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SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO Código:

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR Versión: 00

UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR -(versión 00)

(Instrumento Archivístico para la Gestión Documental)

Tuluá Valle del Cauca, diciembre 2015




CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

00

Acta 02 del 11 de abril de

2016

Limbania Perea Doronsoro Secretaria General. Ma. Eugenia Sandoval Profesional Universitario

Creación del documento, aprobado mediante Acta por el Comité Interno de Archivo.




CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

1. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA INSTITUCIÓN

1.1 Misión

1.2 Visión

1.3 Política de Calidad

1.4 Objetivos de la Calidad

1.5 Objetivos Institucionales

1.6 Principios

2. ANÁLISIS DEL DIAGNÓSTICO ACTUAL

2.1 Debilidades

2.2 Fortalezas

2.3 Amenazas

2.4 Oportunidad

3. DEFINICIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS

4. PRIORIZACIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES

ARTICULADORES

5. FORMULACIÓN DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA

6. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS

7. FORMULACIÓN DE PROYECTOS

8. CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA

9. SEGUIMIENTO CONTROL Y MEJORA




INTRODUCCIÓN

Con el propósito de dar cumplimiento a las actividades de planeación, revisión y mejora

para la eficiencia y eficacia, y a su vez, cumplir con los objetivos y metas trazados en

la planeación estratégica se elabora el Plan Institucional de Archivos, herramienta que

le permitirá identificar y seguir los planes, programas y proyectos en materia de Gestión

Documental que están asociados y articulados con el Plan Estratégico Institucional y

el Plan de Acción Anual.

El Plan Institucional de Archivos –PINAR- se construyó bajo los parámetros del

Decreto 2609 de 2012, establecido en el artículo 8 “Instrumentos Archivísticos” el cual

es un instrumento que permitirá planear, hacer seguimiento y articular con los planes

estratégicos, la función archivística de acuerdo con las necesidades, debilidades

riesgos y oportunidades.

El Archivo General de la Nación, la Ley 594 de 2000, la Ley 1712 de 2014 define que

los fines del pinar son:

Cumplir con los propósitos de la función archivística y gestión documental de la entidad, mediante la orientación de procesos desarrollados paso a paso con metas y objetivos cuantificables.

Gestionar y cuantificar los recursos humanos, financieros, tecnológicos e infraestructura, como soporte para la ejecución de los proyectos previstos a corto, mediano y largo plazo, para gestionar su asignación oportunamente.

Contribuir de manera efectiva al fortalecimiento institucional, la transparencia, la eficiencia y el acceso a los archivos.

Consolidar y modernizar la gestión de archivos de la entidad en el marco del archivo total.

Inicialmente en el PINAR, se hace la contextualización estratégica de la Unidad Central

del Valle del Cauca -UCEVA, posteriormente el análisis del diagnóstico actual de la

Institución en el que se identifican las debilidades, fortalezas, amenazas y

oportunidades de la Institución, definición de los aspectos críticos, priorización de los

aspectos críticos y ejes articuladores, formulación de la visión estratégica, formulación

de los objetivos, formulación de proyectos, la construcción del mapa de ruta y

finalmente la herramienta de seguimiento control y mejora.

El PINAR fue aprobado mediante Acta 2 del Comité Interno de Archivo el 11 de abril de 2016




1. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA INSTITUCIÓN 1

El Plan Institucional de Archivos de la UCEVA, se desarrolla en el marco de su

direccionamiento estratégico, expresado en su:

1.1 MISIÓN La UCEVA es una Institución Pública de Educación Superior que forma ciudadanos

democráticos y emprendedores, en su compromiso con el desarrollo humano de la

región y del país, en el contexto de su Responsabilidad Social. Fundamenta su

transformación en la alta exigencia como condición de calidad, en el diálogo del

conocimiento y los saberes de la cultura regional y universal desde la docencia, la

proyección social y la investigación generada mediante múltiples perspectivas y

enfoques racionalmente decantados.

1.2 VISIÓN La UCEVA será en el año 2020 una Institución de Educación Superior reconocida por

su liderazgo en el desarrollo regional, por la alta calidad académica y la articulación de

sus funciones misionales.

Para lo cual consolidará entre otras las siguientes acciones:

1. Procesos Académicos y Administrativos soportados en la alta exigencia como

condición de calidad.

2. Unos procesos Académicos que hacen del desarrollo humano el principal

fundamento de construcción de coherencia y pertinencia en la tarea de articulación

con las dinámicas de la comunidad que define su proyecto de región sustentable.

3. Una Institución de Educación Superior articulada a las redes regionales, nacionales

e internacionales del conocimiento y de la cultura.

4. Una planta profesoral en permanente cualificación con formación mínima de

Maestría y con Docentes con formación Doctoral.

1 Recuperado de http://www.uceva.edu.co/index.php/institucional/nosotros/direccionamiento-estrategico-uceva




1.3 POLÍTICA DE CALIDAD La Unidad Central del Valle del Cauca – UCEVA, como Institución Pública de

Educación Superior, se compromete con la formación de profesionales competentes e

innovadores en el marco de una cultura de alta calidad, desde sus ejes misionales de

docencia, investigación, extensión y la proyección social, a través de la eficiencia, la

eficacia y la efectividad que conlleva al mejoramiento continuo de los procesos, planes,

proyectos, programas de estudio y recursos físicos-tecnológicos que permitan lograr

su reconocimiento como Institución de Educación Superior de Alta Calidad

1.4 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Enfocar su oferta académica al avance de la región y del país formando profesionales

competentes para cumplir con los requerimientos del sector productivo y las

necesidades de la sociedad en general.

Fortalecer la cualificación docente acorde a las necesidades institucionales para

responder a las demandas académicas de los diferentes programas de la institución.

Evaluar constantemente el nivel de satisfacción de las necesidades y expectativas del

cliente interno y externo para asegurar la calidad en el servicio.

Mantener la infraestructura física y tecnológica acorde con la dinámica de la institución,

para garantizar eficiencia en el uso de los recursos.

Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de

la calidad.

1.5 OBJETIVOS INSTITUCIONALES a) Articular el quehacer académico de la UCEVA al desarrollo humano de la región,

del país y del mundo.

b) Contribuir a la formación integral de ciudadanos profesionales a partir de un proceso

docente investigativo para la autonomía, la ética civil, la democracia, la paz, los

derechos humanos y la justicia social.

c) Generar conocimiento desde la investigación realizada por docentes y estudiantes,

producida mediante múltiples perspectivas y enfoques racionalmente decantados.

d) Orientar la articulación UCEVA-Región mediante el diálogo del conocimiento y de

los saberes de las comunidades de la región y del país y de éstas con la cultura

universal.




e) Contribuir a la construcción de un proyecto de región sustentable en la que la

interacción del conocimiento y de los saberes que posibilite conciliar el crecimiento

económico, la solidaridad social y el bienestar de todas las personas.

f) Contribuir con el desarrollo de la identidad profesional del egresado UCEVA y con

su valoración en el contexto social para el desarrollo humano.

g) Contribuir con el logro de mayores niveles de calidad educativa en la región y en el

país.

h) Aportar a la formación- reconfiguración de tejido social en la región desde la

investigación científica y la docencia investigativa las cuales hacen de la región un

objeto de reflexión y generación de conocimiento socialmente útil.

i) Fortalecer, incentivar y consolidar comunidades educativas y comunidades

académicas institucionales, interinstitucionales y con la comunidad de la región y en

interacción con sus homólogos nacionales e internacionales.

j) Generar en la comunidad UCEVA una posición crítica sobre los efectos de los

procesos globalizadores en todos los ámbitos de la educación y de la vida de las

sociedades de los países del continente como insumo para construir propuestas

educativas alternativas que aporten a la solución de las problemáticas sociales,

políticas y culturales de la región y del país

k) Adecuar la estructura académica a las demandas del Plan de Reestructuración

Académica PRA para garantizar el avance de la investigación científica, humanística

y artística el desarrollo tecnológico, y la articulación y cualificación de las funciones

misionales de la Unidad.

l) Generar actitudes y valores que hagan posible la consolidación de un modelo

institucional de convivencia y equidad.

m) Consolidar un modelo Académico que genere una nueva cultura universitaria de

excelencia en el desarrollo de sus funciones sustantivas.

n) Fortalecer el concepto de Bienestar Institucional orientado al desarrollo humano.

o) Cualificar y dinamizar los procesos de autoevaluación como requisito de

mejoramiento de la calidad de los procesos formativos.

p) Profundizar la reestructuración académica y la articulación con la región como

requisito interno de internacionalización del conocimiento y la cultura producidos en la

UCEVA.

1.6 PRINCIPIOS La UCEVA, en desarrollo de su Misión actúa bajo los principios de la ética, la inclusión,

el respeto y la responsabilidad. Como un lugar de la vida intelectual de la región, su

quehacer se orienta a toda la comunidad en su tarea de construir nación. Su




Responsabilidad Social la lleva a hacer del conocimiento un patrimonio de todos como

elemento de desarrollo humano; una defensora de lo público, comprometida con la

sustentabilidad ambiental, abierta a la crítica y al respeto a la diferencia, a la

argumentación razonada y comprometida con los acuerdos que van surgiendo en el

proceso de diálogo civilizado, en este sentido:

1) La etnicidad y la equidad de las prácticas institucionales se fundamentan en los

valores del respeto a la diferencia, la justicia en la toma de decisiones, y la solidaridad

promotora de la inclusión de todos (as) de tal modo que se favorezca la diversidad

cultural para facilitar el desarrollo de la Interculturalidad, acorde con la Constitución

Nacional y el Código Institucional de Ética.

2) La autonomía universitaria, reconocida constitucionalmente en el artículo 69 de la

Carta Magna y ratificada en la Ley 30/1992 art 3º, es entendida como, “competencia

comunicativa, es el ETHOS de la universidad y en ella se basa su sentido de dignidad

y su servicio a la comunidad. Este servicio no consiste en proponer desde las teorías

asuntos que para la sociedad civil son ajenos si ella misma no participa en su gestación

y desarrollo. El Ethos Proyecto Educativo Institucional UCEVA 2011-2020 de la

universidad es la comunicación, tanto en su interior como en relación con la sociedad

civil”

3) La formación integral de los estudiantes atendiendo a y respetando su

multidimensionalidad como personas en quienes se moviliza su libertad para que

asuman el desarrollo crítico y reflexivo, la libertad de pensamiento, la autonomía

personal, el pluralismo frente a las ideologías, el compromiso consigo mismo, con la

sociedad y con la naturaleza.

4) La calidad en los Programas Académicos y en los servicios que ofrece son

coherentes con los intereses no solo Científico-Técnicos, sino también humanísticos,

críticos y Comunicativos-Discursivos.

5) La pertinencia de las acciones institucionales y del desarrollo académico, tiene en

cuenta el compromiso con el desarrollo humano (de toda la comunidad) y no solo con

el sector productivo. El desarrollo humano para este contexto académico significa el

compromiso de todos y cada uno de los Programas Académicos y de las actividades

institucionales en general con la “transformación de la persona-objeto en la persona-

sujeto del desarrollo”. Éste adquiere “la connotación de desarrollo integral en el cual el




indicador principal es la calidad de vida,” en este sentido pertinencia tiene que ver con

responsabilidad social institucional.

6) La igualdad de oportunidades para el acceso y la permanencia en la Institución

constituye un elemento de convivencia y de ejercicio democrático.

7) La sana convivencia, es fruto de la vigencia plena del respeto por la diferencia y de

la equidad.

8) La libertad tanto de enseñanza como de aprendizaje, así como de investigación y

producción cultural permite la articulación con la comunidad de la región en la tarea de

reconstruir cultura y re-significar las relaciones con la naturaleza.

9) La identidad profesional como IES la compromete, como actor social, en su

capacidad de reconocerse y pensarse con los otros actores en la construcción de

región, en la medida en que forma talento humano para el fortalecimiento de las

instituciones y el compromiso vivencial de construcción de democracia.




2. ANÁLISIS DEL DIAGNÓSTICO ACTUAL

A partir de la aplicación de la encuesta, la Autoevaluación de la Función Archivística

AFA, el seguimiento a los Archivos de Gestión, el informe consolidado Modalidad

Regular Auditoría Contraloría Departamental del Valle del Cauca vigencia 2010 –

2011, el Informe definitivo Auditoria con Enfoque Integral Modalidad Regular

Contraloría Municipal de Tuluá, el Plan de Mejoramiento Control Interno y el Plan de

Ajuste Tecnológico; se realiza el siguiente análisis DOFA, frente a la Gestión

Documental de la Unidad Central del Valle del Cauca.

2.1 DEBILIDADES

En la estructura Orgánico Funcional de la UCEVA, no se encuentra definida la

Unidad Administrativa de Gestión Documental, a cargo de un jefe profesional

en Gestión Documental. Según el manual de funciones se evidencia como

Grupo de Archivo a cargo de la Secretaría General y se cuenta con un

profesional, pero del Archivo Central.

A pesar que Gestión Documental hace parte del Sistema de Gestión de Calidad

como un único proceso, en el manejo de las responsabilidades y asignación de

funciones de la Ventanilla Única y el Archivo (Gestión – Central) se evidencia

que se manejan como procesos aislados.

Los procesos administrativos presentan debilidades en la carencia de los

Manuales de Procesos y Procedimientos, manejo de copias controladas,

desactualización del Listado Maestro de Documentos y la concordancia entre el

Acuerdo 034 de 2009 “por medio del cual se adopta el rediseño organizacional

en la planta de cargos de la Unidad Central de Valle del Cauca – UCEVA

vigente”, la estructura orgánico funcional publicada en la página Web y el

Manual de Funciones vigente, aprobado mediante la Resolución Nº 940 (Mayo

29 de 2015).

Algunos de los funcionarios de la Institución no tienen la cultura de gestionar y

tramitar las comunicaciones en la Ventanilla Única, particularmente las

Facultades que no registran los trámites de todos los estudiantes en la misma.




Se cuenta con un aplicativo denominado SGD, que debido a los cambios que

ha sufrido la Institución no se adapta a las necesidades, acordes a los

lineamientos normativos.

En las diferentes dependencias se evidencia que no existe cultura archivística,

para la organización de los archivos de gestión. El procedimiento de foliación,

el diligenciamiento de la hoja de control y la actualización del inventario

documental, no se realiza en la fecha de ingreso del tipo documental al

expediente, se realiza después de transcurrido un tiempo. Esto genera

acumulación de expedientes sin organizar, dificultando que el funcionario

dedique el tiempo requerido para ejecutar esta actividad por desarrollo de otras

funciones inherentes al cargo. Adicional afecta la adecuada atención de

usuarios internos y externos.

En el Archivo Central no se cuenta con el suficiente espacio y mobiliario, que

garantice las transferencias primarias, ocasionando aumento del acervo

documental en los Archivos de Gestión, las oficinas no tienen las condiciones

para conservar documentación a largo plazo.

El Archivo Central no cuenta con las condiciones físicas, medioambientales y

equipos requeridos para preservar y conservar la documentación.

La Institución no cuenta con un depósito de archivo histórico que garantice las

transferencias secundarias.

El Archivo Central, presenta deficiencias en la signatura topográfica, y tienen

una base de datos diligenciada en un 80% que agiliza la consulta de los

documentos. No cumple con los instrumentos de descripción como guías

índices que faciliten la consulta directa.

El archivo central carece de un cronograma de limpieza de la documentación,

según protocolo y elementos establecidos por el AGN, que garanticen la

conservación y preservación de los documentos especialmente a largo plazo.

La entidad cuenta con fondos acumulados, distribuidos en tres depósitos.

16.000 carpetas, de las cuales hay 11.000 clasificadas, se encuentra en el

Archivo Central. En la carrera 26 Centro, se encuentra el depósito uno (1), con

1400 Historias Laborales inactivas, el depósito dos (2) cuenta con Historias




Académicas de estudiantes retirados que deben ser depuradas y eliminadas y

en el depósito tres (3) hay 82 expedientes correspondientes al Departamento

de Idiomas. Toda la documentación debe ser valorada y depurada.

La Institución cuenta con información en diferentes soportes, como casetes,

DVD, planos y fotografías, que no están almacenados en las unidades de

conservación adecuada, afectando su conservación a largo plazo y

exponiéndose a la perdida de la información, la cual es de conservación

histórica.

En el Archivo Central no se tiene control estadístico del préstamo y consulta de

los documentos que reposan allí.

Los funcionarios de las diferentes áreas, no racionalizan la producción de

documentos en soporte físico, generando duplicidad de copias en las

comunicaciones internas, por no utilizar de manera adecuada el aplicativo SGD.

No existen Tablas de Valoración Documental, instrumento requerido para la

organización de los fondos acumulados.

En las dependencias de Tesorería, Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Salud Ocupacional y las Facultades manejan unidades de conservación

inadecuadas, como folder AZ generando deterioro físico a la documentación.

La UCEVA no cuenta con los Programas Específicos que aseguren que la

Institución cuente con la documentación necesaria; que se evidencie su

actuación permitiendo cumplir con la política de Desarrollo de Eficiencia

Administrativa.

2.2 FORTALEZAS

La UCEVA cuenta con el Comité Interno de Archivo creado mediante Acto

Administrativo Resolución 193 del 8 de febrero de 2002 y actualizado con la

Resolución 068 de enero 29 de 2015.

La documentación del Archivo Central se encuentra debidamente clasificada en

un 80%




La UCEVA realizó la actualización del Programa de Gestión Documental y sus

Instructivos en el segundo semestre del año 2015.

La UCEVA cuenta con una Profesional y una Técnica responsables del Archivo

Central.

Al personal de las diferentes Unidades Administrativas se les han realizado

capacitación, en cuanto a la aplicación de las TRD y la organización de los

archivos.

Dentro del cronograma de inducción al personal nuevo, se incluye Gestión

Documental.

Se cuenta con la Ventanilla Única encargada de centralizar la recepción y

distribución de las comunicaciones.

Cada Unidad Administrativa cuenta con un espacio y mobiliario designado para

los archivos.

2.3 AMENAZAS

El depósito de Archivo Central está ubicado en un sótano, generando un riesgo

inminente para la conservación de la documentación en situaciones de siniestro.

Adicional en los altos se encuentran los baños de la Facultad de Ciencias

Jurídicas y Humanísticas, que ocasionan humedad y pueden generar riesgo de

desastre por inundación.

Planes de mejoramiento de los entes de control como Contraloría, Procuraduría

y Archivo General de la Nación, por el incumpliendo de la Ley 594 de 2000.

Poco personal profesional que apoye los procesos de Gestión Documental, en

el Departamento del Valle del Cauca.

Desde el año 2012 el AGN se ha pronunciado con más de 30 normas en el marco

de los procedimientos en Gestión Documental, esto genera una amenaza porque

a la fecha no se ha dado cumplimiento a esta normatividad vigente y en una

auditoria la UCEVA se expone a sanciones de carácter, disciplinario, pecuniario y

fiscal.




2.4 OPORTUNIDAD

Adquirir un Software que se adapte a las necesidades en materia de Gestión

Documental de la Institución.

Implementar procesos reprográficos que garanticen la conservación, de la

documentación histórica de la Institución.

Contratar personal certificado, que apoye los procedimientos operativos en la

organización de los fondos acumulados

Capacitar a las funcionarias del Archivo Central en el Archivo General de la

Nación, en la normatividad vigente y de esta manera realizar realimentación con

todo el personal de la Institución.




3. DEFINICIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS

Después de realizado el análisis de la entidad, resultado del Diagnóstico Integral de

Archivos, se identifican los aspectos críticos que afectan la función archivística,

asociándolos a los riesgos a los cuales está expuesta. A continuación, se presentan

los aspectos críticos identificados:

Tabla 1: Definición de Aspectos Críticos

Aspecto Crítico Riesgo

Dentro del Organigrama no se encuentra definida el área de Gestión Documental con un profesional a cargo.

No se implemente el PGD, acorde a los lineamientos del AGN.

No hay una persona responsable encargada de vigilar y garantizar la implementación del PGD.

Carencia de manuales de procesos, procedimientos y formatos actualizados y aprobados.

Las TRD queden sesgadas.

No hay claridad en las responsabilidades y funciones a desempeñar.

Se omite la producción y conservación de documentos necesarios para la institución

No todas las comunicaciones son radicadas en la ventanilla única.

No se realicen los trámites en las fechas establecidas, ocasionando posibles problemas jurídicos (demandas)

No se puede tener un control real de la cantidad de comunicaciones que ingresan y salen de la entidad

No se puede realizar un seguimiento a la gestión de cada dependencia en cuanto a los tiempos de respuesta.

No se puede evaluar el impacto de la productividad, porque se entendería que las comunicaciones que no se han registrado en la Ventanilla Única, nunca se han tramitado

No hay cultura de organización de archivos

Se pueden presentar dificultades para la respuesta oportuna de las consultas realizadas por los clientes internos y externos.

Se genera un inadecuado clima organizacional en la Institución.




Deficiencia en el depósito del Archivo Central en infraestructura, condiciones locativas y ambientales.

Dificultad para realizar las transferencias, ocasionando acumulación de documentación en los archivos de gestión.

Dificultad para dar respuestas a las consultas.

Deterioro de la documentación y perdida de la información.

Carencia del depósito para Archivo Histórico

No se pueden realizar las transferencias secundarias.

No se da cumplimiento a las tiempos de retención y la disposición final establecidos en las TRD

No se han elaborado Tablas de Valoración Documental

Desorganización de los archivos y pérdida de la información.

Conservación de información en diferentes soportes.

Perdida de la memoria histórica, por no contar con los equipos requeridos para su reproducción y migración.

Conservación inadecuada de información en unidades de conservación como AZ.

Deterioro y perdida de la información

Las historias laborales y académicas inactivas se encuentran sin criterio de organización en un depósito diferente al Archivo Central.

Demoras en los tiempos de respuesta a las solicitudes realizadas.

Fondos Acumulados

Demoras en la recuperación de la información y la consulta de los documentos.

Duplicidad de Información

Uso inadecuado de los espacios por la acumulación de documentos.

Sub-utilización del aplicativo y las herramientas tecnológicas.

Desperdicio de papel e incumplimiento de la directrices cero papel.

Duplicidad de información.

Perdida de la información por la producción y recepción de documentos almacenados en medio electrónico sin control y políticas de manejo.

La Institución no cuenta con los programas específicos.

No se garantiza la disponibilidad y acceso a la documentación a largo plazo.

Fuente: Plan Institucional de Archivos – AGN.




4. PRIORIZACIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES

Una vez identificados los aspectos críticos, se evaluó el impacto que tienen estos

frente a cada uno de los ejes articuladores. Los ejes articuladores que se tuvieron en

cuenta son los siguientes.

Administración de archivos: Involucra aspectos de infraestructura, presupuesto,

normatividad y política, procesos y procedimientos y el personal.

Acceso a la información: comprende aspectos como la transparencia, la

participación, el servicio al ciudadano y la organización documental.

Preservación de la información: incluye aspectos como la conservación y el

almacenamiento de la información.

Aspectos tecnológicos y de seguridad de la información: Aborda aspectos como

la seguridad de la información y la infraestructura tecnológica.

Fortalecimiento y articulación: Involucra aspectos como la armonización de la

gestión documental con otros modelos de gestión.




Aspecto Crítico

EJES ARTICULADORES

Administración de Archivos

Acceso a la Información

Preservación de la

Información

Aspectos Tecnológicos y de

Seguridad

Fortalecimiento y Articulación

TOTAL Prioridad

Dentro del Organigrama no se encuentra definida el área de Gestión Documental con un profesional a cargo.

5

3

1

1

7

17

9

Carencia de manuales de procesos, procedimientos y formatos actualizados y aprobados.

7

6

7

4

2

26

3

No todas las comunicaciones son radicadas en la ventanilla única.

6

6

1

6

2

21

5

No hay cultura de organización de archivos 5

5

1

1

5

17

10


6

1

4

1

4

16

11

Carencia del depósito para Archivo Histórico 4

1

4

1

4

14

12


6

3

5

1

5

20

7

Conservación inadecuada de información en diferentes soportes.

8

1

6

2

1

18

8

Conservación de información en unidades de conservación como AZ.

2

1

2

1

2

8

13

Las Historias Laborales y Académicas inactivas se encuentran sin criterio de organización en un depósito diferente al Archivo Central.

8

4

5

1

3

21

6

Fondos Acumulados 8 4 5 1 6 24 4

Subutilización del aplicativo y las herramientas tecnológicas

7

9

7

9

4

36

1


5

3

8

9

5

30

2

TOTAL 77 46 55 38 49




A continuación se presenta el consolidado de orden de aspectos críticos y ejes

articuladores, según la sumatoria de impacto de mayor a menor.

Aspecto Crítico Valor

Subutilización del aplicativo y las herramientas tecnológicas 36

La Institución no cuenta con los programas específicos. 30

Carencia de manuales de procesos, procedimientos y formatos actualizados y aprobados

26

Fondos Acumulados 24

No todas las comunicaciones son radicadas en la ventanilla única. 21


21

No se han elaborado Tablas de Valoración Documental 20

Conservación inadecuada de información en diferentes soportes. 18

Dentro del Organigrama no se encuentra definida el área de Gestión Documental con un profesional a cargo

17



16


Conservación de información en unidades de conservación como AZ. 8

Ejes Articuladores Valor

Administración de Archivos 77

Preservación de la Información 55

Fortalecimiento y Articulación 49

Acceso a la Información 46

Aspectos Tecnológicos y de Seguridad 38




5. FORMULACIÓN DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA Para la formulación de la visión estratégica, la Unidad Central del Valle del Cauca

tomo como base los aspectos y ejes articuladores de mayor sumatoria de impacto.

Aspecto Crítico Valor

Subutilización del aplicativo y las herramientas tecnológicas 36

La Institución no cuenta con los programas específicos. 30

Carencia de manuales de procesos, procedimientos y formatos actualizados y aprobados

26

Fondos Acumulados 24

No todas las comunicaciones son radicadas en la ventanilla única. 21


21

No se han elaborado Tablas de Valoración Documental 20

Conservación inadecuada de información en diferentes soportes. 18

Dentro del Organigrama no se encuentra definida el área de Gestión Documental con un profesional a cargo

17



16


Conservación de información en unidades de conservación como AZ. 8

A partir de la anterior información, la Unidad Central del Valle del Cauca fijó la

siguiente visión estratégica:

“La Institución garantizará el adecuado manejo de las herramientas tecnológicas y

el uso de los aplicativos para la recepción y distribución de las comunicaciones

acorde a los lineamientos y normatividad vigente del Archivo General de la Nación.

Adecuará el espacio del archivo central para la custodia y preservación de la

memoria institucional, elaborará las Tablas de Valoración Documental que

permitirán la valoración de los Fondos Acumulados, las Historias Laborales y

Académicas; todos estos procedimientos se normalizarán mediante los Programas

Específicos, los Manuales de Procesos y Procedimientos y los Formatos

actualizados y aprobados”




6. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS

Aspecto Crítico / Ejes Articuladores Objetivos Subutilización del aplicativo y las herramientas tecnológicas

Implementar una política documentada para salvaguardar la información electrónica.

Realizar un plan de capacitación sobre la importancia del adecuado manejo de los aplicativos y las herramientas tecnológicas.

Solicitar Soporte Técnico SGD


Elaborar los 9 programas específicos a. Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos. b. Programa de Documentos Vitales o Esenciales (asociados al Plan de Riesgo Operativo de la Institución en caso de emergencia). c. Programa de Gestión de Documentos Electrónicos. d. Programa de Archivos Descentralizados (incluye tercerización de la custodia o la administración). e. Programa de Reprografía (incluye los Sistemas de Fotocopiado, Impresión Digitalización y Microfilmación). f. Programa de Documentos Especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales, orales, de comunidades indígenas o afrodescendientes, etc.). g. Plan Institucional de Capacitación. h. Programa de Auditoría y Control

Carencia de Manuales de Procesos, Procedimientos y Formatos actualizados y aprobados

Elaborar los manuales de procesos y procedimientos que regulen todas las actividades en la Institución.

Actualizar el Listado Maestro de Documentos.

Aprobar y socializar cada uno de los formatos.

Elaborar el Instructivo para el Manejo de Copias Controladas.

Fondos Acumulados Organizar los archivos acordes a las Tablas de Valoración Documental.

No todas las comunicaciones son radicadas en la Ventanilla Única.

Estandarizar los procedimientos para el recibo y despacho de las comunicaciones

Realización Plan de Actividades de Sensibilización y Capacitación.




Las Historias Laborales y Académicas inactivas se encuentran sin criterio de organización en un depósito diferente al Archivo Central.

Organizar los archivos acordes a las Tablas de Valoración Documental.


Elaborar las Tablas de Valoración Documental (TVD), como resultado del análisis que se realice a las reestructuraciones institucionales desde su existencia

Conservación inadecuada de información en diferentes soportes.

Adquirir los elementos necesarios para organizar técnicamente los documentos que contienen la memoria institucional


Erradicar y controlar los diferentes microorganismos y vectores (insectos, microorganismos) que actualmente causan deterioro en la documentación transferida al Archivo Central.

Lograr instalaciones adecuadas para el área de trabajo de acuerdo con la normatividad vigente.

Garantizar un espacio que cumpla con las normas técnicas conforme a la Ley General de Archivos (594 de 2000), Acuerdo 049 del 2000 (5 de mayo), por el cual se desarrolla el artículo 7 sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”

Adquirir los elementos necesarios para organizar técnicamente los documentos que contienen la memoria institucional




A partir de la anterior información, la Unidad Central del Valle del Cauca identificó

los proyectos asociados a los objetivos obteniendo la siguiente información.

Aspecto Crítico / Ejes Articuladores

Objetivos Proyectos Asociados

Subutilización del aplicativo y las herramientas tecnológicas

Implementar una política documentada para salvaguardar la información electrónica.

Acompañamiento y apoyo en procedimientos y lineamientos para la creación, gestión, organización y conservación de los archivos según disposiciones establecidas por el Gobierno y el Archivo General de la Nación en materia de Gestión Documental

Realizar un Plan de Capacitación sobre la importancia del adecuado manejo de los aplicativos y las herramientas tecnológicas.

Solicitar Soporte Técnico SGD

Adquisición de elementos para la conservación del patrimonio documental de la UCEVA y Soporte Técnico aplicativo SGD


Elaborar los 9 programas

específicos

a. Programa de Normalización

de Formas y Formularios

Electrónicos.

b. Programa de Documentos

Vitales o Esenciales (asociados

al Plan de Riesgo Operativo de

la Institución en caso de

emergencia).

c. Programa de Gestión de

Documentos Electrónicos.

d. Programa de Archivos

Descentralizados (incluye

tercerización de la custodia o la

administración).

e. Programa de Reprografía

(incluye los Sistemas de

Fotocopiado, Impresión

Digitalización y Microfilmación).

f. Programa de Documentos

Especiales (gráficos, sonoros,

audiovisuales, orales, de

Acompañamiento y apoyo en procedimientos y lineamientos para la creación, gestión, organización y conservación de los archivos según disposiciones establecidas por el Gobierno y el Archivo General de la Nación en materia de Gestión Documental.




comunidades indígenas o

afrodescendientes, etc.).

g. Plan Institucional de

Capacitación.

h. Programa de Auditoría y

Control.

Carencia de Manuales de

Procesos, Procedimientos y

Formatos actualizados y

aprobados

Elaborar los Manuales de

Procesos y Procedimientos que

regulen todas las actividades en

la Institución.

Actualizar el Listado Maestro de

Documentos.

Aprobar y socializar cada uno de

los formatos.

Elaborar el Instructivo para el

manejo de copias controladas.

Fondos Acumulados

Organizar los archivos acordes

a las Tablas de Valoración

Documental.

No todas las comunicaciones

son radicadas en la Ventanilla

Única.

Estandarizar los procedimientos

para el recibo y despacho de las

comunicaciones

Acompañamiento y apoyo en

procedimientos y lineamientos

para la creación, gestión,

organización y conservación de

los archivos según disposiciones

establecidas por el Gobierno y el

Archivo General de la Nación en

materia de Gestión Documental.

Realización Plan de Actividades

de Sensibilización y

Capacitación.

Las Historias Laborales y

Académicas inactivas se

encuentran sin criterio de

organización en un depósito

diferente al Archivo Central.

Organizar los archivos acordes

a las Tablas de Valoración

Documental.

No se han elaborado Tablas

de Valoración Documental

Elaborar las Tablas de

Valoración documental (TVD),

como resultado del análisis que

se realice a las

reestructuraciones

institucionales desde su

existencia

Acompañamiento y apoyo en

procedimientos y lineamientos

para la creación, gestión,

organización y conservación de

los archivos según disposiciones

establecidas por el Gobierno y el

Archivo General de la Nación en

materia de Gestión Documental.




Conservación inadecuada de

información en diferentes

soportes.

Adquirir los elementos

necesarios para organizar

técnicamente las fotografías que

contienen la memoria histórica

fotográfica de la institución.

Adquisición de Elementos para

conservación del Material

Fotográfico

Deficiencia en el depósito del

Archivo Central en

infraestructura, condiciones

locativas y ambientales.

Garantizar un espacio que

cumpla con las normas técnicas

conforme a la Ley General de

Archivos (594 de 2000),

Acuerdo 049 del 2000 (5 de

mayo), por el cual se desarrolla

el artículo 7 sobre “condiciones

de edificios y locales destinados

a archivos”.

Diseño arquitectónico y

estructural del archivo central e

histórico, bajo las condiciones

técnicas establecidas de Ley.

Lograr instalaciones adecuadas

para el área de trabajo de

acuerdo con la normatividad

vigente.

Carencia del depósito para

Archivo Histórico

Adquirir los elementos

necesarios para organizar

técnicamente los documentos

que contienen la memoria

Institucional.

Adquisición de elementos para la

conservación del patrimonio

documental de la UCEVA y

Soporte Técnico Aplicativo SGD

Erradicar y controlar los

diferentes microorganismos y

vectores (insectos,

microorganismos) que

actualmente causan deterioro

en la documentación transferida

al Archivo Central.

Desinfección, limpieza y control de

microorganismos en el Archivo

Central de la UCEVA




7. FORMULACIÓN DE PROYECTOS

A continuación, se relacionan los proyectos que la Unidad Central del Valle Cauca

formuló para el año 2016, con el propósito de contrarrestar los aspectos críticos que

mayor impacto tuvieron en el análisis con cada eje articulador.

Nombre del Proyecto: Acompañamiento y apoyo en procedimientos y lineamientos

para la creación, gestión, organización y conservación de los archivos según

disposiciones establecidas por el Gobierno y el Archivo General de la Nación en

materia de Gestión Documental. (Ver anexo 1)

Nombre del Proyecto: Acondicionamiento físico oficina administrativa del Archivo

Central UCEVA (Ver anexo 2)

Nombre del Proyecto: Adquisición de elementos para la conservación del

patrimonio documental de la UCEVA y Soporte Técnico aplicativo SGD (Ver Anexo

3).

Nombre del Proyecto: Adquisición de Elementos para conservación de Material

Fotográfico. (Ver anexo 4).

Nombre del Proyecto: Desinfección, limpieza y control de microorganismos en el

Archivo Central de la UCEVA. (Ver anexo 5)




8. CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA Para la creación del Mapa de Ruta la Unidad Central del Valle del Cauca tuvo en cuenta el tiempo de ejecución de

cada plan y se desarrolló el siguiente mapa.

Proyecto – Planes

Tiempo Corto Plazo ( 1 a 2 años)

Mediano Plazo ( 2 a 4 años)

Largo Plazo ( 4 años en adelante)

2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025

PROYECTOS

Acompañamiento y apoyo en procedimientos y lineamientos para la creación, gestión, organización y conservación de los archivos según disposiciones establecidas por el gobierno y el Archivo General de la Nación en materia de Gestión Documental.

Adquisición de elementos para la conservación del patrimonio documental de la UCEVA y Soporte Técnico aplicativo SGD

Desinfección, limpieza y control de microorganismos en el Archivo Central de la UCEVA

Acondicionamiento físico oficina administrativa del Archivo Central UCEVA

Adquisición de Elementos para conservación de Material Fotográfico




Proyecto – Planes

Tiempo Corto Plazo

( 1 año) Mediano Plazo

( 1 a 4 años) Largo Plazo ( 4 años en adelante)

2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025

PLANES

Garantizar la Conservación adecuada de información en diferentes soportes.

Definir el área de Gestión Documental dentro del Organigrama y a cargo de un profesional

Actualizar la política general de seguridad de la información, Manual de política de seguridad de la información y acto administrativo política de seguridad).

Elaborar las evaluaciones técnicas requeridas

Establecer las tablas de control de acceso a la información

Diseñar e implementar el Sistema Integrado de Conservación orientado al fondo de la institución en las etapas de Archivo de Gestión y Archivo Central

Definir y aplicar el esquema de metadatos (categorías) obligatorios para los documentos, expedientes y flujos documentales

Elaborar el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, el cual incluya todos los tipos de información enunciados en el artículo 2, del Decreto 2609 de 2013

Proyecto – Planes

Tiempo Corto Plazo

( 1 año) Mediano Plazo

( 1 a 4 años) Largo Plazo ( 4 años en adelante)




2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025

PROYECTO Diseño arquitectónico y estructural del archivo central e histórico, bajo las condiciones técnicas establecidas de Ley.

PLANES

Implementación de la política de cero papel de tal forma que se pueda reducir como mínimo en un 30% en el consumo de papel

Implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA).

Hacer la depuración y actualización de las formas electrónicas vigentes

Consolidar el proceso de reprografía (digitalización o microfilmación)

Integrar mecanismos de firma electrónica a la gestión documental

Realizar las transferencias documentales primarias físicas y electrónicas al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo –SGDEA.

Adecuar y llegado el caso de crecimiento y necesidad de conservación construir el depósito para Archivo Histórico




9. SEGUIMIENTO CONTROL Y MEJORA La Unidad Central del Valle del Cauca, diseñó un cuadro de mando integral, basado en los indicadores establecidos

en cada uno de los proyectos y contemplando la medición trimestral durante la ejecución. Los responsables de la

medición son los encargados de alimentar el cuadro de mando.

Proyectos Asociados Indicadores Meta Trimestral

Medición Trimestral

Gráfico Observaciones

1 2

Acompañamiento y apoyo en procedimientos y lineamientos para la creación, gestión, organización y conservación de los archivos según disposiciones establecidas por el Gobierno y el Archivo General de la Nación en materia de Gestión Documental.

Documentos construido / documento planeado

50% 50% 50%

Nº de programas elaborados / Nº de programas proyectados a elaborar

50%

Nº de tablas construidas / Nº total de dependencias de la Institución

50%

Nº de capacitados / Total de personal administrativo

50%

Acondicionamiento físico oficina administrativa del Archivo Central UCEVA

Valor ejecutado / valor presupuestado

50%

Adquisición de elementos para la conservación del patrimonio

Estantes adquiridos/solicitados

50%




documental de la UCEVA y Soporte Técnico aplicativo SGD

Ventilador adquirido / solicitado

50%

Deshumidificador adquirido/solicitado

50%

Nº de soporte técnico realizados/ Presupuestados

50%

Adquisición de Elementos para conservación de Material Fotográfico

Estantes adquiridos/solicitados

50%

Cajas adquiridas / cajas solicitadas

50%

Papel de conservación adquirido / solicitado

50%

Desinfección, limpieza y control de microorganismos en el Archivo Central de la UCEVA

Área desinfectada/total área de archivo

100%

secretaria general - archivo código: programa de … · estratégicos, la función archivística...

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