selección de un conjunto óptimo de indicadores para medir la salud de los proyectos
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Selección de un conjunto óptimo de indicadores
para medir la salud de los proyectos
Leonor Viturro
PMI Tour Cono Sur Mendoza 2015
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Leonor Viturro
• Licenciada en Sistemas, Master en Tecnología de la
Información, PMP®.
• 18 años de conducción de proyectos de TI.
• Responsable de la PMO de Sistemas y Tecnología del Banco
Ciudad de Buenos Aires desde su creación en 2010.
• Docente en Gestión de Proyectos, Universidad de Palermo, PM
Training.
• Fundadora de la Comunidad de Interés PMO del PMI Buenos
Aires Chapter.
Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
3 Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
Agenda
• Introducción
• El proyecto saludable
• Selección de indicadores
• Ejercicio – Primera parte
• Completando el modelo para llegar a un diagnóstico
• Ejercicio – Segunda parte
• Propuesta para establecer el estado del proyecto
• Ejercicio – Tercera parte
• Conclusiones
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INTRODUCCIÓN
WALLY, ¿YA
TERMINASTE TU
PROYECTO?
LO HARÉ LA
SEMANA QUE
VIENE
HACE SIETE SEMANAS QUE VENÍS DICIENDO
“LA SEMANA QUE VIENE” ¿QUÉ TE HACE PENSAR QUE ESTA VEZ VOY A
CREERTE?
¿QUE YA LO HICISTE LAS
SEIS PRIMERAS VECES?
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Algunas preguntas para entrar en tema…
• ¿Qué es la salud del proyecto?
• ¿Por qué hablamos de “salud”?
• ¿Para qué medir la salud del proyecto?
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¿Cómo se establece el estado de un proyecto?
• En muchas organizaciones, cada Project Manager reporta
sobre el estado de los proyectos a su cargo.
• Si los criterios que cada PM utiliza para medir su proyecto no son
similares, se corre el riesgo de transmitir información pobre a la
dirección.
APARENTE-MENTE
EMPEZAMOS HACE 2 AÑOS Y TODAVÍA NADIE
NOS PARÓ
¿ESTÁ TU PROYECTO EN FORMA?
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¿Cómo se debería medir la salud de un
proyecto?
1. Saber qué necesitamos medir
2. Obtener datos sobre el estado
de salud de nuestro proyecto
3. Aplicar criterios que nos
permitan llegar a una
conclusión
Acordar qué entendemos por
proyecto “saludable”
Elegir indicadores que aporten información de valor
Llegar a un diagnóstico según
las características de nuestro paciente
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EL PROYECTO SALUDABLE
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Indicadores para monitorear la salud del proyecto
Punto de partida
Características de proyecto “exitoso”
Definición de proyecto “saludable”
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Características de un proyecto exitoso
• La mayoría de los autores coinciden en que un proyecto es
exitoso si cumple sus objetivos.
• Pero, existen dos tipos de objetivos:
– Los objetivos del proyecto vinculados con las razones por las
que se inicia el proyecto, es decir, el PARA QUÉ se hace el
proyecto.
– Los objetivos representados por las restricciones que el
proyecto debe cumplir. Por ejemplo “El proyecto debe
terminar antes de diciembre de 2016 y no debe exceder un
costo de $180.000”
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En conclusión…
Tiempo Costo
Recur-sos
Calidad
Riesgos Alcance
• La definición de “proyecto exitoso” de la quinta edición del
Pmbok® nos da la base de dónde partir para determinar si
nuestro proyecto es saludable (está en camino a ser exitoso) o
no:
“Dado que los proyectos son de naturaleza temporal , el éxito
del proyecto se debe medir en términos de completar el
proyecto dentro de las limitaciones de alcance, tiempo , costo,
calidad , recursos y riesgos según lo aprobado por el jefe de
proyecto y la alta dirección”
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Por lo tanto, un proyecto “saludable” es…
• El proyecto que, al momento de evaluarlo,
– Completó el trabajo esperado y éste fue
aprobado por el usuario/cliente,
– No presenta desvíos en su fecha de fin,
– No se ha excedido en los costos planeados a la
fecha
– Presenta un nivel de riesgo aceptable
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SELECCIÓN DE INDICADORES
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Ingredientes para establecer el estado de un
proyecto
• Objetivos del proyecto, todos
• Plan detallado del proyecto, con líneas
base de tiempos, presupuestos, alcance y
calidad
• Cronograma actualizado con avance de
tareas, uno
• Métricas seleccionadas para medir la salud del proyecto, todas
• Lista de problemas del proyecto con estado de cada uno
• Estado actualizado de los riesgos identificados
• Entrevistas a los involucrados principales del proyecto, a gusto
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¿Qué vamos a medir?
• El desempeño del proyecto en todos los aspectos relativos a su
definición de éxito así como cualquier otro factor que pueda
ponerlo en riesgo de perder su estado de salud actual.
• El tiempo
transcurrido
• Desvíos en la
fecha de fin
• La utilización de
los fondos
• El trabajo
realizado y su
calidad
• Riesgos y amenazas
a la salud del
proyecto
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¿Cómo vamos a hacerlo?
• Vamos a identificar las áreas clave de medición
• Vamos a seleccionar métricas relevantes para cada área,
• Vamos establecer indicadores, en función de las métricas
existentes, que nos permitan establecer el estado de los distintos
aspectos del proyecto. Para esto vamos a definir:
– Cómo se lo obtiene
– Valores de referencia
– Parámetros de alarma
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Áreas clave de medición
El desempeño del proyecto en el tiempo: el trabajo
realizado en función del tiempo transcurrido
La utilización del presupuesto: Los costos incurridos
respecto a lo presupuestado a la fecha de medición
Progreso y calidad del trabajo
realizado: Abarca la completitud y
calidad de los entregables generados:
hasta qué punto el trabajo entregado
por el proyecto está cumpliendo el
alcance y la calidad establecidos
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Métricas de desempeño en el tiempo
% de avance de
las tareas
Tareas/
entregables
dentro del
tiempo
planificado Entregables
terminados
Hitos
cumplidos
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Métricas de alcance y calidad
Requerimientos
de cambio de
alcance/calidad
recibidos
Entregables
terminados
Entregables
de baja
calidad
Entregables
aceptados por el
usuario/cliente
Requerimientos de
cambio de
alcance/calidad
aprobados
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Métricas de utilización del presupuesto
Gastos/pagos
realizados Tareas/
Entregables
dentro del
presupuesto
Reservas de
contingencia
aplicadas
Pagos fuera
del
presupuesto
(imprevistos)
Gastos por
mala calidad
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Ejemplos de indicadores de desempeño
en el tiempo
Indicador Métricas Base Fórmula Interpretación
SPI: Índice de
desempeño
del
cronograma
según técnica
Valor Ganado
($$$)
- % de avance de las tareas Valor
Ganado ($)
Esta variable
expresa el valor
monetario del
trabajo realizado
Valor Ganado
(EV)/ Valor
Planeado (PV)
PV se toma de la
línea base de
tiempos
• >=1 Desempeño
satisfactorio
• <1 Desempeño
insuficiente
SPI(t): Índice
de
desempeño
del
cronograma
según
Técnica
Cronograma
Ganado
- % de avance de las tareas
Cronograma
Ganado
Esta variable
refleja a qué
período del
proyecto
corresponde el
trabajo realizado
Cronograma
Ganado (ES)/
Período actual
(mes/período de
medición)
• >=1 Desempeño
satisfactorio
• <1 Desempeño
insuficiente
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Ejemplos de indicadores de desempeño
en el tiempo
Indicador Métricas Base Fórmula Interpretación
Cumplimiento
de hitos
- % de avance de las tareas Hitos
cumplidos
Hitos cumplidos/
Hitos planificados
a la fecha
• >=1 Desempeño
satisfactorio
• <1 Desempeño
insuficiente
Desvío de la
fecha de fin
- Fecha de fin
actual del
proyecto
Fecha de fin
actual – fecha de
fin planificada
• > 0 hubo desvío
en la fecha de
fin
• <= 0 se mantuvo
o se adelantó la
fecha de fin
Tasa de tareas
que
ingresaron en
el camino
crítico
- Cantidad de
tareas en camino
crítico actual
Tareas en camino
crítico
actual/Tareas en
camino crítico del
cronograma base
• > 1 aumentó el
riesgo de
cumplimiento
del
cronograma
planificado.
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Ejemplos de indicadores de progreso
y calidad del trabajo
Indicador Métricas Base Fórmula Interpretación
Desempeño de
los entregables
- Entregables
terminados
- Entregables
aceptados por el
usuario
(Entregables
terminados/
entregables
planificados)*
(entregables
aceptados/
entregables
planificados)
• >=1 Desempeño
satisfactorio
• <1 Desempeño
insuficiente
Calidad de los
entregables
generados
- Entregables
rechazados en
QC
Entregables
rechazados/
entregables
completados
• >=1 Mala
Calidad
• 0 Buena calidad
Tasa de
requerimientos
de cambio
injustificados
- Cantidad de
requerimientos
procesados
- Cantidad de
requerimientos
aceptados
Cantidad de
requerimientos
aceptados/
Cantidad de
requerimientos
procesados
• =1 Tasa Baja (los
requerimientos
son justificados)
• <=0 Proyecto
inestable
(req.superfluos)
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Ejemplos de indicadores de utilización
del presupuesto
Indicador Métricas Base Fórmula Interpretación
CPI: Índice de
desempeño
costos según
técnica Valor
Ganado
- % de avance de las tareas Valor
Ganado ($)
Esta variable
expresa el valor
monetario del
trabajo realizado
Costos reales(AC)
Valor Ganado
(EV)/ Costos del
trabajo
realizado (AC)
• >=1 Dentro del
presupuesto
• <1 Presupuesto
excedido
Tasa de
incertidumbre
presupuestaria
- Gastos
imprevistos
- Costos de mala
calidad
- Reservas de
contingencia
utilizadas
(Gastos
imprevistos +
costos de mala
calidad +
reservas de
contingencia
ejecutadas) /
(mismos datos
del período
anterior)
• >1 Proyecto
inestable. Alta
incertidumbre
presupuestaria.
• <=1
Incertidumbre
Regular
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¿Cómo se seleccionan los indicadores a
utilizar?
• Los indicadores deben aportar valor, no sólo información.
• IMPORTANTE: Al momento de planificar el proyecto, se debe
conocer cómo se lo va a medir. De esta forma, se contará
luego con los datos necesarios para calcular los indicadores.
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Ejercicio –
Primera
parte
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COMPLETANDO EL MODELO PARA
LLEGAR A UN DIAGNÓSTICO
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¿Qué obtuvimos hasta ahora?
Cumplimiento
de hitos Desempeño de
entregables
Calidad de
Entregables
CPI
Desvío en la
fecha de fin
Tasa de tareas que
entraron en el camino
crítico
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Umbrales de tolerancia y síntesis –
Desempeño en el tiempo Variable Valor Resultado
SPI(t) >=1 Desempeño de entregables
Bueno
>= 0.90 y < 1 Desempeño de entregables
Aceptable
< 0.90 Desempeño de entregables
Malo
Desvío en
fecha de
fin
>20% de la duración total Desvío Importante
Entre el 10% y el 20% de la
duración total del proyecto
Desvío Preocupante
Sin desvío o desvío < 10% de
la duración total
Desvío Aceptable
SPI Aceptable Preocupante Importante
Bueno
Aceptable
Malo
Desvío en fecha de fin Desempeño en el tiempo
Bueno
Regular
Malo
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Umbrales de tolerancia y síntesis –
Progreso y calidad del trabajo Variable Valor Resultado
Desempeño
de los
entregables
>=1 Desempeño de entregables Bueno
>= 0.75 y <1 Desempeño de entregables Regular
< 0.75 Desempeño de entregables Malo
Calidad de
los
entregables
>= 1 Calidad Mala
0 Calidad Buena
Progreso y calidad del trabajo
Bueno
Regular
Malo
Calidad Bueno Aceptable Malo
Bueno
Mala
Desempeño de los entregablesRegular
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Definición de umbrales de tolerancia
y síntesis – Utilización del presupuesto Variable Valor Resultado
CPI >=1 Desempeño del presupuesto Bueno
>= 0.90 y < 1 Desempeño del presupuesto Regular
< 0.90 Desempeño del presupuesto Malo
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Los indicadores resumidos de alto nivel nos
permitirán conocer la salud del proyecto
Desempeño en el
tiempo
Utilización del
presupuesto
Progreso del trabajo y
calidad
Salud del
proyecto
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Con la combinación de los indicadores de alto
nivel, podemos concluir el estado del proyecto
Combinación de indicadores Salud del proyecto
Al menos dos indicadores en “Bueno” Saludable
Dos en “Regular” y uno en “Bueno” Saludable
Sólo un indicador en “Bueno” En problemas
Hasta un indicador en “Malo” En problemas
Ningún indicador en “Bueno” y al menos
dos en “Malo”
En crisis
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Ejemplo
• Supongamos que los valores de los indicadores de nuestro
proyecto son los siguientes:
– SPI(t) < 0.90 Malo
– Desvío en la fecha de fin: no presenta Aceptable
– Por lo tanto: Desempeño en el tiempo REGULAR
– CPI = 1
– Entonces, Utilización del presupuesto BUENO
– Desempeño de los Entregables Insuficiente
– Calidad de los Entregables Mala
– Progreso y calidad del trabajo realizado: REGULAR
Estado de salud del proyecto: EN PROBLEMAS
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Ejercicio –
Segunda
parte
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PROPUESTA PARA ESTABLECER EL
ESTADO DEL PROYECTO
Pero aún no terminamos…
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.
Propuesta para llegar un diagnóstico completo
• Riesgos y
amenazas a la
salud del proyecto
Mantener
reuniones con el
equipo e involucrados
Primera fase: establecer el
grado de cumplimiento de
los objetivos a la fecha.
Segunda fase: analizar variables
secundarias que informan sobre
situaciones que
pueden afectar el
proyecto en el corto plazo
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Factores de riesgo que pueden indicar que la
salud del proyecto se está deteriorando
• Mala actitud de los involucrados principales hacia el proyecto y su
resultado. No creen que el proyecto vaya a ser exitoso o que su
resultado sea de utilidad.
• Moral baja: desánimo, falta de interés en participar del proyecto, falta
de “propiedad” (no sentir al proyecto como propio)
• Problemas de relación con los usuarios principales y/o los proveedores
que trabajan en el proyecto.
• Conflictos de intereses entre los involucrados y/o áreas participantes.
• Falta de apoyo de la dirección
• Alta tasa de problemas (issues) en el proyecto. Los problemas son de
alta criticidad y demoran en cerrarse.
• Se concretaron riesgos identificados y las estrategias de respuesta
planificadas no fueron eficaces.
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¿Por qué la presencia de estos factores afecta
el proyecto?
• Porque son indicadores de insatisfacción, mal clima laboral e
inestabilidad.
• Denotan una gestión del proyecto poco eficiente, y el nivel de
riesgo del proyecto aumenta.
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La propuesta en pocos pasos
Registre el avance del trabajo del proyecto
Obtenga información
sobre las métricas a
utilizar
Establezca el estado de salud del proyecto
Realice reuniones
con el equipo e
involucrados
Monitoree riesgos,
problemas y la aplicación de cambios
Sugiera acciones
correctivas o preventivas
Primera fase
Segunda fase
Identificación de
factores de riesgo
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Ejercicio –
Tercera
parte
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CONCLUSIONES
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Conclusiones
Trabajar con la dirección para definir el concepto de proyecto “exitoso” y
proyecto “saludable” es fundamental para poder establecer el estado de
los proyectos.
La PMO debería proveer a los PMs de un esquema de evaluación del
estado de los proyectos, que sea uniforme para todos. Incluso es mejor si
es la PMO quien realiza la evaluación, a fin de asegurar imparcialidad y
objetividad.
Es necesario que antes de llegar a una conclusión sobre el estado del
proyecto se evalúe el peso de los factores de riesgo detectados sobre el
proyecto. No es lo mismo que se detecte presión alta en un hombre de 75
años que en uno de 40. Y si el de 40 además está sujeto a altos niveles de
estrés, su salud definitivamente está en peligro.
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¡Muchas Gracias por su atención!
• Leonor Viturro
Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI
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Tips
• Contar con un método para dimensionar la envergadura de los
proyectos. Esto es clave para poder medir cada proyecto con
un set de indicadores acorde a sus características. No es lo
mismo evaluar la salud de un proyecto de cuatro meses de
duración que uno de dos años.
• El método de evaluación de los proyectos debería ser ajustable
a las características y necesidades de gestión de cada
proyecto. Posiblemente medir la satisfacción del cliente en un
proyecto cuyo objetivo es cumplir una nueva regulación, no
aporte un valor agregado.
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Tips
• Si no se gestionan los costos del proyecto, sugiero considerar
utilizar la técnica Earned Schedule en lugar de Earned Value.
• Definir un esquema de cuatro estados de salud y no sólo tres:
esta granularidad extra entre un proyecto saludable y uno en
problemas sirve para:
– Alertar sobre proyectos que pueden ingresar en problemas
antes de que efectivamente lo hagan.
– Motivar al equipo a recuperar un proyecto en problemas.
Saludable Situación de
alerta En problemas En crisis