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SERVICIO FITOSANITARIO DEL ESTADO

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Viernes 29 de enero de 2010 AI SFE 013-2010 MBA. Azarías Ruiz Villalobos, Jefe a.i. Depto. Administración y Finanzas del SFE

Estimado señor: Esta Auditoría Interna procedió a dar seguimiento a la atención del informe de advertencia emitido por la Auditoría Interna del MAG, mediante oficio AI SFE 005-2009 del 12/01/2009. Al respecto, con oficio AI SFE 140-2009 del 23/09/2009, la Auditoría Interna del SFE solicitó información a la Sección de Servicios Generales del Departamento de Administración y Finanzas del SFE, sobre las acciones emprendidas por el Servicio vinculadas con la atención del mismo. Mediante oficio DAF-SG/011-2010 del 14/01/2010, la Sección de Servicios Generales del Departamento de Administración y Finanzas del SFE dio respuesta al oficio anteriormente mencionado; no obstante, no se visualiza un avance significativo respecto a la atención del mencionado informe de advertencia, aún cuando el Ministro de Agricultura y Ganadería en su oficio DM-518-09 del 02/06/2009, señaló entre otros aspectos lo siguiente:

El Informe de advertencia comunicado por la Auditoría del Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG) mediante el oficio AI 005-2009, de fecha 12 de enero de 2009, advierte a la Administración Superior, proceder a tomar las medidas necesarias que permitan ajustar el Sistema de Control Interno (SCI) del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE), en materia vehicular a lo que establece el ordenamiento jurídico y técnico vigente, coordinando lo que corresponda con el Departamento de Bienes y Servicios del MAG.(…) Las acciones inmediatas que se adopten en la atención de lo aquí indicado, deberán ser consideradas y analizadas como parte del proceso integral relativo al diseño y elaboración de los procedimientos que se implementen para fortalecer el Sistema de Control Interno (SCI), requerido por el MAG y el SFE en materia vehicular con el fin de

validar lo actuado o adicionar y modificar el citado SCI, según corresponda. (El destacado no es del original)


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AI SFE 013-2010 MBA. Azarías Ruiz Villalobos, Jefe a.i.

Depto. Administración y Finanzas del SFE

Considerando que el SFE ha venido tomando acciones concretas para ajustar en forma integral su sistema de control interno al cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico vigente; esta Auditoría Interna nuevamente emite un servicio preventivo, en esta ocasión de asesoría, con el fin de orientar a la administración activa sobre aspectos específicos que se deben observar en el proceso que se lleve a cabo, para ajustar en el corto plazo el sistema de control interno en materia vehicular. En ese sentido, se remite para su conocimiento y atención el informe de asesoría N° AI SFE SP INF 002-2010 sobre aspectos generales en materia de control interno relacionados con la administración de la flotilla vehicular del SFE, con base en lo que establece el inciso d) del artículo Nº 22 de la Ley General de Control Interno Nº 8292. Los anexos que se citan en el informe de asesoría, no se adjuntan como parte de las copias del presente oficio; no obstante, se remiten en forma digital a las direcciones de correo electrónico respectivas. A fin de dar seguimiento a la presente asesoría, se deberá remitir copia a esta Auditoría Interna de los acuerdos respectivos que adopte la administración activa. Atentamente, Lic. Henry Valerín Sandino Auditor Interno HVS/RAV/RCJ

C./ Ing. Gabriela Zúñiga Valerín, Directora

Ing. Carlos Padilla Bonilla, Subdirector

Licdo. Henry Vega Vega, Encargado Sección de Servicios Generales del SFE

Archivo / Legajo de documentos


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INFORME Nº AI SFE SP INF 002-2010

29 de enero de 2010

INFORME DE ASESORÍA

SOBRE ASPECTOS GENERALES EN MATERIA DE CONTROL INTERNO RELACIONADOS CON LA ADMINISTRACIÓN DE LA FLOTILLA VEHICULAR

DEL SFE

Elaborado por: Ing. Roberto Aguilar Vargas Lic. Ronald Canales Jiménez

Auditores Asistentes

Revisado y aprobado por: Lic. Henry Valerín Sandino

Auditor Interno


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1. PRESENTACIÓN ................................................................................................................................. 1 2. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................ 2 2.1 ORIGEN .............................................................................................................................. 2 2.2 OBJETIVO .......................................................................................................................... 2 2.3 ALCANCE ............................................................................................................................ 2 2.4 PERÍODO............................................................................................................................ 2 2.5 LIMITACIONES ................................................................................................................... 2 2.6 NORMATIVA TÉCNICA ....................................................................................................... 2 3. ANTECEDENTES................................................................................................................................. 3 4. RESULTADOS ..................................................................................................................................... 6 5. COMENTARIOS DE LA AUDITORÍA INTERNA ............................................................................. 11 6. ASESORÍA ......................................................................................................................................... 16


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1. PRESENTACIÓN

La Auditoría Interna fiscaliza que la actuación de la administración activa se ejecute conforme al marco legal y técnico y las sanas prácticas administrativas, gestión que se realiza a través de la ejecución de auditorías y estudios especiales, así como mediante las funciones de asesoría y advertencia. El quehacer de la auditoría interna por lo general consiste en una labor que se desarrolla con posterioridad a los actos de la administración; sin embargo, en asuntos que sean de su conocimiento o a solicitud del jerarca y/o titulares subordinados, también emite en forma previa, concomitante o posterior a dichos actos, criterios en aspectos de su competencia y en cumplimiento de su labor de asesoría, sin que se menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en la ejecución de estudios posteriores.

Con respecto al servicio de asesoría, el mismo corresponde a una función preventiva que consiste en asesorar oportunamente (en materia de su competencia) al jerarca, sin perjuicio de las asesorías que en esa materia a criterio del auditor correspondan a otros niveles de la organización; con el propósito de fortalecer el sistema de control interno institucional.

En el presente informe de asesoría, se irán vinculando en forma directa e indirecta los aspectos contenidos en el numeral 3 denominado “Antecedentes” así como en el numeral 4.1 relativo al “Criterio aplicable” y los hechos descritos en el numeral 4.2 denominado “Condición encontrada”, situación que permitirá a esta Auditoría Interna emitir su criterio (que se consigna en el numeral 5 “Comentarios de la Auditoría Interna”) lo que da como resultado la “Asesoría” contenida en el numeral 6.


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2. INTRODUCCIÓN

2.1 ORIGEN El presente informe de asesoría se realizó en atención al Plan Anual de Labores de la Auditoría Interna del SFE del año 2010, específicamente en lo que corresponde al punto 1.1.

2.2 OBJETIVO Asesorar a la administración activa del Servicio Fitosanitario del Estado (en adelante SFE o Servicio) sobre aspectos generales en materia de control interno relacionados con la administración de la flotilla vehicular del SFE.

2.3 ALCANCE Revisión y análisis de la gestión que ha emprendido la administración activa en atención al servicio de advertencia comunicado por la Auditoría Interna del MAG con oficio Nº AI 005-2009 del 12/01/2009, dirigido al Ministro de Agricultura y Ganadería y con copia a la Directora del Servicio Fitosanitario del Estado.

2.4 PERÍODO Del 12/01/2009 al 14/01/2010.

2.5 LIMITACIONES No se encontraron limitaciones que entorpecieran los procesos de recolección de documentos y obtención de la información acerca del caso, que sirvieron de fundamento para comunicar los resultados obtenidos en este informe de asesoría.

2.6 NORMATIVA TÉCNICA En la ejecución del presente servicio de asesoría se observaron las regulaciones establecidas para las auditorías internas en la Ley General de Control Interno Nº 8292, normas técnicas, directrices y resoluciones emitidas por la Contraloría General de la República.


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3. ANTECEDENTES

3.1 La Auditoría Interna del Ministerio de Agricultura y Ganadería emitió el Informe de Advertencia denominado “Deficiencias de Control Interno sobre el uso y custodia de vehículos oficiales del Servicio Fitosanitario del Estado”; comunicado con oficio Nº AI 005-2009 del 12/01/2009, dirigido al Ministro de Agricultura y Ganadería y con copia a la Directora del Servicio Fitosanitario del Estado. 3.2 Mediante oficio DSFE 432.2009 del 08/06/2009, la Directora del Servicio Fitosanitario del Estado informó a esta Auditoría Interna sobre acciones emprendidas relativas al informe de advertencia antes citado. En dicho oficio se menciona que el Ministro de Agricultura y Ganadería le remitió el oficio DM-518-09 del 02/06/2009, en el cual se señala entre otros aspectos lo siguiente:

El Informe de advertencia comunicado por la Auditoría del Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG) mediante el oficio AI 005-2009, de fecha 12 de enero de 2009, advierte a la Administración Superior, proceder a tomar las medidas necesarias que permitan ajustar el Sistema de Control Interno (SCI) del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE), en materia vehicular a lo que establece el ordenamiento jurídico y técnico vigente, coordinando lo que corresponda con el Departamento de Bienes y Servicios del MAG.(…). (…) Las acciones inmediatas que se adopten en la atención de lo aquí indicado, deberán ser consideradas y analizadas como parte del proceso integral relativo al diseño y elaboración de los procedimientos que se implementen para fortalecer el Sistema de Control Interno (SCI), requerido por el MAG y el SFE en materia vehicular con el fin de validar lo actuado o adicionar y modificar el citado SCI,

según corresponda. (El destacado no es del original)

3.3 Con oficio AI SFE 140-2009 del 23/09/2009 la Auditoría Interna del SFE solicitó información a la Sección de Servicios Generales del Departamento de Administración y Finanzas del SFE, sobre las acciones emprendidas por el Servicio vinculadas con la atención de la advertencia comunicada con oficio Nº AI 005-2009 del 12/01/2009. 3.4 Mediante oficio DAF-SG/011-2010 del 14/01/2010 la Sección de Servicios Generales del Departamento de Administración y Finanzas del SFE, dio respuesta al oficio Nº AI SFE 140-2009 del 23/09/2009.

3.5 Con oficio AI SFE 145-2009 del 06/10/2009, la Auditoría Interna del SFE remitió a la administración activa el informe de asesoría y advertencia N° AI SFE SP INF 016-2009. En dicho informe se señaló entre otros aspectos lo siguiente:

5. COMENTARIOS DE LA AUDITORÍA INTERNA 5.1 SOBRE EL TRASLADO DE FUNCIONES DEL ÁREA DE BIENES Y SERVICIOS DEL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA AL SERVICIO FITOSANITARIO DEL ESTADO


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En la actualidad el SFE no solo cuenta con una personería jurídica instrumental otorgada por ley, sino que desde el año 2008 le fue concedida la respectiva cédula jurídica. Dicha situación pone al SFE en una posición favorable que le está permitiendo independencia administrativo-financiera del aparato central del MAG; aspecto que ya ha venido ocurriendo con las actividades vinculadas con lo contable-presupuestario, la contratación administrativa y en alguna medida con la materia de recursos humanos. Considerando lo descrito en el párrafo anterior y la posición del Departamento de Bienes y Servicios del MAG, expresada en su oficio N° DBS 592-2009 de fecha 16/09/2009 (en repuesta al oficio Nº SD.064.2009 de fecha 15/07/2009), es criterio de esta Auditoría Interna que el SFE debe emprender acciones inmediatas que le posibiliten en el corto y mediano plazo, asumir todas aquellas actividades que de una u otra manera viene realizando el mencionado departamento (Referencia: numeral 4.2.3.1). Las medidas que tome el SFE al respecto deberán considerar, como mínimo: 5.1.1 Establecer la estrategia que posibilite ejecutar un “plan de acción” que considere lo siguiente: 5.1.1.1 Diagnosticar la capacidad instalada de la Sección de Servicios Generales del SFE, con el propósito de determinar si en su condición actual, estaría en posibilidad de asumir las respectivas responsabilidades en el corto, mediano o largo plazo, máxime si tomamos en cuenta que la propuesta de reorganización visualiza esta área como un departamento. Ese diagnóstico debería incluir aspectos relativos a la situación actual del sistema de control interno respecto al cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico vigente; así como la cantidad de recursos requeridos para su funcionamiento (espacio físico, cantidad de personal, mobiliario y equipo de oficina, sistema de información, capacitación del personal, materiales y suministros, etc). 5.1.1.2 Elaborar y aprobar un “cronograma de actividades” (detalle de tareas, fechas y responsables de ejecución) soportado en los resultados del diagnóstico mencionado en el numeral anterior. 5.1.1.3 Elaborar y aprobar un programa de capacitación para el personal de la Sección de Servicios Generales SFE, cuya aplicación posibilite la formación continuada de ese personal; situación que además permitirá prepararlos en aspectos que estarían siendo vitales para asumir las funciones asignadas como departamento; máxime si esas tareas se estarían asumiendo en forma independiente del Departamento de Bienes y Servicios del MAG. En adición, la administración activa del SFE podría coordinar con el Departamento de Bienes y Servicios del MAG, con el propósito de que se valore el llevar a cabo algún tipo de pasantía del personal del SFE; así como indagar en el Ministerio de Hacienda la posibilidad de recibir capacitación en aspectos propios al control de activos, como por ejemplo, el manejo del sistema automatizado de registro de ingreso y salida de inventarios (SIBINET).


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5.1.1.4 El responsable del cumplimiento del citado “plan de acción” deberá elaborar, aprobar y comunicar informes a la Dirección del SFE que consignen información suficiente y pertinente respecto a la ejecución del mismo, a fin de facilitar la toma de decisiones. 5.1.2 El decreto ejecutivo que regule la nueva estructura organizativa del SFE, deberá precisar las funciones bajo la responsabilidad del Departamento de Servicios Generales, que según la información a que tuvo acceso esta Auditoría Interna formará parte de la Dirección Nacional de Administración Financiera del SFE, para lo cual el SFE podrá tomar como referencia las responsabilidades asignadas al Departamento de Bienes y Servicios del MAG en el artículo 10 del Reglamento a la Ley Orgánica del MAG (Decreto Ejecutivo 26431-MAG). En ese sentido, se deberá precisar sobre la independencia en la ejecución de funciones entre ambos departamentos, considerando lo señalado por la Contraloría General de la República en su oficio Nº 7768 de fecha 09/07/2004.

6. ASESORÍA Y ADVERTENCIA 6.1 ASESORÍA Considerando lo expresado en este documento sobre la naturaleza de los servicios de asesoría, se somete a valoración de la administración activa del SFE lo señalado en el presente informe, con el propósito de que el Servicio atienda específicamente lo descrito en el numeral 5.1 contenido en el apartado denominado “Comentario de la Auditoría Interna”, procediendo a adoptar las medidas que posibiliten asumir las funciones y responsabilidades relacionadas con el área de bienes y servicios en forma ordenada y ajustando dicha gestión al cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico vigente.

(…)


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4. RESULTADOS

4.1 Criterio aplicable 4.1.1 Ley General de Control Interno N° 8292, artículos 7°, 8° y 10.

4.1.2 Reglamento de la estructura organizativa del Servicio Fitosanitario del

Estado (Decreto Ejecutivo 32994-MAG), artículo 26 incisos b) y c). 4.1.3 Reglamento Autónomo para el uso de vehículos del Ministerio de

Agricultura y Ganadería (Decreto Ejecutivo N° 27472-MAG).

4.1.4 Manual sobre normas técnicas de control interno relativas al control sobre el uso y mantenimiento de vehículos, emitido por la Contraloría General de la República.

4.1.5 Normas de Control Interno para el Sector Público, emitidas por la

Contraloría General de la República1.

4.2 Condición encontrada

4.2.1 Sobre el sistema de control interno del SFE En el artículo 10 de la Ley General de Control Interno “Responsabilidad por el sistema de control interno”, se establece lo siguiente: “Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones

necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”. Como producto del estudio especial de auditoría que se llevó a cabo, denominado “Determinación del estado en que se encuentra el sistema de control interno del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)”, comunicado mediante oficio Nº AI SFE 171-2009 del 5/11/2009 (Informe N° AI-SFE-SA-INF 004-2009), se determinó que el SFE no ha avanzado significativamente en la implementación de su sistema de control interno, situación que no le ha permitido cumplir a cabalidad con el ordenamiento jurídico y técnico vigente2.

1 Artículo 4° – Derogar la normativa que se indica a continuación: (…) c) El “Manual sobre normas técnicas de control

interno relativas al uso, control y mantenimiento de vehículos” de noviembre de 1995, publicado en el Alcance Nº 7 a “La Gaceta” Nº 24 del 2 de febrero de 1996. (…) Transitorio I – Durante el período de ajuste para la implementación, establecido en el artículo 6 anterior, se mantendrán en aplicación el “Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización” y los cuerpos normativos derogados por esta resolución, excepto que de previo al vencimiento de dicho período, la administración activa formalmente dé por implementada esta nueva normativa. 2 Ley General de Control Interno N° 8292 y normativa técnica emitida por la Contraloría General de la República.


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En ese sentido, esta Auditoría Interna no ubicó información relacionada con el nivel de cumplimiento respecto a la implementación de la normativa técnica emitida por la Contraloría General de la República, relacionada con cada uno de los componentes funcionales que conforman el sistema de control interno. No obstante lo anterior, la administración activa del SFE en atención a informes de auditoría3, recientemente ha venido tomando acciones concretas para establecer la estrategia que le posibilite ajustar su sistema de control interno al cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico vigente.

4.2.2 Sobre la dependencia del SFE responsable del sistema de control interno en materia vehicular

El Reglamento de la estructura organizativa del Servicio Fitosanitario del Estado (Decreto Ejecutivo 32994-MAG), establece en su artículo 26 como funciones del Departamento de Administración y Finanzas las siguientes:

b) Administrar el recurso humano, físico y financiero de acuerdo a lineamientos, políticas y directrices emanadas por los órganos competentes de la administración pública y de la Dirección, con el fin de garantizar los bienes y servicios que requieren los departamentos y secciones del SFE en forma oportuna. c) Garantizar la eficiencia y eficacia en las funciones de vigilancia y custodia de bienes y servicios.

En el “Reglamento de la Estructura Organizativa del Servicio Fitosanitario del Estado” que está en proceso de publicación en el Diario Oficial La Gaceta, se establece la conformación de una “Dirección Administrativa Financiera” la cual estará integrada por varios departamentos, entre ellos el denominado “Departamento de Servicios Generales”, el cual a su vez estará conformado por tres unidades, y una de ellas corresponde a la “Unidad de Transporte”. En el citado reglamento no se detallan funciones específicas para las unidades que conforman los diferentes departamentos. En ese sentido, algunas de las funciones que deberá cumplir el “Departamento de Servicios Generales” son: administrar el sistema de asignación de combustible, administrar el sistema de control de vehículos, establecer el sistema de renovación y mantenimiento preventivo de la flotilla vehicular, colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno bajo un enfoque de un sistema de calidad. La información consignada por la Sección de Servicios Generales del SFE en el oficio DAF-SGR/011-2010 del 14/01/2010, no evidencia avance en el establecimiento del sistema de control interno en materia vehicular; lo anterior a pesar de que el Ministro de Agricultura y Ganadería giró instrucciones precisas sobre este aspecto al SFE mediante su oficio DM-518-09 del 02/06/2009.

3 Informes de control interno N° AI-SFE-SA-INF-001-2009 y N° AI-SFE-SA-INF 004-2009; Informe de

asesoría N° AI SFE SP INF 001 2009.


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4.2.3 Sobre la identificación de procesos y documentación de

procedimientos Como parte de las actividades para ajustar su sistema de control interno al cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico vigente, el MAG ha venido estableciendo formatos para documentar los procesos (Anexo N° 1) y los respectivos procedimientos (Anexo N° 2). Sin embargo, el SFE no ha avanzado en la identificación y posterior documentación de sus procesos y procedimientos. Dicha situación representó una limitante importante en la planificación de esta Auditoría Interna relativa al año 2010 (Plan Anual de Labores); razón por la cual este órgano realizó una serie de acciones que le permitieron conocer en términos generales los procesos bajo la responsabilidad del SFE, aspecto que fue fundamental para planificar sobre una base de riesgos por procesos. Mediante oficio AI SFE 190-2009 del 03/12/2009 se procedió a remitir a la administración activa una asesoría con la documentación de los procesos identificados por este órgano (insumo a ser valorado por la administración), entre los cuales se encuentran aquellos vinculados con el Departamento de Administración y Finanzas. En el Anexo N° 3 se adjunta el proceso denominado “administración de bienes y servicios”. Por otra parte, resultado de la contratación de la firma SANDIX QUÍMICA Y CALIDAD S.A., en la consultoría tendiente a desarrollar el sistema de gestión de calidad del Departamento de Administración y Finanzas del SFE; dicha empresa documentó actividades vinculadas con procesos bajo la responsabilidad de dicha dependencia, entre ellas, algunas de las ejecutadas por la Sección de Servicios Generales, las cuales se presentan en el cuadro siguiente (Anexo N° 4):

Procedimiento Flujograma Fecha Actividad

DAF-SFE ASG IT01 DAF-SFE ASG FP02 Octubre 2007 Control uso de vehículos

DAF-SFE ASG IT03 DAF-SFE ASG FP04 Octubre 2007 Control mantenimiento vehículos

Sin dato DAF-SFE ASG FP08 Octubre 2007 Control reparación vehículos

DAF-SFE ASG IT04 DAF-SFE ASG FP10 Octubre 2007 Control de combustible

En adición a lo expuesto, se consultó al Departamento de Bienes y Servicios del MAG sobre los avances realizados por dicha dependencia respecto a la documentación de sus procedimientos. Al respecto, se nos indicó que se está trabajando en dicho proceso, lo que ha permitido a la fecha contar con la documentación de algunos procedimientos, mismos que se encuentran en su etapa de revisión para su posterior depuración y aprobación. No obstante, dicha dependencia facilitó los documentos que soportan la documentación de los citados procedimientos (borradores / Anexo N° 5).


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En el cuadro siguiente, se detallan los procedimientos que a la fecha han sido documentados por el mencionado departamento, relacionados directa o indirectamente con la administración de la flotilla vehicular. Código procedimiento Descripción del procedimiento

P-DBS-001 Expedientes de ingreso y control vehicular

P-DBS-002 Entrega de cupones de combustible

P-DBS-003 Control diario de vehículos disponibles

P-DBS-004 Solicitud y autorización para el uso de vehículos oficiales

P-DBS-005 Ingreso de vehículos oficiales

P-DBS-006 Custodia de formulas “Control de vehículos oficiales”, A-1 y A-2

P-DBS-007 Inscripción de vehículo nuevo ante el Registro Público

P-DBS-008 Apertura de expedientes para asesoría legal BBS

P-DBS-009 Determinación de casos INS por accidente para reparación

P-DBS-010 Consulta de “Cuentas maestras” y movimientos de tarjetas TECC de crédito para la compra de combustible

P-DBS-011 Abastecimiento de combustible, sistema de tarjetas TECC

P-DBS-013 Inclusión al sistema de tarjetas TECC, para la compra de combustible

P-DBS-014 Inclusión de vehículos al INS

P-DBS-015 Exclusión de vehículos del INS

P-DBS-016 Pago de facturas por concepto de deducible

P-DBS-017 Inclusión de vehículos al INS en la póliza de asientos

P-DBS-018 Pago de facturas al INS por concepto de renovación de pólizas

P-DBS-019 Revisión vehicular semanal

P-DBS-020 Reporte de averías de automotores oficiales en uso

P-DBS-021 Reparación de vehículos por caja chica

P-DBS-022 Reparación de vehículos por licitación

P-DBS-039 Coordinación con el INS para la obtención de los derechos de circulación, marchamos y trámites, incluyendo su pago

P-DBS-040 Organización, supervisión, control y seguimiento en el servicio de

trámite de seguros y de placas a nivel institucional

P-DBS-052 Control de ingreso y egreso para vehículos oficiales del MAG

Asimismo, el mencionado departamento mantiene en revisión los siguientes procedimientos (Anexo N° 6), cuyo objetivo de implementación posibilite elaborar, capturar información y modificar procedimientos operativos y administrativos, bajo un estándar técnico.

Código procedimiento Descripción del procedimiento

P-DBS-012 Elaboración de procedimientos documentados

P-DBS-036 Captura de información para documentar procedimientos

P-DBS-038 Modificación de procedimientos


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4.2.4 Sobre la valoración de riesgos por procesos

Considerando lo señalado en el numeral 4.2.1, el Departamento de Administración y Finanzas del SFE (incluye la Sección de Servicios Generales) no ha realizado la valoración de riesgos relativa a los procesos bajo su responsabilidad. La Unidad de Planificación y Control Interno del MAG, nos facilitó la valoración de riesgos realizada por el Departamento de Bienes y Servicios del Ministerio (Anexo N° 7). Señaló la Coordinadora de la Unidad de Control Interno del MAG, que en la actualidad se está gestionando la actualización de la valoración de riesgos por procesos (incluye los procesos bajo la responsabilidad del mencionado departamento); lo anterior con el propósito fin de lograr entre otros aspectos, valoración más precisas, por cuanto las actuales son un poco generales, como en el caso de la realizada por el Departamento de Bienes y Servicios.


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5. COMENTARIOS DE LA AUDITORÍA INTERNA

Considerando lo descrito en el numeral 4.2 “Condición encontrada”, se emiten los siguientes comentarios:

5.1 El SFE no puede demorar más el emprender acciones concretas que le posibiliten ajustar su sistema de control interno en materia vehicular al cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico vigente. Dicha gestión debe reflejar en el corto plazo mejoras significativas en el establecimiento y perfeccionamiento de dicho sistema; el cual evidencie los modelos de control que deben ser aplicados en forma obligatoria en su sede central y en las unidades administrativas alejadas de la misma, que tienen la responsabilidad de la administración de vehículos oficiales (Referencia: numerales 4.2.1, 4.2.2 y 4.2.4).

5.2 Esta Auditoría Interna no entró a conocer si las actividades documentadas

por la consultaría contratada (Anexo N° 4) y por el Departamento de Bienes y Servicios del MAG (Anexos 5 y 6) responden o no a las necesidades del SFE; por cuanto dicho aspecto no forma parte del objetivo y alcance del presente servicio preventivo. No obstante lo anterior, considera este órgano de fiscalización que la información contenida en los anexos antes citados podría ser una fuente de información valiosa (insumo), para que la Sección de Servicios Generales del SFE emprenda las acciones necesarias que le posibiliten documentar las diferentes actividades vinculadas en forma directa o indirecta con la administración de la flotilla vehicular. Lo anterior como producto de ese fortalecimiento del sistema de control interno; situación que debe permitir la determinación de los modelos de control interno, que se deben establecer e implementar por parte de las diferentes unidades administrativas del SFE que tienen la responsabilidad de la administración de vehículos oficiales (Referencia: numeral 4.2.3).

5.3 Se adjunta a la presente asesoría la valoración de riesgos realizada en su

oportunidad por el Departamento de Bienes y Servicios del MAG (Anexo N° 7), con el propósito de que se considere como un insumo más, en el proceso de valoración de riesgos por procesos que debe emprender el Departamento de Administración y Finanzas del SFE (Referencia: numeral 4.2.4).

5.4 Considerando lo descrito en los numerales 5.1, 5.2 y 5.3, es urgente que el

SFE establezca el “plan de acción” amparado al respectivo cronograma de actividades (detalle de actividades, responsables y fechas de ejecución) que permita visualizar la gestión que se estaría emprendiendo para que el Servicio cuente con el sistema de control interno que requiere en materia vehicular . Dicha situación adquiere mayor relevancia, si tomamos en cuenta que el “Manual sobre normas técnicas de control interno relativas al control sobre el uso y mantenimiento de vehículos, emitido por la Contraloría General de la República” quedará derogado a partir del 26/02/2010, según


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los términos de las Normas de Control Interno para el Sector Público emitidas por la Contraloría General de la República (Referencia: numeral 4.1.4).

5.5 Considerando los temas desarrollados en el “Reglamento Autónomo para el

uso de vehículos del Ministerio de Agricultura y Ganadería (Decreto Ejecutivo N° 27472-MAG)”, así como en el “Manual sobre normas técnicas de control interno relativas al control sobre el uso y mantenimiento de vehículos, emitido por la Contraloría General de la República” (este último como referencia), y lo dispuesto en la norma 4.3 de las Normas de Control Interno para el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República4, el SFE deberá tomar en cuenta los siguientes aspectos en el mapeo y documentación de las diferentes actividades que conforman los respectivos procesos en materia vehicular:

5.5.1 Sobre la planificación respecto al uso, control y mantenimiento de

vehículos oficiales:

a) Definir objetivos y metas. b) Definir políticas por escrito orientadas a dar cumplimiento a los

objetivos y metas establecidas. c) Programar periódicamente las actividades cuya implementación

permita dar cumplimiento a los objetivos y metas respectivas.

5.5.2 Sobre aspectos vinculados con la organización:

a) Definir la estructura funcional de la Sección de Servicios Generales del Departamento de Administración y Finanzas del SFE (posteriormente Departamento de Servicios Generales de la Dirección de Administración y Finanzas del SFE. Dicho departamento contará con una Unidad de Transportes a la cual se le deberá definir esa estructura funcional). La organización deberá considerar lo relativo al funcionamiento de las unidades administrativas alejadas de la sede central, responsables de la administración de vehículos oficiales.

b) Definir por escrito las líneas de autoridad y responsabilidad, así como los deberes y funciones del personal vinculado con el control sobre el uso y mantenimiento de vehículos oficiales.

c) Establecer los mecanismos y prácticas de control que posibiliten ejercer una adecuada supervisión respecto al control sobre el uso y mantenimiento de vehículos oficiales; lo anterior con el propósito de dar cabal cumplimiento al Reglamento Autónomo para el uso de

4 La norma 4.3 establece “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, evaluar y

perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente la protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los activos pertenecientes a la institución, incluyendo los derechos de propiedad intelectual. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de tales activos y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestos, así como los requisitos indicados en la norma 4.2”..


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vehículos del Ministerio de Agricultura y Ganadería (Decreto Ejecutivo N° 27472-MAG).

d) Implementar el programa de capacitación que permita disponer de personal idóneo para el desempeño de sus funciones.

5.5.3 Sobre aspectos vinculados con la coordinación:

a) Establecer los mecanismos y prácticas de control que permitan una

adecuada coordinación entre las unidades de transporte y los usuarios que requieren servicios de transporte.

b) Generar el sistema de información que posibilite dar a conocer en forma oportuna las leyes, reglamentos, procedimientos, instructivos y demás documentación relacionada con el uso, control y mantenimiento de vehículos.

5.5.4 Sobre aspectos vinculados con procedimientos de autorización y

registro:

a) Documentar los procedimientos que regulan la autorización, registro y control de las operaciones administrativas necesarias para el uso, control y mantenimiento de vehículos oficiales; para los cual se deberán utilizar los procedimientos y formatos establecidos por el MAG para estos efectos (Anexo N° 1). En ese sentido, un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa y técnica (incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación, así como anexar guías, protocolos, formularios, etc.). Además, entre otros aspectos, dichos instructivos técnicos permiten conocer el funcionamiento interno en cuanto a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. También propician una adecuada inducción del puesto y el adiestramiento y capacitación del personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

b) Establecer el uso permanente de formularios, en los cuales se consigne la información generada como resultado del uso, control y mantenimiento de vehículos oficiales.

c) Definir los registros adecuados para el control de las diferentes actividades vinculadas con el uso, control y mantenimiento de vehículos oficiales.

d) Establecer los mecanismos de control que permitan el archivo y conservación de la documentación relativa al uso, control y mantenimiento de vehículos oficiales. Dicha documentación deberá reflejarse en la tabla de plazos del SFE, considerando lo señalado por esta Auditoría Interna en su informe de control interno N° AI SFE SA INT 006-2009 (comunicado a la administración con oficio AI SFE 196-2009).

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/responsabilidad/responsabilidad.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/disfo/disfo.shtml

http://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/elme/elme.shtml#induccion

http://www.monografias.com/trabajos/adpreclu/adpreclu.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/fuper/fuper.shtml


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e) Mantener un registro de firmas autorizadas de los funcionarios con potestad para autorizar y solicitar servicios y operaciones relativas al uso, control y mantenimiento de vehículos oficiales. Sobre este particular, deberá definirse claramente el procedimiento que se establecerá con respecto a la autorización diaria de los vehículos que están asignados a unidades administrativas alejadas de las oficinas centrales (oficinas regionales, estaciones y puestos de cuarentena) y lo concerniente a la autorización diaria para el uso de vehículos por parte de jefaturas destacadas en la sede central.

f) Establecer registros que permitan obtener al menos, la siguiente información por vehículo: descripción; número de identificación (patrimonio); número de placa; número de motor; capacidad; fecha de adquisición; número de orden de compra; costo; garantía del fabricante; número de póliza, monto de seguro y coberturas; detalle de la inscripción en el Registro Público; ubicación del vehículo.

g) Mantener registros relativos al control de combustible; control de reparaciones y mantenimiento, control de kilometraje y de los conductores.

h) Establecer los mecanismos y prácticas de control que posibiliten la correcta y oportuna inscripción y desinscripción de vehículos ante el Registro Público (incluye el control previo que se debe ejercer sobre los vehículos fuera de operación).

i) Mantener la asignación de vehículos de uso administrativo únicamente a favor de unidades o dependencias administrativas localizadas en un lugar diferente y alejado del que ocupa la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos.

j) Establecer mecanismos y prácticas de control que garanticen en forma razonable los siguientes aspectos:

Que todos los servicios de transporte autorizados estén

debidamente documentados (en jornada ordinaria y fuera de ella, así como aquellos que se utilizan para realizar giras fuera del país).

Que los préstamos de vehículos que se autoricen a otras instituciones públicas estén soportados en el documento jurídico idóneo.

Que todos los vehículos porten el derecho de circulación al día, placas y distintivos oficiales.

Que todos los conductores autorizados para conducir vehículos oficiales porten la licencia de conducir y el carnet emitido por el MAG o el SFE.

Que se ejerza control diario sobre el ingreso y salida de vehículos oficiales del lugar destinado para su custodia, por cuanto dichas unidades deberán ser custodiadas al finalizar la jornada ordinaria de trabajo en el estacionamiento debidamente autorizado, excepto cuando los mismos se encuentran de gira. En este caso se deberán quedar en lugares seguros y protegidos para su estacionamiento. El conductor del


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vehículo así como sus ocupantes tendrán que desalojar del mismo, los útiles de trabajo y cualquier otro tipo de artículos susceptibles de sustracción.

Que todos los vehículos sean inventariados en forma periódica. Que se ejerza un adecuado control sobre las herramientas,

repuestos y piezas complementarias.

Que los vehículos estén debidamente cubiertos con la póliza respectiva. En este caso se deberá contar con los procedimientos que regulen los aspectos vinculados con accidentes de tránsito.

5.6 Valorar el diseño y desarrollo de un sistema automatizado, mediante el cual

se administren en forma integral las diferentes actividades vinculadas con la materia vehicular.

5.7 Tomar acciones concretas que permitan valorar y atender lo señalado en el

numeral 5.1 contenido en el Informe de Asesoría y Advertencia N° AI SFE SP INF 016-2009, comunicado con oficio AI SFE 145-2009 del 06/10/2009.


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6. ASESORÍA

Considerando lo expresado en este documento sobre la naturaleza de los servicios de asesoría, se somete a valoración de la administración activa del SFE lo señalado en el presente informe, con el propósito de que tome las medidas que posibiliten en forma definitiva ajustar su sistema de control interno en materia vehicular al cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico en materia de control interno. Al respecto, es necesario señalar que el artículo 39 de la Ley Nº 8292 establece responsabilidad administrativa para aquellos funcionarios, sea jerarca o titulares subordinados “… cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable ...”.


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7. REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN 7.1 Remitir copia a esta Auditoría Interna de los acuerdos que adopte la administración activa en la atención de la presente asesoría. 7.2 Remitir copia del “Cronograma de Actividades” que se detalla en el numeral 5.3 de este informe de asesoría. En este caso concreto se concede un plazo de 20 días hábiles. 7.3 Remitir copia a esta Auditoría Interna de los acuerdos que adopte la administración activa en la atención de lo señalado en los numerales 5.1 y 5.2 contenidos en el Informe de Asesoría y Advertencia N° AI SFE SP INF 016-2009, comunicado con oficio AI SFE 145-2009 del 06/10/2009. En este caso concreto se concede un plazo de 20 días hábiles.


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ANEXO N° 1


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ANEXO N° 2


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ANEXO N° 3


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ANEXO N° 4


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ANEXO N° 5


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ANEXO N° 6

servicio fitosanitario del estado …€¦ · esta auditoría interna procedió a dar seguimiento a...

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