ERP – STONE

Automatización de procesos corporativos, que incrementan la competitividad y productividad

STONE ERP es un sistema de información integrado que permite a las empresas automatizar sus actividades operativas, generando un valor agregado en la gestión de los estados financieros, administrativos y comerciales. El total de procesos que se llevan en el sistema de información STONE, cuentan con el suficiente nivel de parametrización que le permite a las empresas crear sus condiciones de negocio, de acuerdo con las políticas, normas y seguridades corporativas establecidas.

Permite el manejo de múltiples empresas sobre un mismo servidor, disminuyendo los costos de plataforma tecnológica y facilitando la consolidación de la información y las transacciones entre ellas.

Su modularidad le permite implementar lo que primero necesita su negocio e iniciar un proceso gradual de sistematización de su empresa de acuerdo con sus prioridades y capacidad de personal para dedicar al proyecto.

Stone permite manejar múltiples nóminas, en cuyo caso pondríamos pagarle a cada empleado de forma diferente con base en la formulación que se defina para cada concepto de liquidación.

Este módulo está diseñado con el objetivo de agilizar y apoyar los procesos administrativos relacionados con la liquidación de Nomina y administración de personal, contando además con la Gestión de Recursos Humanos que nos permite administrar la Gestión de Salud Ocupacional, Bienestar, Análisis de Cargos, Evaluación del Desempeño y Selección.

CARACTERISTICAS GENERALES

Podemos parametrizar valores para la el proceso de nomina como: salario mínimo legal, mínimo de la empresa, vigencia, salario mínimo anterior, numero de salarios mínimos para constituir un salario integral, salario máximo para Retefuente y máximo para la empresa, valor de subsidio de transporte, numero de salario para recibir subsidio de transporte, ultima fecha de cesantías, días mínimos de vacaciones, mínimos para primas, Gravamen máximo de vivienda.

Definición de tipos de calendario para cada concepto: Ej. Nómina, vacaciones, medios

de transporte. Este calendario sólo se modifica cada año, y se utiliza para que Stone automáticamente liquide la nómina, las vacaciones y demás conceptos. Aquí podemos definir los días festivos, días laborales.

Tipos de Incapacidad: Podemos definir los tipos de incapacidad que se presenten,

definiendo los porcentajes correspondientes a la empresa, a la entidad, el número de días, etc.

También podemos definir tipos de nomina, formas de pago por periodo o por días,

máximo Horas Extras, demandas, motivos de ausencia y tipos de contrato.

Definición de rangos de retención por salarios. FORMULACION Y CONCEPTOS DE LIQUIDACION DE NOMINA Stone nos permite parametrizar todos los conceptos que maneje la compañía, como: Sueldo Básico, Subsidio de transporte, factor prestacional, hora extra diurna ordinaria, hora extra nocturna festiva etc., y demás conceptos que compongan la nomina. A Estos conceptos se les parametriza si maneja fechas, resta al saldo, maneja retefuente, maneja tercero, si es un ingreso o egreso, si se captura por cantidad o valor, si es visible en el

Gestion de Nomina y

RRHH

desprendible de pago o no, si maneja topes, etc. Así, podemos manejar los siguientes conceptos:

Definición de N conceptos que se van a pagar en cada periodo. Definición de las bases de liquidación de cesantías, sueldos retenciones, Primas,

vacaciones, parafiscales y otros. Numero de periodos. Forma de liquidación: pago o bases. Porcentaje de base para la liquidación de retefuente. Tipo de liquidación: mensual, bimensual, trimensual, semestral, anual, Se indica el periodo al cual se va a asociar los conceptos, o el concepto al que se

va asociar las bases de liquidación. Se indica la forma como se calcula cada concepto puede ser: actual, pagado,

promedio, proporcional, variable, ultimo. Formulación Cada concepto tiene su propia formulación. Este aspecto es muy importante por las variaciones que existen a nivel de la legislación y políticas institucionales en la liquidación de la nomina. Así, a cada concepto se le hace su propia formulación siguiendo con las siguientes características:

Formulación de n conceptos de nómina, donde vamos a determinar las fechas de liquidación de cada concepto y su respectiva formulación.

Para cada concepto definiremos también las variables Para cada concepto le relacionaremos también la cuenta contable que afectará, el

centro de costo y el referenciado. Definición de unidades de medida para conceptos Definición de variables para formulación de conceptos. De igual forma podemos parametrizar los diferentes conceptos que afectan la cada

tipo de liquidación existente. Aquí encontramos pagos mensuales como sueldos compuestos por los diferentes conceptos como: sueldo básico, auxilio de transporte, factor prestacional, etc., de igual forma se parametrizan otros tipos de liquidación como pagos semestrales, cesantías parciales, cesantías definitivas, vacaciones etc., cada una compuesta por conceptos particulares.

Podemos relacionar por cada funcionario los conceptos asociados a el para que se tengan en cuenta cuando hacemos su liquidación. Es importante entender que el nivel de parametrización de Stone, permitiría liquidar a cada funcionario de forma diferente.

También podemos parametrizar grupos (equipo de funcionarios que manejan las mismas condiciones y tipos de nomina), el cual va a ser relacionado al funcionario en su contrato.

Podemos definir n grupos de nómina (Ej. Administración, operativa, comercial), a los cuales vamos a relacionar unas características de liquidación propias para cada grupo de nomina, en caso de que la liquidación sea diferente para cada grupo.

Se define el tipo de nomina, parámetros de ley, tipo de calendario a asociar en cada grupo, calendario de vacaciones, tipo de liquidación del sueldo, tipo de

liquidación de vacaciones, tipo de liquidación para cesantía, tipo de liquidación de retención

Se asocia el concepto de subsidio de transporte, aporte de EPS, aporte al fondo de pensión y solidaridad.

Entidades Podemos llevar la base de datos de las entidades con las que trabajamos como: entidades promotoras de salud, Fondos de pensiones, Fondos de cesantías, Administradoras de riesgos profesionales, cajas de compensación, bancos, pensiones voluntarias, etc., con sus respectivas sucursales, las cuales serán asociadas a cada funcionario. Aportes y Provisión

Definición de aportes a entidades. Tipos de aporte: sena, ICBF, primas caja, cesantías, vacaciones (aporte o promisión) (porcentaje consulado).

Se define si es un aporte o una provisión, si es un porcentaje o un consolidado. Primas

Definición de tipos de primas. Periodo que causa el tipo de prima Se asocia la prima a un tipo de liquidación Las primas también se relacionan con grupos de nomina definidos previamente.

Cesantías Parametrización de diferentes conceptos para el retiro de cesantías. Periodos De Liquidación Se define el número de periodos de un año, el rango del año, el tipo de liquidación (quincenal, mensual). Novedades De Liquidación

Se ingresan las novedades para cada funcionario. Manejo consecutivo para cada liquidación de novedad, fecha de la novedad,

concepto (previamente parametrizado), contrato, valor de la novedad, moneda, la novedad puede digitarse o generarse automáticamente, centro de costo, tercero.

Se puede establecer si la novedad es definitiva, si se hace la liquidación en borrador o si esta aplazada con el fin de que no entre en el periodo a liquidar.

Pre-Nómina Es un programa que permite la liquidación de la nomina con el fin de revisarla y realizar las modificaciones pertinentes antes de enviar la nomina definitiva. Autoliquidación

Nit de la entidad. Se indica si la autoliquidación se va a presentar: consolidada, única o sucursales, la

clase de aporte: grande, pequeño, independiente, intereses de mora, ciudad, departamento, A.V.P (aporte voluntario a pensiones).

Cada funcionario se asocia conceptos externos para la base de retención en la fuente (vivienda, salud, u otros), fecha de la novedad, valor o porcentaje exento para cada caso.

Incapacidades

Se puede definir n tipos de incapacidades En el momento en que surja una incapacidad, se incluyen las incapacidades del

funcionario. Se relaciona la empresa que va a dar la incapacidad, se relaciona el concepto de la

incapacidad, fecha y numero de radicación de la incapacidad, periodo de la incapacidad ( Desde- Hasta), Numero de días, se relaciona la base de liquidación, valor de la incapacidad, fecha en que se causa la novedad

Se da un estudio a la incapacidad cuando se esta procesando o cuando se liquida. Se define si es primera vez o prorroga y se relacionan observaciones.

Vacaciones Se relaciona el numero de periodos de disfrute, consecutivo del documento, fechas de causación de vacaciones, días causadas, hábiles acumuladas, tomadas, hábiles tiempo de disfrute, numero de días pagar, valor a pagar valor base, se puede definir si las vacaciones se conceden con resolución o no. Préstamos

Manejo de préstamos a funcionarios, concepto del préstamo, fecha valor del préstamo, valor de intereses estado del funcionario, numero de cuotas, descripción del préstamo, valor total, valor de cuotas, saldo del préstamo, saldo de abonos, liquidación de cuotas descuentos.

Stone maneja el plan de pagos por cuotas. Liquidación de Prestamos.

Aumento De Sueldo Tipo de aumento (Porcentaje, valor igual ) se puede hacer el aumento por empleado, grupos de empleado o en general. BIODATA FUNCIONARIOS En cuanto a la información que podemos manejar acerca de los funcionarios podemos encontrar: Apellidos, Nombres, Código interno (si lo maneja la compañía), documento de identificación, estado del funcionario (activo o inactivo), nacionalidad, sexo, RH, estado civil, lugar y fecha de nacimiento, dirección, teléfono, barrio, lugar de residencia, correo electrónico, licencia de conducir, libreta militar, clasificación de rutas (si la empresa posee rutas para transportar a los funcionarios) y clasificación del funcionario dentro del árbol generado por la empresa (se asimila al organigrama).

Creación de un funcionario dentro de una empresa. Alimenta toda la información básica requerida por otros programas, para que

posteriormente nos lleve a una liquidación de nómina. Manejo de foto del funcionario si se desea. Estado del funcionario (activo o inactivo) Clasificación del empleado dentro de la compañía. Administración de los aportes por cada funcionario. Manejo de Hoja de Vida interna: Recorrido del funcionario por la compañía, útil

para verificar que áreas de la empresa conoce. Número de contrato, tipo de salario, fecha de inicio, fecha de retiro, fecha de

contrato, cargo, centro de costo al que pertenece, estado del funcionario, sueldos, nombramientos, resoluciones, observaciones, información de familiares, etc.

Permite relacionarlo con una ruta de transporte dentro de la empresa. Hoja de Vida Externa: Base de datos de los cargos desempeñados por el

funcionario antes de ingresar a la compañía. Esto es útil para tener la información de las capacidades desarrolladas.

Tipo de empresa, tipo de liquidación, dirección, teléfono, fecha de ingreso, fecha de egreso, años, meses y días trabajados, cargo desempeñado, motivo de retiro, tipo de contrato, funciones, datos de jefe inmediato, personal a cargo, verificación de la información, etc.

Datos familiares: Podemos llevar la información de sus padres, hijos, esposa etc., esto es muy útil para eventos, obsequios, incentivos.

Manejo de toda la información de los familiares de los funcionarios de la empresa.

EDUCACIÓN Definición de Modalidades de educación: Formal, No Formal. Base de datos de la Educación Formal que ha recibido el Funcionario, donde

podemos analizar su competencia para responsabilizarse de otros cargos o tareas dentro de la compañía. Aquí encontramos datos como: si esta graduado o no, si realizo tesis, valor del semestre, auxilio de la empresa (si existe), promedio, descripción del curso.

Estudios realizados por cada funcionario, especificando la institución, tiempo de estudio, titulo obtenido, estudios realizados, país, departamento, ciudad, etc.

Grado de educación, estudia actualmente. Información verificada, fecha y contacto. Educación No formal en la cual tenemos información acerca de la formación no

forma (cursos..) que ha recibido el funcionario. Útil para conocer sus competencias, sus necesidades de capacitación e incluso para no repetir capacitación previamente recibida.

ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO Donde especificamos el tipo de contrato, estado del funcionario, numero del contrato, grupo de nomina al que pertenece, cargo, tipo de nómina, especificaciones del contrato, tipo de salario, condiciones generales del contrato (forma de remuneración, forma de pago, tipo de pensión, manejo de turnos, tipo de retención, calendario de vacaciones, histórico de sueldos, cesantías, subsidio de transporte, etc.), clasificación del funcionario, especificaciones del contrato, etc.

OTRAS FUNCIONALIDADES

Manejo de Pensionados Definición de porcentajes correspondientes al funcionario y empresa para los pagos

de salud y pensión. Definición del porcentaje correspondiente al funcionario y empresa para los pagos

de salud. Parametrización de Cargos: En los cuales creamos los cargos de la compañía, el

grado del mismo, el salario mínimo y máximo para el cargo, estado del cargo (activo o inactivo), número de cargos y cargos disponibles. De igual forma podemos crear y parametrizar los grados que maneja la compañía.

Definición de n tipos de grados manejados por la empresa (si aplica) Administración de Turnos. Ausencias:

- Podemos definir n motivos de ausencia. - Definir si es remunerada o no. - Asociarlas a cada funcionario.