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Sistemas de Información Gerencial

Tema 2: Tipos de Sistemas de Información

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Ing. Francisco Rodríguez Novoa

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INDICE

• Tipos de Sistemas de Información

• Tipos de Sistemas desde la perspectiva del usuario.

• Sistemas de Información integrales

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Tipos de sistemas de información

Nivel Estratégico.- Sistema de Soporte Gerencial (SSG)

Nivel Gerencial- Sistemas de Información para la administración (SIA).- Sistemas para el Soporte a Decisiones (SSD).

Nivel de Conocimiento- Sistemas de Trabajo del Conocimiento (STC).- Sistemas de Automatización en la Oficina (SAO)

Nivel Operativo- Sistema de Procesamiento de Operaciones (SPO).Ventas y

marketing.Manufactura Finanzas. Contabilidad Recursos

Humanos.

Tipos de sistemas de información

1. Sistemas de Procesamiento de Operaciones(Transaccionales)

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Son sistemas de información encargados de procesar gran

cantidad de transacciones rutinarias.

Simplifican y Agilizan el proceso de las transacciones.

Son sistemas que traspasan sistemas y que permiten que

la organización interactué con ambientes externos.

Debido a que los administradores consultan los datos

generados por el SPO para información al minuto acerca de

lo que está pasando en sus compañías, es esencial para las

operaciones diarias que estos sistemas funcionen

ágilmente y sin interrupción.

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A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de

obra, debido a que automatizan tareas operativa de la organización.

Con frecuencia son el primer tipo de sistemas de información que

se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a

nivel operativo de la organización para continuar con los mandos

intermedios y, posteriormente con la alta administración a medida

que evolucionan.

Estos sistemas son los encargados de integrar gran cantidad de la

información que se maneja en la organización, la cual será

empleada posteriormente para apoyar a los mandos intermedios y

altos.



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Nivel operativo Inputs: transacciones, eventos Procesamiento: actualización Outputs: informes detallados, consultas Usuarios: personal de operaciones

Ejemplos de SPO:Marketing / Ventas / Producción / Logística / Contabilidad /Finanzas / Compras/Recursos Humanos.

Ej. Universidad: Inscripciones – Inscripción por Materias –Registro de Notas de Examen - Registro de Materias –Préstamo de Libros.

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Tipos de Sistemas SPO

Sistemas de

ventas y

marketing

Sistemas de

manufactura y

producción

Sistemas de

finanzas y

contabilidad

Sistemas de

recursos

humanos

Otros tipos (Ej.

de

Universidad)

Funciones

principales

del sistema

•Administración

de ventas•Investigación de mercado•Promoción•Fijación de precios•Productos nuevos

•Programación

•Compras•Embarque y recepción•Ingeniería

•Operaciones

•Presupuestos

•Mayor general

•Facturación•Contabilidad de costos

•Registros de

personal

•Prestaciones

•Compensaciones•Relaciones laborales•Capacitación

•Admisiones

•Calificaciones•Registros de cursos•Alumnos

Principales

sistemas de

aplicaciones

•Sistema de

informaciónde pedidos de venta•Sistema deinvestigación de mercados•Sistema de comisiones por ventas

•Sistemas decontrol de máquinas•Sistemas de órdenes de compra•Sistemas de control de calidad

•Mayor general•Cuentas por cobrar y por pagar

•Sistemas deadministración de fondos

•Nómina•Expedientes de empleados•Sistemas de prestaciones•Sistema detrayectoriaprofesional

•Sistema de

registroacadémico

•Sistemas decontrol de planes de studio


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1. Sistemas de Procesamiento de OperacionesPlanificación de Recursos de Empresa (ERP)

Colección de sistemas que integra las distintas funciones

de una organización: administración, finanzas,

producción, ventas, recursos humanos, …) en una base

de datos única y consistente.

Actualiza archivos, acelera las acciones, reduce los

costos.

Este software también provee de herramientas para

analizar datos para planear la producción, pronosticar

las ventas, analizar la calidad, …

Incorpora Controles Operativos para mejorar la

eficiencia de las operaciones

2. Sistemas de Gestión del Conocimiento (STC)

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Dan soporte a los trabajadores del conocimiento.

Trabajadores del conocimiento:

• Generalmente miembros de profesiones reconocidas.

• Crean nueva información y conocimiento.

• Se encargan que los nuevos conocimientos y experiencias

técnicas se integren a la empresa.

2. Sistemas de Gestión del Conocimiento

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Nivel: Expertos

Inputs: Especificaciones de Diseño

Procesamiento: Modelado

Outputs: Diseños, Gráficos

Usuarios: Asesores / Técnicos

Ejemplo de STC: Terminales de Ingeniería

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Sistemas de Calidad

Dirigidos a documentar las Normas, Procedimientos y

Descriptivos de Puestos de una organización.

Procesamiento: Actualización de Normas,

Procedimientos, Descripciones de Puestos. Workflow

para actualización de documentos.

Usuarios: Toda la Organización

2. Sistemas de Gestión del Conocimiento

2.1 Sistema de Automatización de Oficinas (SAO)

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Dirigidos A Una “Oficina Sin Papeles”

Rediseña el Flujo de Trabajo

Software Integrado

Ejemplos de SAO: Presentaciones Gráficas, Hojas de Cálculo,

Gestores de Bases de Datos, Procesadores de Textos, Correo

Electrónico.

2.1 Sistema de Automatización de Oficinas

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Sistemas de computo, como procesadores de texto, sistema

de correo electrónico y sistemas de programación.

Diseñados para aumentar la productividad de trabajadores de

datos en la oficina

Entradas: documentos, programas

Procesamiento: administración de documentos, programación,

comunicación.

Salidas: documentos, programas, correo.

Usuarios: oficinistas.

3. Sistemas de Información para la Administración (S.I.G.)

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Los requerimientos de procesamiento para apoyar las actividades

de control administrativos son:

Modelo de Control Administrativo: proceso por medio del cual los

directivos de los departamentos/centros de costos o resultado,

miden el rendimiento del sector a cargo, deciden sobre

operaciones de control, formulan nuevas reglas de decisión a

aplicar en las operaciones y asignan recursos.

Usa modelos de análisis para la toma de decisiones.

Pocas decisiones programables.

Las decisiones son de mediano plazo.

Las transacciones individuales no son tan relevantes. Se necesita

información resumida que muestre tendencias y explique

variaciones de funcionamiento y sugiera las soluciones.


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El proceso para el Control Administrativo requiere las siguientes

clases de información:

Funcionamiento planeado (normas, metas, presupuestos)

Desviaciones observadas

Explicación de las desviaciones

Análisis de los posibles cursos de acción (posibles decisiones)

La base de datos para el control administrativo consta de dos

elementos principales:

Base de datos operacional

Los planes, estándares y presupuestos que definen las

expectativas de desempeño.

Pueden incluirse datos externos para benchmarking (índices de

costo, participación de mercado, tasas de interés, etc.)


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Nivel: Gerencial

Inputs: Gran volumen de datos

Outputs: Informes Resumidos orientados al control

Usuarios: Gerentes Medios

Datos: Pasados y Presentes

Decisiones: Estructuradas y Semi-Estructuradas

Orientación: Interna

Lento Proceso de Diseño

Ejemplo SIG: Presupuesto Anual


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3.1 Sistemas de apoyo a las decisiones (D.S.S.)

Sistema de información que combina datos y modelos

analíticos sofisticados o herramientas de análisis de datos

para apoyar la toma de decisiones semiestructurada y no

estructurada

Dan servicio al nivel administrativo

Entradas: datos de bajo volumen, bases de datos optimizadas

para el análisis de datos, modelos analíticos, herramientas de

análisis de datos.

Procesamiento: interactivo, simulaciones, análisis

Salidas: informes especiales, análisis de decisiones, respuesta a

consultas.

Usuarios: profesionales, gerente general.

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Gerencia intermedia

Apoyo a la toma de decisiones poco habituales

Problemas de naturaleza única y cambiante, no hay

procedimientos predefinidos

Datos provenientes de los SPO y SIG, y fuentes externas

Interfaz e información intuitivas

Modelos analíticos y síntesis de información

3.1 Sistemas de apoyo a las decisiones (D.S.S.)

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4. Sistemas de información estratégicos.(SSG)

Requiere de información resumida, principalmente externa

(perspectivas económicas de la organización, actualidad y

perspectiva del medio ambiente político, Competidores,

Mercado, Sustitutos, etc.)

Existe dificultad para estandarizar los datos a captar.

Decisiones no programables (no estructuradas).

Las decisiones son de mediano y largo plazo.

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4. Sistemas de información estratégicos.

Requiere de bases de datos tales como:

Evaluación de capacidades actuales de la organización: se

basa en datos internos con base en los requerimientos

operativos. Información resumida.

Proyecciones de las capacidades futuras: en base al análisis

de datos históricos

Datos del mercado sobre la industria y los competidores.

Bancos de datos públicos sobre la industria, los

competidores, la economía nacional, etc.

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4. Sistemas de información estratégicos.

Sistemas de información diseñados para abordar la toma de

decisiones no estructurada mediante gráficos y

comunicaciones avanzadas.

Dan servicio al nivel estratégico

Entradas: datos acumulados externos e internos.

Procesamiento: gráficas, simulaciones, interactivo.

Salidas: proyecciones, respuestas a consultas.

Usuarios: directores.

SSG

SPOSTC

SAO

DSSSIA

Relación de la interacción entre los sistemas

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Tipos de Sistemas

Sistemas de Información Estratégicos

(Soporte Gerencial)(SSG)

Sistema de Información para la Administración (SIA)

Sistema para el soporte de

decisiones (SSD)

Tipos de Sistemas de Información

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Tipos de Sistemas

Sistemas de Trabajo del Conocimiento

(STC)

Sistemas de automatización en la

oficina (SAO)

Sistema de Procesamiento de Operaciones (SPO)

Tipos de Sistemas de Información

Perspectiva Funcional

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Comprender la manera en que los sistemas de información sirve a

áreas funcionales específicas

Sistemas de ventas y marketing

Sistemas de manufactura y producción

Sistemas financieros y contables

Sistemas de recursos humanos

En cada uno de los sistemas se indicaran las funcionalidades

propias de cada usuario

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• Dan a poyo a los procesos de negocio del departamento de

ventas y marketing

• Directores: vigilar tendencias y competidores, y apoyar la

planificación

• Gerencia intermedia: investigar mercados, analizar campañas

de marketing y fijar precios

• Gerentes y empleados operativos: localizar y contactar

clientes potenciales, seguimiento de ventas, procesamiento

de pedidos y apoyo al servicio de clientes

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• Dan apoyo a las actividades del departamento de manufactura y

producción

• Gerencia: decisiones sobre metas de manufactura a largo plazo

(nuevas instalaciones, inversiones en tecnología,...), e.g.

ubicación de las instalaciones

• Gerencia intermedia: analizar y vigilar costes y recursos de

producción, e.g. planificación de la producción

• Gerencia de operaciones: estado de las tareas de producción,

e.g. control de maquinas

• Ejemplo: sistema de control de calidad de Kia Motors

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• Dan apoyo a las actividades del departamento de sistemas

financieros y contables

• Gerencia: establecer objetivos de inversión a largo plazo,

pronósticos sobre el rendimiento financiero

• Gerencia intermedia: vigilar y controlar los recursos

financieros

• Gerencia de operaciones: dar seguimiento al flujo de fondos

a través de transacciones (sueldos, proveedores, ingresos,...)

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• Apoyar las actividades del departamento de recursos humanos

• Gerencia: identificar recursos humanos requeridos a largo

plazo, e.g. planificación de recursos humanos

• Gerencia intermedia: supervisar y analizar la contratación y la

remuneración de los empleados, e.g. análisis de salarios

• Gerencia de operaciones: seguimiento de la contratación y de

los empleados, e.g. capacitación y desarrollo

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Sistemas de Logística

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Sistemas de información integrales

Como manejar, distribuir, coordinar y compartir la información

de diferentes SI?

Aplicaciones empresariales: sistemas que abarcan todas las

áreas funcionales

Ayudan a las empresas a volverse mas flexibles y productivas

4 tipos:

• Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)

• Sistemas de administración de la cadena de suministro (SCM)

• Sistemas de administración de las relaciones con el cliente (CRM)

• Sistemas de administración del conocimiento (KMS)

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Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)

• Recopilan datos de procesos de negocio clave almacenándolos

en una base de datos central

• Aceleran la comunicación facilitando la coordinación de las

operaciones cotidianas, e.g. pedido

• Flexibilidad para responder rápidamente a los clientes y

producir y almacenar lo necesario

• Proporcionan información para mejorar la toma de decisiones

administrativas

• Proporcionan información de toda la empresa que permite

analizar su rentabilidad

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Sistemas de administración de la cadena de suministro (SCM)

• Integra y automatiza la red de los procesos y relaciones de

negocio entre una empresa y sus proveedores, clientes,

distribuidores y otros socios de negocio

• Ayuda a una empresa a obtener los productos correctos, en

el momento adecuado, en el tiempo justo, en la cantidad

apropiada y a un coste aceptable

• Ayudar a que una empresa logre agilidad y capacidad de

respuesta para satisfacer las demandas de sus clientes y las

necesidades de sus proveedores.

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Sistemas de administración de las relaciones con el cliente (CRM)

• Poder de negociación de los clientes es mas fuerte

• Las relaciones con los clientes son el activo mas importante

• Estrategia de negocio: negocio enfocado al cliente

• Proporcionar una visión única y completa de cada cliente en

cada punto de contacto

• Proporcionar al cliente una visión completa y única de la

empresa

• Integra y automatiza los procesos de servicio al cliente

(ventas, mercadotecnia...)

• Fases de la administración de las relaciones con el cliente:

adquirir, incrementar y retener

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Sistemas de administración del conocimiento (KMS)

• Valor de productos y servicios: recursos físicos e intangibles

(conocimiento,...)

• Mejor conocimiento sobre como crear y entregar productos y

servicios: mayor rentabilidad

• Recolección y distribución del conocimiento y la experiencia

• Mejorar los procesos de negocio

• Mejorar la toma de decisiones administrativas

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Sistemas de información integrales

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Desarrollo de Caso

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