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HOY VEREMOS...EL GERENTE.LA ADMINISTRACIÓN.EFICACIA Y EFICIENCIA. FUNCIONES.PAPELES O ROLES.HABILIDADES.LA ORGANIZACIÓN.

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

Héctor Rodríguez G.MBA, Negocios Internacionales

Ingeniero Comercial [email protected]

¿Quiénes Son Los Gerentes?

• Los GerentesYa no resulta sencillo distinguir a los Gerentes de los Empleados No Administrativos.‣ La Naturaleza del trabajo cambia.‣ El Gerente es alguien que trabaja con

otras personas y a través de ellas coordina sus actividades laborales para cumplir con las metas de la organización.‣ Ayuda a los demás a conseguir sus logros.‣ Puede coordinar el trabajo de un

departamento(s), grupo(s) o una sola persona.

Jeff Bezos fundador y Presidente de Amazon.com


Directivos

Gerentes Medios

Gerentes de Línea

Los empleados no administrativos

¿Quiénes Son Los Gerentes?INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

Los Directivos son los responsables de todas las decisiones de la organización y determinan planes y metas que

abarcan toda la compañía.Vice presidente - CEO - Presidente - Gerente General.

Los Gerentes Medios están entre la primera línea y la alta dirección. Su trabajo es dirigir a los gerentes de primera línea.

Gerente Regional - Director de Proyectos - Gerente de Planta - Gerente de División.

Los Gerentes de Primera Línea, son gerentes del nivel inferior de la organización y dirigen el trabajo de los empleados no administrativos que se

ocupan directa o indirectamente de la producción o productos de la compañía.

Los empleados no administrativos, son los técnicos, funcionarios de servicio que cumplen labores específicas, contadores, nutricionistias, enfermeras, etc.


No todas las Organizaciones son Piramidales y a veces no es fácil conocer quienes son Gerentes.

Pero... siempre hay alguien que tiene que cumplir esas funciones.


• ¿Qué es la Administración?La Administración es lo que hacen los Gerentes.Coordinar las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas.

Busca que las organizaciones utilicen los recursos en forma eficiente y eficaz, poniendo personas a su disposición para alcanzar los objetivos predeterminados.

La Eficiencia y la Eficacia se interrelacionan, pero la falta de Eficacia no puede ser compensada con Eficiencia, por grande que sea ésta, ya que no hay nada más inútil que hacer Eficientemente, algo que no tiene ningún valor y que no contribuye en nada para la organización.

La administración se esfuerza por: desperdiciar pocos recursos (Eficiencia)

conseguir todas las metas (Eficacia)

Pocos desperdicios

Aprovechamiento de Recursos

Eficiencia (medios)

Grandes logros

Consecución de metas

Eficacia (fines)

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN¿Qué es La Administración?

Relación entre eficiencia y eficacia

No alcanza las metas y para colmo desperdicia los

recursos de su organización

No es eficiente, ni eficaz

Administra muy bien los recursos, pero no alcanza

las metas establecidas por su organización

Es eficiente, pero no eficaz

Alcanza las metas pero hace uso indiscriminado de

los recursos de su organización

Es eficaz pero no eficiente

Alcanza las metas de la organización y la vez

economiza recursos o los hace rendir mucho mas

Es eficiente y eficaz a la vez

Rendimiento


Relación entre la cantidad de bienes y servicios producidos y la cantidad de recursos utilizados

¿Qué hacen los Gerentes?

• ¿Qué hacen los Gerentes?Se pueden distinguir 3 esquemas de clasificación para describir qué hacen:

‣ Las Funciones de los Gerentes‣ Los Papeles o Roles‣ Las Habilidades Tom Gegax: Fundador y Director Ejecutivo

de Tires Plus


• ¿Qué hacen los Gerentes?Henry Fayol propuso que todos los gerentes realizan 5 funciones; Planear, Organizar, Mandar, Coordinar y Controlar; aproximadamente en 1955 aparecieron las funciones de Planear, Organizar, Reunir personal, Dirigir y Controlar.

Planeación Organización Dirección Control

Fijar Metas, establecer estrategias y trazar

planes especiales, para coordinar las actividades

Determinar qué hay que hacer, cómo hay

que hacerlo y quién va ha hacerlo

Dirigir y motivar a los participantes y resolver

los conflictos

Vigilar las actividades para asegurarse de que

se realizan como se planeó

Alcanzar la finalidad declarada de la organización

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN¿Qué hacen los Gerentes?

Funciones de la Administración

• PlaneaciónLa Planeación es una función de la administración, destinada a definir las metas, fijar estrategias para alcanzarlas trazando planes para integrar y coordinar las actividades. En esta fase se elaboran y fijan:

‣ Pronósticos Determinan algo en un tiempo dado "suposición de lo que vamos a hacer".‣ Objetivos Determinan lo que se

quiere lograr en un plazo estipulado, son normas cuantitativas y cualitativas.‣ Metas Son medidas cuantificables.‣ Políticas Norma general a seguir.‣ Procedimiento Secuencia de

actividades, como el proceso administrativo.

‣ Presupuesto Asignación de dinero de acuerdo al programa.

¿Es lo mismo Meta y Objetivo?


• RespuestaEl objetivo es el fin último que se quiere alcanzar con un proyecto dado, y la mejor manera de resolverlo es preguntándose QUE quiero hacer.La meta son los pasos que tienes que dar para alcanzar dicho objetivo, y la pregunta sería COMO quiero hacerlo,Ejemplo:El objetivo General es Mejorar la atención médica de embarazadas de la ciudad de Talca a partir del primer semestre del año 2012Las metas podrían ser entonces:‣ Realizar un censo de embarazadas ‣ Construir 3 centros de salud‣ Contratar médicos y personal de enfermería como matronas‣ Equipar el centro de salud.‣ Calcular el número de embarazadas se atiendan en el centro de salud por

día.‣ Realizar un seguimiento de las embarazadas, si cumplen con las

recomendaciones del médico, etc.

Funciones de la AdministraciónINTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

• PlaneaciónPor lo tanto la Planeación debe tener en cuenta

Contribución de los objetivos.

Extensión de la planeación.

Eficacia de los planes.


•OrganizaciónLa Organización es una función de la administración, que consiste en determinar qué establecer, disponer y ordenar las metas, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quien y donde se toman las decisiones.

Por lo tanto la Organización debe tener en cuenta

Objetivos cuantificables.

Claro concepto de actividades o actividades involucradas.

Área clara y concisa de la autoridad o de la decisión.


•DirecciónLa Dirección es una función de la administración que consiste en motivar a los subordinados, influir en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicación y ocuparse de cualquiera otra manera del comportamiento de los empleados. La Dirección puede tener las siguientes etapas

‣ Autoridad: Capacidad para tomar decisiones, mandar y hacerse obedecer. ‣ Motivación: Término general que

se aplica a toda clase de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares.

‣ Comunicación: Proceso de transmitir mensajes por medios escritos y orales. ‣ Supervisión: Vigilar que las

actividades que desempeñan los trabajadores, se estén llevando a cabo de acuerdo al plan.


•DirecciónPor lo tanto la Dirección se relaciona con

Propósito de la empresa

Factores productivos

Naturaleza del factor humano.


• ControlEl Control es una función de la administración que consiste en asegurar que los objetivos se alcancen de acuerdo al plan establecido, con la posibilidad de ajustar esas normas y objetivos, es decir, debe medir, evaluar y corregir.


Por lo tanto el Control debe:

Establecer estándares

Realizar la medición

Corregir desviaciones y retroalimentar

• Roles del GerenteSe le atribuye a Henry Mintzberg, quien estudió a los gerentes en la práctica, es decir, observó a los gerentes en su medio natural, el Trabajo.‣ Este estudio concluyó con 10 roles que desempeñan los gerentes que

están muy relacionados.‣ Roles del gerente: Los roles son categorías particulares del

comportamiento administrativo.‣ Roles Personales.‣ Tienen que ver con las habilidades interpersonales, con la gente,

deberes protocolares y simbólicos.‣ Roles Informativos.‣ Consisten en recibir, almacenar y difundir información.

‣ Roles de Decisión.‣ Giran en torno a la toma de decisiones.

Roles del GerenteINTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

Rol Descripción Ejemplos

Interpersonal Interpersonal Interpersonal

Figura de AutoridadJefe simbólico; obligado a

realizar deberes rutinarios de índole legal o social

Recibir a los visitantes; firmar documentos legales

Líder

Responsable de la motivación de los subordinados;

responsable de reunir al personal, capacitarlo y deberes

relacionados.

Realizar prácticamente todas las actividades que se refieren a

los subordinados

Enlace

Crea y mantiene una red de contactos externos e

informadores que le hacen favores y le dan información

Tramitar el correo; trabajar con organismos externos; realizar

otras actividades con gente de fuera



InformativoInformativoInformativo

Supervisor

Busca y recibe amplia información interna y externa para comprender a fondo la organización y el ambiente

Leer periódicos e informesCultivar contactos personales

Difusor

Transmite la información recibida de fuera o de los

subordinados a los miembros de la organización

Celebrar juntas de información: llamar por teléfono para

difundir información

Vocero

Transmite información a gente de fuera sobre los planes de la

organización, políticas, acciones, resultados, etc.

Celebrar juntas de directores; dar información a los medios de

comunicación



De DecisiónDe DecisiónDe Decisión

EmpresarioBusca oportunidades en la

organización y el entorno e inicia “proyectos de mejora” para

producir cambios

Organizar la estrategia y sesiones de revisión para crear programas

nuevos

Manejador de perturbaciones

Es responsable de las acciones correctivas cuando la organización enfrenta

perturbaciones graves e inesperadas

Organizar la estrategia y sesiones de revisión en caso de perturbaciones y crisis

Distribuidor de recursos

Es responsable de la asignación de todos los recursos de la

organización; toma o aprueba todas las decisiones importantes

de la organización

Programar; solicitar autorizaciones; realizar las

actividades que conciernen al presupuesto y la programación del trabajo de los subordinados

NegociadorEs responsable de representar a

la organización en las principales negociaciones

Participar en las negociaciones contractuales con el sindicato


•Habilidades del GerenteRobert L. Katz también estudió a los gerentes y descubrió que necesitan 3 habilidades básicas.‣ Habilidades Técnicas. Tienen que ver con el conocimiento, con la

competencia en un área especializada, Ej. Ingeniería, procesos, etc. Son más importantes en los niveles inferiores de la administración, pues están en contacto directo con quienes hacen ese trabajo en particular.‣ Habilidades de trato personal. Capacidad para trabajar bien con los

demás, individual y grupalmente. Es importante obtener lo mejor del personal, saber motivarlos, dirigir, entusiasmar y promover entusiasmo.‣ Habilidades conceptuales. Son habilidades necesarias para pensar y

conceptualizar situaciones abstractas y complicadas. Es una habilidad importantísima, puesto que permite al gerente ver la organización como un todo y comprendiendo las relaciones entre unidades.

Habilidades AdministrativasINTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

Habilidades Conceptuales

Habilidades de trato personal

Habilidades técnicas

Habilidades AdministrativasINTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

Grado de Importancia en el nivel jerárquico

Directivos

Gerentes Medios

Gerentes de Nivel Inferior

Finalidaddefinida

• ¿Qué es una Organización?Es donde trabajan los Gerentes‣ Es una asociación deliberada de

personas para cumplir una función determinada‣ Cada organización tiene una finalidad

distinta.‣ Toda organización esta compuesta de

personas.‣ Todas las organizaciones crean una

estructura deliberada para que los integrantes puedan trabajar.

La OrganizaciónINTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

Gente

Estructuradeliberada

• La Organización y la administración¿Es necesaria la administración?‣ La Administración es necesaria en todo tipo de organizaciones, en todos los

niveles y áreas de trabajo de todas partes del mundo.‣ Tanto supervisor como gerente Planean, Organizan, Dirigen y Controlan.

¿Por qué estudiar Administración?INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

Organizaciones de todos tamaños

Pequeñas, Medianas y Grandes

Todas las áreas de las organizaciones

Manufactura, Marketing, RRHH, Finanzas

La Administración se necesita en...

Organizaciones de todo tipoPrivadas o Sin afán de lucro

Todos los niveles de la

OrganizaciónDirectivos, Medios, Primera

Línea

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