sistema de gestión de la calidad y la seguridad de las...

Begoña Feal CortizasFarmacéutica, CHUAC

V Jornadas TECNO 2 de Junio 2011

“ Seguridad de las nuevas tecnologías en la dispensación de medicamentos”

Sistema de gestiSistema de gestióón de la n de la calidad y la seguridad de las calidad y la seguridad de las tecnologtecnologíías aplicadas a los as aplicadas a los

sistemas de almacenamiento sistemas de almacenamiento y dispensaciy dispensacióónn

RECURSOS GLOBALES

4 Centros Hospitalarios.. Nºcamas:• H.U.A.C................... 840 •Teresa Herrera......... 297 • Marítimo de Oza......154 • Abente y Lago..........120

6 RRSS ..........1400 camas adicionales

Recursos humanos: 68 trabajadores•21 farmacéuticos + 6 FIR•23 auxiliares•6 enfermeras •5 administrativos •5 celadores•2 técnicos laboratorio

Q

SistemaSistemade de

gestigestióón yn yorganizaciorganizacióón n de elevadade elevadacomplejidadcomplejidad

Si trabajamos con CALIDAD

Probablemente seamos mas SEGUROS

QNuestros clientes estén mas

satisfechos

sistemas de gestisistemas de gestióón de la calidad yn de la calidad ySeguridad de las tecnologSeguridad de las tecnologíías aplicadas aas aplicadas a

los sistemas de almacenamiento y dispensación.

MODELOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

ISO 9001

EFQM

ISO 14001

OHSAS 18001

Joint Commission

SA 8000

sistemas de gestisistemas de gestióón de la calidad yn de la calidad ySeguridad de las tecnologSeguridad de las tecnologíías aplicadas aas aplicadas a

los sistemas de almacenamiento y dispensación.

Q

Actividades propias del Servicio de Farmacia que

contribuyen a la seguridad del

paciente

Aplicación de la Norma ISO a los

procesos que realiza el Servicio de

Farmacia para la gestión de la calidad

SEGURIDAD

Organización por procesosTrazabilidad

Q

Seguridad de los medicamentos y sistemas de Seguridad de los medicamentos y sistemas de GestiGestióón de la Calidadn de la Calidad

La Norma ISO 9001:2008ISO 9001:2008 es una norma internacional que promuevela adopción de un enfoque basado

en procesos procesos para aumentar la satisfaccisatisfaccióónn del cliente

Q

AAñño 2005:o 2005: certificacicertificacióón ISO 9001:2000n ISO 9001:2000

Alcance

Alcance:: 100% de la

s activ

idades

desarro

lladas

por el S

ervicio

de

Farmaci

a en to

dos sus c

entros

DocumentaciDocumentacióón escrita de los procedimientos que se realizann escrita de los procedimientos que se realizan :

•Manual de Calidad•Procedimientos Generales - 25•Procedimientos normalizados de trabajo -85 •Instrucciones de trabajo -56•Registros - 256

MonitorizaciMonitorizacióón continua de los procesos : n continua de los procesos :

•Indicadores •Objetivos de calidad•Cuadro de mandos de actividad•Sistema de continuado de auditorias internas y externas

AnAnáálisis y acciones de mejora : lisis y acciones de mejora :

•Responsables de cada proceso •Acciones correctivas y preventivas •Comité de calidad interno

ISO 9001:2008 SERVICIO DE FARMACIA CHUACISO 9001:2008 SERVICIO DE FARMACIA CHUAC

Q

Proc

esos

Es

trat

égic

osPr

oces

os d

e So

port

e

Política de Calidad

Investigación (SF-PG-029)

Procesos de soporte Hospital

Proc

esos

Ese

ncia

les

Procesos de soporte SF

Gestión Farmacoeconómica(SF-PG-020)Gestión logística: Dispensación yDistribución (SF-PG-021)

Monitorización farmacocinética(SF-PG-022)Información farmacoterapéutica(SF-PG-023)Farmacotecnia (SF-PG-024)Nutrición artificial (SF-PG-025)

ATENCIÓN FARMACÉUTICA (SF-PG-026)Paciente Hospitalizado. Paciente no Hospitalizado.

Residencia Sociosanitaria

Docencia (SF-PG-030)

Planificación Estratégica del Servicio Farmacia

(SF-PG-003)

Relaciones Externas y Clientes

(SF-PG-007)

Desarrollo nuevos procesos

(SF-PG-008)

UPR

LU

PRL

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ISO

900

1:20

08 :

MA

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Planificación Estratégica del Servicio Farmacia

(SF-PG-003)

Relaciones Externas y Clientes

(SF-PG-007)

Desarrollo nuevos procesos

(SF-PG-008)

ISO

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Q

Procesos estratégicos: definen la evolución futura del SF teniendo como marco la Política de Calidad del CHUAC. Agrupan las actividades que influyen de manera relevante sobre la eficacia del sistemaAño 2011: Desarrollo de nuevos procesos

• Almacenamiento Kardex horizontal• Dispensación pacientes externos Rowa• Ampliación Pyxis en Unidades Clínicas y SF• Ampliación almacenamiento vertical• Control de temperaturas mediante sonda radiofrecuencia• Prescipción electrónica en hospital de día oncología

Q

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD¿Cómo afecta a la documentación la incorporación de una nueva tecnología?

1.1.-- Informe anual de revisiInforme anual de revisióón del sistema de gestin del sistema de gestióón de la calidad n de la calidad por la direccipor la direccióónn

a. Nivel de implantación del sistema de gestión de la calidad.b. Revisión de la política y de los objetivos de la calidad.c. Situación de las acciones correctivas y preventivas.d. Resultado de auditorías.e. Retroalimentación de los clientes.f. Desempeño de los procesos y conformidad del producto.g. Formación del personal.h. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores de la dirección.i. Cambios planificados que podrían afectar al sistema de gestión de la calidaj. Recomendaciones para la mejora.

a. Nivel de implantación del sistema de gestión de la calidad.b. Revisión de la política y de los objetivos de la calidad.c. Situación de las acciones correctivas y preventivas.d. Resultado de auditorías.e. Retroalimentación de los clientes.f. Desempeño de los procesos y conformidad del producto.g. Formación del personal.h. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores de la dirección.i. Cambios planificados que podrían afectar al sistema de gestión de la calidaj. Recomendaciones para la mejora.

- Sistema de almacenamiento horizontal- Ampliación del almacenamiento vertical para preparar el 100% de DU- Sistema robotizado para dispensación a pacientes externos- ….


2.2.-- Desarrollo de Nuevos procesosDesarrollo de Nuevos procesos

Documento que incluye descripciDocumento que incluye descripcióón detallada de:n detallada de:

•• DescripciDescripcióón del proceson del proceso•• Responsable del procesoResponsable del proceso•• Recursos necesarios: humanos y materialesRecursos necesarios: humanos y materiales•• Tiempo previsto de implantaciTiempo previsto de implantacióónn•• Actividades a realizarActividades a realizar•• Especificaciones tEspecificaciones téécnicas (si procede)cnicas (si procede)•• ConclusionesConclusiones•• Documentos relacionadosDocumentos relacionados

•• PNTsPNTs con responsablescon responsables•• Normas externas aplicables (si procede)Normas externas aplicables (si procede)•• RegistrosRegistros Q


3.3.-- Objetivos de Calidad 2011Objetivos de Calidad 2011

Q

OBJETIVO 2: Implantación y seguimiento del sistema automatizado de dispensación a pacientes externos.

Evaluación e informe final

Puesta en marcha

Integración Dipex-Rowa

Formación personal auxiliar

Formación personal farmacéutico

Llenado de Rowa

Instalación de Rowa

DICNOVOCTSEPAGOJULJUNMAYABRMARFEBENEAño 2011Responsables: Isabel Martín, José Ramón Vizoso.

AAÑÑO 2010 2011O 2010 2011NUEVA UBICACINUEVA UBICACIÓÓN DEL SF CHUACN DEL SF CHUAC

AUTOMATIZACIAUTOMATIZACIÓÓN DE PROCESOSN DE PROCESOS::ALMACENAMIENTO TALMACENAMIENTO Tªª AMBIENTE, NEVERA, ESTUPEFACIENTESAMBIENTE, NEVERA, ESTUPEFACIENTES

DISPENSACIDISPENSACIÓÓN A UNIDADES CLINICASN A UNIDADES CLINICASALMACENAMIENTO Y DISPENSACIALMACENAMIENTO Y DISPENSACIÓÓN EN LA U.C.N EN LA U.C.

DISPENSACIDISPENSACIÓÓN A PACIENTES EXTERNOSN A PACIENTES EXTERNOSDISPENSACIDISPENSACIÓÓN QUIMIOTERAPIAN QUIMIOTERAPIA

REENVASADO DE MEDICAMENTOSREENVASADO DE MEDICAMENTOSREGISTRO DE PETICIONESREGISTRO DE PETICIONES

GESTIGESTIÓÓN DE PEDIDOSN DE PEDIDOS Q

PRESCRIPCIÓNPREPARACIÓN

ADMINISTRACIÓN

VALIDACIÓN

DISPENSACIÓN

SEGUIMIENTO

El Grupo Español de Prevención de Errores de Medicación (GEPEM) de la Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria (SEFH) sitúa la tasa de error global en un 10,11% en el circuito del medicamento

21% en un estudio EEUU en 2001*

* Impact of emerging technologies on medication errors-reducing and adverse drugs events. Am J Health Syst Pharm 2003; 60(14):1447-58Q

Año 1989 – Joint Commission of Acreditation of HeathcareOrganizations define sistema de utilización de medicamentos

TODOS LOS PROFESIONALES SANITARIOS Y EL PACIENTE O SUS FAMILIARES

Seguimiento-Monitorizar y documentar la respuesta del paciente-Identificar y notificar las reacciones adversas y los EM-Reevaluar la selección del medicamento, dosis, frecuencia y duración del tratamiento

ENFERMERA

Administración-Administrar el medicamento correcto al paciente correcto-Administrar la medicación en el momento indicado-Informar al paciente sobre la medicación-Involucrar al paciente en la administración

ENFERMERA, FARMACÉUTICO

Preparación y dispensación-Adquirir y almacenar los medicamentos-Procesar la prescripción-Elaborar/preparar los medicamentos-Dispensar los medicamentos con regularidad

FARMACÉUTICOValidación-Revisar y validar la prescripción

MÉDICO

Prescripción-Evaluar la necesidad y seleccionar el medicamento correcto-Individualizar el régimen terapéutico-Establecer la respuesta terapéutica deseada

PERSONAL IMPLICADOPROCESO

Cinco “ CES”Cinco Cinco ““ CESCES””

MedicamentoDosis PacienteMomentoVia admon.

Almacenamiento y dispensaciAlmacenamiento y dispensacióón: medicamento y momento correctos n: medicamento y momento correctos Q

El área de gestión logística de dispensación y distribución se ocupa del almacenamiento y dispensación de los medicamentos.

Gestiona la correcta disponibilidad del medicamento en condiciones técnicas adecuadas para su uso en el hospital : identificación, caducidad

Área critica dentro del SF por la dotación de recursos humanos y tecnológicos :

64.800 líneas dispensación sistemas Pyxis269.448 líneas dispensación vales de planta 1.708.200 líneas dispensación Unidosis

Área donde la REGISTROS deben ser una garantía de la trazabilidad en todo el proceso

Q

ALMACENAMIENTO Y DISPENSACIÓN

MEDICAMENTO EN TIEMPO , CORRECTO y con CALIDAD TECNICA

ALMACENAMIENTO Y DISPENSACIALMACENAMIENTO Y DISPENSACIÓÓNN

139.052245712419022.92922.70922.20122.452------Líneas totales dispensadas

22%35%30%25%15%5%

% líneas dispensadas en

pedidos vía electrónica

3,8%4%4,5%3,77%3,08%--------% errores en

pedidos stock/planta

91,6991%90%92,1694,1796,8892,4289,895,5792,3292,0284,6589,4(1) % pedidos dispensados

TOTAL %DICNOVOCTSETAGOJULJUNMAYABRMARFEBENEINDICADOR

(1)Resultado planificado 2010: ≥80%INDICADOR: % Pedidos stock/planta dispensados en la misma jornada laboral.Objeto: estimar la capacidad del SF para responder a la demanda de pedidos stock/planta dentro de la misma jornada laboral.

(1) Resultado 2009: 90,9%

SF-PT-201 STOCK EN PLANTA

Que queremos en 2011?:Que queremos en 2011?:

% pedidos dispensados > 90%% pedidos dispensados > 90%% errores en pedidos stock/planta < 3,5%% errores en pedidos stock/planta < 3,5%% l% lííneas dispensadas vneas dispensadas víía electra electróónica > 45%nica > 45%

Indicadores 2010Indicadores 2010

Para su consecuciPara su consecucióón, apostamos por nuevas tecnologn, apostamos por nuevas tecnologíías!as! Q


DISPENSACIÓN STOCK EN PLANTA. SITUACIÓN DE PARTIDA AÑO 2010: SISTEMA MANUAL ALMACENAMIENTO Y DISPENSACIÓN

INDICADOR: % Pedidos stock/planta dispensados en la misma jornada laboral.Seguimiento periódico de los indicadores en las reuniones del Comitéde Calidad

7880

82848688

909294

9698

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

% pedidos nodispensados en lamisma jornada laboral

Planificado: Planificado: > 80%> 80%


DISPENSACIÓN DOSIS UNITARIAS. SITUACIÓN DE PARTIDA, AÑO 2010: LLENADO MANUAL DEL 50% DOSIS UNITARIAS

INDICADOR 1: % Cajetines incorrectosINDICADOR 2: % medicamentos incorrectosObjeto: estimar la concordancia entre la ficha farmacoterapéutica y los medicamentos enviados.

Resultado Planificado 1: Resultado Planificado 1: < 9%< 9%Resultado Planificado 2: < 1,6%Resultado Planificado 2: < 1,6%

0

2

4

6

8

10

12

14

16

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

% cajetines incorrectos % medicamentos incorrectos


DISPENSACIÓN DOSIS UNITARIAS. SITUACIÓN ACTUAL, AÑO 2011: LLENADO 100% DOSIS UNITARIA SEMIAUTOMÁTICO

0

5

10

15

20

25

1 2 3

% CAJETINES INCORRECTOS % MEDICAMENTOS INCORRECTOS

INDICADOR 1: % Cajetines incorrectosINDICADOR 2: % medicamentos incorrectos.

AAÑÑO 2011O 2011

ReubicaciReubicacióón de medicamentosn de medicamentosNuevos mNuevos máárgenes mrgenes mááximosximos--mmíínimosnimosFormaciFormacióón de personaln de personalTiempo para la adaptaciTiempo para la adaptacióón al nuevo sisteman al nuevo sistema……

Problemas!Problemas!Posibles soluciones:Posibles soluciones:


0

5

10

15

20

25

1 2 3

% CAJETINES INCORRECTOS % MEDICAMENTOS INCORRECTOS

AAÑÑO 2011O 20111.-Planificar 2.-Ejecutar

4.-ActuarCorregir

para mejorar

3.-Compararresultados conlo planificado

PROGRESO Accionescorrectivaspreventivas

ESTUDIO PRELIMINAR DE UN SISTEMA DE ALMACENAMIENTOESTUDIO PRELIMINAR DE UN SISTEMA DE ALMACENAMIENTOAUTOMATIZADO PARA LA DISPENSACIAUTOMATIZADO PARA LA DISPENSACIÓÓN DE MEDICAMENTOSN DE MEDICAMENTOS

A PACIENTES EXTERNOS EN EL CHUACA PACIENTES EXTERNOS EN EL CHUAC

ABRIL 2011: ROWA, con conectividad al programa informABRIL 2011: ROWA, con conectividad al programa informáático detico dedispensacidispensacióón a pacientes externos y gestin a pacientes externos y gestióón.n.

Método: 128 consultas supervisadas por un farmacéutico observador• 30,5% VIH• 17,2% NRL• 12,5% NEF• 12,5 % REUMA

100 % de coincidencia 100 % de coincidencia cualicuali y cuantitativay cuantitativaT de dispensaciT de dispensacióón= 3n= 3´́1919´´´´ (24(24¨̈--1717´́))25,8% de interrupciones en la consulta25,8% de interrupciones en la consulta

24% incidencias en el robot24% consulta al F de referencia51% medicamentos No en Rowa

Tiempo medio de interrupciTiempo medio de interrupcióón: 2n: 2´́2828´´´´

ESTUDIO PRELIMINAR DE UN SISTEMA DE ALMACENAMIENTOESTUDIO PRELIMINAR DE UN SISTEMA DE ALMACENAMIENTOAUTOMATIZADO PARA LA DISPENSACIAUTOMATIZADO PARA LA DISPENSACIÓÓN DE MEDICAMENTOSN DE MEDICAMENTOS

A PACIENTES EXTERNOSA PACIENTES EXTERNOS

CONCLUSIONES:CONCLUSIONES:ROWA permite la dispensación segura de losmedicamentosNecesitamos estudios adicionales comparativoscon el sistema manual para posicionar esta tecnología entérminos de rentabilidad.

Ventajas:• Entrada automatizada o manual• Control de caducidades• 0% error en dispensación• Conectividad a programas informáticos ya disponibles• Gestión automática de stocks

Inconvenientes•Elevada inversión

INFLUENCIA DE LA IMPLANTACIINFLUENCIA DE LA IMPLANTACIÓÓN DE UN SISTEMA DE PRESCRIPCIN DE UN SISTEMA DE PRESCRIPCIÓÓNNELECTRELECTRÓÓNICA EN ONCOLOGNICA EN ONCOLOGÍÍA EN LA PREPARACIA EN LA PREPARACIÓÓN DE LOS TRATAMIENTOS N DE LOS TRATAMIENTOS

EN EL SERVICIO DE FARMACIAEN EL SERVICIO DE FARMACIA

Objetivo:Objetivo: evaluar el impacto sobre los tiempos de confirmacievaluar el impacto sobre los tiempos de confirmacióón para la n para la preparacipreparacióón de los tratamientos n de los tratamientos citostcitostááticosticos de la implantacide la implantacióón de la n de la prescipciprescipcióónn electrelectróónica en el hospital de dnica en el hospital de díía de oncologa de oncologííaa

MMéétodo:todo: registros fecha/hora de confirmaciregistros fecha/hora de confirmacióón y preparacin y preparacióón del 100% de n del 100% de tratamientos 8 meses tratamientos 8 meses PrePre--implantaciimplantacióón y 5 meses n y 5 meses post.implantacipost.implantacióónn..Se compararon % tratamientos confirmados antes y despuSe compararon % tratamientos confirmados antes y despuéés de las 12:00hs de las 12:00hparapara lo que se utilizlo que se utilizóó el test del el test del chichi--cuadradocuadrado

Resultados:Resultados: Nº tratamientos totales11768tratamientos totales11768•• 76% de registros corresponde a tratamientos confirmados el mism76% de registros corresponde a tratamientos confirmados el mismoo

ddíía de su preparacia de su preparacióónn

PrePre PE= 54,2% confirmados antes de las 12 hPE= 54,2% confirmados antes de las 12 hPost PE= 65,2% confirmados antes de las 12 hPost PE= 65,2% confirmados antes de las 12 hTodos los tramos horarios con diferencias significativas Todos los tramos horarios con diferencias significativas

Q

INFLUENCIA DE LA IMPLANTACIINFLUENCIA DE LA IMPLANTACIÓÓN DE UN SISTEMA DE PRESCRIPCIN DE UN SISTEMA DE PRESCRIPCIÓÓNNELECTRELECTRÓÓNICA EN ONCOLOGNICA EN ONCOLOGÍÍA EN LA PREPARACIA EN LA PREPARACIÓÓN DE LOS TRATAMIENTOS N DE LOS TRATAMIENTOS

EN EL SERVICIO DE FARMACIAEN EL SERVICIO DE FARMACIA

CONCLUSIONES:CONCLUSIONES:

• Tendencia al incremento de confirmaciones de tratamientos en las primeras horas de la jornada, en detrimento de las más tardías.

• El incremento fue notable en el rango 9-10h, y 11-12 h

• Disminuye de forma importante las confirmaciones a partir de las 13hpasando del 25,5% al 14,9%

CONCLUSIONES:CONCLUSIONES:

La prescripción electrónica en hospital de día de oncología aporta valor añadido en acortar tiempos de espera del paciente desde que seconfirma su tratamiento en la consulta hasta su preparaciónen el servicio de farmacia Q

¡¡ gracias por vuestra atencigracias por vuestra atencióón!n!

sistema de gestión de la calidad y la seguridad de las...

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