KAIZEN COMO MODELO DE INNOVACIÓN

" Si hacemos lo que

siempre hemos hecho,

no llegaremos más allá

de donde siempre

hemos llegado"

Albert Einstein

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ÍNDICE ____________________________________________________________________________________ 1

KAIZEN ___________________________________________________________________________________ 2

EL CICLO PHVA (PLANIFICAR-HACER-VERIFICAR-ACTUAR). ___________________________________________ 3

CÓMO APLICAR KAIZEN _______________________________________________________________________ 3

KAIZEN Y LAS 5S`s___________________________________________________________________________ 4

INNOVACIÓN _______________________________________________________________________________ 5

GRADO DE ORIGINALIDAD, NOVEDAD O IMPACTO _________________________________________________ 5

POR APLICACIÓN __________________________________________________________________________ 6

POR NATURALEZA __________________________________________________________________________ 6

KAIZEN E INNOVACIÓN _______________________________________________________________________ 7

REFERENCIAS _____________________________________________________________________________ 10

2

Hablar de KAIZEN es hablar de mejora continua. Es una

filosofía japonesa que dice que todos los días debemos mejorar

en “algo”, en cualquier aspecto (laboral, social, familiar) de

manera constante. Esta filosofía se mezcló con los procesos de

calidad y racionalización del trabajo y dio paso a lo que hoy

conocemos como “administración Kaizen”.

Kaizen se convierte en una forma de gestión en

las empresas que requiere el compromiso y

participación de todos para mejorar la

eficiencia de una forma gradual, sin buscar

grandes cambios, llevando las mejoras de cada

puesto de trabajo a una suma global de

mejoramiento considerable.

Se basa en el instinto natural de mejora del ser humano, cree

que cada persona puede contribuir a mejorar su lugar de

trabajo, dado que pasamos la tercera parte de la vida

trabajando. Además, Kaizen nunca busca los culpables en una

falla dada o posible falla, sino que busca las soluciones. De

hecho, se preocupa más por prevenir las posibles fallas, lo que

llaman “warusa-kagen”: cosas que no aún no son un problema

pero que no se encuentran en orden y deben corregirse,

eliminar o al menos disminuirlas, esas actividades que no

agregan valor a la empresa y que deben suprimirse.

La administración Kaizen se fundamenta en los siguientes

principios:

Círculos de calidad

Sistema de sugerencias

Eliminación del desperdicio

Las 5 S:

Seiri: clasificar, separar y eliminar. (Eliminar todo lo que

no sea necesario, facilitar el movimiento de las cosas,

servicios y personas)

Seiton: Orden. (Organización: Cada cosa en su lugar y

un lugar para cada cosa)

Seiso: Limpieza, eliminar toda suciedad. (desarrolla un

buen sentido de propiedad, cuando se mantiene la

limpieza se comienzan a evidenciar problemas ocultos por

el desorden y suciedad)

Seiketsu: Estandarizar. (crear estándares para mantener

las mejores prácticas implementadas)

Shitsuke: Disciplina. (la más difícil de alcanzar e

implementar, establecer una serie de normas o

estándares en la organización que se cumplan en el

tiempo)

Son cuantiosos los beneficios que pueden obtenerse al aplicar

Kaizen en una empresa, tales como: reducción de tiempos

ociosos (maquinaria, procesos productivos), reducción de

costos o el aprovechamiento máximo del espacio, entre muchos

otros. Algunos de estos cambios aplicados pueden ser clave

para marcar la diferencia y llevar a la empresa a ser

competitivo.

3

EL CICLO PHVA (PLANIFICAR-HACER-

VERIFICAR-ACTUAR). El ciclo PHVA es el ciclo tradicional del

KAIZEN, herramienta vital que asegura el

mejoramiento continuo.

El Kaizen enfatiza la importancia de la

interacción constante del ciclo entre todas las

áreas de la empresa (investigación, diseño, producción y

ventas) para el logro de una óptima dirección de los negocios,

con el fin de obtener una mejor calidad para satisfacer a los

clientes.

Kaizen es un reto continuo y necesita saber exactamente dónde

se encuentra para poder generar las nuevas mejoras.

Ciclo de control, ciclo de Deming o ciclo de mejoramiento: PHVA

Inglés Español

P Plan P Planear

D Do H Hacer o Ejecutar

C Check V Verificar o Revisar

A Action A Actuar: tomar las acciones pertinentes

El ciclo PHVA reúne una serie de actividades para el

mejoramiento continuo:

Planificar estudiar la situación actual, definir el problema,

analizarlo, determinar sus causas y formular el plan para el mejoramiento

Hacer ejecutar el plan

Verificar Ver, revisar y confirmar si se ha producido la

mejoría deseada

Actuar Estandarizar el mejoramiento como una nueva

práctica para mejorar. No puede haber mejoramientos en donde no hay estándares.

El Kaizen busca que las personas tengan conciencia del trabajo

que hacen, no que solamente trabajen por rutina, pues al no

existir una motivación se busca completar el trabajo de la forma

más fácil y con el menor esfuerzo, lo que puede llevar a

errores. Con este principio lo primero que debe hacerse es

explicarles los objetivos a todos los involucrados, seguramente

hayan personas que no acepten al principio, pero con el tiempo

se vuelve una forma de vida.

Para esto:

1. Desarrolle equipos especialistas. De 3 a 8 miembros de

todas las áreas. El tamaño será de acuerdo al área a cubrir

o los problemas a corregir. Puede crearse un solo grupo.

2. Nombre un líder en cada grupo, para que sea el que

coordine todas las actividades.

3. Cada grupo debe identificar las

variables principales a mejorar.

Cómo?

a. Observación: ¿Qué está pasando

en el lugar de trabajo?

Enfoque en las máquinas, material, áreas de trabajo,

personas.

b. Estandarización: ¿Cada actividad, método o proceso se

realiza de la misma forma?

c. Kaizen del flujo y proceso: ¿puede mejorarse el flujo del

material?

d. Kaizen del Equipo/Herramientas/Máquinas: ¿la

maquinaria ayuda al operador o le entorpece su acción?

e. Kaizen Layout –espacios-: ¿la posición de los puestos de

trabajo, del equipo e insumos requieren modificarse?

4

4. Identifique dónde se presentan las 9 formas de desperdicio.

Sobreproducción

Tiempos de espera

Transporte

Procesamientos

Excesos de inventario

Movimientos

Productos defectuosos

Burocracia

Inteligencia-Talento

5. Todo lo realizado en cada proceso debe ser documentado y

todos los integrantes del grupo deben estar conscientes que

ésta es una labor de todos y que es muy importante para

poder realizar las mediciones de mejora. Se debe explicar

detalladamente la documentación a utilizar, frecuencia y

datos a recolectar.

6. Determine los procesos detectados a mejorar y documente.

7. Tomar tiempos de cada proceso a mejorar y documente.

8. Revisar el proceso, verificar que no se deja nada por fuera.

Concentrar los hallazgos y documente.

9. Nombrar responsables para cada mejora y definir fechas

para ejecutar las correcciones.

10. Ejecutar los cambios determinados. Revisar periódicamente

y documentar. Establecer fechas de revisión y corrección de

hallazgos.

11. Generar hábitos de revisión en los procesos corregidos

hasta lograr la estandarización del proceso.

12. En paralelo es muy buena práctica implementar un buzón

para sugerencias, de esta forma se asegura no dejar un

punto de observación por fuera.

KAIZEN Y LAS 5S`s Cuando las personas adoptan el Kaizen es necesario establecer

las condiciones de orden y limpieza que motiven y agilicen la

realización del trabajo. Mediante prácticas sencillas y efectivas

se logran establecer las bases para la Mejora Continua de

procesos y optimizar la calidad, costos y tiempos improductivos.

Esto se logra implementando las 5 S’s:

SEIRI: eliminar lo innecesario

SEITON: ordenar lo que

queda

SEISO: limpiar

máquinas y áreas de

trabajo

SEIKETSU:

estandarizar

SHITZUKE: disciplina

El KAIZEN o Mejoramiento Continuo es una actitud y debe

convertirse en una forma de vida, debe ser parte de la cultura

de cada individuo y de la empresa en general. No es una

herramienta que se implementa y da resultados de la noche a

la mañana.

Cuando el KAIZEN logra afianzarse, todas las

personas de la compañía, de todos los

mandos, comienzan a reconocer que parte

de su tarea cotidiana es mejorar

constantemente, creándose un hábito.

5

Según la tercer edición del Manual de Oslo (de la OECD, siglas

en inglés para la “Organización para la Cooperación y el

Desarrollo Económico”) “una innovación es la introducción de

un nuevo, o significativamente mejorado, producto (bien o

servicio), de un proceso, de un nuevo método de

comercialización o de un nuevo método organizativo, en las

prácticas internas de la empresa, la organización del lugar de

trabajo o las relaciones exteriores”… “Las actividades

innovadoras se corresponden con todas las operaciones

científicas, tecnológicas, organizativas, financieras y comerciales

que conducen efectivamente, o tienen por objeto

conducir, a la introducción de

innovaciones”.

El término innovar deriva del latín

innovare que significa novedad o

renovación.

Es la acción de cambiar o alterar las cosas introduciendo

novedades, generando “algo” nuevo (un servicio, proceso,

sistema o producto), que genere valor para el usuario y que

intervenga en el mercado. Es la creación y establecimiento

de una novedad en un medio específico con el fin de generar

un beneficio, permitiendo conquistar nuevos mercados,

aumentar la productividad y mejorar la competitividad.

La innovación provoca optimismo, ilusión y ganas de seguir

creciendo, alinea objetivos y forma equipos de trabajo

eficientes y eficaces; sin embargo, es muy importante prevenir

las consecuencias de una innovación deficiente, pues generan

lo contrario: desmotivación, baja productividad, pesimismo,

depresión…

La gran ventaja de innovar hoy en día es que se convierte en la

única forma de crecimiento de manera

sostenible, incorporándola de diferentes

formas y para diferentes fines (aumentar

calidad, disminuir costos, mayor variedad,

eficacia y rapidez en la introducción al

mercado, entre otros) y donde todos los involucrados ganan.

La innovación se clasifica de acuerdo a su grado de originalidad

o novedad y se tipifica por su aplicación o naturaleza.

GRADO DE ORIGINALIDAD, NOVEDAD O IMPACTO RADICAL: aplicaciones totalmente nuevas. Conlleva a la

ruptura de lo ya establecido. Son innovaciones que crean

nuevos productos, servicios o procesos, no relacionados con los

ya existentes.

No se presentan constantemente en el tiempo como las

incrementales y por lo general implica la utilización de un

principio científico nuevo provocando la ruptura real con las

tecnologías anteriores.

Su éxito comercial (condición para que considerarla realmente

innovación) depende principalmente de responder a

necesidades insatisfechas del ser humano en un momento

histórico determinado y que son aceptadas por la mayoría.

INCREMENTAL: mejoras sobre algo ya existente. Pequeños

cambios que incrementan la funcionalidad y utilidades. Por lo

general, si se miden aisladamente son poco significativas, pero

acumuladas pueden convertirse en una base permanente de

progreso. El éxito se obtiene a largo plazo, a través de una

mejora continua y sistemática en los diseños de productos y

procesos.

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POR APLICACIÓN PRODUCTO: introducir un bien, nuevo servicio, o uno

existente pero significativamente mejorado en

características o uso.

PROCESO: introducir un nuevo o muy mejorado proceso

de producción o de distribución. Implica cambios

significativos en las técnicas, los materiales y/o en los

programas informáticos.

POR NATURALEZA COMERCIAL O MERCADOTÉCNICA: aplicación de un nuevo

método de comercialización con cambios significativos en el

diseño o el envasado de un producto y en su posicionamiento,

promoción o tarificación.

ORGANIZACIÓN: introducir un nuevo sistema organizativo en

las prácticas, la organización del lugar de trabajo o las

relaciones exteriores de la empresa.

TECNOLÓGICA: introducir nuevas tecnologías que generan

cambios en la empresa. Principalmente relacionadas con los

procesos de producción. La tecnología puede ser creada por la

empresa u obtenida de otras fuentes, de las siguientes formas:

Compra de equipos (lo más común entre las empresas),

contratación de personal cualificado (con tecnología

incorporada en forma de conocimientos), intercambio de

información (por medio de ferias, congresos, publicaciones

especializadas, universidades, los competidores, entre otros),

adquisición de licencias, contratos de Know-How (transferencia

de conocimientos; habilidades y rutinas muy específicas de la

empresa y subcontratos a proveedores.

La innovación es un proceso, continuo e intenso que demanda

conocimiento de la tecnología, organización interna y recursos

técnicos, económicos y humanos y del mercado de la empresa

y del entorno en general.

Por lo tanto, innovar no es solo hacer productos o servicios más

sofisticados, o producirlos con mejor tecnología, es lograr que

ellos se adapten mejor a las necesidades del mercado,

generando valor.

7

No es extraño entonces identificar que el Kaizen y la

Innovación deben ir de la mano, una no sustituye a la otra,

todo lo contrario, son complementarias e ingredientes

inseparables del progreso.

El mundo tan cambiante de hoy en día, los continuos cambios

tecnológicos, los ya tan cortos ciclos de vida para los productos

y servicios, clientes mucho más informados, los cambios en sus

“hábitos” y la voraz competencia global exigen a las empresas

un tiempo de respuesta más corto, con mayor calidad, mayor

variedad y costos menores.

Todas las empresas deben aceptar un cambio constante para

poder sobrevivir y mantenerse en el mercado; el éxito está en

la capacidad de la empresa de reconocer e interpretar las

señales del entorno y la estrategia que defina para trabajar

dichas esas señales a su favor.

Para lograr lo anterior, las empresas deben aplicar

herramientas que le permitan de forma integral y armoniosa

enfrentar todos los desafíos y lograr el éxito y la diferenciación

de sus competidores, objetivo que bien puede alcanzarse con la

aplicación de una herramienta como el KAIZEN.

Sin embargo, el Kaizen se asocia principalmente con

innovaciones incrementales, pues en sus procesos de mejoras

continuas los cambios provocados no son radicales, son

cambios graduales. Claro está, no se descartan las innovaciones

radicales a partir del Kaizen, aunque son menos comunes.

Por lo general, se obtienen primero una serie de variaciones

incrementales en procesos por medio de Kaizen, y conforme se

avanza, se llegan a cambios significativos que generan

innovación en los procesos, servicios o productos. Esto se logra

si hay un verdadero compromiso de la dirección de la empresa,

pues debe mantenerse un equilibrio entre el Kaizen y la

Innovación; no debe dejarse el proceso de mejoramiento

continuo pero este no debe interferir con la búsqueda de

oportunidades innovadoras. Por lo general, la innovación

aparece cuando se “agota” el mejoramiento continuo, pero

inmediatamente después que se presenta la innovación vuelve

a implementarse el Kaizen.

Tanto para el Kaizen como para la innovación, las personas son

la parte fundamental. Como lo dijo Steve Jobs, “la innovación

no es cuestión de dinero, es cuestión de personas”, así mismo

sucede con el Kaizen, depende 100% de las personas.

MOTIVACIÓN

ÉXITO

VISIÓN

INNOVACIÓN

TRABAJO EN EQUIPO

ÉXITO

8

El éxito de las empresas está relacionado directamente con el

éxito de su gente, la mejora personal de cada colaborador ante

cada enfrentamiento es lo que lleva a ser mejor a la empresa.

En la medida que logremos identificar las capacidades de cada

una de las personas de la empresa y las aprovechemos para el

fin común, la empresa será más exitosa, así logrará cuestionar

todo lo vinculado a la empresa (procesos, productos, servicios,

gestión, liderazgo, premios, actividades en general) para lograr

identificar fallas y establecer las estrategias de mejora con

menor resistencia y resolviéndolas de forma más efectiva.

Algunas recomendaciones para iniciar con la

implementación de Kaizen y en la búsqueda de

oportunidades para innovar:

Defina claramente su rumbo y filosofía (metodología) de

administración.

Fórmese la idea y tome conciencia de que todo debe ser

mejorado constantemente en todo, vida social, estudios,

trabajo, familia.

Pregúntese qué tipo de empresa quiere ser:

o De las que provocan que las cosas pasen

o De las que miran cómo las cosas pasan, o

o De las que se preguntan qué habrá pasado

Conozca a su gente y a usted mismo. Observe

profundamente a cada persona y

establezca las competencias de cada uno

de sus colaboradores, así sabrá asignar

las tareas de acuerdo a sus aptitudes y

actitudes, logrando resultados eficientes.

Establezca métodos para medir el desempeño y premie a

sus colaboradores por el desempeño y los

logros obtenidos. Los premios no deben ser

necesariamente monetarios, los distinciones

por los logros a veces genera mayores

beneficios que recompensar con dinero.

Involucre a TODOS en el proceso de mejoramiento.

Confíe y crea en usted mismo y en los demás. Delegue.

Sea consciente de que no todas las mejoras que se

apliquen serán exitosas, pero bien vale la pena tomar

riesgos.

Preste mucha atención a las señales del entorno, sea

curioso y crítico, aprenda a captar las amenazas y las

oportunidades a su alrededor.

Cuestione todo lo que se hace, cómo se hace y por qué se

hace, siempre hay mejores formas de hacer las cosas.

Lo que sea efectivo con un cliente (interno o externo)

puede que no lo sea con otro.

No establezca plazos lejos de la realidad.

Busque soluciones eficientes, no mejore “solo porque sí”,

sin metas, esto desorienta y desmotiva.

Existen muchas herramientas para solucionar cada

oportunidad de mejora hallada, tome el tiempo necesario

para escoger la más adecuada.

“Navegue” en la red, sea muy crítico con lo que lee, se

puede encontrar con la solución de sus problemas

asociando eventos, incluso aquellos que usted considera

que no tienen ninguna relación. Las soluciones no siempre

son técnicas.

9

Las pruebas son muy importantes. Tómese el tiempo y

recursos para realizarlas antes de implementar por

completo un proyecto.

No todo sale según lo planeado, el éxito no se obtiene a la

primera, paciencia y vuelva a intentarlo.

Termine todo lo que comienza.

Acostúmbrese a administrar las

tareas, diga no cuando deba decirlo y

aprenda también a trabajar bajo

presión

Disfrute lo que hace.

La clave del éxito no se basa en disponer de la mejor

tecnología, sino en la dirección del proceso del cambio y la

administración de los recursos.

"La simplicidad es la sofisticación suprema", es una frase de

Leonardo da Vinci que podemos interpretar como: no se

complique, busque hacer las cosas de la forma más sencilla.

Busque ayuda. Reconozca sus deficiencias y busque cómo

solventarlas.

Una buena gestión de la innovación comprende la

organización y dirección de los recursos económicos y

humanos para el incremento de nuevos conocimientos.

Mantenga y mejore los estándares.

Sea innovador, aproveche las oportunidades

Es muy recomendable estar en un constante proceso de

revisión de las estrategias y recursos, sobre todo en los

momentos de crisis y alza en la competencia y apostar por

los métodos de mejora continua podría garantizar la

viabilidad de la empresa.

El Kaizen demanda disciplina y compromiso a largo plazo y

por parte de todos, lo que puede llegar a ser difícil de

implementar en un principio.

Tanto el Kaizen como la innovación pueden ser aplicados en

cualquier tipo de empresa, sin importar tamaño o mercado,

la mayor dificultad que se puede encontrar es la cultura y

resistencia al cambio.

El Kaizen y la innovación son una forma de hacer las cosas,

un proceso continuo, no es un objetivo o fin.

El Kaizen y la innovación no se aplican para resolver

algunos problemas por algunos grupos ó equipos de

mejoramiento, son un hábito que deben desarrollar todas

las personas en la empresa.

10

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