INTRODUCCIN

SISEMAS CONTABLES 1 BREVE HISTORIA Y EVOLUCIN. Al pasar el tiempo los mtodos de contabilidad fueron evolucionando, comenzando por los ms sencillos, en los cuales una persona poda hacer todos los registros de su negocio, hasta que la contabilidad fue desarrollando distintas reas.

DEFINICIN Un sistema contable es el conjunto de principios y reglas que facilitan el conocimiento y la representacin adecuada de la empresa y de los hechos econmicos que afectan a la misma. SECUENCIA DEL SISTEMA Punto de partida: Se debe contar con la informacin financiera de la empresa donde se encuentre los Activos, Pasivos y Patrimonio debidamente detallados y clasificados. Esta informacin se encuentra en el LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES, la cual se preparar al iniciarse la empresa y luego cada fin de ao, para mostrar la informacin actualizada luego de realizar su actividad empresarial, modificando dicha situacin financiera. Actividad empresarial: Como producto de la actividad empresarial propia de su giro de negocio, la empresa realizar una serie de transacciones, las cuales deben ser registradas en sus LIBROS CONTABLES de la siguiente manera: a) Trasladar la informacin del Libro de Inventarios y Balances para aperturar los Libros Principales (al Libro Diario mediante el asiento de apertura o reapertura, a Caja y Bancos para los saldos iniciales de dinero en efectivo y en los bancos). b) Registrar las transacciones que como producto de ejecutar su giro de Negocio, se hayan efectuado. Estas transacciones se registrarn en los Libros contables auxiliares segn el tipo de transaccin y adems en los Libros Caja y Banco, segn corresponda la cancelacin. c) El contenido de los Libros Auxiliares Caja y Bancos sern registrados en forma resumida en el Libro Diario mediante los asientos de Centralizacin. Por lo tanto, este Libro contendr toda la informacin contable de la empresa. d) Se registrar en el Diario, las provisiones que se encuentren legalmente permitidas y otras que permitan que la informacin muestre en forma fidedigna, la situacin real de la empresa. e) Concluido el ejercicio econmico, el contenido del Libro Diario ser trasladado al Libro Mayor, clasificndose por cuentas. f) El total de cada cuenta se traslada a un Balance de comprobacin a fin de constatar si fue aplicada correctamente la partida doble y los asientos por destino se realizaron eficientemente. g) Con esta informacin, se elaborarn los Estados Financieros de la empresa, a fin de conocer su situacin financiera y econmica y cumplir con los dispositivos vigentes. h) Con la informacin del Balance de Comprobacin y los Estados Financieros, se procede a registrar los asientos de cierre en el Libro Diario. i) Con las cuentas (Activo, Pasivo y Patrimonio) que quedaron al cierre del ejercicio, se elabora el Libro de Inventarios y Balance de fin de ejercicio. Con esto se cierra el Ciclo Contable, llamado as, porque teniendo como punto de partida, el Libro de Inventarios y Balances, pasa por una serie de libros para luego regresar al punto de partida.

GRAFICO DEL CICLO CONTABLE Libro de Inventarios y Balances Libro Diario Libros Auxiliares y Caja y Bancos Libros Auxiliares y Caja y Bancos Libros Auxiliares y Caja y Bancos Libro Mayor Balance de Compro-bacin Estados Financieros Estados Financieros Estados Financieros Estados Financieros CICLO CONTABLE

CLASIFICACIN DEL SISTEMA CONTABLE Tomando en cuenta la forma como se llevan los Libros Contables, se clasifican en Sistema Contable Manual y Sistema Contable Computarizado. a) Sistema Contable Manual: Este se desarrolla manualmente, al menos en un alto porcentaje. Aunque se utilizan algunas mquinas sumadoras o calculadoras; la mayora de los trabajos son realizados de forma manual. En estos sistemas el factor hombre es la base. La mayor debilidad de los sistemas manuales es que se vuelven lentos cuando se trata de procesar grandes volmenes de informacin, en cuyo caso sera necesario el uso de una gran cantidad de personas.

b) Sistema Contable Computarizado: Un sistema de contabilidad computarizado se vale de computadoras para llevar a cabo los movimientos contables de las cuentas, manejndolas hasta producir las informaciones finales. En los sistemas de contabilidad computarizados, la labor del contador es prcticamente intelectual. ste deber asegurarse de que la configuracin y entrada de una transaccin estn conectadas, el sistema har el resto. Las ventajas de la contabilidad computarizada es que proporciona informacin con mayor rapidez, se puede manejar un volumen de operaciones mayor y se reduce mucho el nmero de errores, porque la computadora realiza en forma instantnea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual.

LA CONTABILIDAD MANUAL A. Ventajas Entre las pocas ventajas podemos citar las siguientes: Se mantiene fsicamente la informacin. No le afecta las fallas tecnolgicas B. Desventajas Entre las desventajas podemos citar las siguientes: Se debe registrar manualmente todos los libros e informes financieros. Se necesita mucha mano de obra. Se presentan generacin de errores. Es muy lenta. Difcil tenerla al da para empresas que tienen muchos movimientos.

C. Procesamiento de la Informacin Recopilacin de los documentos en los cuales se basan las operaciones de la organizacin, es decir, facturas, copias de cheques, etc. que representan los datos contables. Organizacin y procesamiento que implica el anlisis de las operaciones registradas. Generacin del resultado por medio de los estados financieros, que incluyen la informacin que debe ser comunicada para la posterior toma de decisiones. D. Procedimiento Para llevar una contabilidad manual se sigue el siguiente procedimiento: Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del perodo. Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operacin. Se registra en forma manual las operaciones en el libro diario de acuerdo a un orden cronolgico. Se pasan manualmente los asientos del libro diario a las cuentas del mayor. Se determinan los saldos de cada cuenta al final del perodo, sin ajustar. Se realizan los asientos de ajuste y pases al mayor. Se prepara una hoja de trabajo que incluye Balance de Comprobacin, Estado de Resultados, Estado de Situacin y asientos de cierre. Se prepara el Balance de Comprobacin posterior al cierre.

SISCONTEl sistema se utiliza para los datos auxiliares el men tablas, que permiten crear la base de datos de la empresa como: orgenes, tipo de documento, proveedores/clientes/...,y parmetros de cuentas. SISCONT es un software de Contabilidad y Finanzas, doble moneda, con Gestin de Tesorera, Gestin de Caja Chica, Gestin de Crditos y Cobranzas. Para lograr el xito de su gestin, este cuenta con: Gestin por Unidades de Negocio (centros de costos) y Control de Presupuestos. Entre los informes gerenciales es el nico que cuenta con el Informe Diario de Gestin (IDG). Solo con el ingreso de un Voucher (comprobante contable) se actualizan todos los libros contables, y se generan los principales informes para la toma de decisiones. Con SISCONT todos los procesos son ejecutados en lnea, es decir, si modificamos un Voucher registrado en enero, otro usuario podr consultar diciembre y el balance se encontrara actualizado en el momento. Con SISCONT se puede llevar la contabilidad de tantas empresas como capacidad tenga su disco duro. SISCONT permite la emisin de los principales reportes solicitados por las entidades auditoras, fiscalizadoras y financieras tales como los libros oficiales, registro de compras, ventas, retenciones y Estados Financieros, entre otros automticamente.

Tiene varios mdulos integrados con diversas soluciones para su contabilidad y finanzas. A los mdulos integrados podemos adicionarle datos desde otras soluciones para mayor control de su negocio. Por ello cuenta con Motor SISCONT que hace que todos compartan informacin agilizando todos los procesos de su empresa. VENTAJAS Entre las mltiples ventajas podemos enunciar los siguientes: Permite llevar la contabilidad de muchas empresas. Permite llevar la contabilidad en moneda nacional y extranjera. Permite llevar la contabilidad por 1 ms personas con responsabilidad individualizada. Puede llevarse el control de 1 ms cobradores. Permite llevar el control de los clientes y proveedores independientemente. Genera el flujo de caja. Genera los reportes para realizar las declaraciones DAOT. Proporciona informaciones sobre RATIOS FINANCIEROS. Proporciona informaciones Econmicas.

CREANDO UNA EMPRESA CON CONFIGURACIN PRE-ESTABLECIDA En la primera parte del curso, se crear en el sistema, una empresa con configuracin preestablecida, con el objetivo de permitir que el USUARIO se familiarice con el programa. Para esto, es necesario contar con un archivo que contenga esta informacin pre-establecida, el cual lleva el nombre de BASE. La creacin de la compaa se realizar de la siguiente manera: A. Crear la empresa: 1. Copiar el archivo BASE, en la unidad D. 2. Ingresar al sistema SISCONT. 3. Clic en: Usuario / Seleccin y Creacin de Empresa. Aparecer la siguiente pantalla:

4. Digitar el botn INSERT y aparecer la siguiente pantalla.

5. Llenar de la siguiente manera: Descripcin: Anote el nombre de la empresa Ruta: Anote la direccin en la que se encuentra el sistema SISCONT (unidad C), seguido del nombre de la carpeta donde se almacenar la informacin personalizada de la compaa creada. Ruta: Anote la direccin en la que se encuentra el archivo BASE (Unidad D) Quedar de la siguiente manera:

Al hacer clic en el botn Se visualizar lo siguiente:

Hacer doble clic en la empresa creada. Aparece el siguiente mensaje

Hacer Clic en Aparecer el siguiente MENSAJE.

Clic en B. Configurar los datos de la empresa: a) Clic en: Usuario / Datos Generales de la Empresa. Aparece la siguiente pantalla.

b) Llenar el cuadro, como sigue: Ao de trabajo: Ejercicio que se va a desarrollar (Ejm. 2011) Logo Pantalla: Nombre de la empresa que figurar en la pantalla principal 1ra Lnea de impresin: Nombre de la empresa que figurar en los reportes 2da Lnea de impresin: la direccin de la empresa. 3ra Lnea de impresin: Lugar. 4ta Lnea de impresin: RUC de la empresa.

Quedar de la siguiente manera (por Ejm.):

Clic en C. Configuraciones Bsicas: Slo se requiere las siguientes configuraciones bsicas: 1. Configuracin del men: Proveedores / Clientes / 2. Configuracin del mes de trabajo.

Orgenes Las actividades de la empresa originan y obligan un adecuado manejo de los registros como medios de control del ciclo contable, que permite cumplir con el proceso ordenado y sistemtico de las operaciones.

Los orgenes son los sub-diarios o los archivadores donde se guardan con un cierto criterio los documentos, para un mejor control. En esta rea se ingresa los orgenes definidos por el usuario, de acuerdo a un criterio de clasificacin, por ejemplo.: compras, ventas, ingresos. Tambin tiene un contmetro que indica la cantidad de voucher (comprobantes) ingresados de acuerdo a los meses trabajados. Cuando se borra un rango de voucher es necesario regresar el contmetro al nmero anterior al borrado para que siga actualizando el contmetro. TABLAS / ORIGENES En el cuadro MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS. Pulse insert para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE ORIGENES de ese modo el sistema presenta los siguientes campos: Haga OK para aceptar En el recuadro Cdigo anotar el nmero del libro de origen En el recuadro Descripcin anotar el nombre del libro de origen

MESES Se ingresa el nmero desde el cual se da inicio a cada origen en forma mensual. Por defecto el sistema asigna un correlativo mensual comenzando con uno. Tipo de Documentos Los documentos fuentes son comprobantes, que acreditan, sustentan y respaldan los hechos econmicos efectuados por la empresa en un determinado ejercicio contable. En esta rea se definen los cdigos (nmeros o letras abreviados) y nombres de los documentos fuentes, que permitiran identificar a cada uno de ellos, al ingresar los datos del documento en el proceso de voucher contable. TABLAS / TIPO DE DOCUMENTOS 1. Desde la barra de men principal, seleccione Tablas y despues Tipo de documento para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS. Haga OK para aceptar En el recuadro cdigo anotar el cdigo letras abreviadas del documento fuente En el recuadro cdigo anotar el nombre de los documentos fuentes

Proveedores/ClientesPersonas son los agentes que representan los hechos econmicos como los socios, proveedores, clientes, etc. relacionados con los documentos fuentes Este men servir para ingresar los agentes econmicos (personas naturales o jurdicas) que de alguna forma tenga relacin con la empresa, agrupados hasta en nueve tipos definidos por el usuario como: proveedores, clientes, terceros, trabajador, banco, accionistas... TABLAS / PROVEEDORES/CLIENTES/. En el cuadro MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS. Pulse insert para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE PROVEEDORES/CLIENTES/... de ese modo el sistema presenta los campos siguientes: Haga OK para aceptar Cdigo de la Zona Se sugiere que el cdigo de las personas sea el mismo del N del RUT RUT Direccin Informacin referencial Razn Social Telfono Tipo de personas Cdigo del cobrador Nmero de das vencim

Cobradores Para ingresar los datos del cobrador, seguir los pasos siguientes: 1. Haga click en la barra de men principal, seleccione tablas y despues cobrador para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS. 2. En el cuadro MANTENIMIENTO DE COBRADORES, anotar en cdigo y el nombre del cobrador que labora o esta vinculado a la empresa. Ejemplo. Cdigo: 1001 Nombre: G. Cornejo Cdigo del cobrador. Haga OK para aceptar Nombre del cobrador

ZONA Para ingresar los datos de zonas, seguir los pasos siguientes: 1. Haga click en la barra de men principal, seleccione tablas y despues Zonas para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS. 2. En el cuadro MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS. Pulse insert para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE ZONAS de ese modo el sistema presenta los siguientes campos: 3. En el cuadro MANTENIMIENTO DE ZONAS, anotar en cdigo y el nombre de la zona que labora o esta vinculado a la empresa. Ejemplo. Cdigo: 30 Nombre: SUR Cdigo de la Zona. Haga OK para aceptar Nombre de la Zona.

Parmetros de Cuentas En esta opcin se definen algunas cuentas especiales para el sistema, las cuales permiten que se solicite la informacin necesaria para los registros auxiliares. 1. Haga click en la barra de men principal, seleccione Tablas y despus parmetros de Cuentas para visualizar el cuadro MANTENIMIENTO DE PARAMETROS DE CUENTAS. 2. En el cuadro MANTENIMIENTO DE PARAMETROS DE CUENTAS, anotar en los recuadros, cuentas especiales para el sistema, las cuales permiten que se solicite la informacin necesaria para los registros auxiliares. Cuenta I.V.A. de compras y ventas Cuenta de retenciones del impuesto a la renta Cuenta de resultado del ejercicio Codigo de origen del automtico Cuentas de provisin para el asistente (mago)

REGISTRO CONTABLE Voucher (comprobante) del Diario Es el comprobante de diario que contiene dos o mas registros por cada operacin que realiza en la empresa. Para ingresar los datos del Voucher, seguir los pasos siguientes: 1. Desde los botones de acceso pulse el botn acceso a los voucher y aparecer el cuadro INGRESO DE VOUCHER CAMPOS DEL CUADRO DE INGRESO DE VOUCHER

ORIGEN Es el tipo de voucher o libro (apertura, compra, venta, etc.) que ha sido definido en orgenes (tablas auxiliares). NUMERO DE ORIGEN DEL VOUCHER Es el correlativo por origen que se le asigna a los voucher que van ingresando durante el mes. El sistema le asigna el nmero 1 al primer voucher del mes de trabajo, pudiendo el usuario asignarle otro numero. FECHA En este campo ingresamos la fecha de registro del voucher, que ser validada con el mes de trabajo que se muestra en la parte superior y el ao de trabajo definido al inicio. 2. En el cuadro INGRESO DE VOUCHER elegir el tipo de voucher que aparece en la ventana de Origen ; apertura, compra, venta, ingresos, egresos, diario y automticos, asignando el nmero que se va a ingresar con su respectiva fecha, y pulse enter para visualizar el cuadro INGRESO DE VOUCHER .

Asistente (mago): esta opcin tiene como finalidad facilitar el ingreso de los documentos de compra, ventas y honorarios en una sola operacin y en forma automtica genera el voucher contable.

1. En el cuadro INGRESO DE DOCUMENTOS, anotar en los recuadros que corresponde al campo como; cdigos y nmero del documento, cdigo del proveedor (en este caso), glosa, montos y cdigo de las cuentas, haga . CASO N 01

7 de Enero: se compra mercaderas segn la factura N 001-0700 a la empresa INDUSTRIAS REX S.A. por el valor de 20 Mil pesos ms I.V.A. Haga OK para aceptar Fecha del vencimiento del documen Fecha del documento Anotar cdigo de la cuenta Importes segn los hechos econmicos Anotar cdigo y N del Documento Anotar Cdigo RUT)( Prov/Clien Anotar la glosa de la operacin Anotar el importe del documento

Software contable - Financiero 2. En el cuadro DATOS DEL VOUCHER, anotar en los recuadros que corresponde al campo como; cdigo de las cuentas, importe del debe, glosa y, haga d07e enero :cancelamos la factura N 001-0700 a la empresa INDUSTRIAS REX S.A. por el valor de $ 20,380.00. CASO N 02 Haga click en cancelar documento Haga OK para aceptar Se ingresa el importe. Se anotar la glosa Se ingresa el cdigo de la cuenta

3. En el cuadro PROVEEDOR/CLIENTE, anotar en el N del cdigo o RUT del proveedor en este caso y, haga click en para visualizar el cuadro CANCELACION DE DOCUMENTO Anotar N cdigo o RUT proveedor Haga OK para aceptar

4. En el cuadro CANCELACION DE DOCUMENTO seleccionar el documentos que tiene que cancelar y haga enter. Seleccione el documento