diseÑo del sistema de control interno …

DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO DE LOS PROCESOS OPERATIVOS EN LA GESTIÓN COMERCIAL Y GESTIÓN DE

COMPRAS, BAJO NTC-6001/2008 EN LA EMPRESA RIEGOS DEL PACIFICO LTDA.

SANDRA MILENA ASTUDILLO ESQUIVEL MARTHA CECILIA ZAPATA ZAPATA

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA DE CALI

PROGRAMA DE CIENCIAS ECONÓMICAS FACULTAD CONTADURÍA PÚBLICA

SANTIAGO DE CALI, 2012

DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO DE LOS PROCESOS OPERATIVOS EN LA GESTIÓN COMERCIAL Y GESTIÓN DE

COMPRAS, BAJO NTC-6001/2008 EN LA EMPRESA RIEGOS DEL PACIFICO LTDA.

SANDRA MILENA ASTUDILLO ESQUIVEL MARTHA CECILIA ZAPATA ZAPATA

Desarrollo de la práctica empresarial para optar al título de Contador público

Asesor metodológico GHERSON GRAJALES

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA DE CALI PROGRAMA DE CIENCIAS ECONÓMICAS

FACULTAD CONTADURÍA PÚBLICA SANTIAGO DE CALI,

2012

3

Nota de aceptación

Aprobado por el Comité de Grado en cumplimiento de los requisitos exigidos por la Universidad de San Buenaventura de Cali para optar al título de Contador Público. RICARDO ZAMORANO H. Jurado MANUEL PAZ Jurado

Santiago de Cali, Junio de 2012

4

CONTENIDO

Pág. INTRODUCCIÓN 12 1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 14 1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 14

1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 14 1.3 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA 15 2. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO 16 2.1 JUSTIFICACIÓN TEÓRICA 16 2.2 JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA 16

2.3 JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA 16

3. OBJETIVOS. 18 3.1 OBJETIVO GENERAL 18

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 18 4. MARCO DE REFERENCIA 19 4.1 MARCO TEÓRICO 19

4.1.1 Norma NT 6001-2008. 19 4.1.2 Normas Nct - ISO 9000-2005. 20

4.1.3 Sistema De Control “Coco”. 22 4.1.4 Gestión De Riesgos ISO 31000/2009. 23

5

4.1.5 Sistema De Control Interno Coso I Y II. 25 4.1.6 Sistema Cobit. 27 4.1.7 Meci: Modelo Estándar De Control Interno. 28 4.1.8 Fundamentos Teóricos. 29 4.2 MARCO CONCEPTUAL 32

4.2.1 Manual de funciones. 32 4.2.2 Manual de procesos operativos. 32 4.2.3 Manual de procedimientos. 32

4.2.4 Manual de instructivos. 33 4.3 MARCO LEGAL 33 4.4 MARCO GEOGRÁFICO 34 5. METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN 35 5.1 TIPO DE ESTUDIO 35 5.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN 35 5.3 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN 35

5.3.1 Fuentes secundarias. 35 5.3.2 Fuentes primarias. 35

6. DIAGNOSTICO EMPRESARIAL 36

6.1 SITUACIÓN EMPRESARIAL 36 7. DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS. 37 7.1 ORGANIGRAMA. 37

6

7.1.1 Por su naturaleza. 38 7.1.2 Por su finalidad. 38 7.1.3 Por su ámbito es general. 38 7.1.4 Por su contenido son integrales. 38 7.1.5 Por su representación o disposición grafica son verticales. 38

7.2 MANUALES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 39 7.3 PERFILES Y CARGOS. 39 7.3.1 Planta De Cargos. 39

7.3.2 Perfiles De Los Cargos. 40 7.3.2.1 Perfil Jefe Comercial 40 7.3.2.2 Perfil Asistente Comercial 41 7.3.2.3 Perfil Vendedor 41

7.3.2.4 Perfil Jefe De Compras 41

7.3.3 Diccionario De Competencias Propuestas. 42

7.3.3.1 Competencias jefe Comercial 42 7.3.3.2 Competencias Asistente Comercial 43 7.3.3.3 Competencias Vendedor 43 7.3.3.4 Competencias Jefe De Compras 43 7.3.3.5 Competencias del Almacenista 43

7.4 FUNCIONES O MACRO PROCESOS. 44 7.4.1 Manual De Funciones Y Responsabilidades. 44

7.4.1.1 Objetivo del cargo, responsabilidades y funciones. 44 7.4.2 Mapa De Procesos 47

7

7.5 PROCESOS OPERATIVOS 48 7.5.1 Diagrama De Procesos 48 7.5.2 Manual De Procesos Operativos. 49 7.5.2.1 Ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar/ajustar). 49 7.5.3 Matriz De Riesgos. 59

7.6 PROCEDIMIENTOS O SUB PROCESOS. 62 7.6.1 Manual De Procedimientos. 62 7.6.1.1 Gestión Comercial 63

7.6.1.2 Gestión en Compras. 92 7.7 INSTRUCTIVOS O MICRO PROCESOS. 124 7.7.1 Formatos De Los Documentos De Control Interno Del Área De Compras Y Comercial. 124 7.7.2 Manuales Instructivos. 132 8. CONCLUSIONES 147

9. RECOMENDACIONES 149

BIBLIOGRAFÍA 150 CIBERGRAFÍA 152 ANEXOS 153

8

LISTA DE CUADROS

Pág.

Cuadro 1. Planta de cargos: gestión de comercial 40 Cuadro 2. Planta de cargos: gestión de compras 40

Cuadro 3. Manual de proceso. Jefe comercial 50 Cuadro 4. Manual de procesos. Asistente comercial 52 Cuadro 5. Manual de procesos. Vendedor 54

Cuadro 6. Manual de procesos. Jefe de compras 55 Cuadro 7. Manual de procesos. Almacenista 57 Cuadro 8. Matriz de riesgo proceso de compras 60 Cuadro 9. Riesgos específicos identificados 61

Cuadro 10. Requisición de inventarios. 124

9

LISTA DE FIGURAS

Pág.

Figura 1. Modelo de Gestión ISO 9000-2008. 21 Figura 2. Relación entre los principios, estructura de soporte y proceso de gestión del riesgo 24 Figura 3. Proceso de gestión del riesgo 25

Figura 4. Esquema de funcionamiento del esquema Cobit 28 Figura 5. Mapa de procesos 47 Figura 6. Proceso de ventas 48

Figura 7. Proceso de compras 49

Figura 8. Solicitud de compras. 125 Figura 9. Orden de compra. 125 Figura 10. Entrada de almacén. 126 Figura 11. Pedidos de ventas. 127 Figura 12. Cotización en ventas. 128

Figura 13. Factura de venta diligenciada. 129 Figura 14. Recibo de caja. 130

Figura 15. Notas de devolución a proveedor. 131 Figura 16. Formato de inventarios aleatorios. 132 Figura 17. Creación del tercero 133 Figura 18. Requisición de inventarios. 136 Figura 19. Cotización. 137

10

Figura 20. Entrada de almacén. 138 Figura 21. Pedido de mostrador. 139 Figura 22. Consulta de pedidos. 140 Figura 23. Facturación del pedido. 140 Figura 24. Orden de compra. 141

Figura 25. Pedido de ventas. 142 Figura 26. Solicitud de compras. 143 Figura 27. Recibo de caja. 144

Figura 28. Nota de devolución. 145

11

LISTA DE ANEXOS

Pág.

ANEXO A. RUT DE EJEMPLO 153

ANEXO B. DIRECCIÓN DE CORRESPONDENCIA 154 ANEXO C. CATÁLOGO GENERAL DE CLIENTES 157 ANEXO D. CATÁLOGO GENERAL DE ACTIVIDADES ECONÓMICAS 158

ANEXO E. CATÁLOGO DE CENTROS DE OPERACIÓN 159 ANEXO F. CATÁLOGO GENERAL DE VENDEDORES Y COBRADORES 160 ANEXO G. CATÁLOGO GENERAL DE ITEMS DEL INVENTARIO 161

12

INTRODUCCIÓN De una manera global se puede decir que el control Interno en una organización, es todo aquello que realizan las empresas para impedir que se proporcionen manejos inadecuados en los procesos o actividades que se ejecutan, por sus propios trabajadores o personas ajenas a la entidad, se pueden destacar algunas como: la segregación de funciones, supervisión y revisión; esto conforma la percepción que tienen la mayor parte de las personas, pero en realidad es mucho más complejo. Para que el control interno sea efectivo debe ser un sistema dentro de la empresa que se adapte a las condiciones, debe ser flexible para que se adapte a las condiciones cambiantes tanto interna como externamente, a los riesgos detectados, debe abarcar todos los niveles de la empresa, como se puede observar el significado de Control Interno es mucho más extenso de lo que puede parecer, se puede definir El Control Interno como: El proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y el personal de la entidad; para proporcionar seguridad razonable, respecto a si están lográndose los objetivos siguientes:1

Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y la calidad en los servicios que deben brindar cada entidad pública.

Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales. Como se puede observar el Control Interno no solo tiene que ver con la protección y adecuada administración de los recursos y bienes de la empresa, también es importante para la Gerencia en la evaluación del desempeño y en la toma de decisiones, de una implementación del sistema de control interno puede depender el cumplimiento de los objetivos establecidos por la gerencia, por lo cual se puede comprender que para una empresa es de suma importancia la implementación de un sistema de Control Interno que sea practico, funcional, adaptado a las necesidades de la empresa, flexible para ir evolucionando con la empresa y para adaptarse a los riesgos que van surgiendo o detectándose, por lo anterior se percibe la importancia de diseñar e implementar correctamente un sistema de

1 MANTILLA, Samuel Alberto. Control Interno Estructura conceptual integrada.

13

Control Interno adecuado a cada empresa, es por esto que la empresa Riegos del Pacifico LTDA., ha decidido implementar un modelo de gestión basado en la Norma Técnica Colombiana 6001/2008, el cual le permitirá a la empresa obtener unos controles administrativos, para que las operaciones y actividades de sus departamentos fluyan con eficacia, eficiencia y destreza, facilitando su funcionamiento de manera óptima.

14

1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ¿Los procesos en gestión comercial y gestión en compras que maneja la empresa riegos del pacifico Ltda., actualmente afecta el buen desarrollo de la compañía? 1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Actualmente la empresa RIEGOS DEL PACIFICO LTDA, no tiene documentados sus procesos de gestión comercial y gestión en compras por lo cual, al momento de llevarlos a cabo no hay una buena ejecución de los mismos o un estándar que permitan desempeñarlos de manera eficiente. Por lo cual la empresa presenta falencias en la operatividad de las áreas mencionadas anteriormente, lo que hace que se presenten los siguientes inconvenientes:

Demoras en entregas de productos.

Perdida de ventas.

Demanda no satisfecha.

Afectan los márgenes de contribución.

Las órdenes de compra no han sido aprobadas previamente. Estos inconvenientes, se están presentando en la empresa, debido a que en el proceso de gestión de compras y ventas se están generando innumerables documentos y re-procesos porque:

No existe una política establecida para un stock de productos.

No existen funciones, procesos y procedimientos, documentados. Al no tener estas herramientas el personal ejecuta los procesos realizados en la empresa de manera empírica con una capacitación al ingresar a la compañía.

15

1.3 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA ¿Cómo analizar el organigrama de la empresa? ¿Cómo documentar manuales de funciones para el personal involucrado en el proceso de gestión comercial y de compras en la empresa? ¿Cómo documentar los manuales de procesos para las funciones descritas? ¿Cómo documentar el manual de procedimientos de control interno para cada uno de los procesos? ¿Cómo documentar los indicadores de medición de la gestión de los procesos? ¿Cómo documentar la matriz de riesgos de los procesos?

16

2. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO 2.1 JUSTIFICACIÓN TEÓRICA La norma NTC 6001/2008 establece unos parámetros fundamentales para implementar un modelo de gestión en una MYPE de cualquier sector económico. Su ámbito de aplicación va desde el desarrollo de los procesos de dirección, procesos operativos hasta los procesos de apoyo, abarcando toda la empresa, permitiendo mejorar la gestión administrativa, financiera, comercial, etc. Facilitando posteriormente la implementación de modelos internacionales de gestión, toda vez que, esta norma está basada en la ISO 9000, pero más simple y fácil de aplicar. De modo que las directivas de la empresa RIEGOS DEL PACIFICO LTDA, en busca del desarrollo de una estructura interna sólida, ha decidido implementarla. 2.2 JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA El proyecto se realizara con base en la utilización de documentos; recolección, selección, análisis y documentación de resultados, a través de diferentes técnicas de: localización de datos, análisis de documentos y de contenidos, que obedecen a una serie de procedimientos y técnicas específicas como, reuniones, entrevistas, levantamiento de procesos y diagramación de procesos. 2.3 JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA El presente proyecto se realiza con el fin de aportar de manera positiva y beneficiosa a la compañía, aplicando los conocimientos adquiridos en el transcurso de los estudios en el programa de contaduría sumado a la experiencia obtenida durante el tiempo laborado. Se realizará basado en dos procesos operativos, el de gestión comercial y el de gestión en compras. Conviene precisar que se trabajará en estos dos procesos, ya que para la empresa estos generan mayor impacto para el logro de sus objetivos, requiriendo mayor premura y otorgando así la debida autorización.

17

El área comercial en una empresa es una función de primer orden, ya que es la responsable directa de las relaciones con los clientes y de la consecución de los objetivos de venta que son la fuente principal de ingresos de las empresas; además de que el equipo comercial, es uno de los ejes fundamentales de la organización, tienen como misión mantener y ampliar el mercado y fidelizar a los clientes; además de colaborar en el mantenimiento de los beneficios de la empresa aumentando la productividad. En cuanto al área de compras se puede decir que tiene una importancia sustantiva en las empresas, porque es el área que articula las necesidades de producción de la empresa al proveerla de los materiales que necesita para cumplir su tarea y porque es el área en la que se genera el proceso de pagos, por lo tanto tiene gran incidencia en la operación de la empresa. Es el área desde donde sale el dinero de la empresa, para lo cual se debe garantizar comprar la mejor calidad al menor costo posible.

18

3. OBJETIVOS. 3.1 OBJETIVO GENERAL Diseñar el control interno administrativo de la compañía RIEGOS DEL PACIFICO LTDA, de los procesos inherentes a la gestión comercial y de compras con los lineamientos de la NCT 6001/2008 ICONTEC. 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Analizar el organigrama de la empresa respecto de los procesos objeto de estudio.

Formalizar y documentar manuales de funciones para el personal involucrado en el proceso de gestión comercial y de compras en la empresa.

Formalizar y documentar los manuales de procesos para las funciones descritas.

Formalizar y documentar el manual de procedimientos de control interno para cada uno de los procesos.

Formalizar y documentar los indicadores de medición de la gestión de los procesos.

Formalizar y documentar la matriz de riesgos de los procesos.

19

4. MARCO DE REFERENCIA 4.1 MARCO TEÓRICO

Los numerosos problemas de corrupción y fraudes detectados en algunos entes en los últimos años, han involucrado hasta corporaciones internacionales, razón por la cual ha surgido la necesidad de fortalecer o implementar Sistemas de Control Interno en todos las clases de empresas tanto públicas como privadas, en muchos países del mundo. Tanto para PYMES como para MYPES se ha pretendido direccionar la documentación de los procesos para aunar esfuerzos en la minimización de los factores de riesgos implementando aquellos controles mínimos que se deben llevar a cabo, entre los cuales se tienen normas técnicas y estándares internacionales algunos con orientación a los procesos tales como son NTC 6001/2008 e ISO-9000/2005, y otros enfocados a mitigar el riesgo empresarial, entre ellos están: COCO, COSO, COBIT, CADBURY, todos ellos enumeran las actividades de control normalizando lo macro procesos, procesos operativos, subprocesos y micro procesos basados en la cadena de valor integrada por la dirección, la operación y el apoyo, buscando así incrementar la eficiencia, la eficacia, la efectividad de la empresa, facilitando su crecimiento y desarrollo hacia la consolidación de ventajas competitivas en el mercado nacional e internacional. 4.1.1 Norma NT 6001-2008. La NTC 6001/2008 es un modelo de gestión para las empresas MYPES, la cual establece unos parámetros que brinda fortalecer su competitividad y responder a las exigencias del mercado actual; esta norma está basada en la ISO 9000. La aplicación de la norma NTC 6001/2008, facilitará la implementación de los modelos internacionales de los sistemas de gestión, tales como ISO 9001 (Sistema de Gestión de Calidad), ISO 14001 (Sistema de Gestión medioambiental), OHSAS 18001 (Seguridad y Salud Ocupacional), entre otros. Su alcance de aplicación va desde los procesos de direccionamiento, procesos operativos y procesos de apoyo. En cada uno de ellos plantea: Procesos de direccionamiento: Una matriz de despliegue estratégico, donde se define la estrategia organizacional, se evalúa y monitorea la gestión.

20

Procesos operativos: Se define y plantea de manera específica como ingresar el mercado, mediante el conocimiento y claridad de los productos, su distribución, la calidad, etc. Procesos de apoyo: Estos procesos plantean la definición de sus recursos como los financieros, los de recursos humanos, la información como fuente importante para la toma de decisiones Cubriendo estos aspectos la norma técnica espera que su implementación, permita a la empresa MYPES obtener mejores resultados, con procesos operativos claramente definidos y alcanzar la competitividad2.

4.1.2 Normas Nct - ISO 9000-2005. La norma internacional ISO 9000 es un compendio de normas, que buscan asistir a las empresas, de todo tipo y tamaño, pretendiendo con su implementación la operación de sistemas de gestiones de calidad. Este grupo está compuesto por la ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004, la norma ISO 19011, que en conjunto facilitan la mutua comprensión en el comercio nacional e internacional. La norma ISO 9000 de manera específica podría expresarse como la carta magna de todo este grupo, es decir, aquí se encuentra la fundamentación de los sistemas de calidad y la terminología especifica. La norma ISO 9001 especifica los requisitos para los sistemas de gestión de la calidad aplicables a toda organización, que necesite demostrar su capacidad para proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus clientes y los reglamentarios que le sean de aplicación y su objetivo es aumentar la satisfacción al cliente. La norma ISO 9004 proporciona directrices que consideran tanto la eficiencia como la eficacia del sistema de gestión de la calidad. El objetivo de esta norma es la mejora del desempeño de la organización y la satisfacción de los clientes y las partes interesadas.

2 NTC 6001/2008

21

La norma ISO 19011 proporciona orientación relativa a las auditorías de sistemas de gestión de la calidad y de gestión ambiental. Para obtener el éxito de estas normas en una organización, se necesita de una implementación y verificación constante que permita el mejoramiento continuo de estos sistemas de gestión, es por ello que hay que hacer énfasis de la importancia en la cultura organizacional para que se atesoren de forma sistemática y transparente estos sistemas de gestión. Figura 1. Modelo de Gestión ISO 9000-2008.

Fuente: Artículos Buscarportal.com

Estas normas han identificado ocho principios, que pueden ser utilizados por los altos directivos de la organización con el fin de conducir esta hacia la mejora del desempeño.

Enfoque al cliente.

Liderazgo.

Participación del personal.

Enfoque basado en procesos.

Enfoque de sistema para la gestión.

Mejora continua.

Enfoque basado en hechos para la toma de dedición.

22

Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor.3 4.1.3 Sistema De Control “Coco”. El modelo COCO fue emitido en 1995 por el Consejo denominado “The Criteria of Control Board” y dado a conocer por el Instituto Canadiense de Contadores Certificados (CICA) a través de un Consejo encargado de diseñar y emitir criterios o lineamientos generales sobre control interno. Este informe surge de una profunda revisión del informe COSO, toda vez que, este informe presentaba dificultades en la aplicación a nivel organizacional por su dificultosa comprensión, planteando un informe más dinámico y conciso en pro de la mejora continua hacia el control. El informe COCO está compuesto por los siguientes criterios: propósito, compromiso, capacidad, monitoreo y aprendizaje. Propósito: Este criterio busca la alineación de los objetivos organizacionales, estableciendo planes para gobernarlo (Misión, visión, políticas, e indiciadores de desempeño). Compromiso: Este criterio busca el sentido de la identidad, la pertenecía de la organización, es decir, en este se establecen las políticas, los valores organizacionales, se establecen las responsabilidades y el alcance de cada uno de ellos. Capacidad: Este criterio agrupa los que proveen el sentido de competencia de la organización, en los cuales se pueden enunciar los recursos tecnológicos los cuales permiten comunicar información relevante para el logro de los objetivos, identificación de los recursos humanos, es decir el personal debe tener los conocimientos, habilidades y herramientas para lograr los objetivos, actividades de control. Evaluación y Aprendizaje: Este criterio agrupan los criterios que permiten evaluar si el ambiente de control está cumpliendo su objetivo tanto los internos como los externos, evidenciando si la organización ha tenido alguna evolución frente al

3 NTC-ISO 9000/2005

23

desempeño, si los procedimientos de control son eficaces, estos deben ser dinámicos al igual que los objetivos cambian. 4.1.4 Gestión De Riesgos ISO 31000/2009. Este estándar Internacional fue desarrollado por la IOS (International Organization for Standardization), en la cual propone unas pautas genéricas sobre cómo gestionar los riesgos de forma sistemática y transparente. Es importante resaltar que esta norma puede ser implementada en una empresa pública, privada y de cualquier tipo de sector; por lo cual permite desarrollarse en un amplio mercado organizacional. Esta norma busca por medio de su implementación planear de acuerdo a las necesidades de cada organización, el manejo de los riesgos con base en su operación normal de actividades, con un alcance de identificación y evaluación de su estructura hasta las prácticas específicas empleadas. De modo que se puede aplicar a una extensa gama de operaciones, funciones y estrategias. La perspectiva de esta norma está distribuida en unos elementos claves para que la gestión de riesgos se efectiva: los principios para la gestión de riesgos, la estructura de soporte y el proceso de gestión de riesgos.

24

Figura 2. Relación entre los principios, estructura de soporte y proceso de gestión del riesgo

Fuente: http://www.avantium.es/index.php/gestion-de-riesgos-iso-31000

http://www.avantium.es/index.php/gestion-de-riesgos-iso-31000

25

Figura 3. Proceso de gestión del riesgo

Fuente: http://www.avantium.es/index.php/gestion-de-riesgos-iso-31000

El proceso de gestión del riesgo que plantea la norma, tiene una estructura sistemática y articulada, brindando niveles de aseguramiento en los riesgos aceptables. 4.1.5 Sistema De Control Interno Coso I Y II. “Control interno es un proceso, ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del personal, diseñado específicamente para proporcionales seguridad razonable de conseguir en la empresa las tres siguientes categorías de objetivos:

Efectividad y eficiencia de las operaciones

Suficiencia y confiabilidad de la información financiera

Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.”4

4 Commitee of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso) quién emitió el

documento “international of control integrated”

http://www.avantium.es/index.php/gestion-de-riesgos-iso-31000

26

Esta definición reúne todo los elementos donde una organización depende del funcionamiento efectivo del control interno. El alcance de sus objetivos, el resultado de información confiable y aplicación en el cumplimiento de leyes. De modo que la primera categoría se enfoca al logro básico de una organización, la segunda categoría se enfoca a la preparación de estados financieros donde su información sea confiable y el tercero al cumplimiento de las regulaciones y leyes que la empresa debe aplicar. Es importante destacar que el control interno es un proceso, que lo llevan a cabo las personas, que facilita la consecución de los objetivos y que la aplicación apropiada solo puede aportar un grado razonable de seguridad. Por tal razón consta de cinco componentes relacionados, resultado de la manera como la administración realiza sus operaciones. Componentes del Control Interno. Los componentes o divisiones en que se agrupan las acciones que deben contribuir a conformar un adecuado Sistema de Control Interno, son:

Ambiente de Control

Evaluación de Riesgos

Actividades de Control

Información y Comunicación

Supervisión y Monitoreo Ambiente de Control: Entorno donde opera y desarrolla sus acciones, responsabilidad que debe asumir la alta gerencia para que tenga mayor incidencia. Evaluación de Riesgos: Investigar e identificar los factores internos y externos que pueden afectar a una entidad. Actividades de Control: Procedimiento y política establecidos por los mandos de control en una empresa con el fin de controlar sus actividades. Información y Comunicación: Sistemas que permiten a las personas que están en una organización tener una comunicación interactiva con el fin de que sus procesos sean más oportunos.

27

Supervisión o monitoreo: Proceso donde se evalúa el control interno, que permite identificar si está operando de manera correcta o se requiere de cambios.5 En septiembre del 2004 se expidió el marco de control denominado COSO II, este texto informa que las concepciones entre un COSO I y COSO II, no tenía modificaciones solo amplió el enfoque a la gestión de los riesgos, toda vez que, eran compatibles. Esta ampliación se observa porque camina de una orientación exclusivamente contable, al pretender garantizar: la efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera, cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables y la salvaguardia de los recursos. 4.1.6 Sistema Cobit. COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) que significa Objetivos de Control para tecnología de la información. Este marco pretende alinear los objetivos organizacionales con el manejo adecuado de los recursos, supliendo las necesidades del negocio. COBIT está compuesto por cuatro (4) dominios:

Planear y organizar

Adquirir e implementar

Entregar y dar soporte

Monitorear y evaluar A lo sumo estos cuatro dominios tienen 34 subprocesos, el cual cada uno de ellos precisa de un objetivo que se alcanza mediante la realización de un conjunto de actividades.

5 ESTUPIÑAN GAITÁN, Rodrigo. Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales

Análisis de informe COSO I y II

http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtml

http://www.monografias.com/Tecnologia/index.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml

28

Figura 4. Esquema de funcionamiento del esquema Cobit

Fuente: Control Objectives for information and related Technology Version 4.0

El primer dominio protege la estrategia y la táctica, es decir, contribuye mediante la información al logro de los objetivos porque cuenta con información confiable y en el momento que se requiere. El segundo dominio posterior a la identificación de la estrategia de TI, las soluciones deben ser equilibradas e implementadas, no obstantes que permita el paramento de las necesidades de cambio que se generen en nuevos proyectos en la organización. El tercer dominio hace referencia a la entrega de los servicios adquiridos, desde su implementación, instrucción, la seguridad y controles de aplicación. El cuarto dominio hace referencia la evaluación habitual, que permita verificar la suficiencia y la calidad de la información. 4.1.7 Meci: Modelo Estándar De Control Interno. El modelo de control interno MECI, fue promulgado mediante ley 87 de 1993 por el Congreso de Colombia, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.

29

Por lo anterior define el control interno como “El sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”.6 Por el cual se establecen los siguientes objetivos de control:

De cumplimiento

De control estratégico

De control de ejecución

De control de evaluación

De control de información También este sistema estándar de control tiene un objetivo que está definido mediante el decreto 1599 de 2005 citado en los siguientes términos “El Modelo Estándar de Control Interno que se establece para las entidades del Estado proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del Estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado. Este Modelo se ha formulado con el propósito de que las entidades del Estado obligadas puedan mejorar su desempeño institucional mediante el fortalecimiento del Control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas de Control Interno, Unidades de Auditoría Interna o quien haga sus veces”.7 4.1.8 Fundamentos Teóricos. “El control interno es un proceso ejecutado por el consejo de directores, la administración y todo el personal de una entidad, diseñado para proporcionar una seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las siguientes áreas: Efectividad y eficiencia en las operaciones. Suficiencia y confiabilidad en la información financiera. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

6 Ley 87 Noviembre 29 de 1993

7 Decreto 1599 Mayo 20 de 2005

30

El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las políticas prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados8. RESPONSABILIDAD. Todos los integrantes de la organización, sea esta pública o privada, son responsables directos del sistema de control interno, esto es lo que garantiza la EFICIENCIA TOTAL. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO:

La obtención de la información financiera oportuna, confiable y suficiente como herramienta útil para la gestión y el control.

Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de información no financiera para utilizarla como elemento útil para la gestión y el control.

Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad de la entidad.

Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el ogro de sus objetivos y misión.

Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen en el marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.

ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO. Todos los elementos que componen el control interno deben gravitar alrededor de los principios de calidad e idoneidad, entre ellos se encuentran: Planeación, Organización, Procedimientos, Personal, Autorización, Sistema de información, Supervisión. SUB ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO. Estos son los objetivos y planes perfectamente definidos con las siguientes características:

8 ESTUPIÑAN GAITÁN. Op. Cit.

31

Posibles y razonables, Definidos claramente por escrito, Útiles, Aceptados y usados, Flexibles, Comunicado a todo el personal, Controlables. COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO. Ambiente de control, Valoración de riesgos, Actividades de control, Información y comunicación, Monitoreo. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y SU APLICACIÓN DENTRO DEL CONTROL INTERNO. En el momento de implementar el sistema de control interno, debe elaborar un manual de procedimientos, en el cual debe incluir todas las actividades y establecer responsabilidades de los funcionarios, para el cumplimiento de los objetivos organizacionales. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización. Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial. El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye como una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia. MEJORAMIENTO CONTINUO. La evaluación del sistema de control interno por medio de los manuales de procedimientos afianza las fortalezas de la empresa frente a la gestión

32

En razón de esta importancia que adquiere el sistema de control interno para cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos. INDICADORES DE GESTIÓN. Los indicadores de gestión son medidas utilizadas para determinar el éxito de un proyecto o una organización. Los indicadores de gestión suelen establecerse por los líderes del proyecto u organización, y son posteriormente utilizados continuamente a lo largo del ciclo de vida, para evaluar el desempeño y los resultados. Los indicadores de gestión suelen estar ligados con resultados cuantificables, como ventas anuales o reducción de costos en manufactura. 4.2 MARCO CONCEPTUAL Para el desarrollo de este proyecto, se utilizó la siguiente metodología: 4.2.1 Manual de funciones. Para el diseño y documentación de estos manuales se debe tener en cuenta, que son acciones ejecutadas por personas, por lo cual se enuncian dichas funciones utilizando verbos terminados o con sufijos (ión). 4.2.2 Manual de procesos operativos. Para el diseño y documentación de este manual, se tuvo en cuenta que se realizaran las funciones con base en el ciclo PHVA, para enunciar dichas procesos utilizando verbos infinitivos (ar, er, ir). 4.2.3 Manual de procedimientos. Para el desarrollo de este manual se tuvo en cuenta un sistema gráfico basado en la ISO 8000, este manual se enuncia cada actividad para llevar a cabo los procesos operativos teniendo en cuenta que estos deben cumplir con mínimas requisiciones, las cuales son: Procesos de entrada, procesos de operación y procesos de salidas; además deben ser enunciadas en verbos gerundio (ando, endo).

33

4.2.4 Manual de instructivos. Para la elaboración de los instructivos se identificó que tipos de documentos maneja cada gestión y en que medio se utilizan, posteriormente se documentó enunciando el paso a paso con el fin de obtener calidad de información, mediante un modelo estándar adecuado a las necesidades de la empresa. 4.3 MARCO LEGAL La empresa está constituida por escritura pública Nro. 8798 del 29 de Octubre de 1987, en la notaria segunda de Cali, inscrita en la cámara y comercio el 13 de Noviembre de 1987 bajo el Nro. 2415 del libro IX, se constituyó la sociedad denominada RIEGOS DEL PACIFICO LTDA. El objeto social es el siguiente:

La fabricación de productos plásticos para uso agrario.

Comercialización de equipos nacionales y extranjeros para uso agrario.

Reparación de equipos agrarios y accesorios.

Técnica profesional en sistemas de riego

La sociedad puede desarrollar todos los actos conexos con el objeto social.

Importar y Exportar todo lo relacionado con los sistemas de riego y acueductos rurales.

De acuerdo a los requerimientos solicitados por el ministerio de comercio, la empresa RIEGOS DEL PACIFICO LTDA., está vinculada al sector como una empresa jurídica independiente, por lo tanto, constituirla como una LTDA., tiene consigo unas responsabilidades. Por ello tiene los siguientes aspectos: LEGALES

Protocolizar el contrato en escritura pública.

Definió en la escritura pública el tiempo de duración de la empresa.

Delego la representación legal y administración en un gerente.

Realizó el nombramiento de un revisor fiscal y un suplente.

Tiene registrados ante la cámara y comercio los libros, tales como:

Libro de actas de la asamblea general de accionistas o de la junta de socios.

Libro diario.

Libro mayor de balance.

Libro de inventarios

34

4.4 MARCO GEOGRÁFICO Actualmente la empresa opera únicamente en el país de Colombia, departamento del Valle en la ciudad de Santiago de Cali, ubicada en la Cll 32 N. 34-45. El Valle del Cauca es uno de los 32 departamentos de Colombia, situado en el suroccidente del país, entre la Región Andina y la Región Pacífica. Gran parte del departamento está en el valle geográfico del Río Cauca, entre las cordilleras occidental y central y de donde proviene su nombre. Su capital es Santiago de Cali donde actualmente la empresa RIEGOS DEL PACIFICO LTDA opera y está ubicada en la Cll 32 N. 34-45.

35

5. METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN 5.1 TIPO DE ESTUDIO La investigación comprende un estudio descriptivo, toda vez que los hechos que conforman el problema de investigación, permite identificar varios componentes y la interrelación de los procesos que existen y que afectan a un todo como la empresa. 5.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN Se empleará durante la investigación los métodos deductivos y gráficos. El método deductivo, parte de una teoría de aceptación universal, la cual supone una serie de normas, conceptos, principios y contenidos en el control interno que las empresas deben aplicar. Por medio del método gráfico se puede observar y representar las operaciones tanto contables como administrativas en una entidad, las personas que las realizan, los documentos, las autorizaciones; este permite tener una visión clara de un proceso o procedimiento. 5.3 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN 5.3.1 Fuentes secundarias. Por ser un estándar emitido por una entidad internacional como ICONTEC, se acudirá al documento que contiene la NORMA NTC/6001,2008 para MYPES. 5.3.2 Fuentes primarias. Como fuente primaria se realizará encuestas, entrevistas, a las personas que intervienen en los procesos descritos en el problema tales como: Gestión de compras: Jefe de compras y almacenistas. Gestión comercial: Jefe comercial, asistente comercial y vendedores.

36

6. DIAGNOSTICO EMPRESARIAL La empresa actualmente se encuentra en proceso de certificación bajo la Norma Técnica Colombiana 6011/2008 a nivel general, para lo cual se realizó el levantamiento de los procesos del área de compras y ventas, mediante los métodos mencionados previamente, como los son entrevistas, reuniones, diagramas de flujo etc., de esta manera se procedió con la documentación de las funciones, procesos y procedimientos. 6.1 SITUACIÓN EMPRESARIAL La empresa Riegos del Pacifico Ltda., lleva 25 años en el mercado y se encuentra clasificada como una empresa Mypes de acuerdo a la ley 905 de 2004, actualmente la empresa cuenta con unas normas y políticas que no se encuentran documentadas ni formalizadas, la cuales afectan el buen funcionamiento de la misma, porque en algunos de sus procesos presentan falencias y debilidades debido a que los empleados no tienen unos procedimientos definidos que puedan llevar a cabalidad de una manera uniforme, con lo cual se evitaría reprocesos o un manejo inadecuado en las actividades de la empresa. La Junta de socios, de acuerdo a las cambiantes necesidades del mercado, ha decidido implementar un modelo de gestión en el cual se normalicen y se formalicen todos los procesos y procedimientos que se ejecutan en cada área, a través de la documentación y diagramación de los procesos de la empresa.

37

7. DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS. 7.1 ORGANIGRAMA. El organigrama descrito posteriormente es el que la empresa tiene actualmente; el cual se le realizó una clasificación de acuerdo a su estructura. Figura 6. Organigrama Hidroequipos Ltda.

Fuente: Empresa

Los organigramas están clasificados: por su naturaleza, por su finalidad, por su ámbito, por su contenido y por su representación o disposición gráfica.9 De acuerdo a esto el organigrama de la empresa Riegos del Pacifico Ltda., se encuentra clasificado de la siguiente manera:

9 B. FRANKLIN, Enrique. Organización de empresas.

Junta Directiva

………..Revisoria Fiscal

Contador ……….. Gerente General

Gestión Compras

Jefe de producción Jefe de compras

Asistente de

producción

Asistente

contableVendedores

Asistente

ComercialAlmacenista

Extrusores Servicios

generalesMensajero

Auxiliar de

tesorería

Auxiliares

ORGANIGRAMA RIEGOS DEL PACIFICO LTDA

Jefe de Administrativo Jefe comercial

Asistente Administrativa

Gestión Comercial

38

7.1.1 Por su naturaleza. Es micro administrativo, porque corresponde a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman. 7.1.2 Por su finalidad. Es informativo, porque se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones 7.1.3 Por su ámbito es general. Contiene información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina. 7.1.4 Por su contenido son integrales. Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes. 7.1.5 Por su representación o disposición grafica son verticales. Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo. Por lo general un organigrama debe ser orgánico, articulado, simétrico, uniforme y armonioso. El cual permite de manera completa mostrar un panorama de todas las relaciones entre las divisiones, departamentos o cargos. De acuerdo a las clasificaciones previas, se puede concluir que este organigrama cumple con estos requisitos teniendo en cuenta lo siguiente: Precisión: Los órganos de la dependencia y sus interrelaciones aparecen definidos, destacando sus niveles jerárquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre ellos.

39

Vigencia: Este organigrama esta actualizado el día 15 de Marzo de 2012. Uniformidad : Es comprensible indicando la dependencia o unidad administrativa, no tiene líneas gruesas tampoco figuras, permitiendo dilucidar quienes interactúan en la empresa. 7.2 MANUALES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Actualmente en la empresa Riegos del pacifico Ltda. existen los manuales de funciones y perfiles fusionados, lo cual es válido, pero hay unas salvedades con respecto algunas funciones que se describen. Teniendo en cuenta que cuando se redacta de una manera tan genérica, se termina describiendo los deseos idealistas del jefe o del empleado, generando una incertidumbre en la interpretación de las funciones, que finalmente se podría manifestar en evaluaciones subjetivas del empleado. Para el desarrollo del presente proyecto, primero se presenta el manual de funciones y perfiles que actualmente tiene documentada la empresa, posteriormente se presentará el diseño propuesto, en este orden de ideas se articulará así: para cada cargo un manual de funciones, seguido un manual de procesos donde se enuncia los procesos que se realizan para cada función y finalmente el manual de procedimientos donde se documenta el cómo se realizan los procesos. 7.3 PERFILES Y CARGOS. 7.3.1 Planta De Cargos. Es preciso señalar que una empresa debe tener una planta de cargos, teniendo en cuenta que la finalidad fundamental es la distribución organizada de unos elementos que aseguran el flujo de trabajo. Actualmente la empresa no tiene una planta de cargos documentada, para cual se realizó una para gestión comercial y otra para gestión de compras, relacionados seguidamente.

40

Cuadro 1. Planta de cargos: gestión de comercial

PLANTA DE CARGOS: GESTIÓN DE COMERCIAL

No. Denominación Jefe Inmediato Asignación Salarial

1 Jefe comercial Gerente General 2 Asistente comercial Jefe comercial 3 Vendedores Jefe comercial Fuente: Propia

Cuadro 2. Planta de cargos: gestión de compras

PLANTA DE CARGOS: GESTIÓN DE COMPRAS

No. Denominación Jefe Inmediato Asignación Salarial

1 Jefe de compras Gerente General

2 Almacenistas Jefe de compras

Fuente: Propia 7.3.2 Perfiles De Los Cargos. En la empresa Riegos del Pacifico LTDA, los perfiles de los cargos actualmente se encuentran documentados, pero estos tienen falencias debido a que la gran mayoría de los perfiles no están de acuerdo a las funciones que se debe desempeñar cada cargo, además no están completamente enfocados a las competencias, por lo cual no permite la identificación de las destrezas y habilidades, comportamientos requeridos para que cada cargo sea altamente competitivo. 7.3.2.1 Perfil Jefe Comercial Educación formal necesaria: Administrador de empresas, Economista o Profesional en Mercadeo y ventas. Educación no formal necesaria: En el sector de la irrigación, Técnicas de ventas, Manejo de Recursos, dominio del inglés. Herramientas ofimáticas. Experiencia laboral previa: Mínimo dos años de experiencia en puestos similares. Conocimientos necesarios: Conocimientos sobre marcos normativos código de comercio, comercio exterior.

41

7.3.2.2 Perfil Asistente Comercial Educación formal necesaria: Técnica o tecnóloga en Administración, mercadeo o carreras afines. Educación no formal necesaria: Manejo de paquetes utilitarios: Microsoft Windows y Microsoft Office. Experiencia laboral previa: Mínimo un año de experiencia en puestos similares. Conocimientos necesarios: Conocimientos sobre marcos normativos código de comercio, comercio exterior. 7.3.2.3 Perfil Vendedor Educación formal necesaria: Bachiller comercial. Educación no formal necesaria: Herramientas ofimáticas, Software CG1 versión 8.5, modulo comercial, Autocad, Epaned, instalaciones hidráulicas. Experiencia laboral previa: Mínimo dos años de experiencia en puestos similares. Conocimientos necesarios: Técnicas de ventas, atención a clientes. 7.3.2.4 Perfil Jefe De Compras Educación formal necesaria: Profesional en áreas Administrativas o económicas. Educación no formal necesaria: Herramientas ofimáticas, Software CGUNO versión 8.5 Manejo de base de datos. Ingles. Experiencia laboral previa: De 3 a 5 años de experiencia. Conocimientos necesarios: Optimización de inventarios

42

Perfil De Almacenista Educación formal necesaria: Bachiller Comercial. Educación no formal necesaria: CG1 versión 8.5, modulo comercial manejo de kardex, conocimiento de métodos de conservación y almacenaje de accesorios. Atención a caja. Experiencia laboral previa: Mínimo dos años de experiencia en el manejo de control de inventarios y manejo de caja. Conocimientos necesarios: Conocimientos sobre marcos normativos código de comercio, comercio exterior. 7.3.3 Diccionario De Competencias Propuestas. Conviene hacer énfasis que para el buen desempeño de un cargo se requiere de unos conocimientos previos, unas destrezas para la ejecución optima de una función. “ES EL CONJUNTO DE CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y ACTITUDES QUE UNA PERSONA DEMUESTRA POSEER Y QUE PONE A DISPOSICIÓN DE UNA FUNCIÓN PRODUCTIVA CON ALTOS NIVELES DE EFICIENCIA Y EFICACIA EN SUDESEMPEÑO”.10 En la empresa Riegos del pacifico Ltda. para los cargos no tiene establecido claramente las competencias técnicas y actitudinales, para lo cual se propone las siguientes: 7.3.3.1 Competencias jefe Comercial Técnicas: Administración del tiempo, Análisis de problemas, Aptitud verbal, capacidad de análisis, Innovación, Pensamiento analítico, Pensamiento conceptual, toma de decisiones, Tolerancia al estrés, Visión empresarial. Actitudinales: Autoconfianza, Planificación y organización, Profesionalismo, Responsabilidad, Orientación al logro, Planificación y control, Liderazgo, Negociación y manejo de conflictos, Autocontrol, Capacidad de decisión.

10

DÍAZ PINILLA, Mariela. Assementent Center, paso a paso.

43

7.3.3.2 Competencias Asistente Comercial Técnicas: Administración del tiempo, Comprensión interpersonal, Innovación, Pensamiento ético, análisis numérico, capacidad de análisis, iniciativa y gestión de los recursos. Actitudinales: Aceptación de normas y políticas, orientación al servicio, autoconfianza, comunicación interpersonal, comunicación escrita, efectividad, Lealtad y sentido de pertenencia, orientación al logro, responsabilidad, trabajo en equipo y cooperación, búsqueda de información y Liderazgo. 7.3.3.3 Competencias Vendedor Técnicas: Atención al cliente, Comprensión interpersonal, Innovación, Pensamiento ético y Visión de futuro. Actitudinales: Aceptación de normas y políticas, comunicación interpersonal, comunicación oral persuasiva, efectividad, Influencia, Lealtad y sentido de pertenencia, orientación al cliente, orientación al logro, orientación al servicio y trabajo en equipo y cooperación. 7.3.3.4 Competencias Jefe De Compras Técnicas: Administración del tiempo, Análisis de problemas, Aptitud verbal, capacidad de análisis, Innovación, Pensamiento analítico, Pensamiento conceptual, toma de decisiones, Tolerancia al estrés, Visión empresarial. Actitudinales: Autoconfianza, Planificación y organización, Profesionalismo, Responsabilidad, Orientación al logro, Planificación y control, Liderazgo, Negociación y manejo de conflictos, Autocontrol, Capacidad de decisión. 7.3.3.5 Competencias del Almacenista Técnicas: Administración del tiempo, atención al cliente. Actitudinales: Aceptación de normas y políticas, Adaptabilidad, Comunicación interpersonal, Lealtad y sentido de pertenencia, Orientación al servicio, Planificación y organización, Trabajo en equipo y cooperación.

44

7.4 FUNCIONES O MACRO PROCESOS. 7.4.1 Manual De Funciones Y Responsabilidades. Este manual permite minimizar los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden. 7.4.1.1 Objetivo del cargo, responsabilidades y funciones. En la empresa Riegos del Pacifico LTDA, los manuales de funciones actualmente se encuentran documentados, pero estos tienen falencias debido a que los objetivos del cargo no son claros, las funciones están enunciadas en verbo infinitivo, en el cual no están describiendo funciones si no procesos, además de no tener una buena estructura, para la cual se proponen los siguientes manuales: Nombre del cargo: JEFE COMERCIAL. Puesto del que depende Jerárquicamente: Gerente General. Puesto(s) que supervisa Directamente: Ninguno. DESCRIPCIÓN DEL CARGO. Dirigir, planificar y supervisar las actividades comerciales, con el fin de cumplir los objetivos y metas de la empresa. DESCRIPCIÓN DE TAREAS O FUNCIONES. Identificación del mercado objetivo. Investigación de las necesidades y expectativas del mercado objetivo. Investigación de la competencia. Determinación de las estrategias de ventas. Definición de las políticas comerciales. Determinación del sistema de comercialización del producto. Selección del personal del área comercial. Capacitación del personal del área comercial. Supervisión del área comercial. Evaluación del personal del área comercial. Ejecución del presupuesto de ventas aprobado. Aprobación de cupos de crédito. Atención a los clientes potenciales de la empresa. Nombre del cargo: ASISTENTE COMERCIAL. Puesto del que depende Jerárquicamente: Jefe Comercial. Puesto(s) que supervisa Directamente: Ninguno.

45

DESCRIPCIÓN DEL CARGO. Asistir al Jefe Comercial, realizando y organizando de las diferentes operaciones comerciales de la empresa, orientadas al logro de los objetivos propuestos. DESCRIPCIÓN DE TAREAS O FUNCIONES. Creación y actualización de bases de datos de los clientes. Captación de clientes a través de llamadas telefónicas. Redacción de catálogos para la presentación de la empresa. Realización de informe de ventas. Coordinación de capacitaciones del personal del área comercial y de los clientes. Evaluación de la satisfacción de las necesidades del cliente. Distribución del material informativo sobre los productos al personal de comercial. Nombre del cargo: VENDEDOR Puesto del que depende Jerárquicamente: Jefe Comercial. Puesto(s) que supervisa Directamente: Ninguno. DESCRIPCIÓN DEL CARGO. Satisfacer las necesidades y requerimientos del cliente, a través de una asesoría clara y concreta durante el proceso de venta. DESCRIPCIÓN DE TAREAS O FUNCIONES. Ejecución del proceso de ventas Elaboración de las cotizaciones de los clientes Elaboración del pedido de ventas Atención a los clientes (satisfacción al cliente, pqr) emails, teléfono, mostrador Organización del inventario a su cargo. Gestión de condiciones comerciales post – venta Nombre del cargo: JEFE DE COMPRAS Puesto del que depende Jerárquicamente: Gerente General Puesto(s) que supervisa Directamente: Ninguno.

46

DESCRIPCIÓN DEL CARGO. Planear y ejecutar la negociación y adquisición de accesorios nacionales e importados, reduciendo costos en beneficio de la empresa sin alterar o disminuir la calidad del producto. DESCRIPCIÓN DE TAREAS O FUNCIONES. Elaboración de la requisición de mercancías para stock. Elaboración de las solicitudes de compra Recepción de los bienes y mercancías. Gestión de devolución a proveedores. Organización de las mercancías y bienes. Gestión de la entrega de mercancías a clientes. Recepción de la mercancía por devoluciones. Ejecución de los traslados de mercancías por diversos motivos. Ejecución de los inventarios aleatorios. Organización de la documentación inherente a su cargo, con base en las técnicas de archivo. Nombre del cargo: ALMACENISTA Puesto del que depende Jerárquicamente: Jefe de Compras. Puesto(s) que supervisa Directamente: Ninguno. DESCRIPCIÓN DEL CARGO. Organizar y administrar el inventario del almacén mediante la óptima recepción y entrega de mercancía, realizando y registrando la documentación correspondiente, soportando los movimientos que permitan el conocimiento en tiempo real de los inventarios disponibles. DESCRIPCIÓN DE TAREAS O FUNCIONES. Elaboración de la requisición de mercancías para stock. Elaboración de las solicitudes de compra Recepción de los bienes y mercancías. Gestión de devolución a proveedores. Organización de las mercancías y bienes. Gestión de la entrega de mercancías a clientes. Recepción de la mercancía por devoluciones. Ejecución de los traslados de mercancías por diversos motivos. Ejecución de los inventarios aleatorios. Organización de la documentación inherente a su cargo, con base en las técnicas de archivo.

47

7.4.2 Mapa De Procesos Figura 5. Mapa de procesos

Fuente: Empresa

48

7.5 PROCESOS OPERATIVOS 7.5.1 Diagrama De Procesos Figura 6. Proceso de ventas

Fuente: Propia.

VENDEDOR AUXILIAR DE TESORERIA

ASISTENTE

ADMINISTRATIVA ALMACENISTA JEFE COMERCIAL

NO

SI

PROCESO DE VENTAS

Asesora al cliente

Contado o Crédito

Elabora la factura

Recauda la venta

Entrega la mercancía

Aprueba

Elabora un pedido de

mostrador

Verifica el crédito

Pausa para posterior aprobación

Realiza la gestión de cobro

49

Figura 7. Proceso de compras

Fuente: Propia

7.5.2 Manual De Procesos Operativos. La empresa “RIEGOS DEL PACÍFICO LTDA.” no los tiene documentados, para lo cual en el presente proyecto se realiza la siguiente propuesta. 7.5.2.1 Ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar/ajustar). La empresa Riegos del pacífico Ltda. no tiene documentado el manual de procesos y algunos están enunciados en el manual de funciones, lo cual es inadecuado. Es oportuno recordar que los procesos deben ser dinámicos permitiendo obtener eficiencia y efectividad, con base en esa premisa se propone para cada uno de los cargos, el manual de procesos bajo el ciclo PHVA por cada función enunciada en los manuales de funciones.

VENDEDOR ALMACENISTA JEFE DE COMPRAS GERENTE GENERAL

ASIST DE

CONTABILIDAD TESORERÍA

No

SI

NO

NO

SI

SI

No

Si

NO

(*) Existencias en inventarios de mercancías para accesorios y suministros

PROVEEDOR

PROCESO DE COMPRAS

Elabora la orden de compra

Aprueba

Aprueba

Analiza y verifica las solicitudes de compra

Elabora la solicitud de

compra bienes para existencias

(*)

Elabora la entrada de

almacen

Aprueba

Recibe la OC aprobada y envia

a proveedor

Recibe la EA, con soportes y causa

Recibe y verifica la mcia

Verifica y gestiona con el proveedor

Verifica y gestiona el pago

Apruebael envío

* Elabora la requisición de bienes para existencias (*)

* Elabora el Pedido de Venta

50

Cuadro 3. Manual de proceso. Jefe comercial

MANUAL DE PROCESOS

CARGO: JEFE COMERCIAL

JEFE INMEDIATO

GERENTE GENERAL

ÁREA: GESTION COMERCIAL

PROCESOS

CICLO PHVA

NTC 6001

FUNCIÓN 01:

Identificación del mercado objetivo

1 Recolectar información de los consumidores. P

2 Segmentar el mercado existente para el producto. H

3 Verificar conocimiento y experiencia para ese mercado.

V

4 Definir el mercado objetivo A

3.2.1 a

FUNCIÓN 02:

Investigación de las necesidades y expectativas del mercado objetivo

1 Identificar fuentes de información. P

2 Elaborar un listado de las necesidades y expectativas. H

3.2.1 b

3 Verificar que los productos cumplan con las necesidades requeridas

V

4 Elaborar un análisis de las necesidades y expectativas del mercado objetivo

A

FUNCIÓN 03:

Investigación de la competencia.

1 Identificar la competencia de la empresa P

3.2.1 c

2 Determinar cuáles son los factores claves de éxito H

4 Realizar una matriz con los datos obtenidos H

5 Verificar si los datos de la matriz tienen coherencia V

6 Realizar un análisis de la competencia. A

3.2.1 c

FUNCIÓN 04:

Determinación de las estrategias de ventas.

1 Identificar el perfil del consumidor. P

2 Determinar características y necesidades del mercado. H

3 Determinar las estrategias a implementar H

3.2.1 d

4 Verificar los requisitos legales de comercialización V

51

Cuadro 3. (Continúa)

MANUAL DE PROCESOS

5 Hacer un informe de las estrategias de ventas A

FUNCIÓN 05:

Definición de las políticas comerciales.

1 Conocer la empresa P

2 Proponer políticas comerciales H

3.2.1 d

3 Verificar las políticas comerciales V

4 Aprobar las políticas comerciales a implementar A

FUNCIÓN 06:

Determinación del sistema de comercialización del producto.

1 Identificar alternativas de comercialización. P

2 Realizar análisis de las alternativas de comercialización del producto

H 3.2.1 e

3 Verificar si el sistema es el más adecuado para el producto.

V

4 Determinar la distribución del producto. A

FUNCIÓN 07:

Selección del personal del área comercial.

1 Realizar solicitud del personal requerido. P

2 Reclutar las hojas de vida. H

3 Realizar pruebas cognitivas y psicológicas H

4 Revisar calificación de las pruebas. V

5 Selección del personal. A

FUNCIÓN 08:

Capacitación del personal del área comercial.

1 Identificar los temas a tratar. P

2 Citar las personas a capacitación H

3 Confirmar las personas que asistirán V

4 Presentar la capacitación al personal A

FUNCIÓN 09:

Supervisión del área comercial.

1 Identificar las políticas y normas del área. P

2 Revisar el desempeño del personal del área comercial H

3 Verificar que se estén cumpliendo las políticas y normas. V

4 Realizar informe del desempeño obtenido. A

FUNCIÓN 10:

Evaluación del personal del área comercial.

1 Citar a las personas para la evaluación P

2 Informar al personal el desempeño obtenido durante el periodo

H

52


MANUAL DE PROCESOS

3 Entregar acta de evaluación al personal para firma V

4 Archivar actas firmadas. A

FUNCIÓN 11:

Ejecución del presupuesto de ventas aprobado.

1 Planear la ejecución de las ventas del mes. P

2 Informar al personal las metas a cumplir. H

3 Confrontar las ventas reales con las presupuestadas V

4 Realizar un informe de las ventas. A

FUNCIÓN 12:

Aprobación de cupos de crédito.

1 Identificar el cliente que requiere el crédito. P

2 Revisar en la base de datos el historial de créditos del cliente. H

3 Verificar su historial de cumplimiento de pagos. V

4 Aprobar el cupo de crédito solicitado. A

FUNCIÓN 13:

Atención a los clientes potenciales de la empresa.

1 Identificar los clientes potenciales. P

2 Realizar llamadas o visitas a los clientes. H

3 Verificar que los productos satisfagan las necesidades del cliente.

V

4 Determinar las acciones posteriores a ejecutar A

Cuadro 4. Manual de procesos. Asistente comercial

MANUAL DE PROCESOS

CARGO: ASISTENTE COMERCIAL

JEFE INMEDIATO

GERENTE GENERAL


PROCESOS

CICLO PHVA

NTC 6001

FUNCIÓN 01:

Creación y actualización de bases de datos de los clientes.

1 Identificar los clientes. P

2 Ingresar los datos de los clientes al sistema. H

3 Realizar lista de chequeo de la base de datos. V

4 Entregar base de datos. A

53


MANUAL DE PROCESOS

FUNCIÓN 02:

Captación de clientes.

1 Identificar posibles clientes P

2 Asesorar posibles clientes H

3 Realizar lista de chequeo de los clientes. V

4 Enviar las propuestas a los clientes. A

FUNCIÓN 03:

Realización de catálogos para la presentación de la empresa.

1 Identificar los productos y servicios que ofrece la empresa. P

2 Redactar y diseñar el catalogo de productos y servicios H

3 Enviar para aprobación del Jefe Comercial V

4 Enviar catálogos a clientes o posibles. A

FUNCIÓN 04:

Realización de los informes de ventas

1 Generar informe de ventas mensual P

2 Realizar clasificación de ventas H

3 Verificar informe de ventas V

4 Enviar informe al Jefe Comercial. A

FUNCIÓN 05:

Coordinación de capacitaciones del personal del área comercial y de los clientes.

1 Identificar los temas de capacitación P

2 Gestionar la persona adecuada para dictar la capacitación H

3 Enviar aprobación al Jefe Comercial V

4 Citar al personal para la capacitación. A

FUNCIÓN 06:

Evaluación de la satisfacción de las necesidades del cliente 3.2.1 i

1 Diseñar el formato de encuesta P

2 Generar un listado de los clientes H

3 Evaluar las encuestas de satisfacción a clientes V

4 Elaborar un informe A

54


MANUAL DE PROCESOS

FUNCIÓN 07:

Distribución del material informativo sobre los productos al personal de comercial

1 Recibir el material informativo P

2 Clasificar el material. H

3 Verificar información del material V

4 Distribuir el material al personal A

Cuadro 5. Manual de procesos. Vendedor

MANUAL DE PROCESOS

CARGO: VENDEDOR

JEFE INMEDIATO

JEFE COMERCIAL


PROCESOS

CICLO PHVA

NTC 6001

FUNCIÓN 01: Ejecución del proceso de ventas

1 Orientar el cliente

P 3.2.1 g

2 Realizar facturación. H

3 Pactar condiciones de entrega del producto. H 3.2.1 f

4 Verificar los productos a entregar. V

5 Entregar el producto al cliente.

A 3.2.1 g

FUNCIÓN 02: Elaboración de las cotizaciones de los clientes

1 Determinar los productos requeridos P

2 Elaborar la cotización H

3 Verificar los precios de los productos. V

4 Enviar cotización al cliente A

FUNCIÓN 03: Elaboración del pedido de ventas

1 Identificar los productos que se requieren. P

55


MANUAL DE PROCESOS

2 Realizar listado de los productos requeridos. H

3 Verificar las cantidades a solicitar V

4 Solicitar el pedido de los productos A

FUNCIÓN 04:

Atención a los clientes (satisfacción al cliente, por) emails, teléfono, mostrador

1 Recepcionar los clientes. P

2 Documentar las solicitudes del cliente. H

3 Verificar inconsistencias informadas por los clientes. V

4 Entregar documento de atención al cliente. A

FUNCIÓN 05:

Organización del inventario a su cargo.

1 Identificar el inventario. P

2 Recibir el inventario. H

3 Verificar el inventario recibido V

4 Organizar el inventario. A

FUNCIÓN 06:

Gestión de condiciones comerciales post - venta

1 Identificar los clientes. P

2 Realizar visita o llamada a los clientes H

3 Verificar si el cliente está satisfecho con el producto

V 3.2.1 h

4 Ejecutar acciones correctivas si es el caso. A

Cuadro 6. Manual de procesos. Jefe de compras

MANUAL DE PROCESOS

CARGO: JEFE DE COMPRAS

JEFE INMEDIATO

GERENTE GENERAL

ÁREA: GESTION DE COMPRAS

PROCESOS CICLO PHVA

NTC 6001

FUNCIÓN 01:

Recepción de requerimientos de los bienes y servicios a comprar

3.2.4.a.

1 Establecer las prioridades de las necesidades de bienes y servicios a comprar P

3.2.4.c.

2 Planear los tiempos de requisición H

56


MANUAL DE PROCESOS

3 Verificar los niveles mínimos de existencias. V

4 Organizar la información A

FUNCIÓN 02:

Elaboración del presupuesto de compras

1 Planear el presupuesto P

2 Hacer el presupuesto H

3 Verificar el presupuesto V

4 Ejecutar el presupuesto A

FUNCIÓN 03:

Selección de proveedores.

3.2.4.d.

1 Identificar cuáles de los productos requeridos son nuevos P

3.2.4.b.

2 Buscar en fuentes de información los posibles proveedores, que suministren dichas mercancías P

3 Requerir la información a los proveedores H

4 Seleccionar al proveedor H

5 Requerir la documentación para la inscripción del proveedor V

6 Registrar al proveedor A

FUNCIÓN 04:

Evaluación de proveedores

3.2.4.d.

1 Registrar las novedades de inconformidades P

2 Evaluar las novedades de inconformidades H

3 Informar las decisiones tomadas con base en las novedades V

4 Calificar a los proveedores A

FUNCIÓN 05:

Actualización de las listas de precios de venta

1 Planear los márgenes de contribución P

2 Hacer los cálculos para cada lista de precios H

3 Verificar si los precios cumplen con los criterios establecidos por la gerencia V

4 Registrar la lista de precios de venta A

FUNCIÓN 06:

Elaboración de las órdenes de compra

1 Identificar las prioridades P

2 Identificar que proveedores suministran esas mercancías H

3 Verificar las listas de precios de compra V

57


MANUAL DE PROCESOS

4 Registrar la orden de compra A

FUNCIÓN 07:

Inspección de las existencias de mercancías

1 Programar los inventarios aleatorios y anuales P

2 Realizar los formatos para su diligenciar los inventarios físicos H

3 Confrontar los inventarios físicos vs sistema V

4 Ajustar los inventarios A

5 Archivar los inventarios A

FUNCIÓN 08:

Inspección de la mercancías en consignación

1 Identificar que mercancía esta en consignación P

2 Hacer una revisión de los documentos que soportan la operación H

3 Verificar que la mercancía en consignación sea facturada V

4 Archivar los documentos que soportan las operaciones de mercancías A

Cuadro 7. Manual de procesos. Almacenista

MANUAL DE PROCESOS

CARGO: ALMACENISTA

JEFE INMEDIATO

JEFE DE COMPRAS

ÁREA: GESTION EN COMPRAS

PROCESOS

CICLO PHVA

NTC 6001

FUNCIÓN: 01

Elaboración de la requisición de mercancías para stock

1 Identificar que mercancía se está agotando P

2 Hacer un listado de las mercancías que se están agotando. H

3 Verificar que la mercancía requerida no esté pendiente por llegar V

4 Verificar si la mercancía agotada se encuentra en otra localización V

5 Realizar la requisición con las cantidades depuradas. A

58


MANUAL DE PROCESOS

FUNCIÓN: 02

Elaboración de la solicitudes de compra

1 Identificar la prioridad de la solicitud. P

2 Registrar la solicitud de compra H

3 Verificar las solicitudes de compras pendientes V

4 Elaborar la orden de compra A

FUNCIÓN: 03

Recepción de los bienes y mercancías.

1 Identificar la mercancía pendiente por recibir P

2 Recibir la mercancía H

3 Verificar la mercancía

H 3.2.4 e

4 Confrontar la mercancía V

5 Almacenar los bienes y mercancías A 3.2.4 f

FUNCIÓN: 04

Gestión de devolución a proveedores

1 Identificar la documentación soporte de la mercancía P

2 Separar la mercancía que no cumple con las características de la orden de compra H

3 Verificar a que orden de compra corresponde la mercancía V

4 Enviar la mercancía A

FUNCIÓN: 05

Organización de las mercancías y bienes.

1 Identificar el espacio disponible P 3.2.4 f

2 Identificar los tipos de materiales P

4 Identificar el sistema de almacenamiento P

5 Clasificar los materiales H

6 Codificar las estanterías H

7 Listar las existencias en el almacén V

8 Archivar los listados de existencias A

FUNCIÓN: 06

Gestión de la entrega de mercancías a clientes

1 Recibir el documento P

2 Separar la mercancía H

3 Confrontar la factura con la mercancía a despachar V

4 Entregar la mercancía vendida A

FUNCIÓN: 07

Recepción de la mercancía por devoluciones

59


MANUAL DE PROCESOS

1 Identificar si la mercancía corresponde a una venta anterior P

2 Recibir la mercancía H

3 Inspeccionar la mercancía V

4 Registrar la devolución A

FUNCIÓN : 08

Ejecución de los traslados de mercancías por diversos motivos.

1 Identificar los motivos por el cual está siendo requerida la mercancía P

2 Hacer el documento de traslado H

3 Separar la mercancía H

4 Confrontar el documento vs mercancía física V

5 Entregar la mercancía A

FUNCIÓN: 09

Ejecución de los inventarios aleatorios

1 Identificar cual de las mercancías le corresponde el inventario aleatorio P

2 Diligenciar los formatos H

3 Justificar las inconsistencias V

4 Ajustar los inventarios A

5 Archivar los documentos que soportan los inventarios A

FUNCIÓN: 10

Organización de la documentación inherente a su cargo, con base en las técnicas de archivo

1 Identificar que documentación maneja el cargo P

2 Separar la documentación H

3 Verificar el tiempo de conservación de cada uno de los documentos V

4 Archivar los documentos A

7.5.3 Matriz De Riesgos. Las organizaciones modernas buscan metodologías para la gestión de riesgos, las cuales promueven una cultura de controles internos y administrativos en los procesos que soportan su operación. Uno de los elementos que aportan una buena parte de esa gestión, son la identificación de los riesgos, documentados a través de las matrices de riesgos de los procesos.

60

Cuadro 8. Matriz de riesgo proceso de compras

Fuente: Propia

61

Cuadro 9. Riesgos específicos identificados

RIESGOS ESPECÍFICOS IDENTIFICADOS

Proceso Etapas Objetivos específicos

Descripción del riesgo

PROCESO DE VENTAS

Asesorar el cliente.

Brindarle información de los productos o servicios de la empresa.

Que se dé información errada al cliente.

Que la atención al cliente no sea la adecuada.

Que no se atienda al cliente oportunamente.

Elaboración pedido de mostrador.

Solicitar los productos requeridos por el cliente.

Que se soliciten los productos erradamente.

Que se soliciten las cantidades erradas.

Que no se realice el pedido a tiempo.

Verificar crédito

Verificar si el cliente tiene crédito con la empresa.

Que no se realice verificación del cliente en el sistema.

Que la información del sistema no esté actualizada.

Aprobación de crédito

Aprobar crédito a los clientes que lo requieran.

Que no se realice el respectivo análisis de estudio de crédito.

Que no se tengan los documentos requeridos.

Que se apruebe sin realizar revisión previa.

Elaboración de la factura.

Facturar los productos del cliente.

Que se realice una facturación errada.

Que se realice la facturación por un valor errado.

Que se coloquen datos errados en la factura.

Recaudar el dinero.

Recaudar el dinero de los productos vendidos.

Que se cobre un valor errado.

Que el sistema presente inconsistencias.

Entrega del producto.

Entregar el producto al cliente.

Que se entregue el producto errado.

Que se entregue más productos de los requeridos.

Que no entregue el producto a tiempo.

Fuente: Propia

62

7.6 PROCEDIMIENTOS O SUB PROCESOS. Entre los procedimientos organizacionales de los procesos actuales, se identificó que la empresa Riegos del Pacífico adolece de esta información por tanto se debe documentar. 7.6.1 Manual De Procedimientos. Los manuales de procedimientos son transformados a través de las entradas, las salidas con recursos que van agregando valor en su desarrollo. Cumple una función y es dinámico en el tiempo, su finalidad o consecución está determinada por su resultado. Los procesos contienen un componente social que le conlleva a interactuar con otros procesos, el cual es análogo al comportamiento del ser humano.

63

7.6.1.1 Gestión Comercial Jefe Comercial

78

ASISTENTE COMERCIAL

92

7.6.1.2 Gestión en Compras. Jefe de compras

93

CARGO:

JEFE INMEDIATO

ÁREA:

FUNCIÓN:

PROCESO: Planear el presupuesto

Hacer el presupuesto

Verificar el presupuesto

Ejecutar el presupuesto

No. Actividad Flujograma Descripción Actividad

Cargo del

funcionario

responsable

00. Conectado con el proceso de

recepcionar las requisiciones.

11. Planeando las compras anuales,

con base en la matriz.Jefe de compras

2

2. Planeando las compras

mensuales, con base en la matriz

anual.

Jefe de compras

33. Estimando los costos de las

compras mensuales.Jefe de compras

4 4. Formulando el presupuesto Jefe de compras

5 5. Haciendo el presupuesto Jefe de compras

66. Entregando el presupuesto, para

verificación y aprobaciónJefe de compras


verificar el presupuesto

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

JEFE DE COMPRAS

GERENTE GENERAL

GESTIÓN EN COMPRAS


94

CARGO:

JEFE INMEDIATO

ÁREA:

FUNCIÓN:






Cargo del

funcionario

responsable


planear el presupuesto.

11. Recibiendo el presupuesto de

compras para verificación.

Asistente de

contabilidad

22. Evaluando si la formulación del

presupuesto es apropiado.

Asistente de

contabilidad

3

No Si

3. Confirmando que el presupuesto

este dentro del rango asignado.Contador

44. Conectando con el proceso de

planear el presupuestoJefe de compras


JEFE DE COMPRAS

GERENTE GENERAL

GESTIÓN EN COMPRAS


95

5

5. Confrontando el presupuesto

con años los realizados en años

anteriores.

Asistente de

contabilidad

66. Evidenciando las variaciones del

presupuesto

Asistente de

contabilidad

7

No Si

7. Verificando que el presupuesto

que cumpla con las políticas.Contador

88. Entregando el presupuesto para

aprobaciónContador

9

Si No

9. Aprobando el presupuesto de

comprasGerente General


planear el presupuesto.Jefe de compras

1111. Recibiendo el presupuesto

aprobadoJefe de compras


ejecutar el presupuesto

96

CARGO:

JEFE INMEDIATO

ÁREA:

FUNCIÓN:






Cargo del

funcionario

responsable

0 0. Conectando con el proceso de

verificar el presupuesto

11. Solicitando los estado de cuentas

de proveedoresJefe de compras

22. Entregando el listado de las

cuentas por pagar a proveedores.Auxiliar de tesorería

3

3. Investigando los razones por las

cuales no se han ejecutado los

pagos.

Jefe de compras

44. Haciendo un listado de los pagos

con prioridad.Jefe de compras

5

5. Enviando un informe de las

cuentas vencidas para agilizar el

pago.

Jefe de compras


JEFE DE COMPRAS

GERENTE GENERAL

GESTIÓN EN COMPRAS


97

6 6. Recibiendo el informe Gerente General

7Si No

7. Aprobando Gerente General

88. Esperando en pagos de mayor

prioriodad.Proveedor

99. Recibiendo el listado aprobado,

para pago a proveedores.Auxiliar de tesorería

10 10. Notificando al jefe compras Auxiliar de tesorería

1111. Finalizando el proceso de

elaborar el presupuesto

98

CARGO:

JEFE INMEDIATO

ÁREA:

FUNCIÓN:

PROCESO: Identificar cuales de los productos requeridos son nuevos

Requerir la información a los proveedores


Cargo del

funcionario

responsable

0Iniciando con el proceso de

seleccionar los proveedores

11. Buscando información de nuevos

proveedoresJEFE DE COMPRAS

22. Estableciendo comunicación con

el posible proveedorJEFE DE COMPRAS

33. Estableciendo condiciones

económicas, técnicas y pos-ventaJEFE DE COMPRAS

44. Solicitando las cotizaciones a los

proveedoresJEFE DE COMPRAS

5

5. Solicitando las muestras a

proveedores de las mercancías a

adquirir

JEFE DE COMPRAS

6 6. Recibiendo las muestras JEFE DE COMPRAS

77. Generando informes de los

proveedores, para evaluarJEFE DE COMPRAS

8


evaluación de selección


JEFE DE COMPRAS

GERENTE GENERAL

GESTIÓN EN COMPRAS


Buscar en fuentes de información los posibles proveedores, que

99

CARGO:

JEFE INMEDIATO

ÁREA:

FUNCIÓN: Selección de proveedores.

PROCESO: Seleccionar al proveedor


Cargo del

funcionario

responsable


seleccionar

1

1. Diligenciando el formato para

evaluación de proveedores JEFE DE COMPRAS

2

2.Evaluando a cada proveedor de

acuerdo a los criterios. JEFE DE COMPRAS

3 No Si 3. AprobandoJEFE DE COMPRAS

4 4. Archivando la documentaciónJEFE DE COMPRAS

5

5. Notificando al proveedor que fue

seleccionadoJEFE DE COMPRAS

6

6. Solicitando lista de precios

actualizadosJEFE DE COMPRAS

7 7. Solicitando los catálogos JEFE DE COMPRAS


registrar al proveedor


JEFE DE COMPRAS

GERENTE GENERAL

GESTIÓN EN COMPRAS

100

CARGO:

JEFE INMEDIATO

ÁREA:

FUNCIÓN:

PROCESO:


Cargo del

funcionario

responsable


evaluar el proveedor.

11. Enviando el formato al proveedor

para su correspondiente registro.Jefe de compras

22. Solicitando la documentación que

debe adjuntar al formato de registroJefe de compras

3

3. Solicitando que diligencie la

autorización de transferencia

bancaria

Jefe de compras

44. Recibiendo los documentos

remisionados por el proveedorJefe de compras

5No Si

5. Aprobando

6 6. Registrando en el sistema Asistente Contable

77. Archivando los documentos de

registro del proveedorJefe de compras

88. Finalizando el proceso de registrar

el proveedor


JEFE DE COMPRAS

GERENTE GENERAL

GESTIÓN EN COMPRAS


Requerir la documentación para la inscripción del proveedor

Registrar al proveedor

101

CARGO:

JEFE INMEDIATO

ÁREA:

FUNCIÓN:

PROCESO: Registrar las novedades de inconformidades

Evaluar las novedades de inconformidades

Informar las desiciones tomadas con base en las novedades

Calificar a los proveedores

No. Actividad Flujograma Descripción ActividadCargo del funcionario

responsable

00. Iniciando con el proceso de

evaluación del proveedor

11. Diligenciando diariamente el

formato de inconformidades.Almacenista

22. Notificando las inconformidades al

jefe de comprasAlmacenista

33. Entregando el formato de

inconformidades al jefe de comprasAlmacenista

4

4. Consolidando en un archivo las

inconformidades, para

posteriormente evaluar.

JEFE DE COMPRAS

55. Archivando el formato de

inconformidades.JEFE DE COMPRAS

66. Consultando el archivo

consolidado de inconformidades.JEFE DE COMPRAS

77. Evaluando a cada proveedor con

base en el archivo consolidado.JEFE DE COMPRAS


JEFE DE COMPRAS

GERENTE GENERAL

GESTIÓN EN COMPRAS

EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR

110

Almacenista

124

7.7 INSTRUCTIVOS O MICRO PROCESOS. 7.7.1 Formatos De Los Documentos De Control Interno Del Área De Compras Y Comercial. En la empresa “RIEGOS DEL PACÍFICO LTDA.”, poseen un software contable y comercial como herramienta de apoyo para ejecutar los procesos de gestión comercial y compras. Es decir que, son elaborados e impresos en formatos estándar con algunas excepciones, como: Cuadro 10. Requisición de inventarios.

VALVULAS CANTIDAD PVC CANTIDAD PVC CANTIDAD COLLARIN CANTIDAD

UP0113 15 APO301 15 AP815 10 AR0402 9

UP0119 15 APO301 20 AP563 15 AR0410 60

UP0116 2 APO301 10 AP589 14 AR0411 14

UP0112 80 APO301 20 AP817 13 AR0413 12

UP0113 20 APO301 12 AP158 14 AR0414 13

UP0105 40 APO301 13 AP369 12 AR0415 14

UP0102 15 APO301 14 AP987 11 AR0416 17

UP0103 30 APO301 14 AP523 9 AR0418 18

Fuente: Empresa.

125

Figura 8. Solicitud de compras.

Figura 9. Orden de compra.

126

Figura 10. Entrada de almacén.

127

Figura 11. Pedidos de ventas.

128

Figura 12. Cotización en ventas.

129

Figura 13. Factura de venta diligenciada.

130

Figura 14. Recibo de caja.

131

Figura 15. Notas de devolución a proveedor.

132

Figura 16. Formato de inventarios aleatorios.

7.7.2 Manuales Instructivos. La empresa Riegos del pacífico Ltda. con el fin de contar con una información precisa y unos procesos eficientes, utiliza un software comercial y contable como herramienta, razón por la cual la mayoría de los documentos utilizados por la empresa son realizados a través de él. Antes de citar los instructivos de los documentos de control interno, se requiere previamente crear catálogos relacionados con los mismos para aquella información inherente a la gestión comercial y/o la gestión en compras. En primera instancia es necesario crear los perfiles de beneficiaros respectivamente, el cliente y/o el proveedor.

133

Figura 17. Creación del tercero

134

Este proceso es una fuente de datos general el cual alimenta todo el sistema, por lo tanto cuando algún usuario del sistema requiera información para un tercero, solo bastará con conocer el número de identificación. Tercero : Capture el número de identificación si es persona natural (CC/CE/TI/RG) o el número de identificación tributaria (NIT) del tercero si es persona jurídica, teniendo en cuenta de omitir espacios, comas, puntos y sin digito de verificación. Sólo se permiten hasta trece (13) caracteres. Tipo de tercero : Capture si es persona 0=Natural o 1=Jurídica Rut : Capture si tiene 1= Rut o 0= diferente de Rut, solo se permite un (1) carácter. Domiciliado : Capture si el tercero reside en Colombia 0=Si o 1= No, solo se permite un (1) carácter. Tipo de identificación : Capture el tipo de identificación del tercero, 1= cédula de ciudadanía, 2= NIT, 3= Cédula de extranjería, 4= TI, solo se permite un (1) carácter. NIT : Omita esta información es un dato automático del sistema, pulse para continuar. Razón social y/o Nombre : Si la persona es natural, capture primer apellido se permite hasta quince (15) caracteres, capture segundo apellido se permite hasta quince caracteres, capture nombre se permite hasta veinte (20) caracteres. Si la persona es Jurídica capture la razón social del tercero como lo indica el RUT (Ver anexo Nro. 01), se permite hasta cincuenta (50) caracteres. Nombre establecimiento : Capture el nombre comercial de la persona natural o jurídica (Ver anexo Nro. 01), se permite hasta cincuenta (50) caracteres. Dirección : Capture la dirección de la empresa o de la persona a quien esta inscribiendo (Ver anexo No 02) Sólo se permiten hasta cuarenta (40) caracteres.

135

Ciudad : Capture el nombre de la ciudad del domicilio del tercero. Sólo se permiten hasta treinta (30) caracteres. Código : Número asignado a la ciudad de forma automática (Ver anexo Nro. 03). Sólo se permiten hasta ocho (8) caracteres. Barrio / Vereda : Capture el nombre del barrio. Sólo se permiten hasta quince (15) caracteres. Fax : Capture el número del fax del tercero sin indicativos, espacios, puntos, ni comas. Sólo se permiten hasta quince (15) caracteres. Teléfono : Capture el número fijo o el del celular del tercero sin indicativos, espacios, puntos ni comas. Sólo se permiten hasta quince (15) caracteres. Correo electrónico : Capture la dirección de correo que tenga el tercero a registrar sin espacios, puntos ni comas. Sólo se permiten hasta cincuenta (50) caracteres. Fecha de ingreso : Fecha automática por el sistema CIIU : Capture el código de la actividad económica a la que corresponda el tercero (Ver Anexo Nro. 04)

136

Figura 18. Requisición de inventarios.

CO : Centro de operación, digite el código dependiendo del lugar donde labore, máximo 3 carácteres (Ver anexo Nro.05). Requisición Nro. : Número automático generado por el sistema Fecha : Fecha automática por el sistema Solicitante : Digite el código correspondiente a su nombre, máximo 3 caracteres. Pulse (F2) Tipo de requisición : Digite 1=para transferir a una localización Digite 2= requerir a jefe de compras Local .Dest : Digite la bodega principal de su sucursal (Ver anexo Nro.05) Doc_ Alterno : No digite nada en este espacio, pulse enter para continuar. Detalle : Digite si esa requisición corresponde a mercancia para stock, indicando la semana de pedido, si es para un pedido de cliente digite el nombre y el número de pedido de venta. Item : Digite las referencias que requiere (F2) Descripción : Información automática del sistema, pulse enter para continuar. Cant_ Req : Digite la refencia que requiere. (Ver anexo Nro.07) Cant_a_Comp : Digite la cantidad que necesite comprometer. Fecha de entrega : Digite la fecha en que necesita la mercancía (Año/Mes/Dia)

137

Figura 19. Cotización.

En empresa : Capture el código de la empresa. En C.O. : Digite el número correspondiente a la sucursal (Ver anexo No 05) El número de la CT : Es un número consecutivo del sistema. La fecha : Dato automático del sistema. Cliente : Capture el número de identificación del cliente. Vendedor : Capture el código que se le designó. (Ver anexo Nro. 06) Forma de pago : Capture el pago de la mercancía cotizada es de contado o a crédito. Condición de pago : Capture las condiciones pactadas con el cliente Pronto pago : Capture si hay algún descuento comercial por pronto pago Cheque posfechado : Capture si la negociación requiere de cheque posfechado y las fechas Exige anticipo : Capture si se requiere de un anticipo Validez : Capture el número de días que estará vigente la validez de dicha oferta comercial Moneda : Dato automático del sistema Detalle : Capture algún tipo de información útil (# de orden de compra) Referencia : Capture el código de referencia designado para cada artículo. (Ver anexo Nro. 07) Descripción : El sistema por defecto coloca el nombre del artículo

138

Cantidad : Capture la cantidad que el cliente necesita cotizar Precio unitario : El sistema por defecto lo trae Descuento línea : Capture el porcentaje del descuento otorgado al cliente. Luego imprima dos copias, una para el cliente y otra para que conserve para hacerle seguimiento. Figura 20. Entrada de almacén.

Empresa : Capture el código de la empresa CO : Capture el código de la sucursal (Ver anexo Nro. 05) EA : Número consecutivo del sistema Fecha : Dato automático del sistema (fecha en que se realiza el documento) Doc_alt : Omitir este dato (pulse enter para continuar). O.C Nro. : Digite el número de la orden de compra del proveedor que corresponde la mercancía que va a ingresar, luego imprima una copia.

139

Figura 21. Pedido de mostrador.

Este documento es el que utiliza el vendedor para que a través del sistema la auxiliar de tesorería pueda realizar la factura de venta, no se debe imprimir. Vendedor : Capture el código de vendedor que le corresponde. (Ver anexo Nro.06) Cliente : Digite el número de identificación del tercero. Referencia : Capture el código correspondiente al producto ofrecido (Ver anexo Nro. 07). Cantidad : Digite la cantidad que requiere el cliente. FACTURA DE VENTA. Después de digitado el pedido, se consulta y se verifica los pedidos pendientes de facturar y con base en ellos se hace la factura.

140

Figura 22. Consulta de pedidos.

Figura 23. Facturación del pedido.

Luego imprima en el papel pre-impreso el cual conserva el mismo número de consecutivo del sistema.

141

Figura 24. Orden de compra.

Empresa : Digite el código de la empresa CO : Digite el código de la sucursal Numero : Consecutivo del sistema Fecha : Consecutivo del sistema Proveedor : Digite el código del Nit Contacto : Lo trae por defecto el sistema (de acuerdo a la creación) Comprador : Digite el código asignado Condición de pago : Digite el tipo de negociación (crédito o contado). Condición de pago : De acuerdo a su negociación digite el plazo pactado. Dcto : Capture el número de documento del proveedor con el cual le cotizó. Imp. Incluidos : El sistema lo trae por defecto Exige Ant : El sistema lo trae por defecto Mcía csg_ptmo : Cuando se trate de una mercancía que se va a recibir por consignación se prende este indicador, si no continua. Moneda : El sistema lo trae por defecto Detalle : Indique en este espacio información relevante de la negociación que quedará impresa en las observaciones, luego digite las referencias a requerir y luego imprima

142

Figura 25. Pedido de ventas.

Empresa : Digite el código de la empresa CO : Digite el código de la sucursal Pedido : Número consecutivo dado por el sistema Fecha : Información que genera el sistema. Cliente : Digite el número de Nit o cédula del cliente Facturar a : Si requiere que la factura salga a nombre de otra persona Vendedor : Digite su código Forma de pago : Indique el pago de la mercancía cotizada es de contado o a crédito. Condición de pago : Digite las condiciones pactadas con el cliente Pronto pago : Indique si hay algún descuento comercial por pronto pago Cheque posfechado : Indique si la negociación requiere de cheque posfechado y las fechas Exige anticipo : Digite si se requiere de un anticipo Detalle : Digite información relevante de la negociación. Digite en adelante las referencias, cuando termine imprima y entregue al almacenista.

143

Figura 26. Solicitud de compras.

CO : Digite el código de la sucursal Solicitud Nro. : Número consecutivo que trae el sistema Fecha : Fecha generada por el sistema Solicitante : Digite el código asignado Detalle : Indique si es mercancía para stock, o mercancía requerida por el cliente En adelante Digite la información de las referencias requeridas, luego imprima una copia para el jefe de compras.

144

Figura 27. Recibo de caja.

Empresa : Digite el código de la empresa CO : Digite el código de la sucursal RC- XXX : Número consecutivo dado por el sistema Fecha : Información que genera el sistema. Tercero : Digite el número de identificación Cobrador : Digite el código del vendedor Fec _ Rec : Información que genera el sistema. Detalle : Digite el pago a que documento hace referencia (Factura, CT) Imprima dos copias : Una para archivo y otra para el cliente.

145

Figura 28. Nota de devolución.

Empresa : Digite el código de la empresa CO : Digite el código de la sucursal NP : Número consecutivo dado por el sistema Fecha : Información que genera el sistema. Proveedor : Digite el número de identificación Mcia csg_ptmo : Cuando se trate de una mercancía que se va a devolver por consignación se prende este indicador, si no continua. Moneda : Información por defecto del sistema Imp. _ Inclu : Información por defecto del sistema Detalle : Digite información relevante de esta operación En adelante Digite los códigos y o referencias e imprima dos (2) copias, una (1) para el archivo firmada y otra para el proveedor.

146

FORMATO DE INVENTARIOS ALEATORIOS. Fecha : Escriba la fecha de diligenciamiento. Estantería : Escriba la estantería del cual va a tomar la información. Almacén : Escriba el centro de operación. Nro. De Ajuste : Escriba el número de ajuste que se realizó si lo hubo, si no deje en blanco. Código : Escriba la referencia de los accesorios. Descripción : Escriba el nombre de las referencias. Físico- Almacén : Escriba la cantidad contada físicamente en el almacén. Físico- Mostrador : Escriba la cantidad contada físicamente en el mostrador. Sistemas- Almacén : Escriba la cantidad que tiene en el sistema en almacén. Sistemas- Mostrador : Escriba la cantidad que tiene en el sistema por mostrador. Faltante- Almacén : Escriba si hay una diferencia faltante entre el físico y el sistema en el almacén. Faltante- Mostrador : Escriba si hay una diferencia faltante entre el físico y el sistema en el mostrador. Sobrante- Almacén : Escriba si hay una diferencia sobrante entre el físico y el sistema en el almacén. Sobrante- Mostrador : Escriba si hay una diferencia sobrante entre el físico y el sistema en el mostrador. Observaciones : Escriba información relevante que pueda ser de ayuda para alguna inconsistencia. Elaborado : Escriba su nombre completo. Revisado : Escriba su nombre completo. Aprobado : Escriba su nombre completo.

147

8. CONCLUSIONES El Sistema de Control Interno en una empresa constituye el punto de partida para lograr satisfactoriamente los objetivos trazados por los Directivos. Por lo tanto, una empresa que carezca de dicho sistema arriesga su crecimiento e impide la continuidad de la misma; por el hecho de no tener un elemento para eliminar o reducir dentro de la organización las deficiencias y debilidades que pudieran existir entorno al sistema. Después de haber realizado el diseño del control interno administrativo, para el área de gestión comercial y gestión de compras de la empresa Riegos del Pacifico LTDA, se exponen las siguientes conclusiones:

En la empresa Riegos del Pacifico, existen políticas en las áreas mencionadas previamente, las cuales no se encuentran documentadas ni formalizadas, por lo cual no son completamente claras y sobrellevan variaciones en sus procesos, debido a que no hay un control definido para cumplirlas.

Se realizó el análisis del organigrama, el cual se encuentra acorde con acorde con el funcionamiento de la empresa.

Se documento un diccionario de competencias por cargo, que le ayudara a la empresa a tener un personal altamente calificado y competitivo.

La empresa tiene manuales de funciones pero se le realizaron unas modificaciones, debido a que no cumplen con los requisitos básicos, los cuales se documentaron como propuesta de mejora.

Se documentaron los manuales de procesos para las funciones ejecutadas en las dos áreas trabajadas, la cuales se trabajaron bajo el ciclo PHVA, el cual lo exige la NTC 6001/2008.

Se documentaron los manuales de procedimientos de control interno para cada uno de los procesos, bajo la diagramación ISO 8000.

Se documentó la matriz de riesgos de los procesos, para cada área.

Los indicadores de medición de la gestión de los procesos, no se plantearon, debido a que la empresa debe definir si va adoptar las propuestas descritas en este trabajo.

148

Recordemos que una empresa es altamente competitiva cuando tiene claro tres principales recursos definidos: Tiempo: Recursos Financieros Calidad: Recursos Físicos. Capital humano: Recurso Humano

El capital humano es uno de los insumos para que las empresas avancen en pro de la competitividad. Cuando una persona sabe qué hacer, como lo debe hacer, y lo hace de la mejor manera, se obtiene procesos agiles, disminuyendo el tiempo y apuntándole a la calidad. El sistema de control es una herramienta que permite mitigar los riesgos de una manera razonable, pero esto no garantizará el logro de los objetivos, teniendo en cuenta que los procesos son realizados por personas que por error, descuido o fatiga podrán existir fallas, que se pueden algunas evitar o minimizar. Una de los aportes del sistema de control interno, es la interacción de los procesos con una buena segregación de funciones, con perfiles competitivos.

149

9. RECOMENDACIONES El Control Interno en una organización constituye una pieza primordial para garantizar la eficiencia, eficacia y economía en todas las operaciones de la misma, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades establecidas. En tal sentido, es importante que los directivos de las empresas tomen conciencia de la importancia que tiene contar con un sistema de control interno que permita el adecuado funcionamiento de las operaciones de acuerdo con los objetivos propuestos. De acuerdo con los aspectos descritos en el desarrollo del sistema de control para las áreas de gestión comercial y gestión de compras, es necesario realizar las siguientes recomendaciones con el objetivo de corregir las debilidades existentes en el sistema de control interno actual. Las propuestas descritas previamente, son una herramienta fundamental para el desarrollo de las operaciones en la empresa Riegos del Pacifico LTDA, es por eso que se le recomienda a la empresa:

Evaluar las propuestas planteadas.

Implementar las propuestas descritas previamente.

Monitoreo des sistema de control interno, periódicamente mediante una auditoria, para verificar si se están cumpliendo con los objetivos.

Lo cual le servirá a la empresa para fortalecer la eficiencia, eficacia y buen funcionamiento de la empresa, teniendo en cuenta que las funciones, los procesos y procedimientos, son un factor importante para fomentar el crecimiento y desempeño de la empresa, además de la importancia que representan para identificar factores de riesgo y proceder a mitigarlos.

150

BIBLIOGRAFÍA ANZOLA ROJAS, Servulo. Administración de empresas pequeñas, Mac Graw Hill c2002. BUITRAGO, Jorge Enrique. PRESUPUESTOS, la proyección para el desarrollo de los recursos financieros. Tunja 2.002. editorial Uniboyaca. BURBANO, Jorge E. PRESUPUESTOS Enfoque de gestión planeación y control de recursos. Bogotá. Mc Graw Hill 3 edición 2.005. CATACORA C., Fernando. Sistemas y Procedimientos Contables. McGraw-Hill, Caracas (Venezuela) - 1996. DOMINGUEZ GIRALDO, Gerardo. Indicadores de Gestión: un enfoque sistémico, Jurídica Diké, Colombia 2001. ESTUPIÑAN GAITÁN, Rodrigo. Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales Análisis de informe COSO I y II, ECOE ediciones, Bogotá, Enero de 2008 segunda edición. ESTUPIÑÁN, Rodrigo. Papeles de trabajo. Febrero de 2004, Segunda Edición FLÓREZ PALACIOS, José Antonio. Los indicadores financieros, el mercado y las decisiones de inversión. Revista hojas administrativas No. 1. 1994. Universidad Central-Facultad de Administración de Empresas. GARCÍA, Roberto, Economía de la Empresa, Escuela Universitaria de Estudios Empresariales Barcelona, 1975. GÓMEZ, Giovanny. Auditoría y control Interno, Diciembre 2001. HANSEN Y MOWEN THOMPSON, Administración de costos, Contabilidad y Control, 2 edición, editorial thonson, 2.003. Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC. Norma Técnica Colombiana NTC 6001, ICONTEC, Bogotá D.C 2008. Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC. Guía de Implementación de la NTC-6001 Modelo de Gestión para micro empresas y pequeñas empresas (MYPES), ICONTEC, Bogotá D.C 2009. MANTILLA, Samuel Alberto. AUDITORIA DEL CONTROL INTERNO, ECOE Ediciones, Bogotá, Colombia, Agosto de 2009.

151

Marzo de 2010, Sexta Reimpresión, ECOE ediciones, Bogotá, Colombia. MENDEZ ALVAREZ, Carlos Eduardo. Metodología diseño y desarrollo del proceso de investigación, Colombia, Editorial Mac Graw Hill 2001, tercera edición. MORA GARCÍA, Luis Aníbal. Indicadores de la Gestión Logística. 2 ed. 2.010. Editorial Ecoe, Bogotá. PRIETO HERRERA, Jorge Eliécer. Gestión Estratégica Organizacional. Segunda edición. ECOE ediciones, Bogotá, Julio de 2008 PYHRR, Peter A. Presupuesto Base Cero. Editorial LIMUSA, México 1977. RODAS CAPIZO, Alejandro R, ARROYO DE RODAS, María F. Administración Básica, Noriega editores, Limusa 2004. SANTILLANA GONZÁLEZ, Juan Ramón, Auditoría Interna Integral: Administrativa, Operacional y Financiera, International thomson Editores, S.A. DE c.v., México, 2ª, 2.002. SANTILLANA GONZÁLEZ, Juan Ramón, Técnicas de Selección de Muestras de Auditoría, IMCP, México, 1ª ed., 1980. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES, CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTA Y CONFECÁMARAS, Guía Colombiana de Gobierno Corporativo para sociedades cerradas y de familia, Bogotá, 2009

152

CIBERGRAFÍA Disponible en Internet: http://www.degerencia.com/tema/indicadores_de_gestion Disponible en Internet: http://documentos.mideplan.go.cr/alfresco/d/d/workspace/SpacesStore/6a88ebe4-da9f-4b6a-b366-425dd6371a97/guia-elaboracion-diagramas-flujo-2009.pdf Disponible en Internet: http://ticss.bligoo.com/content/view/511291/Manual-de-Procesos-y-procedimientos-Guia-basica.html

http://www.degerencia.com/tema/indicadores_de_gestion

http://documentos.mideplan.go.cr/alfresco/d/d/workspace/SpacesStore/6a88ebe4-da9f-4b6a-b366-425dd6371a97/guia-elaboracion-diagramas-flujo-2009.pdf

http://documentos.mideplan.go.cr/alfresco/d/d/workspace/SpacesStore/6a88ebe4-da9f-4b6a-b366-425dd6371a97/guia-elaboracion-diagramas-flujo-2009.pdf

http://ticss.bligoo.com/content/view/511291/Manual-de-Procesos-y-procedimientos-Guia-basica.html

http://ticss.bligoo.com/content/view/511291/Manual-de-Procesos-y-procedimientos-Guia-basica.html

153

ANEXOS

ANEXO A. RUT DE EJEMPLO

154

ANEXO B. DIRECCIÓN DE CORRESPONDENCIA La dirección de correspondencia se debe digitar de acuerdo con el estándar de la DIAN para direcciones, la cual estará conformada por una nomenclatura inicial, una nomenclatura final y una nomenclatura complementaria. Nomenclatura Inicial. Describe las vías principales. Se acompaña del número complementario que aparece en la PLACA, sobre la puerta de entrada. Abreviaturas Iniciales Cod. Nombre AER Aeropuerto CRT Carretera AUT Autopista CIR Circular AV Avenida CRV Circunvalar AC Avenida Calle DG Diagonal AK Avenida Carrera KM Kilómetro BLV Boulevar TR Transversal CL Calle VTE Variante CN Camino CR Carrera Nomenclatura Final. Describe la localización interior. Cod. Nombre AG Agrupación LT Lote AP Apartamento MZ Manzana BL Bloque MN Mezanine BG Bodega MD Módulo CS Casa OF Oficina CE Cédula

155

P Piso CT Consultorio PH Penthouse DP Depósito PT Puesto ED Edificio SEC Sector EN Entrada SS Semisótano ESQ Esquina ST Sótano ET Etapa SM Super-manzana GR Garaje TO Torre IN Interior UN Unidad LC Local Nomenclatura Complementaria. Se usa para darle precisión a la dirección. Tenga en cuenta que la dirección no supere los 60 caracteres. Abreviaturas Complementarias Cod. Nombre BRR Barrio PS Paseo CC Centro Comercial SL Solar CON Conjunto Residencial UR Unidad Residencial DPTO Departamento SEC SECTOR FCA Finca URB Urbanización HC Hacienda VDA Vereda PA Parcela Abreviaturas Complementarias de Zona Cod. Nombre Oriente OE Oeste

156

E Este OCC Occidente N Norte SUR Sur EJEMPLOS: Si su dirección es Avenida 13 Nº 130 -32 Interior 5, Apartamento 104, Bloque A2, Unidad 3. Se debe escribir: AV 13 130 32 UN 3 BL A2 IN 5 AP 104 Si su dirección es Boulevard Santander Nº 20-22. Se debe escribir: BLV SANTANDER 20 22 Si su dirección es Carrera 24 B Este Nº 7C 45 Manzana 3 Apartamento 202 Conjunto Residencial El Paraíso. Se debe escribir: CR 24 B E 7C 45 MZ 3 AP 202 CON EL PARAISO Las direcciones se deben escribir en letra mayúscula utilizando las abreviaturas aquí establecidas. No deben incluir caracteres especiales como puntos, comas, #, guiones, etc. NOTA Si no encuentra convención que se ajuste a su dirección, escriba su dirección tal como corresponde.

157

ANEXO C. CATÁLOGO GENERAL DE CLIENTES

158

ANEXO D. CATÁLOGO GENERAL DE ACTIVIDADES ECONÓMICAS

159

ANEXO E. CATÁLOGO DE CENTROS DE OPERACIÓN

160

ANEXO F. CATÁLOGO GENERAL DE VENDEDORES Y COBRADORES

161

ANEXO G. CATÁLOGO GENERAL DE ITEMS DEL INVENTARIO

diseÑo del sistema de control interno …

Documents