Producir Los Documentos Que Se Originen De Las Funciones Administrativas,

Siguiendo La Norma Técnica Y La Legislación Vigente

Heidy Katerine Clavijo Marín

Diana Daza Hurtado

Tatiana Liseth Gil Riaño

Aprendiz

Jazmín Moreno Nossa

Instructora

Servicio Nacional De Aprendizaje-Sena

Reg. Cundinamarca- Centro De Desarrollo Agroempresarial

Tecnología Gestión Administrativa-901933

Competencia: 210601001

Chia-15 de junio de 2016

1. Concepto y Clasificación de los Documentos soportes: Internos y externos

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las

operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un

cuidado en el momento de la elaboración.

Los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes

internos y externos.

Externos: Son documentos que sirven para registrar las operaciones comerciales

de una empresa. Estos deben adherirse a los soportes de contabilidad, se

archivan de orden cronológico

Internos: Es el documento que se hace con el fin de registrar las operaciones que

no tienen soporte contable especifico, como el caso de corrección, depreciaciones,

amortizaciones ajuste y cierre

Soportes Internos Soportes Externos

Nota de contabilidad Recibo de caja o egreso

Comprobante de contabilidad Recibo de consignación bancaria

Documentos contables Comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros

Documentos no contables Factura de venta

Recibo de caja menor y reembolso de caja menor

Comprobante de venta con tarjeta de crédito

Cheque

Letra de cambio

Pagare

Nota debito Nota crédito

2. Normas de elaboración: No deben contener: borrones, enmiendas, tachaduras, errores técnicos, contables

o de Digitación.

b. Se debe respetar la línea sobre la cual se escribe.

c. Los datos deben ir alineados dentro de cada columna.

d. La descripción de los artículos debe hacerse en singular.

e. Inmediatamente después del total se traza doble línea, a fin de cerrar el

documento.

f. En el cheque y la letra de cambio los espacios en blanco deben llenarse con una

línea, con el fin de evitar adulteraciones.

3. Documentos No Contables: Cotización: Es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación. En la economía general, la cotización es la tasación o valoración de una acción o título económico con el propósito de determinar su valor en el mercado a los efectos de considerarlo para la compra o venta. Consta de: El producto a valorar Descripción del producto El precio del producto La de expedición de la factura Tiempo de vigencia de la misma Debe ir escrita en factura membretada, de la entidad comercial que la expide Firma de la persona que la expide. Pedido: Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación. Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor. Consta de: 1.Membrete 2.Nombredel documento: pedido 3.Número consecutivo 4.Nombre Del Cliente: persona natural o jurídica a quien se envía la cotización y el pedido. Este contiene razón social o nombres completos, dirección completa, teléfono, pagina web, etc. 5.fecha de pedido 6.forma de entrega o pedido 7.nombre del vendedor 8.forma de pago 9.descripcion del producto: Cantidad, referencia, valor unitario, valor total, debo coincidir con la descripción del producto de la cotización. 10. Firmas: del cliente o comprador y del vendedor. Remisión: Su función es permitir al comprador la confrontación de la mercancía reciba con la solicitada en el pedido. Este documento solo es informativo y contiene: 1.Membrete 2.Nombre del documento: Remisión 3.Número consecutivo 4.Nombre y dirección del comprador 5.Datos de la mercancía 6.Firmas de quien despacha, Transporta y recibe.

4. Características:

Soporte Contable

Características Propósito

Recibo de caja Llevar numeración Nombre del cliente Feche de realización Monto del documento Concepto

Se produce cuando por cualquier concepto se recibe dinero en la empresa

Comprobante de Egreso

Nombre de la persona a la que se hace el pago La razón por la cual se efectúa tal pago Valor en letras y números Agregar identificación.

Se elabora cuando la empresa gira un cheque por cualquier motivo. Este documento viene pre numerado y también se contabiliza

Facturas Fecha de operación Nombre de las partes que intervinieron Descripción del producto Valor del negocio Forma de pago

Es un documento que refleja, que hace constar la adquisición y entrega de un bien o servicio

Notas de contabilidad

Numero de consecutivo Fecha de elaboración Personas que intervinieron Cuentas y valores respectivos

Es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos

Nota Debito Nombre del cliente Notificación del valor a debitar a favor del cliente El concepto

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota

Nota Crédito Notas por concepto de anulación Clientes a modificación En caso de descuentos modificaciones

Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.

Notas Bancarias

Nombre del usuario Movimientos bancarios

Documento que un banco a una cuentahabiente da

para informar de los movimientos de recursos en su cuenta existen.

Consignaciones Bancarias

Nombre de la cuenta Número del depositante Valor discriminado en letras y números

Se relacionan los depósitos en las cuentas corrientes que la empresa hace en entidades bancarías.

5. Clasificación de títulos valores:

a. Según su derecho incorporado:

Títulos jurídico-obligacionales o cambiarios

Títulos jurídico-personales o de participación

Títulos jurídico-reales o de tradición

b. Según la circulación:

Títulos nominativos

Títulos valores a la orden

Títulos valores al portador

6. Características:

Soporte Contable

Característica Propósito

Cheque Datos de la entidad bancaria Cuenta expresado tanto en letra como en número Fecha de emisión. Persona a la que se emite el cheque. Firma

Un documento de pago para determinada fecha

Letra de cambio Ser un documento al alcance de todos, Su valor causa obligación Forma un compromiso Puede formar historial crediticio

Es un documento que consiste en un orden incondicional de un persona llamada Girador para que pague a una tercera persona llamada Beneficiario

Pagare Literalidad Incorporación Autonomía Abstracción

Es un documento mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra

Circulación o traslación

determinada.

Factura Cambiable

Es un título-valor de contenido crediticio representa la existencia de un contrato de compraventa de mercancía solo se libra si corresponde a una venta efectiva de mercancías entregadas equivale a una factura comercial corriente el librador es el vendedor, quien podrá asumir también la calidad de beneficiario

Es un documento negociable de tipo crediticio con las características que se denotan

CDT Liquidez por facilidad de negociación en el mercado secundario y transferencia mediante endoso. Plazo mínimo 90 días y máximo 360 días. Tasa de interés fija de acuerdo con el plazo. La periodicidad del pago de intereses al vencimiento. Dirigido a personas naturales y jurídicas. Pueden ser de manejo individual, conjunto o alternativo según tus necesidades. La base de liquidación es de 360 días.

Es un título valor expedida por una entidad financiera por el depósito de una suma de dinero a un plazo y a una tasa determinada

Acciones Son títulos de crédito normativo. Representan una parte de importante del capital comercial. Acredita a su proveedor la cantidad de accionistas. Incorpora los derechos.

expresión de la condición de socio o accionista a su poseedor, otorgándole una serie de derechos en función de cada tipo de acciones y la obligación

Contrato Comercial

es un contrato de carácter real ya que se perfecciona con la entrega de las cosas o mercancías al depositario

Se refiere a un acuerdo legalmente vinculante entre las partes mediante el cual se

ser oneroso, es decir, que genera gastos para una de las partes según lo establecido en el código de comercio debe ser fijado en el contrato de depósito

obligan a realizar o a no realizar ciertas cosas. Los contratos pueden ser escritos o verbales y redactarse de manera formal o informal. La mayoría de las empresas celebran sus contratos por escrito para dejar en claro los términos del acuerdo

Bonos Representa una parte alícuota de una deuda. Pueden tener como garantía bienes hipotecarios. Tiene derecho a recibir intereses periódicamente Se paga al vencimiento y en efecto de pago de los bonistas acumulan intereses desde su emisión se venden a su valor nominal

Son instrumentos financieros de deuda utilizados tanto por entidades privadas como por entidades de gobierno. El bono es una de las formas de materializarse los títulos de deuda, de renta fija o variable.

7. Documentos:

8. Cuadro Comparativo

Documentos comerciales Títulos valores

Son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. 1.Queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen 2.Constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio 3. Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones. 4. La comprobación de los asientos de contabilidad.

Desde el punto de vista material el título valor es un documento escrito, siempre firmado (unilateralmente) por el deudor; es además un pedazo de papel que contiene diversas menciones En un segundo plano, se define al título valor como un derecho en beneficio de una persona. Clasificación de los derechos a acceder

De contenido crediticio

De participación

Representativos de mercancías

9. Soportes de la empresa:

Soportes internos Soportes externos

Notas de contabilidad Recibos de caja

Comprobante de egreso Facturas

Cheque

Boucher y consignaciones.