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SOCIEDAD MEXICANA CIENTÍFICA DE MEDICINA ESTÉTICA Av. México-Contreras 516, Col. San Jerónimo Aculco, C.P. 10400 CDMX [email protected] · (55) 5611 6676 Ext. 114

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ÍNDICE

CONTENIDO PAG.

1. Carta al EXPOSITOR 1

2. Información general de montaje y desmontaje 2

3. Uso de andenes 2

4. Arribos 2

5. Control de Andenes 3

6. Reglamento para el uso de andenes de carga y descarga 3

7. Proceso de descarga y carga 3

8. Proceso de desmontaje 4

9. Elevadores de pasajeros y discapacitados 4

10. Escaleras eléctricas 5

11. Stand 5

12. Salones 6

13. Adhesivos u otros sistemas de fijación 7

14. Decoración 7

15. Registro de Eléctricos 7

16. Animales y mascotas 7

17. Globos 7

18. Confeti 8

19. Almacenamiento 8

20. Instalación de mantas, lonas y material colgante 8


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21. Estacionamiento 10

22. Rifas, Sorteos y Lotería 10

23. Activaciones 10

24. Expresamente prohibido 10

25. Políticas de no fumar 11

26. No competencia 12

27. Responsabilidad comercial 12

28. Confidencialidad 12

29. Responsabilidad sanitaria 13

30. Cancelación del evento 13

31. Aceptación explicita del manual 13

Requerimientos para el congreso

Reglamento y Normatividad 14

32. Formatos 15

Anexos 15

1. Solicitud para servicio telefónico

2. Solicitud de servicio para acceso de internet

3. Solicitud de servicio telefónico con AXTEL - All inclusive

4. Formato de stand para EXPOSITOR

EPP Montaje y Desmontaje 16 Carta de responsabilidad 17


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1. CARTA AL EXPOSITOR

Agradecemos su participación en el 17° Congreso Mexicano Científico de Medicina Estética y Antienvejecimiento, que se llevará a cabo en Pepsi Center (CIEC WTC) Ciudad de México, los días 13 y 14 de marzo de 2020.

Le deseamos y esperamos que su participación sea exitosa.

Los servicios que se detallan en este manual son esenciales para su participación.

Todas las indicaciones que aquí se presentan son importantes, por lo que pedimos leer completa la información y le hacemos las siguientes recomendaciones:

PUNTUALIDAD

El éxito de un gran evento depende tanto del COMITÉ ORGANIZADOR como del EXPOSITOR, sabemos que la mayoría de los participantes del mismo tienen la experiencia en ello, no está por demás el recordar que la buena imagen ante el visitante depende de que todos y cada uno de los EXPOSITORES se encuentren listos en su stand en el horario de apertura, por lo que les solicitamos que su stand esté listo previo al horario estipulado de apertura al congresista, para asegurar la buena imagen y prestación de sus servicios, mercancía y/o producto.

DISPONIBILIDAD DE PERSONAL

Este congreso se caracteriza por tener un flujo de gente no fijo, es decir, que existen horarios en los que el número de visitantes es mayor a otros y viceversa, por esta razón es recomendable el contemplar dichos momentos para tener siempre suficiente personal de su empresa en su stand, de tal forma que todos sus clientes potenciales sean atendidos correctamente y no pierdan posibilidades de ventas y/o negocios.

Las disposiciones contenidas en este reglamento serán aplicadas sin ninguna distinción de persona, que participe en el 17° Congreso Mexicano Científico de Medicina Estética y Antienvejecimiento, deseando una satisfactoria y exitosa oportunidad de negocio y agradeciendo de antemano la atención

que se sirva dar a estas indicaciones.


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2. INFORMACIÓN GENERAL DE MONTAJE Y DESMONTAJE

• Al EXPOSITOR que monte su propio stand, se le indicará una hora específica de entrada con quince días de

anticipación.

• El montaje del EXPOSITOR se realizará el día jueves 12 de marzo de 2020 de acuerdo a los horarios que se le proporcionó, el stand deberá estar listo 00:00 del día 13 de marzo de 2019.

• El Stand deberá estar terminado y listo para la apertura el 13 de marzo de 2020 a las 07:00 horas.

• El patio de maniobras se encuentra ubicado en la calle Dakota s/n.

Nota: Toda persona que participe en el montaje, desmontaje de stands y supervisión de los mismos requiere usar un casco de protección, zapato cerrado e identificación de su empresa, sin excepción alguna (Ver hoja 16).

3. USO DE ANDENES

El EXPOSITOR se compromete a usar única y exclusivamente el área de andenes para toda labor de montaje y desmontaje, por lo que queda estrictamente prohibido el uso de otras áreas y accesos para este fin, tales como: escaleras eléctricas, elevadores área Lobby, Acceso Principal (puertas de cristal de Filadelfia y Dakota.)

4. ARRIBOS

El control de arribo de la carga será responsabilidad directa del COMITÉ ORGANIZADOR, quien se encargará de coordinar la llegada de los transportistas, tanto para desembarcar en la entrada del evento, como del embarque en la salida del mismo. El CIEC WTC y el COMITÉ ORGANIZADOR no se responsabilizan ni aceptan embarques de cajas o cualquier otro producto por adelantado que sean para algún EXPOSITOR o para el mismo COMITÉ ORGANIZADOR.

Podrán acceder al área de andenes única y exclusivamente en el horario de montaje establecido. El día del montaje para poder usar equipo para manejo de carga llámese montacargas, grúas o patines hidráulicos que circule por el recinto y pasillos deberá ser con vehículos con llantas de goma, para evitar tanto a los montadores como a los EXPOSITORES cargos por daños.

Todo equipo que permanezca fuera de los días estipulados en el área tendrá que sujetarse al cargo que el CIEC WTC determine por uso de espacio no autorizado.

El CIEC WTC cuenta con góndolas o diablos en renta para estos servicios, el COMITÉ ORGANIZADOR no proporciona estos elementos, por lo cual es responsabilidad del EXPOSITOR el llevarlo ó rentarlos, identificando las buenas condiciones del equipo. Todo servicio que proporciona el CIEC WTC deberá ser pagado con anticipación en la caja del CIEC WTC, cuyo horario es de 8:30 a 20:00.


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5. CONTROL DE ANDENES

El patio de maniobras se usará única y exclusivamente para la carga y descarga de productos, equipos, materiales, etc. que formen parte del evento a realizarse.

6. REGLAMENTO PARA EL USO DE ANDENES DE CARGA Y DESCARGA

El área de andenes es un área exclusiva para llevar a cabo labores de carga y descarga de vehículos con materiales de exposición o decoración de los expositores, permítanos ofrecerle el mejor servicio considerando las siguientes recomendaciones:

7. PROCESO DE DESCARGA Y CARGA

Con anticipación se asignará fecha y hora de acceso para descarga vía correo electrónico, en donde se especificaran horarios de ingreso al área de andenes, salón a ocupar y número de stand, solicitándole de la manera más atenta se apegue a dichas indicaciones.

• El acceso a la zona de andenes es por la calle de Dakota s/n casi esquina con Filadelfia, el vehículo al ingresar

deberá hacer fila pegado a la banqueta de dicha calle y deberá esperar su turno de ingreso. No se permiten dobles o triples filas en las calles ni obstaculizar entradas a casas o edificios de vecinos del CIEC WTC de lo contrario, serán removidos los vehículos con grúas sin responsabilidad alguna para el CIEC WTC y/o COMITÉ ORGANIZADOR.

• En el acceso de Dakota, personal de Control Vehicular del CIEC WTC, solicitará al conductor su nombre y

el salón al cual se dirige para verificar andenes disponibles y asignará al conductor una papeleta de autorización, que indicará 30 minutos de estancia para llevar a cabo las maniobras de descarga, dicha papeleta deberá ser firmada de conformidad por el conductor antes de ingresar al área de andenes.

• En los casos particulares donde se requiera más de 30 minutos de estancia en andenes para llevar a cabo

las maniobras de descarga por la cantidad o volumen de materiales, el personal de Control Vehicular evaluará el caso y procederá a extender la estancia en andenes del vehículo, el COMITÉ ORGANIZADOR se deslinda de la estimación de tiempo que proporcione CIEC WTC.

• A los vehículos que no se encuentren realizando maniobras de carga/descarga, el personal de Control Vehicular

solicitará al conductor del vehículo retirar de forma inmediata el mismo, de no hacerlo el conductor será acreedor al pago de una sanción de acuerdo a la lista de precios vigentes +16% de I.V.A. por cada 15 minutos o fracción, mientras permanezca en el área de andenes el vehículo, el COMITÉ ORGANIZADOR se deslinda de cualquier cobro que se le realice al EXPOSITOR.

• Una vez concluida la maniobra de descarga del vehículo, este deberá retirarse del área de andenes de forma inmediata, hasta entonces podrá ingresar los materiales al salón y stand correspondientes.


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8. PROCESO DE DESMONTAJE

El EXPOSITOR, contratistas y/o personal de los mismos que dejen olvidado o abandonado cualquier material, equipo o mobiliario en el recinto, serán acreedores a una multa diaria, dependiendo del tipo de maniobra que se tenga que realizar. CIEC WTC y EL COMITÉ ORGANIZADOR no se hace responsable por pérdidas o desperfectos del equipo y/o mobiliario que no haya sido retirado oportunamente por el EXPOSITOR el día de su desmontaje.

• Antes de ingresar el vehículo al área de andenes, se deberá proceder a desmontar los salones de exhibición

y/o stands, para posteriormente trasladar los materiales y equipos al área de andenes.

• Una vez realizado el punto anterior, personal de Control Vehicular asignará el andén al EXPOSITOR y/o contratista por medio de una mica numerada, después de esto, el EXPOSITOR y/o contratista procederá a dirigirse a su vehículo y trasladarse al acceso de Dakota para esperar su turno de ingreso.

• La renta de salones, stands o cualquier espacio dentro del CIEC WTC, implica aceptar y respetar el presente

Reglamento sin distinción alguna.

• El área de andenes es un área de uso común dentro del complejo CIEC WTC, por tal motivo no se asignan en número por evento, ni por dimensiones de stand, estos se comparten en todo momento para abastecer todas las áreas ocupadas.

• El CIEC WTC y/o el COMITÉ ORGANIZADOR no son responsables en ningún caso por robo o daño a vehículos,

materiales o equipos de cualquier tipo durante el desarrollo de las maniobras de carga y descarga en el área de andenes.

• Todo usuario del área de andenes, es responsable por los daños o perjuicios que este origine u ocasione al

inmueble.

• Los instrumentos de carga destinados a maniobras dentro de las instalaciones y áreas rentadas, deberán ser supervisados exclusivamente por el personal de CIEC WTC.

9. ELEVADORES DE PASAJEROS Y DISCAPACITADOS

En el caso de los elevadores de pasajeros, no exceder las capacidades de carga de cada uno de los equipos que es de 1,150 Kg y/o 14 pasajeros.

El elevador de discapacitados es para uso exclusivo de discapacitados.

Queda prohibido abordar los elevadores de pasajeros con cualquier tipo de equipo y carga (plataformas, patines, diablos, etc…)


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10. ESCALERAS ELÉCTRICAS

El CIEC WTC se reserva el derecho de direccionar las escaleras según los requerimientos de operación del recinto, así mismo como encender o apagar dichos equipos.

Queda estrictamente prohibido realizar maniobras de ascenso y/o descenso de materiales y/o equipo por estas.

11. STAND

La altura máxima para el EXPOSITOR con stand propio será de 3.5 metros. En caso de superar la altura antes mencionada, tendrá que enviar 30 días naturales antes del evento, el plano con su dictamen (responsiva) de su montador para su aprobación por el CIEC WTC.

La altura máxima para el EXPOSITOR que no lleva stand propio es de 2.5 metros

Especificaciones de Stand proporcionado por el COMITÉ ORGANIZADOR:

a. Las dimensiones del stand prototipo cajón son de 3 metros de ancho por 3 metros de profundidad, con una

altura de 2.5 metros. b. Marquesina en la parte superior con el nombre de la empresa en vinil auto impreso, en el entendido de que

el COMITÉ ORGANIZADOR estandariza y decide la tipografía de señalamiento de todo el evento. c. Iluminación con una lámpara de Slim Line. d. Un contacto de 500 watts. e. Dos sillas. f. Mesa con mantel (2 mt x 1 mt).

NOTA IMPORTANTE: Las modificaciones de su stand que surjan durante el montaje y que no estén especificadas en su formato de stand, tendrán un costo adicional:

a. Quitar mampara

b. Quitar antepecho

c. Quitar lámpara

d. Colocar contacto adicional

e. Colocar switch de una línea

f. Colocar switch de 220 watts

g. Colocar switch trifásico


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• El EXPOSITOR deberá notificar previo al evento la instalación de cualquier tipo de stand que sobrepase los 500 Kg de peso o los 3.5 metros de altura (incluyendo pisos, techos, estructuras, objetos, materiales, instalaciones y todo lo delimitado por los tres ejes del propio stand, así como las interconexiones entre stand si existiesen), anexando ficha técnica autorizada por CIEC WTC y/o COMITÉ ORGANIZADOR.

• El EXPOSITOR no podrá exceder las medidas del stand, colocar fuera de este parte de su decoración

o cualquier tipo de mobiliario y/o instalación, ni atender sus ventas fuera del perímetro designado, en caso contrario se aplicará al EXPOSITOR una penalización por cada día en que incurra en incumplimiento a lo mencionado.

• Todo uso de equipos de Audio y Vídeo, por ningún motivo podrán exceder los 80 decibeles SPL a una distancia

de 2 metros de la fuente emisora, por ser este el límite para no interferir con los distintos eventos que se lleven a cabo simultáneamente dentro del recinto.

• La altura máxima permitida para uso de escaleras hasta su punto más alto es de tres metros, en caso de

sobrepasar esta altura deberá utilizar gennie eléctrica, gennie mecánica o andamio.

El CIEC WTC ofrece una serie de servicios integrales adicionales que se pueden contratar directamente, servicios eléctricos adicionales (toma de 220 volts, requerimientos de energía eléctrica especial, etc.) servicios de telefonía e internet, servicios de seguridad, servicio de agua y drenaje, puntos de colgado y alimentos dentro del área comercial.

Todo servicio que proporciona el CIEC WTC deberá ser pagado con anticipación en la caja del CIEC WTC, cuyo horario es de 8:30 a 20:00.

12. SALONES No invadir con su material para montar el stand, el área que le corresponde al stand de otro EXPOSITOR, evitando así fricciones y atrasos en el armado de otros EXPOSITORES.

Dentro de las instalaciones del CIEC WTC no está permitido realizar trabajos de herrería, pintura, usar sierras, pistolas de aire, etc., así como utilizar productos que afecten al medio ambiente.

Los tiempos de montaje no están destinados a la construcción integral de los stands y/o aquellos elementos de decoración en las instalaciones, por lo tanto, las adecuaciones en el montaje se limitarán a detalles de ajuste en el armado y ensamblado de los mismos.

El EXPOSITOR y su contratista de servicios se obligan a retirar todo tipo de materiales, marcas o registros dejados en el piso por materiales usados para el montaje de espacios de la exhibición o con algún otro propósito. Si fuera necesario el uso de líquidos, estos no deberán dejar huella alguna. En caso de derrame de pintura, solvente o cualquier tipo de afectación a las instalaciones del CIEC WTC, el EXPOSITOR pagará el monto total al CIEC WTC.

Para los eventos que debido a sus necesidades requieran de la construcción de algún muro, estarán sujetos a previa aprobación del CIEC WTC, así como la aprobación del CIEC WTC y EL COMITÉ ORGANIZADOR.


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13. ADHESIVOS U OTROS SISTEMAS DE FIJACIÓN

No está permitido al EXPOSITOR poner pegamentos, colgar o sujetar objeto alguno de los soportes de las instalaciones del CIEC WTC, amarrar de las columnas, clavar, atornillar, recargar, ni perforar sobre pisos, paredes, plafones, muros sono-aislantes y sus componentes (rieles, guías paredes, etc.), columnas, puertas de emergencia, señalamiento o cristales que formen parte del CIEC WTC, por ejemplo: globos u otros elementos que sobrepasen los 3.5 metros. 14. DECORACIÓN

La decoración deberá ser contemplada dentro del área contratada por el EXPOSITOR. Cualquier tipo de decoración especial que se pretenda instalar fuera de las áreas contratadas por el EXPOSITOR deberá solicitar por escrito al COMITÉ ORGANIZADOR cuando menos 30 días antes del primer día del evento para analizar su aprobación. (por ejemplo: globos u otros elementos que sobrepasen los 3.5 metros.)

15. REGISTROS ELÉCTRICOS

Por ningún motivo el EXPOSITOR y sus contratistas podrán hacer uso de estos registros debido a la delicadeza de los servicios que estos se proveen, en caso de registrarse algún daño o perjuicio a los equipos propios del CIEC WTC, o a los equipos de terceros por el uso de estos sin ninguna autorización previa del departamento de Operaciones, el Expositor y sus contratistas serán responsables.

16. ANIMALES Y MASCOTAS

No se podrá introducir cualquier animal o mascota vivos.

Como excepción serán admitidos animales entrenados para asistencia a discapacitados, considerando las medidas de seguridad y prevención necesarias para cada caso.

17. GLOBOS

Los globos o similares deberán ser inflados con gas no inflamable. Los globos aerostáticos, tendrán que ser autorizados por CIEC WTC Y EL COMITÉ ORGANIZADOR; en el caso particular del uso de tanques para dicho rubro (o uso similar) deberá ser notificado y autorizado por el CIEC WTC y estos recipientes deberán estar sujetos al piso con estructura lo suficientemente sólida para evitar una caída. Por ningún motivo se permite el almacenamiento de tanques.


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18. CONFETI

El uso de Confeti para cualquier tipo de celebración deberá ser previamente autorizado por el Departamento de Operaciones del CIEC WTC y COMITÉ ORGANIZADOR y tendrá que cubrir un costo extra por la limpieza del área. 19. ALMACENAMIENTO

Debido a que el CIEC WTC no cuenta con bodegas de almacenamiento, el EXPOSITOR deberá contemplar dentro de su área contratada espacios para el almacenamiento de cartones, contenedores, materiales de empaque, etc., para reusó durante el desmontaje del evento.

El EXPOSITOR se compromete a entregar las instalaciones en las condiciones que le fueron entregadas, en caso de olvidar o abandonar equipos, materiales, mercancías, etc. dentro del salón después de concluido el periodo contratado para el desmontaje, el EXPOSITOR acepta ser el único responsable directo para cubrir los gastos que resulten por desalojo, almacenamiento, daños y perjuicios de los mismos, sin que ello represente para el CIEC WTC y el COMITÉ ORGANIZADOR alguna responsabilidad de los bienes olvidados.

En caso de que los productos, materiales u objetos requieran de equipo especializado (montacargas) para su traslado fuera de los salones de exposición, se aplicará un cargo adicional al EXPOSITOR por dicho concepto.

Cualquier importe generado por los conceptos anteriormente mencionados deberá ser previamente liquidado en la caja de las oficinas o módulo de servicios del CIEC WTC, para recibir autorización de salida por parte del COMITÉ ORGANIZADOR.

Después de 48 horas de haber concluido el evento, el CIEC WTC y/o COMITÉ ORGANIZADOR no se responsabilizará por cualquier objeto olvidado.

No se proporcionará ningún espacio de bodega adicional a su espacio contratado para poder guardar equipo y/o mobiliario de ningún contratista y EXPOSITOR, en caso de requerirlas serán solicitadas con anticipación y tendrán un costo por metro cuadrado de acuerdo al área que sea requerida. Cualquier importe generado por los conceptos anteriormente mencionados deberá ser previamente liquidado en la caja de las oficinas o módulo de servicios del CIEC WTC, cuyo horario es de 8:30 a 20:00 hrs.

20. INSTALACIÓN DE MANTAS, LONAS Y MATERIAL COLGANTE

Para el colgado de lonas, mantas, anuncios, señalamientos, globos y materiales colgantes, queda prohibido utilizar las siguientes instalaciones: tuberías eléctricas, hidro-sanitarias, red contra incendio, aire acondicionado y sistema inteligente.

Todo servicio para la instalación de colgantes, contratado por el EXPOSITOR, será supervisado por personal del Departamento de Operaciones del CIEC WTC.


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Todos los anuncios, lonas, mantas, señalamientos, letreros, globos, materiales colgantes y/o promocionales que requieran ser instalados en áreas previamente contratadas, necesitan de la habilitación de un bastidor. Asegúrese de contar con los importes correspondientes en el caso de ser autorizado, y que para ello requiera del servicio de la plataforma hidráulica por parte del CIEC WTC.

El desmontaje será el día sábado 14 de marzo de 2020 a partir de las 20:00 horas y hasta la 00:10 horas del día domingo 15 de marzo de 2020. Por respeto al EXPOSITOR que tiene actividad comercial queda estrictamente prohibido el cierre, inicio desmontaje o retiro de cualquier material de exhibición antes de las 19:30 horas del sábado 14 de marzo de 2020; en caso de no respetar esta cláusula serán sujetos a una penalización.

Para que el expositor pueda salir del área comercial al momento de desmontaje será necesario tener previa autorización por parte del COMITÉ ORGANIZADOR, solicitando una carta de salida autorizada.

A partir del inicio del tiempo de desmontaje, el CIEC WTC y COMITÉ ORGANIZADOR se exime de cualquier responsabilidad en relación a cualquier activo o material que se encuentre dentro del área comercial; en caso de que algún EXPOSITOR no termine dentro del horario establecido, el COMITÉ ORGANIZADOR podrá retirar las pertenencias del EXPOSITOR sin ningún problema, independientemente de que se cobrará una multa por parte del CIEC WTC, por cada hora de retraso al EXPOSITOR.

El COMITÉ ORGANIZADOR no se hace responsable por fluctuaciones de voltaje e interrupciones de fluido eléctrico, por lo que el EXPOSITOR deberá contar con reguladores de voltaje y fuentes de poder que protejan a los equipos sensibles de descargas o variaciones de voltaje.

La eficacia y la disponibilidad de la planta de luz del CIEC WTC no es responsabilidad del COMITÉ ORGANIZADOR, en el entendido que no se hará ningún rembolso por daños ocasionados, demoras, retrasos, cambios de fechas o cancelación del evento por causas de fuerza mayor.

Toda instalación, material eléctrico o equipo deberá cumplir con los requisitos establecidos en las normas oficiales de instalaciones eléctricas. Solo se permite cable de uso rudo y cable adecuado para cualquier tipo de instalación eléctrica a realizar, el COMITÉ ORGANIZADOR y CIEC WTC no se harán responsables por daños a equipos que hayan sido conectados de manera inadecuada por el EXPOSITOR, su personal o contratista.

Cualquier requerimiento especial de instalación eléctrica que desee el EXPOSITOR, tendrá que ser solicitada al COMITÉ ORGANIZADOR con 30 días naturales de anticipación para su cotización y aprobación por parte del CIEC WTC Y COMITÉ ORGANIZADOR. Todo servicio que proporciona el CIEC WTC deberá ser pagado con anticipación en la caja del CIEC WTC, cuyo horario es de 8:30 a 20:00.


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21. ESTACIONAMIENTO

La administración del estacionamiento no depende del CIEC WTC ni del COMITÉ ORGANIZADOR, por lo que se deberá apegar a los lineamientos y políticas del mismo.

22. RIFAS, SORTEOS Y LOTERÍA

En caso de que el EXPOSITOR desee realizar este tipo de eventos, deberán ser autorizados por parte del COMITÉ ORGANIZADOR, solicitar información.

En caso de realizar este tipo de eventos sin previa autorización y de que se genere una multa por parte del CIEC WTC o interventores de la SEGOB, esta será pagada directamente por parte del EXPOSITOR y liberará al COMITÉ ORGANIZADOR de cualquier responsabilidad ante cualquier autoridad.

23. ACTIVACIONES

En caso de que el EXPOSITOR decida como plan de marketing obsequiar en su stand a los congresistas alimentos o bebidas, como por ejemplo: café, té, refrescos, alcohol, agua, comida, galletas, donas, fruta, deberá solicitar por escrito con 30 días de anticipación al evento, al COMITÉ ORGANIZADOR para que este a su vez lo evalué junto con CIEC WTC, en el entendido de que existe la posibilidad de que sea solicitado un monto económico por desplazamiento por parte del CIEC WTC, (esto aplica regularmente en los casos en el que el obsequio compita directamente con los productos que puede vender el CIEC WTC).

El omitir él envió de esta solicitud será responsabilidad directa del EXPOSITOR aceptando las penalizaciones que aplique directamente el CIEC WTC.

24. EXPRESAMENTE PROHIBIDO

• Ingerir bebidas alcohólicas, a excepción de las que sean autorizadas por el COMITÉ ORGANIZADOR.

• Realizar actividades (serruchar, pintar, pegar, etc.) sin la debida protección directamente sobre la alfombra;

cuando se necesite hacerlo se deberá usar protección que la cubra, así como usar pinturas, solventes u otros productos directamente que por accidente puedan llegar a manchar o dañar las alfombras.

• Clavar, atornillar, perforar o pintar sobre pisos, muros, trabes, plafones u otra instalación del recinto. Utilizar

sierras, pistolas de aire, soldaduras, entre otro tipo de maquinaria que represente un riesgo para las instalaciones o personas.

• Colocación de mantas, pendones, o cualquier elemento colgante de las trabas, techo, muros, plafones,

barandales u otras instalaciones sin previa autorización del personal del recinto y COMITÉ ORGANIZADOR.


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• Aplicar y usar pegamento, cintas adhesivas o cualquier otro material adherible directamente sobre la alfombra, piso, superficies pintadas, señalamientos, cristales, paredes u otras instalaciones.

• Cruzar cables eléctricos o cualquier tipo de instalación eléctrica y/o sanitaria, tanto en el piso como en la parte

superior de las instalaciones.

• Realizar cualquier trabajo de herrería y albañilería, incluyendo tabla roca o yeso.

• Realizar trabajos de construcción integral de stands, toda adecuación se limitará exclusivamente a detalle, ajustes en el armado y construcciones de los mismos.

• Golpear pisos, muros, plafones u otras instalaciones con los sistemas de exposición, mobiliario, equipo,

maquinaria o con cualquier otro tipo de material.

• Utilizar o exhibir juegos pirotécnicos, solventes explosivos, gas de cualquier tipo, sustancias inflamables o tóxicas, etc.

• Utilizar productos que afecten o puedan afectar el medio ambiente.

• Portar armas de fuego dentro de las instalaciones del recinto.

• Queda estrictamente prohibido el uso de escaleras y elevadores que no sean indicados, para transportar

cualquier tipo de mobiliario, equipo, material, maquinaria y carga en general que puedan causar algún daño a la estructura o mecanismo de los mismos.

• En caso de incumplimiento a cualquiera de las prohibiciones que anteceden, el EXPOSITOR responsable

se obliga a pagar los daños y perjuicios que se puedan ocasionar por su inobservancia a lo pactado, quedando expresamente establecido que los desperfectos deberán ser cubiertos en su totalidad antes de la fecha en que concluya el Congreso.

25. POLITICA DE NO FUMAR

En cumplimiento a la Ley de Protección a la Salud de los No Fumadores en el CDMX, queda prohibida la práctica de fumar en el recinto esto incluye salones, auditorio, pasillos, lobby, sanitarios, oficinas, áreas de alimentos y bebidas, andenes, espacios cerrados y en general cualquier área interior del recinto. En caso de incumplimiento los infractores se pondrán a disposición de las autoridades correspondientes, para la aplicación de la sanción dispuesta por la ley.


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26. NO COMPETENCIA

El COMITÉ ORGANIZADOR se reserva la exclusividad para la difusión y promoción de contenidos académicos futuros tales como eventos, ferias, congresos, simposios, talleres, diplomados, cursos o cualquier otro que represente una duplicidad, semejanza o competencia de la naturaleza educativa y comercial de este congreso.

Por lo antes mencionado el EXPOSITOR acepta en el momento de la contratación del stand a no realizar y difundir actividad publicitaria de cualquier otro evento, en el entendido que el no respetar esta cláusula de no competencia se procederá al retiro inmediato de la publicidad en competencia y a la solicitud de pago de una penalización económica equivalente a 803 salarios mínimos vigente de los Estados Unidos Mexicanos. 27. RESPONSABILIDAD COMERCIAL

El EXPOSITOR asume toda responsabilidad moral y comercial ante los compromisos comerciales que se generen durante el evento en materia de compra venta por parte de los congresistas y EXPOSITOR, en el entendido de que cualquier anticipo, enganche, apartado, o venta con cualquier otra forma de pago, el EXPOSITOR exime de toda responsabilidad al COMITÉ ORGANIZADOR, accionistas, colaboradores o cualquier otra empresa del grupo y en caso dado lo liberara ante responsabilidad legal, penal , judicial, juez, juzgado, ministerio, consejo, sociedad u arbitraje si así fuera necesario.

El expositor será el único responsable de las obligaciones derivadas de las disposiciones legales y demás ordenamientos en materia de trabajo y seguridad social para con sus trabajadores, quien se compromete por lo mismo, a responder de todas las reclamaciones que sus trabajadores o terceros presenten en su contra, o en contra del “COMITÉ ORGANIZADOR”, y/o de sus demás Organismos Subsidiarios, en relación con las obligaciones derivadas de este contrato, y resarcirá de inmediato a los mismos cualquier cantidad que estos llegaran a erogar o fuesen condenados a pagar por estos conceptos.

28. CONFIDENCIALIDAD

Las partes se obligan a mantener con toda la reserva que sea necesaria la confidencialidad de la información confidencial y reservada que reciban de la otra parte, que haya sido marcada como tal ya sea que dicha información haya sido proporcionada de manera documental, visual, escrita, grabada en medios magnéticos o en cualquier otra forma y a no divulgarla a terceros.

Para dichos efectos se obligan a hacer extensiva por escrito la obligación de confidencialidad con sus directivos, funcionarios, empleados, trabajadores, agentes, contratistas independientes, representantes, asesores o cualquier otra persona con ellas vinculadas que tengan acceso a la citada información quienes deberán obligarse a mantener de manera confidencial la misma, con excepción de aquella información cuya revelación sea obligatoria para el “COMITÉ ORGANIZADOR”, en los términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Las partes se obligan a utilizar la información confidencial y reservada que mutuamente se proporcionen única y exclusivamente para dar cumplimiento al objeto del presente contrato y al respectivo de suministro, obligándose a no utilizarla en su provecho o en el de terceros por ningún medio.


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El “EXPOSITOR” se obliga a no reproducir, copiar, duplicar, grabar, difundir, transmitir, en ningún soporte material, total o parcialmente el Manual del Expositor propiedad del Instituto.

El “EXPOSITOR” se obliga a contar con los permisos, licencias y autorizaciones necesarias para el legal uso y explotación de las marcas y/o cualquier otra modalidad de propiedad industrial y/o intelectual expuesta o utilizada con motivo del presente congreso. Por lo anterior, el COMITÉ ORGANIZADOR no es responsable por las licencias, permisos o autorizaciones que el expositor requiera para el uso de las marcas que exhibe en sus stands.

El “EXPOSITOR” se obliga a contar con la capacidad técnica y humana necesaria para llevar a cabo cualquier procedimiento estético ofrecido y/o practicado dentro del congreso. Por lo anterior, el COMITÉ ORGANIZADOR no será responsable por los procedimientos estéticos, ni por las muestras o tratamientos que el expositor ofrezca o practique al público en el Congreso.

29. RESPONSABILIDAD SANITARIA

El EXPOSITOR y/o su representante legal acepta que todos los productos, artículos, equipos, consumibles, desechables o que cualquier producto que este comercialice durante el congreso deberán estar dentro del marco normativo legal y vigente en los Estados Unidos Mexicanos respetando así las leyes de las entidades sanitarias, entidades fiscales y entidades aduanales.

El EXPOSITOR y/o su representante legal reconoce que, de acuerdo a la Normatividad Sanitaria, queda prohibida la aplicación de cualquier producto inyectable dentro de su stand o cualquier otro espacio que no sea el designado por el CIEC WTC y/o COMITÉ ORGANIZADOR para la aplicación y/o demostración del mismo. Por tal motivo libera de toda responsabilidad legal, penal y judicial a cualquier integrante del COMITÉ ORGANIZADOR, colaboradores, accionistas y empresas de grupo.

30. CANCELACIÓN DEL EVENTO

El EXPOSITOR acepta de forma total que existe la posibilidad remota que el evento se pueda cancelar por acontecimientos que exceden al COMITÉ ORGANIZADOR, tales como disturbios sociales, terrorismo, ataques biológicos, infecciones masivas, disposición oficial por parte de la Secretaria de Salud de cancelar eventos masivos, siniestros, atentados, secuestros, incendios, cambio en la Legislación Mexicana vigente en materia de salud y educación federal o local, terremotos, temblores, inundaciones, explosiones volcánicas, huelgas, paros o cualquier otra que en su naturaleza no pueda ser controlada por el COMITÉ ORGANIZADOR y/o sus representantes.

31. ACEPTACIÓN EXPLICITA DEL MANUAL

El COMITÉ ORGANIZADOR enviará electrónicamente a las cuentas de correo electrónico que han sido proporcionadas por parte del EXPOSITOR este manual, con el fin de que sea leído y enviar acuse de recibido por parte del expositor a la siguiente dirección: [email protected]


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El EXPOSITOR que no envíe su acuse de recibido del Manual del Expositor recibirán posterior del 13 de enero de 2020, 3 avisos por correo electrónico reenviando el manual, en el caso de no seguir recibiendo contestación por parte del EXPOSITOR, se entenderá por parte del COMITÉ ORGANIZADOR que el EXPOSITOR a leído y aceptado el manual de EXPOSITOR en su totalidad.

EL COMITÉ ORGANIZADOR Y CENTRO INTERNACIONAL DE EXPOSICIONES Y CONVENCIONES (CIEC WTC) NO SE HACEN RESPONSABLES EN NINGUN MOMENTO POR ROBO Y EXTRAVIO DE CUALQUIER ARTÍCULO DE USO PERSONAL, TALES COMO TELÉFONOS CELULARES, CÁMARAS DE VIDEO Y/O FOTOGRÁFICAS, COMPUTADORAS PORTATILES, LLAVES, BOLSOS, CARTERAS, IPAD, EQUIPOS DE RADIO COMUNICACIÓN PORTÁTIL O CUALQUIER OTRO TIPO DE EQUIPO, ACCESORIOS, PERIFÉRICOS E INSUMOS TANTO PERSONAL COMO EMPRESARIAL.

REQUERIMIENTOS PARA CONGRESO

El EXPOSITOR se compromete a enviar los requerimientos solicitados por el COMITÉ ORGANIZADOR del Congreso en las fechas establecidas, de lo contrario su participación en talleres, ponencias, publicidad, directorio, página web, menús, patrocinios, becas, etc. según sea el caso contratado, podría quedar fuera de todas las actividades mencionadas.

REGLAMENTO Y NORMATIVIDAD El EXPOSITOR se compromete a:

• Ocupar su stand en la fecha y hora establecida, el área comercial estará abierta a partir de las 7:00 am del primer

receso para el expositor, el cierre de actividades es a las 20:00 horas.

• Desocupar su stand en la fecha y hora establecidas según las indicaciones de horarios que se proporciona en la parte de superior.

• El EXPOSITOR y su personal se comprometen a utilizar el gafete y pulsera, otorgados por el COMITÉ

ORGANIZADOR durante toda su estancia en el evento (el gafete y la pulsera no son transferibles). NOTA IMPORTANTE:

• El gafete de EXPOSITOR está personalizado y sin excepción alguna lo deberá llevar colgado alrededor del

cuello, así como portar la pulsera en la muñeca para su identificación con nuestro Staff y el personal de seguridad.

• Si el personal del stand va a ser rotado durante el día o por turno, deberá notificarlo por escrito al COMITÉ ORGANIZADOR con un mínimo de un mes de anticipación antes del evento, para poder tener listos sus gafetes personalizados y pulseras.


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• La persona que se retira por cambio de turno, tendrá que entregar en el registro su pulsera y gafete antes o después de la comida, para mayor información de horario, dirigirse con el COMITÉ ORGANIZADOR o consultar en el programa.

• El personal tendrá que ir personalmente al registro con una identificación oficial para recoger su gafete

personalizado y pulsera.

• El gafete adicional y pulsera tiene un costo de $800.00 (OCHOCIENTOS PESOS 00/100 M.N.) más IVA por día y por persona.

• El costo por reposición de gafete y/o pulsera perdido es de $800.00 (OCHOCIENTOS PESOS 00/100 M.N.)

más IVA por día.

• El EXPOSITOR y su personal deberá desalojar el área comercial 10 minutos después de haber cerrado el área comercial.

• La hora de comida para el personal de sus empresas que atienden los stands será después de que

los congresistas hayan comido y regresado a la sesión plenaria. El día que comienza el Congreso, se les entregará un programa en el cual se especificarán los horarios de coffee break y brunch.

32. FORMATOS

Es necesario presentar los formatos que a continuación se anexan, a la brevedad posible, por fax o por email, para facilitar su estancia y operación dentro del evento.

Todos los servicios de contratación son independientes al COMITÉ ORGANIZADOR, por lo que se pueden modificar los precios.

Estos formatos serán atendidos por el jefe de eventos, quien es la única persona responsable en aprobar cualquier requisición en el evento; el personal de mantenimiento, montajes o ejecutivos, no podrán dar seguimiento a su petición por lo que se recomienda dirigirse a la persona indicada y llenar dichos documentos completamente.

En el caso de requerir audio, video y equipo de cómputo solicitar la cotización.

ANEXOS

1. Solicitud para servicio telefónico

2. Solicitud de servicio para acceso de internet

3. Solicitud de servicio telefónico AXTEL - All inclusive

4. Formato de stand para EXPOSITOR


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CARTA DE RESPONSABILIDAD

Estimado COMITÉ ORGANIZADOR:

Por medio de la presente hago de su conocimiento que asumo el compromiso de cumplir con las disposiciones que se especifican, tanto en el MANUAL DE EXPOSITOR como en el Reglamento del Recinto, ya que el propósito de los mismos es tener una mejor organización antes, durante y después del evento.

En caso de tener alguna duda o aclaración en el contenido de este documento, me comunicaré con el COMITÉ ORGANIZADOR y haré las aclaraciones pertinentes.

Así pues, estoy de acuerdo con el contenido de este documento y no teniendo inconveniente alguno, reitero mi compromiso con la firma por duplicado al margen y al calce del presente documento que consta de 17 hojas útiles.

Fecha: Ciudad de México a ______de _____________de 2020

Nombre de la empresa: _________________________________________________________________________

Representante Legal: ________________________________________________________________________

Firma: ___________________________________________________________

Anexar copia de identificación oficial del representante legal de la empresa.

Favor de regresar el Documento firmado por email a: [email protected]

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