seminÁrio - taller “auditoria de servicios y procesos de atencion veterinaria”
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SEMINÁRIO - TALLER “AUDITORIA DE SERVICIOS Y PROCESOS DE ATENCION VETERINARIA”. ¿ QUE ES UNA AUDITORÍA? : FILOSOFÍA, ESTRUCTURA Y PROBLEMAS CÉLIO FAULHABER [email protected] GUILHERME ANTÔNIO DA COSTA JÚNIOR [email protected]. CONCEPTOS BÁSICOS VALIDACIÓN. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
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SEMINÁRIO - TALLER “AUDITORIA DE SERVICIOS Y
PROCESOS DE ATENCION VETERINARIA”
¿ QUE ES UNA AUDITORÍA? : FILOSOFÍA, ESTRUCTURA Y PROBLEMAS
CÉLIO [email protected]
GUILHERME ANTÔNIO DA COSTA JÚ[email protected]
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CONCEPTOS BÁSICOS
VALIDACIÓN
CONSTATACIÓN DE QUE LOS ELEMENTOS DEL
PROGRAMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SON
EFETIVOS.
CONJUNTO DE PROCEDIMIENTOS CUYO OBJETIVO
ES ASEGURAR QUE TODOS LOS PROBLEMAS
(PELIGROS) SEAN CORRECTAMENTE
IDENTIFICADOS POR EL EQUIPO QUE EJERCE LA
GESTIÓN Y QUE PUEDAN SER CONTROLADOS DE
MANERA EFICAZ POR EL PROGRAMA PROPUESTO.
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¿ QUIÉN PUEDE EJECUTAR LA VALIDACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD?
• EL EQUIPO DE GESTIÓN.
• INDIVIDUO(S) CUALIFICADO(S) POR ENTRENAMIENTO Y EXPERIENCIA.
¿ QUÉ ACTIVIDADES COMPONEN LA VALIDACIÓN?
• UNA REVISIÓN CIENTÍFICA Y TÉCNICA DEL EMBASAMIENTO PARA CADA UNA DE LAS PARTES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN, DESDE EL ANÁLISIS DE LOS PROBLEMAS (PELIGROS) HASTA LA ESTRATEGIA PARA VERIFICACIÓN DE CADA PUNTO/ETAPA CONSIDERADA FUNTAMENTAL (CRÍTICA).
VALIDACIÓN (2)
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VERIFICACIÓN
ESTABLECER PROCEDIMIENTOS DE
COMPROBACIÓN PARA CONFIRMAR
QUE EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD FUNCIONA EFICAZMENTE, A
TRAVÉS DE UNA SUPERVISIÓN
INTERNA DEL SISTEMA, DE MANERA
RUTINARIA POR EL EQUIPO DE
GESTIÓN
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¿QUE ES UNA AUDITORÍA?
S.f. 1. Cargo u empleo de auditor. 2. Local u oficina donde el auditor ejerce sus funciones.
AUDITOR ?S.m. 1. Aquel que oye; oidor.
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¿QUE ES UNA AUDITORÍA? (2)
SEGÚN EL CODEX ALIMENTARIUS:
La auditoría es un examen sistemático e independiente para determinar se las actividades y sus resultados están conformes con los objetivos planeados
¿QUE ES UNA AUDITORIA? (3)
Según la ISO 19011:2002 Proceso sistemático,
independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva com el fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de auditoría.
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¿QUE ES UNA AUDITORIA? (4)
“INFORME DEL 2 CICLO DE AUDITORÍA DE LOS PROGRAMAS DE FIEBRE AFTOSA DEL CONO SUR- CUENCA DEL PLATA”
ITEN 2- RESUMEN
Estado de Paraná; Brasil: “del 09 al 13/09, siendo el equipo de Auditoria integrado por los Dres. M. Barboza de Paraguay, W. Kleist de Uruguay y F. Muzio por PANAFTOSA. ...”
¿QUE ES UNA AUDITORIA? (5)
En la práctica, AUDITORÍA puede ser definida como:
El procedimiento sistemático, independiente y documentado que permite uma validación, verificación o reevaluación de um sistema de gestión de la calidad.
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¿ QUIÉN DEBE HACER LA AUDITORÍA ?
•La indústria (el “processador”); el país que implementa el sistema, etc. - auditoria interna
•Un comprador, un servicio técnico externo, la “autoridade competente nacional”, etc. - auditoria externa
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OBJETIVOS PRINCIPALES
VERIFICAR SI EL PROGRAMA ESCRITO FUE ELABORADO CON BASE CIENTÍFICA
VERIFICAR SI EL PROGRAMA ESCRITO ESTÁ SIENDO APLICADO EN LA PRÁCTICA
VERIFICAR SI LA APLICACIÓN PRÁCTICA DEL PROGRAMA ESCRITO ESTÁ ALCANZANDO LAS METAS AMBICIONADAS
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OBJETIVOS PRINCIPALES (2)
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FIEBRE AFTOSA”II- OBJETIVO
“EL OBJETIVO DE LAS AUDITORÍAS ES EVALUAR SI LA ESTRUCTURA, FUNCIONAMIENTO Y PROCESOS DE ATENCIÓN VETERINARIA DESARROLLADOS EN LOS PAÍSES O ZONAS AUDITADAS, ES COMPATIBLE CON LAS METAS PROPUESTAS EN EL PLAN DE ACCIÓN 2002-2009 DEL PHEFA Y EN LOS RESPECTIVOS PROGRAMAS NACIONALES, ASÍ COMO SU INFLUENCIA EN EL CONTEXTO REGIONAL, DOTANDO A LAS ACCIONES EN LA MACROREGIÓN DE LA TRANSPARENCIA REQUERIDA PARA LA CONSOLIDACIÓN DEL PROPÓSITO DE ERRADICACIÓN DE LA FIEBRE AFTOSA.”
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LA AUDITORÍA NO DEBE SER
Una forma de espionaje Una inquisición Una forma de ejercer presión Un control de resultados Una situación de
confrontación/incomodidad
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LAS AUDITORÍAS PUEDEN SER CLASIFICADAS DE LA SIGUIENTE FORMA:
En cuanto al tipo: Auditoría de Adecuación Auditoría de Conformidad
En cuanto a la empresa, Servicio Oficial: Interna Externa
CLASIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS
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ACTIVIDADES DE PRE-AUDITORÍA
PROGRAMACIÓN DE LAS AUDITORÍAS
Elegir las empresas, países, zonas que van a ser auditadas, considerándose:
Tipo de producto elaborado (Riesgos)Importancia de países, zonas, con relación al problema (peligro) objeto del controlMercado de Destino
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ACTIVIDADES DE PRE-AUDITORÍA (3) ORGANIZACIÓN DEL
EQUIPO DE AUDITORÍA Siempre que sea posible, auditores de otras regiones
Especialidad y aspectos comportamentales
Contar con, por lo menos, un auditor que tenga experiencia práctica en otras auditorías.
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ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DE AUDITORÍA (2)
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FIEBRE AFTOSA”
“ARTICULO II INTEGRACIÓN DE LOS GRUPOS DE TRABAJO”
“LOS GRUPOS DE TRABAJO QUE REALIZARÁN LAS TAREAS DE AUDITORÍA, ESTARÁ, INTEGRADOS POR TÉCNICOS DE LOS SERVÍCIOS OFICIALES DE LOS PAÍSES DEL CONVENIO......Y COORDINADO POR PROFESIONALES DE PANAFTOSA.”
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ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DE AUDITORÍA (3)
ASPECTOS COMPORTAMENTALES
PERFIL DEL AUDITOR CAPACITACIÓN TÉCNICA
EQUILÍBRIO PSICOLÓGICO PARA ENFRENTAR DIFICULTADES
SER RECONOCIDO Y RESPETADO POR SU CONOCIMIENTO
FLEXIBILIDAD Y HABILIDAD EN EL TRATO CON PERSONAS
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PERFIL DEL AUDITOR (2)
ENTRENAMIENTO Y CAPACIDAD PARA CONDUCIR UNA REUNIÓN (AUTO-LIDERAZGO)
HABILIDAD EN LA COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA
ORGANIZACIÓN Y PUNTALIDAD
HUMILDAD.
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LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA
COMUNICACIÓN EFECTIVA
1. JUICIO/EVALUACIÓNNo evalúe sin conocer perfectamente los HECHOS
2. INTERFERENCIA NO CRÍTICANo agregue conclusiones, pensamientos, ideas, además de aquellas informadas DURANTE LA AUDITORÍA
3. INTERFERENCIA EN LAS IDEAS
No atribuya sus propios PENSAMIENTOS o IDEAS a su interlocutor
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LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA
COMUNICACIÓN EFECTIVA (2)
4. ATENCIÓN
NO DISTRAIGA el pensamiento, ni pierda la atención en relación a lo que está siendo dicho o mostrado
5. ACTITUD
Esté siempre ABIERTO Y RECEPTIVO a los otros.
6. DESEO DE ESCUCHARESCUCHE lo que fue dicho e intente estimular el discurso de su interlocutor.
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LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LACOMUNICACIÓN EFECTIVA (3)
8. DIGA SOLAMENTE LO NECESARIONO SE ENTUSIASME con el sonido de su propia voz o la demostración de su conocimiento.
7. INTERPRETAR CORRECTAMENTENo interprete palabras o frases de modo diferente del PROFERIDO por el interlocutor.
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LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LACOMUNICACIÓN EFECTIVA (3)
10. CORAGENo tenga miedo de CAMBIAR.
9. HUMILDADRecuerde que SIEMPRE HAY ALGO QUE APRENDER CON LOS OTROS. No se considere tan bueno que no pueda aprender algo con los otros.
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NO DEBE DEBE
AUDITAR SIN COMUNICAR COMUNICAR
AUDITAR SIN PLANEAMIENTO Y DOCUMENTACIÓN ADEQCUADA
PLANIFICAR Y DOCUMENTAR
SOLAMENTE VERIFICAR FALLAS(ASPECTOS NEGATIVOS)
PROCURAR VERIFICAR HECHOS(ASPECTOS NEGATIVOS Y POSITIVOS)
CONCENTRAR LAEVALUACIÓN EN ASPECTOS DEPOCA IMPORTANCIA
CONCENTRAR LA EVALUACIÓN EN PUNTOS CRÍTICOS, CON ENFASIS EN EL SISTEMA.
CENTRALIZAR LAS ACCIONES SUPERVISIONAR LAS ACCIONES
EL AUDITOR
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EL AUDITOR DEBE...
“INFORME DEL 2 CICLO DE AUDITORÍA DE LOS PROGRAMAS DE FIEBRE AFTOSA DEL CONO SUR- CUENCA DEL PLATA”“PRINCIPALES CONCLUSIONES DE CADA AUDITORIA
POR ITEM: 1 - ORGANIZACIÓN INSTITUCIONALPAÍS 1: SE CONSTATO LA CREACIÓN EN EL
ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN......, DE LA COORDINACIÓN......CON 24 SUPERVISIONES REGIONALES, QUE SON ESPECÍFICAS PARA SANIDAD ANIMAL, LO QUE RESULTA UN AVANCE TENIENDO EN CUENTA QUE ANTERIORMENTE ESTAS INSTANCIAS ERAN COMUNES A SANIDAD ANIMAL Y VEGETAL...”
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ACTIVIDADES DE PRE-AUDITORÍA (4)
PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA
Disponibilidad de los auditores (número, respectivas especialidades, aspectos comportamentales)
Disponibilidad de los auditados (vedas, cursos, feriados, etc)
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PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA (2)
Conocer puntos relevantes de auditorías anteriores (internas y externas) y documentación relevante
Establecimiento de métodos y técnicas de trabajo
Preparación de los documentos de trabajo
El auditor-líder representará oficialmente al equipo auditor junto al auditado
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PROBLEMAS
ANSIEDAD
FORMA DEDETECTAR
AUDITADOS SE DESCONTROLAN Y CONMIEDO, NO PRESENTANINFORMACIONESCONFIABLES
SOLUCIONES
EVITAR LA PRESENCIADE MUCHAS PERSONASDURANTE LASENTREVISTAS, PARA NOINTIMIDAR
PROBLEMAS COMPORTAMENTALESEN LAS AUDITORÍAS (2)
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PROBLEMAS FORMA DEDETECTAR SOLUCIONES
BÚSQUEDA DERESPONSABLES
AUDITADO BUSCARESPONSABLES PARALAS FALLAS QUE ESTÁNBAJO SU RESPONSABILIDAD
NO BUSCAR RESPONSABLES,SEÑALANDOCLARAMENTE LOSDEFECTOS
PROBLEMAS COMPORTAMENTALES
EN LAS AUDITORÍAS
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LEA Y REFLEXIONE
ESTA ES UNA HISTORIA INVOLUCRANDO CUATRO PERSONAS:
TODO EL MUNDO, ALGUIEN, CUALQUIERAY NADIE
HABÍA UN IMPORTANTE TRABAJO A SER REALIZADO Y TODO EL MUNDO ESTABA SEGURO DE QUE ALGUIEN LO HARÍA.CUALQUIERA PODRÍA HACERLO PERO NADIE LO HIZO.
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LEA Y REFLEXIONE
ALGUIEN SE ENOJÓ PORQUE ERA UN TRABAJO DE TODO EL MUNDO.
TODO EL MUNDO PENSÓ QUE CUALQUIERA PODRÍA HACERLO PERO NADIE IMAGINÓ QUE
TODO EL MUNDO DEJASE DE HACERLO.
AL FINAL, TODO EL MUNDO CULPÓ A ALGUIEN CUANDO NADIE HIZO LO QUE CUALQUIERA PODRÍA HABER HECHO.
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““PASO A PASO” DE LA PASO A PASO” DE LA AUDITORÍA” -AUDITORÍA” - ETAPAS DE LA AUDITORÍA DE CONFORMIDAD
1. Reunión de Apertura2. Verificación del “Layout” y Confirmación del Diagrama de Flujo3. Auditoría de los Pre-requisitos4. Auditoría de los Puntos Críticos de Control - PCC’s5.Auditoría de los Procedimientos de Registro6. Preparación del Informe de Auditoría7.Reunión de Cierre
CONCLUSIONES
Ofrece evidencia documentada, de las acciones ejecutadas para garantizar la gestión de la calidad.
Ofrece um examen independiente y objetivo de la adecuación y efectividade del sistema.
Genera confianza en el sistema.
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CONCLUSIONES (2)
Identifica hechos negativos y positivos.
Refuerza la credibilidad de la gestión de la calidad.
Obtiene fundamentos para eliminar sistemas de control obsoletos.
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CONCLUSIONES (3)
Torna posible una verificación sistemática comparable (Medición de “performance”).
Reduz el riesgo de opiniones personales