semana 4 sistema nacional de control
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ASIGNATURA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Sesión 4
UNIVERSIDAD NACIONAL
“SAN AGUSTIN” - AREQUIPA
Augusto JAVES SANCHEZ
Lic. Administración
Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones
Doctorado en Administración
SISTEMA NACIONAL DE CONTROL
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LEY N° 27785 ”LEY ORGÁNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL Y DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA
REPÚBLICA” de 13 de julio de 2002
Establece las normas que regulan el ámbito, organización, atribuciones y funcionamiento del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.
Propende al apropiado, oportuno y efectivo ejercicio del control gubernamental para:
• Prevenir y verificar, la correcta, eficiente y transparente utilización y gestión de los recursos y bienes del Estado.
• Desarrollo honesto y probo de las funciones y actos de las autoridades, funcionarios y servidores públicos.
• Cumplimiento de metas y resultados obtenidos por las instituciones
sujetas a control.
• El mejoramiento de sus actividades y servicios en beneficio de la
Nación.
Ámbito de aplicación
• El Gobierno Central, sus entidades y órganos autónomos, que bajo
cualquier denominación formen parte del Poder Ejecutivo, incluyendo
las Fuerzas Armadas y la Policía Nacional y sus respectivas instituciones.
• Los Gobiernos Regionales y Locales e Instituciones y empresas
pertenecientes a los mismos, por los bienes materia de su participación
accionaria.
• Las unidades administrativas del Poder Legislativo, del Poder Judicial y
del Ministerio Público.
• Los Organismos Autónomos creados por la Constitución Política del
Estado y por Ley e Instituciones y personas de derecho público.
Ámbito de aplicación
Los organismos reguladores de los servicios públicos y las
entidades a cargo de supervisar el cumplimiento de los
compromisos de inversión provenientes de contratos de
privatización.
Las empresas del Estado, así como aquellas empresas en la
que éste participe en el accionariado, cualquiera sea la forma
societaria que adopten, por los recursos y bienes materia de
esa participación.
Las entidades no gubernamentales y las entidades
internacionales por los recursos y bienes del Estado que
perciban o administren.
Control Gubernamental
Supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado.
Cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes.
(Art. 6° de la Ley 27785)
Tipos de Control Gubernamental
•Control Interno
–Es el ejercicio previo, simultáneo y posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad de que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente.
–El control interno previo y simultáneo compete exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores públicos, como responsabilidad de las funciones que le son inherentes.
–El control posterior es ejercido por los responsables superiores del servidor o funcionario ejecutor en función del cumplimiento de las disposiciones establecidas por el Órgano de Control Institucional, según sus planes anuales.
(Art. 7° de la Ley 27785)
Tipos de Control Gubernamental
•Control Externo
–Políticas, normas, métodos y procedimientos técnicos que compete
aplicar a la CGR u otro órgano del Sistema, con el objeto de
supervisar, vigilar la gestión, la captación y el uso de los recursos y
bienes del Estado.
–Es de carácter selectivo y posterior.
–Puede ser preventivo o simultáneo cuando se determine
taxativamente por la presente Ley o por normativa expresa.
–Se pueden efectuar inspecciones y verificaciones, diligencias,
estudios e investigaciones necesarias para fines de control.
El Sistema Nacional de Control, es el conjunto de:
• órganos de control;
• normas;
• métodos; y,
• procedimientos
estructurados e integrados funcionalmente, destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizada
Definición de Sistema Nacional de Control
Ley 27785 - Art. 12.- Definición
Órganos del Sistema Nacional
de Control SNC
Contraloría General de la República – CGR (Ente Técnico Rector)
Sociedades de Auditoría - SOA
(Designadas por la CGR, para efectuar Auditorias Financieras Anuales)
Órganos del Sistema Nacional de Control
Órganos de Control Institucional - OCI
(Ministerios, Gobiernos Regionales, Fuerzas Armadas, Policía Nacional,
Municipalidades, Empresas, etc.)
Normas del Sistema Nacional de Control
Nivel Título Contenido
I Constitución Política del
Estado
La Constitución Política, constituye el primer marco jurídico y fundamental, que establece la estructura de un Estado, rige las relaciones entre los poderes del Estado, define sus atribuciones y los principales derechos y deberes
Ley 27785
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República II
Ley 28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado
III Normativa General
Reglamentos autorizados por la Ley OSNC y de la CGR; Normas de Control Interno para el Sector Publico
IV Normativa Específica
Constituido por el Marco Normativo del control gubernamental, expedido por RC
V Documentos Orientadores
Documentos de naturaleza metodológica, comprende Guías Técnicas y Documentos de Trabajo
Métodos del
Sistema Nacional
de Control
Acciones
de
Control
Actividades
de
Control
I. Auditoría Financiera
II. Examen Especial
III. Auditoría de Gestión
IV.
V.
De Control Previo (CGR)
Evaluación de Denuncias
Evaluación Medidas de Austeridad
Evaluación del Nepotismo
Métodos del Sistema Nacional de Control
Seguimiento Medidas Correctivas
Origen de la Auditoría:
Plan Operativo - Denuncia -
Solicitud Congreso Programa de
Auditoría Planificación de la Auditoría
Plan de Auditoría
Ejecución del Programa de
Auditoría
Informe Trabajo de Campo
Comunicación de
Hallazgos
Emisión del Informe
¿Cómo se realiza una Acción de Control ?
Informe
Normas de Auditoría
“Una Norma de Auditoría es una medida de actuación o un
criterio establecido por una autoridad profesional. Es un medio
para medir la actuación del auditor”.
FUENTE: PRINCIPIOS BASICOS DE AUDITORIA- ARTHUR W. HOLMES, CPA
Normas de Auditoría
• Contribuyen a que las auditorías sean evaluaciones
imparciales, objetivas y confiables de la gestión
gubernamental.
• Constituyen un valioso marco de referencia para el control
gubernamental.
FUENTE:NAGU
Normas de Auditoría
• Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas - NAGA.
• Normas Internacionales de Auditoría - NIA.
• Normas de Auditoría Gubernamental NAGU.
• “Statement on Auditing Standard” - SAS.
Normas de Auditoría Generalmente
Aceptadas - NAGA.
• Emitidas por el Instituto Americano de Contadores Públicos
(SAS 1).
• Vigentes en el Perú a partir de 1971 al ser aprobadas por el III
Congreso Nacional de Contadores Públicos.
• Requisitos de calidad, que deben observarse para el
desempeño del trabajo de auditoría profesional.
Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas - NAGA.
• Normas Generales o Personales
– Entrenamiento técnico adecuado y pericia como auditores.
– Independencia de criterio.
– Cuidado profesional en la ejecución de la auditoría y en la
preparación del dictamen.
NAGAs.
• Normas de Ejecución de la Auditoría.
– Planificación apropiada y debida supervisión.
– Estudio y evaluación apropiado de la estructura de control interno.
– Obtención de evidencia competente y suficiente, mediante la inspección, observación, indagación y confirmación para proveer una base razonable para la opinión.
NAGAs.
• Normas de preparación del Dictamen.
– EE.FF. presentados de acuerdo con principios de
contabilidad generalmente aceptados.
– Uniformidad en la aplicación de los principios.
– Presentación de los EE.FF. en forma razonablemente
apropiada.
– Expresión de una opinión sobre los EE.FF. tomados en
su integridad o la aseveración de que no puede
expresarse una opinión.
• Las Normas Internacionales de Auditoría- NIAs.-
• Pronunciamientos emitidos por el Comité Internacional de
Prácticas de Auditoría de la Federación Internacional de
Contadores -IFAC (siglas en inglés).
• Normas internacionales aplicables a la profesión contable del
Perú y en particular a la especialidad de la auditoría
independiente.
• Consecuencia lógica del proceso de evolución de las NAGAs.
• Ordenadas en temas y secciones.
“Statement on Auditing Standard” -SAS aprobadas y publicadas por el Instituto Americano de Contadores Públicos-AICPA
Normas aplicables a la auditoría de estados financieros en los Estados Unidos de Norteamérica y en Auditorías de EE. FF. de Proyectos financiados por el BID, USAID, AID y BIRF por el origen de los recursos.
Estas Declaraciones ofrecen lineamientos para auditores en el cumplimiento de su responsabilidad.
Pronunciamientos Técnicos del Colegio de Contadores Públicos de Lima.
Nº 3: El Dictamen del Auditor Independiente.
Nº 4: Dictámenes de Auditoría con Fines Especiales.
Nº 5: Dictamen sobre Estados Financieros Consolidados, Combinados, Referencia de Otros Auditores y Auditorías Conjuntas.
• Normas de Auditoría Gubernamental-NAGU, aprobadas por Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG de 22.Set.95 y sustitutorias.
– Definen los requisitos de orden personal y profesional
del auditor gubernamental.
– Orientadas a uniformar el trabajo de la auditoría
gubernamental y obtener resultados de calidad.
– Permiten la evaluación del desarrollo y resultado del
trabajo.
...Normas de Auditoría Gubernamental
– Son de cumplimiento obligatorio por los auditores de:
• La Contraloría General.
• Los Órganos de Control Institucional
• Sociedades de Auditoría designadas por la CGR.
• Profesionales y/o especialistas de otras disciplinas que participan durante el proceso de la auditoría gubernamental.
Auditoría Gubernamental
“Es el examen objetivo, sistemático y profesional de las
operaciones financieras y/o administrativas, efectuado con
posterioridad a su ejecución, en las entidades sujetas al
Sistema Nacional de Control, elaborando el
correspondiente informe”.
Objetivos de la Auditoría Gubernamental:
• Evaluar correcta utilización de los recursos públicos.
• Verificar cumplimiento de disposiciones legales y
reglamentarias.
• Determinar razonabilidad de la información financiera.
• Cumplimiento de metas y objetivos previstos.
• Recomendaciones para mejorar la gestión pública.
• Fortalecer el Sistema de Control Interno de la entidad.
Tipos de Auditoría Gubernamental
• Auditoría Financiera.
• Auditoría de Gestión.
• Examen Especial
DICTAMEN PRODUCTO
INFORME
INFORME
El tipo de la Auditoría Gubernamental se define por sus
objetivos.
Auditor Gubernamental
“Es el profesional que reúne los requisitos necesarios para
el ejercicio del trabajo de auditoría en las entidades sujetas
al Sistema Nacional de Control, aplicando las NAGA, las NIA
y las NAGU”.
Código de Ética del Auditor Gubernamental
Exigencias éticas cuya forma y espíritu deben ser tomados en cuenta por los auditores gubernamentales. •Aptitud de Servicio.
•Calidad de Servicio.
•Compromiso con el País.
•Cordialidad.
•Cuidado y Esmero Profesional.
•Independencia, Objetividad e Imparcialidad.
•Probidad administrativa.
•Reserva o confiabilidad.
•Tecnicismo.
•Vocación por la verdad y la transparencia.
Aprobado por Resolución de Contraloría Nº 077-99-CG de 07.Jul.99
NAGU 1 Normas Generales
Normas de Auditoría Gubernamental- NAGU
Cualidades y calificaciones del auditor y la calidad de su trabajo
1.10
Entrenamiento Técnico
y Capacidad Profesional
1.20 Indepen-
dencia
1.30 Cuidado y Esmero Profesional
1.40
Confiden-cialidad
1.50 Participación de Profesio-nales y/o Especia-listas
1.60 Control de Calidad
Normas de Auditoría Gubernamental- NAGU
• NAGU 2 Normas relativas a la Planificación de la Auditoría Gubernamental
Establecen los criterios técnicos generales para una apropiada planificación de la auditoría
2.10
Planificación General (*)
2.20
Planeamien
to de la Auditoría
2.30
Programa de
Auditoría
2.40
Archivo Permanente
(*)SOAs exceptuadas
Normas de Auditoría Gubernamental- NAGU
NAGU 3 Normas relativas a la Ejecución de la Auditoría Gubernamental
Normas para la realización de la auditoría
3.10
Evaluación de la Estructura del Control Interno
3.20
Evaluación del cumplimiento de las disposiciones legales y Reglamentarias
3.30 Supervisión del Trabajo de Auditoría
3.40
Evidencia suficiente, competente y relevante
3.50 Papeles de Trabajo
3.60 Comunica-
ción de Hallazgos
3.70 Carta de Represen-
tación
Normas de Auditoría Gubernamental- NAGU
NAGU 4 Normas relativas al Informe de Auditoría Gubernamental
4.10 Elaboración del Informe
Criterios técnicos para el contenido, elaboración y presentación del Informe de Auditoría Gubernamental
4.20 Oportu-
nidad del Informe
4.30 Caracte-
rísticas del Informe
4.40 Conteni
do del Informe
4.50 Informe Especial
4.60 Seguimien
to de
recomenda-ciones de
auditorías anteriores
Técnicas de Auditoría
• Métodos prácticos de investigación y prueba que el auditor
utiliza para lograr la información y comprobación necesaria
para fundamentar su opinión y conclusiones.
• Su empleo se basa en el criterio o juicio del auditor.
• Generalmente se clasifican en base a la acción que se va a
ejecutar.
Verificación Ocular
Verificación Verbal
Verificación escrita
Verificación documental
Verificación física
Principales Técnicas de Auditoría
Indagación, entrevistas,
encuestas
Análisis, Confirmación,
Tabulación, Conciliación.
Comprobación, Computación, Rastreo, Revisión selectiva.
Inspección
Comparación, Observación
Prácticas de Auditoría
• Son las operaciones o labores de auditoría (no consideradas
como técnicas) efectuadas como parte del examen.
• Son elementos auxiliares muy importantes.
• Normalmente se les confunde como técnicas.
Principales Prácticas de Auditoría
Sirven en las labores de auditoría como elementos auxiliares.
MUESTREO ESTADISTICO (CÁLCULO DE
PROBABI- LIDADES)
SINTOMAS (SEÑAL O
INDICIO DE ALGUN A COSA)
INTUICION (SEXTO
SENTIDO)
PRUEBAS SELECTI-
VAS
A JUICIO DEL
AUDITOR
SOSPECHA (ACTITUD DE DESCONFIAR)
Procedimientos de Auditoría
• Conjunto de técnicas que forman el examen de una partida o
de un conjunto de hechos o circunstancias.
• La combinación de técnicas y prácticas de auditoría, depende
del criterio del auditor.
Pruebas de Cumplimiento
Están dirigidas a tener una seguridad razonable de que aquellos
controles internos en los que se basa la confianza del auditor están
vigentes.
Pruebas Sustantivas
– Pruebas de detalles de las transacciones y de los saldos.
– Análisis de índices y tendencias importantes, incluyendo la
investigación de fluctuaciones y partidas poco usuales.
•NAGU 3.40 EVIDENCIA SUFICIENTE,
COMPETENTE Y RELEVANTE
“El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y
relevante mediante la aplicación de pruebas de control y
procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar
razonablemente los juicios y conclusiones que formule
respecto al organismo, programa, actividad o función que sea
objeto de auditoría”.
Características de la Evidencia
SUFICIENCIA:
–Objetiva y convincente.
–Veraz y adecuada.
COMPETENCIA
• Válida y confiable.
RELEVANCIA
– Relación lógica y patente con el hecho que se
quiere demostrar o refutar.
Clasificación de la Evidencia
DOCUMENTAL
Información elaborada por
la administración relacionada con su desempeño
y las que establecen las normas procesales.
TESTIMONIAL Se obtienen de terceros en forma de declaraciones
hechas en el curso de las investigaciones
y entrevistas
ANALÍTICA Comprende los cálculos,
comparaciones, razonamientos y separación
de la información en sus componentes
FISICA
Se obtiene mediante la inspección u
observación directa de los hechos
LA NAGU 3.50 - PAPELES DE TRABAJO
• “El auditor debe organizar un registro completo y detallado
de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas en
forma de papeles de trabajo”.
¿Qué son los Papeles de Trabajo?
• Evidencia documental del trabajo del auditor.
• Conjunto de cédulas y documentos conteniendo información
preparada u obtenida y conservada por el auditor.
... Qué son los Papeles de Trabajo?
• Constancia del trabajo que el auditor juzgó necesario
realizar, cómo lo realizó y de sus conclusiones.
• Evidencia del cumplimiento de las NAGU.
• Base del informe del auditor y la prueba de la
responsabilidad profesional correspondiente.
Objetivos de los Papeles de Trabajo
• Contribuir a la planificación y ejecución de la auditoría.
• Constituir la fuente primordial para la redacción del
informe y la evidencia del trabajo realizado.
• Facilitar la revisión y supervisión del trabajo de auditoría.
• Servir como antecedentes para futuras auditorías.
Importancia de los Papeles de Trabajo
• Proporcionan el sustento para el Informe.
• Facilitan la conducción y supervisión de la auditoría.
• Permiten la revisión de la calidad.
• Excepcionalmente en procesos legales, sirven para defenderse en
el caso de que se le atribuya negligencia o fraude.
• Como guía para auditorías subsecuentes de una misma entidad o
cliente.
Formas de los Papeles de Trabajo
• Forma de datos contenidos en documentos.
• Películas.
• Medios de almacenamiento magnético, electrónico e
informático.
Tipos de hojas utilizadas para la elaboración de los
Papeles de Trabajo
Para la mayoría de las cédulas de trabajo:
– Hojas de tamaño estándar de siete columnas.
– Hojas de doble tamaño estándar de 14 columnas.
Tipos de hojas utilizadas para la elaboración de los
Papeles de Trabajo
Para documentar entrevistas, inspecciones y otras
labores presentadas en forma narrativa
– Hojas rayadas de tamaño estándar.
Requisitos que deben cumplir los Papeles de Trabajo
1. Completos y exactos. 2. Claros, comprensibles y detallados. 3. Legibles y ordenados. 4. Solo información relevante.
5. Información sobre cada fase de la auditoría.
6. Reflejo de las cualidades de destreza y experiencia del auditor que los elabora.
Cédulas Sumarias
Tipos de Cédulas
Cédula Matríz
Cédula principal
Presenta en forma global montos objeto del examen o áreas (procesos)a examinarse
Se originan de las cédulas matrices.
Presentan las diferentes cuentas de un rubro o secuencia de una transacción o área operativa o proceso.
Cédulas Analíticas
Cédulas Auxiliares
Consideraciones sobre la elaboración de los Papeles de Trabajo.
• El encabezamiento de cada cédula incluirá:
– Nombre y siglas de la entidad auditada.
– Tipo de Examen.
– Período del examen.
– Título de la Cédula de Trabajo.
Encabezamiento de los P/T
(Entidad) Universidad “La Esperanza”
(Tipo Examen) Examen Especial al Area
de Abastecimiento
(Período) Del 01.Ene.98 al 31.Dic.2000
(Título) Licitaciones Públicas
... Consideraciones sobre la elaboración de los Papeles de Trabajo.
• En la parte inferior:
• En el lado derecho el código de acuerdo al índice que
corresponda.
• En el lado izquierdo el nombre o iniciales de la persona
que la preparó y de quien la revisó, así como las fechas
de preparación y de revisión.
... Información que debe ser consignada en los Papeles de Trabajo.
• Pueden prepararse a lápiz o lapicero de color o tinta negra.
• Contenido conciso mostrando relación directa con el trabajo
realmente ejecutado.
• Indicar la fuente de información.
• Las aseveraciones que contienen deben estar respaldadas y
sustentadas.
• Pulcritud y exactitud.
• Los nombres y apellidos y razones sociales deben estar
correctamente escritos.
... Información que debe ser consignada en los Papeles de Trabajo.
• Referenciación cruzada con otros papeles de trabajo
relacionados con el programa de auditoría.
• Un solo asunto por cédula.
• Llenadas sólo por el anverso.
• Información y documentación obtenida como listados
informáticos deben ser autorizadas y visadas por los niveles
correspondientes.
... Información que debe ser consignada en los Papeles de Trabajo.
• Fotocopias debidamente autenticadas (dependiendo el
caso).
• Confirmaciones de terceros, para ser considerados
papeles de trabajo deberán contar con: marcas de
auditoría, comentarios, conclusiones, codificados,
referenciados y firmados o visados por los auditores que
efectuaron el trabajo.
• No existe una forma estándar para los P/T, siempre es necesario que el auditor utilice su criterio profesional.
• Los P/T de años anteriores deben ser usados como una guía para el tipo de trabajo a realizarse, porque de lo contrario no se mejoraría su contenido, su presentación ni la forma de obtener evidencias.
... Información que debe ser consignada en los Papeles de
Trabajo.
... Consideraciones sobre la elaboración de los Papeles de Trabajo.
• La eficiencia de un auditor se mide en sus P/T.
HÁBITOS DE TRABAJO DESORDENADOS PENSAMIENTOS
DESORDENADOS
DEFICIENTE VERIFICACIÓN
DESINTERÉS
DESCUIDO
Fallas comunes en la elaboración de los Papeles de Trabajo.
• No existe evidencia de que se efectuó el estudio y
evaluación del control interno.
• No indican cuando se aclaran los problemas que surgieron
en el curso de la auditoría.
• Listados informáticos sin ninguna marca de auditoría.
• Archivos llenos de fotocopias.
...Fallas comunes en la elaboración de los papeles de trabajo.
• No hay referencia cruzada.
• No hay indicación de los procedimientos realizados.
• Información insuficiente sobre un determinado hecho.
• Cédulas Resúmenes incompletas(*)
(*) Deben contener Objetivo, Labor realizada, Resultados Obtenidos, Conclusiones y
Recomendaciones)
...Fallas comunes en la elaboración de los papeles de trabajo.
• Falta cerrar todos los circuitos de una transacción u operación.
• Falta de referencia en las cédulas que han originado un ajuste
de auditoría.
• No señalar las bases para la valuación de los activos ni las
políticas de depreciación (EE.FF).
...Fallas comunes en la elaboración de los papeles de trabajo.
• No se cuenta con la Carta de Representación.
• No se indica la fuente de la que se ha obtenido información.
• No se indica quién elaboró la cédula ni cuándo.
• No hay evidencia de la revisión del encargado y supervisor.
Marcas de Auditoría
•Signos elaborados para identificar y explicar
procedimientos de auditoría realizados.
•Indican la naturaleza y extensión de la verificación
aplicada en cualquier etapa.
•También se les conoce como símbolos, claves, tildes.
Clases de Marcas de Auditoría
Con significado
uniforme
• Estandarizadas.
• Tienen el mismo
significado para todas
las auditorías.
Con leyenda a criterio
del auditor
• Significado no
convencional.
• Significado adecuado a
cada caso e indicado en
c/u de las hojas de
trabajo.
Reglas para la aplicación de las Marcas de Auditoría
• Uso del lápiz o lapicero rojo.
• El supervisor empleará lápiz o lapicero de color
distinto.
• Su significado debe incluirse en la última hoja de
cada rubro o área examinada, utilizando hojas de 14
columnas.
• No se deben registrar sin haberse efectuado el
procedimiento.
Marcas de Auditoría con Significado Uniforme
Cotejado, comprobado, correcto.
Verificado y revisado con documentación sustentatoria.
Sustentatoria:Verificado con libros oficiales y auxiliares de contabilidad y registros presupuestales.
Suma correcta vertical.
Suma correcta horizontal.
Cálculo verificado.
Marcas de Auditoría con Significado Uniforme
Circularizado.
Circularización confirmada.
Verificación física.
Operación autorizada.
Pago Posterior.
Cobro Posterior.
Ejemplo de Marcas de Auditoría con leyenda a criterio del auditor
S
S
Colocada bajo una cantidad en un registro, para señalar la última partida del período actual que se
haya examinado.
En el balance de comprobación al lado de una cuenta para indicar que será necesario elaborar
una cédula respecto a dicha cuenta.
Cuando la cédula de auditoría mencionada en el inciso anterior ha sido concluida.
Cuando un comentario ha sido investigado y a su vez aceptado, o bien que se haya ajustado y aceptado.
Ejemplos tomados de Principios Básicos de Auditoría de Arthur W. Holmes CPA.
...Ejemplo de Marcas de Auditoría con leyenda a criterio del auditor
y Efectuado recuento en forma selectiva.
N/A No Aplicable
A,B,C...
C/I 1, C/I 2 ...
Observaciones
Observaciones
Archivos de Auditoría
• El auditor debe conservar la información que ha obtenido durante la auditoría. Debe agruparla y ordenarla en archivos o legajos.
• Los archivos se clasifican en:
– Archivo Permanente.- Se custodia la información de la
entidad que no es de naturaleza variable y que será
importante en los próximos ejercicios.
– Archivo Corriente(*).- Custodia la información de la
auditoría en curso.
También llamado archivo de la auditoría en curso.
Clasificación de los Archivos
ARCHIVO PERMANENTE. ARCHIVOS CORRIENTES
I .-PERMANENTE (P) II .- DE PLANIFICACIÓN (L)
III.- CORRIENTE DE AUDITORÍA FINANCIERA (F)
IV.-CORRIENTE DE AUDITORÍA DE GESTIÓN (G)
V.- DE EXAMEN ESPECIAL (E)
VI.- COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS (OC O DR)
VII .- RESUMEN DE AUDITORÍA (R)
VIII.- DE CORRESPONDENCIA (C)
IX .- OPCIONAL (O)
X .- VARIOS (V)
Identificación de los Archivos
• Nombre y siglas de la entidad.
• Unidad a cargo del examen.
• Tipo de Examen.
• Área(s) a examinar.
• Período evaluado
• Integrantes del Equipo.
• Fecha de inicio y término del trabajo de campo.
• Número del Informe.
ENTIDAD AUDITADA: ENTIDAD NN SIGLAS: NN
UBICACIÓN: LIMA UNIDAD: GERENCIA DE G. CENT.
TIPO DE AUDITORÍA: EXAMEN ESPECIAL
ÁREA A EXAMINAR: ABASTECIMIENTO
PERÍODO EVALUADO: DEL 01 DE ENE.98 AL 31 DIC.2000
FECHA INICIO: 15.05.2001 FECHA TÉRMINO: 15.07.2001
CATEGORÍA: NOMBRE
Gerente Juan Ramos Gálvez
Sub Gerente Alicia Cárdenas Pinedo
Supervisor Carlos Martínez Laos
Encargado Mirian Hernández Luján
Auditor José Luis Amador Alva
Auditor
Descripción de los archivos de Papeles de Trabajo
I. Archivo Permanente:
• Incluye información general de la entidad que no es
de naturaleza variable y que será relevante en los
siguientes ejercicios.
• Se le ha codificado con la letra “P”.
• Debe mantenerse actualizado de año en año según lo
establece la NAGU 2.40.
• Su contenido se encuentra regulado desde el “P 1”
hasta el código “P 19”.
…Archivo Permanente
• Documentos que han perdido su vigencia, deben
excluírse del archivo permanente y formar parte del
archivo corriente de la última auditoría en que
dejaron de ser aplicables.
• Su nueva ubicación debe referenciarse en el índice
del archivo permanente.
Descripción de los archivos de Papeles de Trabajo
II. Archivo de Planificación:
• Contiene la documentación relacionada con el
proceso de la planificación específica NAGU 2.20.
• Se le ha codificado con la letra “L”.
• Su contenido se encuentra regulado hasta el código
“L 13”.
Descripción de los archivos de Papeles de Trabajo
Archivo Corriente.
• Contiene información relacionada con la auditoría en
curso.
• Al término de la auditoría, este archivo sirve para
demostrar el debido cumplimiento del programa, lo
que es ratificado con la firma de los auditores
revisores.
... Descripción de los archivos de Papeles de Trabajo
Archivo de Comunicación de Hallazgos:
• Incluye la información relacionada con la
comunicación de hallazgos, en cumplimiento
de la NAGU 3.60.
– Para los hallazgos cursados se utiliza el código
“OC”.
– Para las aclaraciones o comentarios recibidos se
utiliza el código “DR”.
... Descripción de los archivos de Papeles de Trabajo
Archivo Resumen de Auditoría:
• Incluye el resumen general del trabajo de la auditoría
(Puntos pendientes superados, última versión del Informe,
Memorándum de Control Interno, Carta de Representación,
etc.).
• Se le ha codificado con la letra “R”.
• Su contenido se encuentra normado hasta el código “R 11”
... Descripción de los archivos de Papeles de Trabajo
Archivo de Correspondencia:
• Incluyen todos los memorandos y oficios remitidos y recibidos por la Comisión de Auditoría durante el proceso de la auditoría.
• Para la Correspondencia Remitida se utiliza el código “C1”.
• Para la Correspondencia Recibida se utiliza el código “C2”.
... Descripción de los archivos de Papeles de Trabajo
Archivo Opcional:
• Incluye información relacionada con los objetivos del examen, pero que por su naturaleza, cantidad y variedad se separan, para un manejo práctico y eficiente.
• Listado de Inventario Físico, Listado de Cuentas por Cobrar, Pagar, etc.
• Para su codificación se utiliza el código “O”.
... Descripción de los archivos de Papeles de Trabajo
Archivos Varios:
• Se incluirán papeles de trabajo y documentos
sustentatorios relacionados con temas
complementarios y ampliaciones efectuadas por el
auditor en el examen practicado.
• Para su codificación se utiliza el código “V”.
Archivos de Actividades
• El auditor debe conservar la información que ha obtenido durante la actividad de control. Debe agruparla y ordenarla en archivos o legajos.
• El Manual de Auditoría Gubernamental no ha definido los tipos de archivos.
Clasificación de los Archivos
ARCHIVOS CORRIENTES
I .- DE PLANIFICACIÓN
II.- CORRIENTE DE LA ACTIVIDAD
VII .- RESUMEN DE ACTIVIDAD
VIII.- DE CORRESPONDENCIA
IX .- OPCIONAL
X .- VARIOS
Tener en cuenta que...
• Archivos individuales muy gruesos, son difíciles de
manipular y se deterioran rápidamente con el uso.
• Cada archivo debe tener un índice.
Índice y Referencia Cruzada de los Papeles de Trabajo.
Índice de los papeles de trabajo
• Permite un ordenamiento lógico del contenido de los
archivos.
• Facilita la identificación de la información y de los
resultados obtenidos.
Referencia Cruzada de los Papeles de Trabajo
Referencia Cruzada:
• Permiten la interrelación de los P/T.
• Facilita el acceso a las evidencias en cualquier fase de
auditoría.
• Evita que se repitan los trabajos.
... Referencia Cruzada de los Papeles de Trabajo
Criterios Uniformes de Referenciación:
• La información recibida se referencia por el lado
izquierdo.
• La información que se envía a otra cédula, se
referencia por el lado derecho.
• Las cédulas sumarias se referencian a las cédulas
matrices.
• Las cédulas analíticas se referencian a las cédulas
sumarias.
...Referencia Cruzada de los Papeles de Trabajo
• La información a ser cruzada puede encontrarse en el
mismo archivo o en otro; en cuyo caso,
conjuntamente a los códigos referenciados, se
indicará el nombre del archivo del cual proviene o al
cual se envía la información.
...Referencia Cruzada de los Papeles de Trabajo.
– Indicación de las cédulas no utilizadas, para
asegurar que los P/T estén completos.
– Cada procedimiento del programa de auditoría
debe ser referenciado a los P/T donde se
desarrollaron.
– Cada aspecto señalado en el informe de auditoría,
debe referenciarse a los P/T de donde emerge el
hallazgo.
Reserva o Confidencialidad de la información obtenida durante el
desarrollo de la auditoría.
NAGU 1.40 El auditor gubernamental debe mantener
absoluta reserva respecto a la información que conozca
en el transcurso de su trabajo.
Solo podrá acceder a la información relacionada con el
examen, el personal vinculado directamente con la
dirección y ejecución del trabajo de auditoría.
...Reserva o Confidencialidad ...
• Obligación de respetar la confidencialidad de la
información obtenida.
• Solo se puede revelar información obtenida, cuando
exista una obligación legal o profesional y con la
aprobación respectiva.
• Debida protección, control y archivo de los P/T durante
el proceso de la auditoría.
...Reserva o Confidencialidad ...
• Su naturaleza reservada y secreta debe mantenerse
inclusive después de finalizada la auditoría.
• El uso no autorizado o la pérdida de los P/T genera
la respectiva responsabilidad.
Propiedad y Custodia de los Papeles de Trabajo
¿A quienes pertenecen los P/T?
• A los órganos conformantes del Sistema Nacional de
Control y a las SOAs designadas por la Contraloría
General.
Propiedad y Custodia de los Papeles de Trabajo.
¿Cómo cautelar su integridad y reserva?
• Asegurándose de que el ambiente proporcionado a la
Comisión de Auditoría cuente con la seguridad necesaria.
• Evitando dejar los P/T durante el día en lugares accesibles
al público.
Propiedad y Custodia de los Papeles de Trabajo.
• Guardándolos en la noche en armarios o credenzas
bajo llave.
• Guardando bajo llave la información clasificada como
“Confidencial” cuando no se utilice.
• En los viajes, cuando sea necesario llevar los P/T a
un hotel, deben guardarse en maletines bajo llave.
Propiedad y Custodia de los Papeles de Trabajo.
¿Qué tiempo deben permanecer los P/T en el
archivo?
Los documentos que sustenten los informes de los
órganos de control o auditorías contratadas para el
efecto, deben ser guardados por 10 años, bajo
responsabilidad.
Ley Nº 27785 Art. 42º literal i)
Los P/T deben retenerse hasta el fin del año fiscal,
después del período de 10 años desde la emisión
del informe o informes sobre el examen, a no ser
que el tema siga siendo contencioso o de interés
corriente después de ese tiempo.
Propiedad y Custodia de los Papeles de Trabajo.
Supervisión y Revisión de los Papeles de Trabajo
• ¿Cuál es el objetivo de una correcta supervisión y
revisión de los papeles de trabajo?
– Certeza razonable de que la auditoría se ha
ejecutado adecuadamente y que se encuentra
correctamente documentada.
Supervisión y Revisión de los Papeles de Trabajo
– Eficiencia y economía, al evitar regresar a la entidad
por información adicional.
– Oportuna depuración de los P/T para lograr un
archivo integrado y conciso.
– Seguridad de que los P/T están correctamente
terminados.
Revisión por parte del Auditor Encargado
– Calidad de la evidencia.
– Cumplimiento de las consideraciones mínimas para
elaborar P/T.
– Validez de las conclusiones.
– Adecuada organización de los archivos.
– Consignar sus iniciales en cada P/T en señal de
conformidad con el trabajo realizado por
integrante.
Revisión por parte del Auditor Encargado
• Completar el P/T “Revisión de los Papeles de Trabajo-
Auditoría año…”
• Completar el P/T “Lista de verificación de conclusión
de auditoría”.
Revisión por parte del Supervisor de la Comisión
• Revisión de los P/T durante el trabajo de campo en
forma periódica y progresiva, consignando sus
iniciales en señal de aprobación.
• La verificación debe comprender:
– La adecuada planificación de la auditoría.
… Revisión del Supervisor de la Comisión
– La conformidad con las normas, criterios y
procedimientos establecidos.
– La calidad de las evidencias obtenidas.
• Revisar el P/T “Revisión de los Papeles de Trabajo-
Auditoría año…”
• Revisar el P/T “Lista de verificación de conclusión de
auditoría”.
…Supervisión a Nivel Gerencial
• Revisión de los P/T para cerciorarse de que se cuenta
con evidencia clara, demostrable y objetiva que
respalda las labores de auditoría y los hallazgos
encontrados.
• Aprobar el P/T “Lista de verificación de conclusión de
auditoría”.
Control de Calidad.
NAGU 1.60 CONTROL DE CALIDAD
Los órganos conformantes del Sistema Nacional de
Control y las Sociedades de Auditoría designadas, que
ejecuten Auditoría Gubernamental de acuerdo con estas
normas, deben establecer y mantener un adecuado
sistema de control de calidad que permita ofrecer
seguridad razonable que la Auditoría se ejecuta en
concordancia con las Normas de Auditoría
Gubernamental, el Manual de Auditoría Gubernamental y
las Guías de Auditoría.
¿Qué es un Sistema de Control de Calidad?
• Conjunto de políticas, procedimientos y recursos
técnicos especializados que permiten obtener una
seguridad razonable de que la Auditoría se ha
realizado de acuerdo a los estándares establecidos.
• Puede ser Interno y Externo.
Control de Calidad Interno
• La CGR, OCIs y SOAs designadas, deben establecer políticas y procedimientos para asegurar la existencia de controles antes, durante y al finalizar la auditoría.
Control de Calidad Externo
•Políticas y procedimientos que adopta la CGR para efectuar periódicamente el control de calidad externo de los OCIs y SOAs designadas. •Incluye la revisión de informes de auditoría y sus P/T.