44 Estrategia Financiera Nº 248 • Marzo 2008

Especial Software Contable

Sistemas de

información para la

nueva reforma contable

Sistemas de

información para la

nueva reforma contable

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n muchas ocasiones los cambios en los mo-

delos organizativos y empresariales se plan-

tean a partir de nuevas políticas abordadas

internamente hacia la mejora productiva. Pero existen

otros muchos casos, en los cuales los cambios se fra-

guan y llegan a su zenit en base a publicaciones nor-

mativas que entran en vigor de forma inexorable a

partir de una fecha y, lo más importante, sin posibili-

dad de marcha atrás.

Desde el 1 de enero del ejercicio 2008, la realidad

contable empresarial en España nos muestra su

nueva cara: el nuevo Plan General de Contabilidad,

así como cambios en normas subyacentes como la

modificación del Código de Comercio, la nueva Ley

de Sociedades Anónimas, o la Reforma del Impuesto

de Sociedades. Una vez asentados y publicados los

principios de la nueva norma contable, es necesario

abordar la transformación en todas las áreas colate-

rales a la propia contabilidad, la adaptación y la ges-

tión del cambio, modificaciones en los sistemas de

información para poder dar cobertura a la nueva in-

formación estratégica de la compañía, formación del

personal, etcétera.

Como resultado de todos estos efectos colate-

rales generados es necesario establecer y definir una

metodología que acompañe al proceso, la cual per-

mitirá una adaptación particular y flexible según el

tipo de empresa, el tipo de sector al que pertenece o

los tipos de sistemas utilizados, pero es evidente que

el uso de una metodología es clave para el éxito del

proyecto.

Previamente a la definición y puesta en marcha

de esta metodología es necesario reseñar un ele-

mento inicial, la “etapa del conocimiento”. La pri-

mera premisa es que para abordar los cambios, se

hace necesario conocer las modificaciones que han

tenido lugar y reflexionar sobre ellas. En la Norma-

tiva española se produce una adaptación evolutiva

de todas las fuentes normativas hacia la conver-

gencia de la Norma europea y esta adecuación se

concreta en la aparición del Libro Blanco entre los

ejercicios 2001-2002, cuyas conclusiones son las si-

guientes:

• Incorporación a la normativa española del valor ra-

zonable para todo tipo de empresas, si bien determi-

nando de forma muy clara las condiciones de valora-

ción, definiendo de manera precisa qué es y cuándo

se da un mercado activo, para utilizar sus precios

como forma de medida, y estableciendo qué modelos

valorativos alternativos pueden ser objeto de utiliza-

ción en caso de no existir este tipo de mercado.

• Se considera necesaria la introducción, tal como

contemplan las NIC, de un estado de cambios en

el patrimonio neto.

• Asimismo, debería incorporarse un nuevo informe,

el estado de flujos de efectivo exigible a todas las

empresas, salvo a las pequeñas, tanto en cuentas

anuales como, en su caso, en las consolidadas.

• Introducción de mejoras en los formatos actuales

de balance y cuenta de pérdidas y ganancias.

• Se considera adecuado no excluir de la integración

global a las subsidiarias con actividades distintas,

tal y como establece la NIC 27, y presentar en los

estados consolidados información adicional sobre

los segmentos del negocio o geográficos del grupo.

• Conveniencia de exigir información segmentada

tanto por razón de tamaño como en determinados

sectores donde es muy relevante.

• Regular los efectos del régimen de primera im-

plantación de las NIC, para que no se produzcan

anticipos ni diferimientos en el pago de impuestos,

en la medida en que se quiera conseguir neutrali-

dad fiscal.

w

Ficha Técnica

E

www.estrategiafinanciera.es[ ]

AUTORA: Díez Lobo, Tatiana

TÍTULO: Sistemas de información para la nueva reforma contable

FUENTE: Estrategia Financiera, nº 248. Marzo 2008

LOCALIZADOR: 19/ 2008

RESUMEN: La nueva norma contable supondrá una serie de cambios en lasaplicaciones de software que integran los sistemas de información convir-tiéndolos de esta forma en piezas clave para el éxito de la reforma plante-ada. Este cambio implicará un esfuerzo adicional para las compañías quetendrán que poner especial énfasis en formar e informar a sus responsablesfinancieros sobre el cómo y el cuándo de la reforma.

DESCRIPTORES: Especial software contable, contabilidad, Plan GeneralContable, Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).

La adaptación al nuevo PGC da lugar a la aparición de multitud de incertidumbres yexpectativas que precisarán de un adecuado diagnóstico sobre los cambios a realizar, unarápida y certera estrategia de implantación y una evaluación constante de los objetivos

fijados y los resultados obtenidos

, Tatiana Díez Lobo

Directora de Preventa de Primal Management Solutions

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Una vez elaborado el Libro Blanco, se creó un

grupo de trabajo para la reforma del PGC entre los

ejercicios 2005-2006. El grupo de trabajo dio sus fru-

tos y el pasado mes de febrero el ICAC (Instituto de

Contabilidad y Auditoría de Cuentas) publicó el primer

documento acerca del Borrador sobre el Nuevo Plan

General de Contabilidad. Dicho borrador se actualizó

y a finales del año 2007 se publicó de forma definitiva

el nuevo Plan Contable.

Los principales cambios que se pueden mencionar

en el nuevo plan son los siguientes:

• La información está destinada al inversor y a los

mercados financieros.

• Constituyen normas más complejas que compren-

den un análisis económico más profundo.

• Existen normativas muy concretas sobre operacio-

nes específicas.

• El principio de prudencia valorativa constituye un

principio más, no prevalece sobre el resto de prin-

cipios.

• No se considera la correlación ingreso-gasto.

• Se aconseja la compensación de saldos y cuentas.

• Utilización del método del valor razonable.

• La información financiera se presenta por segmen-

tos de actividad y por zona geográfica.

• Información acerca de los riesgos financieros.

• Aparición de nuevos estados financieros que con-

forman las cuentas anuales: estado de cambios en

el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo.

• Aparecen las llamadas combinaciones de negocios,

como la unión de distintas empresas en una enti-

dad económica como resultado de la unificación

de varias empresas o la obtención de control por

parte de una empresa sobre las actividades de otra.

• Surge la información a revelar sobre partes vincu-

ladas, información sobre las transacciones vincula-

das y los saldos pendientes con ellas.

Conocidos y analizados los elementos del cam-

bio, ya es posible introducirnos en la metodología que

nos ayude, facilite el proceso y garantice el éxito.

METODOLOGÍA

La metodología propuesta se compone de tres

etapas: diagnóstico, implantación y evaluación del

proyecto.

Diagnóstico

La adaptación al nuevo Plan General de Contabi-

lidad genera muchas incertidumbres y expectativas,

para lo cual será necesario hacer un diagnóstico claro

de los cambios a acometer en función de las peculia-

ridades de la empresa.

El objetivo de esta fase es cubrir las necesidades

más importantes no solamente desde el punto de

vista contable, sino también desde el de la propia or-

ganización y los sistemas.

Los sistemas constituyen repositorios que mane-

jan inmensos volúmenes de información, que están

integrados en plataformas que van a proporcionar

una cultura de rendimiento compleja y eficiente. Exis-

ten una serie de razones y objetivos que argumentan

y garantizan el uso de un sistema de información.

Destacamos las siguientes:

• La calidad: una de las constantes exigidas por la

información contable es la calidad de la informa-

ción. Ésta es la causa por la cual se exige que la

información sea clara en su forma y contenido.

La consecuencia directa de ello es la aparición de

las notas explicativas en la memoria. La memoria

es un documento que va a formar parte de las

cuentas anuales, estructurada en 25 apartados,

tiene una serie de puntos indicativos y se esta-

blece que se han de evitar repeticiones, sustitu-

ciones e insolvencias.

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Sistemas de información para la nuevareforma contable

Especial Software Contable

Para abordar los cambios se hacenecesario conocer las modificacionesque han tenido lugar y reflexionarsobre ellas

w

Gráfico 1. Etapas

Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3

Diagnóstico Implantación Evaluación

Análisis de

necesidades

en la

organización

y en los

sistemas

Garantizar el

plan de actuación

propuesto

Obtener

información

sobre el

nivel de

eficacia y

eficiencia

Metodología

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En este punto es necesario establecer que sola-

mente es posible garantizar la calidad del dato a

través de herramientas que utilicen bases de da-

tos multidimensionales, en las que se puedan de-

finir todo tipo de controles y realizar el segui-

miento de los procesos. Este es uno de los puntos

detractores de la hoja de cálculo para la elabora-

ción de la información financiera.

• La utilidad: un sistema de información de grupo

debe dar respuesta a la Dirección Financiera sobre

hechos actuales con los estados financieros, y so-

bre hechos futuros con la elaboración de previ-

siones y planes estratégicos. Un sistema de infor-

mación ha de contemplar y manejar información

que no es solamente la real, sino información fu-

tura materializada en planes estratégicos, posi-

bles indicadores e información que permita va-

riar las actuaciones reales en pro de un escenario

de mañana.

• La flexibilidad: un sistema de información ha de

ser lo suficientemente maleable e incluso dúctil

como para interactuar con los sistemas transac-

cionales existentes, aprovechar las inversiones ac-

tuales, poder adaptarse a una nueva infraestruc-

tura tecnológica y evolucionar con la empresa

adaptándose a los cambios generados, establecer

distintos escenarios, con una o varias variables,

analizar desviaciones en la información real en

base a la información estratégica que ha sido

analizada y tomar decisiones en consecuencia.

La conectividad con los sistemas transaccionales

puede tener lugar a través de herramientas au-

tomáticas de búsqueda de información o bien a

través de ficheros. En este caso será necesario es-

tablecer las correspondencias necesarias entre la

información que obtenemos del transaccional y

la información de reporting que queremos llegar

a obtener con una plataforma de información fi-

nanciera.

• La escalabilidad: es la característica que pone

de manifiesto la adaptación a la normativa legal

existente y la posibilidad de ir avanzando con un

abanico de opciones tanto en la elaboración de

nuevos tipos de reporting, como es el caso de in-

formación económica que afecta a nuevas áreas

de la empresa, o en información contable que so-

porta nuevas normativas o nuevos mercados, con

leyes específicas. Esta característica, tanto por ir

avanzando en las opciones o por ir abarcando

más ámbitos, constituye un elemento indispen-

sable para un sistema de información.

• La integridad: un sistema de información cons-

tituye una pieza clave para el buen funciona-

miento de la empresa y en consecuencia para

mejorar las prácticas de Buen Gobierno. El Código

de Buen Gobierno incorpora un conjunto de re-

comendaciones, que hacen referencia, entre otros

temas, a “la información fi-

nanciera periódica para que

sea elaborada con los mismos

principios que las

cuentas anuales y

para que la infor-

mación suminis-

trada a los merca-

dos sea una infor-

mación fiable”.

• La auditabilidad: toda la

información contenida en

un sistema de informa-

ción ha de tener la caracte-

rística de poder ser analizada

y/o auditada a través del se-

guimiento del dato. Este segui-

miento o traza de la información

va a permitir conocer el dato en sus distintos es-

tadíos: real, presupuesto, información social, in-

formación consolidada..... Además, se trata de

una información dirigida a todos los actores ex-

ternos e internos que intervienen en la empresa:

trabajadores, directivos, clientes, proveedores, in-

versores, instituciones organizacionales, audito-

res...... Sólo es posible la correcta difusión para

tan amplio número de agentes a través de la tec-

nología, utilizando plataformas web, o a través

de intranets ya que la difusión debe ser inme-

diata y selectiva en cualquiera de los estadíos de

la información financiera. El uso de un canal

como la web va a permitir a los usuarios o al

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reforma contable

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Gráfico 2. Diagnóstico

Calidad

UtilidadFiabilidad

FlexibilidadAuditabilidad

EscalabilidadIntegridad

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Sistemas de información para la nuevareforma contable

Especial Software Contable

grupo de usuarios definir los accesos al sistema

de información en base al diseño piramidal de

usabilidad del sistema.

• La fiabilidad: un sistema de información debe

contener una información fiel y exacta que con-

tenga el menor margen de error posible para eli-

minar toda posible incertidumbre y generar con-

fianza.

Es en esta característica, donde más peso tiene

un sistema de información, porque el dato es

único y no va a dar lugar a tener múltiples ver-

siones del dato y también porque será preciso de-

finir todo tipo de controles visuales o no que ga-

ranticen la no existencia de errores.

• La globalidad: ante la si-

tuación globalizada de los

mercados, un sistema de

información debe dar res-

puesta no solamente a la

normativa a la que se cir-

cunscribe la matriz del

grupo, sino que ante la

posibilidad de realizar in-

versiones en otros merca-

dos, ha de admitir simultá-

neamente otro tipo de nor-

mativas, (US GAAP,

normativa local...) y

elaborar informa-

ción financiera en

base a varias nor-

mativas, analizar

las consecuencias

de las inversiones realizadas y tomar decisiones.

Ésta es una de las grandes plusvalías puestas de

manifiesto ante el uso de herramientas de repor-

ting, frente a otros sistemas. Hablar de modelos

multidimensionales en los cuales las distintas

normativas empleadas se almacenan con distin-

tas codificaciones y pueden sobre el dato único

convertir outputs diferentes que garanticen la

aplicación de normas que tienen aspectos conta-

bles radicalmente diferentes.

Implantación

Cubierta la etapa del diagnóstico y definidas

las necesidades en cada una de las áreas afecta-

das, la etapa de implantación constituye la verda-

dera fase estratégica en la que se pone en marcha

el plan de actuación marcado para las personas y

para los sistemas. Definidas las responsabilidades,

en cada área se propone la acción del cambio con-

table, afectando a modificaciones en determina-

dos grupos de cuentas, o creando nuevos gru-

pos...estableciendo nuevos métodos de valora-

ción....o creando nuevos informes contables tal y

como se anuncia en la nueva normativa. Es muy

importante, en este periodo, la formación que po-

sea cada responsable, para realizar un seguimiento

continuo de las realizaciones, que se gestionen de

forma correcta los recursos y que se evalúen las

actuaciones llevadas a cabo. El objetivo de esta

fase es garantizar el plan de actuación propuesto y

ejercer una vigilancia constante para el cumpli-

miento del mismo.

Serán necesarias muchas sesiones de formación e

información para acometer acciones de actuación

con todo detalle y precisión, así como para solventar

todo tipo de contingencias e imprevistos.

Evaluación

Es evidente la importancia de esta fase durante

la propia etapa de implantación y con

posterioridad. Ésta es una fase

que se caracteriza por disponer

de información en la aplicación

del plan que hemos marcado,

por su nivel de eficacia, los re-

cursos que se aplican y los re-

sultados obtenidos.

El objetivo de esta fase es

obtener información constante,

conocer el nivel de desarrollo

obtenido, los recursos y medios

empleados, y realizar las adap-

taciones o redefiniciones esta-

blecidas.

CONCLUSIÓN

Es evidente que la

nueva norma conta-

ble publicada lleva

asociados una serie de cambios que van a afectar a

todo el conjunto de aplicaciones y software añadido

que integran los sistemas de información. Los siste-

mas de información van a constituir uno de los vec-

tores relevantes del éxito para dirigir la reforma plan-

teada. Esto va a sumergir a la organización en un es-

fuerzo adicional. Es una campaña de difusión del

proceso informando del cómo, del cuándo y de cuál

ha sido la reforma planteada a los receptores de la

información económica financiera. 9

Conocidos y analizados los elementosdel cambio, ya es posibleintroducirnos en la metodología quenos ayude, facilite el proceso ygarantice el éxito

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