soportes contables
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SOPORTES CONTABLES Y LIBROS DE CONTABILIDAD
CARLOS MAURICIO MONTERO MENDOZA
SENA
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
BOGOTÁ
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INTRODUCCIÓN
Los soportes contables son la base para registrar todas las operaciones de tipo
comercial, estos siempre deben adherirse a los comprobantes contables por lo
que su existencia y buen manejo son fundamentales para la correcta
contabilización en una empresa.
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OBJETIVOS
Reconocer la importancia de los soportes contables y su aplicación en las
empresas.
Diferenciar con claridad los diferentes documentos que integran los soportes
contables y los libros de contabilidad
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1. SOPORTES CONTABLES
Los soportes contables sirven para registrar todas las operaciones contables y
estos se adjuntan a los comprobantes de contabilidad respectivos, estos a su vez
se dividen en comprobante contables externos e internos. Entre los soportes de
contabilidad externos tenemos recibo de caja o comprobante de ingreso, recibo de
consignación bancaria, comprobante de depósito, facturas de venta,
comprobantes de venta, cheque, comprobante de egreso, letra de cambio,
pagarés, notas débito y crédito, recibo de caja menor. Por otro lado, entre los
soportes de contabilidad internos tenemos: notas de contabilidad y comprobantes
de contabilidad.
1.1 SOPORTES CONTABLES EXTERNOS
Antes de tomar cada uno de los soportes externos vale la pena decir que los
asientos contables para su justificación deben tener un soporte con los siguientes
datos:
Nombre o razón social de la empresa que lo emite y NIT.
Nombre, número y fecha del comprobante.
Descripción del contenido del documento.
Firmas de los responsables de elaborar revisar aprobar y contabilizar los
comprobantes.
Ahora hablaremos de cada uno de los documentos que hacen parte de los
soportes contables externos.
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Recibo de caja o comprobante de ingreso: Es un soporte de contabilidad el cual
constan los ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo .El original ha
de entregarse al cliente y las copias se han de archivar, generalmente se archiva
una para el archivo consecutivo y otra para el comprobante diario de contabilidad.
Este documento se contabiliza con debito a la cuenta de caja y el crédito de
acuerdo a su contenido o concepto del pago recibido .Generalmente es un soporte
de abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos
diferentes a ventas de contado.
Este documento se llena de la siguiente manera:
.Se coloca el número del recibo de caja (si se lleva consecutivo)
.Ciudad en la que está ubicada la empresa que elabora el recibo.
.La fecha se coloca día, mes y año
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.Nombre de la persona o empresa que efectúa el pago
.Valor del pago recibido
.Dirección de la empresa o persona que efectúa el pago
.Se coloca el valor en letras
.Motivo por el cual se recibió el pago
.Número del cheque con el que se recibió el pago
Si el pago se efectúa en cheque, se coloca el nombre del banco o número de
compensación
.Nombre de la sucursal del banco que expide la chequera
.Si el pago se realiza en efectivo se marca una x si este es el caso se obvian los 3
pasos anteriores referentes a cheques y bancos
Se coloca el código PUC
.Nombre de la cuenta
.Valor por el cual se vendió la mercancía
.Firma de la persona que recibe el cheque y se debe colocar el sello
.Se coloca el número de documento de identidad de la persona que recibe el
cheque o el NIT de la empresa beneficiaria.
Recibo de consignación bancaria: Es elaborado por los bancos y suministran a sus
cuentahabientes para que lo diligencien al consignar .El original queda en el banco
y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve de
soporte para la empresa que consigna.
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Existen dos tipos de formularios uno para consignar el efectivo y cheques de
bancos locales y otro para consignar efectivo y cheques de bancos y otro para
consignar remesas o cheques de otras plazas
Se colocan los datos de la fecha, día, mes año, la ciudad y el teléfono del
depositante
Se especifica si se va a consignar en cuenta corriente o cuenta de ahorros
Se escribe el número de la cuenta a donde se va a consignar el dinero
Se escribe el nombre del titular de la cuenta que va a recibir el dinero
Se escribe el nombre de quien deposita.
Se escribe el valor exacto que se va a consignar
A continuación se muestra un ejemplo de recibo de consignación bancaria ya
diligenciado.
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Comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros: Las entidades financieras
suministran a sus clientes de cuentas de ahorros además de la tarjeta débito,
libretas para que sean diligenciadas al depositar o retirar dinero de su cuenta de
ahorros .Este soporte maneja dos opciones para elegir solo una: deposito en
efectivo o cheques de bancos locales y retiros en efectivo o en cheque de acuerdo
a la cuantía y exigencia del cliente.
Facturas de venta: Es el documento que expide quien vende bienes o servicios .La
factura es el soporte esencial para la contabilidad de una empresa; la deben
expedir los comerciantes y todo quien esté obligado por ley.
Así pues quienes estando obligados a expedir factura lo hagan sin el cumplimiento
de los requisitos establecidos incurrirá en sanción de clausura o cierre del
establecimiento.
Requisitos de una factura:
a) Estar denominada expresamente como factura de venta.
b) Apellidos y nombre o razón social y NIT de quien vende o presta el servicio.
c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o
servicios junto con la discriminación del IVA pagado.
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d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
consecutivo de facturas.
e) Fecha de su expedición.
f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos.
g) Valor total de la operación.
h) El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura.
i) Indicar la calidad del retenedor del impuesto sobre las ventas.
j) Numeración autorizada.
Documentos equivalentes a la factura:
Los tiquetes de máquinas registradoras.
Las boletas para espectáculos públicos.
Los recibos de pago de matrículas y pensiones.
Extractos pedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de
inversión extranjera, fondos de valores, fondos de pensiones y cesantías.
Factura electrónica entiéndase por factura electrónica el documento
computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de un
servicio.
Están obligados a facturar:
Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes.
Los importadores.
Los prestadores de algún servicio.
Los responsables del impuesto sobre las ventas que pertenezcan al régimen
común.
En general quienes realicen habitualmente ventas a consumidores finales.
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Quienes no están obligados a facturar:
Los bancos, las entidades financieras.
Las cooperativas de ahorro y crédito y los fondos de empleados.
Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo.
Las empresas que prestan el servicio de transporte público urbano o metropolitano
de pasajeros.
Facturas de ventas de mercancía al contado: Al contabilizar las ventas al contado
se debita Caja y se acredita Comercio al por mayor y al por menor si la mercancía
no está gravada; si está gravada se acredita también la cuenta Impuesto sobre las
ventas por pagar.
Al contabilizar las compras al contado se debita Compras, si la mercancía no está
gravada se debita además Impuesto sobre las ventas por pagar y se acredita
bancos o caja.
Factura de ventas a mercancía a crédito: El vendedor elabora la factura en original
y copias de acuerdo con su organización contable, así original para cliente, una
copia para cartera otra para archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante de contabilidad.
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La factura se diligencia de la siguiente manera:
.Se coloca el número de factura
.Fecha en que se entrega la mercancía
.Forma de pago
.Número de pedido
.Condiciones de pago
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Nombre del cliente que realizo la compra
.Dirección del establecimiento que vende
.Número de NIT del establecimiento quien expide la factura
.Cantidad de la mercancía solicitada
.Descripción de los artículos solicitados
.Precio de cada artículo
.Valor en letras
.Subtotal lo que suman los totales de los artículos solicitados
.Indicar cuanto es el valor del IVA a cobrar (sale de multiplicar el subtotal por el %
de IVA a cobrar)
Se registra el valor total el cual es la suma del subtotal más el IVA
Comprobante de venta con tarjeta de crédito: Cuando la empresa vende bienes o
servicios con tarjeta de crédito se considera venta de contado, porque el
comprobante firmado por el tarjetahabiente se consigna utilizando el formato
especial que el banco ha diseñado para este servicio así pues el proceso es el
siguiente:
El vendedor recibe la tarjeta de crédito del cliente la pasa por la maquina
impresora con el comprobante de venta y luego lo diligencia con los datos de la
factura de venta .Como el banco cobra una comisión por el servicio, esta
constituye un gasto financiero para la empresa cuyo soporte es el comprobante de
venta.
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Consignación del comprobante de venta: El vendedor consigna el comprobante de
venta con tarjeta de crédito en la cuenta correspondiente del banco indicado por la
empresa para tal fin.
Al pagar los bienes o servicios con tarjeta de crédito, el comprador, además de la
copia de la factura, recibe la copia del comprobante de pago con tarjeta de crédito.
Este comprobante de venta se debe diligenciar por parte de los establecimientos
de la siguiente manera:
Se solicita la tarjeta y el documento de identificación del tarjetahabiente y se
verifican los datos
.Se identifica el emisor de la tarjeta y se registra la información del establecimiento
en el comprobante, con ayuda de la maquina impresora y se asegura la legibilidad
de este.
Se anota en forma correcta el valor de compras y servicios, el IVA, las propinas y
otros, para sacar el monto total en números y letras
.Se indica en la casilla de base de devolución, el valor que corresponde a las
compras o a servicios sin IVA
.Se solicita la firma del tarjetahabiente en el comprobante y se compara con la
registrada en la tarjeta
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Cheques: Es un título valor por medio del cual una persona llamada girador
ordena a un banco que pague una determinada suma de dinero a un tercero
llamado beneficiario.
Los cheques se diligencian del siguiente modo:
.Se escribe la fecha de emisión del cheque en la parte señalada para ello. Si
desea que el cheque sea cobrado a partir de una fecha posterior esto se puede
indicar aparte, en una pequeña tarjeta con la indicación de la fecha deseada de
ingreso al banco para que tenga los fondos necesarios.
.Se escribe el nombre de la persona o empresa a la que se está realizando el
pago “Páguese a la orden de” independientemente de lo que se escriba este
cheque podrá ser endosado para que lo cobre otra persona, utilizando el reverso
del cheque, donde se deberá indicar la dirección y teléfono de la persona o
empresa a la que está dirigido el cheque originalmente, así como su firma.
También se puede colocar “Al portador” para que cualquier persona que presente
el cheque al banco lo pueda cobrar.
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.Se escribe la cantidad por la que se elabora el cheque utilizando números
arábigos.
.Se escribe la cantidad por la que es válido el cheque en letras.
Se firma el cheque en el espacio correcto utilizando la misma firma que tiene
registrada en el banco (si la tiene)
Nota:
Si desea que solamente se pague el cheque a la persona o empresa a la que se lo
está otorgando cruce el cheque, lo que se hace con dos rayas paralelas en
diagonal
Comprobante de egreso o comprobante de pago: Llamado también orden de pago
o comprobante de egreso es un soporte de contabilidad que respalda el pago de
determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o de efectivo.
Por lo general se elabora por duplicado el original para anexar al comprobante
diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en
el comprobante de pago queda copia del cheque ya que el titulo valor se entrega
al beneficiario.
Al contabilizar este documento se acredita la cuenta de Bancos y se debita la
cuenta que corresponda según el concepto del pago.
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Este documento se diligencia de la siguiente manera:
.Se coloca el número de comprobante (si se lleva consecutivo)
.Se coloca el código del PUC
.El motivo por el cual se realizó el pago (se puede indicar si se hizo la retención en
la fuente)
.Valor del cheque que se está pagando
.Se coloca el número del cheque que soporta la realización del comprobante
.Si el pago se realiza en efectivo se marca una X dado este caso no hay
necesidad de los pasos anteriores
.Si el pago se efectúa en cheque, se coloca el nombre del banco
.Se coloca el nombre de la sucursal del banco que expide la chequera
.Se coloca a quien se le debe pagar el cheque
.Nombre de la persona que elabora el cheque y el comprobante
.Nombre de la persona que revisa el cheque y el comprobante
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.Nombre de la persona que aprueba el pago del cheque.
Nombre de la persona que lleva el registro del cheque a los libros
.Firma de la persona que recibe el cheque y se debe colocar el sello
.Se coloca el número de documento de identidad de la persona que recibe el
cheque o el número NIT de la empresa beneficiaria
Letra de cambio: Este documento es negociable o título valor es una orden
incondicional de pago que da una persona llamada girado para que se pague a la
orden o al portador cierta suma de dinero .En el comercio se utiliza este
documento como garantía de pago en compras o ventas a crédito .El vendedor
hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denomina Letras por cobrar, el
comprador acepta letras de cambio a proveedores y se llaman Letras por pagar.
Para diligenciar una letra de cambio se necesita:
.La firma de la persona que crea el título. El Girador
.El lugar de cumplimiento de la respectiva obligación, en caso tal de no
mencionarse lugar, se entenderá que será en el domicilio del creador del titulo
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.La fecha y lugar de la creación del titulo
.La orden de pagar una suma determinada de dinero, esta orden no debe estar
sometida a ninguna condición
.El nombre de la persona a quien se le da la orden de pagar la suma de dinero
(Girado)
.La forma del vencimiento de la letra, es decir, si se debe pagar al momento de su
presentación (a la vista); si se debe de pagar a un tiempo fijado a partir del
momento de su creación (a un día cierto) o si debe de ser pagada en un plazo que
empieza a correr luego de que se presente el título a la vista del girado (a cierto
tiempo después de la vista)
.La indicación de ser pagada a la orden de la persona que porte el documento.
.La firma de la persona a quien se le da la orden de pagar la suma de dinero
(girado) con sus datos personales, dirección, teléfono, domicilio y cedula de
ciudadanía
Pagaré: Este título valor es una promesa incondicional de pagar cierta cantidad de
dinero en una fecha determinada, generalmente este documento se utiliza para
respaldar los préstamos bancarios.
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Los pagarés traen la siguiente indicación:
Debo y pagare incondicionalmente por este pagare a la orden de… y es aquí
donde debes poner el nombre completo de la persona a la que ha solicitado el
préstamo, algunas veces la persona o institución que otorga el monto económico
ya ha llenado esta parte del formulario.
.Debe incluirse el lugar donde se ha suscrito la transacción, ciudad, municipio, con
datos claros, no debe quedar ese espacio en blanco.
.Sin excepción debe ponerse la fecha en que se ha iniciado el crédito, día, mes y
año.
.Debe poner la cantidad exacta del préstamo, tanto en número como en letra, para
que no haya error alguno.
.Debe colocarse el porcentaje que se comprometió a pagar en interés, de acuerdo
con lo pactado con la persona o casa de crédito.
.Se debe poner nuevamente el lugar y fecha de expedición.
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.Se incluye el nombre completo de la persona que será el deudor y una vez que se
haga se pone “No Negociable”, para que esa deuda no sea vendida a otra
institución de crédito o individuo.
.El deudor deberá colocar su firma.
.Se coloca la dirección de la persona que ha recibido el crédito y quedo como
deudor.
Nota débito: Es un comprobante que emiten las empresas para cargar a la cuenta
de clientes valores como intereses por financiación, por sobregiros , el gravamen a
movimientos financieros, venta de chequeras ,comisiones y otros cobros por
conceptos adicionales a las ventas y servicios prestados de operaciones
manejadas por estas entidades
Una vez que se ha determinado que se le ha cobrado menos al cliente, tal vez
debido a un error de fijación de precios o impuestos sobre las ventas, el vendedor
emite la nota .Cuando el cliente emite una nota de débito al proveedor porque
recibió bienes dañados, sus “cuentas por pagar” al proveedor disminuyen.
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La nota debito debe explicar las circunstancias en que se emite .Si al cliente se le
cobro menos, el cuerpo de la nota debe detallar con precisión lo que debe y por
qué .Si la nota de débito es para las mercancías devueltas, se debe enumerar los
elementos afectados. La nota debito también debe identificar el número de factura
original de compra.
Nota crédito: Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no están
liquidados en la factura liquidados en la factura, o cuando los clientes hacen
devoluciones totales o parciales de las mercancías para su contabilización se
utiliza un soporte que se denomina nota crédito
Este documento generalmente se prepara en original y dos copias; el original para
el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra copia para registra y anexar
al comprobante de contabilidad.
Al contabilizar se acredita Clientes y se debita la cuenta que corresponda según el
concepto
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Recibo de caja menor y reembolso de caja menor: El recibo de caja menor es un
soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantía mínimas que no requieren
el giro de un cheque .Para ello se establece un fondo denominado caja menor,
cuyo monto se fija de acuerdo con las necesidades de la empresa.
Al contabilizar la constitución del fondo fijo de caja menor se debita caja (caja
menor) y se acredita bancos.
Cuando se gasta el dinero de caja menor debe reintegrarse el valor de los pagos
realizados según recibos ´para completar el fondo fijo .Al contabilizar se debitan
las respectivas cuentas de gastos y se acredita bancos.
La persona responsable del manejo de caja menor elabora un documento elabora
un comprobante denominado reembolso de caja menor, en el cual se relacionan
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los gastos efectuados en un periodo determinado, con el fin de obtener el reintegro
del dinero gastado.
Para reintegrar el valor de los gastos efectuados según recibos de caja menor,
relacionados en el reembolso de caja menor, se elabora un comprobante de pago
estos documentos se deben anexar al comprobante diario.
Los recibos de caja menor se diligencian de la siguiente manera:
.Se diligencia la fecha y la ciudad donde se elabora el documento
.Se coloca a quien es pagado el dinero
.El concepto por el cual se paga el dinero
.Se coloca la cantidad de dinero en letras
.Se coloca la firma de la persona que lo recibe
1.2 SOPORTES CONTABLES INTERNOS
Nota de contabilidad: Es el documento que se prepara con el fin de registrar las
operaciones que no tienen un soporte contable específico, como es el caso de los
asientos de corrección, depreciaciones, amortizaciones, ajustes y cierre además
de las compras al régimen simplificado.
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La nota de contabilidad debe contener claramente las cuentas utilizadas, los
valores parciales de cada movimiento y los respectivos valores débito y crédito.
Por lo general, solo es necesario elaborar la nota de contabilidad en original,
puesto que la nota de contabilidad no será utilizada o no será requerida por otro
departamento diferente al contable, lo que hace innecesario las copias. Para tener
un mejor control, es recomendable utilizar un tipo de nota de contabilidad diferente
para cada tipo de operación.
Una de contabilidad se diligencia de la siguiente manera:
.En detalle se especifica la razón por la que se realiza la nota contable
.Se coloca la fecha en que se realiza, día, mes, año
.Se relacionan las cuentas que se ven afectadas por la operación y los valores a
registrar
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.Se especifica quien la realizo, quien la reviso, quien la aprobó y quien la
contabilizo.
Aquí a manera de ejemplo una imagen de una nota de contabilidad resuelta
Comprobante de contabilidad: Es un documento que debe elaborarse previamente
al registro de cualquier operación y en el cual se indicara el número, fecha, origen,
descripción y cuantía de la operación ,así como las cuentas afectadas con el
asiento. A cada comprobante se anexara los documentos que lo justifiquen.
El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los
asientos de sus libros de contabilidad de manera que en cualquier momento se
facilite verificar su exactitud. Los comprobantes de contabilidad deben estar
debidamente soportados, numerados en forma consecutiva, en español, deben
indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de la operación. Los comprobantes
de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, máximo por
operaciones de un mes. Estos documentos son los soportes de los registros en
los libros.
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Procedimiento contable:
1. Clasificación, análisis y codificación de los soportes.
2. Preparación del comprobante de contabilidad, teniendo en cuenta los
siguientes pasos:
.Escribir el código de la cuenta principal, en orden consecutivo; en el
detalle, el nombre de la cuenta
.Escribir el código de la subcuenta y el nombre en el detalle; renglón
seguido la razón del asiento con el nombre y número del soporte que
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respalda la transacción. El valor correspondiente al movimiento debito se
escribe al frente de la subcuenta en la columna de parciales
.Terminando el registro debito con las subcuentas de cada cuenta principal,
se continúa con el movimiento crédito
.Al final de cada cuenta principal, se suman los débitos y los créditos de la
columna de parciales; los valores se registran al frente, en la columna de
Debe o Haber, que corresponda
.Al terminar de registrar los valores se cierra el comprobante de
contabilidad, sumando los débitos y los créditos, cuyos valores deben
presentar sumas iguales, en cumplimiento de la partida doble.
3. Traslado a libros mayores y auxiliares:
.La columna de parciales se traslada a los libros auxiliares
.Las columnas debe y haber se traslada al libro diario columnario
2. SOPORTES RECOMENDADOS PARA NOVAPELLE S.A.S
Teniendo en cuenta las necesidades de la empresa Novapelle S.A.S y las
características vistas de los soportes contables se recomienda los siguientes para
su análisis y aprobación por parte de la gerencia general de la empresa.
Se considera que es importante para la empresa empezar a llevar documentos
con el logotipo, y el NIT de la misma para su reconocimiento y mayor control de
sus labores contables por eso se harán las recomendaciones de uso para los
siguientes documentos que se mostraran a continuacion
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3. CONCLUSIONES
Se logró identificar la importancia de los soportes contables y su uso en los
procesos contables.
Se logró diferenciar los distintos soportes contables y sus campos de acción en la
economía.
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BIBLIOGRAFÍA
GUDIÑO DÁVILA, Emma Lucía. Contabilidad Universitaria, 6 ed. Bogotá: Mc
Graw Hill, 2008.
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