Inserción de los Sistemas Administrativos en las organizaciones1.1 Aspectos generalesDebido a los grandes cambios tanto económicos como culturales, sociales y políticos generados por la INDUSTRIALIZACIÓN y el proceso de GLOBALIZACIÓN, las organizaciones han cambiado enormemente ya sea adaptándose ó adecuándose. Un buen ejemplo son aquellas organizaciones que crecieron en desmedida y por lo tanto sus operaciones internas se volvieron más complejas. He aquí el motivo de estudio de los SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.El éxito de una organización depende de cómo maneje los siguientes factores:

ELECCIÓN DEL PRODUCTO: tiene que tener en cuenta, a la hora de elegir parámetros tales como escasez, demanda, etc.

El MERCADO: se refiere a que la organización está ó estará inserta en un determinado mercado, de ahí la validez de su estudio.

TECNOLOGÍA: es un conjunto de recursos muy importantes ya que significan en gran medida, eficacia y eficiencia a la hora de realizar tareas tanto operacionales como de dirección.

ESTRUCTURA FINANCIERA: la organización posee capitales, los cuales debe proteger y multiplicar, como así también estar al tanto de cómo y donde buscar nuevos capitales.

DIRECCIÓN ACTIVA Y DINÁMICA: la dirección, se pretende, debe responder de manera locuaz y pragmática.

POR ÚLTIMO, SE NECESITA DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO QUE COORDINE Y REGULE TODAS ESTAS OPERACIONES.A la hora de administrar, la dirección se encuentra con dos problemas claves:

Uno de ESPECIALIZACIÓN, referido a que le prestan más atención o importancia a ciertos departamentos ó áreas de la organización, dejando de lado, en cierta forma, al sistema administrativo.

COMPLEJIDAD, hace hincapié en la importancia de la creatividad en el momento de diseñar o resolver algún problema. Por lo tanto, como el sistema administrativo de una organización es un conjunto de operaciones iterativas y algo tediosas, también se le resta importancia.1.2 Elementos que integran los SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Conjunto de elementos y equipos ubicados en los niveles medio e inferior. Se ocupan de captar, guardar, procesar ó transmitir información.

Un conjunto de soportes en donde se documentan decisiones específicas, se transmiten, conservan y registran. Pueden ser formularios, registros, páginas web, etc.

Una red de canales por donde fluye la información. Esta red está previamente definida y diseñada.1.3 Atributos de los SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Que se ejecuten en el momento en que se precisen, que sean oportunos. Insuman la menor cantidad de recursos, que sean económicos. Se desarrollen dentro de un alto grado de seguridad, que sean confiables, sino no sirven. Produzcan la información necesaria, que sean eficaces.

2. Funciones del SISTEMA ADMINISTRATIVO

Se realizan rutinariamente en casos individuales las políticas dictadas por la alta dirección.Es eficiente cuando:

Los actos y procesos son realizados en término. El costo es acorde a la naturaleza de la tarea y debe dejar margen de ganancia. Los actos se desarrollen con alto grado de seguridad. Provea un cuadro informativo.

3. Características y problemas que afectan a los SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Debido al gigantismo actual de ciertas organizaciones se elevan los costos de administración y se reduce la velocidad.Características:

Repetición de las tareas sin aporte positivo. La solución es una visión de conjunto del sistema. Cada individuo intenta formarse su propio entorno. Es difícil medir las tareas administrativas en el tiempo. Supone detectar tareas rutinarias y eventuales.

La automatización de tareas es avanzada en ciertos sectores de la industria pero no en administración de organizaciones. Se debe a lo difícil de la tarea de recopilar datos.

La respuesta de la organización para modificar un sistema administrativo no es inmediata.Supone esfuerzo intelectual y paciencia.. El ANÁLISIS de SISTEMAS y los SISTEMAS ADMINISTRATIVOSAnte la problemática planteada surge el ANÁLISIS de SISTEMAS que supone revisión permanente de los SISTEMAS ADMINISTRATIVOS para prevenir las distorsiones. Es una función permanente, especializada, conoce cuáles son los métodos más eficaces y no está comprometida con los intereses sectoriales. Puede ser agente de cambio debido a su especialización y conocimiento de métodos ya que puede adoptar nuevas tecnologías para la automatización de las tareas administrativas.Supone:

Una actitud permanente de ANÁLISIS. Inconformismo frente a resultados obtenidos. Tesón para formular propuestas de cambio.

Depende de: La elección del responsable a cargo y... El apoyo de la dirección a la misma.

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos82/teoria-sistemas-administrativos/teoria-sistemas-administrativos.shtml#ixzz3E5McdQS5

Para controlar el crecimiento burocrático: Crear un área en dicha ESTRUCTURA que asuma esa función. Que el responsable tenga un perfil adecuado al cargo. Determinación clara de objetivos y planes. Medición de la actividad por resultados. Que la dirección apoye los programas en marcha.

5. Capítulos del ANÁLISIS de SISTEMAS

Supone una coordinación de tiempo y tecnología, para ello: Formación de un equipo, asignando roles y tareas. Asignación de bienes a responsables idóneos. La actividad debe ser eficaz y eficiente, con esto se pretende que se haga de la mejor forma posible y

más económica.El organigrama es el modelo gráfico de la asignación de responsabilidades y funciones y el manual de procedimiento el elemento escrito que la formaliza. La ESTRUCTURA, es el conjunto de personas que, tiene un diseño previo para cumplir objetivos eficazmente.Definida la ESTRUCTURA puede ocurrir:

Que las formas de trabajo se realicen eficientemente o no. Que las formas de trabajo aseguren el PATRIMONIO o no. Que las formas de trabajo sean diferentes entre sectores.

Todo esto dificultaría la coordinación y el funcionamiento. Ante la interrogante de ¿cómo y cuándo realizar las tareas? Surge EL ESTUDIO DE MÉTODOS Y TIEMPOS:Son circuitos ó rutinas que transportan información. El canal variará depende de la situación.La división de funciones es una creación intelectual.

Capítulos de

la teoría de la

organización

Énfasis

Unidad de

ANÁLISIS

Herramientas

Escritos

Gráficos

ESTRUCTURA

Qué y

quién

Departamento

Manual de la

organización

Organigrama

SISTEMAS

Cómo y

cuando

Tarea-rutina (típica)

Manual de

procedimiento

Diagrama de proces

o

6. Relación entre ESTRUCTURA y SISTEMA

Son distintos enfoques de un mismo problema. Configurar el sistema para establecer un orden y permitir el acceso. Dotar de seguridad al sistema. Contar con una ESTRUCTURA.

Problemas: Hombres programados, supone que se puede hacer. Super-ESTRUCTURA ineficiente. En ARGENTINA, en la práctica, se presentan dos casos: El EMPRESARIO estudiado. El EMPRESARIO formado.

El análisis de sistemas administrativos

1. Enfoque de sistemas

Es un plan orgánico concebido y analizado eficientemente que se ocupa de crear los mejores métodos de trabajo a través del registro, análisis y examen crítico de las formas de trabajo existentes, también la propuesta de realizar tareas aplicando métodos y equipos más eficaces como la implementación y puesta en marcha de esas recomendaciones.Cada persona que realiza una determinada tarea se convierte en un especialista en la misma. El analista tiene un conocimiento general sobre métodos y equipos que le proveen la ventaja de poder elegir cuales son los más adecuados para utilizar. Pero se enfrenta a la problemática de no conocer los detalles específicos. Cuando el analista va a tomar decisiones debe tener en cuenta mantener una actitud de adecuación, que significa conocer las limitaciones y ventajas del sistema y de esa forma lograr un mayor control en el diseño y construcción de nuevos métodos. Supone una metodología nueva que se asienta en principios de la TEORÍA DE SISTEMAS y que en su conjunto forman el enfoque de sistemas, este es integrador, utiliza el análisis parcializado como medio de estudiar e implementar y se refiere a aquellas operaciones cuya repetitividad hace económico un sistema de información.

1.1 Enfoque integrador

Encuentra su fundamento en el principio de interrelación. Toda acción que ocurra en una/s parte/s del sistema origina modificaciones en el mismo en conjunto.Las partes conforman la estructura la cual le da coherencia y existencia al sistema.Actúan en equilibrio dinámico (entropía, homeostasis) absorbiendo impulsos internos y del contexto.Tiene influencia en la metodología de análisis cuando:

Hay una visión integral e interrelaciones con otros sistemas y el entorno. Todo cambio producirá consecuencias en cadena por lo que se deben prever, si son necesarias o no,

tanto así como las modificaciones a realizar y los resultados esperados.Etapas

Recolección de información Estudio Análisis

Implementación de propuestasEl estudio se hace en forma total hasta agotar las interrelaciones.Recolección de informaciónLos datos aparecen desordenados y no son totalmente fiables. Se debe sistematizar la información obtenida para generar coherencia.Se pueden detectar:

Datos no pertinentes, que deben ser eliminados. Falta de información. Por desconocimiento, falta de pericia, reticencia. Datos erróneos

El enfoque integrador permite identificar las fallas. Esto trae un apoyo motivacional debido a la fiabilidad de los datos y del método.ConstrucciónDeben tenerse en cuenta los principios de interrelación.Repercusiones por:

Supresión Incorporación Mutación

Poner en funcionamientoEvolución (resultados deseados y no deseados). Seguimiento de la evolución para detectar posibles consecuencias no previstas.Debe haber sustitución racional.

1.2 Enfoque fragmentador

Debido a lo extenso y costoso de analizar un sistema se recurre a:Fraccionamiento (frente a una necesidad operativa como política)Separar un subsistema de uno mayor delimitándolo, es una creación intelectual.Las reglas de fragmetación son:

En donde exista menor interacción. En donde pueden extenderse más allá de los límites naturales. Forma en que se pone de manifiesto el sistema acotado con el resto del sistema: Acotamiento externo: fijar límites, y todo lo que está adentro es motivo de estudio. Acotamiento interno: se observan los ciclos de operación de un subsistema, se le aplican las entradas y

se observa cual es su reacción, si esta no es aceptable, se profundiza el estudio. Establece en que casos se aplicará la fragmentación y que implicancia operacionales provocará en cada

uno: División en sistemas (Compras, Ventas). Identificar rutinas mediante diagramas (módulos), si se extiende la rutina, se puede dividir en subrutinas y

en otros gráficos adyacentes.

1.3 Enfoque operacional

Las operaciones típicas suponen sistematización para la economización. Esto permite la división del trabajo y se logran dos objetivos:

Que se den soluciones distintas frente a un problema. Que la solución dada a cada situación esté adecuadamente estudiada.

Con el debido control podrán asignarse funciones y manejo de recursos a niveles inferiores, respaldado todo ello por normas que aseguren el correcto funcionamiento. Según la naturaleza y el ramo de la organización se evaluará lo que es típico y lo que no.El estudio de las tareas típicas genera que se le apliquen las técnicas, etapas y herramientas a las mismas, siendo las atípicas incluídas en el MANUAL DE LA ORGANIZACIÓN.

2. Metodología de análisis de sistemas administrativos

Involucra la serie de etapas que se deben desarrollar para conocer, analizar, proyectar e implementar un sistema administrativo.Enfoques

Enumeración y explicación de las distintas etapas.

Formulación del esquema lógico que se utiliza para proyectar un sistema administrativo, como un todo, ó en cada una de las partes en que puede subdividirse.

2.1 Etapas del análisis de sistemas

2.1.1 Relevamiento

El objetivo básico es recolectar información de: Particularidades del trabajo administrativo. Componentes de la organización y formas de división del trabajo. Problemas actuales. Razones por las cuales se realiza el análisis (expectativas). Tomar conocimiento sobre otras formas de trabajo implementadas. Estado de definición, asignación y supervisión de funciones.

Recolección interna de datosEncuestas: se desarrollan mediante el diseño de cuestionarios específicos. Existen tres tipos: gerencial, supervisión, nivel operativo.Debe ser concreta, corta y de fácil respuesta con instrucciones relativas de cómo completar.Nivel operativoSe pretende identificar:

Tareas que cumple el encuestado. La frecuencia de ejecución y la cantidad de producción. Documentación que genera. Registros que opera. Archivos que adquiere ó a los que accede. Posición jerárquica que ocupa. Subordinados que tiene a cargo.

Niveles superiores Problemas concretos existentes. Probabilidad de solucionarlos con el programa actual. Sugerencias.

Tiene valor relativo como elemento de recolección de datos.Razones:

Distinto nivel de preparación. Grado de atención al momento de llenarla. Reticencia a dar información personal.

Resultan útiles como antecedentes para poder planificar otras técnicas de relevamiento.Ventajas:

Se pueden programar adecuadamente las cadenas de entrevistas. Preparar guías de desarrollo de las entrevistas tomando como punto de partida las tareas, funciones y

personas que aparecen. Concurrir a las entrevistas con un conocimiento mayor.

En síntesis, nos brinda un panorama primario, sirve como antecedente para las entrevistas y la observación directa.EntrevistasMedio más idóneo para recolección interna. Intercambio de información directo entre un analista y un componente del la organización. Tiene una corriente dual en donde es posible informar al entrevistado sobre:

Función del asesor y ventajas. Limitaciones del trabajo de sistemas si no es apoyado por gente de línea. Eliminar incertidumbre acerca del alcance de las tareas. Transmitir ideas ó posibilidades y ver reacciones frente a ellas.

Las entrevistas son dirigidas a: Niveles gerenciales y de supervisión. Niveles operativos.

Dirigidas a niveles gerenciales y de supervisión Detección de problemas actuales. Opiniones sobre cómo resolverlos.

Expectativas frente al trabajo. Clara idea respecto de los objetivos, posibilidades y limitaciones del programa.

Para que sean eficientes deben: Ser planificadas en forma orgánica previendo una suseción o encadenamiento: Siguiendo la estructura. Siguiendo el fluir del sistema. El analista debe concurrir a la entrevista con una guía de temas a considerar. Debe ser conducida adecuadamente evitando dispersiones. El analista debe tener un conocimiento previo. Deben desarrollarse en un lugar privado. Concretarse de común acuerdo. El analista debe mostrar interés. Debe interesar al entrevistado.

Observación directaSe toma conocimiento de:

Disposición física: Personal. Elementos de trabajo. Circulación de: Personas. Información. Funcionamiento de equipos. Estructura y ordenamiento de archivos. Antecedentes de la línea de trabajo (manuales). Documentación de base efectivamente completada.

Se ejecuta de común acuerdo con gerentes y supervisores.Insustituible en:

Estudios de layout. Procesos en donde interviene la atención al público. Estudios de carga de trabajo sectorial. Sistemas en donde deban identificarse todos los posibles casos.

Recolección externa de antecedentesSe pueden hallar en el mercado, fuera de la organización.Fuentes

Bibliografía técnica (muy general). Carpetas de análisis de empresas o sistemas similares. Ventaja, experiencia. Proyectos modulares, estudiados e implementados, requiere adaptación.

Cada empresa pretende desarrollar innovadoramente su propio plan, que requiere mayores esfuerzos.Causas:

No quieren modificar estructura existente (empresa y personal). Los analista no creen que copiar un plan sea profesional.

Sistematización de la informaciónSe pretende obtener información fidedignaPuede ocurrir:

Error (desconocimiento, mala captación). Omisión (no pregunta, no suministra). Deformación (intencionada).

Se recomienda: Cruzar datos. Ordenar información sistemáticamente. Desarrollar el proceso de sistematización contemplando una etapa de ordenamiento primario Iteración. Volcarlos en escrito (índice).

1. Programa

a. Sistema y subsistema. b. Gráfico de desarrollo en el tiempo.

c. Asignación de tareas. d. Presupuesto de horas hombre por tarea.

2. antecedentes de la estructura de la organización

a. nómina del personal directivo. b. Detalle del personal total del área bajo estudio. c. Planilla de sueldos del personal involucrado. d. Respuestas a las encuestas efectuadas. e. Anexo. Recopilación de instrumentos formales existentes.

3. antecedentes de los sistemas de información

a. Descripción genérica de la finalidad del sistema. b. Detalle de los sectores intervinientes. c. Papeles de trabajo de las entrevistas y resultados de la observación. d. Detalle y diseño de archivos que intervienen en el proceso. e. Detalle y diseño de registros que intervienen en el proceso. f. Enumeración y especificación técnica de equipos y procesamiento de datos en uso. g. Enumeración de muebles de uso administrativo disponibles. h. Plantillas de medición de carga de trabajo. i. Diagrama de procedimiento general y diagramas parciales para mostrar subsistemas. j. Anexo. Recopilación de formularios.

2.1.2 Diseño

Actividad creativa de un programa de análisis de sistemas. Sobre la base de los antecedentes del relevamiento, formula objeciones y presenta proyectos alternativos.Es eficaz cuando:

Cumple todas las normas del control interno. Provee de información segura. Desarrolla los procesos administrativos en el tiempo óptimo. Tiene procedimientos lineales que posibiliten su operación con personal normal. El funcionamiento de todos y cada uno está ensamblado adecuadamente, permite fluidez y autocontrol.

Eficiencia se relaciona con el costo.La eficacia es necesaria y la eficiencia el complemento.Cuando se quiere tener un alto control interno, al planificar, suben los costos.

1. Diagnóstico

Poner de manifiesto los problemas que presenta el sistema actual. Plantear propuestas concretas de cambio y fundamentarlas en términos técnicos y empresarios. Se parte de los diagramas, que representan la situación actual, se marcan los sectores y/o operaciones en donde se ha detectado problemas, pueden ser:

Fallas de control interno. Temas de procedimiento. Fallas de relevamiento (omisiones en los planteos de ejercicios) cubiertas con un relevamiento

complementario.Luego se plantean las posibles soluciones: discutidas y elaboradas por el equipo de análisis, chequeadas. Se elabora el informe diagnóstico. En el se incluyen, los diagramas de proceso actual con problemas identificados y debidamente codificados. Para cada código se redactará un capítulo que incluirá:

Falla detectada dirigida al nivel técnico. Falla detectada dirigida al nivel empresario. Propuesta específica de cambio en términos técnicos. La fundamentación de ventajas de cambio.

El informe de diagnóstico se somete a análisis y aprobación por los niveles directivos y gerenciales. Mediante una reunión el analista tiene la oportunidad de explicar verbalmente el informe usando como

guía los diagramas de proceso. Mediante reuniones complementaris, se escucharán sugerencias y opiniones. Deben evitarse la oposición e indiferencia.

2. Diseño global

Formular el proyecto de sistema, incorporando los cambios aceptados y como resultado, el sistema propuesto. Se realiza la formulación mediante diagramas de proceso, a través de los cuales se planifica globalmente el sistema.Como paso previo es necesario definir:

Necesidades de información (SALIDAS). Enumeración de archivos y registros (ARCHIVOS). Determinar fuentes (ENTRADAS). Elección del equipo (EQUIPO). Explicación completa y analítica de los procesos a que deben someterse los datos.

3. Diseño detallado

Se está en condiciones de producir los elementos que servirán para implementar el nuevo sistema.Involucra:

Redacción de manuales de procedimiento. Redacción de manuales de organización. Diseño de registros e identificación de archivos. Diseño de formularios definitivos. Formulación de los diagramas de lógica. Preparación de la carpeta de programación. Redacción de los programas. Compilaciones y correcciones a nivel máquina. Realización de pruebas con datos reales.

Concluye con los manuales de procedimiento y organización.

2.1.3 Implementaciónproceso mediante el cual el sistema propuesto es llevado a la práctica, sustituyendo al anterior. Es la etapa de mayor relevancia. El analista interactúa con muchas personas y no todas pueden ofrecer franca colaboración.Se identifican cuatro fases:

Planeamiento de la implementación. Tareas preparatorias desde provisión de elementos, selección y entrenamiento de personal hasta realización de tareas específicas, contempladas por el analista para fijar una fecha de lanzamiento, lo más cercana y real posible.La acción del analista se dirige a:

Identificar temas que deben ser contemplados en el programa. Determinar el tiempo de implementación del punto anterior. Establecer la concatenación de las tareas preparatorias. Fijar fechas objetivos. Establecer responsables (tareas previstas y fechas obketivos). La fijación de la fecha probable de lanzamiento se logra a través del diagrama PERT. La asignación de responsabilidades y seguimiento a través del GANTT. Se debe comunicar formalmente a los responsables mediante memorandums de implementación: Especificaciones de elementos a adquirir. Personal necesario. Cursos a desarrollar. Tareas a acometer. Fechas de cumplimiento notificadas en ese medio. Desarrollo de las tareas previas

El analista debe: Realizar un seguimiento activo. Resolver problemas sobre la marcha. Desarrollar algunas de las tareas preparatorias.

Requiere perseverancia. Es necesario que el analista aplique la política de seguimiento constante y recurra a la dirección únicamente en situacione límite.Medios físicos:

Incorporación de equipos de procesamiento. Incorporación de muebles y útiles. Impresión de formularios, registros, carpetas. Adquisición de soportes de información. Selección. Envío a cursos de capacitación. Organización y desarrollo de cursos de entrenamiento. Desarrollo de programas de transferencia o eliminación de personal.

Tareas previas al lanzamiento: Reordenamiento de la distribución física de elementos o equipos. Conversión de equipos. Realización de tares por única vez (inventarios físicos, etc.) Depuración de elementos. Puesta en cero de registro y/o archivos de control.

Instrumentos de normalización del sistema: Reproducción de los manuales de procedimiento. Preparación de las instrucciones transitorias. Distribución y explicación de las instrucciones de procedimiento. Revisión del grado de conocimiento. Lanzamiento

Es el momento en que se inician las operaciones. Puede ser total ó parcial, por sustitución completa ó indicado en paralelo.Total cuando comprende todo el sistema y parcial cuando se hace por módulos. Por sustitución completa, cuando el nuevo reemplaza al anterior, en paralelo cuando el nuevo comienza sin discontinuar al anterior (respaldo computarizado).En la medida en que el sistema funcione correctamente la presencia del analista es menos requerida.

SeguimientoDesde el lanzamiento del sistema hasta que el mismo funciona o no. Un período razonable de 30 a 90 días para una PYME y alrededor de 180 para grandes empresas. El analista debe evaluar mediante entrevistas y observación. Las revisiones y pruebas se concentran en puntos específicos de control. Si el 75 % de las recomendaciones son implementadas, el sistema puede considerarse exitoso.Dos actitudes:

Ajustar el sistema. Producir informe críticos.

Culmina con el informe final (logros obtenidos, puntos pendientes).Etapas de un programa de análisis de sistemas

Relevamiento Recolección interna de datos Encuestas. Entrevistas. Observación directa. Recolección externa de antecedentes Bibliografía técnica. Carpetas de análisis de aplicaciones similares. Adquisición de tecnologías disponibles. Sistematización de la información Sistematización primaria. Complemento iterativo de datos. Esquema final del sistema actual. Diseño Diagnóstico Informe con críticas y propuestas de cambio. Discusión y aprobación parcial o total a nivel directivo y gerencial Diseño global

Formulación del modelo propuesto a través de diagramas del sistema propuesto (de proceso, de bloque, de sistema).

Discusión y aprobación final a nivel directivo, gerencial y de supervisión Diseño detallado Redacción de manuales de procedimiento. Redacción de manuales de organización. Diseño de formularios, archivos y registros. Preparación de diagramas de lógica y redacción de programas. Realización de pruebas de funcionamiento con datos simulados y datos reales. Implementación Planeamiento de la implementación Determinación de temas. Establecimiento de relaciones. Fijación de plazos y fechas. Determinación de responsables. Desarrollo de las tareas previas Recursos materiales. Recursos humanos. Tareas preliminares. Recursos de organización. Lanzamiento Elección de la modalidad (total, parcial, sustitución, paralelo). Activación del lanzamiento. Asesoramiento sobre problemas. Seguimiento Revisión del cumplimiento del programa de implementación. Ajustes del proyecto (etapa de lanzamiento). Informes de cumplimiento. Informe final de evaluación.

2.2 Metodología de diseño2.2.1 Aspectos generalesLos sistemas administrativos tienen características particulares: procesan información necesaria para procesos físicos y decisorios. Toda la información recolectada debe ser organizada en archivos y registros.2.2.2 Esquema de funcionamiento de sistemas de informaciónElementos

Entradas (soportes o procesos). Archivos (soportes). Procesos (funciones).

El funcionamiento es variado pero siempre combinando estos tres elementos.

2.2.3 Lógica de diseño de un sistema de informaciónEs el proceso racional que se sigue en la construcción del sistema, relacionando los diferentes elementos que lo componen.

El proceso de diseño comienza por sus salidas, se asienta en que se debe obtener una utilidad. Las salidas deben cubrir una necesidad. Debe tenerse en cuenta la relación costo-beneficio. Las salidas se convierten en fines u objetivos.

Luego se definen los archivos, esto se realiza para economizar la información. Se realiza para evitar la repetición de ingresos de la misma información. Debe existir un nexo entre los datos de las entradas y las salidas. En el diseño debe tenderse a:

Elegir los datos que presentan cierta permanencia en el sistema. Incorpora los datos que son salidas y que se obtienen combinando los de entrada con los ya archivados. Estructurar los datos. Se complementa con las entradas. Se identifican cuales van a ser las relevantes para luego combinarlas y

producir las salidas correspondientes. Son variable que: Generan archivos. Modifican archivos. Finalmente se diseñan los procesos, que es establecer las combinaciones pertinentes entre los datos

ingresados y/o archivados.3. Herramientas de análisisSe emplean para:

Proyectar el desarrollo de los programas. Recoger información de base. Formular modelos de los sistemas. Permitir la implementación de los sistemas dieñados.

3.1 Herramientas de programaciónsirven para administrar recursos. Son:3.1.1 Diagrama PERT

Enumerar la totalidad de tareas. Establecer la correlación necesaria. Determinar los recursos. Establecer tiempos de ejecución. Determinar el tiempo total mínimo.

3.1.2 Diagrama GANTT Refleja los recursos en el tiempo. Refleja el cumplimiento de tareas en el tiempo.

Es el complemento ideal del diagrama PERT ya que permite visualizar varios recursos ó tareas simultáneamente.3.2 Herramientas de captación de datosEn el relevamiento es necesario establecer cuál es el funcionamiento actual de la organización. Pueden ser:

Encuestas. Cuestionarios de control interno.

3.2.1 Formulario de encuesta Preparación del formulario. Confidencial. Niveles gerencial, supervisión y operativo. En el nivel operativo se centra en el procedimiento. Se dividen en: Encabezamiento. Cuerpo central. Pie ó final de la encuesta. Los resultados son relativos.

3.2.2 Cuestionario de control interno Detectar problemas de control interno. Vigencia generalizada. Los manuales sirven como guía para su diseño y así evitar omisiones y errores. Existirá uno por cada departamento.

3.3 Herramientas de diseño de sistemassirven para mostrar los sistemas en un panorama completo y en términos entendibles. Tienen que tener:

Universalidad: captar la totalidad del sistema. Simplicidad: facilitar su rápida captación.

Son modelos que representan en un esquema al sistema. Diagramas de proceso. Diagramas de bloque. Cronogramas.

3.3.1 Diagramas de procesoSe muestra perfectamente identificado:

Sectores, personas ó equipos que actúan como emisores ó receptores de información. Límites fijados. Los procesos a que son sometidos los mensajes ó datos. Los soportes físicos. Breve descripción ilustrativa

Limitaciones No consideran el factor tiempo. No aparece la cantidad de veces que se repite una tarea. No se establecen relaciones de jerarquía entre ellos. Muestran sólo un panorama global de la totalidad del sistema administrativo.

Función Representar sistemas. Identificar problemas y subsanarlos. Universalidad, significa que es una función integradora en lo conceptual y como medio de exposición. Simplicidad se asocia con la rapidez de captación y análisis que el permite.

Oportunidad en que se utilizan Relevamiento. Diseño.

Demuestran: Sectores que quedan al margen de informaciones. Sectores que son informados en redundancia. Operaciones, controles y archivos innecesarios. Controles necesarios que no se realizan. Alternativas de circulación de la información.

Tipos El que representa el sistema actual. Los diagramas propuestos. El cursograma. El de encadenamiento sectorial.

Técnica de diagramaciónSe realiza de acuerdo a símbolos convencionales y normas técnicas.SimbologíaNo es más que un lenguaje o forma de codificación por el cual se construye el diagrama.Normas de diagramación

Se realiza un encabezamiento y un cuerpo central. Se dejan dos columnas libres, una a la izquierda y una a la derecha. Se vinculan los elementos a través de líneas. Existen símbolos predefinidos con entradas y salidas. Debe indicarse el sentido de flujo de la información. Las líneas de comunicación deben entrecruzarse lo menos posible. En algunos casos se utiliza el símbolo genérico de operación. Los soportes se dibujan cuando se emiten o en un desglose. Los símbolos que indiquen acción deberán enumerarse correlativamente. Debe ser acompañado por una guía con la símbología utilizada como referencia. Se utiliza en el relevamiento y en el diseño del sistema. En el diagrama actual, si se identifican fallas, deben indicarse donde se ubicaron, es decir el lugar. Pueden ser: Dirigidos al seguimiento de un soporte. Dirigidos a los procesos. O ambas anteriores. Puede no plasmar un cuadro general por: Gran tamaño de la organización.

Complejidad de la rutina a representar.3.3.2 Diagramas de bloque

Representan sistemas administrativos, rutinas o subrutinas. Se arman con los elementos que componen el sistema sin hacer hincapié en las particularidades de

ejecución del trabajo.Función

Para identificar las entradas, salidas y archivos. Análisis global. Ahorrar tiempo en el relevamiento y presentación de sistemas.

Tipos Analíticos. Sintéticos. Actuales. Propuestos

Técnicas de diagramación Agrupar los conceptos en cuatro grandes rubros. Entradas. Salidas. Procesos. Archivos.

3.3.3 Cronograma Relaciona procesos con responsables. Complemento de los diagramas de proceso. Ordena las tareas en el tiempo.

Función Establecer días y horas de traslado de información entre un sector y otro. Posibilitar el ordenamiento de trabajo de cada sector. Medir los tiempos totales y unitarios de un proceso.

Técnicas de diagramaciónEs un formulario que tiene un encabezamiento y un cuerpo central. Dividido en columnas en donde se especifica días, hora y tareas a realizar.3.4 Herramientas de implementaciónSon las utilizadas para llevar a cabo a la realidad el sistema propuesto y son:

Diagrama PERT. Diagrama GANTT. Manuales de la organización. Manuales de procedimiento.

3.4.1 Manuales de procedimiento Conjunto de normas reunidas en un cuerpo orgánico en donde explican el desarrollo de los sistemas

administrativos. ¿cómo se ejecutan los procesos? ¿quiénes los deben ejecutar?

Funciones Transmiten a los responsables las normas establecidas. Guía. Consulta. Flexibilidad en la distribución del personal. Capacitación del personal. Referencia. Solución uniforme de problemas. Versión escrita que permite ver la evolución.

Limitaciones No son utilizados en la práctica por el personal. Están permanentemente desactualizados.

Técnicas de redacción No existen normas generales. Se basa en opiniones personales. Emplear la menor cantidad de palabras en la redacción.

Las instrucciones deben conservar una adecuada separación entre cada concepto. Cada capítulo en forma independiente. Instrucciones redactadas con preescisión y en forma concisa.

  Autor:Alejandro Perez CuvitApuntes tomados de clase del Profesor Néstor H. PUSSETTO, del IES 9-008. Manuel BELGRANO. MENDOZA. ARGENTINA.Realizados por Alejandro PÉREZ CUVIT. 2° A. Análisis de Sistemas.

http://www.monografias.com/trabajos82/teoria-sistemas-administrativos/teoria-sistemas-administrativos2.shtml#ixzz3E5Mjblv5

8. Diferenciación.

9. Equifinalidad.

10 Limites o fronteras.

- Las organizaciones como una clase de sistema social.

-Características de primer orden.

-Cultura y clima organizacionales

-Dinámica del sistema

-Concepto de eficacia organizacional

-La organización como un sistema de roles

2.Transformación.

3.Exportación.

Los sistemas como ciclos de eventos que se repiten

Publicado 16th February 2012 por Administracion De Negocios diurno

El enfoque de Sistemas en Administración.

El enfoque de sistemas revolucionó los enfoques administrativos existentes. Concibe a las empresas como sistemas sociales inmersos en sistemas que se interrelacionan y afectan mutuamente. 

Los orígenes de este enfoque se remonta a las concepciones aristotélicas de "causa y efecto", y que todo entero forma parte de otro mayor. La teoría moderna de sistemas se desarrolló por los aportes de Ludwing Von Bertalanffy, quién indicó que no existe elemento físico o químico independiente; todos los elementos están integrados en unidades relativamente interdependientes.

Fue en 1954 cuando Kenneth Boulding escribió un artículo titulado "La teoría general de sistemas y la estructura científica". Este artículo es considerado de gran relevancia porque revolucionó el pensamiento científico y administrativo.

Puede definirse un sistema como "un conjunto de elementos íntimamente relacionados que actúan e interactúan entre sí hacia la consecución de un fin determinado".

Los sistemas se pueden clasificar de acuerdo con:

El grado de interacción con otros sistemas: abiertos, semiabiertos o semicerrados y cerrados.

Su composición material y objetiva: abstractos y concretos. Su capacidad de respuesta: activos, pasivos y reactivos. Su movilidad interna: estáticos, dinámicos, homeostáticos y probabilísticos. Su grado de dependencia: independientes e interdependientes.

En cualquier sistema se puede encontrar cuatro elementos básicos para su funcionamiento:

1. Entradas o insumos: abastecen al sistema de los necesario para cumplir su misión.2. Procesamiento: es la transformación de los insumos.3. Salidas o producto: es el resultado del proceso.4. Retroalimentación: es la respuesta de los sistemas que han recibido como insumo el producto de un sistema previo o la respuesta del medio ambiente. Gráficamente, una empresa vista como sistema se representa de la siguiente manera:

Los sistemas se componen de subsistemas, por ejemplo, el cuerpo humano, que es un sistema y cuenta además con subsistemas circulatorio, respiratorio, nervioso, etc. Una empresa está compuesta por los subsistemas de finanzas, personal, mercadeo, etc. De igual forma, todo sistema forma parte integral de otro más grande, comúnmente llamado macrosistema o suprasistema. Por ejemplo, un árbol es un sistema que forma parte del macrosistema vegetal, y éste forma parte de la ecología del planeta, y así sucesivamente. 

Teoría de Sistemas

Enviado por ronsol26

Orígenes de la teoría de sistemas

Concepto de sistemas

Parámetros de los sistemas

El sistema abierto

La organización como un sistema abierto

Modelos de organizaciones

Apreciación crítica de la teoría de sistemas

Características básicas del análisis sistemático

ORÍGENES DE LA TEORÍA DE SISTEMAS

La teoría de sistemas (TS) es un ramo específico de la teoría general de sistemas (TGS).

La TGS surgió con los trabajos del alemán Ludwig von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicación en la realidad empírica.

Los supuestos básicos de la TGS son:

Existe una nítida tendencia hacia la integración de diversas ciencias naturales y sociales.

Esa integración parece orientarse rumbo a un teoría de sistemas.

Dicha teoría de sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los campos no-físicos del conocimiento científico, especialmente en ciencias sociales.

Con esa teoría de los sistemas, al desarrollar principios unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas, nos aproximamos al objetivo de la unidad de la ciencia.

Esto puede generar una integración muy necesaria en la educación científica.

La TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden ser descritos en términos de sus elementos separados; su comprensión se presenta cuando se estudian globalmente.

La TGS se fundamenta en tres premisas básicas:

Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro más grande.

Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía.

Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones.

El interés de la TGS, son las características y parámetros que establece para todos los sistemas. Aplicada a la administración la TS, la empresa se ve como una estructura que se reproduce y se visualiza a través de un sistema de toma de decisiones, tanto individual como colectivamente.

Desde un punto de vista histórico, se verifica que:

La teoría de la administración científica usó el concepto de sistema hombre-máquina, pero se limitó al nivel de trabajo fabril.

La teoría de las relaciones humanas amplió el enfoque hombre-máquina a las relaciones entre las personas dentro de la organización. Provocó una profunda revisión de criterios y técnicas gerenciales.

La teoría estructuralista concibe la empresa como un sistema social, reconociendo que hay tanto un sistema formal como uno informal dentro de un sistema total integrado.

La teoría del comportamiento trajo la teoría de la decisión, donde la empresa se ve como un sistema de decisiones, ya que todos los participantes de la empresa toman decisiones dentro de una maraña de relaciones de intercambio, que caracterizan al comportamiento organizacional.

Después de la segunda guerra mundial, a través de la teoría matemática se aplicó la investigación operacional, para la resolución de problemas grandes y complejos con muchas variables.

La teoría de colas fue profundizada y se formularon modelos para situaciones típicas de prestación de servicios, en los que es necesario programar la cantidad óptima de servidores para una esperada afluencia de clientes.

Las teorías tradicionales han visto la organización humana como un sistema cerrado. Eso a llevado a no tener en cuenta el ambiente, provocando poco desarrollo y comprensión de la retroalimentación (feedback), básica para sobrevivir.

El enfoque antiguo fue débil, ya que 1) trató con pocas de las variables significantes de la situación total y 2) muchas veces se ha sustentado con variables impropias.

El concepto de sistemas no es una tecnología en sí, pero es la resultante de ella. El análisis de las organizaciones vivas revela "lo general en lo particular" y muestra, las propiedades generales de las especies que son capaces de adaptarse y sobrevivir en un ambiente típico. Los sistemas vivos sean individuos o organizaciones, son analizados como "sistemas abiertos", que mantienen un continuo intercambio de materia/energía/información con el ambiente. La TS permite reconceptuar los fenómenos dentro de un enfoque global, para integrar asuntos que son, en la mayoría de las veces de naturaleza completamente diferente.

CONCEPTO DE SISTEMAS

Un conjunto de elementos

Dinámicamente relacionados

Formando una actividad

Para alcanzar un objetivo

Operando sobre datos/energía/materia

Para proveer información/energía/materia

Características de los sistemas

Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia. Los límites o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.

Según Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad).

Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.

Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos cambio y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia.

Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.

Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.

Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo.

Tipos de sistemas

En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:

Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware.

Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.

En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:

Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recursos externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.

Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.

Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados, cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice que "una cierta cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al máximo".

Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección a un estado de máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden y organización (entropía negativa). Los sistemas abiertos restauran sus propia energía y reparan pérdidas en su propia organización. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organización y de la sociedad.

Entradas

Salidas

Ambiente

à

Información

Energía

Recursos

Materiales

à

Transformación

o

procesamiento

à

Información

Energía

Recursos

Materiales

à

Ambiente

Modelo genérico de sistema abierto

PARÁMETROS DE LOS SISTEMAS

El sistema se caracteriza por ciertos parámetros. Parámetros son constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del sistema.

Los parámetros de los sistemas son:

Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque del sistema, que provee el material o la energía para la operación del sistema.

Salida o producto o resultado (output): es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados de los subsistemas con intermedios.

Procesamiento o procesador o transformador (throughput): es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados. Generalmente es representado como la caja negra, en la que entran los insumos y salen cosas diferentes, que son los productos.

Retroacción o retroalimentación o retroinformación (feedback): es la función de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro de aquel estándar o criterio.

Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Está en constante interacción con el sistema, ya que éste recibe entradas, las procesa y efectúa salidas. La supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. Aunque el ambiente puede ser un recurso para el sistema, también puede ser una amenaza.

EL SISTEMA ABIERTO

El sistema abierto como organismo, es influenciado por el medio ambiente e influye sobre el, alcanzando un equilibrio dinámico en ese sentido.

La categoría más importante de los sistemas abiertos son los sistemas vivos. Existen diferencias entre los sistemas abiertos (como los sistemas biológicos y sociales, a saber, células, plantas, el hombre, la organización, la sociedad) y los sistemas cerrados (como los sistemas físicos, las máquinas, el reloj, el termóstato):

El sistema abierto interactúa constantemente con el ambiente en forma dual, o sea, lo influencia y es influenciado. El sistema cerrado no interactúa.

El sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta reproducirse bajo ciertas condiciones ambientes. El sistema cerrado no.

Es propio del sistema abierto competir con otros sistemas, no así el sistema cerrado.

Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones primarias, estrechamente relacionadas entre sí:

Ingestión: las empresas hacen o compras materiales para ser procesados. Adquieren dinero, máquinas y personas del ambiente para asistir otras funciones, tal como los organismos vivos ingieren alimentos, agua y aire para suplir sus necesidades.

Procesamiento: los animales ingieren y procesan alimentos para ser transformados en energía y en células orgánicas. En la empresa, la producción es equivalente a este ciclo. Se procesan materiales y se desecha lo que no sirve, habiendo una relación entre las entradas y salidas.

Reacción al ambiente: el animal reacciona a su entorno, adaptándose para sobrevivir, debe huir o si no atacar. La empresa reacciona también, cambiando sus materiales, consumidores, empleados y recursos financieros. Se puede alterar el producto, el proceso o la estructura.

Provisión de las partes: partes de un organismo vivo pueden ser suplidas con materiales, como la sangre abastece al cuerpo. Los participantes de la empresa pueden ser reemplazados, no

son de sus funciones sino también por datos de compras, producción, ventas o contabilidad y se les recompensa bajo la forma de salarios y beneficios. El dinero es muchas veces considerado la sangre de la empresa.

Regeneración de partes: las partes de un organismo pierden eficiencia, se enferman o mueren y deben ser regeneradas o relocalizadas para sobrevivir en el conjunto. Miembros de una empresa envejecen, se jubilan, se enferman, se desligan o mueren. Las máquinas se vuelven obsoletas. Tanto hombres como máquinas deben ser mantenidos o relocalizados, de ahí la función de personal y de mantenimiento.

Organización: de las funciones, es la requiere un sistema de comunicaciones para el control y toma de decisiones. En el caso de los animales, que exigen cuidados en la adaptación. En la empresa, se necesita un sistema nervioso central, donde las funciones de producción, compras, comercialización, recompensas y mantenimiento deben ser coordinadas. En un ambiente de constante cambio, la previsión, el planeamiento, la investigación y el desarrollo son aspectos necesarios para que la administración pueda hacer ajustes.

El sistema abierto es un conjunto de partes en interacción constituyendo un todo sinérgico, orientado hacia determinados propósitos y en permanente relación de interdependencia con el ambiente externo.

LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA ABIERTO

Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX:

"Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos esenciales:

En el crecimiento.

En el hecho de volverse más complejo a medida que crece.

En el hecho de que haciéndose más complejo, sus partes exigen una creciente interdependencia.

Porque su vida tiene inmensa extensión comparada con la vida de sus unidades componentes.

Porque en ambos casos existe creciente integración acompañada por creciente heterogeneidad".

Según la teoría estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron el modelo racional, enfocando las organanizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas son cerrados cuando están aislados de variables externas y cuando son determinísticos en lugar de probabilísticos. Un sistemas determinístico es aquel en que un cambio específico en una de sus variables producirá un resultado particular con certeza. Así, el sistema require que todas sus variables sean conocidas y controlables o previsibles. Según Fayol la eficiencia organizacional siempre prevalecerá si las variables organizacionales son controladas dentro de ciertos límites conocidos.

Características de las organizaciones como sistemas abiertos

Las organizaciones poseen todas las características de los sistemas abiertos. Algunas características básicas de las organizaciones son:

Comportamiento probabilístico y no-determinístico de las organizaciones: la organización se afectada por el ambiente y dicho ambiente es potencialmente sin fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Las consecuencias de los sistemas sociales son probabilísticas y no-determinísticas. El comportamiento humano nunca es totalmente previsible, ya que las personas son complejas, respondiendo a diferentes variables. Por esto, la administración no puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento previsible.

Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituidas de partes menores: las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente. Talcott Parsons indicó sobre la visión global, la integración, destacando que desde el punto de vista de organización, esta era un parte de un sistema mayor, tomando como punto de partida el tratamiento de la organización como un sistema social, siguiente el siguiente enfoque:

La organización se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social.

La organización debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor.

La organización debe ser analizada como un tipo especial de sistema social, organizada en torno de la primacía de interes por la consecución de determinado tipo de meta sistemática.

Las características de la organización deben ser definidas por la especie de situación en que necesita operar, consistente en la relación entre ella y los otros subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como si fuera un sociedad.

Interdependencia de las partes: un cambio en una de las partes del sistema, afectará a las demás. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonomía.

Homeostasis o estado firme: la organización puede alcanzar el estado firme, solo cuando se presenta dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La unidireccionalidad significa que a pesar de que hayan cambios en la empresa, los mismos resultados o condiciones establecidos son alcanzados. El progreso referido al fin deseado, es un grado de progreso que está dentro de los límites definidos como tolerables. El progreso puede ser mejorado cuando se alcanza la condición propuesta con menor esfuerzo, mayor precisión para un esfuerzo relativamente menor y bajo condiciones de gran variabilidad. La unidireccionalidad y el progreso solo pueden ser alcanzados con liderazgo y compromiso.

Fronteras o límites: es la línea que demarca lo que está dentro y fuera del sistema. Podría no ser física. Una frontera consiste en una línea cerrada alrededor de variables seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energía, información) con el sistema. Las

fronteras varían en cuanto al grado de permeabilidad, dicha permeabilidad definirá el grado de apertura del sistema en relación al ambiente.

Morfogénesis: el sistema organizacional, diferente de los otros sistemas mecánicos y aun de los sistemas biológicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales básicas, es identificada por Buckley como su principal característica identificadora.

MODELOS DE ORGANIZACIONES

Schein propone una relación de aspectos que una teoría de sistemas debería considerar en la definición de organización:

La organización debe ser considerada como un sistema abierto.

La organización debe ser concebida como un sistema con objetivos o funciones múltiples.

La organización debe ser visualizada como constituida de muchos subsistemas que están en interacción dinámica unos con otros.

Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno de ellos, afectará a los demás.

La organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros sistemas.

Los múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente hacen difícil definir las fronteras de cualquier organización.

Modelo de Katz y Kahn

Desarrollaron un modelo de organización más amplio y complejo a través de la aplicación de la TS y la teoría de las organizaciones. Según su modelo, la organización presenta las siguientes características:

La organización como un sistema abierto

Para Katz y Kahn, la organización como sistema abierto presenta las siguientes características:

Importación (entrada): la organización recibe insumos del ambiente y necesita provisiones energéticas de otras instituciones, personas o del medio. Ninguna estructura social es autosuficiente.

Transformación (procesamiento): los sistemas abiertos transforman la energía disponible. La organización procesa y transforma insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc.

Exportación (salidas): los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el medio ambiente.

Los sistemas como ciclos que se repiten: el funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importación-transformación-exportación. La importación y exportación

son transacciones que envuelven al sistema en ciertos sectores de su ambiente inmediato, la transformación o procesamiento es un proceso contenido dentro del propio sistema.

Entropía negativa: los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entrópico y reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su estructura organizacional. A dicho proceso se le llama entropía negativa o negentropía.

Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de codificación: los sistemas vivos reciben como insumos, materiales conteniendo energía que se transforman por el trabajo hecho. También reciben información, proporcionando señales sobre el ambiente. La entrada de información más simple es la retroalimentación negativa (negative feedback), que permite al sistema corregir sus desvíos de la línea correcta. Las partes del sistema envían información de cómo operan a un mecanismo central y mantiene así la dirección correcta. Si dicha retroalimentación negativa es interrumpida, el estado firme del sistema desaparece. El proceso de codificación permite al sistema reaccionar selectivamente respecto a las señales de información para las cuales esté programado. Es un sistema de selección de entradas a través del cual, los materiales son rechazados o aceptados e introducidos a su estructura.

Estado firme y homeostasis dinámica: los sistemas abiertos se caracterizan por un estado firme, ya que existe un influjo continuo de energía del exterior y una exportación continua de los productos del sistema. La tendencia más simple del estado firme es la homeostasis, pero su principio básico es la preservación del carácter del sistema, o sea, un equilibrio casi-estacionario. Los sistemas reaccionan al cambio o lo anticipan por intermedio del crecimiento que asimila las nuevas entradas de energía en la naturaleza de sus estructuras. La homeostasis es un mecanismo regulador.

Diferenciación: la organización, como todo sistema abierto, tiende a la diferenciación, o sea, a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae también multiplicación de papeles y diferenciación interna.

Equifinalidad: los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de equifinalidad, o sea, un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.

Límites o fronteras: como sistema abierto, la organización presenta límites o fronteras, esto es, barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el campo de acción del sistema, así como su grado de apertura.

Las organizaciones como clase de sistemas sociales

Las organizaciones son una clase de sistemas sociales, los cuales a sus vez son sistemas abiertos. Las organizaciones comparten con todos los sistemas abiertos propiedades como la entropía negativa, retroinformación, homeostasis, diferenciación y equifinalidad. Los sistemas abiertos tienden a la elaboración y a la diferenciación, debido a su propia dinámica.

Los sistemas sociales, consisten en actividades estandarizadas de una cantidad de individuos. Ellas son repetitivas, relativamente duraderas y ligadas en espacio y tiempo. La estabilidad o recurrencia de actividades existe en relación con la entrada de energía en el sistema, en

relación con la transformación de energías dentro del sistema y en relación con el producto resultante o salida de energía. Mantener dicha actividad, requiere renovación constante de energía. Es lo conocido como negentropía.

Características de primer orden

Para Katz y Kahn, las características de las organizaciones como sistemas sociales son las siguientes:

Los sistemas sociales, al contrario de las demás estructuras básicas, no tienen limitación de amplitud. Las organizaciones sociales están vinculadas a un mundo concreto de seres humanos, recursos materiales, fábricas y otros artefactos, aunque estos no estén interactuando. El sistema social, es independiente de cualquier parte física determinada, pudiendo aligerarla o sustituirla. El sistema social es la estructuración de eventos o acontecimientos y no la estructuración de partes físicas.

Los sistemas sociales necesitan entradas de producción y de mantenimiento. Las entradas de mantenimiento son las importaciones de energía que sustentan al sistema; las entradas de producción son las importaciones de energía, procesadas para proporcionar un resultado productivo.

Los sistemas sociales tienen su naturaleza planeada, esto es, son sistemas esencialmente inventados, creados por el hombre e imperfectos.

Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas biológicos. Los sistemas sociales necesitan fuerzas de control para reducir la variabilidad e inestabilidad de las acciones humanas.

Las funciones, normas y valores como los principales componentes del sistema social: las funciones describen formas específicas de comportamiento asociado a determinadas tareas. Las funciones se desarrollan a partir de los requisitos de la tarea. Las normas son expectativas con carácter de exigencia, que alcanzan a todos los que les concierne el desempeño de una función, en un sistema o subsistema. Los valores son las justificaciones y aspiraciones ideológicas más generalizadas.

Las organizaciones sociales constituyen un sistema formalizado de funciones.

El concepto de inclusión parcial: la organización usa sólo los conocimientos y habilidades de las personas que le son importantes.

La organización en relación con su medio ambiente: el funcionamiento organizativo debe ser estudiado en relación con las transacciones continuas con el medio ambiente que lo envuelve.

Cultura y clima organizacional

Toda organización crea su propia cultura o clima, con sus propios tabúes, costumbres y usos. El clima o cultura del sistema refleja tanto las normas y valores del sistema formal como su reinterpretación en el sistema informal, así como las disputas internas y externas de los tipos de personas que la organización atrae, de sus procesos de trabajo y distribución física, de las

modalidades de comunicación y del ejercicio de la autoridad dentro del sistema. Dichos sentimientos y creencias colectivos, se transmiten a los nuevos miembros del grupo.

Dinámica de sistema

Para mantenerse, las organizaciones recurren a la multiplicación de mecanismos, ya que les falta la estabilidad de los sistemas biológicos. Así, crean estructuras de recompensas para vincular a sus miembros al sistema, establecen normas y valores y dispositivos de control. Mientras que en la TS se habla de homeostasia dinámica (o mantenimiento del equilibrio por ajuste constante y anticipación), se usa el término dinámica de sistema en las organizaciones sociales: el sistema principal y los subsistemas que lo componen hacen que se vuelve cada vez más aquello que básicamente es. Para sobrevivir (y evitar la entropía), la organización social debe asegurarse de una provisión continua de materiales y hombres (entropía negativa).

Concepto de eficacia organizacional

La eficiencia se refiere a cuanto de entrada de una organización surge como producto y cuanto es absorbido por el sistema. La eficiencia se relaciona con la necesidad de supervivencia de la organización. La eficacia organizacional se relaciona con la extensión en que todas las formas de rendimiento para la organización se hacen máximas. La eficiencia busca incrementos a través de soluciones técnicas y económicas, mientras que la eficacia busca la maximización del rendimiento para la organización, por medios técnicos y económicos (eficiencia) y por medios políticos (no económicos).

Organización como un sistema de papeles

Papel es el conjunto de actividades requeridas a un individuo que ocupa una determinada posición en una organización. La organización se constituye por papeles o conjunto de actividades esperadas de los individuos y por conjuntos de papeles o de grupos que se superponen. La organización es una estructura de papeles.

Modelo sociotécnico de Tavistock

Fue propuesto por sociólogos y sicólogos del Instituto de Relaciones Humanas de Tavistock, con base en investigaciones realizadas en minas de carbón inglesas y empresas textiles hindúes.

Concibe la organización como un sistema sociotécnico estructurado sobre dos subsistemas:

El subsistema técnico: conlleva la tecnología, el territorio y el tiempo. Es el responsable de la eficiencia potencial de la organización.

El subsistema social: comprende los individuos, las relaciones sociales y las exigencias de la organización tanto formal como informal. Transforma la eficiencia potencial en eficiencia real.

Estos dos subsistemas presentan una íntima interrelación, son interdependientes y se influyen mutuamente. El enfoque sociotécnico concibe a la organización como una combinación de tecnología y a la vez un subsistema social. El modelo de sistema abierto propuesto por el enfoque sociotécnico, importa cosas del medio ambiente, las cuales en base a ciertos procesos

de conversión, convierte en productos, servicios, etc., para exportar. La tarea primaria de la organización es algo que le permita sobrevivir dentro de ese proceso de:

Importación: adquisición de materias primas.

Conversión: transformación de las importaciones en exportaciones.

Exportación: colocación de los resultados de la importación y de la conversión.

El fundamento de este enfoque es que cualquier sistema de producción requiere tanto una organización tecnológica como una organización de trabajo. La tecnología limita la especie de organización de trabajo posible, aunque la organización presenta propiedades sociales y sicológicas propias pero independientes de la tecnología.

Las organizaciones tienen una doble función: técnica (relacionada con la coordinación del trabajo e identificación de la autoridad) y social (referente a los medios de relacionar las personas, para lograr que ellas trabajen juntas).

El subsistema técnico es determinado por los requisitos típicos de las tareas que son ejecutadas por la organización. La tecnología determina el tipo de entrada humana necesaria a la organización. También es el factor determinante de la estructura organizacional y de las relaciones entre los servicios. Pero este subsistema no puede ser visualizarse aisladamente, ya que es el responsable por la eficiencia potencial de la organización. Los subsistemas técnico y social coexisten, si uno se altera, el otro tendrá repercusiones.

APRECIACIÓN CRÍTICA DE LA TEORÍA DE SISTEMAS

De todas las teorías, la TS es la menos criticada, ya que aún no ha transcurrido suficiente tiempo para su análisis más profundo. Sin embargo, una apreciación crítica de la TS, lleva a los siguientes aspectos:

Confrontación entre teorías de sistema abierto y de sistema cerrado

Hay varias implicaciones críticas entre distinguir un sistema abierto y uno cerrado, desde el punto de vista administrativo, están las siguientes del sistema abierto:

La naturaleza dinámica del ambiente está en conflicto con la tendencia estática de la organización. Está constituida para autoperpetuarse en lugar de cambiar de acuerdo a las transformaciones del ambiente.

Un sistema organizacional rígido no podrá sobrevivir si no responde adaptándose al entorno.

Un sistema abierto necesita garantizar la absorción de sus productos por el ambiente. Para garantizar su viabilidad, debe ofrecer al ambiente productos por el necesitados o crearle necesidad de tales productos.

El sistema necesita, de constante y depurada información del ambiente. Para el sistema es indispensable una retroalimentación constante, depurada y rápida.

Contrario a ese enfoque abierto, la perspectiva de sistema cerrado indica las siguientes distorsiones:

Conduce el estudio y la práctica administrativa a una concentración en reglas de funcionamiento interno, la eficiencia como criterio primario de la viabilidad organizacional y por ende, énfasis en procedimientos y no en programas.

La perspectiva de organización como sistema cerrado, se da por insensibilidad de la administración tradicional a las diferencias entre ambientes organizacionales y por la desatención a la dependencia entre la organización y su ambiente. Soluciones, instrumentos y técnicas son intertransferibles, ya que el ambiente no hace la diferencia.

La perspectiva de la organización como sistema cerrado, lleva a la insensibilidad hacia la necesidad de cambios y adaptación continua y urgente de las respuestas de la organización al ambiente. En un ambiente de rápido cambio, las organizaciones desaparecerán si no se adaptan al cambio.

CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DEL ANÁLISIS SISTEMÁTICO

Las principales características de la moderna teoría de la administración basada en el análisis sistemático son las siguientes:

Punto de vista sistemático: la moderna teoría visualiza a la organización como un sistema constituido por cinco partes básicas: entrada, salida, proceso, retroalimentación y ambiente.

Enfoque dinámico: el énfasis de la teoría moderna es sobre el proceso dinámico de interacción que ocurre dentro de la estructura de una organización.

Multidimensional y multinivelado: se considera a la organización desde un punto de vista micro y macroscópico. Es micro cuando es considerada dentro de su ambiente (sociedad, comunidad, país); es macro cuando se analizan sus unidades internas.

Multimotivacional: un acto puede ser motivado por muchos deseos o motivos. Las organizaciones existen porque sus participantes esperan satisfacer ciertos objetivos a través de ellas.

Probabilístico: la teoría moderna tiende a ser probabilística. Con expresiones como "en general", "puede ser", sus variables pueden ser explicadas en términos predictivos y no con certeza.

Multidisciplinaria: busca conceptos y técnicas de muchos campos de estudio. La teoría moderna presenta una síntesis integradora de partes relevantes de todos los campos.

Descriptivo: buscar describir las características de las organizaciones y de la administración. Se conforma con buscar y comprender los fenómenos organizacionales y dejar la escogencia de objetivos y métodos al individuo.

Multivariable: tiende a asumir que un evento puede ser causado por numerosos factores interrelacionados e interdependientes. Los factores causales podrían ser generados por la retroalimentación.

Adaptativa: un sistema es adaptativo. La organización debe adaptarse a los cambios del ambiente para sobrevivir. Se genera como consecuencia una focalización en los resultados en lugar del énfasis sobre el proceso o las actividades de la organización.

Carácter integrativo y abstracto de la teoría de sistemas

La TS se considera demasiado abstracta y conceptual, por lo tanto, de difícil aplicación a situaciones gerenciales prácticas. Auque tiene gran aplicabilidad, su enfoque sistemático es básicamente una teoría general comprensible, que cubre todos los fenómenos organizacionales. Es una teoría general de las organizaciones y de la administración, una síntesis integradora.

El efecto sinérgico de las organizaciones como sistemas abiertos

Una fuerte causa para la existencia de organizaciones, es su efecto sinérgico, es decir, en el resultado de una organización pueden diferir en cantidad o en calidad la suma de los insumos. La palabra sinergia viene del griego (syn = con y ergos = trabajo) y significa trabajo en conjunto. Cada participante de la organización espera que los beneficios personales de su participación, sean mayores que sus costos personales de participación. Existe sinergia cuando dos o más causas producen, actuando conjuntamente, un efecto mayor que la suma de efectos que producirían actuando individualmente.

El hombre funcional

La TS se basa en la teoría del hombre funcional. El individuo desempeña un papel dentro de la organización, interrelacionándose con los demás individuos, como un sistema abierto. En sus acciones basadas en roles, mantiene expectativas respecto al rol de los demás y envía a los demás sus expectativas. Esa interacción altera o refuerza el papel. Las organizaciones son sistemas de roles, en las cuales los individuos actúan como transmisores de roles y organizadores.

BIBLIOGRAFÍA:

Chiavenato, Idalberto. Introducción a la Teoría General de la Administración. 3ra. Edición. Edit. McGraw-Hill. 1992.

von Bertalanffy, Ludwig. Teoría General de Sistemas. Petrópolis, Vozes. 1976.

Autor:

Ronald Solano

Email:

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml#ixzz3E5NlgyuU

Teoría de sistemas

Autor: Ramón Michael Zamudio Mata    

TEORÍA Y PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO    

03-2005

Esta teoría surgió con los trabajos del biólogo alemán Ludwing Von Bertalonffy, publicados

entre 1950 y 1968. 

  

La teoría general de sistemas afirma que las propiedades de los sistemas no pueden

separar sus elementos, ya que la comprensión de un sistema se da sólo cuando se

estudian globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus partes.

La TGS se fundamenta en tres premisas básicas: 

  

1. Los sistemas existen dentro de los sistemas. 

2. Los sistemas son abiertos. 

3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura. 

  

La teoría de sistemas penetró rápidamente en la teoría administrativa por dos razones

fundamentales: 

  

a) Debido a la necesidad de sintetizar e integrar más las teorías que la precedieron,

llevándose con éxito cuando se aplicaron las ciencias del comportamiento al estudio de la

organización. 

  

b) La cibernética y la tecnología informática, trajeron inmensas posibilidades de desarrollo

y operación de las ideas que convergían hacia una teoría de sistemas aplicada a la

administración. 

  

Concepto de sistemas: Conjunto de diversos elementos que se encuentran

interrelacionados y que se afectan mutuamente para formar una unidad. 

 

  

El punto clave esta constituido por las relaciones entre los diversos elementos del mismo;

puede existir un conjunto de objetos, pero si estos no están relacionados no constituyen un

sistema.

  

Características de los sistemas 

  

Propósito u objetivo.- Las unidades u elementos, así como las relaciones, definen un

distribución que trata de alcanzar un objetivo. 

  

Globalismo.- Todo sistema tiene naturaleza orgánica; cualquier estimulo en cualquier

unidad del sistema afectará a todas las demás unidades debido a la relación existente

entre ellas. 

  

Entropía.- Tendencia que tienen los sistemas al desgaste o desintegración, es decir, a

medida que la entropía aumenta los sistemas se descomponen en estados más simples. 

  

Homeostasis.- Equilibrio dinámico entre las partes del sistema, esto es, la tendencia de los

sistemas a adaptarse con el equilibrio de los cambios internos y externos del ambiente. 

  

Equifinalidad.- Se refiere al hecho que un sistema vivo a partir de distintas condiciones

iniciales y por distintos caminos llega a un mismo estado final. No importa el proceso que

reciba, el resultado es el mismo. 

  

Clasificación de los sistemas. 

  

Sistemas naturales: Son los existentes en el ambiente. 

  

Sistemas artificiales: Son los creados por el hombre. 

  

Sistemas sociales: Integrados por personas cuyo objetivo tiene un fin común. 

  

Sistemas hombre-máquina: Emplean equipo u otra clase de objetivos, que a veces se

quiere lograr la autosuficiencia. 

  

Sistemas abiertos: Intercambian materia y energía con el ambiente continuamente. 

  

Sistemas cerrados: No presentan intercambio con el ambiente que los rodea, son

herméticos a cualquier influencia ambiental. 

  

Sistemas temporales: Duran cierto periodo de tiempo y posteriormente desaparecen. 

  

Sistemas permanentes: Duran mucho más que las operaciones que en ellos realiza el ser

humano, es decir, el factor tiempo es más constante. 

  

Sistemas estables: Sus propiedades y operaciones no varían o lo hacen solo en ciclos

repetitivos. 

  

Sistemas no estables: No siempre es constante y cambia o se ajusta al tiempo y a los

recursos. 

  

Sistemas adaptativos: Reacciona con su ambiente mejora su funcionamiento, logro y

supervivencia. 

  

Sistemas no adaptativos: tienen problemas con su integración, de tal modo que pueden

ser eliminados o bien fracasar. 

  

Sistemas deterministicos: Interactúan en forma predecible. 

  

Sistemas probabilísticos: Presentan incertidumbre. 

  

Subsistemas: Sistemas más pequeños incorporados al sistema original. 

  

Supersistemas: sistemas extremadamente grandes y complejos, que pueden referirse a

una parte del sistema original. 

  

 Elementos sistemáticos. 

 

El sistema se constituye por una serie de parámetros, los cuales son:

Entrada o insumo (input). Es la fuerza de arranque del sistema, suministrada por la

información necesaria para la operación de éste. 

  

Salida o producto (output). Es la finalidad para la cual se reuniran los elementos y las

relaciones del sistema. 

  

Procesamiento o transformador (throughput). Es el mecanismo de conversión de entradas

en salidas. 

  

Retroalimentación (feedback). Es la función del sistema que busca comparar la salida con

un criterio previamente establecido. 

  

Ambiente (environment). Es el medio que rodea externamente al sistema. 

    

La organización como sistema abierto. 

  

Una empresa es un sistema creado por el hombre, la cual mantiene una interacción

dinámica con su ambiente sean clientes, proveedores, competidores, entidades sindicales,

o muchos otros agentes externos.

Influye sobre el ambiente y recibe influencias de esté. Además es un sistema integrado por

diversas partes relacionadas entre sí, que trabajan en armonía con el propósito de

alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organización como de sus participantes. 

  

La organización debe verse como un todo constituido por muchos subsistemas que están

en interacción dinámica entre sí. Se debe analizar el comportamiento de tales

subsistemas, en vez de estudiar simplemente los fenómenos organizacionales en función

de los comportamientos individuales. 

  

Modelos de organización. 

  

Modelo de Katz y Kahn 

Modelo de Katz y Rosenz Welg 

  

v Variables; Son todas las acciones que pueden modificar el sistema y que existe en

cualquier parte del sistema. 

  

v Parámetros; Son cantidades que determinan el estado real del sistema (constantes). 

  

v Componentes; Son las partes identificables de dicho sistema. 

  

v Atributos; Influyen en la operación del sistema en su velocidad, precisión y confiabilidad,

es decir, identifican los componentes de dicho sistema. 

  

v Estructura; Conjunto de relaciones entre los componentes del sistema y el grado en el

que los elementos funcionan para alcanzar su finalidad. 

 

 

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Ramón Michael Zamudio Mata  cuervozam81arrobahotmail.com