siprorvet simplificación de proceso del registro y...

SiProRVET Simplificación de Proceso del Registro y Validación de Expedientes Técnicos

Dirección General de Evaluación y Validación de Estudios y Proyectos 2

INDICE

Antecedentes

Introducción

Objetivo

Misión

Visión

Descripción del Proyecto

Nivel 3 Sistema de Registro operativo Modulo de Procesamiento de Transacciones

Ventanilla

Ventanilla(In)

Ventanilla(out)

Registro

Validación

Firma/Dictamen

Call Center

Visto Bueno

Digitalización

Nivel 2 Sistema de Consultas Modulo de Automatización de Oficinas

Nivel 1 Modulo de Monitoreo General Modelo Gerencial

Base de Datos y Seguridad

Cronograma


ANTECEDENTES

En la actualidad la Dirección General de Evaluación y Validación de Estudios y Proyectos cuenta con un sistema de registro y validación de expedientes técnicos, desarrollado por la empresa SOGAMS de México en el año 2004, el sistema no cumplió con las expectativas de operatividad, requiriendo así la continua modificación del mismo. En este momento no se cuenta con ningún tipo de documentación acerca del análisis del sistema, del diseño conceptual y relacional de la base de datos, que ha presentado diferentes cambios al paso de los años, además no se cuenta con manuales de operación y de procedimientos, ni con ninguna documentación técnica del mismo. El sistema se encuentra desarrollado bajo un entorno visual, corriendo bajo una plataforma Windows con una base de datos en SQL Server Ver 2005, que nos limita al momento de intentar realizar alguna modificación o adecuación al mismo, situándonos en la necesidad de desarrollar e implementar un sistema de computo que sea una herramienta flexible, que permita realizar las diferentes operaciones y/o tareas al interior de la dirección, de manera más rápida y eficiente, logrando con esto un menor tiempo en el registro y validación de expedientes técnicos; para ello es necesario reingeniar y reorientar los procesos ya establecidos. A medida de que se generan más procesos evaluativos, se requiere de un mejor sistema que soporte las necesidades propias del área, tomando en cuenta el costo-beneficio, que se verá reducido en todos los ámbitos, colaborando con la innovación gubernamental y las practicas que se requiere en esta era de cambios y tecnologías avanzadas. Para llevar a cabo este proyecto, se requirió de un diagnóstico general de la situación lo cual permitió identificar los puntos débiles y los procesos de validación de expedientes técnicos. Dichos Procesos nos permitirán realizar de forma más eficiente la interacción entre usuario y software permitiendo un ágil tráfico de la información, y daría como resultado la validación de expedientes técnicos en menor tiempo. Dichas actividades normativas, se verán reflejadas en una práctica de innovación gubernamental y tecnológica, más eficiente, transparente y con más beneficios para nuestro Gobierno y Estado. Con estos antecedentes la Dirección General de Evaluación y Validación de Estudios y Proyectos de la SEPLADER tiene la necesidad de desarrollar e implementar un proyecto que permita dar cumplimiento a las necesidades técnicas y operativas de la misma. Un proyecto que englobe de manera rápida, gráfica y óptima el cambio sustancial al que será sujeto dicha área.


El proyecto plantea la posibilidad de una migración de software comercial a software libre y de código abierto (open source), esto permitiría reducir los costos de desarrollo y los costos de implementación y de licenciamiento. A la par es necesario establecer mecanismos que sustenten y normen el trabajo cotidiano basado en reglamentos, manuales y reglas de operación para cada uno de los módulos del proyecto.


INTRODUCCIÓN

La reingeniería de los procesos es soportada por una herramienta informática que contribuya a optimizar las acciones y los tiempos, que siga y obedezca las reglas de operación de cada uno de los elementos que la integran. En la Dirección General de Evaluación y Validación de Estudios y Proyectos se reciben, registran y se validan expedientes técnicos y constituye el primer paso en el proceso que recorre un expediente técnico antes de ser autorizado por la Secretaria de Finanzas.

Por ello consideramos importante el uso e implementación de nuevas metodologías para la validación de expedientes técnicos. En el logro de estos objetivos ha sido necesario realizar un análisis para determinar los procesos a mejorar o a modificar. Durante este análisis se determino la existencia de 11 procesos que permiten la validación del expediente técnico. Empero es necesario realizar una reingeniería de los mismos para reducir tiempos y movimientos en dichas tareas.

Expediente Tecnico (Dependencia / Presidencia

Municipal)

Dirección General de Evaluación y Validación de Estudios y

Proyectos (SEPLADER)

Dirección General de Programación (Secretaria de

Finanzas )

Recepcion

Registro

Asignación

Validación

DictamenRevision

Firma

Archivo

Salida

Validacion

Observacion

Solventación


Basándonos en este análisis se encuentra viable la necesidad de acotar pasos y fortalecer procesos internos, dando como resultado un modelo más completo y robusto de manera simplificada. Para que este modelo sea operativo es necesario incluir modelos tecnológicos acordes a las necesidades de cada uno de estos procesos. En base al análisis de ingeniería local que se lleva a cabo al sistema actual de la Dirección General de se determina el desarrollo y la implementación de un modelo certero y eficiente para la operación y funcionalidad de los procesos, originando el desarrollo de una aplicación dividida en 3 niveles. Esto permitirá operar de manera más eficiente la recepción registro y validación de expedientes técnicos y el desarrollo de modelos de consulta y modelos gerenciales, lo anterior nos permitirá dirigir el trabajo de forma innovadora.

Ventanilla

Entrada /Salida

Registro / Asignacion

Validación

Revision / Dictamen

Firma

Digitalización

/Archivo

Call Center


OBJETIVO

Implementar una herramienta tecnológica global acorde a las necesidades de la

Dirección General de Evaluación y Validación de Estudios y Proyectos, que permita la

incorporación de nuevos procesos y mejore la operación de otros siempre con la idea

de simplificar el camino para la validación de un expediente técnico.

Misión

Diseñar, desarrollar e implementar una herramienta tecnológica robusta que ayude y garantice la validación de un expediente técnico. Con un enfoque y una visión orientada a la implementación de software de código abierto ya que con ello se podrán disminuir los costos de licenciamiento para los equipos de la Dirección General de Evaluación y Validación de Estudios y Proyectos.

Visión

Asumir que el desarrollo de la aplicación antes mencionada deberá ser global, ya que

deberá de cubrir todos los puntos que la Dirección como sistema necesita.


DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

La Dirección General de la Unidad de Evaluación y Validación de Estudios y Proyectos de la Secretaria de Planeación y Desarrollo Regional, tiene la necesidad de contar con un nuevo sistema que permita llevar a cabo de manera óptima el registro y validación de expedientes técnicos. Esto con la finalidad de poder implementar la mejora en los procesos del software y en la metodología de los procesos, para lo cual se desarrolla un nuevo sistema que permitirá simplificar las diferentes tareas que se llevan a cabo al interior de la Dirección General. El nuevo sistema (SSiVET Ver 1.0 – Sistema Simplificado de Validación de Expedientes Técnicos), se divide en 3 niveles, el primero de ellos comprende los módulos de recepción, registro y validación de expedientes técnicos, estos módulos son STP´s (Sistemas de Procesamiento de transacciones), lo cual permite registrar y orientar el sistema al trabajo cotidiano. La segunda Parte del SSiVET Ver 1.0 comprende sistemas o módulos OAS´s (Sistemas de Automatización de Oficina) donde estos sistemas o módulos son orientados a la, consulta de resultados y toma de decisiones, son módulos orientados a analizar la información registrada en los módulos del nivel 3. El primer nivel del sistema consolida el manejo de las 2 etapas anteriores a través de la incorporación de módulos de Información Gerencial.


Por lo anterior es necesario implementar y reingeniar procesos al interior de la dirección general, el SSiVET Ver 1.0 será la herramienta de apoyo para un cambio en la metodología de trabajo a través de simplificar el Registro y Validación de Expedientes Técnicos lo cual nos lleva a la incorporación de una práctica de innovación gubernamental y al mismo tiempo una práctica de innovación tecnológica. También se encontró necesario mejorar el proceso de recepción, incorporando un modulo de ventanilla siendo el primer filtro en el ingreso del expediente. Este modulo permitirá registrar o ingresar expedientes completos lo cual evitara que exista un mayor número de expedientes validados con observaciones, y que estos generen un desfase en el flujo de la información. La instalación de la ventanilla se complementará con la implementación de un manual de organización y reglas de operación, estos documentos permitirán regular la reingeniería de este proceso. Durante el análisis se detectaron 8 aéreas de oportunidad dentro de la dirección, que se vinculan con el trabajo para la validación del expediente técnico.


Nivel 3 Sistema de Registro operativo Modulo de Procesamiento de Transacciones

VENTANILLA

El camino que recorre un expediente técnico para ser validado, inicia en el modulo de ventanilla y se divide en 2 partes: ventanilla de entrada y ventanilla de salida con procesos internos diferentes. Este modulo nos permite realizar una revisión de las condiciones que integran un expediente técnico y la recepción de modificaciones y sus solventaciones. En él se podrá hacer entrega del oficio de dictamen de validación de un expediente técnico a una dependencia o el envió de los mismos para las presidencias municipales a la Secretaria de Finanzas para su autorización. La incorporación de una ventanilla ofrece la posibilidad de poder monitorear el status de nuestro expediente, permitiendo a través de una cuenta de usuario y pasaporte a dependencias o presidencias municipales acceder al sitio web de la Dirección General de Evaluación y Validación de Estudios y Proyectos que se ubicara en el portal de servicios del GEH, www.hidalgo.gob.mx, esto permitirá una consulta más rápida sin la necesidad de desplazarse hasta las instalaciones de la misma.

VENTANILLA (Entrada)

En este modulo se inicia el proceso de un expediente técnico para su validación, por ello es necesario implementar una herramienta que ayude a la revisión temprana del documento. Para ello es necesario establecer mecanismos de seguridad para el filtrado de los expedientes, utilizando listas de contraste para identificar el contenido del documento. Se establecerá un proceso de revisión que ayudara a evitar problemas en la validación de expedientes técnicos; siendo observados como expedientes incompletos por no contener datos importantes para la validación del mismo. Para esto si se implementa el uso estructurado de una ventanilla que reciba y revise el contenido del expedite técnico antes de ser ingresado a la base de datos permitirá una validación más rápida, segura y confiable.


Y se podrán recibir los cambios que deben realizarse a un expediente ya ingresado y registrado en nuestra base de datos, pero que aun no ha sido validado; este tipo de cambios afectan al contenido del expediente, pero es necesario llevar un registro histórico de dichos eventos. Además recibirá la modificación de un expediente técnico cuando este ya fue validado y emitido su oficio de autorización. Una vez recibidos y clasificados los expedientes técnicos acuden al siguiente modulo de este sistema: registro del expediente técnico o al modulo de validación de expedientes técnicos. Cuando un nuevo expediente técnico llega a la dirección General para su validación si este cumple con los estándares de calidad solicitados, el sistema generara su número de Identificación con el cual podrá ser reconocido y consultado en cualquier etapa o modulo del sistema.


VENTANILLA (OUT)

Un Expediente Técnico cuando ingresa para ser validado y contiene algún error, se envía una solicitud al call center para que se comunique con la dependencia o presidencia municipal, y a su vez a estas instituciones se les comunica que tiene que realizar una corrección a su expediente. El expediente que se encontraba en validación regresa al modulo de ventanilla para esperar la solventación o corrección del mismo, para ello algunas dependencias retiran de nuevo el expediente a sus áreas para ser corregido; sin embargo ya se encuentra capturado y registrado en la base de datos, por lo que es necesario establecer un mecanismo de préstamo para la salida del expediente. Por ello es necesario establecer una herramienta que establezca la metodología para emitir salidas y reingreso de expedientes solventados y/o solventaciones. Por otro lado si el expediente ha sido validado y fue emitido su dictamen y firmado de visto bueno deberá de ser entregado a las dependencias correspondientes, si la fuente de financiamiento es ramo 33 se deberá entregar a la Secretaria de Finanzas y en caso de pertenecer a normal estatal se entregara a la dependencia que solicita para su trámite correspondiente.

REGISTRO DE EXPEDIENTES TÉCNICOS

Una vez que ha sido recibido el expediente técnico y generado su número de id será enviado al modulo de registro para el registro de los datos del expediente a la base de datos única del sistema. Este modulo es muy importante pues en él recae el correcto llenado de la información de la base de datos, aquí se registra el tipo de proyecto, el programa, subprograma, aportación financiera y otros datos que sea necesarios capturar y analizar. Además es en este modulo donde se realiza la cancelación de expedientes técnicos.


Este modulo se encarga de enviar a cada validador remesas de trabajo para la validación de los documentos.

VALIDACIÓN DE EXPEDIENTES TÉCNICOS

En este modulo los validadores recibirán un número de expedientes asignados y firmaran de manera electrónica la recepción de los expedientes a validar, cotejando los id`s de los expedientes físicos recibidos. Posteriormente se procederá a la revisión y el análisis de los expedientes con base a una normativa de un catálogo de precios unitarios con base al ejercicio fiscal actual. Si la estructura de financiamiento es correcta, el sistema a través de una pregunta establecerá que el expediente es correcto. Para esto el expediente estará en fase de validación y llegará al siguiente modulo donde se emitirá el dictamen de factibilidad y al proceso de revisión. En caso de que el expediente tenga alguna observación los validadores tendrán que registrar los puntos que se encuentran con alguna anomalía o carece de información para su análisis, y este posteriormente será reflejado como un expediente observado y pasara a call center para notificar a la presidencia municipal y/o dependencia que tiene que realizar una solventacion a su documento.


FIRMA / DICTAMEN

Este modulo permite evaluar la manera en que fue validado un expediente y signar de manera electrónica la validación del mismo, por ello este modulo puede configurarse de tal manera que puedan existir varios filtros antes de la emisión final del dictamen. En este proceso si alguna parte de los elementos de validación de el expediente técnico tuviera un error, el modulo de firma podría regresarlo para una nueva validación o turnarlo al call center para su correcta solventacion. Este modulo es simple pero muestra un filtro muy importante antes de la emisión del dictamen del expediente técnico. El dictamen es un oficio que determina como el expediente técnico ha sido validado y aprobado para su autorización, que cumple con toda la norma establecida para poder ser autorizado y asi tramitar recursos ante la Secretaria de Finanzas.


CALL CENTER

Para plantear este modulo fue necesario cuestionar y analizar su funcionalidad dentro

del área, ya que se pretende dar a conocer de forma ingente a las dependencias y/o

presidencias municipales que algún expediente técnico se encuentra observado y

necesita una solventacion.

La forma de operar el call center constaría de una o varias personas que a través del

sistema les arroje la información de los expedientes técnicos que se encuentran

observados y la información básica de la instancia ejecutora; asimismo el operador

deberá comunicarse con la persona encargada del proyecto como puede ser el

director de obras públicas y de no ser así con el director o presidente de la institución,

esto con la finalidad de notificarle las observaciones que contiene su expediente

técnico, para que ellos reciban y solventen de manera rápida y precisa.

Una vez que la dependencia y/o presidencia municipal haya sido avisada del status

de su expediente técnico, este pasara a ventanilla (Salida) para esperar la

solventacion del mismo.


VISTO BUENO

Una vez concluido el proceso validación y firma de dictámenes el expediente técnico

llegará a una última revisión en la dirección general para la firma que avala la

validación y emisión del dictamen del expediente técnico.

Esta etapa permite consultar el comportamiento del expediente técnico por su proceso

en los diferentes módulos del sistema transaccional.

Una vez firmados los expedientes técnicos pasaran al modulo de digitalización/archivo

donde son archivados de forma digital.

DIGITALIZACIÓN

La digitalización de los expedientes técnicos nos permitirá tener un respaldo en

archivo lógico, lo que permitirá consultarlo de manera rápida si fuese necesario,

además de permitirle a la Dirección General de Evaluación y Validación de Estudios y

Proyectos acotar el espacio que genera un stock de archivos físicos.

Una vez digitalizado y archivado el expediente técnico es enviado a la ventanilla de

salida para que el mismo sea remitido a finanzas (en el caso de ramo 33) o entregado

a la dependencia para su gestión.

Así concluimos el desarrollo e implementación del 3er nivel del sistema, permitiendo

tener una herramienta de registro y validación de expedientes técnicos que sea

eficiente y no redundante en su manejo.


Nivel 2 Modelo Sistema de Consultas Modulo de Automatización de Oficinas

La automatización de oficinas se encuentra orientada al uso de herramientas ofimáticas que permitan una mayor interacción con la base datos a partir de consultas estructuradas que permitirán obtener información de manera rápida y operativa. El desarrollo contempla la programación del back-end de la base de datos, diseñando vistas, triggers y procesos almacenados; haciendo más eficiente la base de datos y la consulta de la misma. Este modulo comprende herramientas de toma de decisión para los mandos medios e incluye la incorporación de herramientas que permitan realizar consultas y/o reportes no diseñados, acorde a las necesidades de la base de datos. Esto permitirá que no se dependa de un área especializada para la realización de reportes o consultas, siendo el usuario quien realice dichas tareas.


Nivel 1 Modulo de Monitoreo General Modelo Gerencial

Este es el ultimo modulo de este sistema, el cual permitirá monitorear el trabajo,

status y administración de la base de datos, se implementaran sistemas de consulta,

así como CMI`s (cuadros de mando integrales) que permitirán un mayor control de la

validación de expedientes técnicos.

Esta forma de operar permite obtener consultas estructuradas y analizar la base de

datos como un cubo de decisión, convirtiendo la información contenida en la base de

datos, en metadatos que puede ser utilizada para la toma de decisiones.

La implementación de un cubo de decisión que soporte y de cabida a indicadores de

gestión permitirá evaluar las condiciones, el comportamiento y las diferentes

dimensiones en que se pueda observar la información.

Derivado de esto en esta etapa se incluirían herramientas para consulta del registro y

operación del proceso de validación y consultas a la base de datos a través de

herramientas ofimáticas y el acceso a la información a través de un cubo de decisión.


Base de Datos

Actualmente la dirección General de Evaluación y Validación de Estudios y Proyectos

cuenta con diversas bases de datos, ya que cada año se incluyen nuevos datos, para

registrar los expedientes técnicos del año correspondiente, esto hace que una

consulta a la base sea compleja y dilatada.

Por ello nos dimos a la tarea de diseñar una base de datos única que permita

almacenar y contener la información que se encuentra en las bases de datos de años

anteriores de 2005 a la fecha.

Actualmente se encuentra soportada en un motor de base de datos SQl Sever 2003

sin licencia por lo cual se realizara una migración al motor libre MySql 5.

La base de datos cuenta con una base de datos en espejo que registra al mismo

tiempo los movimientos a la misma, recuperándose de una caída si una entra en lugar

de la otra y actualizándose sin vista aparente para el usuario.

La base de datos tendrá 3 niveles de seguridad dejando fuera el administrador de

MySQL y generando una cuanta de administrador y una de conexión.

Seguridad

La seguridad de este sistema se basa en 3 niveles: seguridad en plataforma, en base de datos y aplicación. Nivel Plataforma En este caso se habla de una integración de sistemas operativos bajo Linux y Windows en base en la arquitectura de Active directory y Lightweight Directory Access Protocol (LDAP protocolo de acceso ligero a directorios). Con esta integración se autentificará a los usuarios bajo ambas plataformas y se regirá por políticas de grupo. Este nivel es muy complejo y tiene un nivel de seguridad muy alto ya que en la actualidad hay muchas formas de tronar y traspasar la seguridad de usuario de Windows y con base a este método entra a un nivel de comparación y control de Linux la autentificación de los usuarios de Windows.


Nivel Base de datos Esta es una base de datos relacional y única donde cada uno de los registros va ligado a una serie de tablas maestro detalle. Su modelo es totalmente transparente ya que se puede trabajar en un manejador de base de datos propietario como es MS-SQL server como en uno de software libre MYSQL. En ambos se manejaran scripts de procedimientos almacenados y triggers de transacción de registros. Las cuentas administrativas como el caso de root en MYSQL y sa MS-SQL son totalmente administrativas y nulificadas para la operación del sistema para ello se crearan usuarios de sistema y un usuario de consulta. Nivel Aplicación En este nivel se manejara un nivel de seguridad por usuario de sistema y con base a los permisos modulares de la aplicación, tendrá acceso solamente a las ventanas permitidas por dichos módulos.

Plataforma

El sistema originalmente se desarrollo para la plataforma Windows utilizando el lenguaje de programación Borland Delphi, la base de datos en MS-SQL 2003 que carece de licenciamiento, porque la mayoría de los equipos corren Microsoft Windows XP. En una segunda fase se orientara el sistema en una plataforma open source el cual su principal manejador de la base de datos será Mysql y como lenguaje de programación se migrará a Borland Kylix para migrar la aplicación de manera transparente y precisa en cuestión de desarrollo. Siendo así la primera institución gubernamental pionera en utilizar en su mayoría de los equipos un sistema operativo libre y seguro como es el caso de Linux, liberando asi la escases de licencias y principalmente de virus informáticos que la mayoría atacan a las plataformas Windows . A su vez se capacitaría al personal para el manejo del sistema operativo y la utilización de herramientas ofimáticas para el desarrollo de sus actividades cotidianas bajo esta norma.

Cronograma

2010

Id Nombre Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

1 Análisis del Proyecto

2 Análisis del Sistema

3 Análisis de Base de Datos Existente

4 Análisis y Diseño de BD Única

5 Análisis y Diseño de Módulos (Sistema de Registro Operaciones)

6 Desarrollo del modulo nivel 3

* Ventanilla (in)

* Ventanilla (out)

* Registro

* Validación

* Firma/Dictamen

* Call Center

* Visto Bueno

* Digitalización

7 Análisis y Diseño de Módulos (Sistema de Consultas)


* Sistemas de Consultas

* Modulo de Automatización de Oficinas

9 Análisis y Diseño de Módulos (Sistema de Monitoreo)


* Modulo de Monitoreo de Expedientes

* Modulo General

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