sistema informÁtico de apoyo -...

SISTEMA INFORMÁTICO DE APOYO

PROGRAMAS SOCIALES

MANUAL DE OPERACIÓN

PARA

ORGANISMOS TÉCNICOS DE CAPACITACIÓN

COORDINACIÓN DE PROCESOS Y SISTEMAS

SENCE

- 2004 -

Manual Operativo para OTEC Sistema Informático de Apoyo Junio 2004 Programas Sociales-SENCE

1

INDICE

1. ACCESO PÚBLICO. ................................................................................................... 2

2. ACCESO RESTRINGIDO. ......................................................................................... 3

2.1. SOLICITUD DE CLAVE DE ACCESO. .......................................................................... 3

2.2. ACCESO AL SISTEMA. .............................................................................................. 5

2.3. INFORMACIÓN DEL SISTEMA PARA CADA OTEC...................................................... 6

2.3.1. “Información de Ejecución”. ......................................................................... 7

2.3.1.1. Datos del Curso. ..................................................................................... 7

Antecedentes Generales del Curso. ................................................................ 7

2.3.1.2. Ejecución Fase 1. .................................................................................. 10

Ingresar Formulario 1. .................................................................................. 10

Ingresar Formulario 1 Complementario. ...................................................... 15

Registro de Asistencia. ................................................................................. 21

Informe de Alumnos Regulares. ................................................................... 23

Ingresar Resumen de Finalización. ............................................................... 24

2.3.1.3. Ejecución Fase 2. .................................................................................. 25



2.3.1.4. Ejecución Fase Seguimiento. ................................................................ 32

Ingresar Formulario Seguimiento. ................................................................ 32

2.3.2. “Herramientas”. .......................................................................................... 36

2.3.2.1. Resultados. ............................................................................................ 36

Resúmen del Curso. ...................................................................................... 36

2.3.2.2. Visualizar. ............................................................................................. 38

Visualizar Formularios. ................................................................................ 38

2.3.2.3. Pagos. .................................................................................................... 39

Solicitud de Pagos. ....................................................................................... 39

Resumen de Pagos. ....................................................................................... 48

3. MESA DE AYUDA. .................................................................................................... 49


2

SISTEMA INFORMÁTICO DE APOYO

PROGRAMAS SOCIALES

El SENCE ha dispuesto para el ingreso y procesamiento de la información de ejecución de

cursos de Programas Sociales, por parte de los OTEC, un Sistema Informático de Apoyo

vía Internet. Este se encuentra en la página http://psociales.sence.cl.

1. ACCESO PÚBLICO.

El sitio http://psociales.sence.cl presenta en su portada (Ver Figura Nº1) una serie de

documentos que son de acceso público, tales como manuales de ejecución o formatos de

documentos a ser llenados por el OTEC o el CPC.

Los documentos con los que cuenta esta página inicial son: Documentación para Organismos Técnicos de Capacitación (OTEC) a) Documentos para Organismos Técnicos de Capacitación (OTEC)

Manual de Ejecución Cursos Programa Nacional de Becas

Manual de Ejecución Cursos Especial de Jóvenes

Acuerdo Operativo

Formulario Firmas Acta de Inicio

Planilla recepción de subsidios Fase Lectiva

Acta de Entrega de Útiles y Herramientas

Convenio de Práctica

Registro de Asistencia para la Empresa

Plan de Aprendizaje en la Empresa

Proyecto Microemprendimiento

Plan de Asistencia Técnica

Planilla de Recepción de Subsidios Fase Experiencia Laboral

Informe Visita Centro Práctica

Informe Individual de Desempeño Laboral

Manual de Procedimientos (PB-CAP-002)

Solicitud de Pagos( PB-CAP-002, EJ-CEL-009, CHB-CAP-012, CHC-TD, CHC-CL, CHC-CE)

Planillas de Cálculo (PB-CAP-002 y EJ-CEL-009)

Planillas Liquidación Final CHB-CAP-012

Planillas de Cálculo Chile Califica (CHC-TD, CHC-CL, CHC-CE)

b) Documentos para Centros de Postulación a la Capacitación (CPC) Manual de Ejecución.

Acta de Entrega en Sala.

http://psociales.sence.cl/



3

Figura Nº1 “http://psociales.sence.cl”

2. ACCESO RESTRINGIDO.

Para acceder a información relacionada con un OTEC en particular se debe hacer ingreso

mediante nombre de usuario y contraseña.

2.1. SOLICITUD DE CLAVE DE ACCESO.

Si usted no ha solicitado acceso al sistema debe hacerlo siguiendo los siguientes pasos:

1.- En el campo donde se le solicita “Usuario” usted debe ingresar el RUT del OTEC al

que pertenece (sin puntos y con guión). Luego presionar el botón “Enviar”.

2.- El sistema le dará acceso a un “Formulario Solicitud de Clave” (ver Figura Nº2). En éste

debe completar TODOS los campos que se le solicitan.

Datos del Usuario.

RUT OTEC: El Sistema le mostrará el RUT del OTEC.

Tipo de Usuario: debe marcar “OTEC”.

RUT Usuario: Debe ingresar el RUT del usuario (sin puntos y con guión)

Nombre: Debe completar el nombre del usuario, NO el del OTEC.

Región: Complete aquí el número de su región (A la Región Metropolitana se le

ha asignado el número 13).


4

Correo: Escriba el e-mail del usuario.

Datos del Coordinador.

Nombre Coordinador: Complete el nombre del Coordinador del OTEC.

Correo: Llene el e-mail del coordinador del OTEC.

3.- Presione el botón “Enviar”.

4.- El sistema en forma automática lo creará como Usuario y le enviará un e-mail con su

contraseña de ingreso (Recuerde anotar en algún lugar su contraseña, en caso de

olvido).

Nota: El sistema permite crear más de un usuario por OTEC, por lo tanto es necesario que

cada usuario utilice su propia clave.

Figura Nº2: “Formulario de Solicitud de Clave”


5

2.2. ACCESO AL SISTEMA.

En el costado derecho de la página principal del sitio http://psociales.sence.cl es posible

encontrar el acceso para los usuarios (Ver Figura Nº3).

Debe completar los campos que se le solicitan: Usuario (debe ingresar el RUT del Usuario,

NO el del OTEC) y Contraseña (la que le fue enviada por correo electrónico). Luego

presione el botón “Enviar”.

El sistema verificará que el “Usuario” y la “Contraseña” sean correctas y le permitirá el

acceso a la información propia del OTEC al que pertenece el Usuario.

Figura Nº3 “Autenticación”.



6

2.3. INFORMACIÓN DEL SISTEMA PARA CADA OTEC.

El Usuario podrá encontrar un listado de los llamados en que el OTEC tiene cursos

adjudicados (Ver Figura Nº4.). Para acceder a un llamado debe hacer click sobre la palabra

“Cursos” que se encuentra al lado del llamado al que se desea ingresar.

Figura Nº4: “Llamados actuales del OTEC”

Nota: Los llamados aparecerán sólo cuando se haya aprobado el primer convenio del

OTEC.

Una vez que se ha ingresado a la información relativa a un llamado, aparecerán en la parte

superior de la página, los códigos de los cursos adjudicados (Ver Figura Nº5, parte

superior).

Para ingresar información a cualquiera de estos cursos se debe hacer click en el “código del

curso” (Ej: CHB-CAP-012-038-001) y aparecerá la página principal del curso. (Ver

Figura Nº5).


7

Figura Nº5: “Información del curso”

Esta página principal le permite acceder sólo a lo que está habilitado para cada curso. Usted

podrá encontrar: “Información de Ejecución” (Figura Nº5, lado izquierdo) y

“Herramientas” (Figura Nº5, lado derecho)

2.3.1. “Información de Ejecución”.

Las opciones contenidas en esta parte de la página le permiten realizar el INGRESO de

información al sistema. Si usted desea imprimir Formularios debe hacerlo desde la

Herramienta “Visualizar” (Ver 2.3.2.2 de este Manual).

La siguiente es la secuencia en que debe ingresar la información al Sistema:

2.3.1.1. Datos del Curso.

ANTECEDENTES GENERALES DEL CURSO. (Ver Figura Nº 6)

El Sistema le mostrará:

o Datos del OTEC: Nombre.

Dirección.

Comuna.

Teléfono. o Datos del Curso:

Código.

Nombre.

Cupo Adjudicado.


8

El OTEC debe completar:

o Datos del Curso:

Dirección del Curso.

Comuna (debe elegir desde una lista desplegable).

Fecha Inicio Fase 1 (Formato de fecha: dd/mm/aaaa; Ej:

22/10/2004).

Fecha Término Fase 1 (Formato de fecha: dd/mm/aaaa).

Fecha Inicio Fase 2 (Formato de fecha: dd/mm/aaaa).

Fecha Término Fase 2 (Formato de fecha: dd/mm/aaaa).

Nº Horas Efectivas Fase 1 (Formato numérico, Ej:200).

Fecha 20% Horas efectivas (Formato de fecha: dd/mm/aaaa).

o Datos del Coordinador del Curso:

Nombre.

Apellido Paterno.

Apellido Materno.

o Horario:

Días: Los días deben ser marcados en el casillero que se encuentra a

la izquierda del nombre del día.

Horas (desde y hasta): Las horas deben ser llenadas, en formato de

fecha hh:mm (Ej: 18:30). Por cada día se puede tener hasta dos

bloques horarios.

Si desea repetir siempre el mismo horario es necesario marcar sólo los días y

en uno de los días poner el horario, luego presionar “Repetir horario” y

automáticamente se completarán todos los días marcados con el mismo

horario.

Una vez que se han completado los “Antecedentes Generales del Curso” se debe

presionar el botón “Grabar”. Si no desea grabar los datos, o si ya lo ha hecho, presione

el botón “Volver”. Esto lo llevará a la página principal del curso (Ver Figura Nº5).


9

Figura Nº6:”Antecedentes Generales del Curso”


10

2.3.1.2. Ejecución Fase 1.

INGRESAR FORMULARIO 1.

Caso sin CPC: Sólo se puede acceder a él si se ha ingresado los Antecedentes del

Curso. El sistema le mostrará el listado de los beneficiarios que ha ingresado, y en

la parte superior la frase “Ingresar Beneficiario” (Ver Figura Nº 7.1).

Figura Nº 7.1 “Formulario 1,caso sin CPC”

Al hacer click sobre “Ingresar Beneficiario” aparecerá una página que le pedirá

que ingrese el RUT del beneficiario (Ver Figura Nº 7.2), luego presione el botón

“Validar”. Si no desea ingresar un beneficiario, presione el botón “Volver”.

Figura Nº 7.2 “Formulario 1, ingreso de RUT”

Una vez validada la existencia del RUT ingresado el sistema le mostrará un

formulario para ingresar el resto de los datos del beneficiario (Ver Figura Nº 7.3).

El sistema le mostrará automáticamente en el formulario como resultado de la

validación del RUT ingresado:

o Apellido Paterno.

o Apellido Materno.

o Nombre.

o Sexo.

o Fecha de Nacimiento.


11

El Usuario deberá completar o modificar:

o Domicilio: deberá ingresar el domicilio completo del beneficiario.

o Comuna: Deberá elegir desde un listado desplegable la comuna de

residencia del beneficiario.

o Teléfono: Número proporcionado por el propio beneficiario para

ubicarlo.

o Sit. Soc: Situación Social del Beneficiario, deberá elegir desde un

listado desplegable. D: Dependiente.

JN: Jefe de Núcleo.

JH: Jefe de Hogar.

SM: Responsable de sí mismo. o Sit. Ocup. : Situación Ocupacional del Beneficiario, deberá elegir

desde un listado desplegable. C: Cesante.

BTPV: Busca trabajo por primera vez.

CP: Cuenta propia.

E: Empleado.

IE: Inactivo estudiante.

IO: Inactivo Otros.

IQD: Inactivo quehaceres Domésticos.

S: Subempleado. o Niv. Educ.: Nivel Educacional de Beneficiario, deberá elegir desde

un listado desplegable. E01: Básica Incompleta.

E02: Básica Completa.

E04: Media Científico Humanista Completa.

E06: Media Técnico Profesional completa.

E07: Centro de Formación Técnica Incompleto.

E08: Centro de Formación Técnica Completo.

E09: Instituto Profesional Incompleto.

E10: Instituto Profesional Completo.

E11: Universitaria Incompleta.

E12: Universitaria Completa.

E31: 1er. año medio Científico Humanista.

E32: 2do. Año medio Científico Humanista.

E33: 3er. Año medio Científico Humanista.

E51: 1er. Año medio Técnico Profesional.

E52: 2do. Año medio Técnico Profesional.


E54: 4to. Año medio Técnico Profesional.

E55: 5to. Año medio Técnico Profesional. o Disc. : Discapacidad del Beneficiario, deberá elegir desde un listado

desplegable. FL: Físico Lisiado.

MD: Deficiente Mental.

NC: Ninguna discapacidad.

SC: sensorial Ciego.


12

SS: Sensorial Sordo. o Etnia: Deberá elegir desde un listado desplegable.

Aymara.

Atacameño.

Quechua.

Colla.

Rapa Nui.

Mapuche.

Kawaskar.

Yagán.

Figura Nº 7.3: “Formulario 1, caso sin CPC. Ingreso de datos”

Una vez que ha completado o modificado los datos del beneficiario presione el

botón “Enviar”. Una vez que se ha ingresado o modificado los datos de los

beneficiarios en el “Formulario Nº1” se debe presionar el botón “Grabar”. Si no

desea grabar los datos, o si ya lo ha hecho, presione el botón “Volver”. Esto lo

llevará a la página principal del curso (Ver Figura Nº5).

La opción para imprimir este formulario se encuentra en la pagina principal de

curso (ver Figura Nº5), al costado derecho, bajo el título “Visualizar” (ver 2.3.2.2 de

este Manual)

Caso con CPC: Sólo se puede acceder a él si se ha ingresado los Antecedentes del

Curso y si el CPC ha cerrado el proceso de derivación.


o Listado de Beneficiarios derivados al Curso.

Nº : Correlativo de la lisa.

Insc. : Casilla de Verificación que indica si el alumno está inscrito en

el curso.


13

RUT: RUT del beneficiario.

Nombre Completo: Nombres y Apellidos del beneficiario.

Dirección: Dirección del beneficiario.

Comuna: Comuna de residencia del beneficiario.

Teléfono: Nº proporcionado por el propio beneficiario para ubicarlo.

Fecha Nacimiento: Fecha en formato dd/mm/aaaa.

Sexo: Identificador de Sexo: M: Masculino; F:Femenino.

Sit. Soc: Situación Social del Beneficiario. D: Dependiente.

JN: Jefe de Núcleo.

JH: Jefe de Hogar.

SM: Responsable de sí mismo. Sit. Ocup. : Situación Ocupacional del Beneficiario.

C: Cesante.

BTPV: Busca trabajo por primera vez.

CP: Cuenta propia.

E: Empleado.

IE: Inactivo estudiante.

IO: Inactivo Otros.

IQD: Inactivo quehaceres Domésticos.

S: Subempleado. Niv. Educ.: Nivel Educacional de Beneficiario.

E01: Básica Incompleta.

E02: Básica Completa.

E04: Media Científico Humanista Completa.

E06: Media Técnico Profesional completa.

E07: Centro de Formación Técnica Incompleto.

E08: Centro de Formación Técnica Completo.

E09: Instituto Profesional Incompleto.

E10: Instituto Profesional Completo.

E11: Universitaria Incompleta.

E12: Universitaria Completa.

E31: 1er. año medio Científico Humanista.

E32: 2do. Año medio Científico Humanista.

E33: 3er. Año medio Científico Humanista.


E52: 2do. Año medio Técnico Profesional.


E54: 4to. Año medio Técnico Profesional.

E55: 5to. Año medio Técnico Profesional. Disc. : Discapacidad del Beneficiario.

FL: Físico Lisiado.

MD: Deficiente Mental.

NC: Ninguna discapacidad.

SC: sensorial Ciego.

SS: Sensorial Sordo. Etnia:

Aymara.

Atacameño.


14

Quechua.

Colla.

Rapa Nui.

Mapuche.

Kawaskar.

Yagán.


o Insc. : Casilla de Verificación para marcar a los alumnos inscritos en el

curso.

Si el usuario desea completar algún dato del beneficiario o modificarlo puede

hacerlo presionando para ello sobre el RUT del beneficiario.

Una vez que se ha ingresado el “Formulario Nº1” se debe presionar el botón

“Grabar”. Si no desea grabar los datos, o si ya lo ha hecho, presione el botón

“Volver”. Esto lo llevará a la página principal del curso (Ver Figura Nº5).



este Manual).

Figura Nº7: “Formulario 1”


15

INGRESAR FORMULARIO 1 COMPLEMENTARIO. Sólo se puede acceder a él si se ha completado el Formulario Nº1.

Caso sin CPC: El sistema le mostrará el listado de los beneficiarios que ha

ingresado, y en la parte superior la frase “Ingresar Reemplazante” (Ver Figura Nº

8.1).

Figura Nº 8.1 “Formulario 1 Complementario, caso sin CPC”


o Listado de Beneficiarios Inscritos en el Curso:

Nº : Número correlativo de lista.

Cal.: Calidad de ingreso:

F1: Inscrito inicialmente como titular en Fase 1.

RD: Alumno que fue reemplazado.

RT: Alumno reemplazante.

RUT del Beneficiario.

Nombre Completo del Beneficiario.

Dirección del Beneficiario.

Comuna del beneficiario.




Sit. Soc: Situación Social del Beneficiario.

Sit. Ocup. : Situación Ocupacional del Beneficiario.

Niv. Educ.: Nivel Educacional de Beneficiario.

Disc. : Discapacidad del Beneficiario.

Etnia: Indica si el Beneficiario pertenece a alguna Etnia.


16

Al hacer click sobre “Ingresar Reemplazante” aparecerá una página que le pedirá

que ingrese el RUT del beneficiario (Ver Figura Nº 8.2), luego presione el botón

“Validar”. Si no desea ingresar un beneficiario, presione el botón “Volver”.

Figura Nº 8.2 “Formulario 1, ingreso de RUT”

Una vez validada la existencia del RUT ingresado el sistema le mostrará un

formulario para ingresar el resto de los datos del beneficiario (Ver Figura Nº 8.3).

Figura Nº 8.3 “Formulario 1 Complementario, caso sin CPC. Ingreso de datos”

La primera parte del formulario le permite “Seleccionar al Beneficiario

Reemplazado”. El Usuario deberá elegir desde una lista desplegable que contiene

los RUT y nombres de todos los beneficiarios inscritos en el curso.

El sistema le mostrará automáticamente en el formulario como resultado de la

validación del RUT ingresado:

o Apellido Paterno.

o Apellido Materno.

o Nombre.

o Sexo.


17

o Fecha de Nacimiento.

El Usuario deberá completar o modificar:

o Domicilio: deberá ingresar el domicilio completo del beneficiario.

o Comuna: Deberá elegir desde un listado desplegable la comuna de

residencia del beneficiario.

o Teléfono: Número proporcionado por el propio beneficiario para

ubicarlo.

Sit. Soc: Situación Social del Beneficiario, deberá elegir desde un

listado desplegable.

Sit. Ocup. : Situación Ocupacional del Beneficiario, deberá elegir

desde un listado desplegable.

Niv. Educ.: Nivel Educacional de Beneficiario, deberá elegir desde

un listado desplegable.

Disc. : Discapacidad del Beneficiario, deberá elegir desde un listado

desplegable.

Etnia: Deberá elegir desde un listado desplegable.

Una vez que ha completado o modificado los datos del beneficiario presione el

botón “Enviar”. Esto lo llevará al “Formulario 1 Complementario” el que

aparecerá según se muestra en la Figura Nº 8.1, señalando los cambios en la

segunda columna: “Cal.”.

Una vez que se ha ingresado o modificado los datos de los beneficiarios en el

“Formulario Nº1 Complementario” se debe presionar el botón “Grabar”. Si no

desea grabar los datos, o si ya lo ha hecho, presione el botón “Volver”. Esto lo

llevará a la página principal del curso (Ver Figura Nº 5).



este Manual)

Caso con CPC:

El Sistema le mostrará (ver Figura Nº 8.4):

o Listado de Beneficiarios Inscritos en el Curso. (Idénticos datos del

Formulario 1)


Rdo.: Casilla que indica que el beneficiario fue reemplazado.




Comuna del beneficiario





18






o Lista de Espera para el Curso.


Rte.: Casilla que indica que el beneficiario es reemplazante.













o Listado de Beneficiarios Reemplazados.














El OTEC deberá:

o Marcar la Casilla “Rdo” en el listado de alumnos inscritos cuando se desea

que el beneficiario sea Reemplazado por otro.

o Marcar la casilla “Rte” en el listado de espera para el curso cuando se desea

que el beneficiario sea Reemplazante.

Si el OTEC desea completar algún dato del beneficiario o modificarlo puede hacer

presionando para ello sobre el RUT del beneficiario.

Una vez que se han completado el “Formulario Nº1 Complementario” se debe

presionar el botón “Grabar”. Si no desea grabar los datos, o si ya lo ha hecho,


19

presione el botón “Volver”. Esto lo llevará a la página principal del curso (Ver

Figura Nº5).



este Manual).


20

Figura Nº8.4: “Formulario Nº1 Complementario, caso con CPC”


21

REGISTRO DE ASISTENCIA. (Ver Figura Nº 9) Sólo se puede acceder a él si se ha ingresado el “Formulario Nº1

Complementario”. Esta opción está habilitada sólo para el Programa Nacional de

Becas (desde el llamado PB-CAP-003) y para el Programa Especial de Jóvenes

(Desde el llamado EJ-CEL-009).


o Listado de Beneficiarios Inscritos en el Curso.



Nº Total de Días.

Nº días con Asistencia.

Nº Horas con Asistencia

Nº Inasistencias.

Si el OTEC desea ingresar la asistencia debe ingresar en el recuadro en blanco que

aparece en la parte superior de la página (marcado con un círculo rojo en la Figura

Nº9) la fecha de la asistencia (en formato de fecha dd/mm/aaaa), luego presionar

sobre “Registrar Asistencia”, lo que lo llevará a la página de Registro Diario de

Asistencia (Ver Figura Nº10).

Figura Nº9: “Registro de Asistencia”


22


o Detalle del Registro de Asistencia:

Horas (de asistencia real).

Horario del Curso.

o Registro de Asistencia:

Ausente o Presente: casilla a marcar de acuerdo a

asistencia del alumno.

Una vez que se han completado el “Registro de Asistencia” se debe presionar el

botón “Enviar”. Si no desea grabar los datos, o si ya lo ha hecho, presione el botón


Figura Nº10: “Registro diario de Asistencia”


23

INFORME DE ALUMNOS REGULARES. (Ver Figura Nº 11) Sólo se puede acceder a él si ha transcurrido el 20% de la Fase

Lectiva o 60 horas desde el inicio. Esta opción está habilitada sólo para el Programa

Nacional de Becas (desde el llamado PB-CAP-003) y para el Programa Especial de

Jóvenes (Desde el llamado EJ-CEL-009).


o Listado de Beneficiarios Inscritos en el Curso.

El OTEC deberá llenar:

o Situación del inscrito al 20% o a las 60 horas de ejecución del curso:

Ausente: Si el día que se ha cumplido el plazo antes señalado se

encuentra ausente.

Presente: Si el día que se ha cumplido el plazo antes señalado se

encuentra presente.

No Reemplazado Si el día que se ha cumplido el plazo antes

señalado el alumno que ha desertado no ha sido reemplazado (por el

CPC, en el caso que corresponda).

Una vez que se han completado el “Informe de Alumnos Regulares” se debe

presionar el botón “Enviar”. Si no desea grabar los datos, o si ya lo ha hecho,

presione el botón “Volver”. Esto lo llevará a la página principal del curso (Ver

Figura Nº5).

Figura Nº11: “Informe Alumnos Regulares”


24

INGRESAR RESUMEN DE FINALIZACIÓN. (Ver Figura Nº 12) Sólo se puede acceder a él si se ha completado la Fase Lectiva de

acuerdo a las fechas entregadas en los “Antecedentes del Curso”, además de haber

completado el “Formulario Nº1”.


o Listado de Beneficiarios Inscritos en el Curso (RUT y nombre completo).

El OTEC deberá llenar:

o Nº días de asistencia.

o Nº horas totales asistidas.

o Porcentaje de asistencia.

o Fecha de abandono (cuando el beneficiario ha desertado).

o Estado Final del Alumno.

A01: Aprobado Fase Lectiva.

D01: Desertó porque encontró trabajo.

D02: Desertó por cambió de domicilio que inhabilita la asistencia.

D03: Desertó por licencia médica sobre 20 días hábiles.

D04: Desertó por Servicio Militar.

D05: Desertó por privación de libertad por causa legal.

D06: Desertó por fallecimiento del alumno.

D07: Desertó porque volvió a estudiar.

D08: Desertó porque se cambió de domicilio dentro de la Región.

D09: Desertó por motivos familiares.

D10: Desertó por licencia médica igual o inferior a 20 días hábiles.

D11: Desertó por otros motivos (o no entregó información)

R01: Reprobado porque no cumplió con el porcentaje mínimo de

aprobación.

R02: Reprobado porque no cumplió con las normas de convivencia.

o Para el listado de los beneficiarios que fueron reemplazados también deben

llenarse las casillas respectivas.

Una vez que se han completado el “Resumen de Finalización de Fase 1” se debe

presionar el botón “Grabar”. Si no desea grabar los datos, o si ya lo ha hecho, presione el

botón “Volver”. Esto lo llevará a la página principal del curso (Ver Figura Nº5).

La opción para imprimir este formulario se encuentra en la pagina principal de curso (ver

Figura Nº5), al costado derecho, bajo el título “Visualizar” (ver 2.3.2.2 de este Manual).


25

Figura Nº12: “Resumen de Finalización de Fase 1”

2.3.1.3. Ejecución Fase 2.

INGRESAR FORMULARIO 2. (Ver Figura Nº 13) Sólo se puede acceder a él si se ha completado el Resumen de

Finalización.


o Listado de Beneficiarios aprobados de Fase Lectiva (RUT y Nombre

Completo).

El OTEC deberá completar los datos que faltan de la lista, para ello deberá hacer click

sobre el RUT del beneficiario, eso lo llevará a una ficha individual llamada “Ingreso de

Datos de Colocación” (Ver Figura Nº14), donde deberá completar lo siguiente:

o Fecha Inicio FEL: Completar la Fecha de Inicio de la Fase de Experiencia

Laboral para el alumno, en formato fecha (dd/mm/aaaa).

o Fecha Término FEL: Completar la Fecha de Término de la Fase de

Experiencia Laboral para el alumno, en formato fecha (dd/mm/aaaa).

o RUT empresa: Rol Único Tributario de la empresa done el alumno realiza la

Fase de Experiencia Laboral.

o Nombre Empresa: Nombre Completo de la empresa donde el alumno realiza

la Fase de Experiencia Laboral.

o Dirección: Localización exacta del lugar de práctica.


26

o Región: Región en la que se encuentra la dirección de práctica. (formato

número, considerando el 13 para la Región Metropolitana).

o Comuna: deberá elegir una comuna del listado desplegable.

o Teléfono: Teléfono otorgado por la empresa para establecer contacto con

algún responsable del alumno.

o Tamaño: Deberá elegir el tamaño de la empresa desde un listado

desplegable.

o Actividad económica: Deberá elegir la actividad económica de la empresa


Una vez que se han completado el “Ingreso de Datos de Colocación” se debe presionar el

botón “Grabar”. Si no desea grabar los datos, o si ya lo ha hecho, presione el botón

“Volver”. Esto lo llevará a la página del “Formulario Nº2” donde podrá ver los datos que

fueron ingresados.(Ver Figura Nº13).

Cada vez que desee completar los datos de colocación de un alumno deberá seguir el

mismo procedimiento. Si no desea grabar los datos, o si ya lo ha hecho, presione el botón





27

Figura Nº13: “Formulario Nº2”


28

Figura Nº14 “Formulario Nº2 : Datos de Colocación”

INGRESAR FORMULARIO 3. (Ver Figura Nº 15) Sólo se puede acceder a él si se ha ingresado el Formulario Nº2.


o Listado de Beneficiarios ingresados en Formulario Nº2 (RUT y Nombre

Completo).



Finalización de Fase 2” (Ver Figura Nº16), donde deberá completar lo siguiente:

o Fecha Inicio FEL: Completar la Fecha de Inicio de la Fase de Experiencia

Laboral para el alumno, en formato fecha (dd/mm/aaaa).

o Fecha Término FEL: Completar la Fecha de Término de la Fase de

Experiencia Laboral para el alumno, en formato fecha (dd/mm/aaaa).

o RUT empresa: Rol Único Tributario de la empresa done el alumno realiza la

Fase de Experiencia Laboral.





número, considerando el 13 para la Región metropolitana).



29



o Tamaño: Deberá seleccionar el tamaño dela empresa desde un listado

desplegable.



o Modalidad Mes 1: Deberá seleccionar desde un listado desplegable uno de

las tres modalidades:

CT: Contrato de Trabajo.

PL: Práctica Laboral.

NC: Ningún Contrato.





NC: Ningún contrato.





NC: Ningún contrato.

o Días asistidos: Nº de días en que el alumno asistió a la Fase Lectiva.

o Porcentaje de días: Porcentaje de asistencia sobre el total pactado con la

empresa.

o Estado Final Fase 2: Debe seleccionar el Estado del alumno al finalizar la

Fase 2 desde un listado desplegable.

Una vez que se han completado el “Ingreso de Finalización de Fase 2” se debe presionar

el botón “Grabar”. Si no desea grabar los datos, o si ya lo ha hecho, presione el botón

“Volver”. Esto lo llevará a la página del “Formulario Nº3” donde podrá visualizar los

datos que ya ha ingresado. (Ver Figura Nº15).



Cada vez que desee completar los datos de “Finalización de Fase 2” de un alumno deberá

seguir el mismo procedimiento. Si no desea grabar los datos, o si ya lo ha hecho, presione

el botón “Volver”. Esto lo llevará a la página principal del curso (Ver Figura Nº5).


30

Figura Nº15: “Formulario Nº3”


31

Figura Nº16 “Formulario Nº3 - Ingreso de Finalización de Fase 2”


32

2.3.1.4. Ejecución Fase Seguimiento.

INGRESAR FORMULARIO SEGUIMIENTO. (Ver Figura Nº 17) Sólo se puede acceder a él si se ha completado el Formulario Nº3

(para el caso de los cursos con fase de Experiencia Laboral) y el Resumen de

Finalización para los que sean sólo con Fase Lectiva.


o Listado de Beneficiarios Egresados y Aprobados del Curso (RUT y Nombre

Completo).



Seguimiento” (Ver Figura Nº18), donde deberá completar lo siguiente:

o Fecha Visita: Completar la Fecha de la visita al beneficiario, en formato

fecha (dd/mm/aaaa).

o Situación Social: Seleccionar desde un listado desplegable la Situación

social en la que se encuentra el alumno al momento de la visita.

o Situación ocupacional Mes 1: Seleccionar desde un listado desplegable la

Situación Ocupacional del beneficiario al primer mes desde su egreso del

curso.


Situación Ocupacional del beneficiario al segundo mes desde su egreso del

curso.


Situación Ocupacional del beneficiario al tercer mes desde su egreso del

curso.

o Ingreso Líquido Mes 1: Completar el valor del ingreso líquido al primer

mes, si es que el beneficiario se encontrara trabajando en dicho mes. El valor

debe tener un formato sin puntos ni signos.

o Ingreso Líquido Mes 2: Completar el valor del ingreso líquido al segundo

mes, si es que el beneficiario se encontrara trabajando en dicho mes. El valor

debe tener un formato sin puntos ni signos.

o Ingreso Líquido Mes 3: Completar el valor del ingreso líquido al tercer mes,

si es que el beneficiario se encontrara trabajando en dicho mes. El valor debe

tener un formato sin puntos ni signos.

o Tipo de contrato: Seleccionar desde un listado desplegable el tipo de

contrato con el que se encuentra al momento de la visita el beneficiario. Si

se selecciona las opciones: “No tiene” o “Independiente-Informal” no

complete los campos siguientes (datos de la empresa), excepto el último.

o RUT empresa: Rol Único Tributario de la empresa donde el alumno realiza





33



número, considerando el 13 para la Región Metropolitana)




o Tamaño: Deberá seleccionar el tamaño de la empresa desde un listado

desplegable.



o Relación con la capacitación: Deberá seleccionar “Sí” si es que el

beneficiario se encuentra trabajando en alguna actividad relacionada con la

capacitación recibida. Deberá seleccionar “NO” si es que el beneficiario se

encuentra trabajando en alguna actividad no relacionada con la capacitación

recibida.

Una vez que se han completado el “Ingreso de Seguimiento” se debe presionar el botón

“Grabar”. Si no desea grabar los datos, o si ya lo ha hecho, presione el botón “Volver”.

Esto lo llevará a la página del “Formulario de Seguimiento”, donde podrá visualizar los

datos ingresados (Ver Figura Nº17).



Cada vez que desee completar los datos de seguimiento de un alumno deberá seguir el

mismo procedimiento. Si no desea grabar los datos, o si ya lo ha hecho, presione el botón



34

Figura Nº17 : “Formulario de Seguimiento”


Figura Nº18: “Formulario de Seguimiento – Ingreso de Seguimiento”


36

2.3.2. “Herramientas”.

En el costado derecho de la página principal del curso (Ver Figura Nº19) es posible apreciar

tres tipos de Herramientas: Resultados, Visualizar y Pagos. Dependiendo del avance del

curso se van habilitando estas herramientas.

Figura Nº19: “Página principal del curso – Herramientas”

2.3.2.1. Resultados.

RESÚMEN DEL CURSO. (Ver Figura Nº 20) Sólo se puede acceder a él si se ha completado los

“Antecedentes generales del curso”.


o Código del Curso.

o Nombre del Curso.

o Comuna (donde se dicta el curso).

o Cupo Adjudicado.

o Derivación de postulantes:

Nº de Titulares.

Nº de Reemplazantes.

o Resultados:

Fase 1:

Inicio Fase 1.

Término Fase 1.

Inscritos Fase 1.


37

Aprobados.

Reprobados.

Desertores.

Fase 2:

Inicio Fase 2.

Término Fase 2.

Colocados Fase 2.

Aprobados.

Reprobados.

Contratados.

Para salir de este resumen deberá hacer click en la barra de herramientas estándar de su

explorador de Internet (Ej.: Internet Explorer o Netscape) sobre el botón “Atrás”, con esto

volverá a la página principal del curso (Ver Figura Nº19)

Figura Nº20: “Resumen del curso”


38

2.3.2.2. Visualizar.

VISUALIZAR FORMULARIOS. (Ver Figura Nº 21) Sólo se puede acceder a él si se ha completado algún Formulario.

Las opciones contenidas en esta parte de la página le permiten IMPRIMIR los

Formularios. Si usted desea ingresar información al sistema debe hacerlo desde la

alternativa “Información de Ejecución” (Ver 2.3.1).

Este es la herramienta que le permite IMPRIMIR los formularios cuando deba

presentarlos ante el SENCE.

El Sistema le mostrará el Listado de Formularios que el OTEC ha ingresado al Sistema.

Figura Nº21: “Visualizar Formularios”

El Usuario deberá seleccionar el formulario que desee visualizar, luego deberá presionar el

botón “Procesar”. Aparecerá entonces en la parte inferior de la página una frase que le

indicará que debe hacer click sobre la frase que aparece más abajo para obtener el

formulario en formato Excel (Ver Figura Nº22).

Figura Nº22: “Visualizar formularios – Link a Excel”

Para salir de este resumen deberá hacer click en la barra de herramientas estándar de su

explorador de Internet (Ej.: Internet Explorer o Netscape) sobre el botón “Atrás”, con esto

volverá a la página principal del curso (Ver Figura Nº19)


39

2.3.2.3. Pagos.

SOLICITUD DE PAGOS. (Ver Figura Nº 23) Sólo se puede acceder a él si se encuentra posibilitados de

solicitar algún pago (ver manual de procedimientos del programa respectivo).

Figura Nº23: “Solicitud de Pagos”

Para cualquiera de estos casos, primeramente el Sistema le mostrará:

o Identificación del Solicitante:

RUT.

Razón Social.

Nº Resolución que aprueba Convenio.

Fecha de Resolución que aprueba Convenio.

Nombre coordinador del curso.

o Identificación del Curso.

Nombre del curso.

Código del curso.


40

El Usuario deberá seleccionar el tipo de Pago a solicitar:

o Anticipo.

o Reembolso.

o Preliquidación.

o Liquidación.

o Seguimiento.

Una vez marcado el tipo de pago a solicitar se debe presionar el botón “Calcular”.

Si no han sido ingresados o visados los formularios necesarios para efectuar la

solicitud de pago, el sistema NO le permitirá completar la solicitud.

De igual forma si ya ha sido solicitado el pago, el sistema NO le permitirá volver a

solicitarlo.

Para ambos casos aparecerá un mensaje de alerta con letras rojas en la parte

superior de la solicitud.

Una vez que ha sido calculado el pago, aparecerá el “Formulario de Solicitud de

Pago” (diferente para cada tipo de pago).

ANTICIPO: (Figura Nº 24.1)

El Sistema mostrará en este caso:

o Detalle del curso:

Fecha Inicio Fase 1

Fecha Término Fase 1.

Fecha Inicio Fase 2.

Fecha Término Fase

Valor Total del curso.

o Detalle de Solicitud:

Nº de solicitud (aparecerá una vez que se haya enviado la

solicitud).

Fecha (aparecerá una vez que se haya enviado la solicitud).

Monto Solicitado. (Casilla a completar)

Monto Autorizado.


41

Figura Nº24.1. “Solicitud de Pago - Anticipo”

El usuario deberá completar:


Monto Solicitado: El valor solicitado deberá ingresarse sin

puntos ni signos.

o Documentos adjuntos.

Garantía.

o Tipo de Documento: Deberá indicar si es Boleta de

Garantía o Póliza de Garantía.

o Emisor: Indicar el Organismo que emite la Boleta o

Poliza. Ejemplo: Banco Estado.

o Serie: Serie de la Boleta o Póliza.

o Número: Número de la Boleta o Póliza.

o Fecha desde: Fecha en formato dd/mm/aaaa que

indica el inicio de la vigencia de la Boleta o Póliza.

o Fecha hasta: Fecha en formato dd/mm/aaaa que indica

el fin de la vigencia de la Boleta Póliza.

o Monto: Valor por el cual se ha extendido la Boleta o

Póliza.


42

o Moneda: Deberá seleccionar si el monto dado en la

casilla anterior se encuentra expresado en Unidades de

Fomento (UF) o en Pesos ($).

Factura.

o Número: Número de la Factura.

o Fecha: Fecha de emisión de la factura.

o Monto: Valor total que señala la factura.

Una vez que el usuario ha completado los datos solicitados y si desea efectuar la

solicitud debe presionar el botón “Enviar”. El Sistema entonces le mostrará la

opción “Emitir Solicitud”, que debe seleccionar para ver la solicitud e imprimirla.

Si no desea solicitar el pago, o si ya lo ha hecho, presione el botón “Volver”. Esto lo


REEMBOLSO: (Figura Nº 24.2)



Fecha Inicio Fase 1



Fecha Término Fase

Valor Subsidio.



solicitud).



Nº de Reembolso.




puntos ni signos.

o Documentación Adjunta:

Planillas Control de Subsidio.

o Nº Planillas: Cantidad de planillas que serán

adjuntadas a la solicitud.

o Nº días Asistidos: Cantidad Total de días de

asistencia.

o Nº inasistencias: Cantidad Total de inasistencias.

o Fecha desde: Fecha inicial de la primera planilla que

se adjunta.

o Fecha hasta: Fecha final de la última planilla que se

adjunta.


43

Figura Nº 24.2 “Solicitud de Pago – Reembolso”.

Una vez que el usuario ha completado los datos solicitados y si desea efectuar la solicitud

debe presionar el botón “Enviar”. El Sistema entonces le mostrará la opción “Emitir

Solicitud”, que debe seleccionar para ver la solicitud e imprimirla. Si no desea solicitar el

pago, o si ya lo ha hecho, presione el botón “Volver”. Esto lo llevará a la página principal

del curso (Ver Figura Nº19).

PRELIQUIDACIÓN: (Figura Nº 24.3)



Fecha Inicio Fase 1



Fecha Término Fase

Valor Subsidio.



solicitud).



Monto Autorizado.


44

Figura Nº 24.3 “Solicitud de Pago – Preliquidación”

El Usuario deberá completar:



puntos ni signos.






asistencia.



se adjunta.


adjunta.

Factura.



o Monto: Valor Total que señala la Factura.


45

Una vez que el usuario ha completado los datos solicitados y si desea efectuar la

solicitud debe presionar el botón “Enviar”. El Sistema entonces le mostrará la

opción “Emitir Solicitud”, que debe seleccionar para ver la solicitud e imprimirla.

Si no desea solicitar el pago, o si ya lo ha hecho, presione el botón “Volver”. Esto lo


LIQUIDACIÓN: (Figura Nº 24.4)



Fecha Inicio Fase 1



Fecha Término Fase

Valor hora Alumno Capacitación.

Valor Subsidio.

Valor hora Alumno Experiencia Laboral.



solicitud).



Monto Autorizado.

El Usuario deberá completar:



puntos ni signos.






asistencia.



se adjunta.


adjunta.

Factura.





46

Figura Nº 24.4 “Solicitud de Pago – Liquidación”






SEGUIMIENTO: (Figura Nº 24.5)



Fecha Inicio Fase 1



Fecha Término Fase

Valor Total del curso.



47


solicitud).



Monto Autorizado.

Figura Nº24.5. “Solicitud de Pago - Seguimiento”




puntos ni signos.

o Documentos adjuntos.

Garantía.

Factura.










48

RESUMEN DE PAGOS. (Ver Figura Nº 25)


o Tipo de pago.

o Nº de solicitud.

o Fecha de solicitud.

o Monto solicitado.

o Monto Autorizado.

o Estado de Pago.

o Fecha análisis Regional.

o Fecha análisis central.

o Nº Egreso.

o Fecha Egreso.

o Nº Cheque.

Figura Nº25: “Resumen de Pagos”

Una vez que ha visto el Resumen de Pagos al Curso presione el botón “Volver”. Esto lo



49

3. MESA DE AYUDA.

En caso que algún usuario requiera ayuda en el manejo del sistema informático de apoyo,

deberá seguir los siguientes pasos:

1º Ayuda Regional: El usuario deberá comunicarse con el encargado del Programa (o de

Programas Sociales) en la Dirección Regional pertinente, a través de los siguientes correos

electrónicos:

I Región: [email protected]

II Región: [email protected]

III Región: [email protected]

IV Región: [email protected]

V Región: [email protected]

VI Región: [email protected]

Región Metropolitana: [email protected]

VII Región: [email protected]

VIII Región: [email protected]

IX Región: [email protected]

X Región: [email protected]

XI Región: [email protected]

XII Región: [email protected]

2º Correo electrónico Central: Si la Ayuda conseguida a través de la Dirección Regional

no le fue satisfactoria puede enviar un e-mail a la dirección [email protected]. El mail de

consulta DEBE señalar la solución entregada a través de la Ayuda Regional.

3º Fono Ayuda: Si ninguna de las dos alternativas anteriores le ha sido satisfactoria, puede

llamar al teléfono 8706152. Debe indicarle a la persona que lo atienda las soluciones dadas

a través de la Ayuda Regional y el Correo electrónico.

mailto:[email protected]














sistema informÁtico de apoyo -...

Documents