SOPORTES DE CONTABILIDAD

INTRODUCCION

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas.

SOPORTES CONTABLES

Los documentos comerciales sirven de soportes de la contabilidad.

Son los documentos que dan cuenta de las operaciones comerciales de una empresa.

Sirven de base para registrar las operaciones contables de una empresa.

Se archivan en orden cronológico, para su fácil verificación.

SOPORTES CONTABLES

Los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivo.

Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa exijan.

CLASIFICACION

Soportes de Contabilidad Externos

Soportes de Contabilidad Internos

CONTENIDO DE LOS SOPORTES CONTABLES

Nombre o razón social de la empresa que lo emite.Nombre, numero y fecha del comprobante.Descripción del contenido del documento.Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

SOPORTES EXTERNOS

RECIBO DE CAJA

Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa.

El original se entrega al cliente y las copias se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

Generalmente es un soporte de abonos parciales o totales de clientes- Ventas

RECIBO DE CONSIGNACION BANCARIA

Es un comprobante que elaboran los bancos y entregan a los cuentahabientes para que lo diligencien al consignar.

El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora.

Por lo general hay dos formatos: uno para consignar efectivo y cheques locales y otro para cheques de otras plazas.

COMPROBANTE DEPOSITO Y RETIRO DE CTA DE AHORROS

Las corporaciones de ahorro, han diseñado unas libretas para su deposito o retiro de las cuentas de ahorro.

Estos soportes tienen dos opciones para elegir solo una deposito en efectivo y retiro según la cuantía del cliente.

CHEQUE

Es un título valor por medio del cual una persona llamada girador, que posee una cuenta bancaria, ordena a un banco llamado girado, que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero, llamado beneficiario.

COMPROBANTE DE EGRESO

Recibe también el nombre de orden de pago.Es un soporte de contabilidad que respalda el

pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.

Por lo general se elabora en duplicado: el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

RECIBO DE CAJA MENOR Y REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Para cuantías mínimas que no justifican el giro de un cheque, las empresas establecen un fondo denominado “caja menor”, que por lo general va de $500.000 a $1.000.000, de acuerdo con las necesidades de la empresa.

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo.

LETRA DE CAMBIO

• Es una orden incondicional de pago que da una persona llamada girador a otra llamada girado, para que pague a la orden o al portador cierta suma de dinero, en una fecha determinada.

• Tiene, pues el carácter de documento negociable o título valor.

• Garantías de pagos de compras y ventas.

PAGARE

Es un titulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada.

Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.

NOTA DEBITO Se utiliza para cargar en la cuenta de sus

clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por la financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

Se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad

NOTA CREDITO

Se utiliza cuando la empresa concede descuentos y rebajas no liquidadas en la factura, o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías.

Se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

FACTURA DE VENTA AL CONTADO

Contiene la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

Se elabora en original y dos copias, el original se entrega al cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

REQUISITOS DE LA FACTURA• Factura de venta- preinmpreso.• Numeración en orden consecutivo- preimpreso• Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien

preste el servicio- preimpreso.• Apellidos y nombre o razón social del adquiriente de bienes o

servicios.• Fecha de expedición.• Descripción especifica de los artículos vendidos o servicios

prestados.• Valor total de la operación.• El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura-

preimpreso.• Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

DOCUMENTOS EQUIVALENTE A FACTURAS

• Los tiquetes de maquinas registradoras• Los boletos de ingresos a espectáculos• Los tiquetes de transporte• Los recibos de pago de matriculas y pensiones –

Establecimientos educativos• Pólizas de seguros, Títulos de capitalización• Extractos expedidos por sociedades fiduciarias,

fondos de pensiones y cesantías.• Facturas electrónicas.

QUIENES NO FACTURAN

• Las Cooperativas de ahorro y crédito, los fondos de empleados en relación con las operaciones financieras que realicen.

• Los responsables inscritos en el régimen simplificado.• Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del

petróleo, en lo referente a estos productos.• Quienes presten servicios de baños públicos en relación con

esta actividad.• Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios.• Las empresas que prestan el servicio de transporte publico

urbano o metropolitano de pasajeros.

SOPORTES INTERNOS

NOTA DE CONTABILIDAD

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD

• Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación en el cual se indica el número, la fecha, el origen, la descripción, y la cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento.

• En este documento se asientan en forma ordenada y resumida las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.

• Puede hacerse por semanas, décadas, quincenas y máximo cada mes.

TALLER EN CASA

Investigar sobre los aspectos legales de los libros de Contabilidad. - Código de comercio.

Prohibiciones legales en los libros de contabilidad.

Haga una relación de los principales libros que se registran en una empresa.