siseuc sistema de control esclar de la uni de colima

Facultad de Contabilidad y Administración

Maestría en Administración

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Trabajo de Investigación:

Sistema de Control Escolar de la

Universidad de Colima

Presentan: Ing. Joel Hernández Ochoa Lic. Antonio Radillo Urista

Lic. Elba Kalinka Rocha Ramírez L.A.E José Luis Torres Mora L.A.E. Joaquín Carrillo Hidalgo

L.A.E Miguel Angel Jacobo Briceño



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INTRODUCCION

Actualmente, los sistemas informáticos se han constituido en las herramientas más poderosas para materializar uno de los conceptos más vitales y necesarios para cualquier organización empresarial, los sistemas de información de la empresa. Sin embargo esto no es exclusivo de las organizaciones empresariales, ya que más del 80% de los habitantes de los países desarrollados utilizan computadoras a diario, ya sea en su trabajo o en su hogar. Las computadoras han permitido un rápido desarrollo de otras tecnologías, como la robótica y las telecomunicaciones. Puede decirse que han cambiado radicalmente nuestra forma de vivir. Una fusión explosiva del video, el audio, el teléfono y la computadora en base a este proceso se encuentra la nueva capac idad de transformar toda comunicación en información digital. De enviarlas a través de las líneas telefónicas o cable, de almacenarla mediante software. Nuevos alambrados de fibra óptica, nuevas técnicas de conmutación, y nuevos desarrollos en la informática están creando la están creando la "Supercarretera de la Información". El prototipo de esta supercarretera es Internet, que es una red global de computadoras. Internet se creó en 1969, cuando se conectaron entre si la redes del Ministerio de Defensa de los Estados Unidos de Norteamérica, diversas instituciones tradicionales como universidades y agencias del gobierno sino también de empresas privadas, bibliotecas, hospitales, escuelas, oficinas y residencias. Efectivamente, mucho dinero viene siendo puesto en el desarrollo de páginas WWW (World Wide Web) y se difunde la esperanza de que el comercio electrónico vía Internet traiga oportunidades compensadoras para nuevos negocios en escala mundial. Algunos de estos sistemas, efectivamente, ya como la automatización de bancos, hacen parte del cotidiano de las personas agencias de viaje, correo electrónico, tele conferencias, periódicos en cuanto que otras ganan espacio y velocidad en su electrónicos, etc. Expansión como son los casos de la automatización de oficinas, el acceso a datos de las administraciones públicas y sus gastos, etc. existe una cantidad creciente de



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revistas, suplementos de periódicos impresos, programas de televisión y toda suerte de medios de difusión haciendo promoción de estas nuevas oportunidades y sus capacidades casi ilimitadas. En cualquier organización existen distintos tipos de SI, desde el punto de vista de la estructura funcional, los SI se forman alrededor de las funciones de la empresa (personal, producción, mercadotecnia....) y cada una de estas funciones comprende actividades en los tres niveles, de transacciones, tomas de decisiones administrativas y estratégicas, aplicaciones para el soporte de oficina y departamentos y requerimientos únicos para decisiones concretas. Esta forma de SI para áreas funcionales, es el modelo más extendido de evolución de los SI dentro de la empresa, frente a los SI globales que son menos flexibles, y será el diseño de las relaciones y el trasvase de información de estos subsistemas de actividades, los que configuren el SI de la empresa. Para ello se debe estudiar el impacto que se produce entre los departamentos y la organización de forma conjunta, buscando crear los SI más útiles que se adapten a los existentes en ese momento dentro de la organización. La Universidad de Colima al ser una institución de educación superior joven y vanguardista, no se ha quedado exenta de este desarrollo y ha sobresalido en distinto ámbito en el tema de referencia, muestra de ello es el Sistema de Control Escolar de la Universidad de Colima (SICEUC); que tiene como fin permitir al alumno que se encuentra en alta en el ciclo escolar vigente consulte sus calificaciones parciales y sus calificaciones de semestres pasados según el plantel y la carrera que estudia. Esperamos que este sitio te sea de utilidad. En el presente trabajo, mostramos los resultados que obtuvimos la de investigación que realizamos sobre el señalado sistema, el primer tema que abordamos es el de la evolución de la Universidad de Colima, donde presentamos la evolución organizacional de nuestra Alma Mater. En un segundo apartado, mostramos la estructura organizacional desconcentrada, donde explicamos la forma desconcentrada de la estructura organizacional de la Universidad, así como la organización que tiene actualmente el SICEUC.



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En el apartado de las generalidades del SICEUC, describimos el hardware y software con que cuenta el SICEUC para su operación, así como la forma como funciona en los planteles y delegaciones regionales. Por último presentamos los últimos avances y perspectivas que tiene el SICEUC.



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Índice

Introducción.................................................................................................................. 2

Índice .............................................................................................................................. 4

Historia de la Universidad de Colima.................................................................... 5

Antecedentes del SICEUC........................................................................................11

Estructura Organizacional de la Universidad de Colima...............................12

La organización del SICEUC ...................................................................................14

Generalidades del SICEUC......................................................................................14

Hardware y software del SICEUC .............................................................15

Funcionamiento del SICEUC.....................................................................16

Procesos de los planteles en el SICEUC..................................................17

Proceso de las delegaciones regionales en el SICEUC.....................20

Procesos complementarios ......................................................................20

Método para el desarrollo del SICEUC.................................................................22

Prospectivas del sistema..........................................................................................22



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HISTORIA DE LA UNIVERSIDAD DE COLIMA

Los inicios de la Universidad Popular de Colima Transcurrían las postrimerías del gobierno del Gral. Lázaro Cárdenas; en México, el cumplimiento de su plan sexenal consolidaba, en positivas realidades las conquistas revolucionarias y había de ser la filosofía del régimen cardenista la tónica en que se gestaran los objetivos y la acción de la universidad que estaba por crearse en Colima Gobernaba en el estado el entonces Gral. Pedro Torres Ortiz, que antes había desempeñado el cargo de senador de la república como destacado elemento de la entonces llamada “ala izquierda” de la Cámara Alta y llegó al gobierno de su Estado natal, como el mismo lo expresara en su primer informe rendido ante el H. Congreso local, el 16 de septiembre de 1940, animado de sus mejores deseos de servir al pueblo, lleno de fe y entusiasmo y compenetrado de la importancia de sus funciones. Preocupado desde el principio de su gestión por el problema de la educación popular, llamo a colaborar con él a un distinguido colimense, el profesor Rubén Vizcarra Campos, a quien le encomendó él la elaboración de un proyecto para la fundación de un instituto de estudios diverso a la Normal que ya existía, teniendo en cuenta las posibilidades del



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erario y los requerimientos de la juventud. El proyecto fue presentado en una reunión convocada por el gobernador, a la que asistieron representantes de todas las “fuerzas vivas” de Colima, en un total de 48, de los cuales solo uno discrepó. El Secretario de Educación Pública, Lic. Gonzalo Vázquez Vela, correspondió a los C. Prof. Arnulfo Pérez H. Oficial mayor de la propia secretaría, venir a Colima el día 16 de septiembre de 1940, con la representación presidencial, a inaugurar la Universidad Popular de Colima. Fue designado como primer rector de la naciente institución, el Prof. José S. Benítez, y en el primer año de trabajo (1940-1941) que inició el 7 de 0ctubre, mediante una ceremonia que presidio el C. Gobernador del Estado, funcionaron las siguientes escuelas: Escuela Secundaria y Normal, Escuela de Farmacia, Escuela de Enfermería y obstetricia, Escuela de Educadoras para Jardines de Niños, Escuela de Auxiliares de Contabilidad y Taquimecanógrafos, Escuela de Enseñanza Domestica, y Escuela de Apicultura. La universidad promovió la educación de los adultos con la fundación inmediata de cuatro centros nocturnos de educación popular mediante labor social de los estudiantes y los maestros para asegurar inscripción y asistencia: Miguel Hidalgo, Gregorio Torres Quintero, Benito Juárez e Ignacio M. Altamirano, que siguen funcionando hasta la actualidad. El gobierno del Lic. Manuel Gudiño (1943-1949), fundó la secundaria No. 3 en Manzanillo y el 2 de enero de 1945, la Mecánica Agrícola, bajo la dirección del Ing. Alfonso Parra, fungiendo como segundo rector el Prof. Miguel Gómez Sandoval nombrado el 1 de enero de 1944. En septiembre de 1948, se separaron de la universidad algunas Escuelas y solo quedaron dependientes de la misma: las secundarias 1, 2, y 3, la preparatoria, las Normales de maestros, la de enfermería y la de comercio. La Universidad de Colima La administración del C. Ing. Arq. Rodolfo Chávez Carrillo, nombró al quinto rector, el Prof. Juan Hernández Espinosa, el 1º de Noviembre de 1955 y por



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decreto No. 88 de fecha 27 Agosto de 1960, modificó el nombre de esta casa de Estudios, que quedó Universidad de Colima. El 2 de agosto de 1958, en el Periódico Oficial del Estado de Colima, se publicó el decreto número 110 del Congreso del Estado que ordenó la creación de la ESCUELA DE LEYES, dependiente de la Universidad.

El 17 de septiembre de 1958, se abre una página nueva para los anales de la Historia de Colima en su panorama cultural; ya que ese día se inauguró el PRIMER CURSO de la Escuela de Leyes, hoy FACULTAD DE DERECHO, PRIMERA ESCUELA PROFESIONAL creada en nuestra Universidad, nacida por impulso generoso del gobierno estatal del Ing. Arquitecto Rodolfo Chávez Carrillo. En el ejercicio de 1960-61 funcionaron un bachillerato en Colima y otro en Manzanillo y las escuelas de: educadoras, Enfermería, Derecho, Comercio, de Bellas Artes, y escuelas Técnicas que con 14 secundarias, sumaban 22 escuelas dependientes de la Universidad con 2554 alumnos. La autonomía de la Universidad de Colima Los francos cauces por donde ahora transcurría la vida de la Universidad, tuvieron dos efectos: mejoramiento de la calidad de los egresados y una bien orientada inquietud del sector estudiantil y del cuerpo director y docente para desarrollarse con libertad, al margen de dependencias gubernativas y disposiciones burocráticas. Fue así como el propósito de obtener autonomía unificó a toda la comunidad universitaria y a la federación de estudiantes colimenses presentó al C. Gobernador Lic. Francisco Velazco Curiel, la iniciativa correspondiente, y turnada esta al H. Congreso del Estado, este órgano legislativo, por decreto No. 50, de fecha 25 de Agosto de 1962, expidió la ley orgánica de la Universidad de Colima, otorgándole autonomía y convirtiéndola así, según su articulado, en un “organismo público para adquirir y administrar bienes y que tiene por fines impartir la enseñanza preparatoria y la profesional, en sus niveles medio y superior, fomentar la investigación científica y social principalmente en relación con los problemas estatales y nacionales, y extender con la mayor amplitud, los beneficios de la cultura superior”. En esta misma fecha se designa como 9º rector al doctor Salvador González Ventura y poco después acrecentó el patrimonio universitario con el edificio



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ubicado en la calle Niños Héroes No. 99; allí se instalaron las escuelas que entonces funcionaban: Bachillerato Único, Enfermería 1, Derecho, Contabilidad y Administración, y la Escuela de Artes. El 1º de septiembre del mismo año se fundaron las escuelas de contabilidad y administración, auxiliar de contabilidad en Colima, la Técnica agropecuaria en Tecomán, y los Bachilleratos Únicos de Manzanillo y Tecomán. El 24 de Octubre de 1963 se constituyó el H. Congreso universitario, que quedó integrado por los directores de las escuelas siguientes: Bachillerato Único de Colima, Bachillerato Único de Manzanillo, Escuela de Enseñanzas Técnicas, Enfermería 1, Contabilidad y Administración, y Derecho, así como un representante del personal administrativo, seis representantes de catedráticos y ocho de alumnos. El 20 de septiembre de 1966, el consejo aprobó y fue fundado el Bachillerato No. 3 en Tecomán y el día 30 de Noviembre del mismo año, por acuerdo del consejo, se clausuró la Escuela de Enseñanzas Técnicas y se crearon las escuelas de Agricultura que pasó a Tecomán con la carrera de Técnico Agrícola y la de Mecánica Automotriz, con la carrera de técnico automotriz que concluyó su funcionamiento el día 20 de junio de 1972 al transformarse en bachillerato técnico, según acuerdo del H. Consejo Universitario de esa fecha el que a su vez desapareció el 31 de julio de 1974. El 19 de junio de 1967 el Consejo Universitario aprobó la creación de la carrera de Licenciado en Administración de Empresas, dentro de la Escuela de Contabilidad y Administración, que empezó a funcionar en el año electivo 1967-1968. En sesión de Consejo de fecha de 11 de agosto de 1971, se aprobó la denominación de Escuela de Ciencias Sociales a la de Derecho, Relaciones Sociales Internacionales y Ciencias Sociales. En sesión del H. Consejo de fecha 2 de junio de 1972 se aprobó el Estatuto de Pensiones para el personal de la Universidad y el 20 de junio de 1972 se suprimió la Escuela de Mecánica Automotriz y en su lugar se creo un Bachillerato Técnico



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dependiente del Bachillerato 1 y fue aprobada la creación de la Escuela de Ingeniería, con la salvedad de que en Colima se cursarían los cuatro primeros semestres como tronco común de las carreras de ingeniero civil, ingeniero mecánico electricista, ingeniero topógrafo y geodesta y físico matemático, para continuar después en la Universidad Autónoma del Estado de México cualquiera de esas carreras hasta concluirla. El C. Gobernador Pablo Silva García, expidió el decreto No. 146, de fecha 29 de diciembre de 1972, de acuerdo con el cual fue reformado el artículo No. 8 de la Ley Orgánica de la Universidad que estableció paridad con el Consejo Universitario, pues en lo sucesivo el C. Rector y el Secretario General fungirían, el primero, como presidente de Debates y el segundo como relator y fedatario, ambos con voz pero sin voto. El 14 de junio de 1974, el Consejo Universitario aprobó la creación de la Escuela Superior de Ciencias de la Educación, con cursos intensivos y financiamiento propio. En agosto de 1975, se crean los Bachilleratos No. 6 de Tecomán, No7 de Armería y No 10 de Manzanillo. El 25 de junio de 1976, se acordó la creación de la Escuela Superior de Agricultura en Tecomán y las escuelas de Medicina en Colima. En la sesión del 25 de agosto de 1978, del Consejo Universitario, se acordó la fundación de los Bachilleratos No. 4, en Villa de Álvarez; No. 12 en Cuauhtémoc; No. 13 de Ciencias Sociales En Colima; No. 11 en Minatitlán; y el No. 8 y la escuela de Enfermería 2 en el puerto de Manzanillo. El día 24 de noviembre de 1979, el propio Consejo aprobó la creación de las escuelas de Economía con las carreras de Licenciado en Economía y Finanzas; la Escuela de Ciencias Políticas y Sociales, con las carreras de Licenciados en Administración Pública, en Ciencias Políticas, en Sociología y Trabajo Social; la Escuela de Medicina Veterinaria y Zootecnista, con la carrera de Médico Veterinario Zootecnista, la Maestría en Docencia y los Bachilleratos No. 17 en Comala, y No. 18 en Coquimatlán. La Escuela de Derecho y Ciencias Sociales



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quedo como Escuela de Derecho. En esta misma fecha, el Consejo aprobó la transformación de los departamentos del área administrativa de la Universidad de Colima, en las direcciones de generales de servicios escolares, servicio social, prensa y relaciones publicas, planeación, coordinación académica y superación profesional, deportes, difusión cultural, enseñanza agropecuaria, enseñanza tecnológica, registro y control de personal y control presup uestal. Por acuerdo del propio Consejo Universitario asentado en el acta del 25 de junio de 1980, se acordó la fundación de la escuela Superior de Ciencias Químicas, la Escuela de Letras y los Bachilleratos No. 19, en Cerro de Ortega y No. 20, en Tecomán. La desconcentración organizacional e la Universidad Mediante decreto No. 76, de fecha 14 de noviembre de 1980, el H. Congreso del Estado expidió la Ley Orgánica de la Universidad de Colima. En la sesión efectuada por el Consejo Universitario el día 16 de diciembre de 1980, se acordó la creación de la Escuela Superior de Ciencias Marinas, con Licenciatura en Oceanología. Para tener un mayor control en la aplicación de la administración, el 2 de marzo de 1981, como parte de una desconcentración administrativa, se crea la Delegación Regional N° 1 en el municipio de Manzanillo. El 17 de marzo se crean los Bachilleratos No. 16 de Villa de Alvarez y el No. 22 de Quesería, el día 18 del mismo mes, el No. 14 de Ixtlahuacán. El 20 de mayo el Consejo aprobó la creación de las escuelas de Ingeniería Mecánica y Eléctrica, en Colima, y la Técnica Mecánica Agrícola e Industrial en Tecomán. El 26 de igual mes el Instituto Universitario de Investigaciones Jurídicas. También se funda el 14 de septiembre el Instituto Universitario de Bellas Artes de Colima. El 1 de octubre se instituye el Bachillerato No. 23 de Santiago, Manzanillo y el 15 del mismo mes el Centro Universitario de Investigación Científica y Tecnológica.



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El 15 de noviembre se crea la Delegación Regional N° 2 en el municipio de Tecomán y el Centro Universitario de Capacitación, Adiestramiento y Asesoría Técnica y la Oficina de Patrimonio Universitario en la ciudad de Colima. El 4 de enero de 1982 se crea la Delegación Regional N° 1, el 10 de septiembre se crea el Bachillerato No. 24, en la comunidad de Madrid. El 30 de agosto de 1983 se establece la Escuela Superior de Enfermería y el 13 de septiembre se instauran las escuelas de Arquitectura, en Colima, y de Contabilidad y Administración en Tecomán y Manzanillo. El 30 de enero de 1984, se crea la Escuela de Trabajo Social, el 31 de marzo se fusionó en una sola las Escuelas de Enfermería 1, de Colima y Número 2, de Manzanillo, con el nombre de Escuela Técnica de Enfermería y los días 9 y 16 del mismo mes se crean los centros universitarios de Investigación en Ingeniería y el de Investigaciones Biomédicas, respectivamente y el 11 de mayo se crea el Centro Universitario de Investigación en Ciencias Básicas, El 20 de septiembre de 1986 se crea la Escuela de Ingeniería Electromecánica de Manzanillo. Se funda el 27 de agosto de 1987 el Instituto Universitario de Bellas Artes de Manzanillo y se crea, el 1° de septiembre, el Bachillerato No. 27 de Santiago, en el municipio de Manzanillo Se crea el 1 de febrero de 1988 el bachillerato No. 28 en Camotlán de Miraflores, en el municipio de Manzanillo y el 2 de mayo queda establecida la Delegación Regional N° 4, con sede en el municipio de Coquimatlán. Se crea, el 1 de agosto de 1990 la Escuela de Psicología, separando la carrera de Psicología de la Facultad de Medicina.

El 31 de mayo de 1996, como parte de la desconcentración administrativa se crea la Delegación Regional No. 5 con sede en la Cd. de Villa de Álvarez, Col.



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El 16 de febrero de 1999, se crea el Bachillerato Técnico No. 26 en Ixtlahuacán, Col.

ANTECEDENTES DEL SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR

DE LA UNIVERSIDAD DE COLIMA (SICEUC)

En el año de 1979 se inició el Sistema de Control Escolar Automatizado en la Universidad de Colima, que superó los servicios escolares que se venían otorgando en forma manual. Con las exigencias de una demanda mayor de dichos servicios, por el incremento en la población escolar, en 1986 se inició la descentralización administrativa y con ello la estructuración por delegaciones regionales a fin de dar una atención directa a los planteles educativos.

Para 1995 surgió una nueva versión programática de dicho sistema que rebasa este esquema de automatización y que ahora es identificado como SICEUC para sistema operativo MS-DOS con el fin de hacer efectiva la descentralización de servicios escolares de las delegaciones a los planteles.

Para 1996, la Secretaría de Educación Pública implemento un programa al que denomino PRONAD, cuyo objetivo principal fue la de que las universidades públicas del país desarrollan un Sistema Institucional de Información Administrativa, conformado por cuatro módulos:

• Recursos Humanos • Control Escolar • Contabilidad, tanto en los planteles como en las 5 Delegaciones Regionales • Patrimonio Universitario

A partir de 1998, se inició el análisis de los procesos escolares existentes,, para llegar al diseño de un nuevo sistema y emigrar a otra plataforma de trabajo y que pudiera funcionar, es así que en marzo del 2000 se puso en funcionamiento de prueba el nuevo sistema de control Escolar basado en una arquitectura cliente en la etapa de implementación solo se puso en marcha la nueva versión del SICEUC en el Bachillerato Técnico Numero 1 y 2, así como la Facultad de Telemática, Letras y Comunicaciones y Contabilidad y Administración campus Colima).

Actualmente la totalidad de planteles trabajan bajo este nuevo esquema.



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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA UNIVERSIDAD DE COLIMA

En la década de los 80’, se estableció una estructura orgánica y funcional por centros de trabajo de los niveles medio superior y superior, adaptable a las necesidades de cada una de ellas, con el propósito de lograr homogeneidad y una buena organización administrativa del desarrollo y ejecución de los procedimientos académicos, académicos-administrativos y administrativos, así como en la aplicación de las políticas de carácter general. De esta manera, la universidad cuenta con una estructura organizacional desconcentrada a través de siete coordinaciones generales y cinco delegaciones regionales, establecidas estas últimas en base a las zonas geográficas del estado, cuyo objeto principal es descentralización administrativa de la Rectoría y demás Órganos de Gobierno de la Universidad.

Simbología

Autoridad Lineal

Autoridad Staff

Autoridad Funcional

Separación de órganos centrales y desconcentrados

Organigrama Estructural GeneralFebrero de 2001

NormativasNormativas

RegulativasRegulativas

ControlControl

OperativasOperativas

Desarrollo InstitucionalDesarrollo Institucional

Simbología

Autoridad Lineal

Autoridad Staff

Autoridad Funcional



Simbología

Autoridad Lineal

Autoridad Staff

Autoridad Funcional


Simbología

Autoridad Lineal

Autoridad Staff

Autoridad Funcional



NormativasNormativas

RegulativasRegulativas

ControlControl

OperativasOperativas

Desarrollo InstitucionalDesarrollo Institucional



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En el anterior esquema, presentaremos la forma en que se agrupan las dependencias de la institución, ya que estas, están agrupadas en dos secciones, la primera que es el apartado de las dependencias responsable de las administración institucional y una segunda sección, donde se agrupa la parte sustantiva del la institución como son los planteles. En la primera sección podemos encontrar, una subclasificación de acuerdo al función que se desarrolla, encontrándose en primer termino las áreas que se encargan marcar la pauta par el desarrollo institucional, en un segundo nivel, las dependencias que realizan una función regulativa al interior de la institución, en el tercer orden, esta todas las dependencias que se encargan de normar la conducta y trabajos al interior. En la segunda sección se presentan las dependencias encargadas de coordinar el cumplimiento de las funciones y por ultimo la parte operativa, que serán los planteles universitarios.

Comisiones

•Hacienda y Presupuesto•Relaciones Laborales •Técnica Pedagógica•Honor y Justicia•Reglamentos•Patrimonio Universitario

Rectoría

ConsejoUniversitario

Dirección General de Relaciones Públicas

Dirección General de Información

Unidad de Organización y Métodos

Dirección Gral. de Planeación y Desarrollo

Institucional

Dirección General de Titulación y Registro

Profesional

Contraloría General

SecretaríaGeneral

Simbología

Autoridad Lineal

Autoridad Staff

Autoridad Funcional


Organigrama Estructural GeneralAbril de 1999


Universidad de Colima

Dirección General de Educación Media

Superior

Dirección General de Educación Superior

Dirección General de Posgrado

Dirección General de Servicio Social

Dirección Gral. de Orientación Educativa y

Vocacional

Dirección General de Intercambio Académico

y Becas

Centro Univer. de Investigación en Ciencias Básicas

Centro Universitario de Investigaciones

Jurídicas

Centro Univer. de Investigaciones Biomédicas

Centro Univer. de Investigaciones Oceanológicas

Centro Univer. de Investigaciones Sobre la Cuenca del Pacífico

Centro Univer. de Est. para el Desarr.

Sustentable

Centro Univer. de Investigaciones

Sociales

Centro Univer. de Investigaciones en

Ciencias del Medio Ambiente

Centro Univer. de Investigación y Des.

Agropecuario

Centro Univer. de Estudios de Genero

Centro Universitario de Investigaciones Vulcanológicas

Centro Universitario de Investigación en

Ingenierias

Coordinación General de Extensión Universitaria

Centro Univ. de Capacitación

Adiestramiento y Asesoría Técnica

Centro Universitario de Apoyo a la

Productividad

Dirección General de Museos y Galerías

Dirección General de Servicios Bibliotecarios

Centro de Producción de Medios Didácticos

Dirección General de Servicios Telemáticos

Centro Nacional Editor de Discos Compactos

Tesorería General

Dirección General de Recursos Humanos

Dirección General Obras Materiales y

Servicios

Contaduría GeneralDirección General de Difusión Cultural

Dirección General de Publicaciones

Dirección General de Radio

Centro Univer. de Vídeo Didáctico y Televisión

Educativa

Dirección General de Deportes y Actividades

Recreativas

Delegación Regional No. 1




Bachilleratos Escuelas y Facultades


Instituto Universitario de Bellas Artes


Coordinación General de Docencia

Coordinación General de

InvestigaciónCientífica

Coordinación General

de Apoyo al Desarrollo

Social

Coordinación Gral.del Patrimonio Cultural

Universitario

Coordinación Gral.de Servicios y

Tecnologías de Información

Coordinación General Administrativa y

Financiera




Comisiones

•Hacienda y Presupuesto•Relaciones Laborales •Técnica Pedagógica•Honor y Justicia•Reglamentos•Patrimonio Universitario

Rectoría

ConsejoUniversitario





Institucional


Profesional






Institucional


Profesional


SecretaríaGeneral

Simbología

Autoridad Lineal

Autoridad Staff

Autoridad Funcional


Simbología

Autoridad Lineal

Autoridad Staff

Autoridad Funcional


Organigrama Estructural GeneralAbril de 1999


Universidad de ColimaUniversidad de Colima


Superior





Vocacional


y Becas


Superior





Vocacional


y Becas



Jurídicas





Sustentable


Sociales




Agropecuario




Ingenierias



Jurídicas





Sustentable


Sociales




Agropecuario




Ingenierias

Coordinación General de Extensión Universitaria




Productividad




Productividad

Dirección General de Museos y Galerías









Tesorería General



Servicios

Contaduría GeneralTesorería General



Servicios

Contaduría GeneralDirección General de Difusión Cultural




Educativa


RecreativasDirección General de

Difusión Cultural




Educativa


Recreativas







Instituto Universitario de Bellas Artes


Coordinación General de Docencia

Coordinación General de

InvestigaciónCientífica

Coordinación General

de Apoyo al Desarrollo

Social

Coordinación Gral.del Patrimonio Cultural

Universitario

Coordinación Gral.de Servicios y

Tecnologías de Información


Financiera






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La estructura organizacional de la universidad esta representada a través de un organigrama general, estructural y mixto, en donde se encuentran reflejadas la existencia de siete coordinaciones y cinco delegaciones regionales en las que se desconcentran las funciones y responsabilidades en la institución

LA ORGANIZACIÓN DEL SICEUC Desde su inicio la coordinación del SICEUC, estuvo ubicada organizacional mente como un programa de la Rectoría, pero físicamente se encontraba en la Delegación Regional No. 3, sin embargo, con los requerimientos del PRONAD, a partir de 2002 pasa a depender de la Coordinación General Administrativa y Financiera. Cabe mencionar, que organigrama de la Coordinación no se refleja, en virtud de que se considera un área de la propia.

Tesorería General



Servicios

Contaduría General


Financiera

Tesorería General



Servicios

Contaduría GeneralTesorería General



Servicios

Contaduría General


Financiera



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Actualmente, la coordinación del SICEUC, corresponde al MC Hugo Alfonso Barreto Solís, quién es apoyado por el Ing. Rafael Valadez Meneses

GENERALIDADES DEL SICEUC El Sistema de Control Escolar de la Universidad de Colima, mejor conocido como SICEUC, es un software desarrollado 100% al interior de la institución, mismo que se encuentra instalado en cada uno de los planteles para llevar a cabo el control de la información, agilizando así los procesos escolares.

SICEUC es un área dependiente de la Coordinación Administrativa y Financiera mismo que se encuentra ubicado en el edificio administrativo de la institución.

Hardware y Software del SICUEC En sus inicios, la Delegación Regional No. 3 (Colima), fue la responsable de coordinar la operatividad del SICEUC y una de sus funciones principales fue la de proporcionar a cada escuela los programas que contienen la información referente a sus alumnos, con ello se facilita a los planteles la toma de decisiones en los servicios básicos de inscripción, cambios de escuela, pagos de servicios, conocimiento de situaciones académicas, solicitud de certificados de estudio, entre otros aspectos. Esto significa que el sistema abarca dos entidades (Delegación-escuela), en las que cada una maneja sus propias actividades enlazadas por el logro de un objetivo común. Sin embargo, a partir de que se nombra un coordinador de operar el SICEUC, la supervisión y mantenimiento del Sistema recae en la Coordinación General Administrativa y Financiera, sin embargo, cada Delegación Regional cuenta con un operador del Módulo Escolar, el que entre sus funciones tiene la responsabilidad de asesorar y salvaguardar el funcionamiento de su región. Cada escuela cuenta con un manual de operación del SICEUC que de manera rápida y sencilla le informa sobre los procesos implicados en la administración escolar de su plantel. De la misma forma, la Delegación conservo en su módulo de cómputo el manual del usuario, con información de los programas para instalar dicho sistema, así como la definición de las diferentes bases de datos de éste como punto de partida para la operación del SICEUC.



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Inicialmente los programas se diseñaron para poder funcionar en una LAN (red) o en modo Monousuario (PC) y los requerimientos mínimos para su ejecución, así como la compilación de los mismos fueron: ♦ PC con procesador 486 ♦ Disco duro de 350 Mb ♦ 4 Mbytes en RAM ♦ Monitor Super VGA ♦ Impresora de 15 Pulgadas Pero, a partir del año 1998, en que se empiezan los trabajos para establecer un Sistema de Información Institucional Administrativaza, se inició el análisis de los procesos escolares existentes, para llegar al diseño de un nuevo sistema y emigrar a otra plataforma de trabajo, es así que en marzo del 2000 se puso en funcionamiento de prueba el nuevo sistema de control Escolar basado en una arquitectura cliente servidor conformado por windows 2000 server como sistema operativo, SQL SERVER 7.0 como motor de base de datos, el cliente desarrollado en Visual Basic 6.0 y la red universitaria como carretera de la información. Para el desarrollo del sistema de información del SICEUC, se utilizo la técnica UML (UINIFIED MODELING TECHNIQUE) que es una técnica para usar lenguajes estándar para representar los diferentes aspectos de un sistema. Para darle mantenimiento al SICEUC, el coordinador del sistema maneja lo siguiente:

HARDWARE

• 4 MAQUINAS DELL • PROCESADOR PENTIUM II 350 MH • 64 MB RAM • DISCO DURO DE 5 GB • TARJETA DE RED • FAST ETHERNET

SOFTWARE



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• MICROSOFT SQL SERVER 7.0. SERVIDOR PARA BASE DE DATOS • ACCESS. PARA BASE DE DATOS LOCALES • VISUAL BASIC 6.0 ANTES 5. PARA LENGUAJES DE PROGRAMACION.

Cabe señalar, que todas las Delegaciones Regionales cuentan con un Servidor Porlian 1600, así como conexión con todos los planteles a través de la red universitaria o en su defecto vía moden. Los requerimientos mínimos para que los planteles puedan operar el SICEUC es de que cuenten con conexión a la red universitaria o vía moden a la Delegación Relativa, así como procesadores igual o mayor a PENTIUM III. Funcionamiento del SICEUC Una vez instalado el SICEUC en los planteles, éstos cuentan con una lista de usuarios que pueden ingresar al sistema, además se les proporciona una clave. Ellos tienen grupos bajo su control y opciones para el manejo de la información con determinadas restricciones. El sistema está protegido del acceso de usuarios ajenos a él, y tiene restringidos algunos archivos que son indispensables para su adecuado funcionamiento. La Delegación es la encargada de conservar la información real de los alumnos, quien de manera dinámica transfiere una copia a las escuelas. Actualmente, cada plantel trabaja en forma independiente ajustándose a las actividades calendarizadas que delimita la Delegación, de tal manera que requiere de visitas frecuentes del operador del módulo de cómputo, quien tiene a su cargo proveedor de la información necesaria y llevar datos escolares a la Delegación. Éstos último, los complementa el plantel con documentación oficial que debe remitir a dicha Delegación, quien es la encargada de verificar que los datos de cómputo coincidan con los datos impresos en papel. Procesos de los planteles en el SICEUC Los procesos más importantes que efectúa el plantel dentro del SICEUC son:



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1. Las inscripciones y reinscripciones son ejecutadas desde el plantel. Para primer ingreso el sistema cuenta con la opción para organizar a cada escuela proporcionándole un rango de números de matrícula para que éstas puedan dar el número de control a un alumno de manera inmediata cuando éste proviene de una institución ajena a la Universidad, de lo contrario al alumno se le respeta dicho número. En reingreso, el sistema nos permite un servicio en línea, esto consiste, en que al momento de reinscribir al alumno, realiza un análisis de sus calificaciones para ver si el alumno se encuentra en forma regular, ya que de lo contrario, el sistema no permite este proceso, al mismo tiempo, le muestra de manera inmediata los motivos de su situación irregular.

2. Este sistema nos permite la captura de ingresos por concepto de cualquier

pago, lo cual genera un archivo de recibos consecutivos para cada plantel, esto crea un vínculo con otro subsistema de la Universidad como lo es el Sistema Contable Administrativo y Financiero (SICAF, por sus siglas). Además nos permite conocer qué recibos se le han emitido al alumno durante el semestre y la

3. descripción de cada uno de ellos (conceptos por los que fue expedido), así

como cancelar recibos, y con ello toda la acción que el mismo generó. Esto es, que si por alguna razón el operador del sistema emite un recibo que tiene algún error, éste puede ser cancelado y al mismo tiempo desaparecido el dato capturado.

4. Además nos permite consultar toda la información escolar de un alumno de

manera directa e inmediata. Asimismo cuenta con varios tipos de reportes:

Inscripciones: Es un reporte que nos permite obtener un listado de todos los

alumnos que han sido dados de alta, permitiéndonos determinar el semestre y el grupo.

Listas de asistencia: Es la relación de alumnos por grupo y semestre para el

control de asistencia por parte del catedrático.



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Análisis de calificaciones: Nos permite ver el historial de las calificaciones de un alumno en todos sus semestres anteriores en la escuela donde estudia actualmente.

Formato de evaluaciones parciales: Es la lista de alumnos que están inscritos

en el sistema y sirve para que el maestro capture la calificación de cada evaluación parcial. Esto es importante, ya que éste es el inicio del registro académico a través de la captura de las calificaciones por el encargado de la escuela.

Formato de alumnos a ordinarios: Es un reporte por grupo y semestre de

todos los alumnos que no exentaron y deben presentar examen ordinario.

Actas de extraordinario: Es un reporte de los alumnos que presentarán

examen extraordinario, mismo que se da al catedrático para la captura de calificaciones.

Actas de regularización: Es un reporte de los alumnos que presentarán

examen de regularización, a diferencia de los anteriores reportes. Éste lo envía el plantel a la Delegación para su captura, ya que este proceso no es realizado por las escuelas.

Formato de alumnos irregulares: Nos permite obtener un reporte por grupo y

semestre de los alumnos que tienen pendiente(s) alguna(s) materia(s) de semestres anteriores.

Verificador de evaluaciones parciales: Es un reporte por grupo y semestre

que muestra a todos los alumnos del grupo con su respectiva calificación de todas las materias. Este reporte le permite al alumno conocer sus calificaciones reales tal y como fueron capturadas para hacer las aclaraciones convenientes cuando proceda.

Concentrado de calificaciones: Nos muestra un reporte por semestre y

grupo de los alumnos y la calificación de cada materia, colocando la



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calificación por cada evaluación parcial y examen ordinario, asimismo nos señala el promedio de cada materia.

Plantilla de materias: Nos muestra el nombre del catedrático que imparte

cada materia. Catálogo de profesores: Nos muestra una lista de los profesores que

imparten clases en cada escuela. 5. También cuenta con la opción de bloqueo de captura de calificaciones

sobre las evaluaciones parciales con la finalidad de que al término de cada parcial, ninguna calificación sea alterada. En tanto no se haga el bloqueo de captura, únicamente el personal autorizado de la escuela puede modificar las parciales en el sistema. Si por alguna razón las calificaciones de semestre anterior (históricos) son alteradas, esto carecerá de validez oficial, ya que la Delegación cuenta con la información real de respaldo, y dicha información es actualizada cada semestre, de tal manera que las bases de datos sobre las escuelas son continuamente modificadas. La Delegación concentrará siempre la información oficial dando al plantel la función de consulta.

6. Seleccionar una impresora dentro del catálogo para que cada escuela

tenga un buen funcionamiento de su impresora. 7. Al término del semestre se obtiene un reporte oficial de calificaciones finales

que la Delegación envía a los planteles como testimonio del registro académico, el cual debe ser validado por directivos para estar en condiciones de emitir las boletas de calificaciones definitivas.

8. Contiene formatos para generar cuadros estadísticos de información de los

diferentes esquemas que se requieren, como son el de inicio de cursos, fin de cursos, evaluaciones parciales, mejores promedios, tanto por semestre como por carrera, estadísticas, edades, lugar, procedencia, escuela.

9. Incluye el servicio de credenciales para los estudiantes, documento que

tiene los datos escolares del alumno, código de barras, y holograma de



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seguridad infalsificable, mismo que hará efectiva la automatización de los servicios escolares, culturales y deportivos, entre otros. Mediante este instrumento, los alumnos y algunos de los centros universitarios de trabajo podrán accesar a la información no restringida del sistema, utilizando lectoras de rayos láser que descodifican el número de control del estudiante contenido en el código de barras.

10. Contempla un tratamiento innovador a los documentos oficiales del alumno

mediante el archivo electrónico de los mismos, optimizando el espacio físico y los recursos humanos de las Delegaciones, a la vez, responsabiliza al alumno del resguardo y manejo de su propia documentación. Con ello, la Universidad estará en posibilidades de emitir un servicio de “certificación de documentos” con calidad de original, a través de la recuperación de imágenes por medios electrónicos, agilizándose dicho proceso.

Procesos en la Delegación del SICEUC Instalar el sistema en la escuela La Delegación debe instalar este sistema en las escuelas correspondientes, además de promover que el sistema sea aplicado en aquellos planteles que no han sido integrados al nuevo esquema de trabajo. Mantener la información oficial de las escuelas El sistema administrativo por la Delegación responsabiliza a ésta de la información real, pero a este nivel y en forma periódica se va a alimentar de los datos capturados por la escuela durante el semestre activo. Actualizar datos y asesorar al sistema de la escuela La responsabilidad de la Delegación es que la escuela trabaje con la información más completa, en este sentido, cualquier dato modificado en esta instancia será actualizado en forma oportuna en la escuela correspondiente. Le asiste también la función de asesorar a nivel de plantel a los manejadores del sistema para asegurar su adecuado funcionamiento. Modificaciones a datos de alumnos La forma de hacer modificaciones fuera de periodos le corresponde a la Delegación, ésta se encargará de actualizarlos en las escuelas correspondientes.



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Expedición de documentos oficiales: certificados, boletas, credenciales, entre otros documentos. Estos son procesos complementarios del sistema que se manejarán con base en la reglamentación escolar vigente. Procesos complementarios Existen servicios escolares que no operan en línea pero que son parte importante para el control de datos de los alumnos. Esto obedece –en gran parte- a la reglamentación escolar vigente que obliga a controlar documentación en forma directa desde las Delegaciones, lo cual garantiza seguridad en el manejo de trámites administrativos que no son comunes para las escuelas y que merecen trato a nivel de autoridades escolares especializadas, estos son: 1. Inscripciones de nuevo ingreso por revalidación. Una vez que se apruebe el

acuerdo de revalidación parcial de cualquier carrera a nivel bachillerato o profesional, la Delegación estará en posibilidades de accesar la información al sistema y el alumno se obligará a cubrir los costos por trámites en el plantel.

2. Inscripciones de reingreso por convalidación. Teniendo el acuerdo de

convalidación que expiden las Direcciones de Educación Media Superior y Superior, la Delegación estará en posibilidades de accesar la información al sistema y el alumno se obligará a cubrir los costos por trámites en el plantel.

3. Rectificación de calificaciones de alumnos. Para estos trámites se requieren

solicitudes por escrito de los planteles y se efectúan posteriormente a los cierres oficiales que marcan las Delegaciones: se representan por capturas equivocadas por parte de los planteles, rectificaciones o revisiones solicitadas por alumnos.

4. Cambios de carrera o área. Este servicio implica modificar en cómputo

archivos de datos referentes a escuelas, planes y programas, materias, y se controla desde las Delegaciones. Este trámite se efectúa al ser aprobado por las escuelas correspondientes siempre y cuando el alumno cubra los requisitos.



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5. Registro de alumnos repetidores. Este servicio requiere la actualización de datos del alumno (dando de baja los anteriores), para lo cual se requiere que la Delegación sea quien lleve estos controles, actualizando de manera inmediata la información en los planteles.

6. Captura de exámenes de regularización. Corresponde a la Delegación

efectuar la captura de los datos por exámenes de regularización que efectúa el plantel, debido a que este examen queda calendarizado al inicio del siguiente semestre, y para entonces, el plantel ya cuenta con los datos del nuevo semestre.

7. Impresión de documentos oficiales. Se requiere contar con documentos

que sean impresos desde las Delegaciones debido al proceso de validación oficial, como son: boletas de calificaciones, certificados de estudios, credenciales, certificación de actas de examen profesional, entre otros documentos.

8. Archivo electrónico de documentos. Este servicio requiere de tratamiento

de equipo de cómputo especializado existente en las Delegaciones, así como medios especiales de almacenamiento de información.

9. Trámites de titulación. Implica la revisión especializada de los documentos y

la autorización para presentar examen profesional de la Delegación, ya que ésta es la instancia que valida el haber cubierto los créditos de una carrera profesional.

10. Posgrado. Actualmente este servicio se controla desde las Delegaciones

debido a la dinámica de los programas que desarrollan los planteles, dado que no están calendarizados de manera unánime y presentan necesidades particulares.

Método para el desarrollo del sistema de información del

SICEUC

Al momento de la entrevista nos sorprendió encontrarnos con la novedad de que el proceso de plantación de los sistemas de información del SICEUC no se



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documentó el desarrollo del proyecto, sin embargo, la persona entrevistada nos informo que si se tomaron en cuenta factores importantes tales como: estimación del tamaño del proyecto, la duración, el esfuerzo requerido, la calidad en su desarrollo, así como el costo requerido.

Prospectiva del sistema La Universidad de Colima cuenta con un sistema de control escolar que permite a los planteles obtener información oportuna y accesible. Ahora el alumno recibe los servicios donde los solicita, incluye mayor seguridad en el tratamiento de documentos oficiales por digitalización y la identificación del estudiante con tarjetas de código de barra, lo que permitirá simplificar la solicitud de los servicios no sólo escolares, sino bibliotecarios, deportivos y culturales. De la misma forma el SICEUC deberá continuar trabajando con la información de nuevos módulos de información que requieren los planteles y que siguen manejando fuera del sistema como son: cursos propedéuticos, posgrados, apoyos al SICAF, así como enlazar al SICEUC con otros subsistemas de información universitaria que manejan dependencias como la Dirección General de Planeación, las Direcciones Generales de Educación Media Superior y Terminal, Educación Superior y Posgrado, esto con la finalidad de que la Universidad cuente con un soporte integral de la información escolar y que las instancias obtengan los beneficios directos del sistema para el procesamiento de los datos que incluyen los sistemas particulares de las dependencias. Para una segunda etapa en la que los planteles y las Delegaciones se deberán conectar a la red administrativa, el sistema deberá trabajar en línea directa. Las Delegaciones contarán con un servidor para depositar su información, así como su conexión con las escuelas para que éstas cuenten con el equipo necesario para enlace con dicha red.

siseuc sistema de control esclar de la uni de colima

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