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DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE

SERVICIO DE DEPORTES

DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Servicio de Deportes

Abril 2010

SÍMBOLOS

DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Servicio de Deportes

Abril 2010

VDEP01: GESTIÓN DE INSTALACIONES DEPORTIVAS

USUARIOS PROVEEDORESPROPIETARIO

A solicitud del usuario, anualmente o según periodicidad programada.

Reserva de instalacionespor miembrocomunidad universitaria

Planificación de InstalacionesVDEP01P01

Material depréstamo libre

Tipo

Mantenimiento periódico

de instalaciones

TipoSolicitud

de instalación

Anualmente

Reserva y utilización

miembro UPVVDEP01P03

Reserva instalacionespor entidades (UPV

o externas) o reserva de material

de préstamo restringido

Reserva por entidades o

material restringidoVDEP01P04

Préstamomaterial libreVDEP01P05

Comprobación del estado de la

instalación o material

Sí

Mantenimiento de Instalaciones

VDEP01P02

Instalación en malas condiciones

No uso o uso incorrecto de material o instalaciones

por miembro UPV(identificado para sanción)

Lluc

ena

Sanción al usuario y

notificación de la misma

No uso o uso incorrectopor entidades

Notificación al usuario

Pordefecto

No, reservano formalizada

¿Prestación realizada?

Uso libre de Instalaciones

deportivas

Versión 02 - Abril 2010

VDEP01P01: PLANIFICACIÓN DE INSTALACIONES

PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS

Elaboración y revisión de las

normativas general y

específicas

Instalaciones

Coordinación y control de las

reserva de espacios e instalaciones ya

reservados

Reservas efectuadas relacionadas con los

procesos VDEP02, VDEP03 y VDEP04

Mantenimiento

Distribución de tareas entre el

personal de instalaciones

Definición de tareas periódicas de reparación y mantenimiento

Programación anual- Mantenimiento de instalaciones- Reserva general de instalaciones- Préstamo de material

Material

En su caso compra o reparación

correpondiente

En cualquiercaso

Revisión de los contratos de mantenimiento asociados

Requiere nuevacontratación

Solicitud de contratación empresas de

mantenimiento

Recepción de resolución de empresas de

mantenimiento adjudicatarias

Elaboración y remisión de de pliego de prescripciones propuesto

Adaptación del programa

informático Llu

cen

a

Coordinación horaria del personal en

función de turnos y tareas

Identificación de instalaciones

disponibles para reserva no

programada

Comprobación de inventario y estado de uso

SERVICIO DE CONTRATACIÓNSCO01: Contratación administrativa


VDEP01P02: MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES DEPORTIVAS


Sï

No

Mantenimiento correctivo y/o preventivo

InternaExterna

Supervisión y control de la

realización de las tareas

Solicitud de intervención

Confirmación de reparación o

mantenimiento efectuado

Tipo deejecución

Control de tareasefectuadas

Seguimiento y control periódico de las tareas de mantenimiento

contratado

Realización de las tareas

programadas o solicitadas

¿Requiereacción correctiva

externa?

Empresas de mantenimiento y

conducción autorizadas

Características y plazo acordes al pliego de

prescripciones pactado

SERVICIO DE MANTENIMIENTOSMA01: Mantenimiento correctivo y preventivo de instalaciones


VDEP01P03: RESERVA MIEMBRO COMUNIDAD UNIVERSITARIA


No

Sí

De acuerdo con normativa de reserva

Consulta a la programación anual y

reservas no programadas ya efectuadas

Justificante de reserva

El usuario debe efectuarla antes o

después de cada uso, según normativa

No

Sí

Llu

cen

a

Identificación

¿Usuario válido?

Comunicación al usuario

Control de la identificación del usuario durante la utilización de la instalación

Lluc

ena

¿Usuario identificación

incorrecta o no uso?

Preparación de la instalación

para uso deportivo

Reserva de la instalación

Identificación del usuario para

sanción

Revisión de la de confirmación

de uso efectuada

Selección de la instalación requerida

Solicitud de identificación

Información sobre la

disponibilidad de instalaciones

¿Se recibe solicitud de

anulación de reserva?

No

Hasta 2h previo a la utilización

Sí

Anulación de la reserva de la instalación L

luce

na

A través de intranet o ventanilla


VDEP01P04: RESERVAS RESTRINGIDAS


Sí

Petición de cumplimentación

de solicitud

No

¿Reserva pertinente?

Compleción de la solicitud de

reserva

Comunicación y propuesta de alternativas, si

procede

Realización y confirmación al

usuario de reserva

Llu

cena

Sí

-Identificación del usuario que reserva- Fecha- Espacio, instalación o material- Motivo de reserva- Responsable- Necesidades asociadas

En función del tipo de usuario, disponibilidad de instalaciones o material y normativa

Elección y solicitud de

reserva

No

Justificante de reserva

Registro de solicitud


VDEP01P05: PRÉSTAMO MATERIAL LIBRE


Sí

Entrega al usuario del

material

Recepción y revisión

del material


con carnet UPV

Entrega de carnet UPV

Devolución del Carnet UPV

No


- Material deportivo, según normativa- Llaves de taquilla- Llaves de vestuario, para equipos

Comprobación de condiciones

Usuario válido y reserva de instalación realizadapara uso de material

¿Procede efectuar

préstamo?

Identificación del usuario para

sanción

Material en mal estadopor uso indebido

En cualquiercaso

Hasta finalizar la actividad que requería el uso del material prestado


VDEP02: GESTIÓN DE ACTIVIDADES Y ESCUELAS DEPORTIVAS

PROPIETARIOUSUARIOS PROVEEDORES

Anualmente, al finalizar las actividades del curso anterior. Inscripción

VDEP02P02

Control de la asistencia

Durante la actividad

Sí

Pase de encuestas

Expulsión y generación de

plaza libre

¿Hay incumplimiento de

asistencia?

Renovación y mantenimiento

de grupo

No

Finalización de la actividad

Inicio de la actividad

Solicitud de tratamiento de

los resultados de las encuestas

Recepción del informe de

resultados de las encuestas

Evaluación de la actividad

- Vía Web.- In situ (Oficina de

información de Deportes).

Para cada una de las actividades programadas en cada período programado

Programación de actividades

VDEP02P01

CFP07: Evaluación de la formación permanente


VDEP02P01: PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES


Análisis de las actividades del

curso anterior y de nuevas propuestas

Definición de las actividades y

horarios

Selección del profesorado

Elaboración de los contratos del

profesorado y envío para la correspondiente

retención de crédito

Recepción de los documentos contables AD

Elaboración de publicidad de las

actividades

Difusión del programa

deportivo del curso

Reserva de espacios L

luce

na

Generación informática de

grupos, plazas y horarios

Lluc

ena

- Libro de programación.- Folleto de actividad.- Cartelería.- Web Deportes.- Agenda UPV.- Tablón de anuncios UPV.- Nota de prensa.- Radio y televisión UPV.- Jornadas de acogida UPV.- Jornadas de orientadores.

Activación del acceso de los

usuarios a Llucena

Normativa de actividades deportivas UPV

Mensualmente se tramitan desde el Servicio los pagos al profesorado (OK en Serpis).

SERVICIO DE GESTIÓN ECONÓMICASGE03: Garantía de existencia de crédito

En Gandia y Alcoy no se realiza la elaboración de los contratos y únicamente se realiza el envío del gasto para la retención de crédito


VDEP02P02: INSCRIPCIÓN



Inscripción y entrega del justificante

¿Justificante de pago?

Eliminación del listado de

preinscritos

Identificación

¿Usuario válido?

Demanda de actividad


normativa de la actividad

Selección de los grupos a

inscribirse

TipoPreinscripción

en actividad de pago

Preinscripción en el grupo

seleccionado

Solicitud del pago del importe

de actividadPago

48 horas

Sí

Inscripcióndirecta

SíNo

No

Normativa de inscripción


VDEP03: GESTIÓN DE COMPETICIONES

PROPIETARIOUSUARIOS PROVEEDORES

Competiciones Externas (organizadas con

otras universidades y/o entidades)

CompeticionesInternas

(organizadas por UPV)

Hasta la finalización de la

competición.

Se compite fuera del Campus o

de la Universidad

Se compite en la Universidad

TipoDesarrollo de competiciones

internasVDEP03P02

Inscripción en competiciones

internasVDEP03P01

Generación de grupos y deportes

Recepción y difusión de resultados

Elaboración de informes y

felicitaciones deportistas

Desarrollo de competiciones

externasVDEP03P04

Definición específica de las competiciones/

eventos a organizar y/o participar

Otrasuniversidades

Gestión de la expedición

Petición de resultados

Realización de inscripciones

según normativa

Llu

cen

a

Consejo Superior de DeportesEntidades públicas o privadas

Constitución de la selección deportiva

VDEP03P03

Elaboración normativa

especifica y reglamentodisciplinario

Tipo

Análisis competiciones del curso anterior y convocatorias externasProgramación de

competiciones

Inicio síncrono

En cualquier caso Si somos organizadores

Aceptación de la solicitud para organizar la competición

Solicitud del Campeonato al

organismo convocante

Para cada solicitud

- Calendario- Modalidad deportiva- Formato de competición- Asignación de responsables- Estimación presupuestaria- Normativas de participación y selección, si procede

Universidades organizadoras

Elaboración de informes y memorias


VDEP03P01: INSCRIPCIÓN EN COMPETICIONES INTERNAS

PROPIETARIO

Inscripción directa

Inscripción directa y baja de los jugadores en

cada equipo

PROVEEDORESUSUARIOS

Deportes de Equipo Deportes de Raqueta

Deportes Individuales

No

Sí

Una vez, al inicio de la competición

¿Usuario válido?


normativa de la actividad

Cumplimentación hoja de inscripción de equipo y en su

caso, pago de fianza

Recepción de inscripción de equipo y en su

caso, resguardo de fianza

Tipo

Alta del equipo en programa informático y asignación de

código

Entrega de normativa específica

Selección del tipo de

competición a inscribirse

Solicitud de hoja de inscripción y resguardo de

fianza

Entrega de normativa general e información del día de la reunión

técnica

IdentificaciónSolicitud de

Identificación

Por parte del capitán o delegado

Llu

cena


Las inscripciones hasta tres jornadas antes del final de la competición y las bajas durante todo el curso


VDEP03P02: DESARROLLO DE COMPETICIONES INTERNAS

USUARIOS PROPIETARIO

Cada jornada, hasta el fin de la competición

Llu

cen

a

Publicación de resultados y acuerdos de

comités, en web y tablones

Clasificación final y devolución

de fianzas

Actas

Gestión y publicacion de

reclamaciones y recursos, en web

y tablones

Informatización de resultados

Entrega de trofeos

PROVEEDORES

- Evaluación de la inscripción- Designación de grupos

A través de Web, e-mail y oficina información, a:- Equipos inscritos.- Colegios de árbitros.- Personal de instalaciones.De:- Normativa especifica.- Calendario. - Listado de datos de capitanes.- Régimen disciplinario.

Elección día y hora preferente

de juego

Asignación de árbitros

Elaboración del calendario y

volcado de datos

Difusión del calendario e

información de interés

Reunión técnica por deporte y

división

Llu

cen

a

Actas

Hasta el inicio de la competición

Reserva de instalaciones

deportivas

Lluc

ena


VDEP03P3: CONSTITUCIÓN DE LA SELECCIÓN DEPORTIVA

PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS

Inscripción de los deportistas en la selección

Realización de las pruebas de

selección

Toma de datos y asignación de día y hora correspondiente de las pruebas

Publicación de resultados

provisionales

Oficina de la Secretaría General

Recepción de certificados de condición de alumno UPV

Remisión de listado de

seleccionados

Sí

No

Comunicación al deportista

Inclusión en el listado definitivo de

seleccionados

¿Cumple normativa?

Elaboración y publicación del

listado definitivos de seleccionados

Para cada alumno preseleccionado

Exclusión del listado de

seleccionados

- Entrenadores.- Jugadores.

Comunicación del calendario de

entrenamientos y calendario de competición

Llu

cen

a

Definición y reserva de

instalaciones para entrenamientos

Selección de entrenadores


VDEP03P04: DESARROLLO DE COMPETICIONES EXTERNAS


Si se asume laSecretaria General

En jornada comoorganizadora

Hasta la finalización de la competición.

Elaboración y publicación de

cuadro de clasificación final

Envío de actas a Secretaría

General

Recepción y publicación de

horarios

Comunicación de los horarios

de juego

Recepción de actas, gestión de reclamaciones y

recursos

Recepción, comprobación de

resultados y acuerdos de comité

de competición,

Presentación y gestión de recursos

Envío de clasificación final

al Consejo Superior de Deportes

Coordinación de entrega de

trofeos

Gestión de manutención de

los equipos

Desarrollo del partido

Control y seguimiento de acreditaciones

Elaboración de la memoria deportiva y económica

Publicación de resultados de

jornadas y acuerdos de

comités

Reserva y confirmación de instalaciones y

material deportivo

Elaboración de propuesta de reglamento CADU del

próximo curso

Difusión de resultados definitivos

Gestión de arbitrajes

Confirmación de árbitros con S.G

A la Secretaria General (S.C.) y

las universidades rivales

¿Requiere presentar recurso?

A Secretaría General

Hasta recepción resolución definitiva

No

Sí

Por defecto


VDEP04: GESTIÓN DE FORMACIÓN DEPORTIVA (I)


De oficio por curso académico

Programasde formación

Premiosy certámenes

Jornadas o congresos

Programaciónanual

Para cada jornada o congreso programado

Preparación y desarrollo de la

jornada o congreso VDEP04P3

A

Programación VDEP04P1

Generación del comité

organizador y cientifico

- Libro de programación.- Dípticos de actividad.- Cartelería.- Web Deportes.- Agenda UPV.- Tablón de anuncios UPV.- Nota de prensa.- Radio y televisión UPV.- Coordinadores deportivos en Centros.- Jornadas de acogida UPV.- Profesores y departamentos de la FBBAA

Comunicación a los premiados y

publicación en:- Web.

- Tablones Deportes.- Gabinete prensa

UPV.- En la propia

exposición.

Premiados

No premiados

Según plazos establecidos en convocatoria

Tribunales

Comunicación y difusión de la

resolución

Firma y entrega de premios

Exposición de los trabajos

Difusión de la convocatoria

Elaboración de la convocatoria

Solicitud de resolución de los

premios

Recepción de la resolución con el

listado de premiados

Recepción de trabajos

Devolución de los trabajos a los

participantes

Solicitud de registro UPV de la obra

(escultura o pintura) premiada

Para cada convocatoria programada

B

A Fondo de Patrimonio Artístico

Tipo

Tipo


VDEP04: GESTIÓN DE FORMACIÓN DEPORTIVA (II)


Cada 4 meses

No

Sí

Cursos coorganizadosA través de Poseidón

Curso o taller CFPCurso

Envío certificados

alumnos por parte del

CFP

Conferencias Otros cursos, talleres o Clinics

Programaciónanual

Comunicación a los profesores y

alumnos

Solicitud de altaControl de asistencias

A

Recepción y envío de los

certificados de profesorado

Coordinación del desarrollo del curso, taller o

clínic

Anulación del curso, taller o

clínic

Pase de encuestas

Solicitud de certificados

Confirmación curso y/o taller dado de alta y

datos de inscripción

Elaboración de los programas

específicos VDEP04P2

Emisión del certificado de

créditos

¿Inscripciones suficientes?

Inscripción

Difusión general

Coordinación del desarrollo de la

conferencia

Por curso académico y para cada acción formativa

Tipo

B

Asistencia libre a la conferencia

CFP06: Certificación de la formación permanente

CFP02: Gestión de cursos de formación permanente


VDEP04P01: PROGRAMACIÓN

PROPIETARIO

Para cada acción formativa

PROVEEDORESUSUARIOS

Análisis de otros programas

formativos, del curso anterior y de nuevas propuestas

Definición de las temáticas a desarrollar

Informatización del programa en

la aplicación

Elaboración de la propuesta de los créditos L.E.

de deportes

Asignación de fechas y horarios

y espacios

Llu

cen

a

Servicio de Alumnado

Envío de la propuesta para su aprobación

Recepción de la resolución

¿Programa aprobado?

SíNo

Anulación de los créditos de L.E. en

las acciones formativas implicadas

Dotación de créditos de L.E.

aprobados

Elaboración y edición del

tríptico del área de formación

Programasde formación

Premios y certámenes

Tipo

Evaluación de la propuesta

TipoNueva

Solicitud¿Pertinente?

No


Sí

Identificación como propuesta

a incluir en programación

curso siguiente

Anual

Líneas del programa:- Acciones formativas

- Colaboración- Participación deportiva

Requiere aprobación por parte de la Comisión Académica/ Subcomisión de convalidaciones y libre elección

Hasta programación anual curso siguiente

En caso de Alcoy y Gandia la reserva de espacios se realiza a los centros dado

que no se dispone de aulas


VDEP04P02: ELABORACIÓN DE LOS PROGRAMAS ESPECÍFICOS


Definición de los contenidos de cada acción

formativa

Asignación de profesores e

invitación

Cierre del programa definitivo

Recepción de confirmación de

asistencia

Petición de la documentación

de la acción formativa

PDIProfesorado

externo

Recepción de la documentación

requerida

Distribución horaria

PDIProfesorado

externo

Sí

Edición del tríptico de la

acción formativa

Hasta la confirmación de la totalidad del profesorado necesario


VDEP04P03: PREPARACIÓN Y DESARROLLO DE LA JORNADA O CONGRESO


Para el Comité Organizador

Para el Comité científico

Establecimiento de contenidos

Elaboración de la agenda de la

jornada o congreso

Solicitud de reserva de salas

y recursos audiovisuales

Establecimiento de fechas y formato de

recepción de ponencias, comunicaciones y/o

posters

Ponencias

Recepción, comprobación y

ajuste de contenidos

Revisión y maquetación para libro de

actas

Elaboración del programa definitivo

Emisión de certificados de

ponentes y comunicantes

Comité científico (Profesorado

externo y PDI)

No aceptados

Comunicación a los interesados

Aceptados

Comunicación a los interesados e incorporación al libro de actas

Inscripción de participantes

Solicitud de listado de

ingresos de participantes

Listado definitivo de ingresos

Control de ingresos y

gastos

Emisión de comunicaciones

oficiales

Gestión de necesidades y

coordinación del desarrollo del

evento

CTT

- Invitaciones autoridades- Protocolo- Participantes- Empresas colaboradoras- Notas de prensa

- Programa paralelo- Traducción simultánea- Alojamiento y comida- Cena oficial- Desplazamiento

Emisión de certificados de participantes

Entrega de todos los certificados

Directamente o a través de CFP

SERVICIO DE ASUNTOS GENERALESSAG09: Reserva de espacios

SERVICIO DE INFRAESTRUCTURASDI04: Servicios audiovisuales

Comunicaciones y posters

Recepción y remisión

CFP04: Secretaría técnica de jornadas y

congresos


VDEP05: GESTIÓN DE APOYO AL DEPORTISTA DE ALTO NIVEL

USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES

A solicitud del usuario, previa planificación.

Servicios Medico-Técnicos

Comunicación al Centro a través

del profesor-tutor correspondiente

Petición de documentación

justificativa de la solicitud

Planificación del Programa

VDEP05P01

Acceso libre a instalaciones

Compleción de la solicitud

Recepción y aprobación de

la solicitud

Programa AyudasPrograma

esport-estudi

Tramitación de ayudas

VDEP05P02

Tipo

Aplazamiento exámenes,y cambios de horarios y prácticas

Admisión de usuarios al Programa

- Listados deportista de alto nivel publicados en BOE y DOCV.

- Becados como deportistas de élite UPV.

Justificación de la solicitud

¿Ajustada a normativa?

Sí

- Autorización.- Documentación jusificativa.

Solicitud de compleción de la

solicitud de acceso libre

Inscripción en el programa

informático

Llucena

Comprobación de usuario

Cada vez que el usuario accede a las instalaciones

se registra su acceso.

No

Solicitud de compleción de la

solicitud de servicio y documentación

justificativa

Aprobación del servicio, y cita

previa

TipoAcceso libre ainstalaciones

ServiciosMedico-Técnicos

Llu

cena

Servicios



VDEP05P01: PLANIFICACIÓN DEL PROGRAMA


Recepción de profesores-

tutores asignados

Solicitud de profesores-

tutores

Selección de fisioterapeuta y

preparador físico

Elaboración de normativa de uso

del servicio

Generación de la agenda de gestión

de reserva del servicio

Generación de grupos específicos

para deportistas de alto nivel

Lluc

ena

Información a profesores-

tutores asignados

Centros UPV


VDEP05P02: TRAMITACIÓN DE AYUDAS


Elaboración de la propuesta de la convocatoria,

y envío

Presentación solicitudes en

Registro General

Difusión de la convocatoria

pública

Recepción de la aprobación

convocatoria

Valoración y resolución de la

convocatoria

Por la Comisión Mixta: - Vicerrectorado de Deportes.- Servicio de Alumnado.- Delegación de Alumnos.

Difusión de la publicación de la

resolución definitiva

Convocatoria definitiva de ayudas

Vía:- Web propia.- Tablones de anuncios de coordinadores deportivos en Centros y de Deportes

Recepción del listado de

candidatos y cv

Vía:- Web propia.- Tablones de anuncios propios.Incluye el plazo de reclamaciones.

SERVICIO DE ALUMNADOSA07: Gestión de becas de colaboración UPV/Ministerio de Educación

SERVICIO DE ALUMNADOSA07: Gestión de becas de colaboración UPV/ME


VDEP06: GESTIÓN DE ASOCIACIONES (I)


A petición del usuario o de oficio por año académico

Colaboración con otras asociaciones

Club deportivo

Gestión por secciones

Administracióngeneral

Sí

No

De oficio(anualmente)

Solicitud nuevasección

¿Procede elecciones?

Tipo

Convocatoria de elecciones a

Presidente del Club Deportivo

UPV

A

Gestión del gasto

Convocatoria de asamblea general

Tipo

Recepción y revisión inicial de

solicitud de nueva sección

Solicitud y/o evaluación de

proyectos deportivosVDEP06P01

Para cada una de las secciones existentes o nueva solicitud de proyecto presentada

Solicitud de nueva sección o proyecto

sociodeportivono aprobado

Proyectosaprobados

Apoyo al desarrollo de

proyectosVDEP06P02


Pago de la cuota federativa

Del Club Deportivo UPV o AVD

Elaboración de la memoria anual

En caso de aceptación se incorporará a la gestión de las secciones existentes

Para cada sección o proyecto aprobado


VDEP06: GESTIÓN DE ASOCIACIONES (II)


Inscripción de voluntarios

A

Entrega de los certificados de reconocimiento

Campaña de captación de voluntariado

Elaboración de la memoria de la participación de

voluntariado

Coordinación de la participación del voluntariado

en el evento

Reunión formativa

Análisis de la necesidad de

colaboración en evento solicitado

Durante el evento


VDEP06P01: SOLICITUD Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS DEPORTIVOS


Proyecto no aceptado

Nuevasección aceptada

Proyectoaceptado

No

Debe incluir:- Presupuesto- Objetivos de la temporada- Equipo directivo- Relación de miembros- Programa de actividades

No

Sí

Recepción de confirmación de

alta

Solicitud de presentación de

proyecto deportivo

Valoración del proyecto deportivo

Elaboración proyecto deportivo

Solicitud de alta

¿Remite modificaciones?

Recepción del proyecto deportivo

¿Subsanado?

Solicitud de subsanación

Federaciones deportivasRegistro de entidades

deportivas de la GVA

Sí

¿Nueva Sección?

No

Sí

Exclusión del proyecto no aceptado

Según criterios de la Junta Directiva del Club

deportivo o AVD15 días hábiles para la modificación de la

solicitud


VDEP06P02: APOYO AL DESARROLLO DE PROYECTOS


En cualquiercaso

Difusión

Durante el desarrollo del

proyecto

Deportes de equipo

VDEP03: GESTIÓN DE COMPETICIONESParticipación en competiciones

Hasta que la sección comienza a desarrollar el proyecto

Lugar, día y hora

Solicitud de memoria del desarrollo del

proyecto

Control del gasto

Elaboración de la memoria del desarrollo del

proyecto

Emisión de notas de prensa

Recepción de la memoria

Asignación de la atención al público

por parte de la sección


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