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Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (MOREQ)

SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

2020

Revisó y aprobó:

Grupo de Gestión Documental y Archivo

Oficina de Tecnología e Informática

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1. OBJETIVO

Establecer los requisitos que debe cumplir el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA de la Entidad, para gestionar adecuadamente su fondo documental electrónico, entendiendo que este constituye un recurso valioso para la organización, y a través del cumplimiento de estos requisitos asegurar el valor probatorio de los documentos y expedientes, y su disponibilidad a lo largo de su ciclo de vida.

2. ANTECEDENTES

En el año 2019 la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC desarrolló el primer Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (MOREQ), el cual fue elaborado tomando como base el modelo de requisitos establecido por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, al cual le agregó requisitos funcionales necesarios que reflejarán la actividad misional de la Entidad. Cabe destacar que el Modelo de Requisitos para un SGDEA desarrollado por el Archivo General de la Nación, fue a su vez desarrollado tomando a MOREQ como su instrumento guía (entendiendo que MOREQ es el modelo para SGDEA con mayor aceptación a nivel mundial). Por lo tanto, el recurso disponible en el año 2019 podría considerarse como un instrumento bastante completo en cuanto a requisitos relacionados con la actividad archivística y adecuado a los requerimientos normativos colombianos.

Para el año 2020 la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC retoma la construcción del Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (MOREQ), tomando como base el instrumento desarrollado en el año 2019, para lo cual se decide incluir nuevas áreas temáticas. Finalmente, para darle mayor completitud al instrumento, se decide incluir los requisitos desarrollados en el marco del proyecto SAJUR el cual tiene como propósito la implementación del documento y expediente electrónico en la Delegatura de Asuntos Jurisdiccionales. En este sentido se incluyeron requisitos identificados en las actividades de Historias de Usuario para el proyecto SAJUR.

3. DESCRIPCIÓN GENERAL

Este Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (MOREQ) elaborado para la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC, esta desarrollado por temas generales, es decir los requisitos se encuentran organizados o clasificados en dichos temas generales, aunque varios requisitos podrían clasificarse en diferentes temas, se decidió ubicarlo en el más relevante de acuerdo con el contenido del requisito, con el fin de evitar duplicidad.

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La siguiente es la lista de temas:

# TEMATICAS DEL MODELO

1 Clasificación y organización documental2 Retención y disposición (TRD)3 Captura de documentos de archivo4 Preservación5 Valor probatorio de los documentos 6 Acceso y disponibilidad7 Gestión de Metadatos8 Expedientes híbridos9 Flujos electrónicos

10 Flujos SAJUR11 Codificaciones12 Controles de seguridad13 Interoperabilidad14 Radicación con valor probatorio15 Digitalización16 Radicación multicanal17 Requisitos no funcionales

Los requisitos adicionalmente incluyen cuadros para verificar su cumplimiento o no en el SGDEA, así como un campo para incluir comentarios relevantes respecto a el modo en que opera el requisito en el sistema.

4. ALCANCE

El Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (MOREQ) fue desarrollado con el fin de que la Entidad cuente con una herramienta que le permita de forma general, identificar el cumplimiento de los lineamientos necesarios para la adecuada gestión de los documentos y expedientes electrónicos, acorde al marco normativo colombiano y las necesidades propias de la entidad dada su actividad misional y administrativa. El no cumplimiento de requisitos puede llevar a que la Entidad se cuestione respecto a su necesidad o la posibilidad de omitirlo, en caso tal de que los requisitos no cumplidos sean indispensables, se deben programar actividades o acciones futuras tendientes a su desarrollo y cumplimiento, actividades o acciones que se ejecutaran acorde a la disponibilidad de recursos técnicos, de infraestructura, humanos y financieros.

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5. ACTUALIZACIÓN

Este instrumento debe ser actualizado en la medida que se desarrollen nuevos proyectos relacionados con la gestión de los documentos y expedientes electrónicos de archivo, a los cambios normativos que puedan modificar la actividad archivística y en la implementación o intervención de herramientas tecnológicas que puedan afectar la gestión documental electrónica de la Entidad, para lo cual, este modelo de requisitos se usará como un instrumento de verificación respecto al cumplimiento de los estándares normativos y técnicos de la Entidad.

6. OTROS DOCUMENTOS RELACIONADOS

Este instrumento se relaciona fundamentalmente con el Programa de Gestión Documental, Programa de Documentos Electrónicos. Y los procesos de Gestión Estratégica de Tecnologías de Información y Gestión de Sistemas de Información.

7. RESPONSABLES

RESPONSABLE NIVEL DE PARTICIPACIÓN Comité Institucional de

Gestión y Desempeño Aprobación

Grupo de Gestión Documental y Archivo

Aplicación del instrumento para identificar cuales requisitos se están cumpliendo.

Oficina de Tecnología e Informática

Apoyo en el cumplimiento de los requisitos que apliquen de acuerdo con la naturaleza de cada

proyecto.

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(MOREQ)

REQUISITOS# REQUISITO

CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

1

Permite la creación, importación, parametrización, automatización, administración, versionamiento, calendarios de conservación y pistas de auditoría de las Tablas de Retención Documental – TRD y del cuadro de clasificación documental, a partir de plantillas predefinidas, asistentes de configuración, cargue de archivos planos o a través de la incorporación de otros mecanismos que faciliten la administración y la gestión de la TRD y del CCD.

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Permite que las Tablas de Retención Documental tengan asociados los siguientes campos de manera opcional:• una descripción y/o justificación;• Versión de la TRD• Fecha de actualización de la TRD en el sistema• Identificador único cuando se crea.

3 Permite incorporar múltiples niveles para el esquema del Cuadro de Clasificación Documental.

4 Permite representar la organización de los expedientes y documentos, incluyendosus metadatos, a partir del esquema del cuadro de clasificación documental.

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Permite validar la información que se ingresa en el esquema de la Tabla de Retención Documental a través de generación de alertas o incorporación de opciones que incluyan asistentes paso a paso (listas desplegables, alertas, listas de chequeo, ventanas de ayuda, entre otras) que indiquen si existe información similar o igual en el sistema.

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Permite la importación y exportación total o parcial de la Tabla de Retención Documental, en un formato abierto y editable, teniendo en cuenta:• Para la importación:* Permitir la importación de los metadatos asociados.

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* Cuando se importen la TRD o la TVD y sus metadatos, el SGDEA debe validar y arrojar los errores de estructura y formato que se presenten y el calendario de conservación• Para la exportación:* Permitir la exportación de metadatos asociados, incluyendo pistas de auditoría y el calendario de conservación.Los procesos de importación y exportación deben generar reportes y estas acciones deben quedar registradas en las pistas de auditoria.

7 Permite a usuarios autorizados la selección y uso de las diferentes versiones de la Tabla de Retención Documental.

8Permite la reubicación de un expediente en un lugar distinto del CCD, garantizando que todos los documentos electrónicos de archivo sigan vinculados con el expediente. Permite definir permisos para esto.

9 Permite que el CCD y las TRD sean controladas únicamente por un rol administrador y que pueda agregar, modificar y reorganizar la estructura.

10 Permite la transferencia de la estructura de la TRD mediante un archivo XML.

11 Permite proporcionar a los administradores herramientas para informes estadísticos de la actividad dentro de la Tabla de Retención Documental.

12 Permite diligenciar metadatos de ubicación, que luego van a permitir su ubicación a nivel de unidades documentales, para el caso de los expedientes híbridos.

13Permite registrar las razones por las que se realiza la reubicación de cualquier elemento de la estructura de clasificación y almacenarlo como una propiedad o metadato.

14Permite la reubicación de una carpeta (o conjunto de carpetas) o documento, a un lugar distinto dentro de la estructura de clasificación, y garantizar que se mantengan los metadatos y demás atributos (permisos).

15 Permite mantener una pista de auditoría de los cambios y eliminaciones del CCD.

16 Permite exportar el directorio, de todos los expedientes y/o carpetas clasificadas en una serie específica y su contenido.

17 Permite que un documento pueda estar ubicado en diferentes partes de la estructura de clasificación, sin que esto signifique la duplicación del documento.

18Permite la creación, gestión y configuración de niveles de clasificación de información a que haya lugar (Clasificada, reservada, confidencial, de acuerdo con la normatividad existente) y permitir acceso a esta dependiendo el rol de usuario.

19 Permite la generación y actualización de inventarios documentales.

RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN (TRD)

1Permite garantizar que los documentos producidos y asociados a una TRD, mantendrán los criterios de tiempos y de disposición final de la versión correspondiente.

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2 Permite que los documentos que componen el expediente hereden los tiempos de conservación establecidos en la TRD.

3 Permite, una vez finalizado el trámite administrativo, incorporar opciones para el cierre del expediente. (manual o automático)

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Debe impedir la eliminación de un expediente electrónico o de su contenido. Sin embargo, existen dos excepciones a este requisito: *La eliminación de acuerdo con lo establecido en las TRD. * Eliminación por rol administrativo como parte de un procedimiento auditado.

5 Permite comprobar de manera automática los periodos de conservación asignados y poder realizar la disposición final.

6 Debe garantizar que cualquier cambio a un tiempo de retención y disposición se aplique inmediatamente a todas las series, subseries a las que se asigna.

7 Garantiza que los documentos electrónicos de archivo que se capturen se asocien a una TRD configurada en el sistema.

8 Permite modificar los tiempos de retención para un conjunto de series y/o expedientes.

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Impide la eliminación de un expediente electrónico o de su contenido.Sin embargo, existen dos excepciones a este requisito:1. La eliminación de acuerdo con lo establecido en las TRD o2. Eliminación por un rol administrativo como parte de un procedimiento auditado.

10 Permite trabajar calendarios para parametrizar las fechas de conservación de acuerdo con las tablas de retención.

11 Permite ordenar los calendarios de acuerdo con una estructura jerárquica que refleje la estructura general y específica de la Entidad.

12 Permite mantener una pista de auditoría de los cambios y eliminaciones de los calendarios. Así como de del usuario que lo registra.

13 Permite el cambio automático de los campos que se ven afectados al cambiar un calendario.

14 Permite aplicar un calendario al documento o expediente.

15Permite sólo al rol administrador crear y/o gestionar tiempos con la acción subsecuente ya sea transferencia o eliminación, de acuerdo con la tabla de retención documental, asimismo, de la justificación de la eliminación.

16 Permite trabajar la emulación de los estadios (archivo de gestión, archivo central, archivo histórico) de los documentos.

17 El sistema no debe limitar la duración de los tiempos de retención.

18 Permite activar automáticamente una alerta al rol administrador cuando el período de retención aplicable está a punto de cumplir el tiempo establecido.

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Permite a un usuario autorizado aplazar la eliminación de una serie,subserie, expediente determinado. Permite solicitar y almacenar como mínimo la siguiente información en la pista de auditoría:• La fecha de inicio de la interrupción;

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• La identidad del usuario autorizado;• El motivo de la acción.

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Permite emitir una alerta al administrador en el caso en que un expediente electrónico esté listo para ser eliminado y algunos de sus documentos esté vinculados a otro expediente. El proceso de eliminación debe aplazarse para permitir una de las siguientes acciones correctivas:• Solicitar confirmación para continuar o cancelar el proceso;• Esta acción deberá quedar en las pistas de auditoria relacionando mínimo los siguientes datos: fecha de inicio; identidad del usuario autorizado; motivo de la acción.• Deberá permitir copiar el documento a un expediente determinado y actualizarlas referencias correspondientes, con el fin de garantizar la integridad del expediente.

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Durante un proceso de migración entre diferentes sistemas o plataformas tecnológicas el sistema garantiza:• Exportar o transferir los documentos correspondientes con las reglas de retención y disposición y sus respectivos controles de acceso (seguridad para consulta) para que puedan seguir aplicándose en el sistema de destino;• Imprimir uno o más informes o reportes que muestren las reglas que se aplicarán a cada conjunto de documentos con sus características.• Garantizar la estructura del expediente garantizando que los vínculos archivísticos se conserven en todo momento.

22 Permite generar un reporte del estado de la transferencia o exportación realizada y guardar datos de la acción realizada en las pistas de auditoria.

23Permite conservar todos los Documentos Electrónicos de Archivo (DEA) que se hayan transferido, al menos hasta que se reciba la confirmación de que el proceso de transferencia ha concluido satisfactoriamente.

CAPTURA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

1 Dispone de una opción o servicio para la conversión de documentos a los formatos establecidos por el Archivo General de la Nación.

2Permite la definición y parametrización de formatos de captura y el mantenimiento de estos, teniendo en cuenta las necesidades del negocio, los estándares, formatos abiertos y formatos recomendados por el AGN.

3El proceso de captura de documentos permite contar con los controles y la funcionalidad adecuados para garantizar que los documentos se asocian con la Tabla de Retención Documental.

4No limita el número de documentos que pueden ser capturados en cualquier serie, subserie, expediente ni sobre el número de documentos que se pueden almacenar.

5 Permite importación de grandes volúmenes de documentos.

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6 Permite la gestión de documentos en diferentes formatos (correos, Excel, Word, PowerPoint, videos, audio, imagen, entre otros).

7 Permite la captura de los documentos validando y capturando sus metadatos.8 Permite mantener una pista de auditoría de la captura de los documentos.9 Permite la importación de grandes paquetes de documentos.

10 Para la captura de documentos que tienen anexos el sistema permite gestionarlos como unidad, restringiendo el uso de formatos comprimidos.

11 Cada vez que un archivo adjunto se captura como un documento por separado, el sistema permite asignar el vínculo archivístico en el registro de metadatos.

12 Permite restringir y generar una alerta cuando se importe un documento en un formato no configurado en el sistema e indicar al usuario los formatos permitidos.

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Cuando el usuario captura un documento que tiene más de una versión, el sistemapermite al usuario elegir:• Que todas las versiones son de un solo documento;• Una sola versión como documento oficial;• Cada versión como un documento individual.

14 El sistema genera una alerta al intentar capturar un registro que esté incompleto o vacío.

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Cuando se realiza captura masiva de documentos, el sistema permite la administración de las colas de entrada. A través de servicios como:• Ver cola;• Pausar la cola de un documento o de todos;• Reiniciar la cola;• Eliminar la cola.

16 Permitir al usuario capturar un mensaje de correo electrónico asignándolo dentro de una serie, subserie o expediente.

17 Brindar la opción de capturar en una sola operación, varios correos electrónicos seleccionados manualmente.

18 Permite que los registros almacenados temporalmente sean modificados y completados para continuar con su proceso.

19Permite la configuración de una lista de correos con el fin de identificar las cuentas que serán gestionadas de manera automatizada cada vez que se envíen y se reciban mensajes en las mismas.

20 El SGDEA debe permitir la activación o desactivación de las cuentas de correo que serán gestionadas de manera automatizada.

21Permite la configuración de una lista de correos con el fin de identificar las cuentas que serán gestionadas de manera automatizada cada vez que se envíen y se reciban mensajes en las mismas.

22Permite la captura de correos electrónicos de entrada y de salida que contengan o no archivos adjuntos, considerándolos como un solo DEA, respetando su contenido, contexto y estructura.

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23 Permite la conversión de formato de archivodel documento a un formato previamente parametrizado en el sistema.

24 Permitir crear documentos basados en plantillas prestablecidas y formularios.

25Proporciona una herramienta de edición / diseño de plantillas que permite a administradores de sistema, crear plantillas de acuerdo con las necesidades de la entidad.

PRESERVACIÓN DIGITAL

1 Garantiza la conservación a largo plazo de los documentos independientemente del formato y las versiones del software usado.

2 Permite la parametrización del tipo de conservación. (expedientes híbridos)

3 Permite asegurar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos en el tiempo.

4 Permite la accesibilidad e interpretabilidad del documento a lo largo del tiempo.

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Permite como mínimo las siguientes acciones de disposición para cualquier regla de retención y disposición:• Conservación permanente• Eliminación automática• Eliminación con autorización del rol administrativo;• Transferencia• Selección

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Cuando por motivos de obsolencia tecnológica, seguridad de la información, causaladministrativo o judicial, se requiera exportar, transferir o migrar los documentos el sistemagarantiza la integridad de los expedientes, respecto a:• Componentes del expediente (documento electrónico, foliado, índice firmado ymetadatos);• Estructura de los documentos, preservando las relaciones correctas entre ellos.

VALOR PROBATORIO DE LOS DOCUMENTOS

1 Debe permitir exportar el índice electrónico a formato XLM.

2 Permite la incorporación de la firma electrónica para la generación del índice del expediente electrónico.

3 Permite cotejar la composición de los documentos electrónicos que integran el expediente electrónico, asegurando su integridad y autenticidad.

4 Permite la generación de expedientes electrónicos y sus componentes (documento electrónico, foliado, índice firmado y metadatos).

5 Permite múltiples firmas electrónicas o digitales en los documentos electrónicos.6 Permite exportar el índice electrónico a formato XML.

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7 Permite la generación del índice electrónico de los expedientes (desde la creación hasta el cierre de este).

8 Permite parametrizar firmas individuales, múltiples firmantes, firmas masivas de documentos y firmas por lotes de documentos.

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Permite la integración con mecanismos tecnológicos tales como:firmas digitales, estampado cronológico, mecanismos de encriptación, marcasdigitales electrónicas, estampado cronológico y cualquier otro procedimiento informático que se cree a futuro.

10 Soporta formatos de firma digital tales como CADES, PADES y XADES.

ACCESO Y DISPONIBILIDAD

1 Permite especificar derechos de propiedad sobre los documentos a usuarios o grupos y acceso a ellos.

2 Permite vistas de los Documentos Electrónicos de Archivo (DEA) que carecen de la aplicación utilizada para generarlos.

3 Permite la parametrización de restricción y acceso desde la captura del documento.

4 Permite restricciones a documentos, metadatos, archivos, expedientes.

5 Permite asociación de perfiles de usuarios de acuerdo con funciones (derechos de acceso).

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Permite búsquedas básicas y avanzadas.Operadores booleanos (y, o, exclusivo, o, no);• Coincidencias aproximadas;• Intervalos de tiempo;• Permitir búsqueda con comodines (*, ? , $ , = , + , - );• Por agrupaciones (Código, Serie, subseries, asunto, usuario, área responsable,palabras clave...);• Tipos de formatos• Cualquier combinación valida con un número limitado de criterios de búsqueda,utilizando cualquier combinación de contenido textual o de metadatos.• Opción de autocompletar.

7 Permite hacer búsquedas en la imagen de un documento (OCR).

8 Permite hacer búsquedas integradas en los metadatos y en el contenido del documento.

9 Permite visualizar metadatos y documentos de forma sencilla y rápida sin tener que cargar otro programa asociado, presentando los elementos del documento.

10 Debe permitir definir metadatos como identificadores para las búsquedas.

11 Permite mantener una pista de auditoria de los cambios y eliminaciones de la configuración de accesos y disponibilidad de la información o documentación.

12 Permite:• Ver la lista de resultados de una búsqueda,

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• Listar documentos que componen un resultado de la búsqueda,• Ver la lista de todos los expedientes y documentos relacionados a cualquierserie determinada, con su respectivo contenido.• Incluir funciones para presentar en los medios adecuados la salida de los documentos que no se pueden imprimir. Por ejemplo, documentos de audio y video.• Mostrar miniaturas de imágenes digitalizadas como una ayuda para la navegación y búsqueda.

13 Proporciona herramientas para la generación de informes y reportes.

14 Permitir adjuntar al informe de retiro de demandas documentos como poder o autorización sobre la persona a la cual se le está entregando el documento.

15 Genera informes que incluyan como mínimo gráficos y tablas.

16Permite generar informes sobre los errores presentados en el sistema (Cargue de documentos fallidos, procesos y procedimientos incompletos, número de intentos fallidos al sistema.)

17 Permite la búsqueda dentro de los niveles de jerarquía del cuadro de clasificación.

18 Proporciona al usuario maneras flexibles de imprimir los documentos de archivo y sus correspondientes metadatos.

19 Permite que se impriman listas de los resultados de búsquedas.

20 Permite visualizar los documentos de archivo recuperados como resultado de la búsqueda sin necesidad de cargar la aplicación de software asociada.

21 Que los usuarios puedan visualizar las actuaciones como las constancia, certificaciones e informe en el proceso -electrónico.

22 Permite la búsqueda de texto libre y metadatos de forma integrada y coherente.

23Permite que en los resultados de búsqueda se presenten únicamente las carpetas y documentos a los que el usuario tiene acceso de acuerdo con los niveles de permisos definidos.

24Ofrece una clasificación de los resultados de la búsqueda, según su pertinencia, relevancia, fechas, nombre, autor, creador, modificador, tipo de documento, tamaño, entre otros.

25No permite que alguna función de búsqueda revele jamás al usuario información como contenido o metadatos, que se le tengan restringidos por permisos de acceso.

26 Permite la previsualización de documentos del expediente, sin que eso implique la descarga del documento.

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Con base en las plantillas precargadas tipo y subtipo definido previamente el sistema traiga de forma automática los nombres de las partes; que al momento de diligenciar la plantilla habilite días hábiles y no permita seleccionar fines de semana ni festivos, permita visualizar suspensión de términos por fallas tecnológicas que existan en su momento, y que permita escoger un horario de oficina de 8:00 am 4:30 p.m., que no permita fijar audiencias en una fecha que todavía no quede ejecutoriado el auto que fija fecha de audiencia. Por lo menos pase tres días que pase la norma.

28 Hacer de forma automática el requerimiento al demandante al generar plantillas automáticas

GESTION DE METADATOS

1 Permite que los documentos dentro del SGDEA hereden los metadatos de su serie o subserie.

2 Permite la asignación de un vocabulario controlado y normalizado compatible con las normas nacionales y estándares internacionales.

3 Permite registrar como metadatos la fecha y la hora de registro de la carga de un documento al expediente electrónico.

4 Permite incorporar diferentes esquemas de metadatos.

5 Permite al usuario autorizado parametrizar modificar y aplicar las reglas de los elementos del esquema de metadatos.

6Permite que los valores de los metadatos se hereden automáticamente de forma predeterminada desde el nivel inmediatamentesuperior en la jerarquía de clasificación.

7 Presenta en pantalla los metadatos de los documentos capturados.

8Permite la asignación previa de palabras clave a las series, subseries, expedientes y/o documentos, basados en bancos terminológicos, tesauros, taxonomías, entre otros.

9 Permite que al momento de la captura o en una etapa posterior de procesamiento, se puedan ingresar metadatos adicionales.

10 Valida y controla la entrada de los metadatos mínimos obligatorios.

11 Permite la extracción automática de metadatos de los documentos al momento de la captura o cargue al sistema.

12 Permite la asignación automática o manual de nuevos metadatos.

13 Permitir la captura automática de metadatos pertenecientes a mensajes de correo electrónico y sus archivos adjuntos.

14 Permite el registro de información básica de contexto (metadatos) automáticamente obteniéndola del encabezado del correo electrónico.

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15Permitir a un perfil administrador, actualizar y adicionar información de contexto (metadatos) a los datos importados que presenten inconsistencias o que lo requieran, y se debe llevar un registro detallado de auditoría de estas operaciones en una estructura independiente.

16 Permite definir campos fijos, variables, texto, numéricos, campos cerrados y abiertos en la creación de metadatos.

EXPEDIENTES HÍBRIDOS

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Permite ingresar los datos de localización de un expediente híbrido (referencia cruzada al expediente físico).El sistema debe permitir diligenciar metadatos de ubicación, que luego van a permitir su ubicación a nivel de unidades documentales, para el caso de los expedientes híbridos.

FLUJOS ELECTRÓNICOS

1Al transferir o exportar expedientes y/o documentos y alguno de ellos incluye referencias a documentos almacenados en otros expedientes, el sistema permite transferir o exportar el documento completo, no solo la referencia y almacenarlos de acuerdo con el flujo de trabajo correspondiente.

2Se debe permitir realizar traslado a otras áreas de la SIC, e incluso a un grupo adscrito a la delegatura, con este traslado se debe dar finalizado el proceso para el grupo de trabajo que traslada el documento.

3Se requiere que exista un menú desplegable en el que al momento en que se vaya a diligenciar la información en el documento de identidad se dé la opción de escoger si corresponde a cédula de ciudadanía, NIT, cédula de extranjería, pasaporte o tarjeta de identidad

4 Permite la creación, administración y ejecución de flujos de trabajo.5 Permite diagramar y modelar flujos de trabajo.6 Permite diagramar tareas que componen un proceso y/o procedimiento.

7 Permite parametrizar los tiempos de ejecución y respuesta de los procesos ejecutados.

8 Permite incorporar un mecanismo de simulación para analizar los flujos de trabajo modelados.

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Permite la parametrización de Reglas para la configuración y gestión de:• Estados del Flujo de Proceso• Validación de Actividades• Definición y asignación de usuarios.

10 Permite la administración y control de los procesos por lotes y los procesos automáticos programados.

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11 Permite parametrizar los accesos, creación, modificación o control total para usuarios o grupos de usuarios de los flujos de trabajo.

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Permite al usuario del flujo de trabajo:• Visualizar las actividades que tiene pendientes por realizar.• Priorizar por diferentes criterios.• Visualizar información en tiempo real sobre el desempeño de sus procesos.

13 Permite visualizar de manera gráfica el estado de cada flujo de trabajo.14 Limita el ingreso de acciones que componen cada flujo de trabajo.

15 Permite contener múltiples versiones de un mismo proceso y/o procedimiento. Debe permitir al administrador seleccionar la última versión.

16 Genera los flujos de trabajo en un formato estándar.17 Genera un identificador único para cada flujo de trabajo.

18 Genera una trazabilidad de las acciones de los flujos de trabajo e incluirla en las pistas de auditoría.

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Permite solo a un rol administrador autorizado a crear, parametrizar, administrar y poner en ejecución flujos de trabajo.• Duración real de los procesos versus el tiempo estimado de duración.• Actividades que tienen mayor porcentaje de retraso.

20 Permite definir los flujos de trabajo basado en plantillas.21 Permite detener un flujo de trabajo.

22 Define los tiempos límite de ejecución de los flujos y de cada una de sus actividades enviando notificaciones de incumplimiento.

23 Cuenta con semáforos que muestran el cumplimiento de tiempos en cada una de las actividades de un flujo.

24 Permite la creación, administración y ejecución de flujos.25 Permite diagramar y modelar flujos electrónicos.26 Permite diagramar tareas que componen un proceso y/o procedimiento.

27 Permite parametrizar los tiempos de ejecución y respuesta de los procesos ejecutados.

28 Permite incorporar un mecanismo de simulación para analizar los flujos de trabajo modelados.

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Permite la parametrización de Reglas para la configuración y gestión de:• Estados del Flujo de Proceso.• Validación de Actividades.• Definición y asignación de usuarios.

30 Permite la administración y control de los procesos por lotes y los procesos automáticos programados.

31 Permite parametrizar los accesos, creación, modificación o control total para usuarios o grupos de usuarios de los flujos de trabajo.

32 Permite al usuario del flujo electrónico:• Visualizar las actividades que tiene pendientes por realizar.

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• Priorizar por diferentes criterios.• Visualizar información en tiempo real sobre el desempeño de sus procesos.

33 Permite visualizar de manera gráfica el estado de cada flujo electrónico.34 Limita el ingreso de acciones que componen cada flujo electrónico.

35 Permite contener múltiples versiones de un mismo proceso y/o procedimiento. Debe permitir al administrador seleccionar la última versión.

36 Genera los flujos de trabajo en un formato estándar.37 Genera un identificador único para cada flujo electrónico.

38 Genera una trazabilidad de las acciones de los flujos electrónicos e incluirla en las pistas de auditoria.

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Permite solo a un rol administrador autorizado a crear, parametrizar, administrar y poner en ejecución flujos electrónicos.• Duración real de los procesos versus el tiempo estimado de duración.• Actividades que tienen mayor porcentaje de retraso.

40 Permite definir los flujos de trabajo basado en plantillas.41 Permitir detener un flujo electrónico.

42 Define los tiempos límite de ejecución de los flujos y de cada una de sus actividades enviando notificaciones de incumplimiento.

43 Cuenta con semáforos que muestran el cumplimiento de tiempos en cada una de las actividades de un flujo.

44 Trazabilidad de las actuaciones realizadas dentro del radicado tanto en el sistema de trámites o el expediente electrónico.

45 Que se permita la corrección a través del sistema de trámites o el expediente electrónico de aquellos documentos que son radicados con trámites diferentes

FLUJOS DELEGATURA DE ASUNTOS JURISDICCIONALES

1Se genere en el sistema plantillas o formatos de los autos relacionados en el "como" para la fase de la verificación para el cumplimiento, que sean objeto de modificación, y ya sea el abogado (contratista o funcionarios) quien seleccione la plantilla que corresponde para el caso en concreto

2 Se cuente con un servicio de información que actualice de manera automática en numeración el valor de la multa según lo indicado en el auto.

3

Para los reportes que permita generar el sistema, se pueda filtrar y obtener datos de los procesos que finalizaron con multas por incumplimiento tardío (días): filtrar por identificación de la demandada (nombre, Nit, cédula etc.), Por tipología (sentencia, conciliación, contrato de transacción), Sector (construcción, financiero cooperativas, tecnológico), Tipo de bien o servicio, Tipo de multa impuesta por incumplimiento o cumplimiento tardío

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4Actualizar información de la demanda Funcionalidad para actualizar la información de la demanda que se ingrese durante el proceso Definir en qué etapas se actualiza la demanda.

5Se requiere en el sitio de las partes se brinde acceso a todas las actuaciones del proceso y que forman parte del expediente, cada uno de estos documentos deberá asociar su metadata relacionada como fecha, responsable, partes involucradas, trazabilidad, entre otros.

6Para llevar un control estricto de los términos señalados en la ley para la realización de actos procesales, el sistema deberá contar con la capacidad de incorporar en el flujo de trabajo los tiempos que establezca la ley para su cumplimiento o vencimiento (Guía de TI de la rama judicial)

7Generar una alerta y reporte de aquellas sociedades que se encuentran en estado de insolvencia (liquidación, reorganización o intervenidas), es decir el Estado de la sociedad (si esta activa, estado de liquidación, reorganización, o disuelta y cancelada) o cambio de nombres en la etapa de verificación.

8 Genere una alerta y reporte (listado) de las personas jurídicas con matrícula mercantil canceladas.

9 Genere una alerta y reporte de personas naturales o jurídicas que cambien su nombre (transformación o fusión).

10Debe existir una integración del módulo de radicación con el expediente electrónico-sajur. Así mismo, que se vea reflejado de manera simultánea (forma espejo) en el sistema de trámites y el expediente electrónico - SAJUR.

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Se quiere que las demandas de protección al consumidor, competencia desleal y propiedad industrial, pruebas extraprocesales, medidas cautelares sin demanda (aplica solo para el grupo de competencia), o cuando se informe el incumplimiento de orden (sentencia, conciliación, contrato de transacción) queden radicados con los perfiles que cada grupo tiene.

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Se requiere integración de radicación salida RUES, de tal manera que permita descargar del rues y radicar de manera automática en el expediente electrónico o sistema de trámites el certificado de existencia y representación legal (persona jurídica) y matrícula mercantil (persona natural), con el propósito que quede guardada la imagen de ese momento fue objeto de consulta

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La caratula electrónica debe llevar la siguiente información: 1- número de radicación (acumular) 2- Nombre del demandante 3- debe generar un espacio para más adelante incorporar el nombre del demandado si es el caso (admitidas) 4- Domicilio del demandante, 5- espacio para el domicilio del demandado si es el caso (admitidas), 6. Tipo de acción, 7. Tipo de trámite

14 Que se permita radicar una medida cautelar sin que sea necesario que se encuentre acompañada de una demanda.

15Si no se radica la demanda dentro del término legal, generar una alerta al sustanciador y al juez del caso para que realice el auto de terminación en caso de no presentarse la demanda.

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16Realizar un reporte de memoriales y cargue de los radicados asociados. Los radicados asociados deben incluir campos de información sobre estado de la sociedad (liquidación/ reorganización) como cambio de nombre

17Es necesario que el sistema verifique los autos de manera masiva que indica archivo ya este ejecutoriado más cinco días hábiles y de por finalizado el proceso y lo inhabilite para que no se sigan recibiendo memoriales bajo ese número de radicado

18Cuando una persona desee radicar memoriales dirigidos a un expediente archivo, se le deberá indicar que el proceso se encuentra archivado y que si desea radicar alguna petición deberá realizarla bajo un número de radicado nuevo.

19 Integrar SAJUR con SICFacilita y RNPC mediante servicios que permitan verificar los cumplimientos de los acuerdos y reclamaciones generadas en ambos sistemas

20 Implementar una bandeja de entrada para enlistar las demandas y darle continuidad al proceso de verificación de condiciones y sanciones para las partes.

21Asignación automatizada de las demandas y/o trámites a los abogados. Esto aplica para Calificación, Defensa del consumidor, competencia desleal y propiedad industrial, verificación.

22Reasignar reparto. Se debe permitir reasignar expedientes para que lo trabaje otro abogado en caso de que se necesite redistribuir (ej. Vacaciones, comisiones). Integrar con Sistema de Trámites. Esta actividad es transversal y si puede dar en todo el proceso (inicio al final).

23 Se debe notificar la asignación o la redistribución a los abogados y se debe permitir visualizar todo lo ocurrido en el expediente desde el inicio del proceso.

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Que en las acciones de protección al consumidor el abogado escoja la plantilla de auto que desea sustanciar. (Para esto cada grupo deberá suministrar las plantillas de que son utilizadas en el trámite de nuestros procesos y pues serán plantillas que permitan modificación de acuerdo con las circunstancias del caso, con secretaria se le indicará que a esa plantilla le corresponde x o y respectivo tipo y subtipo que tiene dicha providencia)

25 Que una vez escogida la plantilla el sistema automáticamente traiga el tipo y subtipo de auto.

26Que una vez escogida la plantilla la cual ya tiene su tipo y subtipo se despliegue el rol que tiene frente a ese auto: rol 1: proyecta, rol 2: revisa, rol 3: revisa y aprueba; rol 4: proyecta, revisa y aprueba y rol 5: aprueba. A veces una es la persona que revisa y aprueba otras veces el juez solo aprueba.

27Que al momento de proyectar la providencia la plantilla ya traiga todos los datos del proceso: 1. tipo de acción, 2. datos del radicado, 3. nombres de las partes, 4. en la titulación del auto el nombre del auto

28Que una vez proyectado el auto se despliegue una opción en la que se seleccione: ¿esta decisión generó condena en costas para las partes? SI o NO, si selecciona SI indique se condenó en costas a la parte demandante o a la parte demandada y se despliegue la casilla para indicar el monto resultado de la

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calculadora historia 4407. Si selecciona NO, pues ya se sabe que no hubo condena en costas.

29 Que una vez proyectado el auto se despliegue una opción en la que se seleccione: ¿esta decisión genera archiva el proceso? SI o NO

30Que una vez proyectado el auto de manera predeterminada traiga las palabras notifíquese y el sello de estado. En caso de ser cúmplase debe seleccionar la opción para anular el sello de estado.

31Que una vez proyectado el auto se despliegue una opción en la que se seleccione: ¿esta decisión se impuso una multa? SI o NO. Si dice si indique: a. es una multa incumplimiento a la transacción conciliación o b. incumplimiento a una acción judicial.

32Que una vez la persona que proyecta o revisa el auto aparezca una opción que indique tarea finalizada, para que luego dicha tarea aparezca para el juez quien deberá aprobar y firmar.

33Que en caso de que requiera devolverse dicha providencia a la persona que proyectó o revisó aparezca un espacio de comentarios para indicar las correcciones que deben realizarse al documento.

34Que el documento elaborado por el abogado que proyecta permita tener control de cambios tanto para el revisor como para el juez, esto para eventos en que las correcciones sean menores y por economía el revisor o el juez que aprueba dicha providencia lo pueda numerar de forma más rápida.

35

Que antes de numerar la providencia de forma automática el sistema le genere una alerta: Tenga en cuenta que la firma no aparece cargada en el auto, hay espacios en blanco sin rellenar, o, por ejemplo, que este auto que pretende numerar ya tiene un tipo y un subtipo numerado para evitar que sobre un mismo proceso se numeren dos veces una misma providencia.

36Que una vez aprobado se genere numeración automática de dicha providencia para los procesos de protección al consumidor, para los procesos de competencia y PI los numera secretaría

37 Que aparezca un aviso en el que indique: está seguro de numerar esta providencia, al dar SI- NO

38Que si el abogado da clic en NO numerar esta providencia, que estas providencias queden en una carpeta de pendientes y el sistema le genere una alerta en las que le indique tiene providencias pendientes por numerar

39Que dicho módulo pueda tener una opción de reportes en la que el funcionario o contratista pueda verificar autos pendientes por numerar, aprobar, revisar, etc. y el reporte de actos numerados, según corresponda.

40 Que al ver los actos numerados pueda desplegar el calendario de las fechas que desee consultar sus reportes.

41Que una vez numerada dicha providencia le genere al Grupo de Secretaría un reporte de providencias numeradas automáticamente para que procedan con la elaboración del estado y respectiva notificación de la providencia.

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42Alertas para evitar el vencimiento del término establecido en la ley para agotar la fase de calificación, la cual finaliza con el auto admisorio, rechazo, traslados a otras delegaturas de la sic, y la emisión de la comunicación "incumplimiento de los requisitos de la ley", esto último aplica sólo para consumidor.

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Los roles para las bandejas deben ser: *Elaborador o el que proyecta (cuando el que elabora o proyecta sea un contratista el mismo solo tiene que tener esta opción, es decir de elaborador de la providencia, no puede tener la opción de aprobar), *El revisor(debe ser funcionario abogado adscrito al grupo que va a emitir la decisión) para los dos grupos, *El que aprueba / numera (el que aprueba debe ser el mismo que numera el auto).

44Se requiere una alerta sobre aquellas demandas que hayan sido inadmitidas y ya han pasado 25 días calendarios y luego de ello, no ha tenido el trámite siguiente (admisorio, rechazo) (esta alerta está funcionando en el SAJUR 1.0, para el área de consumidor)

45Permitir al funcionario o contratista de la secretaria realizar un informe (cuenta con formato) en el sistema de trámites o expediente electrónico sobre el retiro de la demanda.

46Cuando exista medidas cautelares materializada (decretada) y no se haya notificado el auto admisorio de la demanda a ningún demandado, se debe permitir el retiro de la demanda, siempre y cuando exista auto que autorice dicho retiro.

47 Alerta: Generar una alerta al funcionario o contratista de la secretaria que esté realizando el informe sobre el retiro de la demanda

48 opción de enviar el documento al funcionario que tiene rol de secretario para su revisión, devolución y aprobación.

49 Generar alertas para notificar a las partes (notificación por estado, por aviso)

50El sistema para el rol de secretario debe permitir realizar: Búsqueda y visualización de todos los autos numerados en una franja de tiempo que se pueda escoger (por lo general al final del día se realiza como estrategia de trabajo)

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Notificación por aviso: por lo que se requiere que el sistema de forma automática genere (1) la carta (aviso de notificación) y prepare un paquete que contenga (2) el auto que admite la demanda, (3) la demanda y sus anexos y en los casos que se haya presentado (4) respuesta a subsanación también sean agregadas a dicho paquete

52 Tener en consideración la carga de anexos en medios electrónicos, magnéticos, ópticos, etc., también deben ser cargados a nuestras bases de datos y enlazados al expediente, y serán asociados a los consecutivos que correspondan.

53 -Se permita realizar la consulta de pendientes de notificación se pueda hacer por radicado o por las partes.

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54

Se quiere un mecanismo de alimentación, plantillas precargadas, y numeración automática de estas providencias (para el Grupo de Trabajo de Competencia Desleal y Propiedad Industrial. Se solicita que se desplieguen unas plantillas guía o formatos de auto que pueden ser susceptibles de modificación de acuerdo con las circunstancias jurídicas que se adviertan en el proceso, pues existirán casos que requiera modificarse la plantilla según lo que se observe en el caso.

55 Que el sistema permita que en cualquier momento las partes e intervinientes puedan radicar memoriales a sus procesos.

56la persona conforme su rol pueda realizar lo siguiente: Primera vez pueda escoger, Demandas de consumidor, Demandas de competencia, Pruebas extraprocesal Medida Cuatelar

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Para procesos verbales: (menor y mayor cuantía) Que se despliegue para la parte demandante lo siguiente: 1. Recurso de reposición 2. Recurso de reposición en subsidio apelación 3. Recurso de apelación 4. Solicitud de retiro de demanda. 5. Solicitud de medida cautelar 6. Descorre traslado de recurso 7. Descorre traslado de excepciones 8. Descorre traslado de la objeción al juramento estimatorio 9. Desistimiento 10. Transacción 11. Conciliación 12. Reforma de la demanda 13. Memorial 14. Solicitud de corrección, aclaración o adición de una providencia.15. Solicitud de nulidad 16. Información de cumplimiento de orden o acuerdo 17. Información de incumplimiento de orden o acuerdo.

58

Para la parte demandada: 1. Contestación de demanda 2. Allanamiento 3. Excepciones previas. 4. Recurso de reposición 5. Recurso de reposición en subsidio apelación 6. Recurso de apelación 7. Descorre traslado de recurso 8. Desistimiento 9. Transacción 10. Conciliación 11. Memorial 12. Información de cumplimiento de orden o acuerdo 13. Solicitud de corrección, aclaración o adición de una providencia. 14. Solicitud de Nulidad

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Para procesos verbales sumarios: (mínima cuantía hasta 40 SMLMV) Que se despliegue para la parte demandante lo siguiente: 1. Recurso de reposición 2. Solicitud de retiro de demanda. 3. Solicitud de medida cautelar 4. Descorre traslado de recurso 5. Descorre traslado de excepciones 6. Descorre traslado de la objeción al juramento estimatorio 7. Desistimiento 8. Transacción 9. Conciliación 10. Memorial 11. Solicitud de corrección, aclaración o adición de una providencia. 12. Solicitud de nulidad 13. Información de cumplimiento de orden o acuerdo 14. Información de incumplimiento de orden o acuerdo.

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Para la parte demandada: 1. Contestación de demanda 2. Allanamiento 3. Recurso de 4. Descorre traslado de recurso 5. Desistimiento 6. Transacción 7. Conciliación 8. Memorial 9. Información de cumplimiento de orden o acuerdo 10. Solicitud de corrección, aclaración o adición de una providencia. 11. Solicitud de Nulidad

61 Que se cree una opción en la que el demandado pueda escoger que el trámite que desea radicar corresponde a una demanda de reconvención

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62Que a pesar de considerarse como una "contrademanda", la misma se radica bajo el mismo número del expediente principal, es decir, bajo el cual se radicó la demanda inicial.

63 Que dicha opción solamente se encuentre habilitada para los procesos de Competencia Desleal y Propiedad Industrial.

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Se quiere que de acuerdo con la cuantía que se alimente al momento de admitir la demanda automáticamente se despliegue la plantilla de la audiencia, si se trata de procesos de mínima cuantía (40 sml mensuales vigentes para la fecha de la presentación de la demanda, la cual siempre permanece durante el proceso sin importar que cambie de anualidad) que se despliegue el auto que fija fecha de audiencia del artículo 392 del C.G.P.

65Si son procesos de menor o mayor cuantía o de Competencia Desleal y Propiedad Industrial, se despliegue la plantilla con los autos de audiencia inicial del art. 372 del C.G.P., audiencia de instrucción y juzgamiento del art. 373 CGP. o la audiencia inicial y de instrucción o juzgamiento

66Desplegar los 3 tipos de plantillas para que el juez escoja el tipo de audiencia y luego precargue el auto seleccionado con información preexistente para su posterior complementación.

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El juez debe poder consultar con el número de radicado, y que el sistema de manera automática le traiga prediligenciada la información en el documento del acta con lo siguiente: 1.Acción que se adelanta 2. Radicado del proceso. 3. Nombres del demandante y demandado 4. Fecha de realización de la audiencia. 5. Se indica que las partes no asistieron a la audiencia y que una vez verificado el proceso ninguna de las partes solicitó el aplazamiento de la audiencia, por lo tanto, cuenta con tres (3) días hábiles siguientes a la realización de esta audiencia para justificar las razones por las cuales no asistieron a la audiencia.

68Se requiere contar con un registro de inasistencia a las partes con el fin de registrar todas las inasistencias a audiencias y con ello verificar en qué casos se está presentado inasistencia y si es del caso adoptar medidas correctivas o preventivas con miras a que se procure la asistencia de las partes.

69subir de forma automática las audiencias se garantiza la publicidad de las actuaciones realizadas y con ello la consulta en tiempo real tanto para las partes como el juez.

70 Se requiere contar con un registro de audiencia inicial con el fin de registrar todas las audiencias iniciales realizadas en los procesos verbales.

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El expediente se asigna al funcionario correspondiente quien deberá consultar el número de radicado en el sistema y automáticamente se deberá desplegar el contenido del documento con la siguiente información: Proceso que se adelanta, Radicado, echa de recepción de las pruebas junto con la opción en la que se pueda seleccionar el tipo de pruebas que fueron recolectadas: i) documentales, ii) tridimensionales, iii) CD, iv) DVD, v) disco extraíble, vi) planos vii) dejar una opción que indique otras y permita su descripción., Que se despliegue una opción en la que se pueda indicar seleccionar: prueba decretada, prueba decretada y

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practicada.La numeración en procesos de consumidor será automática en el evento de que sea una audiencia en la que no culmine con sentencia, en caso de tratarse de un acta en la que existe sentencia la numeración será realizada por parte de Secretaría, en los procesos de competencia y PI la numeración del documento estará a cargo de la secretaría.

72 Sí hay grabaciones, se deben vincular con el acta

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Lista de control de asistencia: se pueda seleccionar automáticamente los asistentes de los demandados, demandantes, apoderados y otros (en caso de no estar inscritos, contar con campos para registrar los nombres, documento de identidad, calidad en la que interviene la persona (testigo, perito, interprete, sustitución, apoderado) lista que despliegue esos tipos y automáticamente genere la planilla de asistencia la cual hará parte del expediente.

74

Que aparezca una opción de calendario en la que se consigne la fecha máxima de emisión de la sentencia, para ello, deberá existir un contabilizador en el que se indique que entre la fecha de la audiencia y la emisión de la sentencia no podrán transcurrir más de 9 días, si bien la norma permite hasta 10 días para emitir el fallo por escrito, para evitar riesgos que el sistema quede configurado con 9 días.

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Que para los procesos de acción de protección al consumidor se permita seleccionar si se trata SI o NO de un auto asociado a trámites relacionados con el proceso de verificación del cumplimiento, con ello se determina si son trámites que genera defensa del consumidor o verificación del cumplimiento conforme a la historia 4446.

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Se verifiquen los cumplimientos y se desplieguen las siguientes opciones en caso de afirmativo: a. Cumplimiento por deposito judicial - interoperabilidad con banco agrario para el código.b. Cumplimiento en tiempo c. Cuando se seleccione a y b debe activarse la opción de posible archivo. d. Cumplimiento Tardíoe. Parcialmente f. Y la otra opción que desplegaría seria No cumplimiento

77Se pueda calcular por el sistema los días de retardo que lleva hasta ese momento previo a la sustanciación del auto conforme las fechas registradas en la sentencia, acta de audiencia o conciliación o contrato de conciliación.

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Se genere una lista desplegable en orden cronológico de los procesos que estén para archivo por orden cumplida y de aquellos que ya se hayan sido archivados, donde se pueda generar la consulta ingresando uno de los siguientes datos: Nombre de las partes (persona jurídica/natural), Identificación de las partes (Nit/ cédula), Tipología (sentencia, acta de conciliación grupo defensa, contrato de transacción), Ultimo memorial reportando cumplimiento con consecutivo, Auto por el cual se procede archivar, Presentación de recursos contra auto archivos por orden cumplida

79Se requiere un contabilizador del término general del proceso: se contabilice la fecha de vencimiento del término, según sea el caso, del proceso (demanda, medida cautelar, prueba extraprocesal, demanda con medida cautelar, verificación) en cuestión.

80Para llevar un control estricto de los términos señalados en la ley para la realización de actos procesales, el sistema deberá contar con la capacidad de incorporar en el flujo de trabajo los tiempos que establezca la ley para su cumplimiento o vencimiento (Guía de TI de la rama judicial)

81 El sistema debe permitir parametrizar el tipo de proceso o trámite judicial, el tipo de términos (normativo, gestión interna) y tiempos definidos

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El sistema conforme a los siguientes términos permita configurar y contabilizar los términos que se adelantan en un proceso: 1. Término para notificarse en sus 6 tip2. Termino de notificación por estado (3 días hábiles) os debe ser parametrizable conforme los tiempos que indique cada auto. 3. Término para justificar inasistencia (6 días hábiles) 4. Término de apelación, recurso (6 días hábiles) 5. Término demanda de reconvención (20 días hábiles) 6. Término medida cautelar (3 días hábiles una vez se realice reparto para competencia y 20 para consumidor) 7. Término medida cautelar con demanda (solo aplica para competencia desleal y propiedad industrial y se sujeta al término de calificación de demanda esto es 30 días hábiles) 8. Termino de cumplimiento de sentencia que depende de cada caso 9. Termino con el que se inicia el trámite de verificación para el demandante (30 días hábiles) 10. Termino para el cumplimiento al demandado (5 días) por noticia de incumplimiento 11. Término desistimiento tácito (30 días cuando no se ha notificado a la contraparte los cuales se contarán una vez se notifique el auto que requiere el agotamiento de dicho trámite. Cuando transcurra un año sin actividad del proceso) 12. Término para agente oficioso

83 Que se permita llevar el control de los procesos que se reabren y poder contar con dichas estadísticas

84 Que el sistema liste las tareas con la información básica del proceso y que las ordene de manera cronológica de la más antigua a la más reciente.

85Se requiere tener las funcionalidades de cambiar de responsable una tarea, debido a que un asignado puede estar fuera del cargo ya sea por vacaciones, comisiones o incapacidades, y el sistema debe soportar la posibilidad de reasignar las tareas de ese funcionario a otro que se designe.

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Conforme el estado y los tipos de providencia, el sistema clasifique y construya las siguientes carpetas con los estados consolidados de manera dinámica considerando los tiempos definidos anteriormente: Carpeta admisorios, Carpeta inadmisorios, -Carpeta rechazos, -Carpeta citación audiencia, -Carpeta resuelve recurso de reposición, -Carpeta resuelve recurso de apelación, -Carpeta sentencias escritas, Carpeta estrados, Carpeta Archivo , -Carpeta Desistimientos, -Carpeta Requiere al demandante, - Carpeta impone sanción, -Carpeta Archivo verificación, -Carpeta Decreta Medidas Cautelare, -Carpeta Niega Medidas Cautelares , -Carpeta Ordena Prestar Caución, -Carpeta Obedézcase, -Carpeta otras providencias

87

Que en las acciones de protección al consumidor el abogado escoja la plantilla de auto que desea sustanciar. (Para esto cada grupo deberá suministrar las plantillas de que son utilizadas en el trámite de nuestros procesos y pues serán plantillas que permitan modificación de acuerdo con las circunstancias del caso, con secretaria se le indicará que a esa plantilla le corresponde x o y respectivo tipo y subtipo que tiene dicha providencia)

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Que una vez escogida la plantilla el sistema automáticamente traiga el tipo y subtipo de auto, esto facilitará que los autos en las acciones de protección al consumidor se puedan numerar automáticamente porque ya el sistema trajo el tipo y el subtipo y no existiría error por parte del abogado al asignarle un tipo o subtipo al auto. para los autos admisorios, autos que impongan algún tipo de multa, sentencia y conciliación se deberá realizar numeración por parte del secretario.

89Que una vez escogida la plantilla la cual ya tiene su tipo y subtipo se despliegue el rol que tiene frente a ese auto: rol 1: proyecta, rol 2: revisa, rol 3: revisa y aprueba; rol 4: proyecta, revisa y aprueba y rol 5: aprueba. A veces una es la persona que revisa y aprueba otras veces el juez solo aprueba.

90 Que una vez proyectado el auto se despliegue una opción en la que se seleccione: ¿esta decisión genera archiva el proceso? SI o NO

91Que una vez proyectado el auto de manera predeterminada traiga las palabras notifíquese y el sello de estado. En caso de ser cúmplase debe seleccionar la opción para anular el sello de estado.

92Que una vez proyectado el auto se despliegue una opción en la que se seleccione: ¿esta decisión se impuso una multa? SI o NO. Si dice si indique: a. es una multa incumplimiento a la transacción conciliación o b. incumplimiento a una acción judicial.

93Que una vez la persona que proyecta o revisa el auto aparezca una opción que indique tarea finalizada, para que luego dicha tarea aparezca para el juez quien deberá aprobar y firmar.

94Que en caso de que requiera devolverse dicha providencia a la persona que proyectó o revisó aparezca un espacio de comentarios para indicar las correcciones que deben realizarse al documento.

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95Que el documento elaborado por el abogado que proyecta permita tener control de cambios tanto para el revisor como para el juez, esto para eventos en que las correcciones sean menores y por economía el revisor o el juez que aprueba dicha providencia lo pueda numerar de forma más rápida.

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Que antes de numerar la providencia de forma automática el sistema le genere una alerta: Tenga en cuenta que la firma no aparece cargada en el auto, hay espacios en blanco sin rellenar, o, por ejemplo, que este auto que pretende numerar ya tiene un tipo y un subtipo numerado para evitar que sobre un mismo proceso se numeren dos veces una misma providencia.

97Que una vez aprobado se genere numeración automática de dicha providencia para los procesos de protección al consumidor, para los procesos de competencia y PI los numera secretaría.

98 Que aparezca un aviso en el que indique: está seguro de numerar esta providencia, al dar SI- NO

99Que si el abogado da clic en NO numerar esta providencia, que estas providencias queden en una carpeta de pendientes y el sistema le genere una alerta en las que le indique tiene providencias pendientes por numerar

100Que dicho módulo pueda tener una opción de reportes en la que el funcionario o contratista pueda verificar autos pendientes por numerar, aprobar, revisar, etc. y el reporte de actos numerados, según corresponda.

101 Que al ver los actos numerados pueda desplegar el calendario de las fechas que desee consultar sus reportes.

102Que una vez numerada dicha providencia le genere al Grupo de Secretaría un reporte de providencias numeradas automáticamente para que procedan con la elaboración del estado y respectiva notificación de la providencia.

103 Que incluya el sello del estado a excepción de los autos de cúmplase

104

Queremos que con base en las plantillas precargadas tipo y subtipo definido previamente (auto que fija fecha de audiencia inicial art. 372 CGP, auto que fija fecha de instrucción y juzgamiento art. 373 CG.P, auto que fija fecha de audiencia inicial e instrucción y juzgamiento y auto que fija fecha para audiencia del art. 392 CGP) el sistema traiga de forma automática los nombres de las partes

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105

Funcionalidades para el juez: 1. Evacuadas todas las etapas previstas en las historias de usuario que anteceden el juez debe proferir sentencia. 2. El juez deberá contar con unas casillas para escoger si se profiere sentencia en audiencia o si anunciará el sentido del fallo y en 10 días proferirá la sentencia escrita. 3. El sistema debe desplegar opciones si es acta audiencia o sentencia, Si el proceso culmina con sentencia se deberá desplegar unas casillas así: en la sentencia se impuso multa (SI-NO). Seleccionar si es en favor de la SIC (integración con cartera), el Estado con campo para ingresar o seleccionar entidad a quien va dirigida, si contiene multa que se despliegue la casilla para indicar cuantas UVT y esto de manera inmediata le muestre el monto de SMLMV según corresponda y se despliegue una casilla en la que se indique en cuántos días hábiles se debe pagar esa multa. Si la sentencia contiene un término para cumplirse, por ejemplo, que el demandado debe devolver el dinero en 10 días hábiles, que se despliegue una casilla en la que se pueda poner un término que pueda ser contabilizado para que una vez vencido el término pueda ingresar al Grupo de Verificación (esto solo aplica para los procesos de consumidor y no para los procesos de competencia y PI) 4. Que se despliegue casilla en la que se indique si condena o no en costas, con ello Secretaría sabrá en que procesos se condenó en costas y permita poner el valor. 5. Por tratarse de una sentencia la numeración deberá ser realizada por Secretaría tanto para consumidor como para competencia y PI. 6. Una vez numerada el acta se finaliza el proceso con sentencia que el proceso cambie su estado de activo a finalizado. 7. Vencido el término indicado para que una sociedad cumpla con la orden emitida en la sentencia automáticamente pase al Grupo de Verificación del cumplimiento (Esto solo aplica para acciones de protección al consumidor y no aplica para competencia y PI) 8. Para el caso de competencia y PI se archiva una vez se culminen proceso de segunda instancia si existen y si no se archiven.

106

Funcionalidad de autos: 1. Estos autos ya deberán venir con plantillas precargadas de tipo y subtipo. 2. Para la emisión de estos autos se deberá contar con los pasos señalados en la historia de usuario 3912. 3. Que para los procesos de acción de protección al consumidor se permita seleccionar si se trata SI o NO de un auto asociado a trámites relacionados con el proceso de verificación del cumplimiento, con ello se determina si son trámites que genera defensa del consumidor o verificación del cumplimiento conforme a la historia 4446. 4. Recordar que los repartos son por auto o actividad en caso de consumidor.

107

Realizar traslado a través de un memorando a los diferentes grupos adscrito a la delegatura, así como a las demás áreas de la Superintendencia de Industria y Comercio, no se hacen traslados externos. Los traslados realizados en el sistema de trámites o el expediente electrónico deben verse reflejados en el uno o el otro (forma espejo) por ejemplo las otras áreas puedan verificar que ya está en el SAJUR.

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108

Se requiere que con posterioridad a la emisión de la sentencia en audiencia o posterioridad a la emisión de la sentencia escrita el sistema permita generar algunos autos: Auto que apruebe liquidación de costas. Auto que resuelve recurso contra las costas. Auto que concede recurso de apelación contra auto que aprueba costas. Autos que rechazan recursos de reposición o apelación en procesos de mínima cuantía. Auto que declara desierto un recurso de apelación. Auto de corrección, adición, aclaración de sentencia (estos dos últimos eventos para sentencias escritas). Auto con traslados de nulidades. Autos que resuelven nulidades. Autos de Desgloses. Autos que autorizan expedición de copias con constancia de ejecutoria.

CODIFICACIONES

1 Permite otorgarle un número único de identificación a un documento cuando es cargado al expediente.

2 Permite generar la codificación de acuerdo con la estructura y necesidad de la Entidad.

3 Permite incluir la codificación de las tablas de retención documental y la radicación de otras entidades.

4 Permite trabajar información cruzada con la codificación de la radicación propia de la entidad, de las tablas de retención y radicación de otras entidades.

5 Permite que los códigos formen parte de los metadatos.

6 Permite mantener una pista de auditoría de los cambios y eliminaciones de la codificación.

7 Permite consultar por codificaciones de estructuras anteriores o tablas de retención anteriores.

CONTROLES Y SEGURIDAD

1

Permite una vez cerrado el expediente restringir la adición o supresión de carpetas o documentos.Excepciones: Cuando por disposiciones legales o administrativas sea necesario reabrir un expediente, esta acción deberá realizarse mediante un perfil administrativo y debe quedar registro de ello en las pistas de auditoría, con la explicación del motivo por el cual se realizó la acción.

2 Permite acceso al contenido de los expedientes de acuerdo con los roles y permisos.

3Permite el registro de todas las acciones efectuadas sobre el expediente, en un historial de eventos que puede ser consultado por usuarios que tengan acceso al expediente electrónico.

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4Permite realizar la trazabilidad de los documentos electrónicos en el cuadro de clasificación documental mostrando información como mínimo de qué, quién, cuándo y cómo realizó acciones en el mismo.

5 Permite registrar en la pista de auditoría, cuando se realice la reubicación de una carpeta (o conjunto de carpetas) o documento.

6 Permite copias de seguridad y recuperación, autenticidad, niveles de seguridad, auditorías, pistas de auditoría, controles en modificaciones.

7 Permite establecer niveles de seguridad del expediente de acuerdo con los niveles de seguridad establecidos por la entidad.

8 Permite parametrizar el acceso a usuarios, funciones o grupos durante un periodo determinado.

9 Permite definir la información a mostrar cuando un usuario intenta acceder a un documento o expediente al que no tiene permiso.

10 No permite alterar las pistas de auditoría.

11 Permite guardar y almacenar automáticamente información sobre cualquier acción realizada, fecha y usuario de la pista de auditoría.

12 Almacena los cambios realizados en la configuración de la pista de auditoría.13 Permite el funcionamiento automático de las pistas de auditoría.

14 Permite el acceso de los usuarios a la información de la pista. (de acuerdo con permisos)

15 Permite búsquedas básicas y avanzadas de las pistas de auditoria.

16 Permite el registro automático de cualquier intento de violación de los mecanismos de control.

17 Permite la creación y administración de usuarios, roles y permisos.18 Permite revocar privilegios de un grupo o usuarios seleccionados.

19 Ofrece opciones de configuración para asignar o eliminar roles después de un período predefinido automáticamente.

20Que se permita actualizar los perfiles a los que cada grupo tiene autorizado, e inmediatamente se haga la corrección queden cargados y actualizado la imagen en el expediente electrónico.

21 Permite configurar controles, restringir el acceso de acuerdo con los perfiles configurados por el administrador del sistema.

22 Soporta diferentes mecanismos de autenticación.

23 Generar y mantener pistas de auditoría inalterables de las acciones realizadas por cada uno de los usuarios que ingresan al sistema.

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Captura y almacena en las pistas de auditoria, como mínimo información sobre:• Toda acción realizada sobre cada documento, expediente, usuario y metadatos;• Toda acción realizada en los parámetros de administración;• Usuario que realiza la acción;• Fecha y hora de la acción;• Cambios realizados a los metadatos;

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• Cambios realizados a los permisos de acceso;• Creación, modificación o eliminación de usuarios, grupos o roles del sistema;• País, navegador, dirección ip, tipo de dispositivo, sistema operativo, desde dónde fue abierta la sesión del sistema.

25 Mantiene las pistas de auditoría en el sistema durante el tiempo que se haya establecido en las políticas de la Entidad y las normas aplicables.

26 Permite registrar cualquier intento de violación de los mecanismos de control de acceso en las pistas de auditoría.

27 Impide desactivar la generación y almacenamiento de las pistas de auditoría.

28 Las pistas de auditoría permiten identificar los errores en la ejecución de los procesos. (Mantenimiento en menor tiempo)

29 Permite a un usuario autorizado parametrizar el número de intentos fallidos de ingreso a la sesión.

30El sistema bloquea al usuario una vez se hayan completado el número de intentos fallidos configurados por el usuario autorizado para el inicio de sesión y notificar mediante un mensaje de alerta.

31 Genera informes con los datos almacenados en las pistas de auditoría, permitiendo filtros y selección de criterios establecidos por el usuario solicitante.

32 Permite programar rutinas de copia de seguridad (backup) y su recuperación cuando sea necesario.

33 Permite la parametrización de copias de seguridad de los documentos en conjunto con los metadatos.

34 Notifica al usuario encargado, fallas críticas en los servicios del sistema en el instante en que se presentan.

35Garantiza que las operaciones realizadas en el sistema deben estar protegidas contra adulteración, supresión, ocultamiento y demás operaciones que atenten contra la autenticidad, integridad y disponibilidad de la información.

36 Cuenta con mecanismos de recuperación de credenciales de acceso obedeciendo las políticas de ingreso seguro.

37 Permite configurar y ejercer controles sobre tiempos de inactividad y bloqueo.

38Garantiza que las transacciones u operaciones que realice el sistema las cuales presenten fallos en su ejecución deben reversarse al estado inicial en la ejecución del proceso. (rollback) (evita envío de información incompleta y pérdida de esta).

39 Aplica técnicas criptográficas en las operaciones y/o transacciones críticas o sensibles para la organización.

40Cuando el sistema realiza procesos de importación o exportación de información, lo hace a través de interfaces seguras y aplicar protocolos y mecanismos de seguridad.

41 No limita el número de roles o grupos que se puedan configurar.42 Permite marcar un usuario individual como inactivo, sin eliminarlo del sistema.

30


43 Permite la generación de registros de control o hashes que permitan validar la integridad de los registros de seguridad generados.

44Permite la inclusión en los reportes generados de un rótulo que permita identificar su nivel de clasificación (clasificado, reservado, restringido, entre otros), de acuerdo con la clasificación asignada mediante parámetro al momento de su creación.

45 Permite la definición por parámetro y controlar la longitud mínima y máxima de las contraseñas.

46 Permite la definición por parámetro y controlar el número de contraseñas a recordar (Histórico de contraseñas).

47 Permite la definición de un diccionario de contraseñas no válidas y controlar que las contraseñas no coincidan con las existentes en dicho diccionario.

48Controla mediante parámetro la complejidad de la contraseña. Cuando se habilita la complejidad, la contraseña debe tener una combinación de caracteres numéricos, alfabéticos (Mayúsculas y Minúsculas) y signos o caracteres especiales.

49Permite que las contraseñas nunca puedan ser almacenadas en formato texto. Deben ser almacenadas por medio de un algoritmo de inscripción de una sola vía reconocido por la industria como MD5 y SHA. Para estos procesos de cifrado se deben utilizar llaves cuya longitud mínima sea de 128 bits.

50 Desconecta los usuarios que hayan permanecido inactivos en el sistema durante un tiempo definido mediante un parámetro que especifique este tiempo.

51 Permite definir por parámetro y controlar la vigencia mínima, vigencia máxima y tiempo de aviso de vencimiento, de las contraseñas.

52 Permite manejar los siguientes estados para las cuentas de usuario: Habilitado, deshabilitado, bloqueado, suspendido.

53Permite rastrear de forma automática y sin ninguna intervención manual todas las acciones realizadas en el sistema, y almacenar los datos sobre estas en la pista de auditoría.

54Permite contar con procedimientos automáticos para copias de seguridad y restauración encaminados a realizar copias periódicas de seguridad de todos elementos dentro del sistema (carpetas, documentos, metadatos, usuarios, roles, permisos, configuraciones específicas).

55 En caso de presentarse fallas durante la restauración de las copias de seguridad permite notificar sobre el fallo y los detalles de este, para que el administrador tome las decisiones necesarias para subsanar los errores.

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Definir los roles involucrados en cada una de las fases de los procesos, para cada uno de los grupos y establecer las acciones que podrán desempeñar los diferentes funcionarios y contratistas, entre los que se encuentran: Delegado, Coordinador, Juez, Sustanciador (igual a complementado), Abogado, Técnicos entre otros.

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57Que cuando alguna persona desee revisar el expediente, se dirija a un sitio en el cual deberá indicar el número de radicado y si es parte o no del proceso. Para tal efecto es necesario que ingrese datos fundamentales para su autenticación (usuario y contraseña).

58 Ofrece opciones de gestión de notificaciones y avisos por medio de correo electrónico.

INTEROPERABILIDAD

1 Permite la integración con los diferentes servidores de correo electrónico de acuerdo con las necesidades o políticas de cada organización.

2El sistema cumple como mínimo con los siguientes estándares de interoperabilidad:OAI-PMH y CMIS-OASIS, para garantizar la interoperabilidad con otros sistemas.

3Cuenta con una plataforma estándar compatible con la definición de estructuras de datos (XML), que brinden la posibilidad de realizar importación de información de este y de otros sistemas garantizando su interoperabilidad.

4 Integraciones entre: Sistema de Tramites, Modulo de Devoluciones, Reporte de la empresa prestadora, Sincronizar Expediente y Trámites

5 Debe existir una integración con certicámara para que nos arroje la firma digital

6 Interoperabilidad con juzgados. Bandeja para poder compartir expedientes de los procesos judiciales internos con otros juzgados externos.

RADICACIÓN CON VALOR PROBATORIO

1El sistema genera reportes de las comunicaciones, que contenga 1. el año, 2. radicado, 3. Fecha de la radicación a la entidad 4. funcionario que elaboró la comunicación, 5. fecha y hora de envió de la comunicación 6. fecha y hora de entrega de la comunicación.

2Se quiere que los documentos radicados de manera física en la ventanilla o en las casas de consumidor en donde se anexen documentos por medios extraíbles como CD, USB, DVD, y demás, queden cargados y digitalizados y hagan parte del memorial o demanda que se radique por este medio.

3Se genere un reporte diario tanto para el funcionario que tiene asignado el proceso al momento de realizarse la corrección en radicación, así como también para el usuario que ha radicado de manera errada el documento

4 Notificación personal: se quiere quede como una radicación de salida: la notificación personal realizada al demandado en las instalaciones de la sic.

5Que los radicados hijos de un documento se vean reflejado en el proceso padre que se está consultando en el expediente electrónico, y se vea la trazabilidad de todos los documentos que fueron radicados al expediente hijo

6 Cuando se trate de la misma demanda, se le permita al abogado

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o técnico acumular en el sistema de trámite (o expediente electrónico) de la entidad, y que dicha información se vea reflejada en el expediente electrónico. Este rol puede decidir cuál es el radicado padre y cuál es el hijo. Para las acumulaciones solo se debe permitir entre demandas, entre contratos de transacción no mixtura

7El sistema debe permitir generar reportes de las comunicaciones, que contenga que contenga 1. el año, 2. radicado, 3. Fecha de la radicación a la entidad 4. funcionario que elaboró la comunicación, 5. fecha y hora de envió de la comunicación 6. fecha y hora de entrega de la comunicación.

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Se requiere que las correcciones realizadas sobre el radicado en el sistema de trámites de la entidad frente a los perfiles que se va a tramitar al interior de cada grupo (ejemplo: perfiles de demanda de protección al consumidor) a un documento que nos llega de otra aérea de la entidad o grupo de la delegatura, quede sincronizados (se crean los consecutivos, en aquellos casos que sea un memorial del radicado) con el expediente electrónico.

DIGITALIZACIÓN

1 Permite digitalización con fines de control y trámite.2 Permite la digitalización con fines archivísticos.3 Permite digitalización con fines de contingencia y continuidad del negocio.4 Permite digitalización certificada.

5

Permite integrar como mínimo con una solución de digitalización y debe permitir:• El escaneo monocromático, a color o en escala de grises.• El escaneo de documentos en diferentes resoluciones.• Manejar diferentes tamaños de papel estándar.• Debe reconocer y capturar documentos individuales en un proceso de digitalización masiva.• Debe tener la funcionalidad de reconocimiento óptico de caracteres (OCR)(optical character recognition) e ICR (intelligent character recognition).• Guardar imágenes en formatos estándar.• El SGDEA debe incluir tecnologías de reconocimiento de datos, (de acuerdo alas necesidades y las que sean requeridas por la entidad):• (OCR) Reconocimiento óptico de caracteres.• (HCR) Reconocimiento de caracteres de huella.• (ICR) Reconocimiento inteligente de caracteres.• (OMR) Reconocimiento óptico de marcas.• Reconocimiento de código de barras

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Se quiere que los documentos -pruebas 3D- queden y se refleje en expediente electrónico tal cual, y como fue aportado en físico, ejemplo, tener en cuenta las digitalizaciones a color, y queden asociada al consecutivo memorial con las que fueron aportadas, pero que al momento de realizar la descarga del documento en forma libro, también se pueda observar.

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RADICACIÓN MULTICANAL

1Los memoriales radicados por los usuarios a través del correo contá[email protected], ventanilla única, casa del consumidor deben ser direccionados por parte del Grupo de Trabajo de Gestión Documental y Archivo al número del proceso que este en trámite ante la delegatura.

2Para poder enviar el documento al usuario debe existir una integración con la empresa prestadora de correo electrónico certificado y servicios postales (certimail o 472).

REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES

1 El tiempo de inactividad no prevista del SGDEA, no debe superar las 10 horas al trimestre y 40 horas al año.

2 Está disponible las 24 horas del día, 7 días de la semana, 365 días del año.

3Cuando se produzca un fallo del software o del hardware, debe resultar posible devolver el sistema a un estado conocido (más reciente que la copia de seguridad del día anterior) en menos de 02 horas de trabajo con el hardware disponible.

4Es capaz de realizar una búsqueda sencilla en 3 segundos y una búsqueda compleja (combinando criterios) en máximo 5 segundos, con independencia de la capacidad de almacenamiento y el número de documentos en el sistema.

5 Toda funcionalidad del sistema y transacción de negocio realizada en el SGDEA responde al usuario en menos de 5 segundos.

6Es escalable y no permite ninguna característica que impida su uso en organización de pequeño o gran tamaño, permitiendo aumentar la capacidad del sistema para ofrecer más servicios a un mayor número de usuarios sin degradar la calidad del servicio.

7 Es 100% web y su administración y parametrización debe realizarse desde el navegador. Se deben proveer interfaces de escritorio opcionales.

8 Ofrece soporte para sistemas de almacenamiento tipo NAS, DAS y SAN.9 Permitir la fácil instalación y despliegue de plugins y desarrollos personalizados.

10 Es diseñado y construido con los mayores niveles de flexibilidad en cuanto a la parametrización de los tipos de datos, de tal manera que la administración del sistema sea realizada por un administrador funcional del sistema.

11 Provee al menos dos interfaces para la Gestión del ECM y sus componentes:• Interfaz de comandos.• Interfaz gráfica de usuario.

12 Proporciona en todo momento al usuario final y al administrador funciones de uso fácil e intuitivo.

13 Cuenta con manuales de usuario estructurados adecuadamente.

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14 Cuenta con un módulo de ayuda en línea.

15 Posee un diseño “Responsive” a fin de garantizar la adecuada visualización en múltiples computadores personales, dispositivos, tabletas y teléfonos inteligentes.

16Está diseñado y construido con los mayores niveles de flexibilidad en cuanto a la parametrización de los tipos de datos, de tal manera que la administración del sistema sea realizada por un administrador funcional del sistema.

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Permite que los usuarios modifiquen o configuren la interfaz gráfica a su gusto. Con elementos de personalización sencillos, que abarquen, al menos las siguientes opciones, sin limitarse necesariamente a estas:• Contenidos de los menús,• Disposición de las pantallas,• Uso de teclas de funciones y atajos de teclado,• Colores y tamaño de las fuentes que se muestran en pantalla.

18 Permite acceso a todas las funcionalidades y a cualquier interfaz de la aplicación a través del teclado.

19 Provee información de contexto e información del estado del usuario en todo momento.

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Se quiere que los planos arquitectónicos o u otros documentos impresos en formato de mayor tamaño (Brochure, revistas, etc.) radicados de manera física (ventanilla o casa del consumidor) se ploteen y queden en pdf, y se pueda visualizar en el expediente electrónico, de tal manera que dicha prueba no sufra ninguna alteración de cara al proceso, y queden asociada al consecutivo memorial con las que fueron aportadas, pero que al momento de realizar la descarga del documento en forma libro, también se pueda observar.

21Permite al usuario gestionar las ventanas (modificar el tamaño y posición, minimizar, maximizar, cerrar la ventana, etc.), y que se guarden estas especificaciones en un perfil de usuario.

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superintendencia de industria y comerciopara el año 2020 la superintendencia de industria y...

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