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GUÍA EJECUTIVA PARA EL TRABAJO

EN REMOTOMarzo de 2020

YGROUP

SEE MORE. ACHIEVE MORE.

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Nuestra guía ejecutiva no consiste en pautas de organización sobre cómo implantar un modelo deteletrabajo en la empresa, algo que deberemos planificar sin duda una vez hayamos superado la situaciónde alarma considerando las experiencias de estos días, sino que pretende ofrecer unas pautas útiles decomportamiento en un esquema de trabajo en remoto

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Las instrucciones derivadas de la promulgación del estado de alarma en España para la contención de lapandemia del COVID-19, han provocado que las empresas de la mayoría de los sectores de actividad noshayamos visto forzadas a utilizar el recurso del trabajo en remoto

En la coyuntura actual, las empresas que no contaban con un programa de teletrabajo ya implantado han debido acudir de manera no planificada e inmediata a un modelo de organización del trabajo en remoto

La finalidad es dar cobertura a la continuidad de todas aquellas actividades, sean internas o relacionadascon nuestra cadena de valor, y simultáneamente cumplir con las normas que limitan la circulación de lostrabajadores en el país

El teletrabajo es un recurso organizativo que requiere planificación, gestión del cambio en la organización

y evaluación de los resultados, siendo una clara oportunidad de mejora de las organizaciones

CONTEXTO

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GUÍA EJECUTIVA PARA EL TRABAJO EN REMOTO

ORGANIZACIÓN Y HORARIO

EQUIPO Y COMUNICACIÓN

REUNIONES EN REMOTO

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ASPECTOS A TRATAR

TECNOLOGÍA

APLICACIONES DE UTILIDAD

CONTACTO

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3

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ORGANIZACIÓN Y HORARIO (1/2)

S e r d i s c i p l i n a d o , m e t ó d i c o y r e s p e t a r l a s p a u s a s e s c l a v e p a r a q u e n u e s t r o r e n d i m i e n t o n o s e

v e a a f e c t a d o

H o r a r i o d e t r a b a j o V e s t i m e n t a

• Se recomienda trabajar con atuendo

cómodo, pero diferente al que

utilizamos cuando estamos en casa en

tiempo de ocio…

• … de este modo podremos diferenciar

las horas de trabajo de las de ocio en

un mismo espacio

E s p a c i o d e

t r a b a j o

• Siempre que sea posible, trabajar en

un espacio diferenciado del resto de

zonas comunes, y que sea lo más

amplio, cómodo y luminoso posible

• Ha de ser el mismo que teníamos en

la oficina, ni menos, ¡ni más! (excepto

urgencias, por supuesto)

• Cambio de horarios: si alguien

necesitara un horario especial por la

situación actual (cuidado de niños,

personas dependientes, etc.) debe

comunicarlo a su superior para que la

empresa lo tenga en cuenta

P a u s a s

• Se recomienda separarse de la

pantalla un mínimo de 5 minutos cada

hora

• Las pausas de desayuno, comida, café,

etc. deberían ser lo más parecidas

posible a las que realizamos en

nuestro día a día laboral

• ¡Una pausa de calidad garantiza un

buen rendimiento!

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ORGANIZACIÓN Y HORARIO (2/2)

F i j a r s e o b j e t i v o s y c u m p l i r c o n e l p l a n d e t r a b a j o e s t a b l e c i d o e s f u n d a m e n t a l

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O r g a n i z a c i ó n d e l

t r a b a j o

• Establecer con tu superior jerárquico:

✓ Deadlines

✓ Entregas

✓ Objetivos a cubrir

• Intentar anticiparse a posibles

imprevistos o contratiempos

• Seguir una pauta de trabajo y estar en

comunicación con el equipo para

comunicar el trabajo realizado

M o v e r s e

▪ A pesar de todo, no estamos

acostumbrados a trabajar en remoto

tanto tiempo …

▪ … por eso, es importante realizar

movimientos físicos (levantarse,

pasear mientras se habla por teléfono,

etc.)

▪ Algunas aplicaciones facilitan llevar un

estilo de vida sano mientras se está en

casa (Googlefit, niketraining, freeletics)

P l a n d e t r a b a j o

d i a r i o

• Planificarse cada día el plan de

trabajo, distribuyendo franjas de

horario para avanzar o completar

tareas

• La organización del tiempo cuando se

trabaja en remoto es un aspecto

fundamental, y debemos ser

cuidadosos e intentar cumplir con los

objetivos marcados

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EQUIPO Y COMUNICACIÓN

M a n t e n e r u n a c o m u n i c a c i ó n c o n s t a n t e c o n e l e q u i p o d e t r a b a j o e s c r u c i a l p a r a e l b u e n

f u n c i o n a m i e n t o d e l t e l e t r a b a j o

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C o m u n i c a c i ó n c o n

c l i e n t e s

• Se recomienda mantener contacto con frecuencia

de manera que el cliente esté informado de los

avances de proyectos…

• … además de que sepa que estamos pendientes

de las necesidades que puedan surgir

• Contactar preferiblemente por videollamada,

para entender tanto el lenguaje verbal como el no

verbal

C o m u n i c a c i ó n c o n e l e q u i p o

• Es necesaria una buena coordinación con los

miembros del equipo con el fin de hacer una

eficiente y eficaz distribución del trabajo

• Es clave hacer supervisiones periódicas del

trabajo para poder hacer seguimiento de las

tareas

• Se recomienda reservar momentos de

comunicación informales con los compañeros de

equipo

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REUNIONES EN REMOTO

U n a b u e n a c o o r d i n a c i ó n y u t i l i z a c i ó n d e h e r r a m i e n t a s g a r a n t i z a l a p r o d u c t i v i d a d d e l a s

v i d e o c o n f e r e n c i a s

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F u n c i o n e s b á s i c a s

• Compartir documentación en pantalla para mejor seguimiento de la reunión

• Comprobar la conexión unos minutos antes y hacer el test de video y audio para poder empezar a la hora prevista

• Usar la función “mute” para reducir ruido perimetral cuando no estemos interviniendo

• Podemos usar la función zoom para limitar a nuestro rostro al alcance de la cámara, en caso que no se quiera mostrar el fondo

• Se recomienda la utilización de auriculares durante las videollamadas

I n t e r v e n c i o n e s

• El organizador o presentador de la reunión es

el encargado de contestar las preguntas de los

participantes en cuestiones técnicas (¿se me

escucha/ve?)

• Cuando nos dirijamos a todos los asistentes,

plantear las preguntas en negativo para evitar

respuestas masivas. E.g. preguntar “alguien no

ve la pantalla” en vez de “todos veis la

pantalla”?

• Siempre decir el nombre de la persona antes

de hablar

P r e g u n t a s

• Se habilitará un turno de preguntas cuando el

presentador crea conveniente. Los

participantes podrán preguntar aquello se

hayan ido apuntando durante la presentación…

• … y así, evitar interrupciones durante la

explicación

• Es el mismo organizador o presentador quien

da el turno de palabra (es útil utilizar el chat

para para solicitar intervenir. Se activa con el

botón con símbolo de una viñeta)

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TECNOLOGÍA

E s n e c e s a r i a u n a b u e n a i n f r a e s t r u c t u r a p a r a p o d e r r e a l i z a r t e l e t r a b a j o , p e r o t a m b i é n u n b u e n

u s o d e l a m i s m a

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E q u i p o s t e c n o l ó g i c o s

• La ergonomía es importante para el

trabajo en remoto durante día

• Proporcionar, en la medida de lo

posible, todos los equipos tecnológicos

necesarios para poder trabajar

• Asegurarse que todos los miembros del

equipo disponen de acceso a los

documentos compartidos

I n f o r m a c i ó n s e n s i b l e

• Marcar toda aquella información que

puede ser sensible o confidencial y

avisar al destinatario/s para que las

traten en consecuencia

• No transferir información relacionada

con trabajo a los ordenadores

privados

• Usar una conexión segura con

contraseña para conectarse al WIFI

H e r r a m i e n t a s

c o l a b o r a t i v a s

• Se recomienda la utilización de

herramientas de seguimiento interno

de las tareas de equipo.

• Intentar limitar el envío de

documentos grandes por email, utilizar

herramientas de documentos

compartidos, como Microsoft

Sharepoint

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APLICACIONES DE UTILIDAD

G e s t i ó n d e l a c o m u n i c a c i ó n

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H a n g o u t s

• Es una aplicación de

mensajería multiplataforma

desarrollada por Google Inc

• Se creó para sustituir los servicios

Google Talk, Google+ Messenger y

Google+…

• … unificando todos estos servicios en

una única aplicación que te permite

tener conversaciones instantáneas y

realizar videollamadas

S l a c k

• Slack es un centro de colaboración

que reúne a la gente y la información

relevante, ayudando así a aumentar la

productividad

• Las conversaciones se producen en

canales que pueden organizarse por

asunto, proyecto, equipo, etc.

• Se puede integrar con los servicios

que ya se utilizaban previamente

M i c r o s o f t T e a m s

• Sustituye a Skype Empresarial Online

como solución profesional para

reuniones online de Microsoft

• Es el área de trabajo en equipo de

Office 365 que integra usuarios,

contenidos y herramientas para

mejorar el compromiso y la eficaci.

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APLICACIONES DE UTILIDAD

G e s t i ó n d e l a o r g a n i z a c i ó n

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G o o g l e t a s k s

• Una de las apps más sencillas,

minimalistas y bien diseñadas que hay

• Puedes crear tareas, hacer una

descripción y luego agregar subtareas

• Puedes categorizar las subtareas e

indicar cuando están completadas

T r e l l o

• Es una herramienta de lista de tareas,

de seguimiento visual y de

administración de proyectos

• Te permite asignar tareas al equipo,

agregar listas de verificación,

documentos, y realizar un

seguimiento de su proceso

• Esta aplicación organiza tus proyectos

en tableros, tarjetas y llistas

E v e r n o t e

• Múltiples métodos de toma de notas

y recordatorios, tales como notas de

voz o listas completas con fotos, videos

y documentos adjuntos

• Cuando se agrega algo en Evernote, se

sincroniza con todos tus dispositivos

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CONTACTO

P a r a m á s i n f o r m a c i ó n c o n t a c t a r c o n :

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Joan DauraPartner YGroupjoan.daura@ygroupcomanies.com(+34) 609 363 058

Juan José BerbelPartner YGroupjuanjose.berbel@ygroupcompanies.com(+34) 607 074 318

Guillem TorrasConsultant YGroupguillem.torras@ygroupcompanies.com(+34) 747 864 572

Laia SegarraHR Specialist YGrouplaia.segarra@ygroupcompanies.com(+34) 639 540 950

mailto:joan.daura@ygroupcomanies.commailto:juanjose.berbel@ygroupcompanies.commailto:guillem.torras@ygroupcompanies.commailto:laia.segarra@ygroupcompanies.com

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