sesión n° 01 - computación ii
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COMPUTACIÓN II GRUPO “R” - Escuelas
MICROSOFT EXCEL 2010
MATERIAL DE LECTURA
26-02-2013
Visítanos o comunícate con nosotros. Elías Aguirre 933 Fono 481614
Introducción
El Curso de Computación II nos permite dominar y conocer todo un mundo
nuevo De ver y dominar todos sus elementos, recursos y servicios,
Que nos ofrece este importante sistema en la
Aplicación de una empresa, negocio y
Áreas específicas de seguridad dentro de una organización.
El Autor
Estimados alumnos CIS USS, bienvenido al curso de Computación II, es realmente un
gran placer lograr compartir con ustedes esta nueva experiencia curricular, que servirá
para enriquecer vuestra formación profesional y vuestro contacto con la realidad en el
dominio de los recursos informáticos dentro de una organización.
El Curso de Computación II, es un asignatura del Programa de Acreditación en
Computación del Centro de Informática y Sistemas en su Modalidad a Distancia, que
centra su estudio en conocer la herramienta ofimática como Ms. Excel así como el
Software Estadístico SPSS que son importantes para el desempeño de las personas en
las actividades ordinarias de la vida, así como en la elaboración de proyectos de las
distintas escuelas de la Universidad Señor de Sipán.
En este nuevo contexto de sociedad del conocimiento, de mundo globalizado, no puedes
vivir aislado, pasivo de lo que ocurre en las organizaciones en el uso de los recursos
informáticos dentro de la organización, confío que serán jornadas de aprendizaje
fructíferas, donde podrás contar con mi asesoría y apoyo.
Se proporciona el presente material de lectura, que la he diseñado de manera clara,
sencilla mediante cuadros, resúmenes, algunos esquemas, y algunos ejercicios resueltos
que estoy seguro que con tu apoyo, permitirá lograr los objetivos propuesto. Dicha guía
ha sido divida en dos unidades: la primera unidad denominada Ms. Excel, El cual se
centra en desarrollar aplicaciones intermedias con Ms. Excel el cual servirá para
administrar consolidados de información. En la segunda unidad denominada Excel
Avanzado y Software Estadístico SPSS les permitirá realizar operaciones avanzadas
utilizando la herramienta Excel en su nivel mas avanzado y en el software estadístico
SPSS usted podrá analizar, procesar e interpretar los resultados de un conjunto de datos
de muestra procesados.
Ing. Bruno Sarmiento José Manuel
Tu docente - tutor
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Competencias
Organiza e interpreta la información para su
sistematización y toma de decisiones oportuna, precisa y
pertinente empleando la hoja de cálculo: EXCEL y el
Software Estadístico SPSS respetando las normas y
protocolos internacionales de gestión de procesos y de
investigación en su dimensión profesional.
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Programación de Contenidos
“HOJA DE CÁLCULO: MICROSOFT EXCEL 2010”
Contenidos Semanas de estudio
Tema 01: Entorno de Excel 2010 – Manejo de Hojas de Calculo Sesión N° 01
Tema 02: Formulas en Excel – Funciones Básicas Sesión N° 02
Tema 03: Funciones de Texto y Lógicas – Funciones Financieras Sesión N° 03
Tema 04: Creación de Gráficos – Formatos de Impresión Sesión N° 04
Tema 05: Filtros y Búsquedas – Tablas Dinámicas Sesión N° 05
Tema 06: Protección y Autenticación de Libros en Excel Sesión N° 06
EVALUACIÓN PARCIAL
I U N I D A D
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“MACROS Y AUDITORÍA EN EXCEL Y SOFTWARE ESTADÍSTICO SPSS 18”
Contenidos Semanas de estudio
Tema 07: Administración de Macros – Auditoria en Excel
Sesión N° 07
Tema 08: Introducción a SPSS – Manipulación de Datos Sesión N° 08
Tema 09: Tamaño de Muestra – Análisis de Datos Sesión N° 09
Tema 10: Tablas Personalizadas – Medias y Proporciones Sesión N° 10
Tema 11: Tablas de Contingencias – Correlación y Regresión Sesión N° 11
Tema 12: Investigación Cualitativa. Sesión N° 12
EVALUACIÓN FINAL
Evaluación de Aplazados
II U N I D A D
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Bibliografía
1. Texto Básico
Módulo de Computación II – Ms Excel y Software Estadístico SPSS
Se ha considerado dicho Módulo, porque en todo su desarrollo promueve la
preparación autodidacta, encontrándose estructurado de lo simple a lo complejo,
redactado en lenguaje sencillo, claro y científico. Aquí podrás encontrar todos los
temas del curso organizado por sesiones de clase, lo cual lo hace muchos más claro
seguir la secuencia de los temas tratados.
Además este módulo complementa nuestro estudio con prácticas complementarias
que instigan al alumno a seguir investigando y sobre todo desarrolla los contenidos
teniendo en cuenta la realidad de los servidores de las empresas y organizaciones.
2. Direcciones Electrónicas
http://www.todoexcel.com Página web en la que puede encontrar una gran variedad de funciones con sus respectivos
ejemplos, por lo que resulta de gran utilidad para los que desean investigar y profundizar
sus conocimientos en Excel.
http://www.aulaclic.es/excel2010/index.htm Página Web en la que puedes encontrar ejercicios, video tutoriales y evaluaciones
gratis para poder evaluar tus progresos en el curso.
3.- Bibliografía de e-libros
Curso de Excel, Díaz Salgado Juan M. (2003)
Manual Básico de Excel, Sosa Flores Miguel (2006)
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CAPACIDAD
1. Identifica los elementos básicos del entorno Microsoft Excel 2010
2. Manipula adecuadamente los elementos y opciones de formato de una
hoja de cálculo.
3. Manipula adecuadamente los datos utilizando formulas en Excel 2010
4. Discrimina y calcula datos en las diferentes funciones según su
categoría de Microsoft Excel.
5. Aplica de forma adecuada funciones de texto y lógicas en Excel 2010.
6. Utiliza las diferentes funciones Financieras básicas en una hoja de
cálculo de Excel.
7. Representa adecuadamente los datos en los diferentes tipos de
gráficos de Excel
8. Identifica la configuración básica de impresión de una hoja de cálculo.
Ms Excel 2010
I UNIDAD
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Tema Semana 01: Introducción al Excel y Creación De Fórmulas
¿Cuál es la utilidad del
software Ofimático Excel?
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MICROSOFT EXCEL
Sesión Nº 01
Exploración del entorno de Microsoft
Excel 2010
1.1. Generalidades y acceso a Microsoft Excel 2010 1.2. Explora el entorno de Excel 2010. 1.3. Creación y modificación de un Libro
Capacidad de Sesión N° 01
1. Identifica los elementos básicos del entorno Microsoft Excel 2010
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INTRODUCCIÓN
Excel es una hoja de cálculo, un programa que forma parte del paquete informático
Microsoft Office 2010, es una potente herramienta que sirve para realizar todo tipo de
cálculos matemáticos, podemos realizar cosas simples como un listado de productos
hasta la elaboración de tablas dinámicas, gráficos e inclusive base de datos.
1.1. Generalidades y Acceso a Microsoft Excel 2010
Para ingresar a Excel existen varias formas, aquí se señala las 2 formas elementales:
1.1.1 Primera Forma:
Clic en el botón Inicio, clic en Programas, clic en Microsoft Office, y finalmente clic
en Microsoft Office Excel 2010
1.1.2 Segunda Forma
Clic en el botón Inicio, en la opción buscar programas y archivos escribirnos ejecutar
y seleccionamos la opción, o si no presione de forma simultánea las teclas Windows
+ R, se presenta la siguiente ventana:
1 Seleccionamos la opción
Ejecutar.
2 Visualizaras la siguiente
ventana, como se muestra
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Aquí escribimos la orden Excel y finalmente hacemos clic en el botón Aceptar o
simplemente presionamos la tecla Enter.
1.2. Explorar el Entorno de Excel 2010
Microsoft Excel 2010, nos presenta un entorno de usuario diferente de las conocidas
en versiones anteriores, bajo el sistema operativo Windows. La barra de menús e
iconos que existían se ha convertido en una interfaz orientada a resultados. Es
decir, Excel 2010 muestra los comandos necesarios para poder realizar las
diferentes tareas según el trabajo que se requiera. A continuación describimos la
estructura de la ventana principal de Excel 2010
En esta sección procedemos a
escribir “Ejecutar”
2
Barra de inicio rápido Barra de título
Cinta de opciones
Celda activa
Cuadro de nombre
Columnas de la hoja
Herramientas agrupadas:
Grupos
Hojas del libro
Barra de desplazamiento horizontal
Zoom sobre la hoja
Vista de la página
Asistente para
funciones
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A los archivos creados por Excel se les da el nombre de libros. Un libro consta de
muchas hojas de cálculo.
Una hoja está formada por columnas y filas, las columnas son las que van
ordenadas alfabéticamente y las filas son ordenadas numéricamente, entre la
intersección de una columna y una fila se encuentra una celda.
Filas de la hoja
Barra de fórmulas
Barra de desplazamiento vertical
LIBRO HOJA DE CÁLCULO
COLUMNA FILA
CELDA RANGO DE CELDAS
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La celda se identifica por ser un rectángulo. La celda sirve para guardar información,
su ancho y su alto puede ser modificado si se desea. La celda puede almacenar
valores de texto que incluye letras, números o símbolos, valores numéricos, valores
de fecha, formulas, funciones, etc.
El nombre de una celda se identifica por la columna y la fila donde se encuentra
ubicado el cursor, por ejemplo como se muestra en la imagen superior si estas en la
columna B y estas en la fila 2, entonces la celda se llama B2.
B 2
Excel cuenta con 16384 columnas y 1 048 576 filas, es así entonces que la primera
celda de una hoja es la A1 mientras que la última es XFD1048576.
Fila Columna
Ultima Celda
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Podemos desplazarnos con mucha facilidad por estas celdas, haciendo uso del
Mouse, basta con darle clic a la celda sobre la que queremos trabajar; sin embargo,
es muy útil y más preciso el teclado. A continuación se describe el uso del mismo
para el desplazamiento por la hoja de cálculo:
Avanza una columna a la Derecha
Avanza una columna a la Izquierda
Avanza una fila hacia Abajo
Avanza una fila hacia Arriba
<<Control>> + << >> Última columna
<<Control>> + << >> Primera columna
<<Av Pág>> Avanza una pantalla hacia Abajo
<<Re Pág>> Avanza una pantalla hacia Arriba
Fin, Última columna
Fin, Primera columna
Fin, Primera fila
Fin, Última fila
Inicio Inicio de la Hoja (columna A)
<< F5 >> Ir a la celda deseada
<< Control >> + << Av Pág >> Activa la Hoja Siguiente
<< Control >> + << Re Pág >> Activa la Hoja Anterior
<< Control >> + << F6 >> Ir al libro siguiente (más de un libro
abierto)
<< Control >> + << Shift >> +
<< F6 >>
Ir al libro anterior (más de un libro
abierto)
<< TAB >> Una columna a la derecha
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<< Shift >> + << TAB >> Una columna a la izquierda
<< Alt >> + << Av Pág >> Una pantalla a la derecha
<< Alt >> + << Re Pág >> Una pantalla a la izquierda
1.2.1. La barra de herramientas de acceso rápido
Como se puede observar en el gráfico que se muestra, en la interfaz de Microsoft
Excel se presenta la barra de inicio rápido la misma que es completamente
personalizable. El objetivo de esta pequeña barra que se encuentra en la parte
superior izquierda es tener, al alcance de un clic, las opciones que nos resulten de
mayor utilidad o que necesitamos con mayor frecuencia.
Para personalizar la barra de acceso rápido hacemos clic sobre esta.
1.2.2. La Cinta de Opciones
La cinta de opciones ha sido diseñada para encontrar con mayor facilidad los
comandos necesarios para realizar una determinada tarea. Es así que la cinta de
opciones está compuesta por fichas, las fichas contienen grupos lógicos. Las fichas
se encuentran relacionadas a algún tipo de actividad y algunas solamente aparecen
al realizar una determinada tarea, es decir, si está trabajando por ejemplo con
gráficos en la cinta de opciones se muestran fichas con comandos relacionados
para los gráficos.
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Existen ocasiones donde se necesita minimizar u ocultar los grupos de la cinta de
opciones, para realizar esto lo podemos hacer de diferentes formas:
a) Haciendo anti clic sobre esta y seleccionando la opción Minimizar la cinta de opciones.
b) Haciendo clic sobre el botón minimiza la cinta de opciones.
c) Pulsando de manera simultánea las teclas: CTRL + F1
Aplicando cualquiera de las 3 formas anteriores la cinta de opciones quedará
minimizada de la siguiente manera:
Botón Minimizar la
cinta de opciones
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1.2.3. Características de Excel 2010
Entre las características de Excel 2010 se incluyen. Una interfaz fácil de usar; tablas de datos; varias técnicas de formato, como formatos condicionales; una mayor gama de colores en la combinación de colores y flexibilidad del motor de gráficos. En la tabla siguiente se describen las características de Excel 2010
Características Descripción Gráfico
Cinta
La interfaz de usuario de Excel 2010 tiene una cinta de opciones que consta de siete fichas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. Cada ficha esta compuesta por varios grupos. Cada grupo comprende un conjunto de comandos que realizan tareas relacionadas. Por ejemplo, el grupo Portapapeles incluye los comandos Pegar, Cortar, Copiar y Copiar formato.
Tabla de datos
Las tablas de datos ayudan a clasificar datos, realizar cálculos y resaltar información. Por ejemplo, puede guardar los detalles personales y el salario mensual de sus empleados en un libro. Puede crear una tabla de datos que almacene el nombre del empleado, el Id. del empleado y su salario mensual. Con la tabla de datos, puede realizar cálculos como hallar el salario medio y el salario total de los empleados.
Formato condicional
El formato condicional le ayuda a identificar las celdas que cumplen la condición que ha establecido. Por ejemplo, usted almacena los nombres y las calificaciones de 1000 alumnos en una tabla de datos. Puede utilizar el formato condicional para identificar las celdas cuyas calificaciones sean menores de 40. El aspecto de las celdas que contienen calificaciones menores de 40 cambiará según se haya especificado en la condición.
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Colores
Puede utilizar colores para resaltar los datos. Por ejemplo, usted crea una tabla de datos que contiene los datos del inventario de un almacén. Al actualizar la tabla de datos, puede resaltar utilizando diferentes colores los productos que están agotados o los productos para los que hay 1000 unidades disponibles. Para analizar el estado del inventario, puede observar los colores en la hoja de cálculo en lugar de leer los valores de los datos.
Gráficos
Excel 2010 le ayuda a presentar los datos utilizando varios gráficos, como Circular, Barra y Área. El motor de gráficos de Excel proporciona diferentes formas de crear gráficos. Utilizando gráficos, puede detectar tendencias, determinar puntos de datos superiores e inferiores, así como realizar previsiones de perspectivas futuras. Por ejemplo, puede utilizar los gráficos para analizar los beneficios que su empresa ha obtenido en los 10 últimos años.
1.3. Creación y modificación de un Libro
Como se mencionó anteriormente a los archivos creados por Excel se les da el
nombre de libros. Un libro consta de muchas hojas. Algo muy importante que usted
debe de saber es que los archivos creados en Excel 2010 presentan la extensión
.XLSX, en versiones anteriores a esta, los archivos presentaban la extensión .XLS.
Con Excel 2010 usted puede abrir archivos creados en versiones anteriores, pero si
usted creó un archivo con Excel 2010 no podrá abrirlo en una versión anterior como
por ejemplo Excel 2003. Ante este inconveniente Excel 2010 brinda la posibilidad de
poder grabar un archivo creado en una versión anterior y poder abrirlo sin ningún
inconveniente.
La empresa Microsoft a través de su página web proporciona un archivo llamado
FileFormatConverters, que al instalarse en un computador que tiene Excel con una
versión anterior a Excel 2010, permite abrir los archivos de esta versión de forma
normal.
1.3.1. Trabajar con las hojas del libro
Las operaciones que podemos realizar con las hojas de Excel son:
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1.3.1.1. Crear una hoja de cálculo en un libro
Como se mencionó anteriormente a los archivos creados por Excel se les da
el nombre de libros. Un libro consta de muchas hojas de cálculo.
Cada vez que abrimos un libro nuevo de trabajo se abrirá por defecto con
tres hojas de cálculo.
Podemos configurar a Microsoft Excel 2010 para que al ingresar se presenten una cantidad de hojas diferente, para realizar esto debemos de hacer clic en el botón Office, luego clic en Opciones de Excel y luego ubicar la opción Incluir este número de hojas finalmente aumentar o disminuir la cantidad de hojas.
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1.3.1.2. Insertar una hoja de cálculo en un libro
Podemos insertar hojas de cálculo de diferentes formas:
a) Haciendo clic en el icono
b) Haciendo anticlic sobre cualquiera de las hojas
c) Y luego hacer clic en Insertar…
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1.3.1.3. Cambiarle el nombre a una hoja de cálculo
Para cambiarle el nombre a una hoja en Excel existen 2 formas:
1. Ubicarse en la hoja a la cual se desea cambiar el nombre, hacer anticlic y seleccionar la opción Cambiar nombre.
2. Hacer doble clic en la hoja a la cual se desea cambiar el nombre.
3. Finalmente le cambiamos el nombre.
1.3.1.4. Moverse por las hojas.
Para moverse entre hojas de cálculo basta con hacer clic sobre la pestaña
de la hoja a la que queramos movernos.
1.3.1.5. Seleccionar hojas. Cuando nos movemos a una hoja, ésta queda seleccionada.
Cuando se desean seleccionarse varias hojas a la misma vez pueden
presentarse los siguientes casos:
1.3.1.6. Seleccionar Hojas Consecutivas
1. Hacer clic sobre la hoja a seleccionar 2. Mantener presionada la tecla SHIFT 3. Hacer clic sobre la etiqueta de otra hoja hasta donde se desea
seleccionar
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1.3.1.7. Seleccionar Hojas No Consecutivas
1. Hacer clic sobre la hoja que se desea seleccionar 2. Mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic sobre la etiqueta de
otra hoja que se va a seleccionar, y así sucesivamente.
1.3.1.8. Eliminar hojas, una vez que se haya seleccionado la hoja u hojas que se desean eliminar, hacemos anti clic y hacemos clic en la opción Eliminar.
1.3.1.9. Mover una Hoja en un mismo Libro
1. Mantener presionado el botón clic sobre la hoja a mover, en ese instante observará que aparece una hoja pequeña de color blanco.
2. Arrastre hacia la derecha o izquierda dependiendo hacia donde se desea mover la hoja, observe que aparece un triángulo invertido de color negro en el lugar donde desea ubicar la hoja.
3. Finalmente suelte el botón clic.
1.3.1.10. Duplicar una Hoja en un mismo Libro
1. Mantener presionado el botón clic sobre la hoja que dese duplicar, en ese instante observará que aparece una hoja pequeña de color blanco.
2. Mantenga presionada en forma simultánea la tecla CTRL y observará que sobre la pequeña hoja blanca aparece un signo más (+), que significa que está lista para duplicarse.
3. Arrastre hacia la derecha o izquierda dependiendo hacia donde se desea insertar la hoja duplicada y aparecerá un triangulo invertido de color negro, indicando el lugar donde se desea ubicar.
4. Finalmente suelte el botón clic y luego deje de presionar la tecla CTRL.
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1.3.1.11. Guardar un libro, abrir un libro nuevo.
1. Guardar un Libro.- Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar.
Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:
a) Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno existente.
b) Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo, sobrescribiéndolo.
Para almacenar el archivo asignándole un nombre: Haz clic el menú Archivo y elige la opción Guardar como...
Luego de seleccionar la opción aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, en el cual se le asigna el nombre al archivo que estamos trabajando:
+
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2. Guardar los cambios realizados sobre un archivo
Selecciona la opción Guardar del menú Archivo. O bien, haz clic sobre el
botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + G.
3. Cerrar un Libro de Trabajo.
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir
de él para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir
de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede
cerrar un documento de varias formas:
a) Selecciona el menú Archivo y elige la opción Cerrar.
En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una
modificación no almacenada, Excel nos avisará de ello mostrándonos
un cuadro de diálogo que nos dará a escoger entre tres opciones:
b) Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, que está justo debajo del botón que cierra Excel.Si lo que
cierras es la aplicación, ya sea desde el menú o desde el
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botón Cerrar , se cerrarán todos los libros que tengas abiertos, en caso de que estés trabajando con más de uno. El funcionamiento será el mismo, si algún libro no ha guardado los cambios se mostrará el mismo cuadro de diálogo para preguntarnos si queremos guardarlos.
4. Abrir un libro nuevo.
Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de
trabajo vacío, pero supongamos que ya estamos trabajando con un
documento y queremos crear otro libro nuevo. Ésta operación se
denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo,
deberás seguir los siguientes pasos:
a) Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo, o
seleccionando en forma conjunta las teclas CTRL + U.
Se mostrará, a la derecha del menú, un conjunto de opciones:
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Lo habitual será seleccionar Libro en blanco en la lista de opciones y a
continuación hacer clic en Crear, en el panel situado más a la
derecha. Pero también podemos partir de una plantilla, en vez de un
libro en blanco.
Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la
operación se denomina Abrir.
Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del
menú Archivo.
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MICROSOFT EXCEL
Sesión N° 02:
Modificación de una hoja de cálculo
2.1. Modificación de una hoja de cálculo.
2.2. Crea y modifica un libro.
Capacidad de Sesión N° 02
1. Manipula adecuadamente los elementos y opciones de formato de una
hoja de cálculo.
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1.1. Modificación de una hoja de cálculo
Al iniciar Excel 2010, el programa abre un libro en blanco con tres hojas de cálculo
de manera predeterminada. En función de sus requisitos, podría necesitar más o
menos de tres hojas de cálculo. Puede agregar o eliminar con facilidad hojas de
cálculo en un libro de Excel 2010. Además, Excel 2010 proporciona varias
características para insertar datos en una hoja de cálculo, como Autorrellenar, el
controlador de relleno y Rellenar serie.
1.1.1. Selección de Rango de Celdas
Seleccionar una Columna
Hacer clic sobre la letra que identifica a la Columna a Seleccionar (Ej. Columna I)
Otra Forma: Utilizando el Teclado.- Ubicarse sobre una celda de la columna a seleccionar y presionar <<CONTROL>> + Barra Espaciadora.
Seleccionar Columnas No Consecutivas
Seleccionar una columna (Ej. Columna I)
Mantener presionada la tecla <<CONTROL>> y
Seleccionar otra columna. (Ej. Columna K) y así sucesivamente.
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Seleccionar Columnas Consecutivas
Seleccionar una columna (Ej. Columna I)
Mantener presionada la tecla <<SHIFT>> y
Seleccionar otra columna. (Ej. Columna L)
Seleccionar Una Fila
Hacer clic sobre el número que identifica a la fila a seleccionar en el libro (Ej. Fila 3).
Otra Forma: Utilizando el Teclado.- Ubicarse sobre una celda de la columna a seleccionar y presionar <<SHIFT>> + Barra Espaciadora.
Seleccionar Filas No Consecutivas
Seleccionar una fila (Ej. fila 3)
Mantener presionada la tecla <<CONTROL>>
Seleccionar otra fila (Ej. Fila 6, 8) y así sucesivamente.
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Seleccionar Filas Consecutivas
Seleccionar una fila (Ej. fila 3)
Mantener presionada la tecla <<SHIFT>>
Seleccionar otra fila (Ej. Fila 6).
Seleccionar toda la Hoja
Hacer clic en la intersección de las etiquetas de las filas y columnas.
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1.1.2. Ingreso de Información
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números
o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
1. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.
2. Teclear los datos.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:
3. Presionar la tecla Intro o Tab
Observación
Introducir Texto
En Microsoft Excel, se entiende por texto cualquier combinación de números, espacios y caracteres no numéricos: Por ejemplo, las siguientes entradas se consideran texto:
10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675.
El texto en una celda siempre está alineado a la izquierda. Para cambiar esta alineación, use los botones de Alineación.
Introducir Números
Los números que escribe en una celda se introducen como valores constantes. En Excel, un número sólo puede contener los siguiente caracteres:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ). / $ %, E
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Escriba el signo menos (-) antes de los números negativos o bien
encierre los números entre paréntesis ( ).
Los signos más (+) a la izquierda se ignoran, y una coma se
considera un decimal. Las restantes combinaciones de números y
caracteres no numéricos se consideran texto.
Los números en una celda siempre se alinean a la derecha. Para
cambiar la alineación use los botones de alineación.
Introducir fechas y horas
Excel considera las fechas y horas como números. El modo de
presentación de una hora o una fecha en la hoja de cálculo
dependerá del formato de número aplicado a la celda.
Para escribir una fecha y hora en la misma celda, sepárelas con un
espacio.
Para introducir una hora basada en el reloj de 12 horas, detrás de la
hora inserte un espacio seguido de a.m. o p.m. (o bien a o p). Ej.
Ingrese los siguientes datos a la hoja.
1.1.3. Modificar las filas y las columnas de una hoja de cálculo
La modificación de una hoja de cálculo puede ayudarle a reorganizar y editar
una tabla de datos. Imagine que tiene una hoja de cálculo con los datos del
inventario de su organización. En el inventario se detallan el nombre del
producto, los datos del producto, el código del producto y el número de
unidades disponibles. Si en la columna de datos del producto hay una gran
cantidad de datos, es posible que no se vea todo el contenido de la columna.
Puede cambiar el ancho de la columna para que se muestren más datos.
También puede insertar o eliminar una celda, una fila o una columna en la
hoja de cálculo. Por ejemplo, si desea agregar un nuevo producto a la lista
del inventario, puede insertar una fila en la ubicación apropiada de la hoja de
cálculo. En la tabla siguiente se describen las tareas necesarias para
modificar las filas y las columnas de una hoja de cálculo.
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Tarea Descripción
Insertar y eliminar celdas
Para insertar una celda nueva, realice los pasos siguientes:
1. Haga clic para seleccionar la celda que se encuentra en la posición donde desea que aparezca la nueva celda.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuación, en Insertar celdas.
Cuando inserte una celda, debe desplazar las celdas
adyacentes a las celdas insertadas hacia la derecha o por
debajo de la celda insertada. Si desea insertar una celda en
una columna, puede desplazar las celdas hacia abajo. Si
desea insertar una celda en una fila, puede desplazar las
celdas hacia la derecha. Al eliminar una celda, puede elegir
cómo desplazar la posición de las celdas adyacentes a la celda
eliminada.
Insertar y eliminar columnas y filas
Para insertar una fila por encima de cualquier fila que contenga la celda activa, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuación, en Insertar filas de hoja. Para insertar una columna a la izquierda de cualquier columna que contenga la celda activa, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuación, en Insertar columnas de hoja.
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Para eliminar una fila o una columna, haga clic con el botón secundario en la fila o el encabezado de la columna y haga clic en Eliminar en el menú contextual.
Cambiar el ancho de una columna y el alto de una fila
Para cambiar el ancho de una columna o el alto de una fila en una hoja de cálculo, arrastre el borde de la columna o la fila hasta la posición deseada. Cuando inserte una fila o una columna, la fila o la columna tienen el alto y el ancho predeterminados.
Línea Divisoria
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Mover datos de un grupo de celdas a otro
Para mover datos de un grupo de celdas a otra ubicación de la hoja de cálculo, seleccione las celdas que desee mover y coloque el puntero en el borde del área seleccionada. Cuando el puntero cambia a una flecha de cuatro puntas, puede arrastrar las celdas seleccionadas hasta la ubicación deseada en la hoja de cálculo.
1.1.4. Opciones de entrada de datos
La manera más sencilla de insertar datos
en una hoja de cálculo es seleccionar una
celda y escribir un valor. Este método sólo
es adecuado para escribir unos cuantos
valores de datos. Si se van a escribir largas
secuencias o series de valores en la hoja
de cálculo, hacerlo manualmente se vuelve
una tarea muy laboriosa. En Excel 2010 hay diversas opciones de inserción
rápida de datos en las hojas de cálculo, por ejemplo la opción Autorrellenar.
Línea Divisoria
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Puede utilizar estas opciones para repetir o escribir datos automáticamente
en las celdas de una hoja de cálculo.
Puede utilizar la opción Autorrellenar para escribir una secuencia reconocida,
por ejemplo enero a diciembre, o lunes a viernes. Para utilizar la opción
Autorrellenar, escriba el primer elemento de la secuencia y, a continuación,
arrastre el controlador de relleno, que se encuentra en el ángulo inferior
derecho de la celda, para rellenar todas las celdas seleccionadas con esa
secuencia. Excel 2010 repite automáticamente los elementos de la
secuencia para rellenar las celdas hasta que deje de arrastrar el controlador
de relleno.
Puede utilizar otra herramienta parecida, llamada Rellenar serie, para escribir
una serie de datos. Debe especificar los dos primeros valores en dos celdas
y, a continuación, utilizar el controlador de relleno para extender la serie en
las celdas necesarias. Para escribir una serie que empieza en 2 y va en
aumento de 2 en 2, escriba 2 en una celda y 4 en la celda siguiente. A
continuación, seleccione las dos celdas y utilice el controlador de relleno
para extender la serie al número de celdas que desee. Excel 2010 escribe
automáticamente la serie 2, 4, 6 y 8.
También puede utilizar el controlador de relleno para escribir el mismo valor
en varias celdas; para ello, mantenga presionada la tecla CTRL y arrastre el
controlador de relleno. Por ejemplo, si selecciona una celda que contiene el
valor Enero y, a continuación, arrastra el controlador de relleno hacia abajo,
Febrero se escribe automáticamente en la celda siguiente, y Marzo en la que
viene a continuación. Sin embargo, si mantiene presionada la tecla CTRL y,
a continuación, arrastra el controlador de relleno, aparece el mismo valor en
todas las celdas.
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En la siguiente tabla se muestran las diversas opciones de entrada de datos.
Opción Acción
Copiar celdas Con esta opción, se copia el contenido de las celdas seleccionadas en el rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno.
Rellenar serie Con la opción Rellenar serie, se inserta en el rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno el valor siguiente en la serie.
Rellenar sólo
formato
Con esta opción, se copia el valor de las celdas seleccionadas en el rango de celdas que se encuentran dentro del control de relleno con el siguiente valor de la serie. Con esta opción se copian todos los valores en el rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno.
Rellenar sin formato
Con esta opción, se copia el valor de las celdas seleccionadas en el rango de celdas que se encuentran dentro del control de relleno con el siguiente valor de la serie. Con esta opción, no se da formato al rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno.
Rellenar días
Con esta opción, se escriben los siete días de la semana en el rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno. Esta opción no se muestra si se no utiliza una secuencia reconocida.
Rellenar días de la semana
Con esta opción, se especifican sólo los días laborables en el rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno. Esta opción no se muestra si se no utiliza una secuencia reconocida.
a) Generar serie de valores
Ingrese los datos en la hoja.
Seleccione los datos (A3 : A9)
Ubíquese en la esquina inferior derecha de la selección.
Arrastre el mouse hacia abajo y observará que se genera una serie de valores.
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b) Generar lista de datos
Ingrese enero en la hoja, ubique el cursor en (A3)
Ubíquese en la esquina inferior derecha de dicha celda.
Arrastre el mouse hacia abajo y observará que se genera una lista de datos.
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1.1.5. Edición de los datos de una hoja de cálculo
Una hoja de cálculo de Excel 2010 puede contener más
de un millón de filas de datos. Si desea buscar un valor
de datos concreto en una hoja de cálculo, puede utilizar
el comando Buscar. Puede utilizar el comando Reemplazar para sustituir un
valor de datos por otro. Además, puede utilizar otros comandos del grupo
Edición, disponibles en la ficha Inicio, para copiar y pegar un rango de celdas
de una hoja de cálculo, o para darle formato. Si una hoja de cálculo contiene
el texto, puede corregir la ortografía del texto con el diccionario del que
dispone Excel 2010.
1. Enumerar las opciones de pegado disponibles en Excel 2010
Si tiene que copiar y pegar datos de una hoja de cálculo, puede utilizar las
diferentes opciones de pegado que proporciona Excel 2010. Por ejemplo,
suponga que es el jefe de ventas de una empresa con sucursales en 15
ciudades. Para llevar el registro de las compras, las entregas y el
inventario de cada oficina, cree tres tablas en una hoja de cálculo. Cada
una de las tablas tiene un formato de distinto color. Las tablas contienen
los nombres de las sucursales de la empresa. En lugar de escribir los
nombres de las sucursales de cada una de las tres tablas y darle formato
utilizando colores, puede usar las opciones de pegado y, así, pegar sólo el
nombre, sólo el formato de color, o las dos cosas.
En Excel 2010, al pegar un rango de celdas en una hoja de cálculo, el
botón Opciones de pegado aparece al
lado de las celdas copiadas. Mediante las
opciones de pegado, puede pegar sólo los
valores, sólo el formato, o ambas cosas.
Las opciones de pegado determinan
también la forma en que se da formato a
las celdas pegadas y la forma en que se
vinculan las celdas de origen y de destino.
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En la tabla siguiente se muestran las opciones de pegado disponibles y su función.
Opción Función
Mantener tema de
destino
Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino y da
formato a los datos utilizando el tema aplicado al libro de destino.
Coincidir con
formato de destino
Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino y da
formato a los datos utilizando el formato existente en las celdas de
destino, sin tener en cuenta el tema del libro.
Mantener formato
de origen
Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino y aplica
el formato de las celdas copiadas a las celdas de destino.
Sólo valores Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino sin
aplicar ningún formato.
Formatos de
números y valores
Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino,
manteniendo sólo los formatos numéricos.
Formatos de
origen y valores
Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino,
conservando el formato de las celdas de origen.
Mantener ancho de
columnas de
origen
Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino y
cambia el tamaño de las columnas de las celdas de destino para
que coincida con el ancho de las columnas de las celdas de origen.
Sólo formato Aplica el formato de las celdas de origen a las celdas de destino,
pero no copia el contenido de las celdas de origen.
Vincular celdas
Muestra los valores de las celdas de origen en las celdas de destino
y actualiza las celdas de destino siempre que cambia el contenido
de las celdas de origen.
2. Enumerar los controles del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar
Para buscar datos concretos en una hoja de cálculo, utilice el cuadro de
diálogo Buscar y reemplazar. Este cuadro de diálogo tiene dos fichas: Buscar
y Reemplazar. Puede utilizar los controles de estas fichas para buscar las
celdas que contienen un valor determinado.
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Con los controles de la ficha Buscar, puede buscar las celdas que contienen
datos concretos. Con los controles de la ficha Reemplazar, puede reemplazar
un valor con otro. En la tabla siguiente se describen los controles disponibles
del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
Control Descripción
Controles de Buscar
Los controles de Buscar son:
Buscar. Contiene el valor que se desea buscar o reemplazar.
Buscar todos. Selecciona todas las celdas que contienen el valor del cuadro Buscar.
Buscar siguiente. Selecciona la celda siguiente que contiene el valor del cuadro Buscar.
Controles de Reemplazar
Los controles de Reemplazar son:
Reemplazar con. Contiene el valor con el que se sobrescribe el valor del cuadro Buscar.
Reemplazar todos. Reemplaza todas las instancias del valor del cuadro Buscar con el valor del cuadro Reemplazar con.
Reemplazar. Reemplaza la instancia seleccionada del valor del cuadro Buscar y resalta la celda siguiente que contiene el valor de dicho cuadro.
Los controles de búsqueda son:
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Controles de búsqueda
Dentro de. Determina si se debe buscar en la hoja de cálculo activa o en todo el libro.
Buscar. Determina si se debe buscar por filas o por columnas.
Buscar en. Determina si se deben buscar fórmulas o valores en las celdas.
Controles de coincidencia
Los controles de coincidencia son:
Coincidir mayúsculas y minúsculas. Con este control se buscan todas las celdas que tienen el mismo uso de mayúsculas que el texto del cuadro Buscar.
Coincidir con el contenido de toda la celda. Con este control se buscan todas las celdas que contienen exactamente el mismo valor que el cuadro Buscar.
Otros controles
Otros controles que están disponibles en el cuadro de diálogo Buscar y
reemplazar son:
Opciones. Expande el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para mostrar funciones adicionales.
Formato. Muestra el cuadro de diálogo Buscar formato, que se puede usar para especificar el formato de los valores que se deben buscar o que se deben usar para reemplazar los valores buscados.
Cerrar. Cierra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
3. Utilizar el diccionario y el diccionario de sinónimos.
Una hoja de cálculo puede contener diversos tipos de datos, por ejemplo
numéricos, de texto o ambos. Si los datos del libro son de texto, es posible
que desee comprobar si hay palabras mal escritas antes de guardar la hoja de
cálculo. Puede utilizar el corrector ortográfico y el diccionario para buscar las
palabras mal escritas y corregirlas. Además, para buscar un sinónimo o un
antónimo de una palabra, puede utilizar el diccionario de sinónimos. Para
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traducir una palabra de un idioma a otro, puede utilizar las herramientas de
traducción que proporciona Excel 2010.
4. Protección de una hoja y Libro
a) Protección de una Hoja
Hacer Clic en la ficha Revisar Clic en la opción Proteger Hoja
b) Desprotección de una Hoja
Hacer Clic en la ficha Revisar Clic en la opción Desproteger Hoja
c) Protección de un Bloque de Celdas
Seleccionar las celdas Clic en ficha Celdas Seleccionar la opción Formato Clic en Bloquear Celda
La contraseña es opcional. Si no existe contraseña fácilmente puede ser desprotegida.
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Seleccionar las celdas a proteger Menú Inicio Ficha Celdas Formato Formato de celdas Marcar Bloqueada Luego Proteger la Hoja (Procedimiento antes descrito)
d) Desprotección de un bloque de celdas
Seleccionar las celdas a desproteger (A1:B5) Clic en la ficha formato Seleccionar la Formato de Celdas Clic en la Ficha Proteger Clic bloqueada Clic en aceptar
5. Estilos de celda:
Permite establecer en un grupo de celdas, un estilo predefinido.
Seleccione el rango al que desee dar formato. En la ficha estilo de celda En el cuadro seleccione el estilo que desee.
Ud. No podrá ingresar dato alguno en el bloque seleccionado
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6. Diseño de Página
En esta opción, prepararemos la página para impresión, como modificar los
márgenes de nuestra página, orientación, y nivel de ampliación (ZOOM),
tamaño de página a utilizar, etc.
Podemos utilizar la pestaña diseño de página
Tamaño y Orientación de la Página
Clic en la ficha diseño de página Configurar Página Seleccionar el tamaño del papel (Ej. A4) Orientación (Ej. Horizontal) Aceptar
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Centrar en la Página
Clic en la ficha diseño de página Configurar Página Activar la ficha Márgenes Activar Horizontal y Verticalmente Aceptar Y hacer clic en Vista Preliminar para ver la apariencia de la hoja.
Luego, no tendremos más que mandarla a la impresora, con CTRL + P.