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MANUAL DE COMUNICACIONES

HOSPITAL SAN JOSE DE NEIRA

INTRODUCCIÓN

En cumplimiento a la Ley 872 de 2003 mediante la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público, y en concordancia con la Resolución 2181de 2008 y el Decreto 4295 de 2007, que fija como Norma Técnica de Calidad para las Instituciones Prestadoras del Servicio de salud la adoptada por el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud y definida a través del Decreto 1011 de 2006; la ESE Hospital San José de Neira, viene trabajando en la implementación del Sistema Único de Acreditación como referente de estándares de calidad superior para la mejora continua de nuestra institución.

Adicionalmente, no podemos desconocer la importancia de otros modelos de carácter obligatorio, como es el caso del Modelo Estándar de Control Interno MECI, para demostrar la integralidad y control de la gestión institucional.

El Modelo Estándar de Control Interno-MECI, establecido mediante el Decreto 1599 de 2005,proporciona a las Entidades obligadas conforme a la Ley 87 de 1993, un sistema estructurado para asegurar la gestión administrativa, el logro de la misión y los objetivos institucionales con eficiencia, eficacia y efectividad, en concordancia con las normas y las Políticas de Estado.

El presente Manual de Comunicaciones de la E.S.E. Hospital San José de Neira, Pretende darle operatividad a las comunicaciones de la organización, mediante acciones diseñadas para cumplir objetivos concretos como lo son:

Facilitar el desarrollo de las funciones operativas y administrativas, así como la coordinación y la comunicación de todos sus integrantes, eliminando la duplicidad de esfuerzos, confusiones incertidumbre para el cumplimiento de las funciones asignadas a los cargos o puestos de trabajo, servir como instrumento de comunicación y medio de capacitación e información para entrenar, capacitar y orientar permanentemente al personal y establecer las bases para mantener un efectivo sistema de control interno, facilitando el control de las tareas delegadas.

Elaboró: Revisó: Aprobó:Jairo Duque Arias

Coordinador de SistemasComité de Calidad Francisco Javier Gómez Castaño

Gerente



Código: MA-GI-30203Fecha Ela: Nov-2016Fecha Act: Feb 2018Versión: 2Página 1 de 30

Teniendo como base la información; el MECI, precisa tres elementos de comunicaciones:

El organizacional, el informativo y los medios de comunicación, los cuales están encaminados a la producción, visualización y circulación de la información que se promueva, dentro y fuera de la organización y el desarrollo de la gestión institucional de manera eficiente, eficaz y efectiva.

Las comunicaciones plasmadas en el presente documento están divididas en comunicaciones Internas, Comunicaciones Externas y Relaciones Publicas, las cuales a su vez se subdividen en operativas y de dirección.

Las comunicaciones operativas, como su nombre lo indica, son las que corresponde al día a Día de la E.S.E. y las de dirección obedecen a las estrategias diseñadas para el mejoramiento continuo del ambiente interno y la percepción de la imagen exterior.



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PLATAFORMA ESTRÉGICA

MISION

Somos una institución Prestadora de Servicios de Salud de baja complejidad, comprometida con el bienestar de la comunidad Neirana, mediante la atención humanizada, la seguridad de nuestros procesos misionales y el mejoramiento continuo.

VISION

En el año 2018 el Hospital San José de Neira será reconocido por nuestros usuarios por los óptimos resultados de la gestión, la atención humanizada y el mejoramiento en la infraestructura del Hospital.

PRINCIPIOS CORPORATIVOS



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MORALIDAD: Todos los actos del Hospital deben estar bajo los principios éticos, reflejando una Institución pulcra y transparente.

EFECTIVIDAD: Capacidad de lograr los objetivos y metas trazadas en pro de la comunidad, mediante la optimización de los recursos.

UNIVERSALIDAD: E.S.E Hospital San José de Neira presta sus servicios a todas las personas que lo requieren, sin distingo de clase social, raza, religión, sexo o vínculo político.

COOPERACIÓN: Coadyuvarse entre los diferentes empleados para dar cumplimiento a la misión y objetivos Corporativos.

RESPETO: Reconocimiento de la dimensión emocional y sicológica de nuestros usuarios, enmarcando el proceso de atención en la confidencialidad y trato digno de la comunidad Neirana.

VALORES CORPORATIVOS

RESPONSABILIDAD: La E.S.E Hospital San José de Neira y sus colaboradores prestan sus servicios a la comunidad teniendo en cuenta sus obligaciones adquiridas.



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CALIDAD: Nuestra Institución presta un excelente servicio en Salud contando con la mejor tecnología y el talento humano calificado a la comunidad Neirana y Norte de Caldas.

HUMANIZACION: Esta Institución se caracteriza por contar con un talento humano sensible ante los usuarios, ofreciendo un servicio personalizado y amable.

OPORTUNIDAD: La E.S.E hospital debe ofrecer un servicio en el momento requerido por el estado de salud de sus clientes.

SEGURIDAD DEL PACIENTE: Comprometidos con el diseño permanente de estrategias que propendan por minimizar los riesgos derivados del proceso de atención en salud y/o mitigar sus consecuencias.

OBJETIVOS CORPORATIVOS

Desarrollar y mantener una Institución que goce de credibilidad y aceptabilidad con capacidad para satisfacer las necesidades de los clientes, con altos niveles de efectividad, calidad, humanización y seguridad.

Contribuir con el trabajo intersectorial, en búsqueda del mejoramiento permanente del Sistema de Seguridad Social de Salud en la región.



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Implementar la cultura del Control Interno, de tal forma que cada persona se concientice y responsabilice de la importancia de realizar un trabajo bien hecho, con sentido humano, trabajo en equipo y realizando su propio autocontrol.

Desarrollar Gerencia por procesos y mejoramiento continuo, como parte de la cultura organizacional del Hospital.

Establecer una estructura interna para la prestación del servicio, flexible, dinámica, adaptable a los cambios, de tal manera que se pueda sostener una oferta acorde con las necesidades demandadas por la población.

Propender por el desarrollo de una tecnología apropiada acorde a las condiciones reales del funcionamiento del hospital y según las necesidades de los clientes.

Comprometer al personal en el desarrollo de los procesos institucionales para alcanzar metas y acciones de mejoramiento derivadas de autoevaluaciones y auditorías internas y externas.



Gerente




ALCANCE GENERAL

El presente manual es de aplicación a todo el personal y a todas las actividades de la E.S.E. Hospital San José de Neira.

Alcanza las actividades relacionadas con:

Comunicar la política, los objetivos y las metas, así como informar sobre la evolución del comportamiento institucional a todo el personal.

Decidir y responder a las preocupaciones del personal en cuestiones relativas a la gestión.

Comunicar los resultados de carácter general de las auditorias y revisiones del sistema de gestión a todas las personas implicadas.

Dar a conocer las políticas institucionales y los aspectos más relevantes del sistema de gestión tanto al interior como al exterior de la organización, así como recibir y responder a las preocupaciones de todas las partes interesadas externas e internas.



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1. MARCO INSTITUCIONAL1.1 GENERALIDADES DE LA EMPRESA

La Empresa Social del Estado Hospital San José de Neira, nace con la Ordenanza 0752, como una Entidad descentralizada por servicios del orden Departamental, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, adscrita a la Dirección Territorial de Salud de Caldas

La Empresa Social del Estado Hospital San José de Neira, tiene su domicilio y sede principal en el Municipio de Neira, Departamento de Caldas República de Colombia y prestará los servicios de salud en la jurisdicción del Departamento de Caldas,

Igualmente podrá extender sus servicios a cualquier parte del país previa autorización de La Junta Directiva, si fuese necesario.

La Empresa Social del Estado Hospital San José de Neira, produce y presta los servicios de salud de baja complejidad, operando como centro de referencia y contra-referencia de la red de Hospitales del Departamento, de conformidad con las normas establecidas en la ley acorde con las necesidades de salud identificadas en el perfil epidemiológico de la población de Caldas.

1.1.1 RAZÓN SOCIAL

El objeto de La E.S.E Hospital San José de Neira, es la prestación de servicios de salud de primer nivel de atención, entendido como servicio público esencial a cargo del Estado y en desarrollo de este objeto, adelanta acciones de promoción de la salud, prevención de la enfermedad, tratamiento y rehabilitación de la salud, así como actividades que busquen el mejoramiento de las diferentes unidades que conforman La E.S.E. en beneficio del objeto social, las cuales están contempladas en el portafolio de servicios que está Habilitado y Registrado ante la Dirección Territorial de Salud de Caldas.

1.1.2 PRINCIPALES LÍNEAS DE PRODUCTOS O SERVICIOS Consulta externa

Protección Específica y Detección temprana.



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Medicina General Odontología General

Hospitalización. Obstetricia. General Adultos. Pediatría. Enfermería

Urgencias las 24 horas. Médico y Aux. de Enfermería disponible. Consulta Prioritaria. Transporte asistencial básico.

Apoyo diagnóstico y complementación terapéutica Toma de muestras laboratorio clínico Radiología e imágenes diagnosticas Laboratorio Clínico Servicio Farmacéutico Tamización de Cáncer de cuello Uterino Ultrasonido Radiología Odontológica

Protección específica detección temprana Salud Bucal Atención del Parto del embarazo y del recién nacido Crecimiento y Desarrollo Desarrollo del Joven Agudeza Visual Vacunación Planificación familiar Hombre y Mujeres Cáncer de Cuello Uterino Cáncer de Seno Atención Adulto Mayor (Mayor de 45 Años)

Proceso de Esterilización

1.1.3 PRINCIPALES CLIENTES

Nuestros Clientes o Usuarios Son aquellas Personas afiliadas a Las EPS-S, EPS-C, Regímenes Especiales, Sisben, Magisterio, Fuerzas Militares y Particulares



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que deseen obtener una atención oportuna, eficaz y eficiente, pero con especial énfasis en la calidad técnica, humana y científica.



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2. MARCO CONCEPTUAL

El Modelo Estándar de Control Interno MECI, relaciona los elementos conceptuales de los componentes de control “comunicación” e “información”, como parte fundamental para una adecuada gestión, haciendo parte integral, del Sistema de Calidad en Salud, como se mencionó previamente.

A continuación se presenta el marco conceptual señalado en el Manual de Implementación del MECI del Departamento Administrativo de la Función Pública y en el Modelo de Comunicación Pública, Organizacional e Informativa para entidades del Estado.

2.1 COMUNICACIÓN

Conjunto de elementos que fortalece la construcción de visión compartida y las relaciones de la entidad pública con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales.

El ejercicio de la comunicación en las entidades debe plantear soluciones a la necesidad de divulgar su gestión administrativa y a proyectar y posicionar una buena imagen de la entidad.

El Componente de Control de la Comunicación se divide en tres elementos:

Comunicación Organizacional. Comunicación Informativa. Medios de Comunicación.

2.1.1 COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

Orienta la difusión de políticas y la información generada al interior de la entidad pública para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad.



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Este elemento convoca a los servidores en torno a una imagen corporativa que proyecte su compromiso como gestores y ejecutores de las acciones institucionales.

En una entidad la comunicación circula en varias direcciones lo que conduce a la necesidad de establecer estrategias comunicativas concretas, que incidan en los flujos de comunicación descendente, ascendente y transversal.

En la institución se utilizan varios medios de comunicación organizacional los cuales son:

Chat interno Extensiones telefónicas El alto parlante Se hacen reuniones periódicas de socialización. Página Web Carteleras dentro de la institución.

2.1.2 COMUNICACIÓN INFORMATIVA

Garantiza la difusión de información de la entidad sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés.

La divulgación de la información y la interlocución con la ciudadanía, los clientes, usuarios y familiares, es una condición necesaria para que se realicen los principios de la democracia participativa y democratización de la Administración Pública.

Como un elemento adicional que facilita la Comunicación Informativa entre las entidades y las partes interesadas se deben adelantar estrategias permanentes de rendición de cuentas a la ciudadanía, a través de las cuales se responda públicamente por las funciones encomendadas, los recursos, los planes, programas y servicios asignados por la Constitución y las leyes.

Rendición de cuentas



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Megáfono Emisoras Locales Asociación de Usuarios Páginas estatales (Contraloría, Supe salud, Dirección Territorial de Salud)

2.1.3 MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Están conformados por el conjunto de procedimientos, estrategias, recursos e instrumentos utilizados por la entidad pública, para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información, hacia los diferentes grupos de interés.

La entidad debe establecer lineamientos de operación, mecanismos internos y externos para socializar la información generada, esto es, diseñar un Plan de Comunicación.

Emisora local Megáfono Pendones Carteleras institucionales Página web.

2.2 PLAN DE COMUNICACIÓN

Un Plan de comunicación contiene las directrices, políticas, estrategias y acciones comunicativas que se establecen y articulan para la consecución de un propósito comunicativo.

En tal sentido, el objetivo del Plan de comunicación es fortalecer y garantizar la circulación, producción, visualización, selección, socialización de la comunicación para que funcione como un sistema, que permita integrar cada una de sus áreas en un todo.

Para diseñar e implementar el Plan de Comunicaciones, la ESE Hospital San José de Neira, toma como referencia la metodología del Modelo de Comunicación Pública, Organizacional e Informativa para entidades del Estado MCPOI de Casals&Associates Inc.:



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a) Formulación de elementos de diagnóstico de la comunicación: es el punto de partida técnico, ofrece información sobre la situación de la comunicación en la entidad.

b) Definición de Objetivos: marca el horizonte hacia el cual se dirigen las estrategias y acciones del Manual.

c) Diseño de Estrategias: Son las acciones que deben realizarse para mantener y soportar el logro de los objetivos. Son el cómo lograr y hacer realidad cada objetivo.

d) Diseño y ejecución de procesos: conjunto de políticas que generan un resultado o práctica comunicativa.

e) Establecimiento de niveles de responsabilidad: define los actores que intervien en la comunicación y sus funciones.

2.2.1 POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN

Una política es una directriz u orientación acerca de cómo debe relacionarse la entidad con sus servidores públicos, diferentes clientes, usuarios, familias, comunidad o partes interesadas para el cumplimiento de los objetivos que se ha propuesto. La política de comunicación establece el carácter estratégico que la entidad le reconoce a la comunicación de manera que se garantice la necesaria coherencia entre sus prácticas y sus propósitos.

2.2.2 PLAN DE MEDIOS

El Plan de Medios y de Acciones Comunicativas consiste en la selección de los medios y acciones que van a ser implementados para lograr los objetivos; debe partir del análisis del diagnóstico y contar con un cronograma y un presupuesto.

2.2.3 RENDICIÓN DE CUENTAS A LA COMUNIDAD

Consiste en la realización periódica de eventos públicos o brindar mecanismos a través de los cuales la entidad da cuentas a la ciudadanía del cumplimiento de metas del Plan de Desarrollo y de los Planes de Acción. Como proceso



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comunicativo, la rendición de cuentas supone la construcción de una cultura de la información como bien público y colectivo en las entidades, cuyo objetivo es lograr que la gestión pública responda a los principios de transparencia y efectividad.

Se convoca a Rendición de cuentas a la comunidad en un espacio adecuado, la periodicidad que se tiene va acorde a fechas determinadas por Gerencia y sujete a plazos de normatividad.

2.2.4 CONSTRUCCIÓN Y APLICACIÓN DE INDICADORES

Los indicadores se constituyen en instrumentos necesarios para el seguimiento y apoyo a la gestión de la comunicación, permiten observar la situación y las tendencias de cambios generados en la entidad en relación con el logro de objetivos y metas previstos.

La ejecución del Plan de comunicaciones es liderada por la oficina de Control Interno con el apoyo de los dueños de procesos de otras áreas, que se convierten en sus realizadores en lo que tiene que ver con la aplicación y cumplimiento de las políticas de comunicación.



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3. PLAN DE COMUNICACIÓN

Objetivo General

El presente documento tiene por objeto establecer las directrices que se deben considerar para mejorar la comunicación de la E.S.E Hospital San José de Neira facilitando:

El flujo de información oportuna y veraz entre los clientes internos y los procesos de la entidad.

La comunicación con el usuario y su familia. La comunicación con la comunidad. Los proveedores y entre de control

Objetivos Específicos

Diseñar estrategias que propendan por la eficacia y mejora de la comunicación, la cultura y la adherencia de los temas relacionados con el Sistema obligatorio de garantía de la calidad entre los funcionarios de la Entidad.

Identificar diferentes mecanismos de divulgación y promoción, para dar a conocer a los usuarios, las familias y la comunidad, los avances y mejora del hospital con respecto a la calidad de la atención en salud.

Justificación

Es importante diseñar e implementar un plan de comunicaciones para la E.S.E Hospital San José de Neira, puesto que facilita el desarrollo de las funciones operativas y administrativas, así como la coordinación y la comunicación de todos sus integrantes y se elimina la duplicidad de esfuerzos, confusión e incertidumbre para el cumplimiento de las funciones asignadas a los cargos o puestos de trabajo entre otras.

3.1 DISEÑO DEL PLAN DE COMUNICACIÓN3.1.1 Estrategias generales para el fortalecimiento de la comunicación interna a

través las reuniones con el recurso humano y con las reuniones de comités la



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E.S.E Hospital San José de Neira, desarrollará las siguientes reunionespara el fortalecimiento de comunicación del proyecto de Acreditación de

la Institución:

Mesa DirectivaDebe desarrollarse de acuerdo con lo establecido en los estatutos.

Comité MECI-CalidadTiene por objeto revisar el desarrollo y evaluación del Sistema obligatorio de garantía de la calidad. De acuerdo con lo anterior, también tiene por objeto revisar los indicadores de desempeño del plan de mejoramiento.

Este Comité podrá ampliarse de acuerdo con los temas a tratar. Debe proponer los temas a desarrollar en el Consejo Directivo.

Disponibilidad de Grupos primarios

Tienen por objeto realizar un análisis a los resultados de su día a día, compartir el plan de mejoramiento, controlar el desarrollo de las acciones y retroalimentar al Comité de Dirección, como primer Grupo Primario del Hospital y Reuniones de dueños de proceso con el referente de calidad.

Tienen por objeto precisar las directrices y lineamientos a los dueños de proceso y dar la retroalimentación necesaria al responsable de Calidad en el proyecto de asistencia técnica en el SOGC

3.1.2 Otra de las acciones comunicativas institucional está la realización del proceso de inducción y reinducción; su Objetivo es Garantizar al trabajador el conocimiento de la entidad desde el momento es que incorporado a la empresa.

3.1.3 Mejoramiento de la Fluidez de la Comunicación Formal: su Objetivo es diseñar estrategias dirigidas a los líderes o portavoces de la organización para procurar que la información fluya eficazmente de manera que neutralice la comunicación informal (rumores).

Para ello se debe:



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Anticiparse Compartir la máxima información, en forma clara y concreta. Hay que mantener informados a los empleados pero también hay que ser

prudentes.

No todo se debe comunicar.

Decir la mejor verdad, de la mejor manera posible y en el mejor momento. Cumplir con los plazos. Cuanto más importante es un tema y mayor ambigüedad hay en la información,

más grande es el rumor, por lo que hay que ir con un mensaje lo más sincero posible.

Generar confianza.3.1.4 Fortalecer la cultura de la comunicación, a través de actividades intercambio,

formación, y desarrollo profesional es labor se realizara a través de talleres, seminarios, conversatorios

3.1.5 Difusión del portafolio de servicios su Objetivo es servir como Material de Promoción de acuerdo a las nuevas líneas de servicio o los servicios existentes como estrategia de apoyo a la gestión comercial con destino a clientes externos.

3.1.6 Difusión de material como plegables, volantes, cartillas, carteleras realización de eventos lúdicos, uso de medios de difusión etc.



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POLÍTICAS OPERATIVAS

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

COMUNICACIÓNES INTERNAS

POLÍTICA LINEAMIENTO ORIENTACIONES OPERATIVAS

La adecuada comunicación facilita la participación de los funcionarios y el desarrollo de los objetivos de la entidad

Hay inclusión del gerente de la E.S.E en el avance de la gestión del mismo.

Difundir las decisiones de gerencia.

El conocimiento de las decisiones que se toman de parte del gerente y comunicadas a los funcionarios hace que todos participan hacía el cumplimiento de los objetivos.

Dar participación a los funcionarios sobre el avance y desarrollo de las actividades que realiza la entidad.

Se adoptaron espacios para reuniones y/o charlas sobre lo que se quiere hacer y hacia dónde va la entidad.

Sacar los espacios para dar a conocer a los funcionarios los avances de la entidad.

Son aquellas que se establecen cuando tanto el emisor como el receptor pertenecen a la E.S.E Hospital San José de Neira.



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3.2 COMUNICACIONES OPERATIVAS INTERNAS3.2.1 SEÑALIZACIÓN INTERNA

Objetivo

Unificar la imagen de la organización y orientar tanto a funcionarios como a los visitantes en su desplazamiento por la E.S.E Hospital San José de Neira, en medio de un ambiente de organización.

Procedimiento

1. Basados en el manual corporativo, proceder con la organización por áreas y ubicar en cada área y/o puesto de trabajo la información del cargo que se desempeña.

2. Con el contratista asignado organizar las señalizaciones, de acuerdo con las labores que se desarrollan.

3. Llenar vacíos que se encuentran en algunos puestos de trabajo, en materia de señalización.

4. Actualización permanente de la señalización.

Estrategia

Identidad corporativa, unificación de la imagen para colaboradores y usuarios.

Responsable y Apoyo

El Gerente será responsable del manual corporativo y se consultará cuando haya cambio de nombre, puestos y ubicación, desde el punto de vista de imagen. El área administrativa será la responsable de su ejecución y asignación de recursos.

Requerimientos

Manual de identidad corporativa, fotocopias, proveedor de servicios deseñalización, personal para la instalación.

3.2.2 CARNÉS



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Objetivos. Fomentar el sentido de pertenencia de los trabajadores hacia la ESE Hospital San José de Neira y estimular su utilización como una forma de identificación frente a los Usuarios.

Procedimiento

1. Diseño del carné corporativo2. Elaboración del carné con la siguiente información: logo de la ESE, foto del

empleado, contratistas y demás, Nombre y Apellidos (visibles en mayúscula,) cargo que desempeña y firma del Gerente.

3. Distinción del personal de planta, contratista y demás.4. Utilización durante las horas laborales.

Estrategia

La entrega del carné a los trabajadores deberá hacerse en un acto que permita reunir a estos y explicarles la importancia de portar este documento durante las horas laborales y en tiempo en que sean asignados en tareas de la organización, destacando con ello el sentirse orgulloso de pertenecer a la ESE Hospital Departamental San José de Neira.

Posterior a la entrega general, el Área Administrativa hará el proceso de la entrega del carné a cada trabajador que ingrese y se encargará de recogerlo a quien sea desvinculado de la ESE Hospital Departamental San José de Neira.

Responsable y Apoyo

El responsable será el Área Administrativa, desde el punto de vista operativo, pero el diseño, tipo de letra será de responsabilidad del Gerente de la ESE Hospital Departamental San José de Neira.

Requerimientos

Carnés, pinzas y proveedor para su elaboración.

3.2.3 PUBLICACIONES



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Objetivos. Garantizar la calidad de la información a entregar mediante un sistema de comunicación efectiva que guarde los lineamientos del manual de imagen corporativa.

Procedimiento

1. Solicitud de la publicación ante el Gerente y aprobación.2. Lectura del material3. Contacto con el diseñador para definir portadas y orientar la imagen Corporativa.4. Revisar el contenido5. Aprobación final.

Estrategia

Comunicar por intermedio de escritos debidamente documentados, temas de interés para la organización desde el punto de vista de la legislación, informes y balances, entre otros.

Las publicidades pueden limitarse exclusivamente al acompañamiento del logo de la E.S.E. y/o una nota del Gerente, como parte de un patrocinio. Esto sin embargo, debe revisarse minuciosamente, teniendo en cuenta la participación de la institución.

Se consideran publicaciones las siguientes:

El informe de la gestión anual de la ESE Hospital Departamental San José de Neira, si se publica debe ser organizado editorialmente y coordinado en su diseño, por el Gerente, este debe contener distribución informativa preparada, diagramación e impresiones.

Responsable y Apoyo

El responsable de todas las publicaciones de la empresa será el Gerente, en esta labor ejecutara la oficina Administrativa, con el apoyo del área que corresponda.

Requerimientos

Información para las publicaciones, impresora, fotocopias.



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3.2.4 SERVICIOS AUDIOVISUALES

Objetivos. Informar y documentar los hechos y acontecimientos más importantes y relevantes de la organización para su aprovechamiento informativo futuro.

Procedimiento

1. Video de inducción: dirigido a los funcionarios, en su momento de ingreso, de ésta manera podrán conocer Misión, Visón, Principios y Valores que hace la ESE Hospital Departamental San José de Neira y como está conformada.

2. Se archivará mediante inventario para su utilización futura.

Estrategia

Las fotografías, imágenes de video y videos son las piezas claves para generar historia. En las organizaciones sus logros deben ser documentados a través de estos medios para su divulgación tanto interna como externa.

Pautas.

El Gerente y sus voceros, como son los jefes de área, tendrán un estudio fotográfico de los hallazgos y avances de la institución, siendo el más completo el del Gerente. Esto como mecanismo de evidencia a nivel regional y nacional, de acuerdo con lo solicitado por la institución.

La iniciación, desarrollo, culminación e inauguración de obras serán documentadas con fotos y cámaras de video para su registro histórico.

Se crea una central de datos pequeña la cual opera de la siguiente manera:

Se crea un directorio en intranet por cada área en donde se almacenará la información pertinente a la misma tal como documentos y fotos, y quedara como respaldo.

Cada archivo se almacenara en un directorio correspondiente al área.



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Se debe direccionar todo a Archivo

Responsable y Apoyo

La oficina de Archivo y Correspondencia será la facilitadora de este servicio y debe hacerse de acuerdo con el presupuesto asignado. Las áreas serán fuente informativa para su registro.

Requerimientos

Servicios de cámaras de video y fotográficas, Archivo.

3.2.5 RENDICIÓN DE CUENTAS

Objetivo

Dar cumplimiento al requerimiento de control social que transparenta el ejercicio de la administración pública en aras de dar cumplimiento a los principio de la práctica del buen Gobierno.

Procedimientos

1. Se identifica la información y resultados necesarios.2. Se plantea los grupos de interés.3. Se retroalimenta de acuerdo al tipo de información y grupos de interés.

Estrategias

1. Verificar la Presentación de Informe de Rendición de cuentas a la Contraloría Departamental de Caldas.

2. Publicación de la contratación de la ESE en el aplicativo COVI de la Contraloría Departamental de Caldas.

3. Difusión de información a través de medios radiales.4. Publicación del presupuesto desagregado y las modificaciones efectuadas en la

página de la ESE.5. Presentar informe de gestión a la Junta directiva.



Gerente




6. Rendición pública de Cuentas a la Ciudadanía.7. Difusión a través de megáfono.8. Espacio para rendición de cuentas de libre ingreso a la población en lugar público.

Responsable y Apoyo

El responsable de la Rendición de Cuentas a la Ciudadanía es el Gerente, en coordinación con el Jefe de sección Administrativa y su equipo de trabajo del área Administrativa.

Requerimiento

Información de gestión, Presentaciones PowerPoint, registros fotográficos, Actas, pantallazo página Web.

3.2.6 ARCHIVO DE COMUNICACIONES

Objetivo

Guardar organizadamente la información escrita y visual para utilidad de todas las áreas de la ESE Hospital Departamental San José de Neira y documentación externa futura.

Procedimientos

1. Se edita el material y se ubica en el área que corresponda.2. Se rotula se hace el pie taje, la leyenda y se clasifica por áreas y fechas.3. Se lleva una planilla de control en caso de prestar solicitud interna o externa.

Estrategia

El archivo de comunicaciones concentra los acontecimientos y materiales comunicativos escritos importantes de la ESE Hospital Departamental San José de Neira, por eso deben guardarse celosamente dentro de un espacio físico que permita su mantenimiento en el tiempo y espacio e impida su deterioro. Es la memoria histórica corporativa.

Se archivarán los siguientes documentos:



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1. Comunicados oficiales internos del Gerente.2. Comunicados de prensa.3. Comunicados de radio.4. Campañas publicitarias.5. Videos internos.6. Videos externos.7. Imágenes internas.8. Imágenes externas.9. Informes de actividades.10. Planes de comunicaciones.11. Monitoreo.( Se está implementando)

Responsable y Apoyo

El responsable y administrador del archivo de comunicaciones será la oficina de archivo y Gestión de la Información de la ESE Hospital Departamental San José de Neira.

Requerimientos

Archivador, papelería, computador, planillas.

3.3.7. QUEJAS/RECLAMOS Y FELICITACIONES



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POLÍTICA LINEAMIENTO

ORIENTACIONES OPERATIVAS

Las respuestas a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de los ciudadanos son oportunos, claros y suficientes.

El Hospital San José de Neira, cuenta con un Sistema de Atención al Usuario, el cual se encarga de dar oportuna respuesta a las quejas y reclamos y de dar a conocer las felicitaciones hechas por los ciudadanos.

Responder a las quejas, reclamos y felicitaciones al igual que darle una adecuada orientación.

El SIAU del Hospital San José de Neira responderá sobre las insatisfacciones de los usuarios con respecto al servicio prestado.

3.3 COMUNICACIONES DE DIRECCION INTERNA

4.2.2. Carteleras internas de logros.4.2.4. Cumpleaños de todos los funcionarios que laboran en la institución: esto se saca mes a mes.4.2.7. Comunicación para la educación y formación: se anuncia de capacitaciones para funcionarios y se publica en carteleras y espacios de reunión o puntos de encuentro tales como la cafetería.4.2.8. Se saca cartas de felicitación dirigidas a los funcionarios que fueron reconocidos por la comunidad por su buen trato y/o desempeño.

3.3.1 CARTELERAS INTERNAS DE LOGROS.

ObjetivoFortalecer la imagen de la empresa entre los trabajadores, socializar los logros, informar oportunamente sobre los avances de proyectos de la organización e integrar al personal, a través del estímulo del sentido de pertenencia.



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Procedimientos:1. Elaborar un diseño único para toda la organización, con la capacidad para ubicar Cuatro informaciones, Dos arriba y Dos abajo, el logo de la ESE Hospital San José de Neira, debe ir en la parte superior destacando a quien pertenece la información.2. Elaborar las carteleras.3. Ubicar dos carteleras en lugar visible de la ESE Hospital San José de Neira, tanto para el área Asistencial como para el área administrativa.4. El material que alimentará las carteleras debe ser suministrado por cada responsable de área. Su ubicación rotará cada dos semanas. Con dos espacios reservados para el responsable de las comunicaciones, para lo cual, será la encargada de ubicar la cartelera, posterior a la aprobación por parte de la Dirección.5. La información que se ubique en carteleras debe hacerse a color, en el programaPowerPoint y con diseño atractivo para despertar el interés de la población. Preferiblemente cada cartelera deberá llevar una fotografía.

EstrategiaDifundir toda la información que sea necesaria para tener enterados a los colaboradores de todos los acontecimientos relevantes de la ESE Hospital San José de Neira, para generar efectividad en esta tarea la información deberá permanecer dos semanas, es decir diez (10) días hábiles, expuesta al público interior.

Responsable y Apoyo:El responsable será el líder del Proceso Gestión de Información y recibirá el apoyo del Gerente y demás trabajadores.

Requerimientos:Dos carteleras con las dimensiones que permitan la ubicación de la información, papelería, tinta a color, fotocopias, cabezotes corporativos.



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