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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS

VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL

SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA

ÁREA DE CONTRATACIONES

ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

ÁREA DE ALMACENES

ÁREA DE SERVICIOS GENERALES

ÁREA DE ARCHIVOS

ÁREA DE SISTEMAS

ÁREA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

NOMBRE Y CARGO FECHA FIRMA

ELABORADO

Lic. Javier Gonzalo Fernández Morató Consultor Responsable del Diseño e

Implantación del Sistema de Organización Administrativa SOA

31 agosto 2013

REVISADO

Lic. Miguel Mejía Vásquez

Jefe Unidad Administrativa

APROBADO

Lic. Carlos Ardiles Pinto

Director General de Asuntos Administrativos






Contenido 1. ANTECEDENTES ....................................................................................................................... 5

2. OBJETIVOS ............................................................................................................................... 5

2.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................... 5

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................................... 5

3. ALCANCE DEL MANUAL ........................................................................................................... 6

4. RESPONSABILIDADES ............................................................................................................... 6

5. TÉRMINOS Y ABREVIATURAS................................................................................................... 6

6. DOCUMENTOS DE RESPALDO ................................................................................................. 8

7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS ........................................................................................................... 9

7.1. MAPA DE PROCESOS ................................................................................................................ 9

7.2 FICHA DEL MAPA DE PROCESOS .............................................................................................. 11

8. DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS .................................................................. 12

8.1. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES ...................... 12

8.2. FICHAS Y FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE CONTRATACIONES .............. 14

8.2.1 ELABORACIÓN Y REGISTRO DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTRATACIONES ................ 14

8.2.2. CONTRATACIÓN MENOR DE BIENES Y SERVICIOS .......................................................... 17

8.2.3. CONTRATACIÓN ANPE (DE BS. 50.001.- A BS. 1.000.000.-) ........................................... 24

8.2.4. CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA (MAYORES A Bs. 1.000.000.-) .................... 34

8.2.5. CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN .................................................................................. 44

8.2.6. CONTRATACIÓN DIRECTA ............................................................................................... 48

8.3. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS .......................................................... 55

8.4. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS ...................... 57

8.4.1. INGRESO Y REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS ....................................................................... 57

8.4.2. ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS ..................................................................................... 60

8.4.3. DEVOLUCIÓN DE ACTIVOS FIJOS ................................................................................... 62

8.4.4. TRANSFERENCIA DE ACTIVOS FIJOS BIENES MUEBLES ................................................... 65

8.4.5. INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS ...................................................................................... 67






8.4.6. MANTENIMIENTO DE OFICINAS Y ASCENSORES ............................................................ 70

8.4.7. MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE MUEBLES Y ENSERES .......................................... 72

8.4.8. MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS Y MOTOCICLETAS OFICINAS DEPARTAMENTALES ... 75

8.4.9. REPARACIÓN Y/O MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS MPD ........................................... 78

8.4.10. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN ...... 82

8.4.11. BAJA DE BIENES POR CUALQUIER CAUSAL ................................................................... 84

8.5. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ALMACENES ............................................................. 88

8.6. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ALMACENES ......................... 89

8.6.1. INGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES Y SUMINISTROS EN ALMACENES...................... 89

8.6.2. ASIGNACIÓN DE MATERIALES ........................................................................................ 92

8.6.3. SOLICITUD COMPRA CON CAJA CHICA ........................................................................... 94

8.6.4. INGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES POR COMPRAS CON CAJA CHICA ..................... 96

8.6.5. INVENTARIO DE MATERIALES ......................................................................................... 98

8.7. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE SERVICIOS GENERALES ........................................... 101

8.8. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE SERVICIOS GENERALES ....... 102

8.8.1. SOLICITUD DE PAGO POR SERVICIOS BASICOS ............................................................. 102

8.8.2. SUPERVISIÓN DE OTROS SERVICIOS ............................................................................. 105

8.8.3. REPARACIONES MENORES ............................................................................................ 108

8.8.4. SUMINISTRO DE GASOLINA ........................................................................................... 111

8.9. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ARCHIVO Y BIBLIOTECA .......................................... 113

8.10. FICHAS Y FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ARCHIVO Y BIBLIOTECA... 114

8.10.1. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS ............................................................................ 114

8.10.2. PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS........................................................... 117

8.10.3. EXPURGO DE DOCUMENTOS ...................................................................................... 119

8.10.4. REGISTRO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO ................................................................... 122

8.10.5. PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO ................................................................. 124

8.11. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE SISTEMAS ............................................................. 126

8.12. FICHAS Y FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE SISTEMAS ........................ 127

8.12.1. SERVICIO DE RED ......................................................................................................... 127






8.12.2. SOPORTE TÉCNICO ...................................................................................................... 129

8.13. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ............................... 131

8.14. FICHAS Y FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

..................................................................................................................................................... 132

8.14.1. ANÁLISIS, DISEÑO/REDISEÑO ORGANIZACIONAL Y APROBACIÓN ............................. 132

8.14.2. IMPLEMENTACIÓN ...................................................................................................... 137






1. ANTECEDENTES En base a los lineamientos definidos en la Ley 1178 promulgada el 20 de julio de 1990, el órgano rector ha elaborado las Normas Básicas relativas a cada uno de los Sistemas de Administración y Control Gubernamentales. Estas normas constituyen disposiciones que, con mayor grado de especificidad, regulan los procesos de implantación y funcionamiento de los sistemas de Administración y Control en el sector público. En el marco de las normas básicas, el Ministerio de Planificación del Desarrollo ha desarrollado su reglamentación específica para proceder a la implantación y operación de los procesos relativos a los Sistemas de Administración y Control, entre ellos del Sistema de Organización Administrativa.

El Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa del Ministerio de

Planificación del Desarrollo aprobado mediante R.M.151-A de 08 de noviembre de 2010,

constituye un conjunto de normas que particularizan los aspectos generales de las Normas Básicas

del Sistema de Organización Administrativa, adecuándolas a las características y funciones propias

de la Institución, con la finalidad de regular el proceso de estructuración organizacional de la

misma.

El citado Reglamento Específico tiene como objetivo “la implantación del Sistema de Organización Administrativa en el MPD”. 2. OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO GENERAL Estandarizar los procesos referidos a las actividades de Contrataciones, Almacenes, Activos Fijos, Servicios Generales, Archivo, Sistemas y Organización & Métodos; Áreas pertenecientes a la Unidad Administrativa dependiente de la Dirección General de Asuntos Administrativos; con un enfoque sistémico basado en procesos que procure la optimización de procedimientos, tiempos y recursos. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Transparentar la gestión Interna.

Uniformar y controlar el cumplimento de las diferentes operaciones de trabajo.

Auxiliar a nuevos y antiguos funcionarios en la inducción del puesto en el adiestramiento y

capacitación del personal.

Ayudar a la coordinación de actividades y evitar la duplicidad de funciones en el trabajo.

Apoyar el análisis y revisión de los procesos.

Apoyar el mejoramiento de los sistemas, procesos y metodologías de trabajo.

Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia.






3. ALCANCE DEL MANUAL El presente manual alcanza a la Unidad Administrativa de la Dirección General de Asuntos Administrativos, marcando las relaciones internas entre las diferentes áreas o unidades del MPD y los cargos específicos que intervienen en cada uno de los procedimientos. Su carácter es de cumplimiento obligatorio tanto en procesos, procedimientos y responsabilidades por cargo. 4. RESPONSABILIDADES La Unidad Administrativa del MPD será la responsable de coordinar, consolidar y formalizar en un

documento todo el proceso de diseño o rediseño organizacional, así como su implantación.

5. TÉRMINOS Y ABREVIATURAS Proceso.- Un proceso es el conjunto de operaciones secuenciales que deben ejecutarse para el alcance los objetivos de la entidad

Manual de Procesos.- El Manual de Procesos está conformado por un Mapa y Ficha del Procesos

(Denominación, Objetivo del Proceso, proveedores, responsables, clientes, entras y salidas del

proceso). Normas de operación, Descripción de Procedimientos con Flujo gramas; definición de

cargos para todas las tareas; descripción de formularios, documentos, solicitudes, cartas,

informes, actas etc.

Diagrama de Flujo/Flujograma.- Es una representación gráfica de la secuencia lógica de

actividades que forman parte de un proceso. Los símbolos que se usarán en el flujograma serán los

siguientes:

PROCESO

Insumos

de Entrada

Insumos de Salida






TAREA EN LA OPERACIÓN

DOCUMENTO/INFORMES

DECISIÓN QUE LLEVA A DIFERENTES TAREAS

INICIO DE UN SUB PROCESO

INICIO/FIN DE OPERACIÓN

CONECTOR DE TAREA

CONECTOR DE PAGINA

SISTEMA INFORMÁTICO

Operación.- Es el conjunto de actividades o funciones establecidas de manera sistemática para el

logro de los objetivos o productos concretos.

Procedimiento.- Es la secuencia de Tareas específicas que se efectúa en un puesto de trabajo, para

realizar una operación o parte de ella.

Tarea.- Es cada una de las acciones físicas o mentales que se realiza en un puesto de trabajo, para

llevar a cabo una operación o parte de ella.

Usuario o cliente externo.- Ciudadano(os) o empresa (as) que utilizan los servicios o productos

que produce la institución. Este usuario o cliente recibe servicios y/o productos terminados o

finales.






Usuario o cliente interno.- Servidora/Servidor Público, área organizacional que utiliza y agrega

valor a los servicios o bienes que produce otro servidor público o área de la misma gerencia, sea

de su misma unidad u otra diferente.

Mapa de Procesos.- Un mapa de procesos es la representación gráfica de uno o más procesos que

contribuyen de forma significativa al logro de los objetivos institucionales o del área

organizacional. El proceso se sustenta de insumos y el resultado o producto puede ser para uso

interno o externo.

Enfoque basado en procesos.- Es un modelo que pretende mejorar los resultados institucionales

en función de la gestión de los procesos institucionales o del área.

Procesos de Apoyo.- Son aquellos que apoyan al cumplimiento de los procesos clave.

Ficha de Proceso.- Es la descripción literal resumida del proceso donde se incluye información relacionada al mismo.

Abreviaturas

MPD – Ministerio de Planificación del Desarrollo

MAE – Máxima Autoridad Ejecutiva

DGAA – Director General de Asuntos Administrativos

JUA – Jefe Unidad Administrativa

PAC – Programa Anual de Contrataciones

POA – Plan Operativo Anual

SENAPE – Servicio Nacional de Patrimonio del Estado

RPC- Responsable del Proceso de Contratación ANPE

RPA – Responsable del Proceso de Contratación LICITACIÓN

6. DOCUMENTOS DE RESPALDO

Constitución Política del Estado

Ley 1178 de 20 de junio de 199 de Administración y Control Gubernamental

Ley 004 de 31 de Julio de 2010 Ley de Lucha Contra la corrupción, Enriquecimiento Ilícito e Investigación de Fortunas.

D.S. 29894 de 7 de febrero 2009, Organización del Órgano Ejecutivo. D.S. 181 Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios de 29 de

junio de 2009

D.S. 0778 de 26 de Enero de 2011 Modifica el D.S. 181 de 29 de junio de 2009

D.S.0956 de 10 de Agosto de 2011 Modifica el D.S. 181 de 29 de junio de 2009

Resolución Ministerial N°151-A de 08 de Noviembre de 2010 que aprueba el Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa del MPD.






Resolución Ministerial N°263 de 15 de Julio de 2009 del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas que aprueba el Modelo de Reglamento Específico del Sistema de Bienes y Servicios (RE-SABS), el contenido mínimo del Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios para Empresas Públicas Nacionales Estratégicas RE-CBSEPNE y el Manual de Operaciones del SICOES.

Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.

7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

7.1. MAPA DE PROCESOS






MANEJO DE BIENES

MAPA DE PROCESOS


PROCESOSINSUMOS

ADMINISTRATIVOS INFORMÁTICOSRECURSOS HUMANOS

PROCESOS DE APOYO

PRODUCTOS

FINANCIEROS

CONTRATACIONES

ACTIVOS FIJOS

ALMACENES

SERVICIOS GENERALES

ARCHIVO CENTRAL Y BIBLIOTECA

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

SISTEMAS

SOLICITUDES PARA LA CONTRACCIÓNDE BIENES, OBRAS, SERVICIOS GENERALES

Y DE CONSULTORÍA

BIENES, OBRAS, SERVICIOS GENERALES Y

DE CONSULTORÍA CONTRATADOS

SOLICITUDES DE MATERIALES Y SUMINISTROS

ENTREGA DE MATERIALES Y SUMINISTROS

SOLICITUDES DE MUEBLES INMUEBLES, EQUIPO Y MANTENIMIENTO

ASIGNACIÒN DE MUEBLES, INMUEBLES, EQUIPO Y MANTENIMIENTO

SOLICITUD DE SERVICIOS GENERALES (Agua, Luz, Teléfono, Celular, Reparaciones

menores de emergencia, Courier, Fotocopias, limpieza, Cafetería,

Combustible)

PRESTACIÓN DE SERVICIOS(Agua, Luz, Teléfono, Celular, Reparaciones

menores de emergencia, Courier, Fotocopias, limpieza, cafetería)

SOLICITUD DE ASESORÍA TÉCNICA Y TECNOLOGICA, MANTENIMIENTO DE

HARDWARE Y SOWTWARE Y DISEÑO Y DESARROLLO DE SISTEMAS

ASESORÍA TÉCNICA Y TECNOLÓGICA, MANTENIMIENTO SOFTWARE, HARDWARE

Y DISEÑO Y DESARROLLO DE SISTEMAS

SOLICITUD Y TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Y BIBLIOTECA

RECEPCIÒN, RESGUARDO Y TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Y

BIBLIOTECA DEL MPD

SOLICITUD DE DISEÑO, REDISEÑO ORGANIZACIONAL E IMPLEMENTACIÓN DE

PROCESOS, OPERACIONES Y PROCEDIMIENTO

DISEÑO Y REDISEÑOS ORGANIZACIONAL, E IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS, OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS






7.2 FICHA DEL MAPA DE PROCESOS

FICHA DEL MAPA DE PROCESOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

OBJETIVO DEL PROCESO:

Satisfacer los requerimientos de las Unidades Organizacionales del MPD de manera oportuna,

ejecutando todas las actividades que hagan posible la contratación de bienes, obras, servicios

generales y de consultoría; la entrega de oportuna de materiales; el control de los muebles, inmuebles

y equipo de oficinas; la prestación de servicios generales; el resguardo y la entrega de documentos; el

respaldo técnico para los sistemas informáticos y el desarrollo del sistema de organización

administrativa.

PROVEEDORES DEL PROCESO RESPONSABLE(S) DE PROCESOS CLIENTES DEL PROCESO

Unidades Organizacionales del

MPD y proveedores externos

Área de Contrataciones

Área de Almacenes

Área de Activos Fijos

Área de Servicios Generales

Área Archivo

Área de Sistemas

Área de Organización y Métodos

Unidades Organizacionales del MPD

ENTRADAS DEL PROCESO INDICADORES DEL PROCESO SALIDAS DEL PROCESO

Solicitud de Materiales y

Suministros

Solicitudes de Muebles y

Equipo y Mantenimiento.

Solicitud de Servicios

Generales

Solicitud de Documentos

Solicitud de Asesoría Técnica,

Mantenimiento en Software y

diseño de sistemas

Solicitud de diseño, rediseño

e implementación de

procesos, operaciones y

procedimientos.

Solicitudes o requerimientos

Recibidos/ Solicitudes o

requerimientos cumplidos

Contrataciones de bienes y obras, servicios generales y de consultoría

Entrega de Materiales y Suministros

Entrega de Muebles, Inmuebles y Equipo

Prestación de Servicios Generales

Entrega de Documentos del MPD

Asesoría técnica, mantenimiento software y diseño de sistemas

Diseños, rediseños e implementación de procesos, operaciones y procedimientos






INTERRELACIONES DEL PROCESO

Unidad Financiera, Unidad de Recursos Humanos, Responsable del Proceso de Contratación (Designado),Dirección General de Asuntos Jurídicos , Área de Almacenes, Área de Activos Fijos, Área de Servicios Generales, Área de Sistemas, Área de Organización y Métodos.

8. DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS

8.1. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES






MAPA DE OPERACIONES AREA DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES


OPERACIONES

SOLICITUD PARA LA CONTRACCIÓN

DE BIENES, OBRAS,

SERVICIOS GENERALES Y DE CONSULTORÍA

INSUMOS

BIENES, OBRAS, SERVICIOS

GENERALES Y DE CONSULTORÍA, ADQUIRIDOS O CONTRATADOS


PROCESOS DE APOYO

PRODUCTOS

FINANCIEROS

CONTRATACIÓN MENOR

CONTRATACIÓN DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO - ANPE

CONTRATACIÓN LICITACIÓN PUBLICA

CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN

CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS

ELABORACIÓN Y REGISTRO DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTRATACIONES - PAC






8.2. FICHAS Y FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE CONTRATACIONES

1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA

OPERACIÓN: 8.2.1 ELABORACIÓN Y REGISTRO DEL PROGRAMA ANUAL DE

CONTRATACIONES

2. GENERALIDADES:

OBJETIVO : Efectuar el registro de la programación de contrataciones de una gestión en función al POA y Presupuesto aprobado de la diferentes áreas organizacionales

REGISTROS, FORMULARIOS O

IMPRESOS DE ENTRADA: Formulario - PAC

Carta solicitud de registro


IMPRESOS DE SALIDA: Formulario PAC registrado y publicado

RESPONSABLES DEL

PROCEDIMIENTO: Responsable de Adquisiciones y Contrataciones

TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO:

2 días hábiles

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE TAREAS

Director General de

Asuntos

Administrativos

1. Inicio 2. Instruye realizar Circular Instructivo para la elaboración del Programa

Anual de Contrataciones PAC

Jefe de Unidad

Administrativa

3. Elabora Circular Instructivo 4. Doc. “Circular Instructivo” 5. Remite formato de Registro de Contrataciones PAC

Unidad Solicitante 6. Verifica POA y Presupuesto, programa contrataciones, firma y remite

Jefe de Unidad

Administrativa 7. Recibe e instruye ejecución de Taller para consolidación






Responsable de

Adquisiciones/

Contrataciones

8. Consolida información en Taller, elabora informe, firma y remite 9. “Informe de Consolidación”

Jefe de Unidad

Administrativa 10. Solicita autorización para registro y publicación en el SICOES

Director General de

Asuntos

Administrativos 11. Autoriza registro y publicación en el SICOES

Responsable de Adquisiciones/ Contrataciones

12. Registra y publica PAC en el SICOES 13. “SICOES” 14. Imprime PAC y archiva 15. Fin

4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:






ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTRATACIONES (Tiempo estimado: 2 días hábiles)


Jefe Unidad AdministrativaResponsable de Adquisiciones y

ContratacionesUnidad Solicitante

Informe de Consolidación

Formato registro PAC

Inicio

Elabora Circular Instructivo

Autoriza Registro y Publicación en el

SICOES

SICOES

Imprime PAC y archiva

Fin

Remite Formato de Registro de

Contrataciones PAC

Recibe e instruye ejecución de Taller para consolidación

Registra y Publica PAC en el SICOES

Verifica Poa y Presupuesto y

Programa contrataciones,

firma, remite

Instruye realizar Circular Instructivo

Solicita autorización para registro y publicación en

SICOES

Consolida información en taller, elabora

informe, firma y remite






1. IDENTIFICACIÓN:

PROCEDIMIENTO DE LA

OPERACIÓN: 8.2.2. CONTRATACIÓN MENOR DE BIENES Y SERVICIOS

2. GENERALIDADES:

OBJETIVO : Efectuar Contrataciones que no requieren cotizaciones ni propuestas hasta un monto de Bs. 50.000,00 (Cincuenta Mil 00/100 Bolivianos).


IMPRESOS DE ENTRADA:

Formulario CBS – 002 Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia

Cotizaciones

Registro SIGMA del proveedor

Formulario CBS– 003 Precio Referencial

Certificación Presupuestaria

Formulario CBS– 004- A Compra menor


IMPRESOS DE SALIDA: Orden de Compra/Servicios,

Contrato

RESPONSABLES DEL

PROCEDIMIENTO:

Unidad Administrativa, Área de Contrataciones y Adquisiciones, Proveedor

TIEMPO ESTIMADO DEL PROCEDIMIENTO:

3 días hábiles


RESPONSABLE TAREAS

Unidad Solicitante

1. Inicio 2. Remite Solicitud inicio de Proceso de Adquisición /contratación

menor y emisión de Certificación Presupuestaria, adjuntando:

Nota de Solicitud

Constancia de inscripción en el POA

Verificación en el PAC


TDR/Especificaciones Técnicas

Precio Referencial (documentos de respaldo)

Formulario Inexistencia y sello para bienes de uso

Director General de 3. Recibe y remite toda la documentación a la Unidad Administrativa






Asuntos Administrativos/RPA

Jefe de Unidad Administrativa

4. Instruye la verificación de documentos y continuación del proceso

Responsable de Adquisiciones y Contrataciones

5. Verifica que la solicitud cuente con toda la documentación de requerida

6. SI está conforme, remite al DGAA/RPA 7. NO está conforme, devuelve a la Unidad Solicitante

Director General de Asuntos

Administrativos/RPA

8. Verifica que la solicitud cuente con el PAC, POA y Certificación Presupuestaria, y autoriza el inicio del proceso a la Unidad Administrativa


9. Recibe y remite al Área de Contrataciones y Adquisiciones


10. Recibe, registra y asigna el código del proceso al Técnico

Técnico de Adquisiciones y Contrataciones

11. Procede a la invitación a potenciales proponentes

Proveedor 12. Elabora Propuestas o cotizaciones y remite al DGAA/RPA


Administrativos/RPA

13. SI la contratación es Menor a Bs. 20.000.-, remite a la Unidad Administrativa

14. NO es menor a Bs. 20.000.- remite a la Unidad Administrativa

Jefe de la Unidad Administrativa

15. Si es menor a Bs. 20.000.-Toma conocimiento y remite a la Unidad Solicitante, si es mayor a Bs. 20.000.- remite al Técnico de Contrataciones y a la Unidad Solicitante

Unidad Solicitante 16. Verifica cumplimiento de documentos y emite formulario de

verificación al RPA (DGAA) para su Vo.Bo. 17. Formulario de Verificación

Técnico de Adquisiciones y

Contrataciones/Unidad Solicitante

18. Verifican el cumplimiento de documentos y emite formulario de verificación al DGAA/RPA para su Vo.Bo.

19. Formulario de verificación


Administrativos/RPA

20. SI da Vo.Bo. si es menor y mayor a Bs. 20.000.- instruye elaboración de nota de adjudicación y solicitud de documentos a la Unidad Administrativa

21. NO da VoBo. en cualquiera de los dos casos finaliza el procedimiento.

22. Fin


23. SI es mayor a 15 días el plazo de entrega, instruye emitir nota de aviso de adjudicación y solicitud de documentos para elaboración de contrato al Responsable de Adquisiciones y Contrataciones






24. NO es mayor a 15 días, instruye elaborar Orden de compra u Orden de Servicio al Responsable de Adquisiciones y Contrataciones

Responsable de Adquisiciones

Contrataciones

25. Instruye elaborar Orden de Compra u Orden de Servicio al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones Instruye emitir nota de aviso de adjudicación y solicitud de documentos para elaboración del contrato al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones


26. Elabora Orden de Compra y/u Orden de Servicio y gestiona firma del Proveedor y de la DGAA

27. Emite nota de aviso de adjudicación y solicitud de documentos para la elaboración del contrato al Proveedor

Proveedor

28. Suscribe la orden de compra o de servicio y remite al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones

29. Recibe nota de aviso y entrega documentos solicitados al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones


30. Recibe y verifica los documentos enviados por el proveedor con la Unidad Solicitante y remite al Responsable de Adquisiciones y Contrataciones


Contrataciones

31. Recibe y revisa 32. SI está conforme remite al Jefe de la Unidad Administrativa 33. NO está conforme devuelve al Proveedor

Proveedor 34. Recibe, completa documentación y devuelve al Responsable de

Adquisiciones y Contrataciones


35. Recibe, toma conocimiento y remite al DGAA/RPA


Administrativos/RPA

36. Adjudica el proceso de contratación menor a Bs. 20.000.-, y en el caso de mayor a Bs. 20.000.- remite a la DGAJ

Director General de Asuntos Jurídicos

37. Revisa la legalidad de los documentos presentados y elabora contrato, devuelve al DGAA/RPA


Administrativos/RPA

38. Suscribe contrato, remite para suscripción al Proveedor y designa al Responsable de Recepción o Comisión de Recepción de acuerdo a objeto y magnitud, deriva a la Unidad Administrativa


39. Instruye remitir al proveedor para suscripción de Contrato


Contrataciones 40. Instruye remitir al proveedor para suscripción de Contrato


41. Remite al proveedor para firma de Contrato

Proveedor 42. Suscribe contrato y devuelve al Técnico







43. Recibe contrato y registra la información en el SICOES (mayor a Bs. 20.000.-), y remite a la Comisión de Recepción las especificaciones técnicas para recepción de bienes y/o servicios

44. SICOES

Responsable de Recepción/Comisión

de Recepción

45. Si son bienes, servicios u obras, verifica cumplimiento de especificaciones técnicas y emite Acta de Conformidad para cada pago dependiendo del caso

46. Acta de Conformidad 47. SI está conforme remite al Técnico de Adquisiciones y

Contrataciones 48. NO está conforme devuelve al Proveedor para corregir y/o cambiar

el bien, servicio u obra

Proveedor 49. Revisa y corrige, devuelve al Responsable de Recepción/Comisión de

Recepción


50. SI son contrataciones mayores a Bs. 20.000.- registra la recepción definitiva en el SICOES y archiva el proceso, remite al Responsable de Adquisiciones y Contrataciones

51. Recepción definitiva 52. SICOES


Contrataciones 53. Recibe y remite al Jefe de Unidad Administrativa


54. Recibe y da conformidad al proceso, remite al DGAA/RPA para el pago correspondiente

Unidad Solicitante/Supervisor

55. Si son consultorías, aprueba informes presentados y solicita pagos correspondientes a la DGAA/RPA


Administrativos/RPA

56. Remite a la Unidad Financiera para el pago correspondiente 57. Fin







CONTRATACIÓN MENOR DE BIENES Y SERVICIOS (MENORES a Bs. 50.000.-) 1/3 (Tiempo estimado: 3 días hábiles)


Administrativos/RPA



Unidad Solicitante ProveedorTécnico de


Form. Inexistencia y sello p/ bienes de uso

Precio referencial (doc. de respaldo)

TDR/Especif.Tec.

Certif..Presupuestaria

verificación PAC

Formulario de verificación


Formulario de Verificación

Nota de Solicitud

Verifica que la solicitud cuente con

toda la documentación

requerida

InicioRemite Solicitud inicio de proceso de

Adquisición/Contratación Menor

y emisión Cert.Presp.

Recibe y remite toda la

documentación a la Unidad

Administrativa

Instruye verificación de documentos y continuación del

proceso

Es menor a 20.000?

NO

Verifican cumplimiento de

documentos y emite formulario de

verificación al DGAA/RPA para su

Vo.Bo.

Vo.Bo.

SIFin

NO

SI

Elabora Propuestas o cotizaciónes y

remite

Verifica cumplimiento de

documentos y emite formulario de verificación al

DGAA/RPA para su VoBo

1

Toma conocimiento y remite

Da Vo.Bo. Y remiteToma conocimiento y remite al Jefe de

Unidad


Conforme?


el PAC, POA y Certificación

Presupuestaria y autoriza el inicio del

proceso

SI NO

Recibe y remite al Área de


Recibe, registra y asigna el código del proceso al Técnico

Procede a la invitación a potenciales

proponetnes






CONTRATACIÓN MENOR DE BIENES Y SERVICIOS (MENORES de Bs. 50.000.-) 2/3


Administrativos/RPAJefe Unidad Administrativa


Dirección General de Asuntos

JurídicosProveedor

Técnico de Contrataciones y

Adquisiciones

contrato

Instruye elaboración de nota de

adjudicación y solicitud de documentos

Es mayor a 15 dias el plazo de

entrega?

Instruye elaborar Orden de Compra o

ServicioNO

Emite nota de aviso de adjudicación y

solicitud documentos para

elaboración contrato

Suscribe la orden de compra o servicio

Adjudica el proceso de contratación

menor a Bs20.000; y en el caso de mayor

a Bs20.000 remite a la DGAJ

Revisa lalegalidad de los documentos

presentados y elabora contratoSuscribe contrato,

remite para suscripción del

proveedor y designa Responsable de

Recepción o Comisión de Recepción de

acuerdo a objeto y magnitud

1

Instruye elaborar Orden de compra u Orden de Servicio

Instruye emitir nota de aviso de

adjudicación y solicitud

documentos para elaboración de

contrato

Elabora orden de compra y/u orden

de servicio y gestiona firma

DGAA/RPA

Recibe y revisa

Recibe, toma conocimiento y remite al RPA

Recibe y verifica los documentos

enviados por el proveedor con la

Unidad Solicitante

Recibe nota de aviso y entrega

documentos solicitados

SI




contrato

Suscribe contrato y devuelve al técnico

Instruye remitir al proveedor para suscripción de

contrato


contrato

Remite al Proveedor para firma de

contrato

Está conforme?Recibe, completa documentación y

devuelveNOSI

2






CONTRATACIÓN MENOR DE BIENES Y SERVICIOS (MENORES de Bs. 50.000.-) 3/3


Administrativos/RPA



ProveedorUnidad Solicitante/

SupervisorResponsable o Comisión de

Recepción


Adquisiciones

Recepción definitiva

Acta de conformidad

Si son Bienes, Servicios u Obras

verifica cumplimiento

Especificaciones Técnicas y emite

Acta de conformidad para

cada pago dependiendo del

caso

2

Si son Consultorías, aprueba informes

presentados y solicita pagos

correspondientes

Remite a la Unidad Financiera para el

pago correspondiente

Fin

Conforme?

Devuelve al proveedor para

corregir y/o cambiar el bien, servicio,

obra

NO

Revisa y corrige

Si son contrataciones

mayores a Bs20.000 registra la recepción

definitiva en el SICOES y archiva

proceso

SIRecibe y Remite a la

Unidad Administrativa

Recibe y da conformidad al

proceso, remite al DGAA/RPA para el


Recibe contrato y registra información en el SICOES (mayor

a Bs. 20.000.-) y remite a la Comisión

de Recepción las especificaciones

técnicas para recepción de bienes

y/o servicios

SICOES

SICOES






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


RESPONSABLE TAREAS

Unidad Solicitante

1. Inicio 2. Elabora y remite solicitud inicio de proceso de adquisición/

contratación y certificación presupuestaria, adjuntando:

Nota de Solicitud


Verificación en el PAC




Formulario de inexistencia

PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:

8.2.3. CONTRATACIÓN ANPE (DE BS. 50.001.- A BS. 1.000.000.-)

OBJETIVO : Efectuar Contrataciones entre Bs. 20.001 a Bs. 1.000.000.-

REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:

Nota de Solicitud

Especificaciones Técnicas o TDR Form. CBS-002

Definición del método de selección

Precio referencial CBS-003


Vo.Bo. Inscripción en el POA

Formulario de Inexistencia

Vo.Bo. MAE (para consultorías)

Certificación inscripción en el PAC

Cotizaciones

Registro SIGMA del proveedor

REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:

Orden de Compra/Servicios,

Contrato

RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:

Responsable de Contrataciones


12 días hábiles (si la contratación es de Bs. 50.001.- a Bs. 100.000.-) 16 días hábiles (si la contratación es de Bs. 50.001.- a Bs. 200.000.-)






Para consultorías Vo.Bo. de la MAE

Director General de Asuntos Administrativos/RPA

3. Recibe y remite toda la documentación a la Unidad Administrativa

Jefe Unidad Administrativa 4. Instruye verificación de documentos y continuación del proceso


5. Verifica que la solicitud cuente con toda la documentación requerida

6. SI está conforme remite a la DGAA/RPA 7. NO está conforme devuelve a la Unidad Solicitante


8. Verifica que la solicitud cuente con el PAC, POA y Certificación Presupuestaria, y autoriza el inicio del proceso a la Unidad Administrativa

Jefe Unidad Administrativa 9. Recibe y remite al Área de Adquisiciones y Contrataciones



Técnico de Adquisiciones Contrataciones

11. Recibe y procede a la elaboración del DBC y Formulario de Aprobación, remite al Responsable

Responsable Adquisiciones y Contrataciones

12. Revisa DBC y Formulario de Aprobación 13. SI está conforme, remite al Jefe de Unidad Administrativa 14. NO está conforme, instruye realización de ajustes

correspondientes al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones


15. Realiza los ajustes correspondientes y devuelve al Responsable de Adquisiciones y Contrataciones para que siga su curso

Responsable Adquisiciones y Contrataciones

16. Instruye publicación de DBC y convocatoria en el SICOES y remite al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones


17. Publica DBC y convocatoria en el SICOES 18. SICOES formulario 100 19. Fin

Jefe Unidad Administrativa 20. Toma conocimiento y remite a la DGAA/RPA


21. Aprueba DBC y autoriza publicación en el SICOES 22. Designa con Memorándum al responsable de evaluación o

comisión de calificación y devuelve a la Unidad Administrativa

Jefe Unidad Administrativa 23. Toma conocimiento y remite al Responsable de Evaluación o

Comisión de Calificación

Responsable de Evaluación o Comisión de Calificación

24. Realiza inspección previa, atiende consultas escritas o reunión de aclaración si corresponde y remite al Responsable de Recepción de Propuestas

Responsable de Recepción de Propuestas

25. Recibe y cierra el Acta de Recepción de Propuestas en fecha y hora programadas

26. Remite propuestas al Responsable de Evaluación o Comisión de Calificación







27. Realiza apertura de propuestas en Acto Público 28. Concluido el Acto Público, en sesión reservada determinarán si

las propuestas continúan o se descalifican 29. SI continúan, elabora informe recomendando adjudicación 30. No continúan, elabora nota de declaratoria desierta, revisando

motivos y ajustes necesarios que permitan viabilizar la siguiente y remite a la Unidad Solicitante

Unidad Solicitante 31. Toma conocimiento 32. Fin


33. SI aprueba informe, determina si el contrato esta entre Bs. 50.001 y Bs. 200.000

34. NO aprueba el informe, solicita complementación o sustentación al Responsable de Evaluación o Comisión de Calificación

35. SI el contrato está entre Bs. 50.001 y Bs. 200.000 remite al Jefe de Unidad Administrativa

36. NO está entre Bs. 50.0001 Y Bs. 200.000 remite a la DGAJ para elaboración de Resolución de Adjudicación

Jefe Unidad Administrativa 37. Instruye elaborar Nota de Adjudicación y solicitar presentación

de documentos a los proponentes


38. Elabora nota de adjudicación y solicita presentación de documentos a los Proponentes

Proponentes 39. Preparan y entregan documentos al Técnico


40. Comunica a los proponentes no favorecidos por correo electrónico

41. Fin

Dirección General de Asuntos Jurídicos

42. Elabora Resolución de Adjudicación y remite a la DGAA/RPA para firma

43. Resolución de Adjudicación


44. Recibe y firma, remite a la Unidad Administrativa

Jefe Unidad Administrativa 45. Recibe y remite al técnico para publicación en el SICOES


46. Publica en el SICOES la Resolución de Adjudicación en el Formulario 200 y notifica a los proponentes no favorecidos dicha publicación; caso contrario publica la Declaratoria Desierta en el Formulario 100-E

47. SICOES 48. Fin


49. El monto del contrato está entre Bs. 200.000.- y Bs. 1.000.000.- 50. SI existe Recurso Administrativo de impugnación, se resuelve

de acuerdo al régimen del Recurso Administrativo de






impugnación Cap. VII D.S. 0181 51. Fin 52. NO existe Recurso Administrativo de impugnación, elabora

nota solicitando documentación al proponente adjudicado para la suscripción de contrato

53. Nota de solicitud de documentos

Proponente 54. Prepara y entrega documentos y remite a la Comisión de

Calificación


55. Realiza la verificación técnica de la documentación presentada y emite Acta correspondiente al Jefe de Unidad Administrativa

56. Acta de verificación

Jefe Unidad Administrativa 57. Recibe Acta y remite a la DGAA/RPA

Dirección General de Asuntos Administrativos/RPA

58. Recibe Acta y remite a la DGAJ para elaboración de contratos


59. Revisa la legalidad de documentación y suscribe Acta, elabora contrato cumpliendo cronograma de plazos

60. Contrato 61. Tramita suscripción de contrato ante la MAE

MAE 62. Firma y remite para suscripción de contrato al proponente


63. Recibe y remite para suscripción de contrato del proponente

Jefe Unidad Administrativa 64. Recibe y remite para suscripción de contrato del proponente

Proponente 65. Recibe, suscribe contrato y devuelve a la Unidad Administrativa

Jefe Unidad Administrativa 66. Recibe y remite al Responsable de Adquisiciones y

Contrataciones para el registro en el SICOES


67. Recibe y remite para el registro en el SICOES al Técnico


68. Publica en el SICOES 69. SICOES


70. Designa al Responsable de Recepción o Comisión de Recepción de acuerdo a contratación

Responsable de Recepción o comisión de recepción

71. Si son bienes, servicios u obras, verifica cumplimiento de Especificaciones Técnicas y emite Acta de Conformidad para cada pago dependiendo del caso

72. Acta de Conformidad 73. SI son servicios de Consultoría, pueden ser de un solo pago 74. NO son servicios de Consultoría, proceden a la recepción de

bienes o servicios verificando cumplimiento de Especificaciones Técnicas y elabora Acta de Recepción, remite al Jefe de Unidad






Administrativa 75. Acta de Recepción

Jefe Unidad Administrativa 76. Recibe y remite a la DGAA/RPA para el pago correspondiente


77. Autoriza el pago correspondiente 78. Fin


79. SI son servicios de Consultoría de un solo pago, remite a la Unidad Solicitante

80. No son servicios de Consultoría de un solo pago, remite al Supervisor de Consultoría

Unidad Solicitante 81. Aprueba el informe presentado y solicita a la DGAA/RPA el

pago correspondiente 82. Solicitud de pago


83. Autoriza el pago correspondiente 84. Fin

Supervisor de Consultoría 85. Aprueba los informes presentados y solicita a la DGAA/RPA el

pago correspondiente 86. Solicitud de pago


87. Instruye registro del Formulario 500 en el SICOES

Responsable Adquisiciones/Contrataciones

88. Recibe e instruye registro del Formulario 500 en SICOES

Técnico de Adquisiciones y contrataciones

89. Registra el Formulario 500 en el SICOES y archiva el proceso 90. SICOES 91. Fin







CONTRATACIÓN ANPE (de Bs. 50.001.- a Bs. 1.000.000.-) 1/5 (Tiempo estimado: de 12 a 16 días hábiles)

Director General de Asuntos Administrativos / RPA



Unidad SolicitanteTécnico de Contrataciones y

Adquisiciones

Para consultorías Vo.Bo. MAE


Precio Referencial (doc. de respaldo)

TDR/Especificaciones

Técnicas


Certificación inscripción PAC

Constancia De Inscripción en el

POA

Nota de solicitud

Inicio



Administrativa

Conforme


Si



requerida



Recibe y procede a la elaboración del

DBC y Formulario de Aprobación, remite

al Responsable

NO

1

Elabora y remite Solicitud inicio de

proceso de Adquisición/

contratación y certificación

presupuestaria

Revisa el DBC y Formulario de

Aprobación

Conforme

Instruye realización de ajustes

correspondientes

NO

Realiza ajustes correspondientes y

remite


SIAprueba DBC y

Autoriza Publicación en SICOES


proceso




proceso






CONTRATACIÓN ANPE (de Bs. 50.001.- a Bs. 1.000.000.-) 2/5


Administrativos/RPA






Unidad Solicitante

Publica DBC y Convocatoria en el

SICOES

SICOESFor.100

Realiza Inspección Previa, atiende

Consultas Escritas o Reunión de

Aclaración si corresponde

1

Designa con Memorándum al Responsable de

evaluación o Comisión de Calificación


Recibirá y cerrará el Acta de Recepción de Propuestas en

fecha y hora programadas

Remite PropuestasRealiza apertura de Propuestas en acto

pùblico

Instruye publicación DBC y convocatoria

en el SICOES

Fin

1

Concluido el acto público, en sesión

reservada determinarán si las

propuestas continúan o se

descalifican

Continúan

Elabora nota de declaratoria

desierta, revisando motivos y ajustes

necesarios que permitan viabilizar

la siguiente y remite a la Unidad Solicitante

NO

Elabora informe recomendando

adjudicación

SI

Toma conocimiento

Fin

2

A







Dirección General Asuntos Administrativos /RPA


ProponentesDirector General de Asuntos

JurídicosJefe Unidad

Administrativa

Resolución de Adjudicación

El monto del contrato esta

entre 50.001 y 200.000

Elabora Nota de Adjudicación y

solicita presentación de

documentos

SI

2

Aprueba informe

Solicita complementación o

sustentación

SI

Preparan y entregan documentos

Comunica a proponentes no favorecidos por

correo electrònico

Fin

NO

NO

Elabora Resolución de Adjudicación y remite a la DGAA/

RPA para firma

A

Remite a la DGAJ para elaboración

Resolución De Adjudicación

Publica en el SICOES la Resolución de

Adjudicación en el Formulario 200 y

notifica a los proponentes no

favorecidos dicha publicación; caso

contrario publica la Declaratoria

Desierta en el Formulario 100-E

Instruye elaborar nota de

adjudicación y solicitar

documentos

SICOES

Recibe y firma, remite a la Unidad

Administrativa

Fin

Recibe y remite al técnico para

publicación en el SICOES

3

El monto del contrato esta entre 200.001 y 1.000.000







Dirección General Asuntos Administrativos /RPA

Responsable de Evaluación o Comisión

de CalificaciónProponentes


Jurídicos



MAE

Contrato

Acta de Verificaciòn

Nota de solicitud de documentos

3

Elabora nota solicitando

documentación al proponente

adjudicado para la suscripción de

contrato

Existe Recurso Adm. De

Impugnaciòn

NO

Prepara y entrega documentos

Se resuelve de acuerdo al régimen del Recurso Adm. De impugnación Cap.VII D.S. 0181

SI

Realiza la verificación técnica

de la documentación

presentada y emite Acta

correspondiente

Revisa legalidad de documentación y

suscribe Acta, elabora contrato

cumpliendo cronograma de

plazos

Fin

Recibe Acta y remite a la DGAA/

RPA

Firma y remite para suscripción de

contrato al proponente

Tramita suscripción de contrato ante la

MAERecibe y remite

para suscripción de contrato del proponente

Recibe y remite para suscripción de

contrato del proponente

Recibe, suscribe contrato y devuelve

Recibe y remite al Responsable de Adquisiciones y

Contrataciones para el registro en el

SICOESRecibe y remite

para registro en el SICOES

4

Recibe Acta y remite A la DGAJ

para elaboración de contratos









Supervisor de Consultoría

Unidad solicitante


Administrativos/RPA

Técnico deAdquisiciones y Contrataciones


Acta de conformidad

Solicitud de pagoSolicitud de pago

Acta de Recepción

4

Designa al Responsable de

Recepción o comisión de

Recepción de acuerdo a

contratación

Proceden a la recepción de bienes

o servicios verificando

cumplimiento de Esp. Técnicas,

elabora Acta de Recepción

Son servicios de Consultoría

Es de un solo pago

SI

NO

Aprueba el informe presentado y

solicita a la DGAA/RPA el pago

correspondiente

SI

Aprueba los informes

presentados y solicita a DGAA/RPA

el pago correspondiente

NO

Registra el formulario 500 en SICOES y archiva el

proceso

SICOES

FIN

Instruye Registro del Formulario 500

en SICOES

Si son Bienes, Servicios u Obras,





caso

Recibe y remite al DGAA/RPA para el


Autoriza pago correspondiente

Fin

Recibe e instruye registro del

Formulario 500 en el SICOES

Publica en el SICOES

SICOES

B

B






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


RESPONSABLE TAREAS

Unidad Solicitante

1. Inicio 2. Remite solicitud de inicio del proceso de

Adquisición/Contratación por Licitación Pública, Adjuntando:

Nota de Solicitud

Registro en el POA






Para consultorías Vo.Bo. de la MAE


8.2.4. CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA (MAYORES A Bs. 1.000.000.-)

OBJETIVO : Efectuar Contrataciones mayores a Bs. 1.000.000.-


Nota de Solicitud

Especificaciones Técnicas o TDR Form. CBS-002

Definición del método de selección

Precio referencial CBS-003



Vo.Bo. MAE (para consultorías)



Contratos

Acta de recepción

Conformidad y solicitud devolución de retenciones

Acta de Recepción


Responsable de Contrataciones


35 días hábiles






Director General de Asuntos Administrativos/RPC


Jefe Unidad Administrativa 4. Instruye verificación de documentos y continuación del proceso


5. Verifica que la solicitud cuente con toda la documentación requerida, cumpla con los requisitos y que sea mayor a Bs. 1.000.000.-

6. SI da conformidad deriva a la DGAA/RPC 7. NO da conformidad devuelve a la Unidad Solicitante


8. Verifica que la solicitud cuente con el PAC y la Certificación Presupuestaria y autoriza el inicio del proceso

Jefe Unidad Administrativa 9. Recibe y remite al Área de Adquisiciones y Contrataciones




11. Recibe y procede a la elaboración el DBC incorporando Especificaciones Técnicas y/o Términos de Referencia


12. Revisa el DBC 13. SI aprueba, remite al Jefe de Unidad Administrativa 14. NO aprueba, devuelve al Técnico de Adquisiciones y

Contrataciones

Jefe de Unidad Administrativa 15. Recibe y remite a la DGAA/RPC


16. Aprueba el DBC y autoriza el inicio del proceso de contratación, deriva a la Unidad Administrativa

Jefe Unidad Administrativa 17. Instruye publicación del DBC y convocatoria en el SICOES


18. Instruye publicación del DBC y convocatoria en el SICOES al Técnico


19. publica el DBC y convocatoria en el SICOES 20. SICOES Formulario 100 21. Remite documentación


22. Recibe y remite documentación

Jefe de Unidad Administrativa 23. Recibe y remite a la DGAA/RPC


24. Recibe y remite la documentación a la DGAJ para la elaboración de Resolución Administrativa


25. Elabora Resolución Administrativa de aprobación del DBC 26. Resolución Administrativa


27. Firma Resolución Administrativa y remite para su publicación en el SICOES






Jefe Unidad Administrativa 28. Toma conocimiento y remite al Responsable de Adquisiciones y

Contrataciones


29. Instruye publicación del DBC en el SICOES y notificación a proponentes al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones


30. Publica el DBC en el SICOES y notifica a potenciales proponentes

31. SICOES


32. SI existe impugnación, se resuelve de acuerdo al Cap. VII del D.S. 0181

33. Fin 34. NO existe impugnación, nombra Comisión de Calificación y

Recepción de Propuestas


Contrataciones


36. Toma conocimiento y remite al Responsable de Recepción de Propuestas


37. Recibe y cierra el Acta de Recepción de Propuestas y remite a la Responsable de Evaluación/Comisión de Calificación

Responsable de Evaluación/Comisión de

Calificación

38. Realiza apertura de propuestas en acto público 39. Concluido el acto público en sesión reservada determinarán si

las propuestas continúan o se descalifican 40. Evalúan propuestas 41. Si requiere aclaración, convoca a todos los proponentes sin que

modifiquen propuestas

Proponentes 42. Aclaran sus propuestas y devuelven al Responsable de

Evaluación/ Comisión de Calificación

Responsable de Evaluación/Comisión de

Calificación

43. SI el proceso se declara desierta remite al Responsable de Adquisiciones y Contrataciones

44. NO se declara desierta, remite al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones


45. Elabora informe de Adjudicación y remite al Representante de la Unidad Jurídica

46. Informe de Adjudicación


47. Elabora nota de Declaratoria Desierta, revisando motivos y ajustes necesarios que permitan viabilizar la siguiente publicación en el SICOES

Jefe Unidad Administrativa 48. Toma conocimiento y remite a la DGAA/RPC


49. Toma conocimiento y remite a la DGAJ para elaborar Resolución de Declaratoria Desierta

Representante Unidad Jurídica 50. Recibe y emite Resolución de Declaratoria Desierta y remite a la

DGAA/RPC 51. Resolución Declaratoria Desierta







52. SI aprueba el informe de adjudicación, firma el informe de la Comisión Calificadora y remite a la DGAJ

53. NO aprueba el informe de adjudicación, entonces es la Resolución de Declaratoria Desierta y remite a la Unidad Administrativa

Jefe de Unidad Administrativa 54. Recibe y remite la resolución de Declaratoria Desierta para



55. Recibe y remite Resolución para publicación en el SICOES


56. Publica en el SICOES la Resolución de Declaratoria Desierta 57. SICOES Formulario 100E 58. Fin


59. Elabora Resolución de Adjudicación y remite a la DGAA/RPC


60. Suscribe Resolución de Adjudicación y remite a la Unidad Administrativa


Contrataciones

Responsable de Contrataciones Adquisiciones

62. Toma conocimiento y remite al Técnico


63. Realiza la notificación de la Resolución de Adjudicación a los proponentes vía correo y SICOES

64. SICOES Formulario 200 65. SI existe Recurso Administrativo de Impugnación, se resuelve

de acuerdo al Régimen de Recurso Administrativo de impugnación Cap. VII D.S. 0181

66. Fin 67. NO existe Recurso de impugnación, elabora nota de solicitud de

documentación al proponente adjudicado 68. Solicitud de documentación

Proponente 69. Prepara y entrega documentos al Responsable de

Evaluación/Comisión de Calificación

Responsable de Evaluación/ Comisión de Calificación

70. Realiza la verificación técnica de la documentación presentada y emite el Acta correspondiente

71. Acta de verificación

Jefe Unidad Administrativa 72. Remite a la DGAJ para su verificación legal


73. Revisa la legalidad de los documentos y suscribe Acta y contrato, cumpliendo con cronograma de plazos

74. Acta de verificación legal de documentos 75. Contrato

MAE 76. Suscribe contrato y remite







77. Toma conocimiento y designa Comisión de Recepción de acuerdo a la magnitud del contrato

Jefe Unidad Administrativa 78. Instruye el Registro en el SICOES de los Contratos

Responsable de Contrataciones Adquisiciones

79. Instruye el Registro en el SICOES de los Contratos


80. Realiza el Registro del Contrato en el SICOES 81. SICOES

Comisión de Recepción

82. Efectúa la recepción verificando las Especificaciones Técnicas y elabora Acta de Recepción

83. Acta de Recepción 84. SI requiere plazo mayor a 1 día, firma Acta de Recepción

Provisional 85. A la entrega total, firma el Acta de Recepción Definitiva 86. NO requiere plazo mayor a 1 día, puede ser servicio con pagos

parciales 87. SI es servicio con pagos parciales, emite Acta de conformidad

para cada pago 88. Acta de Conformidad 89. NO es servicio de pagos parciales, emite Acta de Conformidad y

Acta de Recepción en caso de un bien, o por la prestación total del servicio y solicita a la DGAA/RPC devolución de retenciones

90. Acta de Conformidad 91. Acta de Recepción 92. Solicitud de devolución de retenciones



Jefe Unidad Administrativa 94. Instruye registro del Formulario 500 en el SICOES

Responsable de Adquisiciones y contrataciones


Técnico Adquisiciones y Contrataciones

96. Registra formulario 500 en SICOES y archiva el proceso 97. SICOES 98. Fin







CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA (MAYORES A Bs. 1.000.000.-) 1/5 (Tiempo estimado: 35 días hábiles)


Administrativos (RPC)




JurìdicosUnidad Solicitante


Para consultorías Vo.Bo. MAE


Precio Referencial (doc. de respaldo)

TDR/Especificaciones

Técnicas


Certificación inscripción en el

PAC

Registro en el POA

Nota de solicitud

Resolución Administrativa



requerida, cumpla con los requisitos y que sea mayor a Bs.

1.000.000.-

Da conformidadSi


Adquisición/Contratación por Licitación Pública


el PAC y Certificación


proceso


proceso

Recibe y procede a la elaboración del DBC incorporando Especificaciones

Técnicas y/o Términos de Referencia

Aprueba el DBC y autoriza el inicio del

proceso de contratación

Elabora Resolución Administrativa de aprobación DBC

1


Aprueba NORecibe y remite a la

DGAA/RPCSI

Publica DBC y Convocatoria en el

SICOES

Instruye publicación del DBC y

convocatoria en el SICOES

Instruye publicación del DBC y

convocatoria en el SICOES

Remite documentación

Recibe y remite documentación

Recibe y remite documentación a la

DGAJ para elaboración de Res.

Administrativa

SICOES FORM. 100

NO

Recibe y remite a la DGAA/RPC



Administrativa



Revisa el DBC






CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA (MAYORES A Bs. 1.000.000.-) 2/5


(RPC)

Responsable de Adquisiciones yContrataciones


Responsable de Evaluación/Comisión

de Calificación


ProponentesTécnico de Contrataciones

y Adquisiciones

Informe de Adjudicación

Existe Impugnación

1

Se resuelve de acuerdo al Cap.VII

D.S. 0181

SI

Nombra Comisión de Calificación y

Recepción de Propuestas

NO Recibe y cierra el acta de recepción

de propuestas, remite al

Responsable de Evaluación/Comisión de Calificación

Realiza apertura de propuestas en acto

público

Evalúa propuestas

Si requiere aclaración convoca

a todos los proponentes sin que modifiquen

propuestas

Declaratoria Desierta

fin

Elabora informe de Adjudicación

NO

SIAclaran sus propuestas

Elabora nota de Declaratoria

Desierta, revisando motivos y ajustes

necesarios que permitan viabilizar

la siguiente publicación en el

SICOES

Toma conocimiento y remite al


Toma conocimiento y remite al


Concluido el acto público, en sesión

reservada determinarán si las

propuestas continúan o se

descalifican

Toma conocimiento y remite a la DGAJ

para elaborar Resolución de Declaratoria

Desierta

2

Toma conocimiento y remite a la DGAA/

RPC

A

Firma Resolución Administrativa y remite para su



Instruye publicación del DBC en el

SICOES y notificación a proponentes

Publica DBC en el SICOES y notifica a

potenciales proponentes

SICOES








Administrativos (RPC)


Director General de

Asuntos Jurídicos

ProponenteTécnico de Adquisiciones ContratacionesResponsable de Adquisiciones

Contrataciones

Representante Unidad Jurídica

Solicitud de documentación

Firma el informe de Comisión

Calificadora

Aprueba informe de

Adjudicación

SI

Elabora Resolución de Adjudicación

Realiza la notificación de la

Resolución de Adjudicación a los proponentes vía correo y SICOES

Existe Recurso Adm. De

Impugnaciòn

Se resuelve de acuerdo al régimen del Recurso Adm. De impugnación Cap.VII D.S. 0181

SICOES Form. 200

SI

Elabora nota de solicitud de

documentación al proponente adjudicado

NO

Prepara y entrega documentos

3

Suscribe Resolución de Adjudicación y remite a la Unidad

Administrativa



Fin

Recibe y remite la Resolución de Declaratoria

Desierta para publicación en el

SICOES

NORecibe y remite

para publicación en el SICOES

Publica en el SICOES la Declaratoria

Desierta

SICOES Form. 100E

Fin

Resolución Declaratoria

Desierta

Recibe y emite Resolución de Declaratoria

Desierta y deriva a la DGAA/RPC

2

A







MAEJefe de Unidad Administrativa


Comisión de RecepciónResponsable de Adquisiciones yContracciones



Administrativos

(RPC)

Responsable de Evaluación/Comisión de Calificación

Acta de Recepción

Contrato

Acta de verificación legal de doc.

4

Remite a la Dirección Jurídica

para su verificación legal

Revisa la legalidad de los documentos

y suscribe Acta y Contrato,

cumpliendo con cronograma de

plazos

Suscribe contrato y remite

Realiza el registro del contrato en el

SICOES

SICOES

Toma conocimiento y designa Comisión

de Recepción de acuerdo a magnitud

de contrato

Efectúa la recepción verificando Esp.Tèc.

Y elabora Acta Recepción

Requiere plazo mayor a 1 dia

Firma Acta de Recepción provisional

SI

NO

A la Entrega total firma Acta de

Recepción Definitiva

Instruye registro en SICOES

Instruye registro en el SICOES

Acta de Verificación

3

Realiza la verificación técnica

de la documentación

presentada y emite Acta

correspondiente

BB








Comisión de Recepción/Unidad Solicitante




Administrativos / RPC

Solicitud de devolución de

retenciones

Acta de Conformdiad

Acta de Recepción

Acta de conformidad

4

Es servicio con pagos parciales

Emite Acta de Conformidad para

cada pago

Emite Acta de Conformidad y Acta

de Recepción en caso de un bien, o por la prestación total de servicio y

solicita a DGAA/RPC devolución retenciones

SI

NO

Instruye registro de formulario 500 en

SICOES

Registra formulario 500 en SICOES y

archiva el proceso

SICOESForm. 500

FIN


SICOES


SICOES






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


RESPONSABLE TAREAS

Unidad Solicitante

1. Inicio 2. Remite solicitud inicio de proceso de Adquisición/Contratación

por excepción adjuntando:

Informe técnico de justificación e identificación de causales y proveedor a ser contratado




Criterios de Calificación



Jefe de Unidad Administrativa 4. Instruye verificación de documentos y continuación del proceso

Responsable de Adquisiciones y 5. Verifica que la solicitud cuente con toda la documentación


8.2.5. CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN

OBJETIVO : Efectuar Contrataciones por excepción


Nota de Solicitud

Informe técnico justificando e identificando causales y personas a ser contratadas.



Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas



Contrato

Conformidad y solicitud devolución de retenciones

Acta de Recepción




7 días hábiles






Contrataciones requerida 6. SI está conforme, remite a la DGAA 7. NO está conforme, devuelve a la Unidad Solicitante


8. Verifica que la solicitud cuente con el PAC, POA y Certificación Presupuestaria y autoriza el inicio del proceso

MAE 9. Instruye a la Unidad Jurídica la elaboración de Informe Legal

para contratación por Excepción


10. Elabora Informe Legal y Resolución para Contratación por Excepción

MAE 11. Suscribe la Resolución y Autoriza inicio del proceso


12. Instruye continuar con el proceso

Jefe de Unidad Administrativa 13. Instruye continuar con el Proceso


14. Inicia el Proceso de Contratación por Excepción y remite a la DGAA


15. Una vez adjudicado el proceso, remite a la DGAJ para la elaboración del contrato


16. Elabora contrato y remite a la MAE

MAE 17. Suscribe y remite a la DGAA


18. Recibido el contrato remite

Jefe Unidad Administrativa 19. Toma conocimiento y remite


20. Toma conocimiento y remite


21. Toma conocimiento y remite al proveedor

Proveedor 22. Suscribe el contrato y remite a la Unidad Solicitante

Unidad Solicitante 23. Realiza seguimiento a la ejecución de contratación por

excepción, deriva a la DGAA


24. Como es mayor a Bs. 20.000.-, instruye registro de la información en el SICOES e informa a la Contraloría sobre la contratación

Jefe Unidad Administrativa 25. Instruye el registro de información en el SICOES

Responsable de Contrataciones y Adquisiciones

26. Instruye el registro de información en el SICOES







27. Registra información en el SICOES y archiva proceso 28. SICOES 29. Fin







CONTRATACIÓN POR EXEPCIÓN (tiempo estimado: 7 días hábiles)

MAEJefe Unidad

Administrativa



JurídicosUnidad Solicitante


Administrativos


Proveedor


TDR/Especif.Tec.



Informe técnico just. E identif.

Causales y proveedor a ser

contratado


Adquisición/Contratación por

Excepción



Administrativa

Instruye a la Unidad Jurídica elaboración

de Informe Legal para contratación

por excepción Elabora Informe Legal y Resolución, para contratación

por excepciónSuscribe Resolución y Autoriza inicio del

proceso

Instruye continuar proceso

Instruye continuar proceso

Inicia y registra el Proceso de

Contratación por Excepción

Una vez adjudicado el proceso, remite a

DGAJ para elaboración

contrato

Elabora contrato y remite a la MAE

Recibido el contrato remite

Realiza seguimiento a la ejecución de contratación por

excepciónComo es mayor a

Bs. 20.000.-, instruye registro de la información en el SICOES e informa a la Contraloría sobre

la Contratación Registra información en

SICOES y archiva el proceso

SICOES

Fin


Instruye registro de información en

SICOES

Suscribe y remite a la DGAA


Toma conocimiento y remite al proveedor

Suscribe el contrato

Instruye registro de información en el

SICOES


proceso



requerida

Conforme? NO




proceso

SI






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


RESPONSABLE TAREAS

Responsable de Servicios Generales/Unidad Solicitante

1. Inicio 2. Remite Solicitud de inicio de proceso de

Adquisición/Contratación Directa, adjuntando:

Nota de solicitud

Vo.Bo. de registro del POA

Verificación inscripción en el PAC mayores a Bs. 20.000.-


Términos de Referencia/Especificaciones Técnicas


Causal de la Contratación Directa

Especificación del Proveedor

Certificado de inexistencia de Bienes Inmuebles


8.2.6. CONTRATACIÓN DIRECTA

OBJETIVO : Efectuar Contrataciones Directas


Nota de solicitud

Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas

Precio Referencial


Vo.Bo. registro en POA

Establecimiento de causal de contratación directa

Especificaciones del proveedor

Verificación de inscripción en el PAC para mayores a 20.000

Certificado de inexistencia de bienes inmuebles

Material definido en caso de publicidad


Orden de Compra o Servicios

Emisión de Contratación Directa




7 días hábiles






Para publicidad contar con el material definido



Jefe de Unidad Administrativa 4. Instruye verificación de documentos y continuación del proceso


5. Verifica que la solicitud cuente con toda la documentación requerida

6. SI está conforme, remite a la DGAA/RPA 7. NO está conforme, devuelve a la Unidad Solicitante


8. Verifica que la solicitud cuente con el PAC, POA y Certificación Presupuestaria y autoriza el inicio del proceso

Jefe de Unidad Administrativa 9. Recibe y remite al Área de Adquisiciones y Contrataciones

Responsable de Adquisiciones Contrataciones



11. Procede a la invitación a potenciales proponentes

Proveedor 12. Elabora propuestas o cotizaciones y remite


13. SI es menor a Bs. 20.000.-, remite a la Unidad Administrativa 14. NO es menor a Bs. 20.000.-, remite a la Unidad Administrativa


15. En caso de ser menor a Bs. 20.000.- toma conocimiento y remite a la Unidad Solicitante; en caso de ser mayor a Bs. 20.000.- toma conocimiento y remite al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones y a la Unidad Solicitante

Unidad Solicitante 16. Verifica cumplimiento de documentos y remite formulario de

verificación a la DGAA/RPA para su Vo.Bo. 17. Formulario de verificación

Técnico de Adquisiciones y Contrataciones/Unidad

Solicitante

18. Verifican cumplimiento de documentos y emite formulario de verificación a la DGAA/RPA para su Vo.Bo.


19. Toma conocimiento y remite al Jefe de Unidad Administrativa

Jefe de Unidad Administrativa 20. Da Vo.Bo. y remite a la DGAA/RPA


21. Instruye elaboración de nota de adjudicación y solicitud de documentos


22. SI es mayor a 15 días el plazo de entrega, instruye emitir nota de aviso de adjudicación y solicitud de documentos para elaboración del contrato al Responsable de Adquisiciones y Contrataciones

23. NO es mayor a 15 días el plazo de entrega, instruye elaborar Orden de Compra o Servicio al Responsable de Adquisiciones y






Contrataciones


24. Instruye elaborar Orden de Compra o Servicio al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones


25. Elabora Orden de Compra y/u Orden de Servicio y gestiona firma ante el Proveedor y el DGAA/RPA

Proveedor 26. Suscribe la orden de compra o servicio y remite al Responsable

de Adquisiciones y Contrataciones


27. Instruye emitir nota de aviso de adjudicación y solicitud de documentos para la elaboración del contrato al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones


28. Emite nota de aviso de adjudicación y solicitud de documentos para la elaboración del contrato al Proveedor

Proveedor 29. Recibe nota de aviso y entrega documentos solicitados al



30. Recibe y revisa 31. SI está conforme, remite al Jefe de Unidad Administrativa 32. NO está conforme, devuelve al Proveedor

Proveedor 33. Recibe, completa documentación y devuelve al Responsable de


Jefe de Unidad Administrativa 34. Recibe, toma conocimiento y remite a la DGAA/RPA


35. Adjudica el proceso de contratación menor a Bs. 20.000.-; en caso de que sea mayor a Bs. 20.000.- remite a la DGAJ


36. Revisa la legalidad de los documentos presentados y elabora contrato, devuelve a la DGAA/RPA

37. Contrato


38. Suscribe contrato, remite para suscripción del Proveedor y designa al Responsable de Recepción o Comisión de Recepción de acuerdo a objeto y magnitud

Jefe de la Unidad Administrativa 39. Instruye emitir al Proveedor para suscripción de contrato


40. Instruye emitir al Proveedor para suscripción de contrato


41. Remite al Proveedor para firma de contrato

Proveedor 42. Suscribe contrato y devuelve al Técnico


43. Recibe contrato y remite al Responsable o Comisión de Recepción las especificaciones técnicas para recepción de bienes y/o servicios

Responsable o Comisión de Recepción

44. Si son bienes, servicios u obras, verifica cumplimiento de especificaciones técnicas y emite Acta de Conformidad para






cada pago dependiendo del caso 45. Acta de Conformidad 46. SI está conforme, devuelve al Técnico 47. NO está conforme, devuelve al Proveedor para corregir y/o

cambiar el bien, servicio u obra

Proveedor 48. Revisa y corrige, devuelve al Responsable o Comisión de

Recepción

Técnico de Contrataciones y Adquisiciones

49. Si son contrataciones mayores a Bs. 20.000.-, se registra la recepción definitiva en el SICOES y archiva el proceso, remite Responsable de Adquisiciones y Contrataciones

50. SICOES


51. Recibe y remite a la Unidad Administrativa

Jefe Unidad Administrativa 52. Recibe y da conformidad al proceso, remite a la DGAA/RPA

para el pago correspondiente

Unidad Solicitante/Supervisor 53. Si son Consultorías, aprueba informes presentados y solicita

pagos correspondientes


54. Remite a la Unidad Financiera para el pago correspondiente 55. Fin







CONTRATACIÓN DIRECTA 1/3 (Tiempo estimado: 7 días hábiles)


Administrativos (RPA)



Proveedor Técnico de Adquisiciones

Y ContratacionesUnidad Solicitante

Para publicidad contar con el

material definido

Certificado Inexistencia Bienes

Inmuebles

Especificación del Proveedor

Causal Contratación Directa

Precio referencial (doc. de respaldo)

TDR/Especif.Tec.


Verif. inscripción en el PAC mayores a Bs.

20.000.-

Vo.Bo. registro POA

Nota de Solicitud

Remite Solicitud inicio de proceso de

Adquisición/Contratación

Directa

Inicio



requerida



AdministrativaInstruye verificación

de documentos y continuación del

proceso

Conforme?

Verifica que la solicitud cuente

con el PAC, POA y Certificación


proceso

SI




Procede a la invitación a potenciales

proponentes

NO

Es menor a 20.000?

NO

Vo.Bo.

SIFin

NO

SI

1


Da Vo.Bo. Y remite


Elabora Propuestas o cotizaciónes y

remiteA

A

B

B Formulario de verificación

Formulario de Verificación

Verifican cumplimiento de


verificación a la DGAA/RPA para su

Vo.Bo.

Verifica cumplimiento de


verificación a la DGAA/RPA para su

VoBo

Toma conocimiento y remite al Jefe de

Unidad






CONTRATACIÓN DIRECTA 2/3


Administrativos/RPAJefe Unidad Administrativa



JurídicosProveedor


Adquisiciones

Contrato

Instruye elaboración de nota de

adjudicación y solicitud de documentos

Es mayor a 15 dias el plazo de

entrega?

Instruye elaborar Orden de Compra o

ServicioNO

Emite nota de aviso de adjudicación y

solicitud documentos para

elaboración contrato

Suscribe la orden de compra o servicio

Adjudica el proceso de contratación

menor a Bs20.000; y en el caso de mayor

a Bs20.000 remite a la DGAJ

Revisa lalegalidad de los documentos

presentados y elabora contratoSuscribe contrato,

remite para suscripción del

proveedor y designa Responsable de

Recepción o Comisión de Recepción de

acuerdo a objeto y magnitud

1

Instruye elaborar Orden de compra u Orden de Servicio




contrato

Elabora orden de compra y/u orden

de servicio y gestiona firma ante

el Proveedor y el DGAA/RPA

Recibe y revisa

Recibe, toma conocimiento y remite al RPA

Recibe nota de aviso y entrega

documentos solicitados

SI




contrato

Suscribe contrato y devuelve al técnico


contrato


contrato

Remite al Proveedor para firma de

contrato

Está conforme?Recibe, completa documentación y

devuelveNOSI

2






CONTRATACIÓN DIRECTA 3/3


Administrativos/RPA



ProveedorUnidad Solicitante/

SupervisorResponsable o Comisión de

Recepción


Adquisiciones

Recepción definitiva

Acta de conformidad

Si son Bienes, Servicios u Obras





caso

2

Si son Consultorías, aprueba informes

presentados y solicita pagos

correspondientes

Remite a la Unidad Financiera para el


Fin

Conforme?

Devuelve al proveedor para

corregir y/o cambiar el bien, servicio u

obra

NO

Revisa y corrige

Si son contrataciones

mayores a Bs20.000 se registra la

recepción definitiva en el SICOES y

archiva proceso

SIRecibe y Remite a la


Recibe y da conformidad al

proceso, remite al DGAA/RPA para el


Recibe contrato y remite a la Comisión

de Recepción las especificaciones

técnicas para recepción de bienes

y/o servicios

SICOES






8.3. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS 1/2UNIDAD ADMINISTRATIVA

OPERACIONESINSUMOS


PROCESOS DE APOYO

PRODUCTOS

FINANCIEROS

ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS

DEVOLUCIÓN DE ACTIVOS FIJOS

INGRESO Y REGISTRO DE ACTIVOS FIJOSActivos Fijos Clasificación Codificación

Solicitudes de Asignaciòn Asignaciones de Muebles/Equipo

TRANSFERENCIA DE ACTIVOS FIJOS

INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS

Conclusión de contrato y instrucción de devolución

Solicitud de Transferrencia

Instructiva para inventario

Activos devueltos y acta de Devolución

Activos Transferidos

Informe de Inventario actualizado

MANTEMIENTO DE OFICINA Y ASCENSORSolicitud de

Mantenimiento de Edificio y ascensor

Oficina y Ascensor mantenidos






MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS 2/2UNIDAD ADMINISTRATIVA

OPERACIONESINSUMOS


PROCESOS DE APOYO

PRODUCTOS

FINANCIEROS

Vehículos y motocicletas de oficinas departamentales

mantenidos

REPARACIÓN Y/O MANTENIMIENTO DE VEHICULOS MPDSolicitud de Reparación y/o Mantenimiento de

Vehículos MPDVehículos del MPD

mantenidos

Equipos de computación mantenidos preventivo y

correctivo

MANTENIMIENTO DE VEHICULOS Y MOTOCICLETAS OFICINAS DEPARTAMENTALES

Solicitud de Mantenimiento de

Vehículos y motocicletas oficinas departamentales

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN

Solicitud de Mantenimiento de

Equipos de Computación preventivo y correctivo

Solicitud de Reparación y/o Mantenimiento de

Muebles y enseres

REPARACIÓN Y/O MANTENIMIENTO DE MUEBLES Y ENSERES Muebles y enseres mantenidos

Informe para baja de bienes de acuerdo a

causalBAJA DE BIENES Bienes dados de baja






8.4. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


8.4.1. INGRESO Y REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS

OBJETIVO : Realizar el Ingreso y Registro de Activos Fijos


Acta de Recepción o compra


Informe de conformidad

Codificación, clasificación

Registro en Derechos Reales RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:

Responsable de Activos Fijos


3 días







RESPONSABLE TAREAS


1. Inicio 2. Remite documentación del proceso al responsable de activos

fijos.


3. Recibe el activo, efectuando la verificación de documentos de respaldo y solicita la factura y nota de remisión y garantía si corresponde.

4. SI da conformidad, instruye al técnico elaborar informe/acta de recepción.

5. NO da conformidad devuelve al Responsable de Adquisiciones y Contrataciones.

Técnico de Activos Fijos

6. Elabora informe/ acta de recepción 7. Informe/Acta de recepción 8. Registra en sistemas 9. Sistemas 10. Remite acta/informe y constancia de registro en sistemas

Responsable de Activos Fijos 11. Da Vo.Bo. y remite antecedentes a la comisión

Comisión de Recepción o compra

12. Verifica especificaciones técnicas, elabora actas y remite 13. Actas de conformidad

Responsable de Activos Fijos 14. Obtiene copias actas y archiva antecedentes y devuelve a

contrataciones

Responsable de Adquisiciones 15. Recibe el documento y archiva 16. Fin







INGRESO Y REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS (Tiempo Estimado: 3 días)INGRESO Y REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS (Tiempo Estimado: 3 días)


Comisión de Recepción o compraResponsable de Activos FijosResponsable de Activos Fijos Técnico de Activos Fijos


Informe/acta de Recepción de

Activos

Actas de conformidad

InicioInicio

Recibe el activo y verifica su

documentación de respaldo y solicita la

factura y nota de remisión y garantía

si corresponde

Elabora informe/acta de Recepciòn

SI

Registra en sistemas

Verifica Especificaciones Técnicas, Elabora

ActaS y remite

Da conformidadDevuelve para su

revisiònNO

SI

Instruye al técnico elaborar informe/acta de recepción

Da Vo.Bo. Y remite antecedentes a la

comisión

Remite Acta/Informe y

constancia de registro en sistemas

Remite documentaciòn del

proceso al Responsable de

Activos

Obtiene copias actas y archiva antecedentes y

devuelve a contrataciones

Recibe documento y archiva

fin

SIST

EM

AS






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


RESPONSABLE TAREAS

Unidad de Recursos Humanos 1. Inicio 2. Remite documento de designación o contrato 3. Documento de Designación

Jefe Unidad Administrativa 4. Recibe, verifica e instruye la dotación de acuerdo a existencias.

Responsable de Activos Fijos 5. Instruye dotación según existencias


6. Verifica existencia y disponibilidad del bien 7. SI existe elabora acta de asignación y entrega activos. 8. Acta de asignación 9. NO existe, elabora nota de devolución de solicitud a Unidad

solicitante 10. Remite devolución

Funcionario 11. Recibe los bienes, verifica y firma el acta

Responsable de Activos Fijos 12. Actualiza y registra en sistemas y archiva documentación de

respaldo 13. Fin.



8.4.2. ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS

OBJETIVO : Realizar la Asignación de Activos Fijos


Documento de Asignación

Solicitud de Asignación de Activos Fijos


Acta de Asignación de Activos Fijos




3 días






ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS (Tiempo estimado: 3 días)ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS (Tiempo estimado: 3 días)



Unidad de Recursos Humanos


Técnico de Activos Fijos Funcionario

Acta de Asignación

InicioInicio

ExisteExiste

Verifica existencia y disponibilidad del

Bien

Verifica existencia y disponibilidad del

Bien

Elabora nota de devolución de

solicitud a Unidad Solicitante

Elabora nota de devolución de

solicitud a Unidad Solicitante

No

SiRemite DevoluciónRemite Devolución

Documento de Designación

Remite documento de Designación o

contrato

Emite Acta de Asignación y

Entrega el activo

Actualiza y registra en Sistemas y

archiva documentación de

respaldo

Fin

Recibe, verifica e instruye la dotación

de acuerdo a existencias

Instruye dotación según existencias

Recibe los bienes, verifica y firma el

acta






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


RESPONSABLE TAREAS

Jefe de Unidad de Recursos Humanos

1. Inicio 2. Remite copia de Memorándum de Transferencia, retiro y/o

renuncia 3. Documento de conclusión de contrato/baja

Jefe de Unidad Administrativa 4. Recibe, verifica e Instruye la devolución de los Activos

Asignados al Servidor Público.

Responsable Activos Fijos 5. Instruye devolución


6. Verifica la existencia y buen estado del bien. 7. SI da conformidad emite acta de devolución 8. Acta de Asignación 9. NO da conformidad elabora informe y remite al Responsable de

Activos fijos

Responsable de Activos Fijos 10. Aprueba informe de no conformidad y remite al jefe de Unidad

Administrativa

Jefe de Unidad Administrativa 11. Toma conocimiento y remite al Director General de Asuntos

Administrativos

Dirección General de Asuntos Administrativos

12. Procede de acuerdo al informe de no conformidad 13. Fin.


8.4.3. DEVOLUCIÓN DE ACTIVOS FIJOS

OBJETIVO : Realizar la Devolución de Activos Fijos


Documento de Conclusión de contrato


Acta de Devolución




3 días






Funcionario 14. Devuelve y firma el acta

Técnico de Activos Fijos 15. Actualiza y registra en sistemas y archiva documentación de

respaldo 16. Fin







DEVOLUCIÓN DE ACTIVOS FIJOS (Tiempo estimado: 3 días)DEVOLUCIÓN DE ACTIVOS FIJOS (Tiempo estimado: 3 días)



Unidad de Recursos Humanos


Técnico de Activos Fijos FuncionarioDirector General

de Asuntos Administrativos

Acta de Asignación

InicioInicio

ConformidadConformidad

Verifica La existencia y Buen estado del Bien

Verifica La existencia y Buen estado del Bien

Elabora informeElabora informe No

Si

Documento de baja

Remite documento de Baja de funciones

Emite Acta de devolución

Actualiza y registra en Sistemas y

archiva documentación de

respaldo

Fin

Recibe, verifica e instruye la devolución

Instruye devolución

Devuelve y firma el acta

Aprueba informe y remite al Jefe Unidad Adm.

Toma conocimiento y remite al DGAA

Procederá de acuerdo al informe

fin

SISTEMAS






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


RESPONSABLE TAREAS

Servidor Público 1. Inicio 2. Elabora solicitud de transferencia bajo su responsabilidad 3. Solicitud de transferencia

Jefe de Unidad Administrativa 4. Toma conocimiento da Vo.Bo. y remite Al director General de

Asuntos Administrativos.


5. Aprueba solicitud y remite para su ejecución

Jefe de Unidad Administrativa 6. Instruye verificación y transferencia

Responsable de Activos Fijos 7. Revisa Acta de entrega, confronta y elabora nueva Acta de

entrega, firma y rectifica en el SIAF 8. Acta de entrega

Servidor Público 9. Revisa y firma

Responsable de Activos Fijos 10. Rectifica en el SIAF, Recibe Activos y documentos y archiva 11. SIAF 12. Fin



8.4.4. TRANSFERENCIA DE ACTIVOS FIJOS BIENES MUEBLES

OBJETIVO : Realizar la Transferencia de Activos Fijos


Solicitud e transferencia


Acta de entrega




3 días






TRANSFERENCIA DE ACTIVOS FIJOS BIENES MUEBLES (Tiempo estimado: 3 días)



Jefe de Unidad Administrativa Responsable de Activos FijosResponsable de Activos Fijos Servidor PúblicoServidor PúblicoTécnico de Activos Fijos

Solicitud de transferencia

Acta de entrega

Inicio

Aprueba solicitud y remite para su

ejecuciòn

Aprueba solicitud y remite para su

ejecuciòn

Toma conocimiento da Vo.Bo. Y remite a

DGAA

Instruye verificación y transferencia

Revisa Acta de Entrega, confronta y elabora nueva Acta de entrega, instruye

transferencia

SIAFSIAF

Revisa y firma

Rectifica en el SIAF, Recepciona Activos

y documentos. Archiva

Fin

Elabora solicitud de transferencia bajo su responsabilidad






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES


RESPONSABLE TAREAS


1. Inicio 2. Según normativa vigente, elabora y remite la instructiva de

inamovilidad de muebles, enseres y equipo de oficina y solicita inventario

3. Circular instructiva para la inamovilidad comunicando realización de inventario con cronograma de visitas.

Jefe de Unidad Administrativa 4. Revisa y da Vo.Bo. y remite a la Dirección General de Asuntos

Administrativos


5. Considera la solicitud y da curso a la instructiva mediante firma

Jefe de Unidad Administrativa 6. Toma conocimiento e instruye iniciar proceso

Responsable de Activos Fijos 7. Conforma comisión de inventario general e instruye iniciar

proceso


8. Concilia los inventarios con los sistemas informáticos, emite informe de inventario físico valorado y actualiza actas de asignación y devolución de activos

9. Sistemas

Unidades Organizacionales MPD 10. Muestra los activos asignados de acuerdo a Acta.


8.4.5. INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS

OBJETIVO : Realizar el Inventario de Activos Fijos


Circular instructiva para la inamovilidad y solicitud de inventario


Cronograma de visitas




30 días






Responsable de Activos Fijos 11. Verifica, aprueba informe y remite inventario, adjuntando

documentación de respaldo.

Jefe de Unidad Administrativa 12. Toma conocimiento da Vo.Bo. y remite a DGGAA para

aprobación.


13. Aprueba informe de inventario.

Jefe Unidad Administrativa 14. Toma conocimiento y remite inventario

Responsable de Activos Fijos 15. Recibe y archiva 16. Fin







INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS (Tiempo estimado: 30 días)INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS (Tiempo estimado: 30 días)


Dirección General de Asuntos Administrativos Jefe de Unidad Administrativa Jefe de Unidad Administrativa Responsable de Activos FijosResponsable de Activos Fijos Unidades organizacionales MPDUnidades organizacionales MPDTécnicos de Activos Fijos

Informe de Inventario Fìsico

Circular Instructiva para la inamovilidad

Comunicando realización de inventario con cronograma de

visitas

InicioInicio

Según normativa vigente, elabora y

remite la Instructiva de Inamovilidad de Muebles, enseres y

equipo e oficina para realizar

inventario físico valorado

Revisa y da el Vo.Bo. Y remite a DGAA

Considera la solicitud y da curso

a la instructivo mediante firma

Conforma comisión de Inventario

general e instruye iniciar inventario

Con inventario, verifica, actualiza

Codifica existencia física de Activos

Fijos

Toma conocimiento e instruye iniciar

proceso

Concilia los inventarios con los

sistemas informáticos y

emite informe de inventario físico

valorado y actualiza actas de asignación

y devolución de activos

Verifica, aprueba informe y remite

inventario, adjuntando

documentación de respaldo

SISTEMAS

Toma conocimiento, da Vo.Bo. Y remite a

DGAA para aprobación

Aprueba informe de inventario

Toma conocimiento y remite inventario

Recibe y archiva

fin






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


RESPONSABLE TAREAS

Unidad solicitante 1. Inicio 2. Solicita manteamiento de oficinas y/o ascensores 3. Solicitud escrita


4. Inicio 5. Realiza inspecciones y supervisión periódica de oficinas y

ascensores 6. NO determina Finaliza

7. SI determina instruye solicitar pedido de materiales y realizar mantenimiento.

Técnico de Activos Fijos 8. Solicita pedido a almacén o compra de materiales para

mantenimiento si se requiere 9. Solicitud de materiales para mantenimiento

Jefe de Unidad Administrativa 10. Revisa 11. Si da conformidad aprueba y remite 12. Instruye a almacenes para entrega de materiales

Responsable de Almacenes 13. Verifica la existencia de materiales 14. Si existen realiza entrega de materiales para mantenimiento 15. Si no existen inicia procedimiento de solicitud de compra

Responsable de Activos Fijos 16. Realiza mantenimiento 17. Fin


8.4.6. MANTENIMIENTO DE OFICINAS Y ASCENSORES

OBJETIVO : Realizar el Mantenimiento de las Oficinas, los muebles y los ascensores del MPD


Solicitudes de mantenimiento


Solicitudes de compra de materiales

Mantenimiento de Oficinas, muebles y ascensores del MPD




3 días







MANTENIMIENTO DE OFICINAS Y ASCENSORES (Tiempo estimado: 3 días)MANTENIMIENTO DE OFICINAS Y ASCENSORES (Tiempo estimado: 3 días)

Unidad SolicitanteUnidad SolicitanteResponsable de Activos FijosResponsable de Activos FijosJefe de Unidad Administrativa Responsable de AlmacenesTécnico Activos Fijos

Solicitud escrita

Solicitud de materiales para mantenimiento

InicioInicio

Realiza inspecciones y supervisión periódica de

oficinas y ascensores

Solicita mantenimiento de

oficinas y/o ascensores

Solicita pedido a almacén o compra de materiales para

mantenimiento si se requiere

InicioInicio

Revisa


revisión

Aprueba y remite

NO

Determina mantenimiento/

reparaciones

SI

FinNO

SI

Instruye a Almacenes para

entrega de materiales

Realiza entrega de Materiales para Mantenimiento

Realiza Mantenimiento

FIN

Existe

Verifica la existencia de materiales

Inicia Procedimiento de solicitud de

Compra

NO

SI

Instruye solicitar pedido de

materiales y realizar mantenimiento






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


RESPONSABLE TAREAS

Unidad solicitante

1. Inicio 2. Elabora nota de solicitud de mantenimiento y reparación de

muebles y enseres 3. Nota de solicitud

Responsable de Servicios Generales

4. Recibe la nota de solicitud y evalúa

5. Si procede repara el mueble y/o enser y devuelve a la Unidad Solicitante; si no procede emite informe sobre el estado del Bien al Responsable de Activos Fijos

Unidad Solicitante 6. Recibe y da su conformidad 7. Fin

Responsable de Activos Fijos 8. Recibe y remite al Técnico de Activos Fijos


9. Verifica la existencia de otro Bien para reemplazo 10. Si existe entrega otro Bien a la Unidad Solicitante previa

emisión de Acta y reasignación de activo; si no existe emite informe de “sin existencia” a la Unidad Solicitante vía Responsable de Activos Fijos y Jefe de Unidad Administrativa

11. Informe

Responsable de Activos Fijos 12. Recibe y remite al Jefe de Unidad Administrativa


8.4.7. MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE MUEBLES Y ENSERES

OBJETIVO : Realizar el Mantenimiento de los muebles y enseres




Solicitudes de compra de materiales

Mantenimiento de muebles y enseres




3 días






Jefe de Unidad Administrativa 13. Recibe y remite a la Unidad Solicitante

Unidad Solicitante 14. Recibe y da conformidad 15. Fin







MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE MUEBLES Y ENSERES (Tiempo estimado: 3 días)MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE MUEBLES Y ENSERES (Tiempo estimado: 3 días)



Técnico de Activos Fijos Unidad SolicitanteResponsable de Servicios

GeneralesJefe de Unidad Administrativa

Informe

Nota de solicitud

Recibe la nota de solicitud y evalúa

Inicio


mantenimiento y reparación de

muebles y enseres

Entrega otro Bien a la Unidad Solicitante

previa emisión de Acta y reasignación

del Activo

Emite informe sobre el estado del Bien al


Repara el mueble y/o enser y devuelve a la Unidad Solicitante

Procede

SI

Existe

NO

SINO

Recibe y da su conforimidad

Fin

Recibe y remite al Técnico de Activos

Fijos

Verifica la existencia de otro Bien para

reemplazo

Recibe y da conformidad

Fin

Emite informe de “sin existencia” vía

Jefe de Activos Fijos y el Jefe de Unidad

Administrativa

Recibe y devuelve a la Unidad Solicitante

Recibe y remite a la Unidad

Administrativa






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


RESPONSABLE TAREAS

Unidad solicitante

1. Inicio 2. Elabora nota de solicitud de mantenimiento de vehículos y

motocicletas del VIPFE 3. Nota de solicitud

VIPFE 4. Recibe y envía la nota de solicitud a la DGAA para su aprobación


5. Recibe la nota de solicitud del VIPFE y remite a la Unidad Financiera

Jefe Unidad Financiera 6. Recibe y remite solicitud al Responsable de Presupuestos para

la emisión de Certificación Presupuestaria

Responsable de Presupuestos 7. Recibe y emite la Certificación Presupuestaria y devuelve al Jefe

de Unidad Financiera

Jefe Unidad Financiera 8. Recibe y remite a la DGAA


9. Recibe antecedentes y remite a la Unidad Administrativa

Jefe de Unidad Administrativa 10. Recibe antecedentes y remite al Responsable de Activos Fijos

Responsable de Activos Fijos 11. Recibe la solicitud y remite al Encargado de Mantenimiento de

Activos Fijos


8.4.8. MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS Y MOTOCICLETAS OFICINAS DEPARTAMENTALES

OBJETIVO : Realizar el Mantenimiento de vehículos y motocicletas de oficinas departamentales




Emisión Certificación Presupuestaria

Mantenimiento de vehículos y motocicletas




7 días






Encargado de Mantenimiento de Activos Fijos

12. Recibe la solicitud y remite al Responsable de Gestión de Servicios Administrativos

Responsable de Gestión de Servicios Administrativos

13. Coordina con la Unidad Departamental para el mantenimiento de vehículos y motocicletas

Unidad Departamental 14. Recibe la solicitud y procede al mantenimiento y/o reparación,

remite informe al VIPFE conforme instructivo 12/2013

VIPFE 15. Recibe y revisa 16. Si está conforme remite a la DGAA; si no está conforme

devuelve a la Unidad Departamental


17. Recibe y deriva a la Unidad Administrativa

Jefe de Unidad Administrativa 18. Recibe el informe y remite al Responsable de Activos Fijos

Responsable de Activos Fijos 19. Recibe y remite al Encargado de Mantenimiento de Activos Fijos


20. Recibe y solicita el pago correspondiente 21. Fin







MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS Y MOTOCICLETAS OFICINAS DEPARTAMENTALES (Tiempo estimado: 7 días)MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS Y MOTOCICLETAS OFICINAS DEPARTAMENTALES (Tiempo estimado: 7 días)





Oficina RegionalVIPFE

Director General de

Asuntos Administrativos

Responsable de Gestión de Servicios

Administrativos

Unidad Departamental

Jefe Unidad Financiera

Responsable de Presupuestos

Elabora informe

Nota de solicitud

Recibe la solicitud y remite al


Administrativos



Administrativos

Recibe y envía la nota de solicitud a

la DGAA para su aprobación

Recibe la nota de solicitud del VIPFE y remite al Jefe de la Unidad Financiera

Recibe la solicitud y remite al Encargado de Mantenimiento

de Activos Fijos

Recibe la antecedentes y

remite al Responsable de

Activos Fijos

Recibe y solicita el pago

correspondiente

Inicio

Elabora nota de solicitud del

mantenimiento de vehículos y

motocicletas del VIPFE

Coordina con la Unidad

Departamental para mantenimiento de

vehículos y motocicletas

Recibe la solicitud y procede al

mantenimiento y/o reparación; remite

informe al VIPFE conforme

instructivo 12/2013

Recibe y revisa

Esta conforme NO

Remite a la DGAA

SI

Recibe y deriva a la Unidad

Administrativa

Recibe el informe y remite al


Recibe y remite al Encargado de

Mantenimiento de Activos Fijos

Fin

Recibe y remite solicitud al

Responsable de Presupuestos para

la emisión de Certificación

Presupuestaria

Recibe y emite la Certificación

Presupuestaria y devuelve al Jefe de Unidad Financiera

Recibe y Remite a la DGAA

Recibe antecedentes y

remite al Jefe de Unidad

Administrativa






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


RESPONSABLE TAREAS

Unidad solicitante

1. Inicio 2. Elabora nota de solicitud de reparación y/o mantenimiento de

vehículos 3. Nota de solicitud


4. Recibe la nota de solicitud y remite al Jefe de la Unidad Administrativa

Jefe Unidad Administrativa 5. Recibe la solicitud y remite al Responsable de Servicios

Generales


6. Recibe la solicitud y coordina con el Responsable de Activos Fijos

Responsable de Activos Fijos 7. Recibe la solicitud y remite al Encargado de Mantenimiento de

Activos Fijos


8. Recibe la solicitud y coordina con el Taller Mecánico

Taller Mecánico

9. El Taller autorizado recibe la solicitud y emite un detalle de los trabajos que requiere el vehículo y remite al Encargado de Mantenimiento

10. Elabora nota


11. Recibe el detalle para el mantenimiento y remite al Responsable Activos Fijos


8.4.9. REPARACIÓN Y/O MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS MPD

OBJETIVO : Realizar el Mantenimiento de vehículos del MPD


Solicitudes de reparación y/o mantenimiento


Emisión Certificación Presupuestaria

Reparación y/o mantenimiento de vehículos del MPD




7 días






Responsable de Activos Fijos 12. Recibe el detalle y remite al Responsable de Servicios Generales


13. Recibe y analiza el detalle 14. Si da VoBo remite al Jefe de la Unidad Administrativa; si no da

VoBo devuelve al Responsable de Activos Fijos

Jefe Unidad Administrativa 15. Recibe y analiza el detalle 16. Si da VoBo remite a la DGAA; si no da VoBo devuelve al



17. Recibe el detalle y revisa 18. Si aprueba mediante nota en coordinación con el Taller procede

a la entrega del vehículo para el mantenimiento y reparación; si no aprueba devuelve a la Unidad Administrativa

Taller Mecánico

19. Recibe el documento y procede al mantenimiento y reparación del vehículo

20. Una vez concluido, devuelve el vehículo con un informe y solicitud de pago

Oficina Regional

21. Recibe y revisa el trabajo realizado al vehículo 22. Si está conforme elabora Acta de Conformidad de los trabajos

realizados como respaldo y posterior pago y remite al Responsable de Activos Fijos; si no está conforme devuelve al Taller Mecánico

Responsable de Activos Fijos 23. Recibe documentación y solicita el pago correspondiente 24. Fin







REPARACIÓN Y/O MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS MPD 1/2 (Tiempo estimado: 7 días)REPARACIÓN Y/O MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS MPD 1/2 (Tiempo estimado: 7 días)





Oficina RegionalDirector General

de Asuntos Administrativos

Taller MecánicoResponsable de

Servicios Generales

Elabora nota

Nota de solicitud

Recibe la solicitud y coordina con el Taller Mecánico

Recibe la solicitud y coordina con el Taller Mecánico

Recibe la nota de solicitud y remite al

Jefe de la Unidad Administrativa

Recibe la solicitud y remite al Encargado de Mantenimiento

de Activos Fijos



Inicio

Elabora nota de solicitud del

mantenimiento y reparación de

vehículos del MPD

Recibe el documento y

procede al mantenimiento y

reparación del vehículo

Mediante nota, en coordinación con el Taller procede a la

entrega de vehículo para

mantenimiento y reparación

Recibe la solicitud y coordina con el Responsable de

Activos Fijos

El Taller autorizado recibe la solicitud y emite un detalle de

los trabajos que requiere el vehículo

y remite al Encargado de

mantenimientoRecibe el detalle

para el mantenimiento y


Activos Fijos

Recibe y analiza el Detalle

Recibe y analiza el Detalle

Recibe el detalle y remite al


VoBo. NOSI

VoBo. NORecibe el Detalle y

revisa

Aprueba

SI

NO

SI

1






REPARACIÓN Y/O MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS MPD 2/2REPARACIÓN Y/O MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS MPD 2/2

Responsable de Activos FijosResponsable de Activos Fijos Oficina Regional Taller Mecánico

Acta de Conformidad

Emite Factura

Elabora informe

Recibe documentación y

solicita el pago correspondiente

Fin

1

Una vez concluido, devuelve el vehículo

con un informe y solicitud de pago

Recibe y revisa el trabajo realizado al

vehículo

Esta conforme

Elabora Acta de Conformidad de los trabajos realizados

como respaldo y posterior pago y


Activos Fijos

NO






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


RESPONSABLE TAREAS

Unidad solicitante

1. Inicio 2. Elabora nota de solicitud mantenimiento preventivo y

correctivo de equipos de computación 3. Nota de solicitud

Responsable de Sistemas 4. Recibe la nota de solicitud y remite al Técnico de Sistemas

Técnico de Sistemas

5. Recibe y evalúa 6. Si requiere de mantenimiento del Área resuelve el problema y

devuelve a la Unidad Solicitante; si no requiere de mantenimiento del Área remite al Responsable de Activos Fijos

Unidad solicitante 7. Recibe y da conformidad 8. Fin

Responsable de Activos Fijos 9. Remite a la empresa de mantenimiento externo el equipo de

computación que cuenta con garantía

Empresa Externa 10. Recibe el equipo y la solicitud de mantenimiento, lo repara y

devuelve a Activos Fijos

Responsable de Activos Fijos 11. Recibe y remite al Área de Sistemas y solicita pago a la DGAA

vía Unidad Administrativa 12. Fin


8.4.10. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN

OBJETIVO : Realizar el Mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de computación


Solicitudes de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de computación


Mantenimiento externo

Resolución del Problema




4 días







MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN (Tiempo estimado: 4 días)MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN (Tiempo estimado: 4 días)

Técnico de Sistemas Unidad SolicitanteResponsable de Activos

FijosResponsable de

SistemasEmpresa Externa

Nota de solicitud

Recibe la nota de solicitud y remite al Técnico de Sistemas

Inicio


mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de

computación

Recibe y evalúa

Recibe el equipo y la solicitud de

mantenimiento, lo repara y devuelve a

Activos Fijos

Requiere mantenimiento

del Área

NO

SI

Resuelve el problema y

devuelve a la Unidad Solicitante

Remite al Responsable de

Activos Fijos

Recibe y da su conformidad

Fin

Remite a la Empresa de Mantenimiento Externo el Equipo de Computación que cuenta con

garantía

Recibe y remite al Área de Sistemas y

solicita pago a la DGAA vía Unidad

Administrativa

Fin






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


RESPONSABLE TAREAS


1. Inicio 2. Identifica bienes a dar de baja y elabora informe detallado

según corresponda a causal 3. Informe en función al tipo de causal

Jefe de Unidad Administrativa 4. Revisa, da Vo.Bo. y remite a la Dirección General de Asuntos

Administrativos


5. Revisa y verifica 6. SI da conformidad remite a la MAE para su consideración 7. NO da conformidad devuelve para ajuste o complementación

Jefe de Unidad Administrativa 8. Toma conocimiento y remite al Responsable de Activos Fijos

para su ajuste

MAE

9. Verifica y revisa 10. SI da conformidad instruye elaboración informe jurídico y

Resolución Ministerial 11. NO da conformidad devuelve para su revisión al DGAA


12. Elabora informe legal y Resolución Ministerial 13. Informe legal 14. Resolución Ministerial


8.4.11. BAJA DE BIENES POR CUALQUIER CAUSAL

OBJETIVO : Realizar la Baja de bienes por cualquier causal


Informe en función al tipo de causal


Informe Legal

Resolución Ministerial

Informe a Contraloría




23 días






MAE 15. Toma conocimiento 16. SI da conformidad remite al DGAA 17. NO da conformidad devuelve para su ajuste


18. Deriva e instruye para baja en sistemas

Jefe Unidad Administrativa 19. Instruye dar baja en sistemas

Unidad Financiera 20. Procede a dar baja contable 21. Fin

Responsable de Activos Fijos 22. Instruye dar baja en sistemas

Técnico de Activos Fijos 23. Da baja en sistemas 24. Sistemas 25. Fin







BAJA DE BIENES POR CUALQUIER CAUSAL 1/2 (Tiempo estimado: 23 días)

Director General de Asuntos AdministrativosDirector General de Asuntos Administrativos Jefe Unidad Administrativa Jefe Unidad Administrativa Responsable Activos FijosResponsable Activos FijosMAEDirector General de

Asuntos Jurìdicos


Informe Legal

Informe en función al tipo de Causal

InicioInicio

Identifica bienes a dar de baja y

elabora Informe detallado según corresponda la

causal

Revisa, verifica

Da conformidad

Revisa y da Vo.Bo.

Devuelve para ajuste o

complementaciòn

Toma conocimiento y remite para su

ajusteNO

Remite a la MAE para su

consideraciòn

Da conformidad

Verifica, rrevisa

Devuelve para su revisiòn

SI

NO

Instruye elaboración Informe Jurídico y


SI

Elabora Informe Legal y Resoluciòn

MinisterialToma conocimiento

Da conformidad

Devuelve para su ajuste

NO

1






BAJA POR CAUSALES A) DISPOSICIÓN DEFINITIVA; B) HURTO,ROBO O PERDIDA H) SINIESTROSBAJA POR CAUSALES A) DISPOSICIÓN DEFINITIVA; B) HURTO,ROBO O PERDIDA H) SINIESTROS


Administrativos


AdministrativosUnidad FinancieraUnidad Financiera Responsable Activos

Fijos

Responsable Activos Fijos



1

Deriva e instruye para baja en

sistemas

Procede a baja contable

Instruye dar baja en sistemas

Da baja en sistemas

SISTEMAS

SISTEMAS

FIN

FIN

Instruye dar baja en sistemas






8.5. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ALMACENES

MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ALMACENESUNIDAD ADMINISTRATIVA

OPERACIONESINSUMOS


PROCESOS DE APOYO

PRODUCTOS

FINANCIEROS

ASIGNACIÓN DE MATERIALES

SOLICITUD DE COMPRA DE MATERIALES CON CAJA CHICA

INGRESO Y REGISTRO DE MATERIALESMateriales, suministros

y documentos de respaldo

Identificación, Codificación, Clasificación, Catalogación,

Almacenamiento

Solicitudes de Materiales y Suministros

Materiales y Suministros asignados

INVENTARIO DE MATERIALES

Requerimiento de materiales

Materiales y Suministros

almacenados

Materiales comprados con Caja Chica

Materiales y Suministros

inventariados






8.6. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ALMACENES

1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


RESPONSABLE TAREAS

Responsable de Adquisiciones Contrataciones

1. Inicio 2. Remite documentación del proceso al responsable de

almacenes

Responsable de Almacenes

3. Recibe los bienes de consumo y verifica su documentación de respaldo y solicita la factura y nota de remisión y garantía si corresponde.

4. SI da conformidad instruye al técnico elaborar formulario de ingreso

5. NO da conformidad devuelve para su revisión

Técnico de Almacenes

6. Registra en sistemas ingreso y emite formulario de ingreso 7. Formulario de ingreso de Recepción de Materiales 8. Sistemas 9. Remite formulario de ingreso debidamente firmado

Responsable de Almacenes 10. Da Vo.Bo. y remite antecedentes a la comisión


11. Verifica especificaciones técnicas, elabora actas y remite. 12. Actas de conformidad


8.6.1. INGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES Y SUMINISTROS EN ALMACENES

OBJETIVO : Realizar el ingreso y Registro de Materiales y Suministros


Documentos de Respaldo: Facturas, notas de remisión, certificación presupuestaria, orden de compra, contratos, solicitud de compra.


Acta de conformidad

Formularios de ingreso de almacenes




2 días






Responsable de Almacenes 13. Obtiene copias actas y archiva antecedentes y devuelve a

contrataciones.

Técnico de Almacenes 14. Recibe documento y archiva 15. Formulario de ingreso a Almacenes 16. Fin







INGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES Y SUMINISTROS EN ALMACENES (tiempo estimado: 2 días)INGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES Y SUMINISTROS EN ALMACENES (tiempo estimado: 2 días)

Comisión de Recepción o compraComisión de Recepción o compraResponsable de AlmacenesResponsable de Almacenes Técnico de AlmacenesResponsable de Adquisiciones

Contrataciones

Formulario de Ingreso a

Almacenes

Formulario de Ingreso de

Recepción de Materiales

Actas de conformidad

InicioInicio

Recibe los bienes de consumo y verifica su documentación

de respaldo y solicita la factura y nota de remisión y

garantía si corresponde

Registra en Sistemas ingreso y emite formulario de

ingreso

SISTEMAS

SISTEMAS

Verifica Especificaciones Técnicas, Elabora

Actas y remite


revisiónNO

SI

Instruye al técnico elaborar formulario

de ingreso

Da Vo.Bo. Y remite antecedentes a la

comisión

Remite Formulario de ingreso

debidamente firmado

Remite documentación del

proceso al Responsable de

Almacenes

Obtiene copias actas y archiva antecedentes y

devuelve a contrataciones

Recibe documento y archiva

fin






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


RESPONSABLE TAREAS

Unidad Solicitante 1. Inicio 2. Llena Formulario de pedido de materiales 3. Formulario pedido/salida de materiales

Jefe de Unidad Administrativa 4. Recibe, verifica y da Vo.Bo. en formulario de solicitud

Responsable de Almacenes 5. Instruye dotación

Técnico de Almacenes 6. Entrega materiales/suministros 7. Firma formulario con constancia de entrega

Unidad Solicitante 8. Recibe los bienes, verifica y firma formulario, entrega copias a

Almacenes

Técnico de Almacenes 9. Archiva formularios 10. Fin



8.6.2. ASIGNACIÓN DE MATERIALES

OBJETIVO : Realizar la Asignación de Materiales


Formulario de pedido/salida de materiales


Entrega de Materiales




2 días






ASIGNACIÓN DE MATERIALES (tiempo estimado: 2 días)ASIGNACIÓN DE MATERIALES (tiempo estimado: 2 días)



Unidad SolicitanteJefe de Unidad Administrativa


InicioInicio

Entrega materiales/suministros

Entrega materiales/suministros

Formulario de pedido/salida de

materiales

Llena formulario en sistema, autoriza,

imprime y procede con firmas

Firma formulario con constancia de

entrega

Fin

Recibe, verifica y da Vo.Bo. En

formulario de solicitud

Instruye dotación

RecIbe los bienes, verifica y firma

formulario, entrega copias a Almacenes

Archiva formularios






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


RESPONSABLE TAREAS

Unidad Solicitante

1. Inicio 2. Llena en el sistema el Formulario sin existencia 3. Solicita la compra de materiales sin existencia mediante hoja de

ruta. 4. Proforma 5. Existencia de saldos presupuestarios 6. Especificaciones técnicas


7. Revisa 8. SI da conformidad da Vo.Bo. y remite al Director General de

Asuntos Administrativos solicitando compra 9. NO da conformidad devuelve para su revisión a la Unidad

Solicitante


10. Instruye la compra

Jefe de Unidad Financiera 11. Inicia Procedimiento de Compra Menor 12. Fin.



8.6.3. SOLICITUD COMPRA CON CAJA CHICA

OBJETIVO : Realizar compras con Caja Chica


Proforma vigente

Saldo presupuestario

Especificaciones técnicas


Formulario “sin existencia”




2 días






SOLICITUD DE COMPRAS CON CAJA CHICA (tiempo estimado: 2 días)SOLICITUD DE COMPRAS CON CAJA CHICA (tiempo estimado: 2 días)

Unidad SolicitanteUnidad SolicitanteJefe de Unidad AdministrativaResponsable de

Almacenes


Administrativos

Jefe Unidad Financiera


Constancia de saldos

presupuestaros

Proforma

Inicio

Verifica inexistenciaDa curso firma y

sellaRevisa

Da conformidad NODevuelve para su

revisiòn

Da Vo.Bo. Y Remite al DGAA solicitando

compra

SI

Instruye la compra

Inicia Procedimiento

de Compra Menor

FIN

SIALSIAL

Llena en el sistema el “Formulario sin

existencia”

Solicita la compra de materiales sin

existencia mediante hoja de ruta






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


RESPONSABLE TAREAS

Tesorería 1. Inicio 2. Remite documentación de la compra con caja chica al



3. Recibe los bienes de consumo y verifica su documentación de respaldo.

4. SI da conformidad instruye al técnico elaborar formulario de ingresos

5. NO devuelve para su revisión.


6. Registra en sistemas ingreso y emite formulario de ingreso 7. Formulario de ingreso de Recepción de Materiales 8. Sistema 9. Remite formulario de ingreso debidamente firmado

Responsable de Almacenes 10. Da Vo.Bo. instruye entrega

Técnico de Almacenes 11. Archiva formulario e inicia procedimiento de entrega 12. Fin



8.6.4. INGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES POR COMPRAS CON CAJA CHICA

OBJETIVO : Ingresar materiales por compras con Caja Chica


Formulario “sin existencia”

Proforma vigente

Saldo presupuestario



Formulario de ingreso

Entrega de Materiales




2 días






INGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES POR COMPRAS DE CAJA CHICA (tiempo estimado: 2 días)INGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES POR COMPRAS DE CAJA CHICA (tiempo estimado: 2 días)

Responsable de AlmacenesResponsable de Almacenes Técnico de AlmacenesTesorería

(Caja Chica)Jefe Unidad

Administrativa

Formulario de Ingreso de

Recepción de Materiales

InicioInicio

Recibe los bienes de consumo y verifica su documentación

de respaldo.

Registra en Sistemas ingreso y emite formulario de

ingreso

SISTEMAS

SISTEMAS


revisiònNO

Instruye al técnico elaborar formulario

de ingreso

Da Vo.Bo. Y firma formulario

Remite Formulario de ingreso

debidamente firmado

Remite documentación del la compra con caja chica Responsable

de Almacenes

fin

Da Vo.Bo e instruye entrega

Archiva Formulario e inicia

procedimiento de entrega

SI






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


RESPONSABLE TAREAS


1. Inicio 2. Según normativa vigente, inicia proceso de inventario 3. Circular instructiva para comunicando la no atención por

inventario

Jefe de Unidad Administrativa 4. Revisa y da Vo.Bo. y remite a DGAA


5. Considera la solicitud y da curso al instructivo mediante firma.

Jefe de Unidad Administrativa 6. Toma conocimiento e instruye iniciar proceso

Responsable de Almacenes 7. Conforma comisión de inventario para dar inicio a inventario


8. Con reporte del sistema informático, verifica, existencia física delos materiales suministros

9. Concilia los inventarios con el sistema informático y emite informe de inventario físico valorado de almacenes.

10. Informe 11. Sistema

Responsable de Almacenes 12. Verifica, aprueba informe y remite inventario, adjuntado



8.6.5. INVENTARIO DE MATERIALES

OBJETIVO : Realizar el inventario de los Materiales


Circular instructiva para comunicando la no atención de Almacenes por motivos de inventario


Informe de Inventario




5 días






Jefe Unidad Administrativa 13. Toma conocimiento da Vo.Bo. y remite a DGAA para aprobación

de informe de inventario

Dirección General Asuntos Administrativos

14. Aprueba informe de inventario

Jefe Unidad Administrativa 15. Toma Conocimiento y remite

Responsable de Almacenes 16. Recepción y entrega copia a comisión de inventarío 17. Fin







INVENTARIO DE MATERIALES (tiempo estimado: 5 días)INVENTARIO DE MATERIALES (tiempo estimado: 5 días)




Jefe de Unidad Administrativa Responsable de almacenesResponsable de almacenes Técnicos de Almacenes

Informe

instructivo para la no atención por

inventario

InicioInicio

Según normativa vigente, inicia

proceso de inventario

Revisa y da el Vo.Bo. Y remite a DGAA

Considera la solicitud y da curso

al instructivo mediante firma

Conforma comisión de Inventario para

dar inicio al inventario

Con Reporte del sistema informático,

verifica existencia física de los materiales y suministros

Toma conocimiento e instruye iniciar

proceso

Concilia los inventarios con el

sistema informático y emite informe de

inventario físico valorado de almacenes

Verifica, aprueba informe y remite

inventario adjuntando


sistema

Toma conocimiento, da Vo.Bo. Y remite

al DGAA para aprobación de

informe de inventario

Aprueba informe de inventario


Recibe y entrega copia a la comisión

de inventario

fin






8.7. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE SERVICIOS GENERALES

MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE SERVICIOS GENERALESUNIDAD ADMINISTRATIVA

OPERACIONESINSUMOS


PROCESOS DE APOYO

PRODUCTOS

FINANCIEROS

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE SERVICIOS

ELABORACIÒN DE SOLICITUDES DE PAGO POR SERVICIOS BASICOS

REPARACIONES MENORES

SUMINISTRO DE GASOLINA

Solicitud pagos, Facturas o

prefecturas

Conformidad para pagos

Solicitud pago con supervisión

Solicitud de Reparaciones

menores

Solicitud vales de gasolina

Supervisión de servicios y

conformidad pagos

Servicios de Reparaciones

menores

Entrega de vales de Gasolina






8.8. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE SERVICIOS GENERALES

1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


RESPONSABLE TAREAS

Empresa de Servicios 1. Inicio 2. Solicita pago por servicios prestados 3. Factura/Pre Factura

MAE 4. Recibe y remite


5. Instruye iniciar trámite para el pago correspondiente.

Jefe de Unidad Administrativa 6. Instruye elaborar informe, acta y solicitud de pago


7. Verifica, controla e instruye la elaboración de informe

Técnico en Servicios Generales

8. Elabora y remite informe del servicio Acta de Conformidad y Solicitud de pago

9. Informe de servicio 10. Acta de conformidad 11. Solicitud de pago


12. Revisa documentos y da Vo.Bo. 13. Acta de Conformidad


8.8.1. SOLICITUD DE PAGO POR SERVICIOS BASICOS

OBJETIVO : Realizar la solicitud de pago por servicios básicos


Factura o Prefectura


Informe del Servicio

Acta de conformidad

Solicitud de Pago




2 días






Jefe de Unidad Administrativa 14. Revisa da Vo. Bo. Y solicita pago a DGAA


15. Revisa da Vo.Bo. da conformidad e instruye pago

Jefe Unidad Financiera 16. Procesa pago 17. Fin







SOLICITUD DE PAGO POR SERVICIOS BÁSICOS: AGUA, ENERGÍA ELÉCTRICA, GAS, TELEFONÍA (tiempo estimado: 2 días)SOLICITUD DE PAGO POR SERVICIOS BÁSICOS: AGUA, ENERGÍA ELÉCTRICA, GAS, TELEFONÍA (tiempo estimado: 2 días)

Empresa de ServiciosEmpresa de ServiciosResponsable de Servicios Generales




Unidad FinancieraMAE Tecnico

Solicitud de pago

Acta de conformidad

Informe por servicio

Factura/ Pre Factura

InicioInicio

Solicita pago por servicios prestados

Instruye iniciar tramite para el pago

Instruye elaborar informe, acta y

solicitud de pago

Elabora y remite: Informe del servicio, Acta Conformidad y

Solicitud de pago

Revisa y da conformidad e instruye pago

Revisa da Vo.Bo. Y Solicita pago a

DGAA

Procesa pago

FIN

Recibe y remiteVerifica, controla e

instruye elaboración de informe

Revisa documentos, y da Vo.Bo.






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


RESPONSABLE TAREAS

Empresa de Servicios 1. Inicio 2. Solicita informe para trámite de pago por servicios prestados. 3. Factura, Pre factura y Detalles


4. Inicio 5. Verifica la documentación 6. SI da conformidad deriva al técnico para elaboración de trámite

y solicitud de pago. 7. NO da conformidad realiza reclamo para mejoramiento del

servicio

Técnico de Servicios Generales

8. Verifica en detalle, elabora y remite informe para solicitud de pago

9. Informe sobre prestación y calidad del servicio 10. Facturas/prefecturas/solicitud de pago proveedor 11. Acta de conformidad


12. Verifica y aprueba el informe de pago y documentos.


13. Revisa 14. Da conformidad 15. SI da conformidad da Vo.Bo. y solicita pago 16. NO da conformidad devuelve para su revisión


8.8.2. SUPERVISIÓN DE OTROS SERVICIOS

OBJETIVO : Realizar la Supervisión de otros servicios


Facturas, Prefecturas, Detalles


Informe de Conformidad por prestación del Servicio




5 días







17. Aprueba y autoriza pago

Jefe Unidad Financiera 18. Procede al pago por servicios prestados 19. Fin







SUPERVISIÓN DE OTROS SERVICIOS (COURIER, LIMPIEZA, REFRIGERIO, FOTOCOPIAS) (tiempo estimado: 5 días)SUPERVISIÓN DE OTROS SERVICIOS (COURIER, LIMPIEZA, REFRIGERIO, FOTOCOPIAS) (tiempo estimado: 5 días)

Empresa de ServiciosEmpresa de ServiciosResponsable de Servicios GeneralesResponsable de Servicios GeneralesDirección General de


Jefe de Unidad Administrativa Unidad FinancieraMAETécnico de Servicios

Generales

Acta de conformidad

Facturas/Pre facturas/Solicitud

de pago proveedor,

Factura/Prefactura/Detalles

Informe sobre prestación y calidad

del servicio

InicioInicio

Verifica documentación

Solicita informe para tramite de

pago por servicios

Verifica en detalle, elabora y remite

informe para solicitud pago

InicioInicio

Revisa

Da conformidad

Devuelve para su revisión

Da Vo.Bo. Y solicita pago

SI

Aprueba y autoriza pago

Procede al pago por servicios prestados

NO

Da conformidad

SI

Realiza reclamo para mejoramiento

del servicioNO

Fin

Recibe e instruye proceso

Recibe e instruye proceso

Instruye inicio de proceso

Verifica y aprueba el informe de pago y

documentos






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


RESPONSABLE TAREAS

Empresa de Servicios 1. Inicio 2. Solicita reparación menor de oficinas y muebles 3. Solicitud con formulario de reparación

Jefe de Unidad Administrativa 4. Recibe solicitud e instruye el servicio


5. Realiza inspecciones y supervisión en función a solicitud 6. SI determina reparación instruye realizarla 7. NO da conformidad finaliza 8. Fin

Técnico de Servicios Generales

9. Requiere comprar materiales 10. Solicita pedido a almacén o compra de materiales para

reparación si se requiere 11. Solicitud de materiales para reparación

Jefe Unidad Administrativa 12. Revisa 13. SI da conformidad solicita a Almacenes entrega de materiales 14. NO da conformidad devuelve para su revisión


15. Verifica la existencia de materiales 16. SI existe realiza entrega de materiales para reparación 17. NO existe inicia procedimiento de compra


8.8.3. REPARACIONES MENORES

OBJETIVO : Realizar Reparaciones Menores


Solicitud de Reparaciones Menores


Solicitud de Materiales para reparación




3 días






Técnico de Servicios Generales 18. Efectúa reparación

Unidad Solicitante 19. Da conformidad 20. Fin







REPARACIONES MENORES (tiempo estimado: 3 días)REPARACIONES MENORES (tiempo estimado: 3 días)

Unidad SolicitanteUnidad SolicitanteResponsable de Servicios GeneralesResponsable de Servicios GeneralesJefe de Unidad Administrativa

Responsable de AlmacenesTécnico Servicios Generales

Solicitud Con formulario de

reparaciòn

Solicitud de materiales para

reparación

Realiza inspecciones y supervisión En

función a solicitud

Solicita Reparación menor de oficinas y/

o muebles

Solicita pedido a almacén o compra de materiales para

reparación si se requiere

InicioInicio

Revisa


revisión NO

Determina reparaciòn

SI

FinNO

Solicita a Almacenes entrega de materiales

Realiza entrega de Materiales para

reparaciónFIN

Existe

Verifica la existencia de materiales

Inicia Procedimiento de solicitud de

Compra

NO

Recibe solicitud e instruye el servicio

Instruye reparaciòn

Da conformidad

SI

NO

Requiere comprar

materiales

SI

Inicia reparación

NO

SI

SI

FIN






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


RESPONSABLE TAREAS

Unidad Solicitante

1. Inicio 2. Solicita vale de Gasolina con formulario firmado por autoridad

superior 3. Formulario de solicitud de Vale de Gasolina


4. Evalúa pertinencia 5. Si da conformidad remite al Jefe Unidad Administrativa 6. Si no da conformidad rechaza solicitud y la devuelve

Jefe Unidad Administrativa 7. Recibe e instruye emisión de vale


8. Emite y entrega vale de gasolina 9. Vale de Gasolina

Unidad Solicitante 10. Recibe y utiliza Vale de Gasolina

Estación de Servicio 11. Entrega Gasolina 12. Reporta consumidos, adjuntando Facturas correspondientes


13. Da conformidad y remite a la Unidad Financiera para pago 14. Fin



8.8.4. SUMINISTRO DE GASOLINA

OBJETIVO : Realizar el Suministro de Gasolina a los vehículos del MPD


Formulario de Solicitud de Vale de Gasolina


Vale de Gasolina




1 día






Suministro de Gasolina (tiempo estimado: 1 día)Suministro de Gasolina (tiempo estimado: 1 día)

Unidad SolicitanteUnidad SolicitanteResponsable de Servicios Generales


Estación de ServicioJefe Unidad

AdministrativaDirector General de


Reporte de vales consumidos

Vale de Gasolina

Formulario de Solicitud de Vale

Gasolina

Solicita vale de gasolina con

formulario firmado por autoridad

superior

InicioInicio

Emite y entrega vale de gasolina

Recibe utiliza vale de gasolina

Entrega Gasolina

Reporta detalle de vales consumidos

adjuntando facturas correspondientes

para pagoDa conformidad, recibe la

documentación y la custodia para

posterior pago

FIN

Recibe e instruye emisión de vale

Evalúa pertinencia

SIDa conformidad

Rechaza solicitud y la devuelve

NO






8.9. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ARCHIVO Y BIBLIOTECA

MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ARCHIVO Y BIBLIOTECAUNIDAD ADMINISTRATIVA

OPERACIONESINSUMOS


PROCESOS DE APOYO

PRODUCTOS

FINANCIEROS

PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

EXPURGO FINAL

REGISTRO DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO

PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

Formulario de transferencia y

doc. empastados

Documentos incorporados en

Archivo

Formularios de Prestamo

Material para disposición final

identificado

Entrega de Material

Bibliogràfico

Solicitud de Material

Bibliogràfico

Documentos prestados

Material descartado

Material Bibliográfico Registrado

Préstamo de material

bibliográfico






8.10. FICHAS Y FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ARCHIVO Y BIBLIOTECA

1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


RESPONSABLE TAREAS

Unidad del MPD

1. Inicio 2. Entrega de documentos de dos años atrás con requisitos y

transferencia (Ordenada, Clasificada, Foliada, Empastada e inventariada)

3. Formulario de Transferencia (FAC 01) 4. Documentos empastados a transferirse


Administrativos 5. Toma conocimiento e instruye transferencia

Jefe de Unidad Administrativa 6. Instruye transferencia

Responsable de Archivo y

Biblioteca 7. Verificar la documentación y coordina con Unidad Solicitante

día y hora de transferencia

Técnico de Archivo

8. Verifica ingreso físico con inventario físico y en medio magnético

9. NO da conformidad devuelve formulario y/o documentos para su corrección o ajuste

10. SI da conformidad firma el formulario de transferencia FAC 01


8.10.1. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

OBJETIVO : Realizar la Transferencia de Documentos del MPD


Formulario de Transferencia. FAC 01

Documento empastados a transferirse


Registro, clasificación y archivo de documentos transferidos


Responsable de Archivo y Biblioteca


15 días






11. Incorpora documentos en base de datos y asigna espacios y organiza en archivo







TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS (tiempo estimado: 15 días)

Responsable de Archivo Unidad MPDDIrector General de



Técnico de Archivo

Documentos empastados a

transferirse

Formulario de Transferencia

(FAC 01)

Entrega de documentos de dos

años atrás con requisitos de transferencia

(Ordenada,Clasificada,Foliada,empastada e inventariada)

Inicio

Verifica ingreso físico con Inventario

físico y en medio magnético

Da conformidad

Devuelve formulario y/o documentos

para su corrección o ajuste

NO

Firma el formulario de transferencia

FAC-01

SI

Incorpora documentos: En base de datos y

asigna espacios y organiza en archivo

FIN

Toma conocimiento e instruye

transferencia

Instruye transferencia

Verificar la documentación

para Coordinar con la Unidad Solicitante

el día y hora la transferencia






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


RESPONSABLE TAREAS

Usuario MPD

1. Inicio 2. Solicita el préstamo de documentación con llenado de

formulario 3. Formulario de Préstamo FAC 02

Jefe de Unidad Administrativa 4. Toma conocimiento, da Vo.Bo. para préstamo

Responsable de Archivo 5. Instruye efectuar préstamo

Técnico de Archivo y Biblioteca

6. Busca, identifica y recupera el documento 7. Entrega la documentación con firma del formulario del

solicitante 8. Registra el préstamo base de datos 9. Entrega el documento solicitado

Usuario MPD (Edificio Central) 10. Recibe el documento solicitado 11. Devuelve el documento dentro el plazo establecido

Técnico de Archivo y Biblioteca 12. Recibe y registra la devolución en base de datos 13. Fin



8.10.2. PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS

OBJETIVO : Realizar el Préstamo de Documentos del MPD


Formulario de Transferencia. FAC 02


Préstamo de Documentos




7 días






PRESTAMO Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS (tiempo estimado: 7 días)

Técnico de ArchivoUsuario MPD

(Edificio Central)Jefe de Unidad Administrativa

Responsable de Archivo

Formulario de Préstamo FAC 02

Solicita el préstamo de documentación

con llenado de formulario

Inicio

Busca e identifica el documento

Registra el préstamo en base

de datos

Entrega la documentación con firma del formulario

del solicitante

Toma conocimiento, para préstamo

Entrega el documento solicitado

Recibe el documento, lo

consulta

FIN

Instruye efectuar prestamo

Devuelve el documento dentro el plazo establecido

Recibe y registra la devolución en base

de datos






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:


RESPONSABLE TAREAS


1. Inicio 2. Analizar el valor de la información y selecciona material a

expurgar 3. NO dispone disposición final, dispone la conservación del

documento 4. Fin 5. SI dispone conforma comisión verificadora de expurgo de

documentación 6. Elabora informe de justificación y solicita disposición final

mediante formulario con firma de comisión 7. Formulario FA 05 8. Informe de justificación 9. Acta de verificación de expurgo con firma de comisión

Jefe de Unidad Administrativa 10. Revisa da Vo.Bo. firma FA O5 y remite a DGAA


11. Toma conocimiento, firma FA 05 y solicita elaboración de Resolución Administrativa


12. Elabora la Resolución Administrativa y remite para su firma 13. Resolución Administrativa


8.10.3. EXPURGO DE DOCUMENTOS

OBJETIVO : Realizar la disposición final de documentos


Formulario FA 05

Informe de justificación

Acta de verificación de expurgo con firma de comisión






Una vez al año (anual)







14. Firma Resolución Administrativa y la remite

Jefe de Unidad Administrativa 15. Toma conocimiento y transmite


16. Toma conocimiento del número de Resolución para llenar formulario de eliminación

17. Expurga 18. Fin

Técnico Archivo y Biblioteca 19. Expurga 20. Fin







EXPURGO DE DOCUMENTACIÓN (tiempo estimado: una vez al año)

Responsable de ArchivoDirección General de

Asuntos JurídicosDirección General de

Asuntos AdministrativosJefe de Unidad Administrativa

Técnico Archivo y Biblioteca

Acta de verificación de expurgo con

firma de comisión

Informe de Justificación

Formulario FA-05


INICIO

Analiza el valor de la información y

selecciona material a expurgar

Decide Disposición final

Dispones la conservación del

documento

Elabora informe de Justificación y

solicita disposición final mediante formulario con

firma de comisión

SI

NO

FIN

Revisa da Vo. Bo., firma FA 05 y

remite a DGAA

Toma conocimiento firma FA O5 y

solicita elaboración de Resolución

Ministerial

Elabora la Resolución

Ministerial y remite para su firma

Firma Resolución Ministerial y la

remite e instruye expurgo

Con número de Resolución llena

formulario de eliminación documental

Instruye expurgo

fin

Conforma comisión Verificadora de

expurgo de documentaciòn

Instruye expurgo

Expurga






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:




8.10.4. REGISTRO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

OBJETIVO : Realizar el Registro del Material Bibliográfico


Material Bibliográfico


Ingreso físico de Material bibliográfico Resolución Administrativa




1 día

RESPONSABLE TAREAS

Unidad MPD 1. Inicio 2. Entrega de Materia bibliográfico

MAE 3. Recibe material bibliográfico y remite a DGAA

DGAA 4. Recibe y despacha

Jefe Unidad Administrativa 5. Recibe y despacha

Responsable de Archivo 6. Recibe y deriva para su registro en base de datos

Técnico de archivo

7. Realiza proceso técnico para el ingreso del material a base de datos

8. Incorpora material bibliográfico en estantería para circulación 9. Fin.






REGISTRO DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO (tiempo estimado: 1 día)

Responsable de Archivo

Unidad MPDDirector General de



Técnico de archivoMAE

Entrega de Material bibliográfico

Inicio

Realiza proceso técnico para el

ingreso del material a base de datos

SI

Incorpora material bibliografico en estanteria para

circulaciòn

FIN

Recibe y despacha Recibe y despachaRecepciona y deriva para su registro en

base de datos

Recibe material bibliografico y

remite a la DGAA

Sistema LILDBIWE

B






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:



8.10.5. PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

OBJETIVO : Realizar el Préstamo de Material Bibliográfico


Solicitud de Material Bibliográfico


Entrega de Material Bibliográfico




15 minutos

RESPONSABLE TAREAS

Usuario Externo 1. Inicio 2. Solicita el préstamo de Material Bibliográfico 3. Boleta

Usuario del MPD 4. Inicio 5. Solicita el préstamo de Material Bibliográfico 6. Solicita préstamo


7. Recibe Solicitud 8. Instruye búsqueda y préstamo de material Bibliográfico

Técnico de Archivo y Biblioteca

9. Busca e identifica material bibliográfico 10. Entrega de material bibliográfico con llenado de boleta de

préstamo 11. Registra el préstamo 12. Si requiere fotocopiado solicita la ficha de entrada 13. Realiza la reprografía 14. NO entrega el material bibliográfico

Usuario Externo 15. Recibe el material bibliográfico 16. Fin

Usuario Interno 17. Recibe el material bibliográfico 18. Fin







PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO (tiempo estimado: 15 minutos)


Unidad MPD Usuario ExternoTécnico de Archivo

BOLETA

Solicitud de prestamo

Solicita el préstamo de Material Bibliogràfico

Inicio

Busca e identifica Material

Bibliográfico

Registra el préstamo

Entrega El material bibliográfico con

llenado de boleta de préstamo

Solicita el préstamo de Material Bibliogràfico

INCIO

Recibe solicitud

Requiere fotocopiado

Solicita la ficha de entrada

SI

Entrega el material bibliográfico

NORecibe el Material

Bibliogràfico

FIN

Realiza la Reprografía

Recibe el Material Bibliogràfico

FIN

Instruye busqueda y prestamo de

Material Bibliogràfico






8.11. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE SISTEMAS

MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE SISTEMASUNIDAD ADMINISTRATIVA

OPERACIONESINSUMOS


PROCESOS DE APOYO

PRODUCTOS

FINANCIEROS

SOPORTE TECNICO Y MANTENIMIENTO

SERVICIOS DE REDSolicitud

instalación serv. Red/sistemas

Servicios de Red/sistemas instalados

Solicitud de soporte tècnico

Soluciones tècnicas






8.12. FICHAS Y FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE SISTEMAS

1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:




8.12.1. SERVICIO DE RED

OBJETIVO : Realizar la instalación de servicios de Red.


Formulario de Solicitud


Instalación de Servicios de Red


Responsable de Sistemas


I día

RESPONSABLE TAREAS

Unidad Solicitante

1. Inicio 2. Solicita servicios de Red/instalación de sistemas con llenado de

formulario 3. Formulario de solicitud

Jefe Unidad Administrativa 4. Recibe solicitud e instruye el servicio

Responsable del área de sistemas

5. Instruye la instalación de red de sistemas

Técnico de sistemas 6. Recibe servicios solicitados 7. Fin






SERVICIOS DE RED/INSTALACIÓN DE SISTEMAS (tiempo estimado: 1 día)

Responsable Área de Sistemas

Unidad SolicitanteJefe Unidad

AdministrativaTécnico de Sistemas


Solicita servicios de Red/Instalación de

sistemas con llenado de formulario

INICIO

Efectúa servicios de Instalación de Red/

Sistemas

Recibe servicios solicitados

Fin


Instruye la instalación de Red/

Sistemas






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:




8.12.2. SOPORTE TÉCNICO

OBJETIVO : Realizar el soporte técnico




Servicio de Soporte técnico


Responsable de Sistemas


inmediato

RESPONSABLE TAREAS

Unidad Solicitante

1. Inicio 2. Solicita servicios de Red/instalación de sistemas con llenado de

formulario 3. Formulario de solicitud

Técnico de Sistemas 4. Llena formulario de solicitud 5. Formulario de solicitud

Responsable del Área de Sistemas

6. Recibe solicitud e instruye el servicio

Técnico de Sistemas 7. Efectúa servicios de Soporte Técnico

Unidad Solicitante 8. Recibe Servicios de Soporte Técnico 9. Fin






SOPORTE TÉCNICO (tiempo estimado: inmediato)

Responsable Área de Sistemas

Unidad SolicitanteTécnico de sistemas


Solicita servicios de Soporte Técnico

INICIO

Efectúa servicios de Soporte Técnico

Recibe servicios de soporte técnico

Fin


Llena formulario de solicitud






8.13. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOSUNIDAD ADMINISTRATIVA

OPERACIONESINSUMOS


PROCESOS DE APOYO

PRODUCTOS

FINANCIEROS

DISEÑO/REDISEÑO

ANÁLISIS RETROSPECTIVO Y PROSPECTIVO

Marco legal, PEI. POA, Estructura y Manuales,

Procesos, Procedimientos, Estructura Actual

APROBACIÓN

IMPLEMENTACIÓN

Manuales de Procesos y Procedimientos; MOF;

nueva Estructura

Resolución Administrativa

Manuales de Procesos y Procedimientos, MOF

y nueva estructura

Plan de Implementación

Implementación nueva estructura y Manuales

Diagnóstico

Diagnóstico






8.14. FICHAS Y FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS 1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:



8.14.1. ANÁLISIS, DISEÑO/REDISEÑO ORGANIZACIONAL Y APROBACIÓN

OBJETIVO : Realizar el Diseño/Rediseño Organizacional


Solicitud para el diseño/rediseño organizacional


Manual de Procesos y Procedimientos

Manual de Organización y Funciones

Estructura Organizacional


Área de Organización y Métodos


45 días

RESPONSABLE TAREAS

Unidad Solicitante 1. Inicio 2. Solicita Diseño/rediseño organizacional


3. Instruye iniciar Proceso de Diseño/Rediseño organizacional

Jefe de Unidad Administrativa 4. Instruye analizar solicitud de proceso e iniciar si procede

Responsable/Técnico del Área de Organización y Métodos

5. Analiza solicitud de Proceso 6. SI da conformidad solicita reuniones y documentos legales y de

Organización y Métodos a la Unidad solicitante para iniciar el proceso

7. Releva información sobre el marco legal y regulación 8. Releva información sobre los procesos procedimientos

actuales 9. Analiza la estructura organizacional en términos de calidad de

servicio, efectividad y flexibilidad 10. Elabora documento de diagnóstico y procedimientos relevados 11. NO da conformidad técnica informa que no procede solicitud








12. Revisa 13. SI da conformidad remite documento para su ajuste

coordinado 14. NO da conformidad devuelve para su ajuste o revisión

Unidad Solicitante 15. Reciben documento y retroalimentan


16. Determina y diseña procedimiento


17. Revisa 18. SI da conformidad remite al Responsable del área para la

elaboración de Mapas de procesos 19. NO da conformidad devuelve para su ajuste o revisión


20. Elabora mapas de procesos y remite al jefe Unidad para su revisión

Jefe Unidad Administrativa 21. Revisa 22. SI da conformidad remite al Responsable de Diseño 23. NO da conformidad devuelve para su ajuste o revisión


24. Elabora Manual de procesos y procedimientos y Manual de Organización y Funciones

Jefe Unidad Administrativa 25. Revisa 26. SI da conformidad remite a Unidad solicitante y DGAA para su

validación y conocimiento respectivamente

Unidad Solicitante 27. Revisa 28. SI valida remite a Responsable de Diseño 29. NO valida devuelve para su ajuste o revisión


30. Prepara y remite versión final del Manual de procesos y Procedimientos y Manual de Funciones

Jefe Unidad Administrativa 31. Remite versión final Manual de procesos y procedimientos y

Manual de Funciones


32. Solicita elaboración de Resolución Administrativa para Manual de Proceso y Manual de Funciones

Dirección General de Asuntos Jurídicos

33. Elabora Resolución Administrativa


34. Proceso de implementación 35. Fin






ANALISIS, DISEÑO/REDISEÑO, APROBACIÓN 1/3 (Tiempo estimado: 45 días por unidad organizativa)



Unidad SolicitanteDirector General de Asuntos

Administrativos

INICIO

Instruye Analizar solicitud de proceso e iniciar si procede

Instruye iniciar Proceso de Diseño/

Rediseño Organizacional

Solicita Diseño/Rediseño

Organizacional

INICIO

Analiza solicitud de Proceso

Da conformidad técnica

Solicita reuniones y documentos legales y de O y M a Unidad

solicitante para iniciar proceso

SI

Recibe solicitud y se reúne con

Responsable

Informa que no procede solicitud

NOInforma que no

procede solicitud y prepara nota

Envia nota respuesta que no

procede

INICIO

Releva información sobre los procesos/

procedimientos actuales

Releva información sobre el marco legal

y regulación

Análiza la estructura organizacional en

términos de: calidad de servicio,

efectividad y flexibilidad

1






DISEÑO/REDISEÑO ORGANIZACIONAL 2/3

Jefe de Unidad AdministrativaResponsable/Técnico del Área de

Organización y MétodosUnidad Solicitante

Elabora documento de diagnóstico y Procedimientos

relevados

Revisa

Remiten Documento para su ajuste

coordinado

Da Conformidad

SI

Reciben documento y retroalimentan

Determinan y diseña

procedimientos

Elaboran Mapas de Procesos

SI

Revisa

Da Conformidad

Revisa

Devuelve para su ajuste o revisiòn

NO


NO

Da Conformidad NODevuelve para su ajuste o revisiòn

2

1

SI






DISEÑO/REDISEÑO ORGANIZACIONAL 3/3

Unidad AdministrativaResponsable/Técnico del Área

de Organización y MétodosUnidad Solicitante



Elabora Manual de Procesos y

Procedimientos y Manual de

Organización y Funciones

2

Revisa

Da Conformidad NODevuelve para su ajuste o revisiòn

Remite a Unidad solicitante y DGAA

para su validación y conocimiento

respectivamente

SI

Revisa

Valida


NO

SI

Prepara y remite versión final Manual

de Procesos y Procedimientos y

Manual de Funciones

Revisa

Da Conformidad

Solicita elaboración de Resolución

Administrativa para Manual de Proceso

y Manual de Funciones

Devuelve para su revisión y/o ajuste

NO

Remite versión final Manual de Procesos y Procedimientos y

Manual de Funciones

SI

Elabora Resoluciòn Administrativa

FIN

Proceso de Implemetnaciòn






1. IDENTIFICACIÓN:

2. GENERALIDADES:



8.14.2. IMPLEMENTACIÓN

OBJETIVO : Realizar la implementación del Diseño Organizacional


IMPRESOS DE ENTRADA: Plan de Diseño Organizacional


IMPRESOS DE SALIDA: Diseño Organizacional implementado

RESPONSABLES DEL

PROCEDIMIENTO: Área de Organización y Métodos


30 días por unidad organizacional

RESPONSABLE TAREAS


Administrativos 1. Inicio 2. Instruye iniciar Proceso de Implementación

Jefe de Unidad Administrativa 3. Toma conocimiento e instruye elaborar Plan de Implementación

Responsable/Técnico del Área

de Organización y Métodos

4. Elabora Plan de implementación que incluye capacitación difusión y cronogramas

5. Plan de implementación


6. Revisa el Plan 7. SI da conformidad remite al DGAA 8. NO da conformidad devuelve al Responsable para su ajuste o

corrección.


Administrativos

9. Revisa 10. SI da conformidad remite a la MAE 11. NO da conformidad devuelve para su revisión o corrección

MAE 12. Toma conocimiento aprueba Plan e instruye implementación








Administrativos 13. Deriva instrucción para implementación del Plan

Jefe Unidad Administrativa 14. Instruye implementación del Plan

Responsable/Técnico del Área

de Organización y Métodos

15. Organiza y coordina con RRHH la implementación del Plan 16. Implementa el Plan 17. Fin






IMPLEMENTACIÓN (Tiempo estimado: 30 días por unidad organizacional)


Responsable/Técnico del Área de Organización y

Métodos


MAE

Plan de Implementación

Instruye Implementación

Toma conocimiento e Instruye Plan de Implementación

Elabora Plan de Implementación que incluye Capacitación

Difusión y Cronogramas

Inicio

Organiza y Coordina con RRHH la

implementación del Plan

Revisa el Plan

Da conformidadRevisa SI NO

Toma conocimiento aprueba Plan e

instruye Implementación

Da conformidad

SI

NO

Deriva instrucción para

implementación Plan

Instruye Implementación del

Plan

Implementa el Plan

Fin

sistema de organizaciÓn administrativa manual de …€¦ · facilitar las labores de auditoría,...

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