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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME FINAL DE AUDITORÍA

PROCESOS:

Planes de Mejoramiento.

Formulación, Implementación y Evaluación de Planes y Programas.

Formulación, Implementación y Evaluación de Estudios y Proyectos

BOGOTÁ D.C. ABRIL DE 2020

Carrera 68 A # 24 B-10, Torre 3 - Pisos 4, 9 y 10 PBX (571) 744 2000 • Bogotá

www.supersalud.gov.co

CONTENIDO

1. OBJETIVO ............................................................................................................ 3

2. CRITERIOS .......................................................................................................... 3

3. METODOLOGIA ................................................................................................... 4

4. ALCANCE ............................................................................................................ 4

5. JUSTIFICACIÓN .................................................................................................. 5

6. FORTALEZAS ...................................................................................................... 5

7. LIMITANTES ........................................................................................................ 6

8. INFORME ............................................................................................................. 6

8.1 Proceso Planes de Mejoramiento .................................................................. 7

8.1.1 Caracterización Proceso Planes de Mejoramiento, PMCR01, V3 ........... 11

8.1.2. Manual de Acuerdos del Nivel de Servicios, PMMN01, V9......................... 12

8.1.2.1 Formato Acuerdos del Nivel de Servicios, PMFT05, V2. .......................... 13

8.1.3. Manual Portafolio de Servicios de la Superintendencia Nacional de Salud,

PMMN02, V3 ............................................................................................................. 14

8.2 Proceso Formulación, implementación y evaluación de Planes y Programas

y los procedimientos .............................................................................................. 16

8.2.1 Procedimiento Formulación implementación y seguimiento de planes y

programas institucionales, PIPD01, V12 ............................................................... 16

8.2.2 Procedimiento Medición y evaluación de la gestión institucional, PIPD0222

8.2.3 Procedimiento Participación ciudadana y rendición de cuentas de la

Superintendencia Nacional de Salud, PIPD03, V5 ................................................ 25



8.3. Proceso Formulación, implementación y evaluación de estudios y

proyectos ................................................................................................................. 28

8. RIESGOS .............................................................................................................. 36

8.1 Riesgos de Corrupción ..................................................................................... 36

8.1.1 Riesgo de corrupción del Proceso Planes de Mejoramiento ...................... 37

8.1.2. Riesgo de Corrupción Proceso Formulación, implementación y evaluación

de Planes y Programas. .......................................................................................... 40

8.1.3. Riesgo de corrupción del Proceso Formulación, Implementación y

Evaluación de Estudios y Proyectos ..................................................................... 41

8.2 Riesgos de Gestión ........................................................................................... 42

8.2.1 Riesgo de Gestión del Proceso de Plan de Mejoramientos. ....................... 42

8.2.2 Riesgo de Gestión Proceso Formulación, implementación y evaluación de

Planes y Programas. ............................................................................................... 45

8.2.3 Riesgo de Gestión del Proceso Formulación, Implementación y Evaluación

de Estudios y Proyectos. ........................................................................................ 46

9. Seguimiento Planes de Mejoramiento ............................................................... 46

10. Modelo Integrado de Planeación y de Gestión MIPG ..................................... 46

11. HALLAZGOS ...................................................................................................... 51

11.1 No Conformidades .......................................................................................... 51

11.2 Recomendaciones ........................................................................................... 51

12. CONCLUSIONES ................................................................................................ 60



1. OBJETIVO

Verificar el cumplimiento de las actividades establecidas por los procesos “Planes de

Mejoramiento, Formulación, Implementación y Evaluación de Planes y Programas y Formulación,

Implementación y Evaluación de Estudios y Proyectos”, para establecer que se hayan realizado

conforme con la normatividad tanto interna como externa vigente.

2. CRITERIOS

Los principales criterios de auditoría para tener en cuenta son:

✓ Ley 87 de 1993, “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades

y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”.

✓ Decreto 1499 del 2017, “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único

Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el

artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”.

✓ Ley 152 de 1994, “Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo”.

✓ Ley 872 del 2003, "Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del poder

público y en otras entidades prestadoras de servicios”.

✓ Decreto Ley 775 de 2005, “Por el cual se establece el Sistema Específico de Carrera Administrativa

para las Superintendencias de la Administración Pública Nacional”.

✓ Ley 1474 de 2011, “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,

investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.

✓ Decreto 2641 de 2012, “Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011

Mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de

la gestión pública”.

✓ Decreto 612 de 2018, “Por el cual se fijan directrices para la integración de los planes institucionales y

estratégicos al Plan de Acción por parte de las entidades del Estado”.

✓ Decreto 2462 de 2013, “Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional

de Salud”.

✓ Resolución 6104 de 2017, “Por el cual se conforma el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en

la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones”.

✓ Ley 1712 de 2014 reglamentada por el Decreto 103 de 2015, “Por medio de la cual se crea la ley de

transparencia y del derecho a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”.

✓ Constitución Política de Colombia - Artículos 1, 2, 3, 13, 20, 23, 45, 79, 88, 270, 377 y 40. Título IV

artículos 103 – 106.

✓ Ley 850 de 2003, Ley Estatutaria de Veedurías Ciudadanas.

✓ Ley 1757 del 6 de julio de 2015, "Por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y

protección del derecho a la participación democrática”.

✓ Documento CONPES 3654 de 2010, Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a Los

Ciudadanos.

✓ Documento CONPES 3650 de 2010, Importancia Estratégica de la Estrategia de Gobierno en Línea.

✓ Manual Único de Rendición de Cuentas, Función Pública MURC, V.2 2018.



✓ Documento guía que contiene las orientaciones, pasos y herramientas para que las entidades tanto de

orden nacional como territorial puedan llevar a cabo procesos de participación ciudadana en la fase de

diagnóstico y la planeación de la gestión pública.

✓ Decreto 1072 del 26 de mayo de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario

del Sector Trabajo”.

✓ Caracterización de los procesos “Planes de Mejoramiento”, PMCR01, V3; “Formulación,

Implementación y Evaluación de Planes y Programas”, EPPD02, V8 y “Formulación, Implementación y

Evaluación de Estudios y Proyectos”, EPCR01, V2.

✓ Procedimientos “Tratamiento del Servicio No Conforme y de No Conformidades, PMPD01, V8;

Formulación Implementación y Seguimiento de Planes y Programas Institucionales, PIPD01, V12;

Medición y Evaluación de la Gestión Institucional, PIPD02, V8; Participación Ciudadana y Rendición de

Cuentas de la Superintendencia Nacional de Salud, PIPD03, V5; Formulación y Elaboración de Estudios

Institucionales o Sectoriales, EPPD01, V5; Formulación, Ejecución, Seguimiento y Evaluación de

Proyectos, EPPD02, V8 y, Administración de Estadísticas Institucionales, EPPD03, V3”.

✓ Decreto Ley 019 de 2012, “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,

procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”.

✓ Ley 1955 de 2019, “Por el cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022”.

✓ Mapas de Riesgos gestión y Corrupción.

✓ MIPG.

✓ Tablas de retención documental.

✓ Las demás que a desarrollo de la auditoria se consideren analizar.

3. METODOLOGIA

La metodología para el desarrollo del proceso auditor es la siguiente:

a. Planeación de la Auditoría.

b. Anuncio de la Auditoría.

c. Reunión de Apertura de la Auditoría.

d. Solicitud de Información.

e. Verificación (In Situ).

f. Informe Preliminar de Auditoría.

g. Elaboración y Revisión Informe Preliminar de Auditoría de Gestión.

h. Traslado de Informe Preliminar de Auditoría y confirmación de reunión de cierre (si el auditado

lo solicita).

i. Análisis observaciones al Informe Preliminar remitidas por el (los) Auditado(s).

j. Informe Final de Auditoría.

4. ALCANCE

El alcance de la Auditoría en términos de tiempo corresponde a la vigencia 2019 en la cual se

efectuará evaluación de los siguientes temas:



1. Funciones de conformidad a Decreto 2462 de 2013, Artículo 12, Resoluciones que fijen

funciones y demás que apliquen, aclaren y/o modifiquen.

2. Procesos y Procedimientos aprobados en la Entidad - Evaluación efectividad de controles.

PROCESO PLANES DE MEJORAMIENTO

✓ Procedimiento Tratamiento del Servicio No Conforme y de No Conformidades, PMPD01, V8.

PROCESO FORMULACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE PLANES Y

PROGRAMAS

✓ Procedimiento Formulación Implementación y Seguimiento de Planes y Programas

Institucionales, PIPD01, V12.

✓ Procedimiento Medición y Evaluación de la Gestión Institucional, PIPD02. V8.

✓ Procedimiento Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas de la Superintendencia

Nacional de Salud, PIPD03, V5.

PROCESO FORMULACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE ESTUDIOS Y

PROYECTOS

✓ Procedimiento Formulación y Elaboración de Estudios Institucionales o Sectoriales, EPPD01,

V5

✓ Procedimiento Formulación, Ejecución, Seguimiento y Evaluación de Proyectos, EPPD02. V8.

✓ Procedimiento Administración de Estadísticas Institucionales, EPPD03, V3.

5. JUSTIFICACIÓN

De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 19931, la Ley 1474 de 20112 y el

Decreto Reglamentario No 1537 de 20013 a la Oficina de Control Interno le compete “verificar que

el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio

sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos” así como “verificar que los controles

asociados con todas y cada una de las actividades de la organización estén adecuadamente definidos,

sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la Entidad”.

Puede decirse, por consiguiente, que justificó la realización del presente ejercicio auditor,

determinar las eventuales acciones de mejoramiento continuo a los procesos “Planes de

Mejoramiento, Formulación, Implementación y Evaluación de Planes y Programas y Formulación,

Implementación y Evaluación de Estudios y Proyectos”.

6. FORTALEZAS

Se identificaron como fortalezas durante el desarrollo de la auditoria la disposición de los

funcionarios que operan los procesos auditados, en cuanto al suministro de la información

1 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones” 2 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”. 3 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado”



requerida en términos de oportunidad, así como para realizar las averiguaciones necesarias

sobre los trámites para absolver algunas dudas al grupo auditor permitiendo una eficiente labor

de verificación de los documentos objeto de la muestra seleccionada.

7. LIMITANTES

Durante el proceso de auditoria realizado, no se detectaron limitantes que impidieran conseguir

el objetivo inicialmente marcado y que conllevaran en esta oportunidad a sugerir soluciones para

mejorar o producir oportunidades de mejora.

8. INFORME

La Oficina de Control Interno, realizó Auditoría a la Oficina Asesora de Planeación, con el fin de

evidenciar la gestión realizada respecto del cumplimiento de los siguientes Procesos:

➢ Planes de Mejoramiento

➢ Formulación, Implementación y Evaluación de Planes y Programas y

➢ Formulación, Elaboración, Implementación y Evaluación de Estudios y Proyectos



Los procesos y procedimientos anteriormente registrados fueron adoptados por la

Superintendencia Nacional de Salud mediante Resolución N°4086 del 19 de diciembre de 2014.

Al consultar la página web de la entidad, se puede establecer que se encuentran anexos los

siguientes documentos:

En el formato “Listado Maestro de Documentos”, ASFT01, V2, actualizado el 17 de febrero de

2020, se puede evidenciar que se describen seis (6) documentos, mientras que en la página web

figuran cinco (5); haciendo falta el documento “Política de Autoevaluación del Control y Gestión”,

PMPO01, V1, el cual tiene como soporte la Resolución 1622 de 2014, la cual se encuentra

derogada; es de manifestar que la misma Resolución 1622 de 2014, es el soporte de todos los

documentos relacionados en el Listado Maestro de Documentos para el proceso Planes de

Mejoramiento.

8.1 Proceso Planes de Mejoramiento

La Oficina Asesora de Planeación para el desarrollo del referido proceso, realiza un (1)

procedimiento a saber:



Procedimiento Tratamiento del Servicio No Conforme y de No Conformidades, PMPD01,

V8

La Oficina de Control Interno, mediante muestreo aleatorio, realizó evaluación al procedimiento

de la referencia, el cual se encuentra incluido en el mapa de procesos, donde se establecen sus

definiciones, marco normativo, políticas de operación, descripción del procedimiento, puntos de

control, análisis de tiempo, documentos de referencia y control de cambios.

A continuación, se registran los análisis llevados a cabo al contenido del Procedimiento

Tratamiento del Servicio No Conforme y de No Conformidades:

Se evidenció que se incluyeron acciones preventivas cuando éstas fueron eliminadas con la

norma ISO 9001:2015. Las acciones preventivas se deben adoptar cuando la no conformidad o

problema aún no ha ocurrido, pero se prevé que podría ocurrir, por lo cual, la norma ISO 9001-

2015 eliminó por completo la presencia de las acciones preventivas, concibiendo que cualquier

sistema de gestión es un instrumento de prevención en sí.

Los riesgos que sean identificados en las fases previas a la formación de un Sistema de Gestión

de la Calidad han de ser tenidos en cuenta y gestionarse en cada cambio que se realice a este.

Lo anterior, teniendo en cuenta que la gestión de riesgos radica en prevenir que estos aparezcan,

el objetivo de ésta es alcanzar la conformidad de los productos o servicios y la satisfacción de

los clientes, por lo que la presencia de acciones preventivas se hace innecesaria, demostrando

así el carácter preventivo del sistema de gestión.

El procedimiento registra el término “producto o servicio no conforme”, cuando la norma ISO

9001:2015 lo establece como “salidas no conformes”, toda vez que, se deben incluir los

problemas con los proveedores, los clientes y las dificultades relativas al SGC, demostrando así

que no se han identificado cambios de manera significativa, toda vez que, en la V 2008 se hace

referencia al requisito “Control de los Productos no Conformes” y en la del año 2015 no se limita

a productos, sino que también incluye procesos y servicios que no cumplen con requisitos ya

sean del cliente, reglamentarios o de la organización.

El responsable del proceso, una vez consultado sobre la exclusión de las “acciones preventivas”

del procedimiento en mención, manifestó que el ajuste no se ha llevado a cabo considerando los

otros Sistemas, a lo cual, se recomendó aclarar esta situación toda vez que, se presta para

desconciertos o desinformación a los funcionarios que consultan el procedimiento “Tratamiento

del Servicio No Conforme y de No Conformidades”.

El numeral 23 de las Políticas de Operación del Procedimiento en mención establece: “Cuando se decrete una NO conformidad el tratamiento e identificación de las causas debe realizarse de acuerdo con los siguientes

parámetros: a. Lluvia de ideas: incumplimiento de una norma interna o la inadecuada disposición de registros o

evidencias. b. ¿Cinco por qué?: Incumplimiento por parte del área de un requisito o norma, un hallazgo menor. c.

Espina de pescado: Cuando el hallazgo involucra más de un área o es transversal a la entidad, Hallazgo mayor”.



Ahora bien, lo anterior difiere de la descripción de la actividad N°4 del procedimiento en revisión

que registra: “El líder de proceso, con los gestores de cada dependencia, inicia el tratamiento del servicio no conforme y las no conformidades identificando la causa que las originó, utilizando una de las alternativas que le

presenta el aplicativo dispuesto por la entidad. Una vez realizado este análisis se formula un plan de acción para

eliminar las causas identificadas, de acuerdo con la política de operación número 23. Esta información es diligenciada

en el aplicativo de planes de mejoramiento definido por la Entidad. Posteriormente, los responsables de cada una de

las actividades establecidas anteriormente deberán reportar los avances en el mismo aplicativo. Entre las herramientas

que se pueden aplicar para el análisis de causas están: lluvia de ideas, espina de pescado, técnica de los cinco por

qué, Pareto, entre otras. Esto con el fin de identificar qué aspecto de la Entidad fue afectado”.

Con relación a la Actividad N°6 “Consolidar y verificar el cierre de las acciones preventivas, correctivas y de

mejora”, la cual establece en el acápite “descripción”: “El profesional de la Oficina Asesora de Planeación designado como administrador de los servicios no conformes y no conformidades, deberá consolidar la información

remitida por las dependencias frente al cierre o ajuste de las acciones correctivas, preventivas o de mejora, registradas

en el aplicativo dispuesto por la Entidad.

Posteriormente con la información consolidada, se elaborará el informe anual de seguimiento del servicio no

conforme y acciones de mejora en el formato plantilla de Word institucional identificado con el COFL02, el cual

será presentado a la Alta Dirección como insumo para adelantar Revisiones por la Dirección” (subrayado y negrilla

fuera de texto)

El equipo auditor requirió copia del informe referido, el cual no fue suministrado, manifestando

“que se había presentado en el comité Institucional de Gestión y Desempeño Sesión No. 37, realizado el

27 de marzo de 2019. Al consultar el contenido del Acta N°37, no se evidenció que se hubiera

tratado lo relacionado con el servicio no conforme.

OBSERVACIÓN DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN - NURC 3-2020-4455 DEL 25

DE MARZO DE 2020

Como se menciona en el último párrafo, se manifestó que en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño - CIGD - del mes de marzo se socializó a la alta dirección el Informe de seguimiento de cumplimiento de Servicio no conforme y acciones de mejoramiento, como se puede evidenciar en el punto 6 del acta del mencionado comité, así: 6. Dimensión Evaluación de Resultados.

• Política seguimiento y evaluación del desempeño institucional- Explicación del tratamiento de los Hallazgos y el manejo de las No Conformidades. (Oficina Asesora de Planeación - OAP) Solicitud de aprobación a los Riesgos de Gestión y Corrupción por parte de los Líderes de Proceso en el aplicativo de Planeación y Gestión (Oficina Asesora de Planeación - OAP) Responsables: Sandra Liliana Camargo Bendeck- Jefe Oficina Asesora de Planeación Jorge Leonardo Bustos, de la Oficina Asesora de Planeación, expone la debilidad que se está presentando

al momento del retiro o traslado de los funcionarios de la entidad, porque dejan planes de mejoramiento

abiertos y sin concluir el trámite en el aplicativo ITS. Para solucionar esta problemática es necesario que

los jefes de área revisen el aplicativo ITS y monitoreen constantemente el estado de avance de los planes,



que tienen a cargo las personas que se retiran de la entidad, para disminuir las no conformidades

relacionadas con este tema. El coordinador del Grupo Sistema Integrado de Planeación y Gestión, Jorge

Leonardo Bustos, explica según la norma ISO 9001:2015 las definiciones de los hallazgos y sus

clasificaciones, donde hace énfasis que en los hallazgos del tipo observaciones es optativo el plan de

mejoramiento, así mismo explica que en la ISO 9001 ahora no van acciones preventivas, si no se toman

como administración del riesgo. Explica la definición de hallazgo y no conformidades. Se presentan al

comité las acciones de los planes de mejoramiento que no se han cerrado y tenía fecha máxima a 31 de

diciembre 2018.

Responsable Actividades sin cierre

Delegada institucional 39

Secretaria General 6

Oficina Asesora de Planeación (*) 1

Delegada Jurisdiccional 2

Oficina de Tecnologías de la Información 2

Regional Chocó 2

Delegada Protección al usuario 1

Oficina Asesora Jurídica 1 *Falta por cerrar el plan de mejoramiento de Oscar Rincón por parte del Delegado de Supervisión Institucional.

Para mejorar esta observación, se recomienda incluir en el formato de paz y salvo el cierre de no conformidades que se encuentran en auditorias y son delegadas a las personas que se retiran. La jefe de la Oficina de control interno sugiere hacer una revisión en conjunto con la OAP en el procedimiento “Tratamiento del servicio no conforme y de no conformidades”.

• Riesgos El coordinador del Grupo Sistema Integrado de Planeación y Gestión, Jorge Leonardo Bustos, informa sobre gestión que ha venido realizando las áreas acerca de la administración del riesgo en el aplicativo ITS; sin embargo, los líderes no han hecho la aprobación de todos los riesgos de gestión, para esto la OAP ofrece el acompañamiento a los gestores para proceder con las actividades de la gestión del riesgo. En la OCI, están agrupando el análisis de riesgos de gestión. En el mismo sentido, se expresó al equipo auditor -en reunión sostenida el día 10 de marzo- que el informe

además había sido socializado al Superintendente Nacional de Salud en la Revisión por la Dirección. Por

lo que, respetuosamente solicitamos sea retirada este aparte del informe de auditoría.

Análisis Oficina De Control Interno

Con relación a lo observado por la OAP, en el NUR de la referencia, la OCI no tiene ninguna

observación al respecto, toda vez que lo llevado a Comité es lo establecido en el procedimiento

PMPD01, V8, como lo son las acciones de mejora. Ahora bien, lo descrito en el Informe de

Auditoría hace referencia es que en dicha Acta no se enuncia nada que tenga que ver con el

servicio no conforme durante la vigencia 2018 en la Supersalud, como se establece “Con la

información consolidada, se elaborará el informe anual de seguimiento del servicio no conforme y

acciones de mejora en el formato plantilla de Word institucional identificado con el código COFL02 (…)

subrayado y negrilla fuera de texto. Tal como se puede evidenciar en la imagen adjunta, así:



En lo referente a los puntos de control, se establece como control del procedimiento en mención

el ID 7 “Nombre de la Actividad” “Seguimiento a acciones correctivas, preventivas y de mejora”; en el método de

control se registra “La Oficina de Control Interno deberá revisar y validar el informe de seguimiento, de conformidad con lo presentado por la Oficina Asesora de Planeación y remitirá las recomendaciones pertinentes a la Alta Dirección

de la Entidad para la toma de decisiones respectivas”. (subrayado fuera de texto).

Los controles establecidos en los procedimientos de la entidad deberían ser de la potestad de

cada proceso y no de la Oficina de Control Interno, toda vez que ésta cumple un papel

fundamental como asesor, evaluador, integrador y dinamizador del Sistema de Control Interno.

Estas funciones se realizan para proponer acciones dirigidas a mejorar la cultura organizacional

y, por ende, a contribuir con la productividad del Estado4.

De igual forma la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, está definida en el artículo

9 de la Ley 87 de 19935 , como “uno de los componentes del Sistema de Control Interno, del nivel directivo, encargada de medir la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la Alta Dirección en la

continuidad del proceso administrativo, la evaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos

necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos”.

La Oficina de Control Interno, debe contribuir de manera independiente a la consecución de los

objetivos de la entidad a través de los roles establecidos para tal fin, siendo autónomo en la

presentación de los informes los cuales deben presentarse generando alertas tempranas,

proponiendo a la primera y segunda línea de defensa las debilidades, riesgos y oportunidades

de mejora, de acuerdo con lo establecido en la Ley 87 de 1993 y del Modelo Integrado de

Planeación y Gestión, Decreto 1499 de 20176.

Con base en lo anterior, el equipo auditor de la Oficina de Control Interno formula la

Recomendación No. 1, la cual se detalla en el numeral No. 11.2 del presente informe.

8.1.1 Caracterización Proceso Planes de Mejoramiento, PMCR01, V3

4 Guía Rol de las Unidades de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces. 5 “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”.

6. Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015.



El equipo auditor al realizar la revisión del documento en mención observa que se establecen

acciones preventivas, caso similar ocurre con las denominaciones de servicio no conforme, las

cuales como se había descrito anteriormente estas fueron eliminadas al entrar en vigencia la

Norma ISO 9001:2015; de igual forma, no se hace la aclaración que estas están relacionadas

para otros sistemas de gestión, lo que conllevaría a confusiones a los usuarios determinados en

la caracterización.

Asimismo, se establece que una de las “salidas” es el “Informe de seguimiento bien o servicio no

conforme”, al igual que, el documento “Matriz de Administración del Bien o Servicio No Conforme”, los cuales,

al ser solicitados al auditado, ha manifestado que no se tenían toda vez que estos documentos

estaban siendo modificados y/o actualizados por parte de la Oficina Asesora de Planeación.

De igual forma, se pudo observar en la Caracterización del Proceso Planes de Mejoramiento,

PMCR01, V3, que en acápite de “RECURSOS”, en el punto “ACCIONES DE MEJORAMIENTO”,

se alude “Ver Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora”, cuando en la parte inferior

figura la modificación del documento así “Mediante requerimiento NURC: 3-2016-013301 se elimina el procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora PMPD02 y se cambia el nombre del procedimiento

Tratamiento del Bien o Servicio no conforme y de no conformidades a “Tratamiento Del Servicio No Conforme Y De

No Conformidades” (subrayado fuera de texto); figurando como fecha de modificación el 13 de julio

de 2016.

Por las inconsistencias antes detalladas en la Caracterización Proceso Planes de Mejoramiento,

PMCR01, V3, el equipo auditor realiza la Recomendación No. 2. a la OAP para que actualice y

aclare las expresiones antes aludidas en el documento de la referencia, la cual se detalla en el

numeral No. 11.2 del presente informe.

8.1.2. Manual de Acuerdos del Nivel de Servicios, PMMN01, V9

Al realizar la revisión del documento referido se puede evidenciar que se encuentra

desactualizado, toda vez que, se están incluyendo normatividad la cual ha sido declarada como

derogada, entre ellas tenemos que en la página 3 de 269, en el acápite “4. REQUISITOS DE

CALIDAD APLICABLE”, establece “Está guía da cumplimiento a los lineamientos establecidos en la Norma Técnica de la Calidad para la Gestión Pública -NTCGP 1000:2009 -, en especial el numeral 7.1. Planificación de la

realización del producto o prestación del servicio, en lo correspondiente a los literales: a) los objetivos de la calidad y

los requisitos para el producto y/o servicio; b) la necedad de establecer procesos y documentos y de proporcionar

recursos específicos para el producto y/o servicio (…); es de aclarar que, esta norma se solicitó su

eliminación mediante Memorando NURC 3-2018-012942 y fue aprobada por la OAP con

Memorando NURC: 3-2018-013189 del 09/08/2018, más sin embargo, no fue sustraída del

documento objeto de revisión.

De igual forma se encuentra inmerso en el documento objeto de revisión, en el acápite 6 “NOTAS

GENERALES”, punto 3 “Para el tratamiento de las no conformidades se deberá seguir el procedimiento denominado TRATAMIENTO DEL BIEN O SERVICIO NO CONFORME Y DE NO CONFORMIDADES identificado con



el PMPD01 y que se encuentra dentro del proceso denominado PLANES DE MEJORAMIENTO”. (subrayado fuera

de texto).

Teniendo en cuenta que “Mediante requerimiento NURC: 3-2016-013301 se elimina el procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora PMPD02 y se cambia el nombre del procedimiento Tratamiento del Bien o

Servicio no conforme y de no conformidades a “Tratamiento Del Servicio No Conforme Y De No Conformidades”.

Figurando fecha de modificación el 13 de julio de 2016.

Así mismo, al realizar de manera aleatoria la revisión de la normatividad que se relaciona en el

documento “Manual de Acuerdos del Nivel de Servicios, PMMN01, V9”, se evidencio que de acuerdo con el

siguiente comparativo, se relaciona normatividad ya derogada, así:

8.1.2.1 Formato Acuerdos del Nivel de Servicios, PMFT05, V2.

Al realizar la revisión del documento en mención se evidenció que en acápite “NOTAS”, numeral

3 establece: “Para el tratamiento de las no conformidades se deberá seguir el procedimiento denominado TRATAMIENTO DEL BIEN O SERVICIO NO CONFORME Y DE NO CONFORMIDADES identificado con el PMPD01

y que se encuentra dentro del proceso denominado PLANES DE MEJORAMIENTO”, lo cual no permite

evidenciar que se hayan realizado los cambios previstos Mediante NURC: 3-2016-013301 donde

se solicita se elimine el procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, PMPD02

y se cambie el nombre del procedimiento Tratamiento del Bien o Servicio no conforme y de no

conformidades a “Tratamiento Del Servicio No Conforme Y De No Conformidades”, figurando

como fecha de dicha modificación el 13 de julio de 2016.

Por las inconsistencias antes detalladas en la revisión al Manual de Acuerdos del Nivel de

Servicios, PMMN01, V9 y al Formato Acuerdos del Nivel de Servicios, PMFT05, V2 el equipo

auditor realiza la Recomendación No. 2. a la OAP para que actualice y aclare las expresiones



antes aludidas en los documentos referenciados, la cual se detalla en el numeral No. 11.2 del

presente informe.

8.1.3. Manual Portafolio de Servicios de la Superintendencia Nacional de Salud, PMMN02,

V3

Al revisar el documento de la referencia en la página 3 de 60, Introducción, se logró evidenciar

que se hace alusión a lo establecido en el numeral 7.1 de la Norma Técnica de la Calidad para

la Gestión Pública–NTCGP 1000:2009 y también establece: “La información contenida en este documento, será el insumo para dar cumplimiento al numeral 8.3 control del producto y/o servicio no conforme de la

Norma Técnica de la Calidad para la Gestión Pública –NTCGP 1000:2009-, (…)”, teniendo en cuenta que la

norma aludida se encuentra derogada.

De igual forma, en las páginas 5 y 6 acápite “1. SOBRE LA ENTIDAD”, se encuentran

desactualizadas las direcciones donde funciona la sede administrativa y las regionales, por lo

cual, se recomienda realizar las respectivas actualizaciones, toda vez que, esta información

desorienta a los ciudadanos que requieran realizar alguna gestión en la Superintendencia

Nacional de Salud.

Complementariamente, el numeral 3. Trámites y Servicios de la Supersalud Inscritos en el

Sistema Único de Información de Trámites –SUIT, pagina 48, se registra que la entidad cuenta

con un total de 9 trámites y 2 servicios inscritos en el SUIT; cuando al efectuar la consulta en el

link http://tramites1.suit.gov.co/racionalizacion-web/faces/gestionracionalizacion/racionalizacion_priorizacion.jsf?_adf.ctrl-state=

175kbfidxd_3 se observa que, hay inscriptos 8 trámites y no como se describe en el documento

auditado. Los trámites enunciados en el Manual Portafolio de Servicios de la Superintendencia

Nacional de Salud, PMMN02, V3 no corresponden en su totalidad a los registrados en la página

SUIT del Departamento Administrativo de la Función Pública, por lo cual, se presenta el siguiente

paralelo, así:

http://tramites1.suit.gov.co/racionalizacion-web/faces/gestionracionalizacion/racionalizacion_priorizacion.jsf?_adf.ctrl-state=%20175kbfidxd_3http://tramites1.suit.gov.co/racionalizacion-web/faces/gestionracionalizacion/racionalizacion_priorizacion.jsf?_adf.ctrl-state=%20175kbfidxd_3



Por lo evidenciado en la revisión al Manual Portafolio de Servicios de la Superintendencia

Nacional de Salud, PMMN02, V3; el equipo auditor realiza la Recomendación No. 2. a la OAP

para que actualice y aclare las expresiones antes aludidas en los documentos referenciados, de

igual forma de ser necesario se ajusten los tramites de acuerdo con el Decreto Ley 2106 del 22

de noviembre de 20197, la cual se detalla en el numeral No. 11.2 del presente informe.

Con base en lo analizado en el presente capítulo, se evidenció la desactualización e inclusión de

normatividad ya derogada en los documentos revisados. Lo anterior impide dar cumplimiento a

lo establecido en el artículo 9, numeral 14 del Decreto 2462 de 2013, por medio del cual se

modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud, que establece: “Diseñar metodologías para elaborar y/o actualizar los manuales de procesos y procedimientos de cada una de las

dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud y coordinar su elaboración, desarrollo e implementación”.

Complementario a lo anterior, el procedimiento Elaboración y Control de Documentos y

Registros, ASPD01, V6 en el aparte “POLITICAS DE OPERACIÓN”, registra en los numerales 4

y 5 lo siguiente: “4- La responsabilidad de revisar, aprobar técnicamente, divulgar y socializar los documentos estará a cargo del líder del proceso (Superintendentes Delegados, Secretario General, Jefes de Oficina Asesora y

Jefes de Oficina) y 5- La responsabilidad de revisar y aprobar metodológicamente los documentos estará a cargo de la Oficina Asesora de Planeación”.

Es importante manifestar que la OAP tiene en el aplicativo de Planeación y Gestión (ITS) un plan

de mejoramiento reconocido como 501, así: “A través de la aplicabilidad del procedimiento de Tratamiento de Servicio NC y de NC. Para decretar las no conformidades, es necesario tener en cuenta las políticas de operación

de este procedimiento. Así mismo con la realización de auditorías internas, en las cuales se verifica que los Servicios

estén cumpliendo con los atributos de calidad, legalidad y oportunidad establecidos en el Manual de Nivel de servicios-

PMMN01”; para lo cual ha identificado las siguientes actividades: 1. Capacitar al grupo SIGP de la OAP

en las políticas del PMMN01 y 2. Revisar y actualizar el Manual de acuerdos de Nivel de Servicios de la entidad, en

el marco de la reingeniería del mapa de procesos, las cuales fueron identificadas el 12/08/2019 con fechas

7 Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública



de finalización registradas 30/09/2020 y 31/12/2020, respectivamente, por lo cual, sería

importante que se realizara el análisis para determinar si las actividades identificadas eliminan la

causa raíz de la no conformidad o es necesario reformularlas o complementarlas.

Con base en lo anterior, el equipo auditor de la Oficina de Control Interno formula la No

Conformidad No. 1, la cual se detalla en el numeral No. 11.1 del presente informe.

8.2 Proceso Formulación, implementación y evaluación de Planes y Programas y los

procedimientos

8.2.1 Procedimiento Formulación implementación y seguimiento de planes y programas

institucionales, PIPD01, V12

La normatividad que regula la formulación de los programas institucionales es el Decreto 2462

de 2013, el Decreto 1499 de 2017. ‘’Modelo Integrado de planeación y Gestión’’, Decreto 612 de

2018 y el procedimiento interno Formulación implementación y seguimiento de planes y

programas institucionales, PIPD01, V12.

El numeral 2 del artículo 09 del Decreto 2462 de 2013, asignó a la Oficina Asesora de Planeación:

Definir directrices, metodologías, instrumentos y cronogramas para la formulación, evaluación,

seguimiento y capacitación de planes, programas y proyectos de la SNS.


Asesorar al Superintendente y demás dependencias en la formulación, seguimiento y evaluación

de las políticas, planes, programas y proyectos para el cumplimiento de la misión de la entidad.

Las funciones antes mencionadas son ejecutadas a través del procedimiento Formulación

implementación y seguimiento de planes y programas institucionales, PIPD01, V12, aprobado en

el marco del SIG.

El procedimiento “Formulación implementación y seguimiento de planes y programas

institucionales, PIPD01, V12” abordó el análisis de Tiempo, los puntos de control y las políticas

de operación como los elementos de control del componente del direccionamiento estratégico.

La OCI, verificó el Análisis de Tiempo establecido en el procedimiento Formulación

implementación y seguimiento de planes y programas institucionales, PIPD01, V12”

evidenciando que las actividades allí descritas hacen referencia a lo establecido como se muestra

en la siguiente imagen:



En relación con el análisis de Tiempo, la OCI realizó la verificación de las normas, de conformidad

a lo expuesto en el Decreto 612 de 2018, que establece en el artículo 2.2.22.3.14. Integración de

los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción, Las entidades del Estado, de acuerdo

con el ámbito de aplicación del MIPG, al Plan de acción de que trata el artículo 74 de la Ley 1474

de 2011, deberán integrar los planes institucionales y estratégicos que se relacionan a

continuación y publicarlo en su respectiva página web a más tardar el 31 de enero de cada año.

Verificación OCI:



Del total de doce (12) Planes Institucionales y Estratégicos que establece el artículo 2.2.22.3.14

del Decreto 612 de 2018, los cuales, deben estar integrados al Plan de Acción, la OCI evidenció

que el Plan Institucional de Archivos PINAR y el Plan Institucional de Capacitación, no están en

la matriz de formulación del plan anual de Gestión, PIFT02, V7 asociados a los procesos y /o

actividades.

El Decreto 775 de 2005, artículo 36.2 Plan Anual de Gestión. Con fundamento en el marco

constitucional y legal, cada Superintendente deberá aprobar para cada vigencia fiscal, a más

tardar el 15 de diciembre de cada año, el Plan Anual de Gestión para el año siguiente, el cual,

para su elaboración y consolidación, definirá mecanismos de participación de todos los

servidores públicos de la entidad respectiva.

Con base en lo anterior, el equipo auditor de la Oficina de Control Interno formula la

Recomendación No. 3, la cual se detalla en el numeral No. 11.2 del presente informe.




DE MARZO DE 2020.

Frente al punto 8.2.1 en el cual se manifiesta “ Del total de doce (12) Planes Institucionales y Estratégicos que establece el artículo 2.2.22.3.14 del Decreto 612 de 2018, los cuales, deben estar integrados al Plan de Acción, la OCI evidenció que el Plan Institucional de Archivos PINAR y el Plan Institucional de Capacitación, no están en la matriz de formulación del plan anual de Gestión, PIFT02, V7 asociados a los procesos y /o actividades” (Pág. 17) y frente a esto se genera la recomendación No. 3 (el cual, en el cuerpo del informe no se manifiesta, sólo hasta llegar a la parte de los hallazgos) relacionada a continuación:

Análisis Oficina De Control Interno.

El equipo auditor de la OCI incluirá lo observado por la Oficina Asesora de Planeación, y se

incluye en el informe final lo correspondiente para dar claridad a la formulación de la

recomendación No. 3.

Verificación OCI:

Resolución 11477 del 14 /12 /2018, Por el cual se adopta el PAG de la SNS para la vigencia

2019.

El procedimiento Formulación implementación y seguimiento de planes y programas

institucionales, IPD01, V12, cuenta con políticas de operación, de las cuales se realizó

verificación por parte de la OCI, concluyendo:

➢ Política No. 1: La asesoría en la definición de las directrices, metodologías e instrumentos

para la formulación e implementación de planes de la entidad será responsabilidad de la Oficina

Asesora de Planeación, así como el acompañamiento técnico y metodológico en la estructuración

y validación de los planes a nivel institucional.

La asesoría en la definición de las directrices, metodologías e instrumentos para la formulación

e implementación de planes se realizó mediante la ejecución de dos jornadas: Pregonada de

Planeación Estratégica del 26-09-2018. Gestores de las dependencias. Anexa la Lista de

asistencia y Segunda Jornada de Planeación Estratégica del 19-11-2019. Jefes de Oficina,

Coordinadores de los Grupos, gestores y asesores.



La Política cumple lo establecido en el Decreto 2462 de 2013, Artículo 9, Ítem 2 Definir directrices,

metodologías, instrumentos y cronogramas para la formulación, evaluación, seguimiento y

capacitación de planes, programas y proyectos de la Superintendencia.

➢ Política No. 3: La dependencia responsable de la elaboración y ejecución de plan(es)

institucional(es) estratégicos(s) deberá cumplir con las fechas de publicación, reportes o informes

de avance, según las normas que los regulen.

➢ Política No. 5: Todo Plan Institucional Estratégico deberá ser publicado y socializado en la

página web de la entidad, de conformidad con las fechas legales establecidas.

La OCI, verificó que los doce (12) planes institucionales, cumplen lo establecido en el Decreto

612 de 2018. Artículo 2.2.22.3.14. respecto a que se publicarán en su respectiva página web, a

más tardar el 31 de enero de cada año.

Respecto a las políticas No. 3 y No. 5 del Procedimiento Formulación implementación y

seguimiento de planes y programas institucionales, PIPD01, V12 del presente informe, la OCI

genera Recomendación No. 4 la cual se detalla en el numeral No. 11.2 del presente informe.

➢ Política No 4: La formulación y elaboración del plan institucional deberá realizarse de manera

participativa con el grupo de valor del proceso (servidores públicos, vigilados y ciudadanía en

general). En cuanto a su aprobación, estará sujeta a revisión del jefe de la Oficina Asesora de

Planeación y será oficial con su publicación en el sitio web institucional.

De lo anterior se evidenció en el evento de Planeación Estratégica SNS 2019. Lista de asistencia.

Fecha: 19-11-2018 y la Publicación en la Página Web: Participe en la Formulación del Plan Anual

de Gestión 2019 de la Supersalud, evidenciándose conformidad.

Política No. 6: Las modificaciones y revisiones relacionas con metas, indicadores, actividades y

presupuesto programado en los Planes Institucionales Estratégicos serán aprobados por el jefe

de la Oficina Asesora de Planeación, con excepción del Plan anual de Gestión, estos deberán

solicitarse de manera formal a través de memorando, anexando el formato de Solicitud de

Modificaciones a Planes de Gestión Institucional, PIFT03; cuando la solicitud provenga de la Alta

dirección será tramitada por el jefe de la Oficina Asesora de Planeación. Las solicitudes de

modificaciones deben ser coherentes con las directrices y normatividad en que se enmarca el

plan.

La OCI, solicitó los reportes de solicitudes de modificación del PAG que realizan las

dependencias de enero a diciembre de 2019, en la cual se evidenció el diligenciamiento que

hacen las dependencias del formato PIFT03 mediante la cual solicitan, los cambios respecto a

las metas del plan, indicador, actividades del plan y presupuesto programado del plan,

evidenciándose conformidad.



➢ Política No. 7: Para el caso del Plan Anual de Gestión se debe enviar la solicitud, a la oficina

Asesora de Planeación a más tardar los primeros veinte días calendario del mes inmediatamente

anterior al de la modificación, esta revisará la pertinencia del requerimiento y enviará al Despacho

del Superintendente Nacional de Salud, para su aprobación de acuerdo con la resolución del

PAG, una vez aprobado, se procederá a publicar el PAG modificado el primer día hábil del mes

siguiente.

La OCI, solicitó los reportes de modificaciones del PAG, con el fin de verificar el cumplimiento de

los tiempos establecidos en la Política Operacional No 7. De acuerdo con el análisis realizado,

se evidencia que en total se surtieron 33 solicitudes de modificación del PAG realizadas ante la

OAP en la vigencia 2019, evidenciándose conformidad.

➢ Política No. 9: Las acciones que soportan la ejecución de actividades plasmadas en el PAG

deben ser relacionadas en el formato, Formulación de Planes o Cronogramas Operativos -

PIFT07. Los cuales deberán ser entregados a la Oficina Asesora de Planeación al mismo tiempo

que la formulación del PAG, ya que este hace parte integral del mismo y las modificaciones

pertinentes se realizan de acuerdo con la política 8 del presente procedimiento.

La OCI, solicitó los reportes de las modificaciones del PAG, realizadas en la vigencia 2019, en

total fueron realizadas 33 solicitudes de modificación al PAG y todas cumplen lo establecido en

el formato ‘’Formulación de Planes o Cronogramas Operativos” PIFT07, de acuerdo con las

evidencias aportadas por el proceso, lo anterior, evidenció la conformidad en la utilización del

formato enunciado en la política.

El procedimiento Formulación implementación y seguimiento de planes y programas

institucionales, PIPD01, V12, tiene definidos tres (3) puntos de control a los cuales se les hizo

verificación, mediante seguimiento a la gestión realizada de la OAP, evidenciándose que los

métodos de control se cumplieron de acuerdo, con los registros establecidos en el proceso, como

se evidencia a continuación:

En relación con Validar el Plan Institucional preliminar, este se publica en la página Web, para

socializar a la ciudadanía y funcionarios de le entidad. Se evidenciaron las validaciones en la

publicación página web, correo electrónico y publicación intranet.

Así mismo, para la construcción del PAG vigencia 2019, la OAP recibió observaciones de parte

de la ciudadanía y funcionarios de la Supersalud, realizando sugerencias de eventuales ajustes,

por lo tanto, mediante memorando la OAP envío respuesta a los requerimientos presentados por

las siguientes dependencias: SDPU, Secretaría General, Oficina de Control Interno.

Respecto de las modificaciones a los Planes Institucionales, las dependencias tienen hasta el

día 20 de todos los meses como fecha límite para hacer la solicitud del PAG y los planes en

general, en el formato PIFT03. La OAP, consolida y valida los ajustes solicitados y los envía a

Despacho para la aprobación y tiene fecha limite hasta el último día de cada mes, donde valida



o rechaza los cambios solicitados. Los ajustes quedan publicados en el PAG del primer día hábil

de cada mes, evidenciándose conformidad.

En cuanto al seguimiento que hace la OAP a la ejecución del Plan Institucional, se evidenció

conforme a lo establecido en la Matriz de seguimiento a la ejecución de planes, PIFT06.

La OCI, en verificación realizada de los cinco (5) procesos / componentes incluidos en la Matriz

de Seguimiento a la ejecución de los Planes PIFT06 para la vigencia 2019, correspondiente al

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, evidenció la gestión realizada por cada

dependencia.

De conformidad con la información aportada por la OAP y mediante verificación realizada a la

Matriz de la Ejecución de Planes, PIFT06 se observó el seguimiento a la gestión, las evidencias

y dependencias responsables.

8.2.2 Procedimiento Medición y evaluación de la gestión institucional, PIPD02

La normativa que regula la Medición y evaluación de la gestión institucional es el Decreto 2462

de 2013, el Decreto 1499 de 2017. ‘’Modelo Integrado de planeación y Gestión’’, Decreto 612 de

2018 y el procedimiento interno Medición y evaluación de la gestión institucional, PIPD02.


Establecer conjuntamente con las dependencias de la SNS, los índices y los indicadores

necesarios para garantizar un adecuado control de gestión a los planes y actividades de la SNS.

Las funciones antes mencionadas son ejecutadas a través del procedimiento Medición y

evaluación de la gestión institucional, PIPD02, aprobado en el marco del SIG.

El “Procedimiento Medición y evaluación de la gestión institucional, PIPD02, V8 abordó el análisis

de Tiempo, los puntos de control y las políticas de operación como los elementos de control del

componente del direccionamiento estratégico.

La OCI, verificó el análisis de Tiempo establecido en el procedimiento Medición y evaluación de

la gestión institucional, PIPD02, evidenciando que las actividades allí descritas hacen referencia

como se muestra en la siguiente imagen:

La OCI, realizó análisis de las modificaciones solicitadas por las dependencias durante la

vigencia 2019, con el fin de revisar el cumplimiento del punto de control, verificando que el tiempo

para el diseño y formalización de un nuevo indicador será de diez (10) días hábiles. De acuerdo



con las evidencias aportadas al proceso se cumple con lo establecido en el análisis de tiempo.

Del total de 12 solicitudes realizadas por las dependencias en la vigencia 2019, fueron aprobadas

por el Despacho en términos menores a (10) días hábiles, en promedio 7.4 días hábiles.

Sin embargo, respecto al análisis de tiempo que indica para el reporte estadístico y elaboración

del informe de seguimiento trimestral se estima que demandará cinco (7) días hábiles, la OCI

recomienda lo consignado en el análisis de tiempo, toda vez, que no es claro lo establecido en

el procedimiento.

El procedimiento Medición y evaluación de la gestión institucional, PIPD02, V8, cuenta con

políticas de operación, de las cuales se realizó verificación por parte de la OCI, concluyendo:

➢ Política No. 1: La Oficina Asesora de Planeación deberá definir directrices, metodologías

e instrumentos para el seguimiento y evaluación de los indicadores y cronogramas relacionados

en los planes institucionales de la entidad.

Las Directrices metodologías, instrumentos y cronogramas para el seguimiento, evaluación

técnica y capacitación en planes o programas de la Entidad, se realizan de acuerdo con la

Normatividad Vigente para cada Plan o Programa.

- Para la vigencia 2019, el Plan Anual de Gestión de la Entidad, se aprobó mediante Resolución

11477 del 14 diciembre de 2018 y en su artículo 4 expresa lo siguiente: el seguimiento a la

ejecución del PAG 2019 será realizado por la OAP de forma mensual, para lo cual, todas las

dependencias de la entidad deberán hacer el registro de la ejecución correspondiente a cada

periodo de conformidad con el procedimiento vigente que hace parte del SIG, evidenciándose

conformidad.

➢ Política No. 2: En el seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Gestión -PAG, todas

las dependencias de la entidad deberán reportar, a más tardar el séptimo día hábil de cada mes,

el avance parcial de las actividades correspondiente a su ejecución a la Oficina Asesora de

Planeación, la cual será la encargada de la consolidación y publicación de los respectivos

informes de seguimiento.

Respecto al Plan Anual de Gestión, el seguimiento a la ejecución se realiza en la Matriz de

Seguimiento a la Ejecución de Planes, PIFT06 la cual, incluye la información del reporte que

hacen las dependencias y que posteriormente será consolidado en los Informe de Seguimiento

trimestral Cumplimiento del PAG, evidenciándose conformidad de acuerdo con soportes

suministrados en la Auditoría.

➢ Política No. 3: Las dependencias responsables de los diferentes Planes Institucionales

Estratégicos deberán enviar a la oficina Asesora de Planeación trimestralmente a través de

memorando, el informe de seguimiento de la ejecución, y de igual forma serán responsables de

su publicación en la página web.



La OCI, en solicitud realizada a la OAP evidenció que para la vigencia 2019 las dependencias

responsables de los diferentes Planes Institucionales Estratégicos no enviaban a la OAP, el

Informe de seguimiento, como está establecido en la Política No 3 y así mismo, no se pudo

evidenciar que la OAP, requiriera el reporte de la ejecución trimestral de los planes a las

dependencias responsables.

Por lo anterior, la OCI genera la Recomendación No. 5 la cual se detalla en el numeral No. 11.2

del presente informe

➢ Política No. 4: Se deberá cumplir con la periodicidad de medición establecida en la “hoja

de vida del indicador”.

Para la vigencia 2019, el PAG se aprobó mediante Resolución 11477 de 2018. El formato

utilizado para consolidar la información de todas las dependencias es la Matriz de Formulación

del PAG, PIFT02, que incluye las metas programadas por mes, las cuales corresponden a la

establecida en la Hoja de Vida del Indicador Formato, PIFT12.

➢ Política No. 5: La construcción de indicadores deberá seguir la metodología establecida

en la Guía para la construcción y análisis de indicadores (Función Pública).

La OCI, de acuerdo con lo anterior evidenció que la OAP implementó la guía metodológica para

la construcción de los Indicadores de Gestión, PIGU03, que sigue los lineamientos establecidos

en el Modelo Estándar de Control Interno MECI y está alineada a la Guía para la construcción y

análisis de Indicadores de Gestión del DAFP.

➢ Política No. 6: Cuando un indicador requiera ser creado, modificado o eliminado, se

seguirán los lineamientos establecidos en el procedimiento Formulación y Elaboración de Planes

Estratégicos PIPD01, esto se hará a través de memorando enviado por el jefe de la dependencia

y remitido a la Oficina Asesora de Planeación, explicando las razones de la solicitud; excepto

cuando la solicitud provenga de la alta dirección o por el jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

El procedimiento Formulación implementación y seguimiento de Planes y programas

Institucionales, PIPD01 establece en la Actividad No 08 Modificaciones a los Planes

Institucionales y el formato solicitud de modificaciones a Planes Institucionales, PIFT03,

mediante el cual las dependencias solicitan los cambios requeridos respecto al indicador. El

cumplimiento de lo anterior se evidenció mediante la revisión de las solicitudes radicados por las

dependencias ante la OAP.

➢ Política No. 8: Los resultados de los indicadores de gestión deberán ser analizados en el

periodo específico de medición.

La OAP, realizó la publicación en el sitio Web de los resultados del análisis de los indicadores de

gestión en los Informes de Ejecución PAG 2019 con periodicidad trimestral en los cuales, se

muestra el desempeño de la ejecución por dependencias y los avances de manera detallada, en



las siguientes fechas: Informe trimestre I (08-05-2019); trimestre II (31-07-2019); trimestre III (28-

11-2019); trimestre IV (13-02-2020), evidenciándose conformidad.

➢ Política No. 9: Cada indicador será identificado con dos letras y un número consecutivo,

esta codificación será suministrada por el administrador del Listado Maestro de indicadores.

De lo anterior, se evidenció el del indicador incluido en el Formato Control de Registros y

Modificaciones de Indicadores, ASFT15.

El procedimiento Medición y evaluación de la gestión institucional, PIPD02, tiene definidos tres

puntos de control, a los cuales se les hizo verificación, mediante seguimiento a la gestión

realizada por la OAP.

En relación con, formular los indicadores de gestión se realiza en dos fases, la primera es

Prejornada que informa los lineamientos a los gestores para la construcción del PAG (incluye la

relación de los indicadores), realizada en septiembre 2019, (anexa la lista de asistencia). La

segunda se realizó con la alta dirección y fue llevada a cabo en noviembre 2019, (anexa la lista

de asistencia).

La OCI evidencio que la Superintendencia Nacional de Salud, mediante Resolución 11477 de

2018, aprobó el plan anual de gestión para la vigencia 2019, de conformidad con lo establecido

en el art 36.2 del Decreto 2775 de 2005, el cual establece que las entidades deberán aprobar

para cada vigencia fiscal, a más tardar el 15 de diciembre de cada año el Plan Anual de Gestión

para el año siguiente

Respecto a aprobar indicador de gestión, la Política de Operación No. 6 establece: Cuando un

indicador requiera ser creado, modificado o eliminado, se seguirán los lineamientos establecidos

en el procedimiento Formulación y Elaboración de Planes Estratégicos código PIPD01,

evidenciándose conformidad.

En cuanto, a realizar seguimiento al reporte del indicador de gestión por parte de la dependencia

responsable, el Informe de Análisis de Seguimiento de Indicadores de gestión vigencia 2019,

contiene la información de la Matriz de Seguimiento a la ejecución de planes, PIFT06 el cual,

posteriormente fue socializado en el Comité de Gestión Institucional y Desempeño.

8.2.3 Procedimiento Participación ciudadana y rendición de cuentas de la

Superintendencia Nacional de Salud, PIPD03, V5

La normativa que regula la participación ciudadana y rendición de cuentas de la Superintendencia

Nacional de Salud es el Manual Único de Rendición de cuentas – Función Pública MURC, V.2.

2018, el Decreto 1499 de 2017. ‘’Modelo Integrado de planeación y Gestión’’, artículo 2 de la Ley

1757 de 2015 y el procedimiento interno Participación ciudadana y rendición de cuentas de la

Superintendencia Nacional de Salud, PIPD03, V5.



La normatividad, antes mencionada son ejecutadas a través del procedimiento Participación

ciudadana y rendición de cuentas de la Superintendencia Nacional de Salud, PIPD03, V5,

aprobado en el marco del SIG.

El Procedimiento Participación ciudadana y rendición de cuentas de la Superintendencia

Nacional de Salud, PIPD03, V5, abordó el análisis de Tiempo, los puntos de control y las políticas

de operación como los elementos de control del componente del direccionamiento estratégico.

La OCI, verificó el análisis de Tiempo establecido en el procedimiento Participación ciudadana y

rendición de cuentas de la Superintendencia Nacional de Salud, PIPD03, V5, evidenciando que

las actividades allí descritas hacen referencia como se muestra en la siguiente imagen:

De igual forma, la actividad allí descrita hace referencia a la normativa pertinente que regula la

participación ciudadana y rendición de cuentas es el Manual Único de Rendición de cuentas –

Función Pública MURC, V.2. 2018, el Decreto 1499 de 2017. ‘’Modelo Integrado de planeación

y Gestión’’, artículo 2 de la Ley 1757 de 2015.

El procedimiento Participación ciudadana y rendición de cuentas de la Superintendencia

Nacional de Salud, PIPD03, V5, cuenta con políticas de operación, de las cuales se realizó

verificación por parte de la OCI, concluyendo:

➢ Política No. 1: El plan de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas que se formule

anualmente debe estar articulado con los planes de gestión de la entidad e incluirse como

componente del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. De lo anterior, se evidenció

cumplimiento, mediante inclusión en el PAG, en el proceso Formulación, implementación y

evaluación de planes y programas y la actividad del PAG, formular y socializar los planes

institucionales de gestión. Así mismo, se encuentra incluido en el Anexo 3 del formato

Componente Plan anticorrupción y Atención al Ciudadano, PIFL01. Por lo anterior, se evidencia

conformidad.

➢ Política No. 2: La divulgación de los espacios de participación y Rendición de cuentas se

realizará de acuerdo con lo definido en el Plan de Participación Ciudadana y Rendición de

Cuentas.

De lo anterior se evidenció el cumplimiento en la Matriz Componentes Plan Anticorrupción y

Atención al Ciudadano Formato PIFL01, lo correspondiente en la Actividad: Analizar la

implementación de la estrategia de participación ciudadana y Rendición de Cuentas, y el

resultado de los espacios de participación desarrollados, con base en la consolidación de los

formatos internos de reporte aportados por las áreas misionales y de apoyo y publicar informe,

que tiene como Entidad responsable a la Oficina Asesora de Planeación, evidenciándose

conformidad.



➢ Política No. 3: La Rendición de Cuentas debe de ser un proceso permanente, abierto y

transparente, con amplia difusión, con elementos centrales como la información, el diálogo y la

responsabilidad ante las inquietudes y derecho de información de la ciudadanía.

De lo anterior se evidenció en la Matriz Componentes Plan Anticorrupción y Atención al

Ciudadano Formato PIFL01, el cumplimiento en las sesenta (60) actividades formuladas, las

metas asignadas y la Dependencia responsable.

➢ Política No 4: El lenguaje utilizado en los espacios de Participación Ciudadana e información

suministrada en las Rendiciones de Cuentas deberá ser sencillo, universal, en formatos de fácil

interpretación y teniendo en cuenta las directrices sobre lenguaje ciudadano establecidas en la

estrategia de Gobierno Digital.

➢ Política No. 6: La participación ciudadana debe ser transversal no solo a todo el ciclo de la

gestión de la entidad, sino a todos los procesos, en especial los misionales, quienes deberán

cuatrimestralmente reportar las actividades de participación a la Oficina Asesora de Planeación,

evidenciándose conformidad mediante la utilización del formato Reporte de las Actividades de

Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas, PIFT10.

➢ Política No. 7: Las jornadas de Participación Ciudadana, deben realizarse conforme lo dispone

la Guía denominada Ruta para el Desarrollo de los Espacios de Diálogo en la Rendición de

Cuentas de la Superintendencia Nacional de Salud. -PIGU04.

De lo anterior, se evidenció el cumplimiento de la política mediante la implementación de la ruta

para el desarrollo de los espacios de diálogo en le Rendición de Cuentas de la SNS.

El Procedimiento Participación ciudadana y rendición de cuentas de la Superintendencia

Nacional de Salud, PIPD03, V5, tiene definidos tres (3) puntos de control, de los cuales se les

hizo verificación, mediante seguimiento a la gestión realizada de la OAP.

En relación con, convocar a la ciudadanía a participar de la construcción en los planes

estratégicos de la entidad, se verificó su cumplimiento toda vez que se realizó un Banner

promocional en el sitio Web y la Intranet de la Entidad, en donde se socializa la construcción del

Plan anticorrupción y atención al ciudadano. De igual forma, se incluyó la actividad en el Informe

sobre la participación ciudadana y la rendición de cuentas de la gestión de la SNS – 2019.

Respecto a diseñar la estrategia de Participación Ciudadana y Rendición de cuentas a la

ciudadanía se cumplió de acuerdo con lo evidenciado en el Cronograma de Gestión de la

Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas 2019. V.2 Componente No 3 del PAAC, PIFL01.

En cuanto a analizar los resultados obtenidos en el ejercicio de participación ciudadana y

rendición de cuentas, se evidenció el cumplimiento de la actividad en el seguimiento incluido en

el Reporte de las Actividades de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas. Formato

PIFT10.



8.3. Proceso Formulación, implementación y evaluación de estudios y proyectos

La Oficina Asesora de Planeación para el desarrollo del referido proceso, realiza los siguientes

procedimientos:

➢ Formulación y Elaboración de Estudios Institucionales o Sectoriales.

➢ Administración de Estadísticas Institucionales.

➢ Formulación, Ejecución, Seguimiento y Evaluación de Proyectos.

A continuación, se relacionan los alcances correspondientes a la vigencia 2019 por la ejecución

de cada uno de los procedimientos, enlazados a los Grupos de Trabajo responsables:

El Grupo de Estudios y Estadísticas, lidera la ejecución de los siguientes procedimientos:

➢ Formulación y elaboración de Estudios Institucionales o Sectoriales, EPPD01

➢ Administración de Estadísticas Institucionales, EPPD03

Este procedimiento está orientado a dar cumplimiento a las funciones establecidas en el artículo

2° de la Resolución 1394 de 2015, numerales 1, 2 y 3; que hacen referencia a la formulación y

elaboración de Estudios Institucionales o Sectoriales a través de la aplicación de metodologías,

herramientas e instrumentos de carácter técnico o de investigación.

Para iniciar su ejecución siempre se debe contar con el aval de la Oficina Asesora de Planeación

que, al mismo tiempo, será la dependencia encargada de aprobar el Documento Técnico de

Resultados del Estudio, el cual se previó adelantarlo en un tiempo aproximado de entre seis (6)

y veinticuatro (24) meses, según su complejidad.

Durante la Vigencia 2019, la Oficina Asesora de Planeación no recibió solicitud alguna referente

a la elaboración de estudios y tampoco continuó o culminó la ejecución de actividades de

Estudios iniciados en vigencias anteriores, por lo cual, no se ejecutó ninguna de las actividades

registradas en el procedimiento en referencia y toda la gestión se orientó al desarrollo de las

actividades registradas en el procedimiento Administración de Estadísticas Institucionales.

En cuanto al procedimiento “Administración de Estadísticas Institucionales, EPPD03, V3”, el

objetivo que registra es “Planificar, producir y administrar estadísticas institucionales, así como publicar reportes, informes, boletines y/o estudios estadísticos mediante la aplicación de criterios, estándares, modelos, metodologías,

herramientas e instrumentos técnicos establecidos y/o adoptados por la Entidad, de conformidad con la normatividad

vigente aplicable, con el fin de constituir y disponer de datos e información estadística institucional confiable, oportuna

y transparente para la Alta Dirección, el Gobierno Nacional y el público en general”.

Este procedimiento está orientado al cumplimiento de las funciones registradas en los numerales

4, 5 y 6 del artículo 2º. de la Resolución 1394 de 2015, que para la vigencia en estudio se

relacionaron con los siguientes productos: Formulación de la Estrategia de Difusión Estadística,

Elaboración y Automatización de Tableros de Mando, Implementación Gobierno y Gestión de

Datos y, Modelo Institucional de Producción Estadística.



Formulación y Desarrollo de la Estrategia de Difusión Estadística y Gestión de

Contenidos Web

Durante la vigencia 2019, las actividades del Grupo de Estudios y Estadísticas se encaminaron

al desarrollo de una Estrategia de Difusión Estadística y Gestión de Contenidos Web que

permitiera consolidar la información estadística institucional en un solo enlace, de manera

organizada y concentrada, para así, fortalecer la visualización de los datos generados por la

Superintendencia.


DE MARZO DE 2020

En numeral 8.3, el párrafo 6 de la página 27 indica lo siguiente: “Formulación y desarrollo de la Estrategia de Difusión Estadística y Gestión de contenidos web Durante la vigencia 2019, las actividades del Grupo de Estudios y Estadísticas se encaminaron al desarrollo de una Estrategia de Difusión Estadística y Gestión de contenidos web que permitiera consolidar la información estadística institucional en un solo enlace, de manera organizada y concentrada, para así, fortalecer la visualización de los datos generados por la Superintendencia” El desarrollo de la Estrategia de Difusión Estadística y Gestión de contenidos web (complementar el

nombre de la estrategia con lo resaltado en negrilla y subrayado en el párrafo anterior), no solo se

encaminó en consolidar y organizar las cifras e información estadística disponible en nuestro sitio web en

una única sección o enlace, sino que también permitió la elaboración y diseño del primer Boletín

Estadístico como primer producto de índole estadístico a nivel institucional, dirigido a la ciudadanía con

un enfoque territorial a través de infografías amigables y de fácil entendimiento sobre las principales

actividades, resultados y logros de la gestión. Por lo que, respetuosamente solicitamos sea

complementado este aparte del informe de auditoría.


Una vez la Oficina de Control Interno revisó el texto sugerido por la Oficina Asesora de

Planeación, procedió a realizar el análisis de conveniencia y oportunidad, a lo cual procedió a

ajustar el informe final.

El desarrollo de la Estrategia de Difusión Estadística y Gestión de Contenidos web, no solo se

encaminó a consolidar y organizar las cifras e información estadística disponible en nuestro sitio

web en una única sección o enlace, sino que también permitió el diseño de un Boletín Estadístico

como primer producto de índole estadístico a nivel institucional, dirigido a la ciudadanía con un

enfoque territorial a través de infografías amigables y de fácil entendimiento sobre las principales

actividades, resultados y logros de la gestión, el cual a la fecha está en revisión y aprobación de

la Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos.



Para el logro de lo propuesto, el Grupo de Estudios y Estadísticas además de las reuniones con

productores y administradores de información institucional, mesas de trabajo, capacitaciones y

talleres técnicos sobre los repositorios y bases de datos institucionales.


DE MARZO DE 2020

El Grupo de Estudios y Estadísticas programó y ejecutó, además de las reuniones con productores y

administradores de información institucional, mesas de trabajo, capacitaciones y talleres técnicos sobre

los repositorios y bases de datos institucionales. Se resalta en negrilla y subrayado ajustes de palabras

correctas o faltantes. Por lo que, respetuosamente solicitamos sea complementado este aparte del informe

de auditoría. Por lo que, respetuosamente solicitamos sea complementado este aparte del informe

de auditoría.


Una vez la Oficina de Control Interno revisó el texto sugerido por la Oficina Asesora de

Planeación, procedió a realizar el análisis de conveniencia y oportunidad, a lo cual procedió a

ajustar el informe final.

Resultado de lo anterior se esbozaron infografías, tableros dinámicos y mapas

georreferenciados, entre otros, que buscan simplificar la información generada para darla a

conocer de una forma más amigable y de fácil acceso y entendimiento para todo tipo de usuarios

resaltando las principales actividades, acciones y logros institucionales.

Esta información, fue el insumo para el diseño y elaboración del primer Boletín Estadístico

institucional el cual se presentó el 18 de diciembre de 2019, en V preliminar al Nivel Directivo de

la Entidad y se tiene previsto publicar la V final en el sitio Web institucional, en el mes de marzo

2020.

El contenido del primer Boletín Estadístico a publicarse hace referencia a información relacionada

con: Protección al Usuario del SGSSS, Supervisión Integral de los Riesgos a Vigilados,

Sanciones Interpuestas a Vigilados, Administración de Justicia dentro de SGSSS, Vigilados en

Acción o Medida Especial, Inspección y Vigilancia sobre la Atención, Financiamiento,

Aseguramiento y Gerencia en Salud; Representación Judicial y Extrajudicial SNS y, Gestión

Institucional.

De otra parte, durante la vigencia 2019, el Grupo de Estudios y Estadísticas realizó a través de

la intranet, campañas de difusión relacionadas con la medición de la gestión institucional y la

publicación de la información estadística generada por la Supersalud de conformidad con los

lineamientos establecidos en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

Complementario a lo anterior y resultado de la Estrategia de Difusión, a partir del mes de

septiembre 2019, se unificó en el link “Cifras y estadísticas” ubicado en el menú principal del sitio



www.supersalud.gov.co, los contenidos de información estadística generada por la

Superintendencia y que anteriormente se publicaba de manera dispersa, lo cual en su momento

fue informado a todos los funcionarios y contratistas a través del correo institucional.

Con la implementación de la Estrategia, se identificaron como beneficios de la clasificación y

ordenamiento de la información, entre otros, los siguientes:

En el ámbito interno: -El compartir información institucional.

-Reflejar orden y unificación de información de la Entidad.

-Fijar estándares de información.

En el ámbito externo: -Transparencia.

-Brindar información sin lenguaje técnico para que personas del común la

conozcan y entiendan claramente.

-Presentar gestión institucional.

-Visualización clara de la información institucional.

Lo anterior busca que los informes, bases de datos y productos estadísticos generados por las

diferentes dependencias de la Supersalud puedan ser consultados de manera sencilla y segura,

para así, dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1712 del 6 de marzo de 2014, por medio

de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública

Nacional.

• El 28 de mayo de 2015, se expidió el Decreto 1170 Reglamentario Único del Sector

Administrativo de Información Estadística en Colombia, el cual establece que la cabeza del

Sector Administrativo de Información Estadística es el Departamento Nacional de Estadística,

DANE cuyo objetivo es garantizar la producción, disponibilidad y calidad de la información

estadística estratégica y dirigir, planear, ejecutar, coordinar, regular y evaluar la producción y

difusión de la información oficial básica.

• El artículo 160 de la Ley 1753 del 9 de junio de 2015, que expidió el Plan Nacional de

Desarrollo 2014-2018 Todos por un Nuevo País, creo el Sistema Estadístico Nacional - SEN,

coordinado y regulado por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE cuyo

objeto es suministrar estadísticas oficiales nacionales y territoriales de calidad, con lenguajes y

procedimientos comunes que contribuyan a la transparencia, pertinencia, interoperabilidad,

acceso, oportunidad y coherencia de las estadísticas producidas en el país, de conformidad con

lineamientos, buenas prácticas y normas técnicas soportadas en estándares internacionales.

El Sistema Estadístico Nacional, SEN está integrado por todo tipo de entidades públicas o

privadas nacionales, departamentales, municipales y distritales; órganos, organismos o

entidades estatales independientes o autónomos de control; personas jurídicas que presten

servicios públicos, desempeñen función pública o de autoridad pública y Personas jurídicas que

http://www.supersalud.gov.co/



posean, produzcan o administren registros administrativos en el desarrollo de su objeto social,

que sean insumos necesarios para la producción de estadísticas oficiales.

• El Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE en coordinación con el

Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC dando cumplimiento a lo

establecido en el artículo 160 de la Ley 1753 de 2015, elaboró y público la Norma Técnica de

Calidad del Proceso Estadístico NTC PE 1000 2017-08-09, Requisitos de Calidad para la

Generación de Estadísticas, a fin de garantizar la calidad del proceso de producción y difusión

de las estadísticas oficiales, contribuyendo a que las entidades y organizaciones que conforman

el Sistema Estadístico Nacional produzcan información estadística con estándares de calidad.

Los requisitos establecidos

superintendencia nacional de salud oficina de … · 2020. 4. 2. · ley 872 del 2003, "por la cual...

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