sistemas de información javier noboa

Análisis de los sistemas de información

Nombre: Javier NoboaFecha:26/07/2012Nivel: 4 Semestre

Universidad Regional Autónoma de los Andes

Introducción• Un sistema de información es un conjunto de elementos que partiendo de

datos externos o internos genera información útil para la empresa. Las empresas suelen utilizar los sistemas de información automatizados ;los tipos de sistemas de información son los siguientes:

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

AUTOMATIZACIÓN PROCESOS OPERATVOS

APOYO TOMA DECISIONES

VENTAJ AS COMPETITIVAS

TPS MIS DSS EIS GDSS

EDSS SISTEMAS ESTRATÉGICOS

Evolución de la planificación de sistemas de información en la

empresa• La planificación estratégica de sistemas de información intenta identificar y

establecer prioridades sobre las tecnologías y las aplicaciones susceptibles de reportar un máximo bº a la empresa. Un plan estratégico de sistemas de información indica la información correcta en el desarrollo de los sistemas de información, el modo de proceder, los criterios de selección, etc.

• Las decisiones sobre qué hacer en el futuro con los sistemas de información en las empresas ha pasado por 4 etapas:

Fase 1 I ntroducción de la información

en la organización

Fase 2 Expansión anárquica de las aplicaciones inf ormáticas

Fase 4 I nterdependencia entre SI y la

estrategia de la empresa

Fase 3 Coordinación entre SI y la estrategia de la empresa

Evolución de la planificación de sistemas de información en la empresa

• Fase 1: coincide con la aparición de la información en las empresas durante la década de los setenta. Durante esta etapa siempre se desarrollaba un nuevo sistema de información cuando un departamento lo solicitaba, por lo que no existía plan estratégico de S.I.

• Fase 2: se caracteriza por el aumento indiscriminado de peticiones por parte de los usuarios.

• Fase 3: la asignación de recursos para el desarrollo de proyectos en función de los objetivos estratégicos de la empresa es la característica principal de esta etapa. Los altos directivos definen criterios para identificar y priorizar dichos proyectos para el desarrollo de S.I según los objetivos de la empresa. Es por este motivo que se le denomina plan estratégico de S.I.

• Fase 4: es conocida como la interdependencia estratégica de la empresa con los S.I. Para conseguirlo, los responsables de la empresa deben integrar las posibilidades de los S.I con la estrategia de la empresa en el momento de su formulación, y no después.

• La mayoría de empresas están en la fase 3, por ello a continuación se propone el proceso para el desarrollo de un plan estratégico de S.I a partir de la estrategia de negocio.

Procedimiento alternativo de planificación de S.I a partir de la

estrategia de negocio

• En 1996 proponen un proceso formado por 4 fases para el desarrollo de un plan estratégico de S.I que se basa en los objetivos de la empresa: creación del equipo de trabajo, descripción de la situación actual, elaboración del plan de S.I y programación de actividades.

• 1ª Fase: se crean los equipos de trabajo que participaran en el desarrollo del plan estratégico de S.I. En esta situación se crean 3 grupos de personas: el comité de tecnologías y sistemas de información, el equipo de trabajo y el grupo base.

• 2ª Fase: el objetivo de esta fase es describir la situación actual de la empresa y de los S.I actuales. Con este fin el equipo de trabajo debe identificar las principales funciones y procesos de negocios dentro de la empresa y describir y criticar los S.I existentes.

Procedimiento alternativo de planificación de S.I a partir de la

estrategia de negocio

• 3ª Fase: consiste en elaborar el plan estratégico de S.I. La primera tarea de esta fase es documentar las necesidades de información de cada unidad funcional y de cada uno de los procesos de negocio descritos anteriormente. El siguiente paso es establecer unos criterios basados en los objetivos estratégicos del negocio para aplicar prioridades a las necesidades encontradas. Por último, el grupo de trabajo con la aprobación del comité de tecnología y S.I debe definir propuestas de actuación según las necesidades y los criterios definidos.

• 4ª Fase: es la programación de actividades, en donde se explicitará una lista de proyectos de S.I a desarrollar, así como un calendario específico para el c/p y acciones para el m y l/p.

Herramientas para la planificación

• 1ª Herramienta: Matriz de la intensidad de la información.

• Con esta herramienta descrita por Porter y Millar se trata de conocer las necesidades de información de las empresas, inmersas en distintos sectores.

• En todas las empresas no se necesita en igual medida invertir en modernos sistemas de información.

• Existen sectores muy exigentes en cuanto al uso de la información. La banca, los

seguros, la prensa, las compañías aéreas necesitan incorporar mucha información en sus productos y procesos productivos.

• Sin embargo, otros sectores como por ejemplo el sector cementero, requieren mucha menos información tanto en sus productos como en sus procesos productivos.

• Se puede plasmar la intensidad de información que requiere cada empresa en una matriz de intensidad informativa.

• A medida que aumenta el contenido informativo de los productos o la intensidad informativa de la cadena de valor, se hace más necesario el uso de las T.I en los distintos sectores. En la banca, los seguros o en el transporte aéreo se han de hacer grandes esfuerzos inversores para ser capaces de procesar la información de forma más eficaz y eficiente que las demás empresas del sector. En otros sectores como el cemento, la información está en un segundo plano respecto a los procesos físicos.

2ª Herramienta: Análisis de la competencia, cadena de valor y sistemas de actividades.

• Análisis de la competencia: es un instrumento o técnica que forma parte del análisis estratégico.

• Analizar nuestra competencia y cuál es la fuerza relativa de cada uno de nuestros competidores más directos nos permite obtener una información muy importante para evaluar nuestra capacidad competitiva, actual y futura.

• El objetivo del análisis de la competencia es contrastar las posiciones y factores a las que hemos de estar muy atentos para mantenernos en la lucha competitiva por el mercado al que atendemos.

• De esta manera podemos detectar si nuestra posición nos permite disfrutar de una situación más ventajosa o por el contrario si deberíamos dar un giro a nuestra situación actual y adoptar alguna decisión o cambio de actitud.

• Para realizar este examen de nuestros competidores es necesario determinar todos los factores en los que se basan los criterios de compra de los clientes de ese mercado en cada uno de los diferentes ámbitos de la empresa: marketing, producción, administración, tecnología.

• Sobre cada uno de los factores, debe señalar si la posición relativa de cada uno de sus competidores tomados en consideración es mejor o peor que la posición de nuestra empresa y por qué.

Cadenas de valor y sistemas de actividades.

• El concepto cadena de valor indica que una empresa realiza una serie de actividades encaminadas a la venta de un producto.

• Para poder obtener los productos o servicios que va a comercializar, la empresa recibe una serie de factores (materias primas) y los transforma en productos (producto final) que luego son adquiridos por sus clientes.

• La transformación de los factores recibidos en productos o servicios destinados a los clientes, se realiza a través de una serie de actividades que añaden valor a lo que inicialmente eran factores con escaso contenido para el cliente.

• Estas actividades que incorporan valor a los factores productivos están interrelacionados entre sí, formando parte de una misma cadena: la Cadena de Valor.

Cadena de Valor.

Cadena de Valor.

• Las actividades que forman la cadena de valor, en función del valor aportado, se pueden clasificar en dos grupos: de línea y de soporte.

• Las actividades de línea son las actividades directamente relacionadas con la creación de valor, que forman el proceso productivo básico.

• Nos encontramos con logística interna, producción, logística externa, marketing y ventas y servicio post-venta.

• Las actividades de soporte apoyan y coordinan a las actividades de línea, con el objetivo de asegurar el normal funcionamiento de la empresa.

• Nos encontramos con la gestión de compras, el desarrollo tecnológico, la gestión de recursos humanos y la infraestructura de la empresa.

3ª Herramienta: Matrices de asociación

• Es una técnica que examina las asociaciones o relaciones entre dos objetos o ideas cualesquiera ( materiales o conceptuales) la cual utiliza matrices de asociaciones.

• La matriz de asociación documenta las relaciones entre dos medidas de rendimiento o dos objetos de la empresa.

• En la celda en la que se cruzan el concepto de la fila y la columna existe relación.

• Existen herramientas informáticas para construirlas, pero también se pueden hacer en un papel.

Función

Uni

dad

Almacén Producción

Ing. Proceso

Inventarios

Ventas

P=Con responsabilidad primaria S=Responsabilidad Secundaria

S S

P S

4ª Herramienta: Diagrama de Afinidad

• Es una herramienta que sintetiza un conjunto de datos verbales (ideas, opiniones, temas, expresiones,...) agrupándolos en función de la relación que tienen entre sí. Se basa, por tanto, en el principio de que muchos de estos datos verbales son afines por lo que pueden reunirse bajo unas pocas ideas generales. Es considerado como una clase especial de "tormenta de ideas", constituyendo, frecuentemente, esta técnica de creatividad el punto de partida para la elaboración del diagrama.

• El uso de un diagrama de afinidad es un proceso creativo, en el que cada grupo se une alrededor de un tema o concepto clave, para obtener consenso por medio de la clasificación que hace el equipo en vez de una discusión.

• ¿Cuándo se utiliza?

• Cuando el problema es complejo o difícil de entender.• Cuando el problema parece estar desorganizado.• Cuando el problema requiere de la participación y el soporte de todo el

equipo/grupo.• Cuando se quiere determinar los temas claves de un gran número de ideas y

problemas.

Diagrama de Afinidad• ¿Cómo lo llevo a cabo?

• Básicamente, se trata de escribir cada concepto en una nota Post It y pegarla en una pared. Los miembros del equipo mueven y organizan las notas en grupos basándose en las relaciones y asociaciones que establecen entre los distintos conceptos.

• Hay que llevar a cabo los siguientes pasos:

• 1º Constituir un equipo• Se reúne a un equipo de entre cuatro y seis personas. Es conveniente la presencia

de diversos niveles de experiencia y variedad de perspectivas, con el objetivo de afrontar la sesión con creatividad.

• 2º Describir el objetivo• Inicialmente, es preciso realizar una declaración del objetivo que se quiere alcanzar,

o del resultado que se espera obtener. Dicha declaración ha de tener un carácter amplio y neutral, claramente entendido y acordado por todos los miembros del equipo.

• 3º Generar ideas en las tarjetas• Mediante la técnica del "brainstorming" se genera una lista de ideas, cada una de

las cuales se registra en una nota Post It. Las tarjetas deberían describir conceptos completos, y no contar con una única palabra cada una.

Diagrama de Afinidad• 4º Pegar las tarjetas en la pared• Seguidamente se pegan las notas en la pared sin seguir un orden en particular.

• 5º Clasificar las tarjetas en grupos• Se mueven las tarjetas en grupos de forma intuitiva. Nadie debe hablar durante

esta fase del proceso para asegurar que no existe ninguna forma de influencia entre las decisiones de unos y otros. Si a alguien no le gusta el lugar en el que otro ubicó una tarjeta, no tiene que hacer más que cogerla y cambiarla de grupo. No se debe perder el tiempo discutiendo acerca del lugar que debería ocupar una determinada tarjeta.

• 6º Crear cabeceras para cada grupo• Hay que crear cabeceras para cada uno de los grupos constituidos. Dichas

cabeceras deberían describir concisamente lo que cada grupo representa. Una forma de pensar en ello es escribiendo una forma de titular periodístico para cada grupo. Las cabeceras no deberían ser, de hecho, palabras sueltas y el grupo debería resultar significativo independientemente del contenido de los demás grupos. Si es necesario, se utilizarán cabeceras para algunos subgrupos.

7º Dibujar el diagrama de afinidad• Se dibujan líneas conectando cabeceras primarias y secundarias, grupos,

subgrupos... indicando la relación existente. El resultado final se asemejará bastante a un diagrama organizacional.

Diagrama de Afinidad

Diagrama entidad-relación

• El modelado entidad-relación es una técnica para el modelado de datos utilizando diagramas entidad relación. No es la única técnica pero sí la más utilizada. Brevemente consiste en los siguientes pasos:

• 1.Se parte de una descripción textual del problema o sistema de información a automatizar (los requisitos).

• 2.Se hace una lista de los sustantivos y verbos que aparecen.

• 3.Los sustantivos son posibles entidades o atributos.

• 4.Los verbos son posibles relaciones.

• 5.Analizando las frases se determina la cardinalidad de las relaciones y otros detalles.

• 6.Se elabora el diagrama (o diagramas) entidad-relación.

• 7.Se completa el modelo con listas de atributos y una descripción de otras restricciones que no se pueden reflejar en el diagrama.


• Dado lo rudimentario de esta técnica se necesita cierto entrenamiento y experiencia para lograr buenos modelos de datos.

• El modelado de datos no acaba con el uso de esta técnica. Son necesarias otras técnicas para lograr un modelo directamente implementable en una base de datos. Brevemente:

• Transformación de relaciones múltiples en binarias. • Normalización de una base de datos de relaciones (algunas relaciones pueden

transformarse en atributos y viceversa). • Conversión en tablas (en caso de utilizar una base de datos relacional). • Etc.

• Los diagramas E-R son un lenguaje gráfico para describir conceptos. Informalmente son simples dibujos o gráficos que describen la información que trata un S.I y el software que lo automatiza.

• Los elementos de dicho lenguaje se describen a continuación, por orden de importancia.


• Entidad

• Representa una “cosa” u "objeto" del mundo real con existencia independiente, es decir, se diferencia unívocamente de cualquier otro objeto o cosa, incluso siendo del mismo tipo.

• Ejemplos:• Una persona. (Se diferencia de cualquier otra persona, incluso siendo gemelos). • Un automóvil. (Aunque sean de la misma marca, el mismo modelo,..., tendrán

atributos diferentes, por ejemplo, el número de motor). • Una casa (Aunque sea exactamente igual a otra, aún se diferenciará en su dirección).

• Una entidad puede ser un objeto con existencia física como: una persona, un animal, un casa, etc. (entidad concreta), o un objeto con existencia conceptual como: un puesto de trabajo, una asignatura de clases, un nombre, etc. (entidad abstracta).

• Una entidad está descrita y se representa por sus características o atributos. Por ejemplo, la entidad Persona puede llevar consigo las características: Nombre, Apellido, Sexo, Estatura, Peso, Fecha de nacimiento, etc...

• Se representa mediante un rectángulo o caja etiquetada en su interior mediante un nombre.


• Relaciones.

• Describe cierta dependencia entre entidades o permite la asociación de las mismas.

• Se representa mediante un rombo etiquetado en su interior con un verbo. Este rombo se debe unir mediante líneas con las entidades (rectángulos) que relaciona.

• Por motivos de legibilidad, los atributos no suelen representarse en un diagrama entidad-relación, sino que se describen textualmente en otros documentos adjuntos.

• Una relación no tiene sentido sin las entidades que relaciona. Por ejemplo: una persona ( entidad) trabaja ( relación) para un departamento ( entidad).


• Atributos

• Los atributos son las propiedades que describen a cada entidad en un conjunto de entidades.

• Se representan mediante un círculo o elipse etiquetado mediante un nombre en su interior.

• Los atributos describen información útil sobre las entidades.

• En particular, los atributos identificativos son aquellos que permiten diferenciar a una instancia de la entidad de otra distinta. Por ejemplo, el atributo identificativo que distingue a un empleado de otro es su número de la Seguridad Social.

• Ejemplos de atributos de la entidad “persona”:• D.N.I• Nombre• Apellidos• C.P.• Dirección.

Diagrama de flujo de datos

• Es una de las diversas herramientas que existen para modelizar procesos.• Representa el flujo de datos y los procesos que se producen en el sistema.

• En un DFD existen 4 elementos esenciales:

• Los procesos: conjunto de acciones que transforman las entradas de datos en salidas.

• Flujo de datos: supone la circulación de información o datos en el sistema.

• Agentes externos o internos: personas o entes relacionados directa o indirectamente con el proceso.

• Almacén o base de datos: es el lugar en el que se acumula la información sobre productos, servicios, equipos productivos, etc.

• Es un punto de unión entre los DFD y los ERD.


• Guía para la construcción de DFD.

• Existen reglas adicionales que nos permitirán no elaborar DFD erróneos y gratos a la vista de los usuarios.

• Las reglas son las siguientes:

• 1.Escoger nombres con significado para los procesos, flujos, almacenes y agentes externos.

• 2.Numerar los procesos.

• 3.Evitar los DFD excesivamente complejos.

• 4.Redibujar el DFD tantas veces como sea necesario estéticamente.


• 5.Asegurarse de que el DFD sea lógicamente consistente y que también sea con cualesquiera DFD relacionados con él.

• Las principales reglas de consistencia son:

• Evite sumideros infinitos, burbujas que tienen entradas pero no salidas.

• Evite las burbujas de generación espontánea, que tienen salidas sin tener entradas, porque son sumamente sospechosas y generalmente incorrectas.

• Tenga cuidado con los flujos y procesos no etiquetados. Esto suele ser un indicio de falta de esmero, pero puede esconder un error aún más grave: a veces el analista no etiqueta un flujo o un proceso porque simplemente no se le ocurre algún nombre razonable.

• 6.Extensiones del DFD para sistemas de tiempo real


• Fases que facilitan el proceso de construcción de un DFD:

• Construir un diagrama de flujo contextual o diagrama de contexto.

• Construir un diagrama de descomposición o de jerarquías.

• Determinar las bases de datos.

• Desglosar el proceso del diagrama de contexto, así obtenemos el DFD general.

• Desglosar cada proceso en otros procesos, con lo que construimos el DFD de nivel medio.

• Continuar el proceso hasta que se elabora un DFD de nivel primigenio.

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