SISTEMATIZACIÓN D

E LA

CONTABILIDAD

En esta presentación hablaremos de la evolución de la contabilidad. Para ello la sistematización de la contabilidad cumple un papel importante en el manejo de la contabilidad con la tecnología y el uso de los programas que se encuentran en los computadores y que los elaboran personal capacitado.

INTRODUCCIÓN

Reconocer las características de un programa de contabilidad.

Identificar las pautas para seleccionar un programa de contabilidad sistematizada.

Valorar la importancia de la sistematización de la contabilidad en la empresa moderna.

OBJETIVOS

Descripción e importancia A medida que crece un negocio, requiere manejar mayor

información contable: el éxito de la administración radica en un adecuado manejo de la contabilidad, que proporcione una información exacta y oportuna.

Un programa de contabilidad sistematizada es el conjunto de instrumentos que elaboren los especialistas en el campo contable y de programación de computadores para procesar , con el uso del computador, los cálculos exactos de la contabilidad de la empresa y producir información contable confiable y comprensible. Gracias al programa, el computador efectúa operaciones repetitivas ajustadas a los principios y conceptos contables.

La sistematización logra que las empresas obtengan en el menor tiempo posible una información completa y actualizada para una correcta y oportuna decisión por ello, las empresas han procedido a sistematizar la contabilidad cuando sus recurso económicos le permiten adquirir un computador, o en su defecto, acudiendo a un centro de computo, lugar a donde envían los datos contables organizados para que sean procesados , disfrutando las ventajas de la sistematización.

Sistematización de la contabilidad

En la actualidad diversas empresas especializadas en el diseño, desarrollo y distribución de programas, producen excelentes paquetes contables, que permiten registra con agilidad y regularidad los movimientos contables en multitud de actividades, utilizando metodologías que requieren un mínimo de esfuerzo para que el usuario maneje.

La empresa que desea sistematizar el departamento de contabilidad puede adquirir en el mercada un programa contable que satisfaga las propias necesidades de procesamiento de la información contable o contratar los servicios de un experto que elabore el programa diseñado exclusivamente para atender las necesidades de la empresa. La empresa productora del programa proporcionara al comprador un manual de instrucciones, además del entrenamiento y asesoría para su manejo.

Por lo tanto, no seria funcional describir aquí los programas existentes en el mercado. El objetivo principal de esta unidad, es dar la pautas para que el contador pueda seleccionar un programa de contabilidad sistematizada acorde con las necesidades de la empresa.

Programas de contabilidad

sistematizada

Cuando una empresa decide sistematizar su contabilidad, debe seleccionar un programa que posea en el mas alto grado las siguientes características:

a. Que haya sido diseñado por expertos en el campo contable y computadores.b. Que sea compatible con el equipo de computación que tenga la empresa.c. Que sea comprensible y de fácil utilización, que sea entendible para todos

sus usuarios.d. Que permita, en cualquier momento, consultar información parcial o total

sobre datos.e. Que la codificación del catalogo de cuentas también sea flexible, para la

incorporación de nuevas cuentas auxiliares.f. Que permita la imputación de cuentas y subcuentas, y consulta por pantalla

o por impresora de los saldos de las cunetas, subcuentas y auxiliares.g. Que este programado para realizar el balance por comprobante de tal

manera que impida continuar con el proceso mientras no exija igualdad entre débitos y créditos.

h. Que el programa de contabilidad posibilite el manejo de los siguientes procesos especialistas de una empresa comercial.

Pautas para seleccionar un programa

de contabilidad

1) Nomina mensual, con liquidación periódica de salarios, horas extras, deducción, prestaciones sociales y registros de valores acumulados.

2) El manejo de inventario de mercancías, para ejercer su administración mediante el control de existencias, costos y precios y el registro de movimientos en kardex.

3) Un archivo de cartera que permita registra el nombre de los clientes, los valores vendidos a crédito, los pagos, el vencimientos y el análisis de cartera.

4) Pagos a terceros, detallando los nombres, identificación , concepto, y cuantía, que permita mantener un control de todos los egresos.

5) Registros en los libros de diario, mayor y auxiliares.6) Facturación, para obtener automáticamente la liquidación de

la factura, el movimiento de cartera y registros en kárdex.

Procesos especiales de una

empresa comercial

1) Plan de cuentas.2) Listado de operaciones diarias.3) Listado de comprobantes de diario.4) Un balance de comprobación.5) Listado de movimiento y saldo de las cuentas y subcuentas.6) Listado de libros mayores y auxiliares.7) Los estados financieros.8) Los estados financieros comparativos con cualquier periodo de año.9) Lista de nomina.10)Certificado de ingresos y retención para los empleados.11)Certificado de retención en la fuente.12)Relación de IVA.13)Comprobante automático de cierre de año14)Análisis grafico

Información del programa Para el usuario

Para iniciar la sistematización de la contabilidad, es necesario: Ajustar el catalogo de cuentas. Codificar o recodificar el catalogo de cuentas. Introducir la información requerida. Prepara los soportes.

A. Ajustar el catalogo de cuentas: conviene recordar que la base mas importante para el manejo de la contabilidad procesada por el computador es el plan de cuentas.

B. Codificar o recodificar el catalogo de cuentas: las cuentas deben enumerarse en orden ascendente, por niveles y subniveles, de tal manera que permitan adicionar cuentas, clasificarlas y subclasificarlas.

C. Introducir la información inicial requerida: con base en los saldos del balance, se debe preparar un comprobante e identificarlo de tal manera que el proceso de sistematización se pueda relacionar el comprobante con los saldos iniciales de las cuentas y continuar con el proceso de sistematización.

Pasos preliminares para

Sistematizar la contabilidad

Los avances tecnologicos del momento tienen gran aplicación en todos los campos; la sistematización de la contabilidad es una exigencia para pequeños, medianos y grandes comerciantes por el sin numero de ventajas que ofrece. Los programas de contabilidad sistematizada permiten:

a) Agilizar el registro del proceso contable y presentar la información en forma comprensible y oportuna

b) Reducir el costo de procesamiento c) Garantizar exactitud en los informes contables d) Producir gran variedad de reportese) Ofrecer uniformidad en la presentación de los documentos de

contabilidad.f) Reproducir información detallada o resumidag) Facilitar el acceso rápido de la información por pantalla o por

impresora, en el número de copias nítidas y claras, requeridas por la empresa.

h) Utilizar eficientes mecanismos de seguridad para guardar la información contable.

Ventajas de la sistematización

En conclusión, la sistematización se ha convertido en un recurso esencial para el manejo de la información contable, que permite a la administración de la empresa contar con la información necesaria para la toma de decisiones.

Mediante la sistematización, las empresas pueden obtener en un tiempo mínimo posible una información contable completa y actualizada, lo cual permite una correcta y oportuna toma de decisiones.

Una empresa puede sistematizar su contabilidad, disponiendo de un c0mputador o contratando el servicio en un centro de cómputos.

Cuando la empresa decide sistematizar la contabilidad debe seleccionar un programa que satisfaga en el mas alto grado sus necesidades contables.

CONCLUSION