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SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL DIRECCIÓN GENERAL TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y

COMUNICACIONES (DGTIC) DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

DEPARTAMENTO DE SOPORTE, ASESORÍA Y CAPACITACIÓN

HOJA 1 DE 43

SISTEMA: ENLACENET

FECHA VERSIÓN ENE-2013

VERSIÓN 1

GUÍA DE USUARIO ENLACENET

SISTEMA - ENLACE SOCIAL Y ATENCIÓN CIUDADANA




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SISTEMA: ENLACENET


VERSIÓN 1


Contenido

A. OBJETIVO DEL SISTEMA ........................................................................................................ 3 B. REQUISITOS DEL SISTEMA ................................................................................................... 3 C. INGRESO AL SISTEMA ............................................................................................................ 3 D. ASESORÍA ................................................................................................................................. 4 E. AUDIENCIAS ............................................................................................................................. 6 F. PETICIONES WEB .................................................................................................................... 8 G. TURNADOS RECIBIDOS ......................................................................................................... 12 H. DEMANDA SOCIAL ................................................................................................................... 14 I. PARA ENVIAR ........................................................................................................................... 22 J. DESCARGO ............................................................................................................................... 24 K. VISTO BUENO ........................................................................................................................... 27 L. DIGITALIZACION ...................................................................................................................... 30 M. ENCUESTA ATENCION ........................................................................................................... 31 N. CONSULTAS ............................................................................................................................. 32 O. REPORTES................................................................................................................................ 34 P. CATALOGOS ............................................................................................................................. 35 Q. COMPROMISOS PRESIDENCIALES ...................................................................................... 38




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A. OBJETIVO DEL SISTEMA

El Sistema ENLACENET permite registrar, concentrar y controlar las peticiones que la ciudadanía presenta ante la SEDESOL, y que son remitidas a las instancias competentes, permitiendo con ello una atención oportuna, eficaz y eficiente al ciudadano.

B. REQUISITOS DEL SISTEMA

o Acceso a Internet o Internet Explorer versión 7. o Sistema Operativo mínimo Windows XP. o Memoria RAM mínimo 256 MB.

C. INGRESO AL SISTEMA

El ingreso a este Sistema es a través de la intranet de la SEDESOL o Internet, y es utilizado por las Unidades Administrativas, Órganos Administrativos Desconcentrados de la Secretaría y las Entidades del Sector. http://www.dgtic.sedesol.gob.mx/es/DGTIC/ENLACENET

Se selecciona el año en que se desea entrar y el sistema solicitará un usuario y una contraseña, y una vez proporcionados nos mostrará la pantalla principal del sistema, la

http://www.dgtic.sedesol.gob.mx/es/DGTIC/ENLACENET




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cual contiene los módulos que nos muestra la imagen y que iremos describiendo uno por uno.

D. ASESORÍA

El módulo Asesoría permite capturar las llamadas telefónicas que se reciben en Atención Ciudadana solicitando información, en su mayoría la información que solicitan es de los programas sociales y del estatus de sus peticiones, en caso de que hayan registrado anteriormente alguna.

Para registrar una nueva Asesoría:

1. Dar clic en el módulo Asesoría.




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2. Dar clic en el botón Agregar, de la barra de navegación de la parte superior de la pantalla.

3. Llenar los campos en blanco con los datos correspondientes del peticionario. Los campos Núm. Asesoría, Fecha y Hora así como Registrado por, Puesto, Área y Unidad Administrativa se asignan automáticamente con la clave de usuario que se ingresó al sistema.

4. En el campo Descripción capture un resumen del motivo de la llamada.

5. En caso de que la Asesoría sea solicitud de información sobre una Demanda Social en el campo Núm. de la Petición capture el número que le proporcione el peticionario, dar clic en el botón Consultar, para poderle indicar la etapa en la que se encuentra su petición (Ver módulo Consultas).




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6. Una vez capturados los datos dar clic en el botón Aceptar. El sistema mostrará la pantalla de Proceso satisfactorio. Cada llamada queda registrada con un nuevo número de folio, y el nombre de la persona que atendió y el horario en que se atendió la llamada.

7. Nuevamente dar clic en el botón Aceptar.

E. AUDIENCIAS

El módulo Audiencias permite capturar los datos de las personas que se presentan físicamente para solicitar información sobre los programas sociales o el avance de una solicitud presentada con anterioridad, en las oficinas de Atención Ciudadana.

Para registrar una nueva Audiencia:

1. Dar clic en el módulo Audiencias




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2. Dar clic en el botón Agregar, de la barra de navegación de la parte superior de la pantalla.

3. En caso de que la persona tenga un trámite o solicitud presentada con anterioridad, con los campos ubicados en BUSQUEDA puede proporcionar la referencia con la cuente para darle el estatus de su petición.

4. Una vez capturados los datos dar clic en el botón Aceptar. El sistema mostrará la pantalla de Proceso satisfactorio.




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F. PETICIONES WEB

Todas las peticiones que se registran vía web en la página de SEDESOL, en el Apartado de Atención ciudadana se encuentran en este módulo.

Para dar seguimiento a una Petición Web:

1. Dar clic en el módulo Peticiones Web.

2. En esta pantalla seleccionaremos las solicitudes que se registraron vía web en la página de la SEDESOL y daremos clic en el botón Procesar, esta acción permitirá repartir y asignar las peticiones entre los asesores de Atención ciudadana, llegando dichas peticiones a su correo institucional, desde el cual empezarán a darle seguimiento.




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3. Una vez que las peticiones llegan al correo de la usuaria:

Al abrir el correo éste mostrará un link que al darle clic abrirá un archivo listo para imprimir y poder analizar la petición.




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Una vez que se revisó, iremos al módulo Demanda Social y buscamos el Folio Web que tiene el documento poniendo el folio en el campo Folio del Sistema y damos clic en Buscar.

Ahora daremos clic en el botón Modificar para llenar los campos faltantes.




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Una vez capturados los datos faltantes daremos clic en el botón Aceptar. El sistema mostrará la pantalla de Proceso satisfactorio.

Nuevamente dar clic en el botón Aceptar.

4. Una vez que la petición tiene todos los datos correctos, se le da el seguimiento correspondiente (Ver módulo Demanda Social).




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G. TURNADOS RECIBIDOS

Es el módulo en donde se encuentran los turnados que se registraron en el sistema SIGANET y se turnaron a ENLACENET.

Cuando llega un asunto a la Unidad de Atención ciudadana, éste se sella, se escanea y se registra en SIGANET. Al registrarse se crea el Folio del sistema que es el número que usarán como referencia posteriormente en ENLACENET, se adjuntan los documentos ya escaneados del asunto y se realiza el turnado, dicho turnado llegará a los usuarios de ENLACENET en el módulo Turnados Recibidos. Para darle seguimiento a un turnado recibido:

1. Dar clic en el módulo Turnados Recibidos.

Pantalla de SIGANET donde

se registra el nuevo asunto




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El sistema recupera los folios que han sido turnados al área y se encuentran pendientes de su atención.

2. Activar la casilla del folio o folios que se atenderán.

3. Dar clic en el botón Procesar. Este botón enviará los turnados seleccionados al módulo Demanda Social, y es en este módulo donde analizaremos el asunto para continuar con su proceso.




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4. El sistema mostrará la pantalla de Proceso satisfactorio. Dar clic en el botón Aceptar.

H. DEMANDA SOCIAL

Aquí se encuentran las peticiones que llegaron al área para atenderse y para terminar de recabar la información de las mismas.

De todo documento se pueden obtener una o más peticiones, para ello debemos analizar el documento recibido, y registrar los datos del documento. Para que una petición quede completa, se deben realizar los siguientes pasos:

Capturar los datos de la petición.

Analizarla y clasificarla para que se registre como DEMANDA SOCIAL, QUEJA O DENUNCIA.

Turnarla al área correspondiente para darle seguimiento.

Finiquitarla una vez que el área a la que se le turnó ya finalizó las acciones correspondientes para darle respuesta.

Para darle seguimiento a una Demanda Social:

1. Dar clic en el módulo Demanda Social.




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2. Se abrirá una pantalla en la cual podremos buscar una petición específica

escribiendo el Folio del Sistema o Todas las peticiones dejando en blanco el campo anterior, en ambos casos daremos clic en Buscar.

3. El sistema nos enviará los datos ya registrados de los Turnados, para llenar los datos faltantes daremos clic en el botón Modificar y capturaremos los datos.




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4. Una vez capturados los datos dar clic en el botón Aceptar. El sistema mostrará la pantalla de Proceso satisfactorio.





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6. El asunto debe leerse y analizarse para clasificar si el asunto es Demanda, Queja o Denuncia (una petición puede tener una o más de estas clasificaciones) y de acuerdo a este análisis será la pantalla a la que ingresemos.

7. Para efectos de esta guía el asunto se consideró Demanda, por lo que daremos

clic en el botón Demanda. 8. En la pantalla de Demanda damos clic en Agregar, y llenaremos los campos del

apartado Datos del Beneficio, donde también seleccionaremos a la persona o área a la que se le turnará para se atienda la petición.




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9. Una vez capturados los datos damos clic en Aceptar y el sistema nos enviará una nueva pantalla que tendrá los botones que muestra la siguiente imagen, daremos clic en el botón Reporte de captura.

10. Este Reporte de Captura se manda imprimir para anexarlo al expediente del asunto.




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En caso de tener un anexo como un CD, o que se envíe a otra dependencia es necesario imprimir también el oficio, damos clic en el botón Oficio de Turnado.

La primer ventana muestra un machote para corregir algún dato si es necesario, una vez lista la información damos clic en el botón Oficio que aparece en la esquina inferior izquierda.




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Nos enviará la vista preliminar del Oficio, que se imprime y se anexa al expediente.

Si en los Datos del Beneficiario no se proporcionó un correo electrónico, damos clic en Oficio de Notificación al Peticionario el cual se le envíará al peticionario a través de correo tradicional.

Nuevamente nos abrirá un machote, para la corrección de datos en caso de ser necesario, una vez lista la información damos clic en el botón Oficio que aparece en la esquina inferior izquierda.




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Nos enviará la vista preliminar del Oficio, que se imprime y se envía al peticionario.




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I. PARA ENVIAR

En este módulo se encuentran las peticiones por liberar a las áreas turnadas para su seguimiento, para liberarlas se revisa y se corrobora nuevamente que toda la información sea la correcta. Cuando se liberan en este módulo las peticiones se generan:

Una notificación al peticionario

Un oficio hacia dónde fue turnado

Para liberar peticiones: 1. Dar clic en el módulo Para enviar.

2. El sistema mostrará los asuntos pendientes Para Enviar, donde cada uno se revisa nuevamente y una vez corroborada la información se seleccionan y se da clic en el botón Procesar que enviará estos asuntos al módulo Descargo del área competente para su atención y continuar con su proceso.

Una vez realizada la liberación, el asunto aparecerá en el módulo Demanda Social con la etiqueta “El asunto ha sido turnado y no puede modificarse”.




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3. El sistema mostrará la pantalla de Proceso satisfactorio. Dar clic en el botón Aceptar. Cada vez que un asunto es liberado:

Se genera el Oficio de Turnado que llega a la cuenta de Atención Ciudadana del área a la que se le hizo el turnado.

Si existe correo del peticionario se genera la Carta del Peticionario, documento en el cual se indica hacia dónde fué dirigida o turnada su petición y el sistema la envía a dicha cuenta.

Si no hay correo del peticionario se imprime el documento del punto anterior y se le envía por correo tradicional al peticionario.

Al liberarlos se envían directamente los oficios a las instancias a las cuales se canaliza la petición, así como las copias para (ccp) que estén marcadas. Nota: Existen demandas con más de una petición y que van a la misma instancia (con un solo número de demanda social), así mismo existen peticiones que van a diferentes instancias con un solo peticionario y genera cada uno un número diferente de demanda social.




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4. En caso de necesitar un reporte de los asuntos pendientes por liberar debe dar clic en el botón Exportar y el sistema le mostrará dichos asuntos con su estatus en un archivo de Excel.

J. DESCARGO

En este módulo se encuentran las peticiones (Demanda, Denuncia o Queja) que han sido turnados a un área determinada para darles atención y registrar las acciones correspondientes.

Para darle atención a un turnado: 1. Dar clic en el módulo Descargo.




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2. Se inserta el Número de Petición y se le da clic en Mostrar peticiones. El sistema mostrará la petición en la parte inferior de la pantalla. Una vez que muestre la petición dar clic en el botón Ver.

3. Se mostrará la siguiente pantalla, en la cual daremos clic en Digitalización (Ver módulo Digitalización) para adjuntar el oficio de respuesta o seguimiento a la petición.

Una vez que se adjuntan los documentos necesarios se cierra la ventana de Digitalización.




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4. En la pantalla que ya teníamos se le da clic en el botón Agregar, el cursor se pone en automático en la fecha de acción para empezar a capturar los datos en la sección Datos de la Acción.

5. Capturamos la Fecha de Acción.

6. En Situación de la Acción se pone el estatus de acuerdo a lo siguiente:

“EN PROCESO” en caso de que se le vaya a dar seguimiento con otras áreas o se le solicite al peticionario ampliar la información.

“FINALIZADO” en caso de que ya sea la respuesta directa al peticionario.

7. En Acciones y/o Observaciones se pone una breve descripción de la respuesta que se le está dando al peticionario.

8. Una vez capturados los datos dar clic en el botón Aceptar. El sistema mostrará la

pantalla de Proceso satisfactorio.




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10. A continuación se FINIQUITAN las acciones dando clic en el botón Finiquitar Acciones.

NOTA: Sólo las finiquita el Departamento de seguimiento a la Demanda y el asunto se va al módulo Para Visto Bueno. (Ver módulo para Visto Bueno).

K. VISTO BUENO

En este módulo se encuentran las peticiones (Demanda, Denuncia o Queja) de los turnados a los que ya se les registraron acciones y ya se finiquitaron las mismas. Aquí se revisan los turnados y dichas acciones para determinar si se aceptan o se rechazan.

Para darle Visto Bueno a un turnado al que ya se le registraron acciones: 1. Dar clic en el módulo Visto Bueno.




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2. En el módulo de Visto Bueno en Situación de la Petición buscamos los asuntos de acuerdo al criterio deseado, en este caso para Visto Bueno y se le da clic en Mostrar Peticiones. Una vez que muestre las peticiones, dar clic en el botón Ver del turnado al que se le desea dar Visto Bueno.

3. Entramos al asunto al que se le dará visto bueno, y se checan los documentos adjuntos dando clic en el botón Digitalización (Ver módulo Digitalización).




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5. Una vez revisados los documentos, se asigna la Nueva situación Petición y la Nueva Subdivisión Situación Petición de acuerdo al análisis que se hizo en Digitalización, se da clic en Aplicar y nos mostrará la pantalla de Proceso satisfactorio, en donde nuevamente daremos clic en Aceptar.




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L. DIGITALIZACION Este módulo permite anexar la documentación de cada una de las peticiones. También puede anexarse documentación desde el módulo DESCARGO. Para llevar a cabo la Digitalización: 1. Dar clic en el módulo Digitalización.

2. En el campo Folio de Sistema podemos buscar una petición en específico, o dando clic en el botón Mostrar Peticiones , mostrará TODAS, o podemos buscar de acuerdo a un estatus con la opción Situación Petición. Para cada petición se tiene que revisar que estén los datos correctos y que estén escaneados todos los anexos dando clic en el botón Ver.




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3. Para anexar un nuevo archivo, damos clic en el botón Examinar, seleccionamos el archivo que se adjuntará y damos clic en el botón Adjuntar Archivo. Cada nuevo archivo adjunto aparecerá en la parte de abajo en forma de lista, indicando del lado derecho el nombre del usuario que adjuntó el documento.

Nota: no se pueden adjuntar imágenes, ejecutables ni accesos directos.

M. ENCUESTA ATENCION

En este módulo se capturan las encuestas de Atención Ciudadana, que son llenadas por el peticionario en papel, y posteriormente se hace el vaciado de la información en este módulo. Para vaciar la información de las Encuestas: 1. Dar clic en el módulo Encuesta Atención.




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2. Llene los campos de acuerdo a las respuestas del peticionario en la encuesta escrita.

N. CONSULTAS

En este módulo se consultan las peticiones (Demanda, Denuncia o Queja) para verificar la etapa en que se encuentran. Para llevar a cabo una Consulta:




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1. Dar clic en el módulo Consulta.

2. El sistema le mostrará una pantalla en la cual podrá hacer la búsqueda de la petición de acuerdo a diferentes criterios que permiten hacer las búsquedas de forma rápida y efectiva con sólo darc lic en el botón Buscar. En caso de no seleccionar ningún criterio el sistema le enviará todas las peticiones.




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O. REPORTES

En este módulo se pueden generar diferentes Reportes de acuerdo a un criterio específico. Para llevar a cabo un Reporte: 1. Dar clic en el módulo Reportes.

2. En el campo Reporte a Generar despliegue la lista y seleccione el Reporte que necesita. 3. De clic en el botón Mostrar Criterio para que pueda seleccionar el criterio de búsqueda que necesita.




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4. Dé clic en el botón Generar Reporte. El sistema le generará el Reporte en formato PDF. Los más utilizados son el 1 que nos muestra los totales de la Demanda recibida en un periodo determinado, y el 5 que nos muestra las demandas a detalle.

P. CATALOGOS

En este módulo se capturan los diferentes catálogos de la Unidad Administrativa. Para dar mantenimiento a los Catálogos: Para dar mantenimiento a los Catálogos: 1. Dar clic en el módulo Catálogos.




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2. Dar clic en el catálogo deseado.

3. La pantalla para cada Catálogo será la misma, aquí podremos ver, modificar, eliminar o agregar elementos del catálogo.




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4. Para agregar un nuevo elemento daremos clic en el botón Agregar, capturaremos los campos en blanco y daremos clic en Aceptar.

6. El sistema mostrará la pantalla de Proceso satisfactorio. Dar clic en el botón Aceptar.




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Q. COMPROMISOS PRESIDENCIALES

El registro para este tipo de peticiones lo trataremos como un tema independiente debido a la importancia que tiene. Estos compromisos llevan en su lógica el mismo proceso que cualquier tipo de petición, la diferencia radica en campos extras y puntuales que se tienen que considerar para el correcto paso por las diferentes etapas que ya conocemos y que explicaremos a continuación. Para darle seguimiento a un Compromiso Presidencial: 1. Al ingresar al sistema descargaremos la información registrada en el sistema

SIGANET de la petición que trabajaremos, y que para este tipo llegan de la Secretaria Técnica, con el fin de poder darle el trato corespondiente, este proceso se realiza desde el módulo Turnados Recibidos, la cual muestra todos los turnados que el usuario tiene pendientes, elegimos el turnado deseado, y damos clic en el botón Procesar.

2. Una vez realizado el paso anterior iremos al módulo Demanda Social.




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3. El proceso para buscar un registro es:

1) Clic al botón limpiar. 2) Ingresar el Folio de Sistema obtenido del documento físico de la petición, o

algún otro tipo de dato único que nos permita identificar el registro deseado. 3) Clic en el botón Buscar.




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4. Esta búsqueda nos arrojará un resultado único que contiene los datos precargados de SIGANET (mostrados en cuadros de texto color azul), damos clic en el botón Modificar para llenar los datos restantes (cuadros de texto color blanco); para este tipo de peticiones puntualizaremos 3 campos importantes que permitirán el llenado correcto y más exacto de formatos, así como el correcto funcionamiento del proceso, estos son:

1) Fecha Origen. 2) Ref. Presidencia. 3) IMPORTANTE. Se seleccionará la Categoría de tipo 4, Compromisos

Presidenciales. 4) Damos clic en el botón Aceptar para guardar los cambios. 5) Una vez actualizado el registro damos clic en el botón Demanda, para

registrar datos más particulares sobre la petición.

5. En la siguiente pantalla emergente podremos observar un apartado especial

denominado “Datos Presidencia” que solo es visible con el tipo de petición con la que estamos trabajando, daremos clic en Agregar para llenar los campos en blanco así como los datos de las otras secciones que así convengan, y daremos clic en el




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botón Aceptar. Se habilitarán las opciones “Oficio de Turnado” con el formato establecido para este tipo de documentos, y uno especial llamado “Oficio Compromiso” que es un formato específico solo para estas peticiones, dichos formatos como ya hemos visto pueden ser editados antes de su impresión.

6. Una vez terminada y guardada la captura damos clic en el botón Enviar, está

acción realizará un turnado a el área correspondiente que atenderá dicho compromiso, veremos un mensaje de Proceso Satisfactorio donde daremos clic en Aceptar. Este paso es muy importante ya que de no hacerlo el sistema después no permitirá visualizar este asunto.




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Proceso por parte del área que ATENDERA el “COMPROMISO PRESIDENCIAL”

1. Vamos al módulo Descargo del menú principal, aquí el área que atenderá realiza la búsqueda de la demanda turnada anteriormente, utilizando los campos de búsqueda disponibles en la pantalla, y dando clic en Mostrar Peticiones, se selecciona el registro deseado dando clic en el botón Ver.

2. La ventana resultante tendrá nuevamente una sección especial para el tipo de petición “Compromiso Presidencial”, la sección DATOS PRESIDENCIA, el cual deberá llenarse correctamente, además de la sección de Acciones. Esta sección es exclusiva y también aquí tendremos acceso a dos opciones igualmente características, en el botón “Avance Compromiso” y en el botón “Oficio Compromiso”, formatos establecidos para el reporte de avances de este tipo de acciones.




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3. Por último una vez registradas todas las acciones correspondientes, se seguirá con el proceso de todo turnado, dichas acciones se finiquitarán con el botón Finiquitar Acciones, y esto enviará al turnado al módulo de Visto Bueno, una vez que se le haya dado Visto Bueno, el asunto podrá finiquitarse(Ver módulo Visto Bueno).

Para Asesoría e información, favor de comunicarse al teléfono: 58000 Opción 4, Soporte, Asesoría y Capacitación (DGTIC)

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