Sistema de Control Interno

Qu es el sistema de control interno?Es el conjunto de acciones, actividades, planes, polticas, normas, registros, procedimientos y mtodos, incluido el entorno y actitudes del personal que tiene implantados una empresa o negocio.Objetivo:Su objetivo es proteger sus activos, asegurar la validez de la informacin, promover la eficiencia en las operaciones, y estimular y asegurar el cumplimiento de las polticas y directrices emanadas de la direccin.

Los controles en el control interno:Son caracterizados bien como contables o como administrativos:1. Los controles contables, comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos cuya misin es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables.2. Los controles administrativos se relacionan con la normativa y los procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa y el acatamiento de las polticas de la Direccin y normalmente slo influyen indirectamente en los registros contables.

Tipos de control interno: Control interno administrativoSon los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a los procesos de decisin que llevan a la autorizacin de transacciones o actividades por la administracin, de manera que fomenta la eficiencia de las operaciones, la observancia de la poltica prescrita y el cumplimiento de los objetivos y metas programados.Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de efectividad, eficiencia y economa de los procesos de decisin. Control interno financieroSon los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a la salvaguarda de los recursos y la verificacin de la exactitud, veracidad y confiabilidad de los registros contables, y de los estados e informes financieros que se produzcan, sobre los activos, pasivos, patrimonio y dems derechos y obligaciones de la organizacin.Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de efectividad, eficiencia y economa con que se han manejado y utilizado los recursos financieros a travs de los presupuestos respectivos. Control interno previoSon los procedimientos que se aplican antes de la ejecucin de las operaciones o de que sus actos causen efectos; verifica el cumplimiento de las normas que lo regulan y los hechos que las respaldan, y asegura su conveniencia y oportunidad en funcin de los fines y programas de la organizacin.Es muy importante que se definan y se desarrollen los procedimientos de los distintos momentos del control previo ya sea dentro de las operaciones o de la informacin a producir.Los distintos momentos que deben identificarse para desarrollar los procedimientos en todos los niveles que sean necesarios, se refieren al control previo, control concurrente y control posterior interno. No existen unidades administrativas que se encarguen por separado de este tipo de controles, estos estn incorporados a los procesos normales que siguen las operaciones; los controles previos se refieren a actividades simples, quiz como preguntarse antes de autorizar la compra de algo, si no existe en los almacenes, o si existe partida presupuestaria para proceder a comprometer los recursos, etc.Los controles previos son los que ms deben cuidarse porque son fuentes de riesgo, ya que si uno de esos no se cumple puede incurrirse en compras innecesarias, decisiones inconvenientes, compromisos no autorizados, etc. por lo que aqu tambin juega la conciencia de los empleados ya que si cada uno de ellos se convierte en el control previo del paso anterior, las posibilidades de desperdicio y corrupcin, son menores. Control interno concomitanteSon los procedimientos que permiten verificar y evaluar las acciones en el mismo momento de su ejecucin, lo cual est relacionado bsicamente con el control de calidad. Control interno posteriorEs el examen posterior de las operaciones financieras y administrativas y se practica por medio de la Auditora Gubernamental; por su aplicacin se clasifica en: Control posterior internoEs el examen posterior de las operaciones financieras y administrativas y se practica por medio de la Auditora Interna de cada organizacin. Control posterior externoEs el examen posterior de las operaciones financieras y administrativas y es responsabilidad exclusiva del Organismo Superior de Control, a travs de la Auditora Gubernamental.

El estudio del sistema de control internoEl estudio del control interno incluye dos fases:1. La revisin preliminar del sistema con objeto de conocer y comprender los procedimientos y mtodos establecidos por la entidad.2. La realizacin de pruebas de cumplimiento para obtener una seguridad razonable de que los controles se encuentran en uso y que estn operando tal como se disearon. Revisin del sistema:La revisin del sistema es principalmente un proceso de obtencin de informacin respecto a la organizacin y a los procedimientos establecidos, con objeto de que sirva como base para las pruebas de cumplimiento y para la evaluacin del sistema. La informacin requerida para este objetivo se obtiene normalmente a travs de entrevistas con el personal apropiado del cliente y mediante el estudio de documentos tales como manuales de procedimientos, instrucciones al personal, etc.La informacin relativa al sistema ser documentada en forma de cuestionarios, resmenes de procedimientos, flujogramas o cualquier otra forma de descripcin de un circuito administrativo y adaptndose a las circunstancias o preferencias del auditor.Con objeto de verificar la informacin obtenida, a veces se adopta el procedimiento de seguir el ciclo completo de una o varias transacciones a travs del sistema. Esta prctica, adems de ser til para el propsito indicado, permite que las partidas seleccionadas pueden ser consideradas como parte de las pruebas de cumplimiento. Pruebas de cumplimiento.La finalidad de las pruebas de cumplimiento es proporcionar al auditor una seguridad razonable de que los procedimientos relativos a los controles internos estn siendo aplicados tal como fueron establecidos. Estas pruebas son necesarias si se va a confiar en los procedimientos descritos. Sin embargo, cuando los procedimientos de control no son satisfactorios, el auditor no debe confiar en los mismos.El auditor podr omitir parte o toda la comprobacin de los sistemas de control interno cuando ese trabajo no fuese efectivo en trminos de coste-eficacia, siempre que las pruebas alternativas, de naturaleza substantiva, le permitan satisfacerse razonablemente de las afirmaciones de la Direccin sobre las cuentas que se vean afectadas por esta decisin. A tal efecto debe tomarse en consideracin la naturaleza o nmero de las transacciones o saldos involucrados, los mtodos de procesamiento de datos que se estn usando y los procedimientos de auditora que puedan ser aplicados al realizar las pruebas substantivas.La naturaleza de los procedimientos de control interno y la evidencia disponible sobre su cumplimiento determinan, necesariamente, la naturaleza de las pruebas de cumplimiento e influyen sobre el momento de ejecucin y extensin de tales pruebas. Las pruebas de cumplimiento estn ntimamente interrelacionadas con las pruebas substantivas y, en la prctica, los procedimientos de auditora suministran, al mismo tiempo, evidencia de cumplimiento de los procedimientos de control interno contable, as como la evidencia requerida de las pruebas substantivas.La evaluacin del sistema de control internoDefine las fortalezas y debilidades de la organizacin empresarial mediante una cuantificacin de todos sus recursos mediante el examen y objetivos del control interno, registros y evaluacin de los estados financieros se crea la confianza que la entidad debe presentar frente a la sociedad. La evaluacin del sistema de control interno basado en principios, reglas, normas, procedimientos y sistemas de reconocido valor tcnico es el fundamento de la realizacin de una buena auditora financiera.MTODOS DE EVALUACIN 1. Muestreo estadstico En el proceso de evaluacin del control interno un auditor debe revisar altos volmenes de documentos, es por esto que el auditor se ve obligado a programar pruebas de carcter selectivo para hacer inferencias sobre la confiabilidad de sus operaciones.Para dar certeza sobre la objetividad de una prueba selectiva y sobre su representatividad, el auditor tiene el recurso del muestreo estadstico, para lo cual se deben tener en cuenta los siguientes aspectos primordiales:La muestra debe ser representativa.El tamao de la muestra vara de manera inversa respecto a la calidad del control interno.El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo para poder hacer una inferencia adecuada.Siempre habr un riesgo de que la muestra no sea representativa y por lo tanto que la conclusin no sea adecuada.2. Mtodo de cuestionarioConsiste en la evaluacin con base en preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de los responsables de las distintas reas bajo examen.Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendr evidencia que deber constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarn a determinar si los controles operan tal como fueron diseados.La aplicacin de cuestionarios ayudar a determinar las reas crticas de una manera uniforme y confiable.

3. Mtodo narrativoConsiste en la descripcin detallada de los procedimientos ms importantes y las caractersticas del sistema de control interno para las distintas reas, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.4. Mtodo grficoTambin llamado de flujogramas, consiste en revelar o describir la estructura orgnica las reas en examen y de los procedimientos utilizando smbolos convencionales y explicaciones que dan una idea completa de los procedimientos de la entidad.Tiene como ventajas que: Identifica la ausencia de controles financieros y operativos. Permite una visin panormica de las operaciones o de la entidad. Identifica desviaciones de procedimientos. Identifica procedimientos que sobran o que faltan. Facilita el entendimiento de las recomendaciones del auditor a la gerencia sobre asuntos contables o financieros.TCNICAS DE EVALUACIN1. Tcnicas de verificacin ocularEntre estas se encuentran: Comparacin. Observacin. Revisin selectiva. Rastreo.2. Tcnicas de verificacin verbalIndagacin.

3. Tcnicas de verificacin escrita Anlisis. Conciliacin. Confirmacin.4. Tcnicas de verificacin documental Comprobacin. Computacin.5. Tcnicas de verificacin fsica Inspeccin. ComentarioTodas estas tcnicas de evaluacin las puede encontrar aplicadas en los diferentes tipos de artculos que tienen que ver con este tema en el canal financieroFICHA DE EVALUACINLa ficha de evaluacin grfica y cuantifica el nivel de desempeo de la empresa, est fundamentada en: Los criterios o reas a ser evaluados. La ordenacin de compromisos. Las sub-reas o unidades a evaluar dentro de la respectiva rea. Calificacin del control. Marcas de desviaciones. Cumplimiento de recomendaciones.