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“Año de la Unión Nacional frente a la Crisis Externa”

TEMA: ENTREGA PARCIAL – TRABAJO DE APLICACIÓN “EMPRESA DATA BUSINESS SAC”

Presentado en el curso de:SISTEMA DE CONTROL INTERNO

PROFESOR:García Trigozo José

TURNO:Nocturno

Los Olivos, Octubre 2009

DEDICATORIA:

Este trabajo y como todas las

cosas que realizamos esta

dedicado a los seres queridos

que siempre nos acompañan

y confían en nosotros.

I. INTRODUCCION

DB Perú Data Business SAC. es una empresa del sector informático con mas

de 16 años de experiencia en dar soluciones de puntos de venta y móviles a

los diferentes rubros empresariales.

Hemos investigado aspectos generales de la empresa dándonos cuenta que es

una empresa mediana; que del 2002 al 2009 a crecido rápidamente, de ser una

pequeña empresa a pasado a ser una empresa mediana, con una visión clara

de cubrir las necesidades del cliente con productos y servicios innovadores.

Conociendo su organigrama nos damos cuenta que para este tipo de empresa,

necesitan diversas áreas especializadas en el rubro de la empresa, que tengan

conocimiento de tecnología sobre todo en las áreas de ventas, logística,

sistemas, soporte técnico; posteriormente nos entregaron las funciones y

responsabilidades de todas las áreas que nos sirvió como punto de partida

para construir el Manual de Organización y Funciones, El Manual de

procedimientos y flujogramas.

En este trabajo hemos analizado, tres aéreas elegidas que son: Logística,

Importaciones, Dpto. de Administración y Finanzas; procediendo a desarrollar

el MOF, Manual de Procedimientos y flujogramas; tomando en cuenta las tres

herramientas primordiales para un adecuado control interno y el sistema:

Preservar Activos, Información financiero y Productividad.

II. INDUCCIÓN DE LA EMPRESA

DATA BUSINESS S.A.C.

1. RESUMEN EJECUTIVO

DB Perú, empresa del sector informático con más de 16 años de experiencia,

está especializado en dar soluciones a los diferentes mercados, a través de

sus dos unidades de negocios: PUNTOS DE VENTA Y SOLUCIONES

MÓVILES.

Parte de nuestro éxito y liderazgo que tenemos en varios sectores del mercado,

se debe a que nos convertimos en socios estratégicos de cada uno de nuestros

clientes.

Nuestra relación con principales proveedores de tecnología garantiza a

nuestros clientes que, a la hora de invertir en nuestros productos y soluciones

lo hagan con tranquilidad y confianza.

Pensando siempre en nuestros clientes y su comodidad; estamos más cerca de

ellos ampliando nuestra cobertura:

Zona Norte, con nuestra sucursal en la ciudad de Trujillo.

Zona Sur, con nuestra sucursal en la ciudad de Arequipa.

2. NUESTRA MISIÓN:

DB Perú aporta soluciones únicas y personalizadas que cubren las

necesidades de nuestros clientes, innovando con productos y servicios de

tecnología mundial, de calidad y precios competitivos.

3. NUESTRA VISIÓN:

Ser líderes en Soluciones de Puntos de Venta y Móviles, acorde a la

vanguardia del mundo, con una cobertura nacional y consolidar nuestra

presencia en el mercado internacional.

4. NUESTROS LOCALES:

Sede Lima, Sede Arequipa, Sede Trujillo

5. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN:

Data Business SAC, es una empresa en expansión con 16 años en el mercado,

con un crecimiento paulatino, que está sentando las bases concretas de su

crecimiento en el interior del país en las ciudades más importantes, ubicando

así una de sus más grandes fortalezas en el mercado de confianza y

seguridad.

Otra fortaleza intrínseca, es el profesionalismo que maneja en cada uno de sus

procesos para poder asesorar a sus clientes.

6. NUESTROS VALORES:

GENTE:

Valoramos a nuestra gente con la fuerte creencia en la filosofía “Una empresa

es su gente” y les proporcionamos oportunidades para que se desempeñen con

todo su potencial.

INNOVACIÓN TECNOLÓGICA:

Para anticiparnos y responder a los requerimientos del mercado, permitiendo

que nuestros clientes utilicen herramientas tecnológicas de vanguardia en el

mundo.

EXCELENCIA:

Realizamos nuestros mejores esfuerzos con pasión interminable por el cliente y

retamos al espíritu para ser los mejores de todas las maneras posibles.

CAMBIO:

Rápidamente tomamos la iniciativa de ejecutar el cambio e innovación con un

sentido de crisis: no podemos sobrevivir si no nos esforzamos constantemente

por innovar.

INTEGRIDAD:

Actuamos de una forma correcta y ética, manteniendo de manera confidencial

la información de nuestros clientes.

CO-PROSPERIDAD:

Nos responsabilizamos como buenos ciudadanos corporativos en la búsqueda

de la prosperidad mutua de nuestra sociedad.

RESPONSABILIDAD SOCIAL

Reconocemos que somos partícipes de un sistema social con el cual

interactuamos. Todas nuestras decisiones y actos son congruentes con dicho

sistema social. Contribuimos a la permanencia y renovación de los recursos

naturales, así como al progreso de las comunidades en las que actuamos.

7. COBERTURA

Tenemos una cobertura nacional, con más de 2,500 clientes satisfechos.

ZONA NORTE

Tumbes, Piura, Lambayeque Cajamarca, La Libertad, Ancash.

ZONA LIMA Y ORIENTE

Lima, Ica, Loreto, Amazonas, Pucallpa, San Martín, Madre Dios.

ZONA CENTRO

Junín, Huancavelica, Pasco, Huánuco, Ayacucho.

ZONA SUR

Arequipa, Cusco, Puno, Moquegua, Apurímac, Tacna.

8. UNIDADES DE NEGOCIO:

Puntos De Ventas Móviles

ALIANZAS ESTRATÉGICAS:

DATA BUSINESS SAC cuenta con el respaldo de empresas internacionales,

que nos han confiado la representación de sus marcas, hasta de una manera

exclusiva.

Con ellas se han desarrollado, alianzas estratégicas desde las centrales para

Latinoamérica, trayendo al Perú toda la tecnología de punta que tienen los

demás países del mundo.

HP

Microsoft

Star

Cisco

PAXAR

Metrologic

Psion

Zebex

POS – D

9. ANÁLISIS HISTÓRICO

10.RESPONSABILIDAD SOCIAL

Reconocemos que somos partícipes de un sistema social con el cual

interactuamos.

Todas nuestras decisiones y actos son congruentes con dicho sistema social,

aportando al progreso de las empresas en el país. Parte de nuestra

responsabilidad es la labor de evangelización con los nuevos empresarios y

con empresas que desean estar a la Vanguardia en un mercado competitivo.

Por eso a través de los años DBPERU ha compartido sus conocimientos en

una serie de eventos, presentaciones, charlas gratuitas; así como ha

contribuido en brindar a través de su staff de profesionales diversos Cursos.

11.SEGMENTOS DE CLIENTES

- Agroindustrias

- Minería

- Petróleo

- Agentes Logísticos / Operadores Portuarios

- Retail: Empresas con puntos de ventas – Comerciales.

- Instituciones financieras

12.UNIDAD POS: HARDWARE Y SOFTWARE

13.CATÁLOGO DE SISTEMAS:

SISTEMAS DE GESTIÓN:

• DATAMARKET PROFESIONAL Punto de Venta dos

puestos

• DATAMARKET ELITE Punto de Venta “n”

puestos

• E-DATAMARKET Consolidador

• DATAMARKET CONCESIONARIOS Comedores

• SISCOMB Combustibles

• VALET PARKING Parqueo Vehicular

• ASISTENCIA DE PERSONAL Control Asistencia

SISTEMAS MÓVILES:

• PREVENTA Preventa

• ENCUESTAS Encuestas

• DB-INVENTORY Inventario

• INVENTARIOS DE ACTIVO FIJO Inventario de activo fijo

• Y DESARROLLOS MÓVILES A MEDIDA

SOPORTE DE SISTEMAS

Después de la fecha de instalación el cliente puede adquirir el contrato Anual

de Soporte de Sistemas, con el cual se obtienen los siguientes beneficios:

• Soporte Telefónico

• Soporte vía Messenger

• Soporte vía correo electrónico

• Soporte vía acceso remoto

• Capacitaciones gratuitas en nuestras oficinas

• Actualizaciones gratuitas del sistema

• Actualizaciones por cambios en la legislación tributaria

SOPORTE TÉCNICO

Soporte Técnico, cuenta con un equipo de ingenieros y técnicos altamente

calificados, para poder atender los equipos con garantía y sin garantía.

Contamos con el servicio de “Contrato de Soporte Técnico” que le va a permitir

tener el respaldo para poder cuidar y mantener su inversión en equipos de alta

tecnología. (Servicio Presencial)

• Contrato de Soporte Técnico de Puntos de Venta.

• Contrato de soporte técnico de Móviles.

14.UNIDAD MÓVILES

ESTUDIO DE PROYECTOS POTENCIALES DE MÓVILES

Procesos operativos actuales

Estudio del equipamiento

Estudio de los suministros

Estudio de señal

Optimalización de procesos operativos

Análisis de la inversión

Análisis del desarrollo

Contrato de soporte

15.DETALLES POR AREA

15.1 GERENTE DE ADM. Y FINANZAS

Milagros Torreblanca Calderón

Funciones:

Aprobar Créditos a clientes.

Pago a Proveedores: Análisis de presupuestos, solicitud de créditos, emisión

de cheques.

Pago de Planilla.

Aprobación de abonos.

15.2 ASISTENTE

Giovanna Morales Núñez

Funciones:

En caso no esté la Gerente de administración y finanzas aprobará créditos con

la verificación en EQUIFAX y previa investigación con su sectorista.

Encargada de caja chica.

Recepciona ingresos efectivos que diariamente recauda facturación.

Confirmación de recojo de comprobantes de retención.

Verificar cuentas por cobrar en el sistema y enviar informes (créditos vencidos)

por correo a los vendedores o personal encargado de realizar las cobranzas.

En quincena enviar el cuadro de las remuneraciones e ingresar el pago en el

Banco correspondiente.

Antes de fin de mes, revisión de asistencia, faltas justificadas e injustificadas,

entregar informe a Gerente Adm. Y Finanzas.

Revisión de la planilla enviada por contabilidad a fin de mes, ingresar el pago

en el Banco correspondiente.

Revisión de diversos reportes de las áreas de facturación, almacén, soporte

técnico, sede Trujillo, sede Arequipa.

Apoyo en el inventario físico que se realiza en Julio y Diciembre.

Recopilación de información administrativa y financiera que requieren clientes,

proveedores y bancos.

Enviar información a contabilidad del registro de venta y cuentas por cobrar;

también se envía la información revisada de los diversos reportes por área.

15.3. FACTURACION

Carmen Chumacero Pedemonte

Funciones:

Facturación: Impresión de la facturación, envió de reportes (facturas por

obsequio, facturas por adelanto, facturas por almacén virtual) a la asistente.

Entrega de documentación al personal que se encarga del reparto.

Cobranzas de facturas emitidas a nombre de Gerencia.

Recepción de llamadas.

Atención al cliente.

Cobranza en efectivo de los clientes que compran en sede lima.

Emisión de cartas.

Archivo de órdenes de compra atendidas por facturar.

Escaneo por solicitud de las diversas áreas.

15.4 CONTABILIDAD

Hellen Rivera – Carlos Lepage

Funciones:

Ingreso de documentos de compras.

Revisión de los diversos registros.

Declaraciones mensuales ante SUNAT

Elaboración de Estados Financieros

Elaboración de planilla.

Elaboración de CTS

Declaraciones Anuales ante SUNAT

15.5 GERENTE DE DIVISION DE PUNTOS DE VENTAS:

Fernando Guerrero Liendo

Análisis de las ventas y objetivos trimestrales, semestrales, anuales-

Incentivar al personal de venta para el logro de objetivos (comisiones, trabajo).

Revisión de precios de venta.

Revisión de ofertas de la empresa y la competencia.

Coordinación con importaciones sobre pedidos, stocks, etc.

Coordinación con logística sobre pedidos, stocks, etc.

15.6 JEFE DE CUENTAS CORPORATIVAS

Revisión de clientes corporativos, clientes actuales y potenciales.

Llamadas, visitas, envió de cartas de presentación.

Cotizaciones: si es hardware solo se coordina precios con el Gerente de

División, si es software se coordina con el área de SISTEMAS.

Revisión de stocks en sistema.

Coordinación de fecha de entrega con importaciones y almacén.

Ventas

15.7 JEFE DE CUENTAS DEL ESTADO

Revisión de clientes de estado, clientes actuales y potenciales-Licitaciones

Recopilación de información y documentación.

Análisis con Gerencia de factibilidad de venta.


Preparación de propuesta técnica y económica.

Si se obtiene la buena pro, recopilación de documentación.


Ventas

15.8 ASESORES DE NEGOCIO

Revisión de clientes corporativos, clientes actuales y potenciales.


Cotizaciones: si es hardware solo se coordina precios con Gerente de División,

si es software se coordina con el área de SISTEMAS.



Ventas

15.9 JEFE DE ZONA NORTE

15.9.1 ASESOR DE NEGOCIO

Quey Calderón

Funciones:

Revisión de clientes actuales y potenciales.


Cotizaciones: si es hardware solo se coordina precios con GERENTE DE

DIVISION, si es software se coordina con el área de SISTEMAS, si es móviles

se coordina con Gte de División de Móviles.



Ventas

Realiza inventarios físicos mensualmente y envía informe a asistente de la

Gerente de Administración y finanzas.

15.9.2. ENCARGADA DE CHARLAS

Rocío Villegas

Funciones:

Se analiza a quien va ir dirigido: alumnos o empresarios.

Preparación de temas.

Exposición de temas.

15.10. JEFE DE ZONA SUR

15.10.1 ASESOR DE NEGOCIO

Edison Madueño

Funciones:

Revisión de clientes actuales y potenciales.


Cotizaciones: si es hardware solo se coordina precios con GERENTE DE

DIVISION, si es software se coordina con el área de SISTEMAS, si es móviles

se coordina con Gerente de División de Móviles.



Ventas

Realiza inventarios físicos mensualmente y envía informe a asistente de la

Gerente de Administración y finanzas.

15.10.2 ENCARGADA DE CHARLAS

Rocío Villegas

Funciones:

Se analiza a quien va ir dirigido: alumnos o empresarios.

Preparación de temas.

Exposición de temas.

15.11. GERENTE DE DIVISION DE MÓVILES

Humberto Valle

Funciones:

Análisis de las ventas y objetivos trimestrales, semestrales, anuales-

Incentivar al personal de venta para el logro de objetivos (comisiones, trabajo).

Análisis de proyectos móviles, Coordinación con SOPORTE TECNICO el

estudio de señal, Coordinación con SISTEMAS el levantamiento de información

si requieren software.

Revisión de precios de venta.

Revisión de ofertas de la empresa y la competencia.

Coordinación con importaciones sobre pedidos, stocks, etc.

Coordinación con logística sobre stocks, etc.

15.12. JEFE DE LOGÍSTICA

Joel Acharte

Funciones:

Cotización a proveedores.

Compras Nacionales: suministros o hardware.

Orden para almacenamiento de mercadería.

Coordina cheque o pago a proveedores con FINANZAS.

Recepción de órdenes de compra.

Coordinación con importaciones para saber cuando recepcionará mercadería

en almacén.

Revisión de stocks.

Emisión de guías para reparto de mercadería, para equipos al departamento

que lo requiere para DEMOS o pruebas, para suministros de uso interno

Coordinación de despacho de mercadería.

15.13 ALMACEN - DESPACHO

Jett Soto Cupper

Funciones:

Almacenamiento de mercadería, por modelo, tipo.

Entrega de mercadería con guía emitida.

Entrega de suministros con guía interna.

Entrega de equipos para áreas internas con guía interna.

15.14. JEFE DE IMPORTACIONES

FLUJO DE IMPORTACIONES:

15.15, JEFE DE MARKETING

Informe de la competencia.

Informe de clientes nuevos atendidos.

Publicidad: Folletos, Carpetas, lapiceros.

Coordina y elabora eventos en Lima y las diversas sedes.

Coordina publicidad, vía prensa, periódico.

15.16. JEFE DE SOPORTE TECNICO

Recepción de equipos por garantía: envía informe de todas las guías emitidas por repuestos por garantía.

Recepción de equipos para reparación: envía al cliente Análisis y cotización, espera aprobación para reparar y proceder a facturar después del abono efectuado si el cliente no tiene crédito.

Realiza inventario físico mensualmente.

Realiza informes (propuesta técnica y económica), sobre licitaciones que se traten de soporte técnico.

15.17. UNIDAD DE MÓVILES

Personal técnico especializado:

Alex Chapoñan – Gregorio Cjumo.

Funciones:

Estudio de Señal

Revisión de equipos que llegan en la importación.

Instalación de equipos.

Revisión y reparación.

15.18. UNIDAD DE POS

Roberto Escudero – Felipe Herrera

Funciones:

Revisión de equipos que llegan en la importación.

Instalación de equipos.

Revisión y reparación.

15.19. GERENTE DE SISTEMAS

Funciones:

Evaluación de proyectos.

Envió de personal para levantamiento de información.

Informe (técnico y económico) de proyectos factibles.

Preparación de reportes.

15.20. ASISTENTE:

Funciones:

Ordenamiento de documentación, apoyo en proyectos grandes donde la gerente de sistemas no puede estar perennemente.

Puesto / Cargo:

15.21 Analista Programador

Responsable:

Aldo Chavarría, Javier Falcón, Jaime Canchos, Carlos Hernández y Johnny Atalaya

Roles Funciones / Responsabilidades

Realizar el análisis y desarrollo de los sistemas

Conocer a nivel técnico el uso y funcionamiento de los sistemas que la empresa ofrece

Solucionar los problemas que los sistemas producen por fallas en su desarrollo

Informar al Jefe de Sistemas sobre los errores que los sistemas producen

Testear los sistemas antes de su distribución a Soporte de Sistemas

Realizar el análisis documentado de los sistemas a desarrollar

Documentar el código fuente de los sistemas

Proponer al Jefe de Sistemas mejoras de los sistemas

Realizar las modificaciones a sistemas existentes

Desarrollar nuevos sistemas

Puesto / Cargo:

15.22 Soporte de Sistemas

Responsable:

Eduardo Cámac/ Ricardo Marquina

Roles Funciones / Responsabilidades

Ser la Imagen de Soporte Técnico ante los Clientes

Conocer a nivel técnico el uso y funcionamiento de los sistemas que la empresa ofrece

Solucionar los problemas técnicos que los sistemas producen

Testear los sistemas antes de la instalación en las oficinas del cliente

Informar al Jefe de Sistemas sobre los errores que los sistemas producen

Capacitar al personal del cliente en el uso de los sistemas

Realizar la instalación de los sistemas

Realizar el inicio de operaciones de los sistemas adquiridos por el cliente

Realizar demostraciones de los sistemas a clientes potenciales

Proponer al Jefe de Sistemas mejoras de los sistemas

Capacitar a los asesores de negocio de la empresa

Preparación de los manuales de los sistemas

Llenado de formatos necesarios para el trabajo diario del área de sistemas

Desarrollar reportes aprobados por la Gerencia o Jefatura de Sistemas

Desarrollar migraciones de data aprobados por la Gerencia o Jefatura de Sistemas

III. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES – MOF

1. GERENCIA ADMINISTRACION Y FINANZAS :

a. OBJETIVO:

Brindar a las áreas operativas apoyo en el planeamiento, organización,

dirección, coordinación, ejecución, control y orientación de las políticas y

programas de Recursos Humanos, Logística, Servicios, Informática y

Contabilidad, de tal forma que ellas incrementen su eficiencia en el desarrollo

de sus actividades orientadas al cumplimiento de los objetivos de la Empresa.

Administrar los recursos financieros de la empresa con criterios de oportunidad

y rentabilidad, planificando, ejecutando y controlando el uso de los recursos

económicos y financieros de la empresa de corto, mediano y largo plazo.

b. FUNCIONES ESPECÍFICAS:

Dentro del marco de la Ley y de las políticas, normas y procedimientos de la

Empresa, la Gerencia de Administración y Finanzas es responsable de cumplir

las funciones siguientes:

Establecer los mecanismos para una adecuada administración y reducción de

riesgos sobre los bienes patrimoniales de la empresa y de las personas que

laboran en ella, conduciendo una eficiente administración de seguros

patrimoniales y personales de la empresa, efectuando su evaluación,

negociación y mantenimiento de los contratos y seguros concertados y por

concertar.

Velar por el cumplimiento de las obligaciones, pago oportuno de los tributos y

aportaciones que la normatividad legal le fija a la Empresa.

Establecer los lineamientos de política que permitan lograr un eficiente soporte

logístico, manteniendo un adecuado nivel de inventario de equipos, materiales

y repuestos que garanticen el normal desenvolvimiento de las operaciones de

la empresa.

Planear, normar, organizar, dirigir, controlar y evaluar todas las actividades

propias de la administración de los recursos humanos en el ámbito de la

Empresa, recomendado la política a seguir en la aplicación correcta de los

programas de administración de personal, empleo, relaciones laborales,

administración de salarios, capacitación para impulsar una cultura

organizacional de calidad y bienestar de los trabajadores de la Empresa.

Formular el plan integral de acción financiera de corto y mediano plazo,

sustentando y sometiéndolo a la aprobación de la Alta Dirección.

Participar en la formulación de los lineamientos económicos - financieros que

se confeccionen para el corto, mediano y largo plazo.

c. PERFIL:

- EDUCACION : Con maestría en administración, contabilidad o

ingeniería de sistemas.

- CAPACITACION: en actividades relativas al sistema de la

administración y finanzas.

- EXPERIENCIA : 5 años mínimo en puesto similar.

1.A CONTABILIDAD

a. OBJETIVO:

Mantener actualizados los registros contables y los obligados por Ley, con el fin

de preparar y presentar oportunamente los Estados Financieros para la toma

de decisiones, también declaraciones juradas y Liquidaciones de pago de

impuestos.


- Establecer y mantener los métodos y procedimientos contables para el

registro de las transacciones y operaciones económico - financieras de

la empresa.

- Establecer y mantener los sistemas, métodos y procedimientos

contables para el registro de las transacciones y operaciones económica

- financiera de la empresa, teniendo en cuenta los postulados y

principios de contabilidad vigentes y de las obligaciones tributarias a la

que está afecta la empresa a fin de estructurar los estados financieros

básicos consolidados y especiales, reporte de inversiones e información

estadística resultante del proceso contable.

- Estructurar y emitir los estados financieros, así como los reportes

derivados del proceso contable.

- Velar por el oportuno cumplimiento de las obligaciones, mediante la

elaboración y declaración de los PDT ante Sunat.

- Elaboración y presentación de las planillas de remuneraciones.

- Elaboración de compensación por tiempo de servicios.

c. PERFIL:

- EDUCACION : Titulado en la carrera de Contador público.

- CAPACITACION : En el manejo de sistemas, controles, registros

contables y EE.FF.

- EXPERIENCIA : 3 años como mínimo en puesto similar.

1.B. FACTURACION

a. OBJETIVOS:

Este cargo tiene como fin la emisión de documentos de manera adecuada y

debidamente supervisada.

b. FUNCIONES:

Emisión de documentación (factura, nota de debito y crédito)

Envió de reportes (facturas por obsequio, facturas por adelanto, facturas

por almacén virtual) a la asistente.

Entrega de documentación al personal que se encarga del reparto.

Recepción de llamadas.

Atención al cliente.

Cobranza en efectivo de los clientes que compran en sede lima y

entrega del reporte al final del día al área de tesorería.

Emisión de cartas.

Archivo de órdenes de compra atendidas por facturar.

Escaneo por solicitud de las diversas áreas.

c. PERFIL:

EDUCACION : Estudios en administración o contabilidad técnica.

CAPACITACION : en actividades relativas al sistema administrativo

EXPERIENCIA : 1 año mínimo en el área.

1.C TESORERÍA

a. OBJETIVO:

La administración y el control de los recursos económicos y financieros de la

empresa de corto y mediano plazo y velar por el cumplimiento del proceso

presupuestario.


Dirigir, supervisar, interrelacionar y elaborar la programación de pagos,

realizar seguimientos a los clientes y controlar los presupuestos.

Contabilizar los movimientos por ingreso y egresos de caja bancos.

Efectuar las gestiones ante entidades bancarias e instituciones

financieras relacionadas con la administración financiera de tesorería.

Administrar las cobranzas, los pagos y el movimiento bancario de la

empresa.

Realizar un reporte de las facturas que están para cobrar.

La entrega de reportes de cobranza a los respectivos vendedores a

cargo.

Se encarga del pago de los tributos.

Se encarga del ingreso de planilla al banco continental, para luego ser

visado por el gerente de Administración y Finanzas.

c. PERFIL:

EDUCACION : Estudios universitarios contabilidad o economía.

CAPACITACION: En cobranza y tesorería.

EXPERIENCIA : 2 años mínimos en el área de tesorería.

1.D DPTO DE LOGISTICA

PERSONAL DEL AREA

- Jefe de logística

- Asistente de logística

- Almacenero

1.D.1 JEFE DE LOGISTICA

a. OBJETIVOS:

Este cargo tiene como fin la unificación y coordinación de todos los esfuerzos

humanos para conseguir los objetivos con una mayor efectividad y un menor

costo.

Busca la rentabilidad en el proceso de compras, así como también en el control

del ingreso y la salida de mercaderías del almacén.

b. FUNCIONES:

- Recepción de orden de compra del cliente, por parte del gerente de

ventas u soporte técnico.

- Revisión de stock según orden de compra del cliente para solicitar

cotización a proveedores mínimo dos; para la futura compra.

- Gestiona con el proveedor elegido la compra.

- Genera la orden de compra al proveedor, entregando una copia a

Finanzas y otra asistente de logística.

- Envío de informe a administración del stock valorizado mensual.

- Verificar las salidas de mercadería solicitadas por las diferentes áreas y

sedes, debiendo enviar su requerimiento por correo.

- Programar y supervisar el inventario físico realizado mínimo 4 veces al

año.

- Implementar el sistema de control estadístico respecto a la aplicación del

gasto según las partidas especificas de equipos y repuestos.

- Otras que le asigne el Gerente General.

c. PERFIL:

- EDUCACION : Estudios universitarios en administración,

contabilidad o economía

- CAPACITACION : en actividades relativas al sistema administrativo de

Abastecimiento.

- EXPERIENCIA : 3 años mínimos en conducción de personal.

1.D.2 ASISTENTE DE LOGISTICA

a.- OBJETIVOS:

Ingreso de información al sistema razonable y fidedigna.

b.- FUNCIONES:

Recepcionar, clasificar, sistematizar, registrar, distribuir y archivar la

documentación entregada por almacén, debiendo estar visada con fecha

de recepción.

Ingreso al sistema cada documento, con los números de serie de

equipos correspondientes.

En el caso de los pagos anticipados la mercadería deberá ser etiquetada

y separada para la entrega al cliente.

Generar en el sistema las guías de salida visadas por el jefe de logística,

pudiendo ser por correo o documento.

Recepción de orden de compra a proveedores del exterior por parte de

la jefa de importaciones, entregará una copia al almacenero con la fecha

de llegada de dicha mercadería

Recepción de los invoice por parte de importaciones para ser ingresadas

al sistema.

c.- PERFIL:

- EDUCACION : Título profesional instituto que incluya estudios

relacionados con la Especialidad de Administración.

- EXPERIENCIA :1 año mínimos como asistente administrativo.

manejo de programas

1.D.3 ALMACENERO

a.- OBJETIVOS:

- Salvaguardar, custodiar, controlar y abastecer de mercaderías.

- Garantiza una buena gestión del proceso de ingreso y salida de

mercadería previas coordinaciones con logística.

b.- FUNCIONES:

- Dirigir y coordinar las adquisiciones de los bienes.

- Custodiar fielmente todo lo que se le ha dado a guardar, tanto su

cantidad como su buen estado.

- Se encargará de revisar la mercadería recibida de los proveedores.

- Seleccionará la mercadería por modelo y tipo.

- Entregará la mercadería a clientes con guía emitida, según su orden de

compra.

- Entrega de suministros y equipos para las aéreas internas con su

respectiva guía interna.

c.- PERFIL:

- EDUCACION : Título profesional instituto que incluya estudios

relacionados con la Especialidad.

- CAPACITACION : Especializado en Almacén.

- EXPERIENCIA : 2 años mínimos en el cargo como almacenero.

1.F LOGISTICA DE IMPORTACIONES

1.F.1 JEFE DE LOGISTICA DE IMPORTACIONES

a.- Funciones Específicas.-

Recepción de las órdenes de compra del exterior.

Establecer contacto con proveedores de acuerdo a requerimientos del

cliente. En caso sean proveedores de Taiwán, necesariamente pasaran

por la previa autorización del Gerente General.

Coordinación con los agentes de aduana, pago de derecho de

impuestos y tramites documentarios.

Verificación y recepción de documentos de importación de acuerdo a lo

solicitado.

Costeo de Importación (cada vez que se importa)

Sistema de información.

b.- Líneas de Autoridad y Responsabilidad:

- Depende directamente del Gerente General.

- Tiene al mando las evaluaciones de ofertas y negociaciones con

proveedores del extranjero.

c.- Requisitos Mínimos:

- EDUCACION: Instituto técnica en Administración con incidencia en

Comercio Exterior.

Ingles básico

- CAPACITACION: Especialización en Comercio Exterior en ADEX.

- EXPERIENCIA: Sin experiencia. En la práctica fue adquiriéndola.

IV. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El manual de procedimientos, es un documento descriptivo y de

sistematización normativa, que tiene un carácter instructivo e informativo, a fin

de facilitar el funcionamiento de las tareas dentro de las áreas de la empresa,

así como de asegurar la rápida orientación del personal, reduciendo al mínimo

su periodo de adaptación, obtener rapidez, uniformidad y precisión en el

trabajo.

Este trabajo contiene en forma detallada, las acciones que se rigen en la

ejecución de los procesos, en el cual se encontrara la descripción de las

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una

oficina.

Al formular el presente manual de procedimientos se ha tenido en cuenta el

funcionamiento de los diferentes procesos y principalmente de los llamados

“pasos” que para el eficaz servicio se ha simplificado acorde a los objetivos de

la empresa; y así cumplir de esta manera con lo prescrito en la misión y visión

de nuestra empresa a estudiar que se ha mencionado con anterioridad en el

presente trabajo.

ORGANIGRAMA

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

CONTABILIDAD

GERENTE DE ADM. Y FINANZAS

FACTURACION

TESORERIA

COBRANZAS

CUENTAS POR PAGAR

FLUJO GRAMA DEL AREA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

INICIO

EMISION DE FACTURAS

REPORTE DE VENTAS DIARIAS

CLASIFICACION Y REGISTRO DE

COMPROBANTE

REG.DE COMPR

AS

REG.DE

C X P

REGDE

C X C

REG.

DE VENT

A

REG.DE

CAJA

ELAB. DE EE.FF

COPIA DE LOS COMPROBANTES

COBROS

CANCELACION

INFORME DE INGRESO Y EGRESOS

RECEPCION DE INFORMES POR GERENCIA DE ADM. Y FINANZAS

AREA: GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

NOMBRE DEL PROCEDIMEINTO : Formulación de lineamientos económicos

PROPOSITO : Maximización de Utilidades de la empresa.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO :

1. La secretaria recepciona la documentación de las áreas de facturación,

contabilidad y tesorería.

2. El Gerente revisara todos los documentos .Analizara los EEFF para ver

la situación económica y financiera de la empresa.

3. Administrara los recursos financieros de la empresa con criterio de

rentabilidad.

4. Posteriormente tomara decisiones en base a sus análisis.

5. Realizara un Plan estratégico para el logro de objetivos de la empresa.

POLITICAS :

- Políticas de gestión para la empresa, financieras y contables.

REQUISITOS, DOCUMENTOS, ARCHIVOS

- Los documentación final generados por las demas áreas a su cargo

AREA: CONTABILIDAD

A. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de las Órdenes de pago

a. PROPOSITO: Registro Oportuno de las cuentas por pagar

b. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

1. Recibir y verificar los documentos.

Cada vez que se reciba una orden de pago, verificar la continuidad del mismo,

así mismo es importante que se registren la totalidad de los pagos en la

contabilidad, para que la final del periodo se pueda realizar los cruces de

información correspondientes a cuentas por pagar.

33

2. Codificar los documentos

El auxiliar de contabilidad deberá para cada operación deberá asignar una

codificación del comprobando dejando evidencia del mismo en el cuerpo del

documento, ya que este servirá para validar los registros y posteriormente

llevar un control interno.

3. Digitar la información al sistema

Registrar individualmente los documentos en el software contable de la

empresa. Validar la información registrada contra los documentos de soporte,

esto asegura la veracidad de la información al final del proceso.

Archivar la documentación respectiva en forma ordenada para que nos pueda

servir para cualquier eventualidad.

c. POLITICAS

Las ejecuciones de los pagos serán previa autorización de la Gerencia

Administrativa.

Para la realización de pagos por adelantado se detallara especificando el

motivo de pago (separación de hardware, software, pago por adelanto por

reparación de algún hardware, etc.)

d. REQUISITOS, DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

Todo registro de de orden de pago deberá ser sustentado con factura y/o

boleta.

B. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Proceso del Registro de caja y

bancos

a. PROPOSITO: Registrar la totalidad de las operaciones

relacionadas con el flujo de caja y todo lo relacionado con

tesorería.


34

- Del informe diario de tesorería, revisar la consecución de los

documentos, comparar los valores recibidos con los valores

consignados, verificar las consignaciones de saldos anteriores si los

hubo, cruce los totales con la suma de los anexos , esto garantiza que la

totalidad de los documentos fueron recibidos.

- Determinar los bancos afectados en el informe, identificar los terceros a

afectar por cada operación..

c. POLITICAS:

Registro y contabilización del efectivo y equivalente de efectivo.

d. REQUISITOS, DOCUMENTOS Y ARCHIVOS.

Todo registro de caja deberá ser sustentado con factura y/o boleta.

C. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Proceso de Declaración y pago de impuestos.

a. PROPOSITO:

Cumplir oportunamente con las obligaciones a declarar y pagar los impuestos a

la que haya lugar.


1. Imprimir los resultados correspondientes de las cuentas de retención,

verifiquen el movimiento del mes y elaborar un borrador de la

declaración, cruzar esta información con las áreas que la generaron,

(Cuentas por pagar , Tesorería ),es importante la certeza de las cifras

para evitar correcciones y sanciones económicas de SUNAT.

2. El Contador verificara que todos los saldos del mes anterior hayan sido

declarados y cancelados debidamente. Asimismo realizar revisión de las

tarifas de retención Vs saldos de retención en la fuente por pagar,

elabore y firme la declaración.

35

3. Para evitar sanciones de extemporariedad en la presentación y pago de

las declaraciones, es importante que se remita a Tesorería, con dos días

de anticipación al vencimiento, los formularios debidamente

diligenciados.

c. POLITICAS:

Cumplir con presentar oportunamente las obligaciones tributarias ante SUNAT.

d. REQUSITOS, DOCUMENTOS Y ARCHIVOS:

Los documentos, formularios PDT y Software contable.

AREA: FACTURACION

A. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Emisión de documentos.

a- PROPOSITO: Garantizar que el ingreso y la emisión adecuada de los

documentos.

b- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

- Verificación de emisión de guía.

- Solicitud de orden de compra cliente o email.

- Emisión de factura.

- Impresión de guías y facturas.

c, REQUISITOS, DOCUMENTO Y ARCHIVO

Pre impreso de documentos, entrega de documento emisor a contabilidad.

B. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Emisión de nota de crédito y débito.

a. PROPÓSITO: Garantizar que el ingreso y la emisión adecuada de los

documentos.

b. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

Verificación del procedimiento de los documentos: si es nota de crédito

(descuento, visado por el gerente de ventas; por anulación de factura,

36

verificar la solicitud del cliente; devolución de mercadería, recepción de

guía del cliente visada por soporte técnico); si es nota de debito (Las

emisiones de notas de debito son: por intereses, moras, pagos de

viáticos que asume el cliente)

Emisión de documentos.

Impresión de documentos.

c. REQUISITOS, DOCUMENTO Y ARCHIVO:


C. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO. Emisión de facturas por pagos por

adelanto.

a. PROPOSITO: Garantizar que el ingreso y la emisión adecuada de los

documentos.

b. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

Recepción de email por el área de finanzas con los abonos no identificados.

Envío de correo al área de ventas espicificando el abono y solicitando el detalle

y número de cotización especificando el motivo del pago por adelanto

(separación de hardware, adelanto de software, pago por adelanto por

reparación de algún hardware, etc.)

Impresión de documentos.

c. REQUISITOS, DOCUMENTO Y ARCHIVO:


d. POLITICAS

No se emitirán facturas que no correspondan al mes, salvo por pagos que sean

confirmados por el Área Administrativa.

Entrega de Facturas

Ordenes de Compra. (O/C)

37

La facturación de equipos se realizará con la previa Recepción de la Orden de

compra correspondiente, ya que en la mayoría de los casos, en la entrega de

nuestras Facturas, es requisito contar con una copia de dichas ordenes.

En caso de no haber recibido la O/C, por parte del cliente, consultar al área de

Logística o Facturación, a fin de verificar si la empresa a la cual se le está

atendiendo no solicita adjuntar una copia de la O/C a la Factura.

Conformidad de Facturas, Notas de Crédito, Notas de Débito:

El cargo administrativo del documento entregado debe estar correctamente

sellado y firmado por el Área que lo recepciona, caso contrario el Área de

Facturación de DB PERU no aceptará dicho cargo, quedando pendiente el

gestionar correctamente este trámite.

Esto evitará que surjan inconvenientes al momento de efectuar el cobro

además de ser una constancia de haber entregado el Documento ante

cualquier reclamo.

AREA DE TESORERIA

A. CUENTAS POR PAGAR:

a. Nombre del procedimiento: Recepción de documentos por cuentas

por pagar.

b. Propósito: Establecer los procedimientos para la reposición de los

documentos necesarios para la generación de un pago a terceros o

transferencia a nuestros distintos acreedores con la finalidad de

establecer claramente el control y manejo de las cuentas por pagar.

38

c. Descripción del procedimiento:

Dpto. De Cuentas

por pagar

Jefe de tesorería

Departamento de

tesorería

(operador de pagos)

1. Recibe documentos: Orden de Compras,

Solicitud de Pago, Solicitud de

Reposición de Fondos y Solicitud de

Transferencia con sus soportes.

2. Revisa la documentación recibida y lo

archiva en orden alfabético.

3. Al existir disponibilidad financiera elabora

Relación de Pagos de acuerdo a la

disponibilidad existente, al "Detalle de los

Pagos por Proveedor'

4. Ubica soportes en el archivo y lo anexa a la Relación de Pagos. Lo envía a la Dirección de Finanzas para su revisión y firma

5. Firmada por la Dirección de Finanzas

remite Relación de Pagos y soportes al

Jefe de Tesorería.

6. Recibe, revisa y entrega documentos al

operador de pagos para que emita el

pago de acuerdo al caso.

7. Recibe documentos y actúa de acuerdo

al tipo de pago o Transferencia a Unidad

a realizar.

8. Continúa con el Procedimiento de

"Emisión de Cheque, Transferencia, y

Nota de Débito.

39

FLUJOGRAMA DE CUENTAS POR PAGAR

RECEPCION DE DOCUMENTOS POR CUENTAS POR PAGAR

SECCION DE CUENTAS POR PAGAR JEFE DEL DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE TESORERIA DE TESORERIA (OPERADOR DE PAGOS)

Recibe revisa y entrega documentos al Operador de pagos para que emita el pago de acuerdo al caso.

Recibe documentos y actúa de acuerdo al tipo de pago o transferencia a unidad a realizar

Continúa con el procedimiento de “Emisión de, Cheque, Transferencia o efectivo”.

Descarga de la base de datos, al Proveedor que se a cancelado y archiva junto al comprobante de egreso los

demás doc. que sustentan la operación.

INICIO

Recibe documentos: Orden de Compra, Solicitud de pagos, Solicitud de reposición de fondos y solicitud de transferencias con sus respectivos soportes.

Revisa la documentación recibida y lo archiva en orden alfabético

Al existir disponibilidad financiera elabora relación de pagos de acuerdo a la disponibilidad existente, al “Detalle de los pagos por proveedor” enviado por las unidades, y a las transferencias a unidades establecidas en el flujo de caja.

Ubica soporte en el archivo y lo anexa a la relación de pagos. Lo envía a la dirección de finanzas para su revisión y firma.

Firmada por la dirección de finanzas remite relación de pagos y soportes al jefe de tesorería.

40

FLUJOGRAMAS

OPERACIÓN DEL REGISTRO

DE COMPRAS Y VENTAS

Inicio

Recibir los Comprobantes de pago

Revisar los Comprobantes de pago

Operación del

Registro

Registro de

Compras

Registro de Ventas

Emitir Reporte para el PDT

Emitir Reporte para el PDT

41

OPERACIÓN DEL REGISTRO OPERACIÓN DEL REGISTRO

DE CUENTAS POR COBRAR DE CUENTAS POR PAGAR

Inicio

Recibir las Facturas

Revisar las Facturas Canceladas

Operación del

Registro

Registro de Ctas. por Cobrar

Emitir Reporte de Ctas. por Cobrar

Inicio

Recibir documentos de Pagos.

Revisar la documentación recibida

Operación del

Registro

Registro de Ctas. por

Pagar

Emitir Reporte de Ctas. por Pagar

42

DEPARTAMENTO DE LOGISTICA ORGANIGRAMA

1. JEFE DE LOGISTICA

A. Nombre del procedimiento. Dirección general de Administración y operaciones

a. Propósito: Garantizar que el ingreso, registro control y custodia de los

bienes internados se realicen de acuerdo a las normas que lo regulan

b. Descripción del procedimiento

Recepción del informe escrito (orden de pedido).

Revisar el stock en almacén, para saber si se cuenta con dicha

mercadería.

GERENTE GENERAL

Jefe de Logística

Asistente de Logística

Almacenero

43

Dirigir, coordinar y aprobar la ordenes de Compra y programar para la

implementación de suministros o hardware; debiendo haber hecho la

Cotización respectiva con los proveedores..

Enviará la Copia de la Orden de Compra para el asistente y para

almacén para su respectivo ingreso de la mercadería.

Coordina cheque o pago a proveedores con FINANZAS enviando

también copia de la Orden de Compra.

Coordinación con importaciones para saber cuando recepcionará la

mercadería en almacén.

Emisión de guías para reparto de mercadería, para equipos a

departamento que lo requiere para DEMOS o pruebas, para suministros

de uso interno

Coordinación de despacho mercadería.

Enviará un correo cada viernes a los jefes de área con la información De

los productos en calidad de préstamos que aun no han sido devueltos.

Se revisará periódicamente el sistema DMK, para una adecuada

planeación para la reposición de stocks y evitar posibles diferencias.

Se establece que cada 15 días se enviará un reporte de stock de los

productos comerciales a las gerencias respectivas para efectuar la

reposición.

En el caso de bienes que por su característica ameritan ser sometidos a

prueba se derivará al área de Soporte para que se cumpla con su

revisión técnica.

c. Políticas

Las coordinaciones de ingreso y salida de mercaderías serán directamente

tratadas con el jefe de logística.

Los inventarios físicos valorizados serán 4 veces al año.

Entrega de inventario general cada fin de mes (retraso máximo de 5 días).

d. Requisitos, documento y archivo.

Todo ingreso y salida de mercadería deberá ser sustentado con guía y/o

factura.

44

Dichos documentos deberán ser ingresados al sistema por el asistente, así

como su archivo de acuerdo al tipo de documento que se maneje.

2. ASISTENTE DE LOGISTICA

A. Nombre del procedimiento. Dirección general de Organización de

datos en el sistema.

a. Propósito: obtener información actual de las salidas e ingresos de

mercaderías a nivel de sistema, para obtener un mayor control sobre las

existencias.

b. Descripción del procedimiento

Recepción de la guía de ingreso (compra) de la mercadería:

- Ingresar al sistema la guía visada de recepción en orden cronológico

ingresando: fecha de ingreso de la mercadería, cantidad, código y serie

de mercadería, descripción de la mercadería, precio, procedencia de la

mercadería (interior o exterior de país) y datos del proveedor.

- Luego de ingreso al sistema, realizar el archivo de la documentación

física en orden cronológico.

Recepción de la guía de salida (venta) de la mercadería:

- Ingresar al sistema la guía de salida en orden cronológico ingresando:

fecha de salida de la mercadería, cantidad, código y serie de

mercadería, descripción de la mercadería, precio y datos del cliente.



Recepción de guías para reparto de suministros:

- Ingresar al sistema la guía para reparto de suministros al área de

administración en orden cronológico, ingresando: fecha de salida del

suministro, cantidad, código, serie y descripción de suministro.



Recepción de guías internas para reparto de mercadería a Trujillo y Arequipa

(sucursales):

45

- Ingresar al sistema la guía para reparto de mercadería a sucursales en

el país, en orden cronológico, ingresando: fecha de salida del

suministro, cantidad, código, serie y descripción de suministro, y

sucursal a la que va dirigida dicha mercadería.



Recepción de guías para reparto de repuestos:

- Ingresar al sistema la guía para reparto de repuestos al área de Soporte

Técnico en orden cronológico, ingresando: fecha de salida del

repuesto, cantidad, código, serie y descripción del repuesto.



Recepción de guías para salida por obsequios y garantías al cliente:

- Ingresar al sistema la guía de salida en orden cronológico, ingresando:

fecha de salida de la mercadería, cantidad, código, serie y descripción

de la mercadería.



c. Políticas

Las coordinaciones de ingreso y salida de mercaderías serán directamente

tratadas con el almacenero.

Los inventarios físicos que se realicen debe ser igual al reporte obtenido por el

sistema.


El ingreso de cualquier operación en el sistema debe estar sustentado con

documentación física, ya sea guías internas, facturas u otros. Además toda

documentación debe estar archivada de manera cronología.

46

5. ALMACENERO

A. Nombre del procedimiento. Dirección del proceso del ordenamiento,

entradas y salidas de mercadería en almacén.

a.Propósito: Ubicación adecuada de la mercadería para un despacho

eficiente; ingreso y salida de mercadería según documentación.

b.Descripción del procedimiento

- Recepción de orden de compra proveedor entregada por asistente de

logística.

Recepción de documentación (guía o guía y factura) entregada por

proveedor.

Recepción y conteo de mercadería: corroborando con la orden de

compra proveedor y la documentación (guía o guía y factura).

Almacenamiento de mercadería, por modelo, tipo.

Recepción de documentación (guía de remisión o guía interna)

Entrega de mercadería con guía emitida – para ventas, demos o

préstamos.

Entrega de suministros con guía interna.

Entrega de equipos para áreas internas con guía interna.

c. Políticas

Todo ingreso de mercadería debe ser por almacén y el almacenero corroborará

con la orden de compra proveedor entregada por el asistente de logística y la

documentación (guía o guía y factura) entregada por proveedor la cantidad

recepcionada; la entrega de mercadería sólo se hará con guía de remisión o

guía interna.

No atenderá el almacén cuando se realice inventarios obligatorios julio –

diciembre, e inventarios sorpresa cuando el gerente general de la orden; se

avisará por correo para que se prevea con proveedores ingreso de mercadería

y clientes salida de mercadería.

47


Todo ingreso debe ser sustentado con orden de compra proveedor y salida de

mercadería deberá ser sustentado con guía.

El almacenero debe entregar la documentación (guía o guía y factura) del

proveedor al asistente de logística.

Tendrá un archivo de órdenes de compra proveedor – mercadería

recepcionada.

Tendrá un archivo de guías de remisión – mercadería entregada, separa las

guías entregadas por demo y préstamo para que posteriormente vuelva a

recepcionar y guardar en donde corresponda.

48

* VENTA * PRESTAMO CLIENTE * DEMO* PRESTAMO INTERNO* USO INTERNO

RECEPCIÓN DE O/C O E-MAILRECEPCIÓN DE O/C O E-MAIL

REVISIÓN DE STOCK

REVISIÓN DE STOCK

COTIZACIÓN PROVEEDOR LOCALCOTIZACIÓN PROVEEDOR LOCAL

ENVIO O/C DEL CLIENTE O EMAIL A ASISTENTE

ENVIO O/C DEL CLIENTE O EMAIL A ASISTENTE

EMISIÓN GUÍA DE REMISION Y GUIA INTERNA

EMISIÓN GUÍA DE REMISION Y GUIA INTERNA

ENTREGA DE DOCUMENTO AL ALMACENERO

ENTREGA DE DOCUMENTO AL ALMACENERO

DESPACHO DE MERCADERÍA

DESPACHO DE MERCADERÍA

O/C PROVEEDORO/C PROVEEDOR

ENTREGA 2 COPIAS O/C ASISTENTE

ENTREGA 2 COPIAS O/C ASISTENTE

ENTREGA 1 COPIA ALMACENERO

ENTREGA 1 COPIA ALMACENERO

ENTREGA DE 1 COPIA A FINANZAS

ENTREGA DE 1 COPIA A FINANZAS

RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN

RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN

ENTREGA O/C LOGÍSTICA DE IMPORTACIONES

ENTREGA O/C LOGÍSTICA DE IMPORTACIONES

RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS

RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS

VENTA

SI

EMISIÓN FACTURA

EMISIÓN FACTURA

NO

INGRESO Y SALIDA DE MERCADERÍA

49

RECEPCIÓN DEMERCADERÍA IMPORTADA

ASISTENTE DE LOGISTICA

RECEPCIÓN DE 2 COPIAS O/C PROVEEDOR

RECEPCIÓN DE 2 COPIAS O/C PROVEEDOR

ENTREGA 1 COPIA O/C ALMACENERO

ENTREGA 1 COPIA O/C ALMACENERO

RECEPCIÓN

DOCUMENTO DE IMPORTACIÓN

RECEPCIÓN

DOCUMENTO DE IMPORTACIÓN

REVISIÓN O/C Y DOCUMENTOS

REVISIÓN O/C Y DOCUMENTOS

RECEPCIÓN DE MERCADERÍA

RECEPCIÓN DE MERCADERÍA

50

6. JEFE DEL ÁREA DE LOGÍSTICA DE IMPORTACIÓN

A. Nombre del procedimiento: Proceso de orden de compra.

a. Propósito:

Para llevar un buen control de los pedidos de los clientes.

La orden de compra es un sustento del pedido, ya que dicho documento

es valido para la empresa para llevar un buen registro.

Para solicitar el pedido al exterior, con la cantidad requerida.

b. Descripción del Procedimiento:

El cliente remite el pedido al vendedor el cual envía al área de logística.

La orden de compra es recibida por el área de logística para que dicha

área se encargue de corroborar si el producto requerido por el cliente

hay en stock.

El Jefe de Logística de Importaciones recibirá la orden de compra de

pedido del cliente revisada por el área de logística; la jefa a su vez

emitirá la orden de compra al proveedor adecuado según los

requerimientos de lo solicitado por el cliente.

Si el producto requerido fuera de Taiwán pasa por previa autorización

del gerente, si fuera de EE.UU. y Canadá, el jefe de logística acepta la

orden de compra.

c. Políticas:

Todo pedido del cliente será acompañado por la orden de compra

verificada por el área de logística.

La orden de compra será evaluada si dicha compra se puede hacer

dentro del país, sino fuera así pasara al jefe de logística de importación

para que haga el pedido al exterior.

La Orden de compra es solicitada exclusivamente por el área de ventas

o logística en el caso que no se contara con el stock suficiente.

d. Requisito, Documento y Archivo:

La orden de compra debe ser firmada y sellada por el cliente o área de

logística.

51

Toda orden de compra emitida por el cliente será revisada previamente

por el área de logística para corroborar la cantidad solicitada y así

comprobar que dentro de nuestro almacén no hay stock.

B. Nombre del Procedimiento: Establecer contacto con Proveedores

a. Propósito:

Buscar alternativas de precios, para asi encontrar una mejor oferta del

producto requerido

Identificar los productos con mejor condiciones de pago, rapidez del

envío, calidad y garantía.

Comunicación directa y oportuna.

b. Descripción del procedimiento:

Una vez decepcionada la orden de compra se busca al proveedor que

ofrezca los productos solicitados.

Proveedor nos envía la cotización vía e-mail o telefónica.

Una vez con la cotización, se procede a la negociación con el proveedor.

Toda comunicación será directamente con el jefe del área, para todo tipo

de coordinación referente a la mercadería.

c. Política:

De acuerdo al reglamento de la empresa el cual se estableció en el año

2008 para el área de importación, la cual es independiente por ello la

toma de decisiones es por el jefe del área, ya que la empresa busca que

el contacto con los proveedores sea directo para todo tipo de gestión

que hay dentro de esta operación comercial.

Data Business dado al crecimiento cuenta con una política bien

especificada ya que la gestión a diferencia de otros es exclusiva al área,

para la buena toma de decisiones.

d. Requisito, Documento y archivo:

Contar con orden de compra para sustentar el pedido a solicitar. Cotización enviada por el proveedor para ser analizada y luego aceptada

por el jefe del área en caso de compras a EE.UU. y Canadá y si la mercadería a importar fuera de Taiwán previo autorización del gerente.

C. Nombre del Procedimiento: Coordinación con los agentes de Aduanas.

52

a. Propósito:

El agente de aduanas se encargara de todo tramite que se ha de realizar

dentro de las normas aduaneras del país para la entrega de lo productos

importados.


Una vez admitida la cotización por el proveedor se entablara la

comunicación con el agente de aduna, para la entrega de documentos

enviados por el proveedor (B/L. Factura comercial, Parking List).

Se pagara al agente de aduanas depositándole en su cuenta corriente

un monto razonable, el cual al final será liquidado con los documentos

entregados en la hoja de liquidación remitida por ellos.

El agente de aduana hará todos los trámites en representación de la

empresa (pagos, llenado de documentos, contrato de servicios, etc.).

c. Política:

Los agentes de aduanas se encargaran de todo tipo de trámites dentro

de la aduana.

La comunicación será entre jefe del área y el agente de aduana.

Los documentos serán entregado en fotocopias.

Una vez remitida la hoja de liquidación, la agencia de aduanas debe de

entregar todas las facturas de los gastos incurridos.

La entrega de mercadería será en el almacén de la empresa.


Todo documento debe ser entregado al jefe de área de logística.

Las facturas emitidas por las empresas que nos han prestado servicio

deben ser canceladas.

El depósito de dinero que se haga a la cuenta del agente debe ser

liquidado al término del servicio.

D. Nombre del Procedimiento: Verificación y recepción de Documentos.

a. Propósito:

El propósito de este procedimiento es que la empresa tenga una persona responsable de los documentos que se han de originar por la operación ya que así contribuyen a buen control interno, también a

53

tener una documentación en orden para poder tener la información oportuna.


La jefa de área de logística de importación es la única que hará todo tramite desde la emisión de la orden de compra al proveedor del exterior hasta la llegada de bienes

El banco remitirá un aviso de llegada de los documentos vía E-mail el cual la jefa tendrá que recibir y verificar.

La liquidación del agente de aduanas donde se adjunta todas la facturas de los gastos incurridos.

Pagos al agente de aduana Transferencias bancarias.c. Políticas:

La verificación de todo documento es exclusivamente por el área de

logística de importación.

Por ser el área independiente, los documentos serán archivados por el

jefe del área.

Data Business da la función de velar por la seguridad y veracidad de los

documentos a la respectiva área.


Los documentos serán archivados con previa verificación del jefe ya que es muy importante dar conformidad a los datos de los documentos.

Toda transacción financiera será autorizada por el gerente con sustento la orden de compra y cotización del proveedor.

Todo documento será evaluado para el costeo del producto.

E. Nombre del Procedimiento: costeo de Importación.

a. Propósito:

Para la empresa es muy importante tener un buen manejo de sus costos

ya que eso depende mucho su negocio, ya que si no hay una buena

distribución de estos, podrían afectar a la rentabilidad de nuestro

producto, la competitividad dentro del sector y las utilidades esperadas.

b. Descripción del Procedimiento:El Tratamiento que se de a los gastos y costos que se incurren dentro de la importación serán determinante para ponderar un costo promedio que se detalla a continuación:

54

USD S/ Factor

FOB 1,000.00 2,880.00 100%

FLETE 50 144.00 5.0%

SEGURO 102.00 293.76 10.2%

Total CIF 1,152.00 3,317.76

DUA

Ad Valorem 10.00 28.80 1.00%

Sobretasa 10.00 28.80 1.00%

Agncia de aduana

Comisión Agente 10.00 240.00 1.00%

Conducción 10.00 145.00 1.00%

Gastos de despacho 10.00 105.00 1.00%Documento de aduana 10.00 30.00 1.00%Gastos de inspeccion 10.00 60.00 1.00%

ITF CARGo 10.00 18.06 1.00%

Almacen aereo

Almacenaje 10.00 64.70 1.00%

Control Operativo 10.00 150.07 1.00%

Servicio de estiba 10.00 26.54 1.00%

Manipuleo 10.00 12.11 1.00%

AWB documenta 10.00 12.11 1.00%

Alexim

SED EEI Doc 10.00 28.80 1.00%

Handling 10.00 28.80 1.00%

Pick up 10.00 28.80 1.00%

No incluye IGV Factor1.31

Total gastos 1,312.00 4,325.35Este proceso se determinara tomando en cuenta los documentos remitidos por

el agente de aduana como la Dua de importación, los gastos por el agente de

aduanas, el almacén aéreo y Alexim, por ellos es muy importante que el jefe de

55

importación tome en cuenta todo tipo de gastos incurridos ya que se determina

el factor el cual será el multiplicador para determinar los costos por unidad.

En el cuadro que a continuación se anexa se explica como son los costos por

unidad el cual será presentado al gerente general como una información

adicional por el jefe de área.

c. Políticas:

El área de logística de importación será el encargado de dar la información de

los costos ya que el es el responsable de ello.

Los cuadros de la distribución de los costos serán entregado al área de

contabilidad para que este asuma al costo del producto.

Toda información debe ser sustentada con la documentación pertinente para

así tener la veracidad que esta operación requiere.

Los costos deben de ser comparado mes a mes para ver en cuanto ha variado

así tener en conocimiento el aumento o la disminución de estos.


La información será presentado en el momento que la gerencia lo encuentre

oportuna, en donde el jefe del área tendrá que explicar en forma explicita el

criterio de evaluación de los gastos para determinar el factor.

Toda información mensual será de conocimiento al área de contabilidad para

que estos puedan regístralo, así también será entregado todos los documentos

para que así sean declarado a la SUNAT.

56

FLUJOGRAMA DE IMPORTACIONES

DPTO. DE VENTAS

ÓRDENES DE COMPRA

DPTO. DE LOGÍSTICA

ELABORACIÓN DE LA O/C. AL PROVEEDOR NACIONAL O EXTRANJERO

DPTO. DE AGENCIA DE CARGA

LISTADO DE PEDIDOSEGUN VERIFICACIÓN

SEGÚN NECESIDADSE ELIGE AL PROVEEDOR MAS ADECUADO

PEDIDOS GENERALES DE CARGA

MOVILIDAD PARA LA CARGA

DPTO. DE AGENCIA DE ADUANAS

CONTROL DE MERCADERIAS EN EE.UU. CANADÁ Y TAIWÁN CON DOCUMENTOS FUENTES YA CONTROLADOS

DPTO. DE FINANZAS

CANCELACIÓN DE TRIBUTOS CORRESPONDIENTES

DPTO. DE ALMACEN DB

ENTRADA DE MERCADERÍAS AL ALMACEN DE LA EMPRESA

57

<

GERENTE GENERAL

Gerente División

Punto de Venta

Contabilidad

Jefe Zona Norte

Asesores de negocios

Asesor cuentas

corporativas

Gerente División

Móviles

Gerente Adm. y Finanzas Jefe de Logística

Jefe Zona SurAsistente

Asesor cuentas del estado

Encargada de charlas

Facturación


Encargada de charlas



Almacén - Despacho

58

GERENTE GENERAL

Jefe de Soporte Técnico

Unidad de Móviles

Asesores de tecnología

Gerente de Sistemas Jefe de Marketing

Unidad de POS

Agencia de publicidad

Asesores de tecnología

Unidad de Móviles

Analistas Programadores

Jefe de Sistemas de la Unidad de POS


Asistente

Área de desarrollo

Área de Soporte de Sistemas


Jefe de Importaciones

Agentes de carga

59

ANEXOS

60

INDICE

Pág.

- Dedicatoria. 2

I. Introducción. 3

II. INDUCCIÓN DE LA EMPRESA 4

1. RESUMEN EJECUTIVO 4

2. NUESTRA MISIÓN 4

3. NUESTRA VISIÓN 4

4. NUESTROS LOCALES 4

5. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN 5

6. NUESTROS VALORES 5

7. COBERTURA 6

8. UNIDADES DE NEGOCIO 7

9. ANÁLISIS HISTÓRICO 8

10.RESPONSABILIDAD SOCIAL 8

11. SEGMENTOS DE CLIENTES 8

12. UNIDAD POS 9

13. CATÁLOGO DE SISTEMAS 9

14.UNIDAD MÓVILES 10

15.DETALLES POR AREA 10

15.1 GERENTE DE ADM. Y FINANZAS 10

15.2 ASISTENTE 11

15.3. FACTURACION 12

15.4. CONTABILIDAD 12

61

15.5 GERENTE DE DIVISION DE PUNTOS DE VENTAS 13

15.6 JEFE DE CUENTAS CORPORATIVAS 13

15.7 JEFE DE CUENTAS DEL ESTADO 13

15.8 ASESORES DE NEGOCIO 14

15.9 JEFE DE ZONA NORTE 14

15.9.1 ASESOR DE NEGOCIO 14

15.9.2. ENCARGADA DE CHARLAS 15

15.10. JEFE DE ZONA SUR 15

15.10.1 ASESOR DE NEGOCIO 15

15.10.2 ENCARGADA DE CHARLAS 15

15.11. GERENTE DE DIVISION DE MÓVILES 16

15.12. JEFE DE LOGÍSTICA 16

15.13 ALMACEN - DESPACHO 17

15.14. JEFE DE IMPORTACIONES 18

15.15, JEFE DE MARKETING 18

15.16. JEFE DE SOPORTE TECNICO 18

15.17. UNIDAD DE MÓVILES 19

15.18. UNIDAD DE POS 19

15.19. GERENTE DE SISTEMAS 19

15.20. ASISTENTE 19

15.21 ANALISTA PROGRAMADOR 20

15.22 SOPORTE DE SISTEMAS 21

62

V. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES – MOF 22

(Objetivo, Funciones Específicas, Perfil).

1. GERENCIA ADMINISTRACION Y FINANZAS 22

1.A CONTABILIDAD 23

1.B FACTURACION 24

1.C TESORERÍA 25

1.D DPTO DE LOGISTICA 26

1.D.1 JEFE DE LOGISTICA 26

1.D.2 ASISTENTE DE LOGISTICA 27

1.D.3 ALMACENERO 28

1.F LOGISTICA DE IMPORTACIONES 29

1.F.1 JEFE DE LOGISTICA DE IMPORTACIONES 29

a. Funciones Específicas 29

b. Líneas de Autoridad y Responsabilidad 29c. Requisitos Mínimos 30

VI. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 30

ORGANIGRAMA DEPT. DE ADMINISTRACION Y FINANZAS 31

FLUJOGRAMA DEL AREA DE ADMINIST. Y FINANZAS 32

AREA: GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS 33

(Nombre del procedimiento, propósito, descripciones del procedimiento,

políticas, requisitos, documentos y archivos)

AREA CONTABILIDAD 33



63

AREA: FACTURACION 36



AREA DE TESORERIA 38

A. CUENTAS POR PAGAR 38



FLUJOGRAMA DE CUENTAS POR PAGAR

RECEPCION DE DOCUMENTOS POR CTAS POR PAGAR 40

FLUJOGRAMAS DE OPERACIONES DEL REGISTRO

DE COMPRAS Y VENTAS 41

OPERACIONES DE REGISTRO DE CUENTAS

POR COBRAR Y PAGAR 42

ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE LOGISTICA 43

3. JEFE DE LOGISTICA 43



4. ASISTENTE DE LOGISTICA 44



5. ALMACENERO 45



64

FLUJOGRAMA 48

FLUJOGRAMA DE INGRESOS Y SALIDA

DE MERCADERIA 49

FLUJOGRAMA - RECEPCIÓN DEMERCADERÍA IMPORTADA

ASISTENTE DE LOGISTICA 48

5. JEFE DEL AREA DE LOGISTICA DE IMPORTACION 51



FLUJOGRAMA DE IMPORTACIONES 57

ORGANIGRAMA 58

ORGANIGRAMA 59

ANEXOS 60

65

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