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Sem

ana

10 Presentación

T oda empresa se encuentra orgullosa cuando su personal es competente y trabaja de manera cohesiva, innovando y comprometida con la misión ins-

titucional. Normalmente esto se ve reflejado cuando exige la colaboración de sus empleados para la organización de un acto. Para que un evento sea exitoso se re-quiere de mucho tiempo y esfuerzo y, de una planeación estricta para cumplir con los objetivos propuestos.

¿Qué es lo que hace que un acontecimiento sea inolvidable?Existen empresas e instituciones que se ven inmersas en actividades extraor-

dinarias a su quehacer cotidiano, ya que celebran o conmemoran hitos organiza-cionales de interés para los grupos vinculados con ellas y las convierten en excelen-tes ocasiones para difundir identidad y mensajes institucionales, identificar a sus aliados para generar alianzas, etcétera (Gruning, 2000:140).

Constantemente el prestigio de una empresa o de una institución está en con-tinuo examen. El organizar un evento o un acto social es una ocasión idónea para dar a conocer o mejorar la imagen de una organización, y el más mínimo detalle puede influir positiva o negativamente en la percepción del público.

Es frecuentemente encontrar que gran parte de los problemas de relaciones con el personal, proveedores y clientes, se deben a deficientes comunicaciones, por lo que es necesario prestar especial atención. Para fomentar su interés, com-prensión y apoyo hacia la organización.

El generar la información y el conocimiento es actualmente una actividad es-tratégica para el éxito de las empresas.

Objetivos específicos

• El estudiante identificará las principales acciones a desarrollar en la organización de actos en las empresas.

• El estudiante conocerá el proceso de difusión de la información de actos empresariales.

IV.5 Organización de actos

IV.6 Difusión de información

I. Comunicación externa

Tema y subtemas

IV

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C o mun i caci ó n o rg a n i z aci o na l

IV.5 Organización de actos

Acto

Logística

¿Cuáles son las características básicas de un acto empresarial?

En todo momento la empresa se encuentra en constantes eventos internos y exter-nos que debe organizar y planear. Normalmente quien realiza este tipo de planea-ción es el departamento de comunicación organizacional o relaciones públicas, encargados de conseguir lo adecuado, acorde al tipo de acto social que se pretende presentar.

La planeación es muy importante para lograr el éxito del evento. Habrá que pensar hasta en el más mínimo detalle, así se evitarán posibles incidencias que no se tenían contempladas. Para esto es importante contemplar un calendario de ac-tividades, para organizar las fechas y tiempos y por consecuencia mejorar el con-trol. El acto de una empresa es toda actividad organizada con la finalidad de dar a conocer o celebrar un acontecimiento empresarial (Gruning, 2000:170).

Para la realización de actos, es importante tener presente las siguientes pre-guntas: ¿el por qué del acto?; ¿cuál es el motivo de la organización del acto?; ¿cuál es el público objetivo, a quién va dirigido?, ¿cuándo debe realizarse, considerando la época del año, si será en la mañana o en la tarde, su duración y el seguimiento del manejo del evento? Al momento de iniciar la organización se debe tener pre-sente una base de datos de los invitados tanto de clientes, proveedores, así como invitados especiales e invitados de honor, con los nombres completos y cargo de la institución que laboran.

Por la naturaleza del acto puede ser al aire libre o en un auditorio, ya sea para un evento de apertura de nuevas sucursales, exposiciones, presentaciones de los nuevos productos de la empresa, etc. Existen actos que son de carácter interno y externo, cualquiera que llegase a darse siempre es importante mantener el proto-colo de invitación con antelación para su confirmación y cambios de última hora.

Identificar la logística del evento que va desde la decoración, edecanes, me-dios de comunicación, iluminación, sonido, colocación de anuncios, logo de la empresa, seguridad, colocación de los invitados y del alimento, si en un momento dado va ser un brindis o una comida formal.

En cuanto al día del acto, las personas encargadas recibirán a las personalidades y asistentes. Si llegasen invitados y personalidades importantes foráneos preveer su traslado y hospedaje. Tras el acto, se enviará una nota, firmada por el presidente, a todas aquellas personas que hayan tenido alguna atención, así como a las perso-nalidades asistentes para agradecerles su colaboración (Gruning, 2000:175).

Así como se planeó el evento, también debe existir una retroalimentación sobre el desarrollo del mismo. Se mencionan los tipos de actos que se llegan a organizar:

Preguntas básicas

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1. Cócteles2. Recepciones3. Congresos4. Conferencias de prensa5. Inauguraciones6. Fiestas7. Presentaciones

IV.6 Difusión de la información

Definición

¿Cuáles son las características básicas de la difusión de la información?

La difusión de información es un proceso por el cual se transmite al usuario la información que necesita. Se trata de una operación documental de salida, es un elemento clave de las actividades empresariales, y existe un intercambio constante de información desde: ¿cuáles son sus objetivos?, planes y políticas generales.

Los productos o servicios que ofrece, su posición en el mercado, su desarrollo. Las prestaciones y servicios en general. Es de gran importancia destacar que las organizaciones se deben de preocupar por dar amplia y constante información a su personal sobre las prestaciones y servicios sociales que les otorguen, tanto por cuenta propia como las prestadas a través de otros organismos.

Su contribución al desarrollo y bienestar de la comunidad, las labores de in-vestigación que realiza, etc. Los reglamentos y normas de la organización: el regla-mento interior de trabajo, las políticas de compra-venta, las políticas específicas del departamento en que se trabaja (Bartoli, 1992:127).

Engloba todas las modalidades de transmisión de documentos o referencias informativas: desde la comunicación verbal hasta la edición de boletines, infor-mación a los medios de comunicación etcétera. Las vías de difusión más comunes pueden ser: papel impreso, tablones de anuncios, expositores, páginas web, correo electrónico, difusión verbal, conferencias, cursos, medios audiovisuales.

También puede ser por medio de patrocinios, financiación de iniciativas cul-turales o deportivas; intervenciones en manifestaciones, coloquios; artículos de difusión que se realizan destacando a determinados empleados en diversos organis-mos favoreciendo la presencia en otras instituciones; demostración de productos y visitas a la empresa; presencia de stands de la empresa en ferias y exposiciones.

Independientemente del enfoque se debe tomar en cuenta tres condiciones básicas para la difusión:

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1. Que el empleado sepa: un conocimiento general a través de la comunica-ción interna.

2. Que esté convencido: implica la coherencia entre el discurso y las accio-nes concretas.

3. Que tenga ganas de hablar: que exista motivación para realizarse.

La organización que difunda información debe ser abierta para comunicar con el exterior, en emisión y recepción; flexible para permitir una dosis oportuna entre comunicación formal e informal, con la finalidad explicita para proporcio-nar un hilo conductor a la comunicación institucional y responsable para todos con el fin de evitar la búsqueda de un poder artificial por parte de los que emiten la información (Bartoli,1992: 124).

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ConclusiónAl organizar empresas un evento, es importante tener presente la imagen que se proyectará al público, porque todo acto comunica y tiene impacto hacia el futuro. Integrando servicios tales como organización, logística, promoción, comercia-lización, producción de audio, video, decoración, diseño gráfico, comunicación interna y externa, junto con un sin fin de otros servicios. Todo evento debe estar bien coordinado en detalle, se debe trabajar en conjunto y así desarrollar mejor las presentaciones y publicidad institucional.

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GlosarioAntelación: Anticipación temporal de lo que suceda una cosa u otra.Incidencia: Lo que sucede en el curso de un asunto o negocio.Protocolo: Conjunto de reglas y ceremoniales que deben seguirse en ciertos ac-

tos o con ciertas personalidades.

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Reactivos de autoevaluación

Instrucción. En cada uno de los siguientes enunciados escribe en el paréntesis la letra que corresponda a la respuesta correcta.

1. Es un proceso por el cual se transmite al usuario la información que necesita en la organización de un evento. ( )a) Soportes visualesb) Difusión de informaciónc) Publicidad institucionald) Publicidad de marca

2. Es un proceso de retroalimentación que se lleva a cabo después de haber concluido un evento institucional. ( )a) Evaluaciónb) Patrocinioc) Participaciónd) Gráficas

3. ¿Cuál el tipo de comunicación que deben conocer el empleado en la realización de un evento? ( )a) Comunicación internab) Comunicación informalc) Conocimiento general de la empresad) Comunicación institucional

4. ¿Qué se maneja en el protocolo de invitación? ( )a) Anticipación de invitación y horariob) Anticipación de eventualidadesc) Anticipación de ideasd) Anticipación de acciones

5. ¿Qué se necesita en la logística del evento institucional? ( )a) Bitácora de eventualidadesb) Los soportes de la comunicaciónc) Parte promocional en participaciónd) Toda una planeación de las área involucradas

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Instrucción: Escribe en la línea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero.

1. La planeación es muy importante para lograr el éxito del evento institucional. _____

2. Al iniciar la organización de un acto, se debe tener presente una base de datos de los invitados para la logística. _____

3. La comunicación que se difunde en la empresa debe ser abierta para comunicar con el exterior. _____

4. El acto es toda actividad organizada con la finalidad de dar a conocer un acontecimiento. _____

5. La difusión de información y el desarrollo de actos son actividades que van de la mano. _____

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