina Asesora de Planeación, de
considerarlo viable, realizar los análisis que consideren pertinentes, a fin determinar:
a. Si las acciones que se tienen propuestas dentro de la Matriz de Riesgos Operativos permiten
“Reducir el Riesgo” motivo de la presente evaluación.
b. Igualmente, teniendo en cuenta que el proceso “Formulación, Implementación y Evaluación de
Estudios y Proyectos” y en concreto el procedimiento “Formulación, Ejecución, Seguimiento y
Evaluación De Proyectos” señala como “ámbito de aplicación”:
“Este procedimiento aplica a los procesos que para el desarrollo de sus actividades requieran
de la ejecución de proyectos de inversión, institucionales y/o de cooperación internacional”
La viabilidad de establecer dentro del Mapa de Riesgos de la Entidad y en concreto al Riesgo
Operacional que ahora nos ocupa, acciones que permitan, (teniendo en cuenta la unificación de
términos); a las diferentes dependencias encargadas de ejecutar recursos de inversión, asumir roles
frente al riesgo en mención, máxime cuando la Política de Operación N. 7 del Procedimiento ya
referido señala:
“La gestión de riesgos del proyecto será asumida por líder del proyecto (entiéndase por líder, la
dependencia ejecutora del proyecto), quien realizará la gestión de riesgos del proyecto. Esta política
se aplicará para la formulación de los proyectos a partir del 2017”; o por lo contario, bajo el esquema
de “Modelo de Operación por Procesos”, el Proceso “Formulación, Implementación y Evaluación de
Estudios y Proyectos”, asume el Riesgo Operacional en comento.
c. La viabilidad de incorporar en la Matriz de Riesgos Operacionales el porcentaje de incumplimiento
general de la ejecución presupuestal bajo la modalidad de proyectos de inversión dentro de la
“Consecuencias/Efectos Potenciales” N. 3 la cual señala: “Incumplimiento en las metas establecidas
en el proyecto de inversión”; tal y como se describe en la “Consecuencias/Efectos Potenciales” N. 2
“Incumplimiento meta ejecución presupuestal sectorial establecida en el Plan Estratégico Sectorial
(95% de los recursos)”.
d. La viabilidad de unificación de términos, toda vez que en el “ámbito de aplicación” del
procedimiento “Formulación, Ejecución, Seguimiento y Evaluación De Proyectos” se señala que este
procedimiento aplica a “procesos” y en los numerales 6, 9, 10, 14, de la Política de Operación se
utiliza el término “dependencia”, igual situación se evidencia a lo largo de las descripciones de las
actividades del procedimiento de referencia.
COFL02 Página 17 de 20
Una vez verificado el Riesgo de Corrupción “Favorecer a los responsables de la ejecución de los
recursos de inversión no respetando el derecho de turno en los trámites de solicitudes de
modificación y actualización de los proyectos de inversión con el fin de recibir beneficio propio o
beneficiar a un tercero, recibiendo o no contraprestación”, asociado al proceso “Formulación,
Implementación y Evaluación de Estudios y Proyectos”, de conformidad con las evidencias
aportadas, esto, respecto de las causas, que fueron formulados para el mismo, a la fecha no se ha
materializado.
• De conformidad a las recomendaciones formuladas por la Oficina de Control Interno en informe
de Seguimiento efectuado en el mes de Julio de la presenta anualidad, y en atención a lo manifestado
por parte de la Oficina Asesora de Planeación, se acogen las recomendaciones, las cuales, serán
objeto de seguimiento en futura evaluación.
De la anterior recomendación, la Oficina Asesora de Planeación viene adelantando
actividades con el fin de dar tratamiento a la observación efectuada por parte de la Oficina
de Control Interno; situación que será motivo de evaluación en el seguimiento a ejecutar en
el mes de julio de la vigencia 2018.
COFL02 Página 18 de 20
7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De acuerdo con el seguimiento llevado a cabo por la Oficina de Control Interno, a la Oficina
Asesora de Planeación en el mes de marzo de 2018, se puede concluir y recomendar:
• En atención al Decreto 2462 del 7 de noviembre de 2013 “Por medio del cual se modifica
la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud’, y se asignan funciones a la
Superintendencia Nacional de Salud, así como las dependencias que conforman la
estructura organizacional de la misma, la Oficina Asesora de Planeación, le fueron
asignaron funciones concretas las cuales se encuentran expuestas en el Artículo 9 del
Decreto en comento.
• En atención a la evaluación efectuada, se puede concluir que la Oficina Asesora de
Planeación da cumplimiento al procedimiento “Elaboración y Control de Documentos y
Registros” – ASPD01; asociado al Proceso Administración del Sistema Integrado de Gestión
y por ende al Decreto 2462 de 2013 en lo referente al Artículo 9, numeral 14to, el cual señala
“Diseñar metodologías para elaborar y/o actualizar los manuales de procesos y procedimientos de
cada una de las dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud y coordinar su elaboración,
desarrollo e implementación”.
De lo cual, la Oficina de Control Interno, en atención al Decreto - ley 019 de 20122 y en
concreto al artículo N. 38, el cual en uno de sus apartes señala:
“Racionalizar, a través de la simplificación, estandarización, eliminación, optimización y
automatización, los trámites y procedimientos administrativos y mejorar la participación ciudadana
y la transparencia en las actuaciones administrativas, con las debidas garantías legales”. Negrillas fuera del texto
Por lo anterior, nuevamente se recomienda a la Oficina Asesora de Planeación, de
considerarlo viable, realizar los análisis que consideren pertinentes, a fin determinar la
necesidad de simplificar u optimizar las actividades que se encuentran contenidas en el
procedimiento “Elaboración y Control de Documentos y Registros” – ASPD01; asociado al
Proceso Administración del Sistema Integrado de Gestión.
2 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios
existentes en la Administración Pública”
COFL02 Página 19 de 20
• En atención a la evaluación efectuada, se puede concluir que la Oficina Asesora de
Planeación da cumplimiento al procedimiento “Elaboración y Control de Documentos y
Registros” – ASPD01; asociado al Proceso Administración del Sistema Integrado de
Gestión y por ende al Decreto 2462 de 2013 en lo referente al Artículo 9, numeral 14to, el
cual señala
• Una vez verificado el Riesgo Operacional “No apropiación del Sistema Integrado de Gestión”,
asociado al Proceso “Administración del Sistema Integrado de Gestión” y en concreto, al control
N. 2, la cual señala: “Seguimiento a las actividades del cronograma del Sistema Integrado de
Gestión”; se concluye que a la fecha de presentación del informe que ahora nos ocupa, no
se ha materializado dicho riesgo.
Sin embargo y en atención a que la Oficina Asesora de Planeación, ha establecido controles
para mitigar la materialización del Riesgo de Corrupción que ahora nos ocupa, esto, a través
de actividades desplegadas en el “Plan Anual de Gestión / Aumentar el nivel de apropiación de
temas estratégicos y sistemas de gestión en los servidores públicos de la Entidad”, de los cual, la
Oficina de Control Interno efectuará la respectivo seguimiento, a fin de evaluar el
cumplimiento de las acciones que se han diseñado para tal fin.
• De conformidad con las evidencias aportadas, se puede concluir, que, por parte de la
Oficina Asesora de Planeación, se han efectuado actividades tendientes a dar cumplimiento
a los Controles y Acciones formulados, a fin de evitar la materialización del Riesgo de
Corrupción “Realizar modificaciones injustificadas, alterar u omitir información en los Informes de
seguimiento y evaluación de los planes y programas institucionales”; concluyendo, que a la fecha
de presentación del informe que ahora nos ocupa, no se ha materializado dicho riesgo.
• De la evaluación efectuada, no se evidenció la incorporación evento alguno asociado
con la función “Promover y evaluar los programas de cooperación técnica internacional en
coordinación con las entidades competentes”; por lo anterior la Oficina de Control Interno
nuevamente recomienda a la Oficina Asesora de Planeación en ejecución del proceso
“Formulación, Implementación y Evaluación de Estudios y Proyectos”, procedimiento “Formulación,
Ejecución, Seguimiento y Evaluación de Proyectos” (EPPD02), se efectúen los análisis
pertinentes a fin de logar identificar si para la función anteriormente referida, resulta viable
estructurar Riesgo tanto Operativo como de Corrupción.
• La Oficina de Control Interno de conformidad a las recomendaciones efectuadas en el
informe presentado en el mes de noviembre de la vigencia 2017, nuevamente recomienda
a la Oficina Asesora de Planeación, de considerarlo viable, realizar los análisis que
consideren pertinentes, a fin determinar:
“a. Si las acciones que se tienen propuestas dentro de la Matriz de Riesgos Operativos permiten
“Reducir el Riesgo” “Baja ejecución de los recursos de inversión pública de la Entidad”.
COFL02 Página 20 de 20
b. La viabilidad de establecer dentro del Mapa de Riesgos de la Entidad acciones que permitan,
(teniendo en cuenta la unificación de términos); a las diferentes dependencias encargadas de
ejecutar recursos de inversión, asumir roles frente al riesgo en mención, máxime cuando la Política
de Operación N. 7 del Procedimiento ya referido señala:
“La gestión de riesgos del proyecto será asumida por líder del proyecto (entiéndase por líder, la
dependencia ejecutora del proyecto), quien realizará la gestión de riesgos del proyecto. Esta política
se aplicará para la formulación de los proyectos a partir del 2017”; o por lo contario, bajo el esquema
de “Modelo de Operación por Procesos”, el Proceso “Formulación, Implementación y Evaluación de
Estudios y Proyectos”, asume el Riesgo Operacional en comento”.
c. La viabilidad de incorporar en la Matriz de Riesgos Operacionales el porcentaje de
incumplimiento general de la ejecución presupuestal bajo la modalidad de proyectos de inversión
dentro de la “Consecuencias/Efectos Potenciales” N. 3 la cual señala: “Incumplimiento en las metas
establecidas en el proyecto de inversión”; tal y como se describe en la “Consecuencias/Efectos
Potenciales” N. 2 “Incumplimiento meta ejecución presupuestal sectorial establecida en el Plan
Estratégico Sectorial (95% de los recursos)”.
Las anteriores recomendaciones, serán motivo de evaluación en el seguimiento a ejecutar
en el mes de julio de la vigencia 2018, esto por parte de la Oficina de Control Interno.
Cordialmente,
JUAN DAVID LEMUS PACHECO
Jefe de la Oficina de Control Interno
Superintendencia Nacional de Salud Proyectó: Ingeniero Peter William Vargas Pinilla-Profesional Especializado Oficina de Control Interno