cuadro general de clasificación archivística - gob.mx clas_ arch.pdf · cuadro general de...

CuadrCuadrCuadrCuadrCuadro general o general o general o general o general dededededeclasificación archivístclasificación archivístclasificación archivístclasificación archivístclasificación archivísticaicaicaicaica

PPPPPRESENTRESENTRESENTRESENTRESENTACIÓNACIÓNACIÓNACIÓNACIÓN

El Archivo General de la Nación, a través de la Dirección del SistemaNacional de Archivos, con la colaboración de los integrantes del ComiteTécnico de Unidades de Correspondencia y Archivo del GobiernoFederal (COTECUCA), ha desarrollado una propuesta metodológicapara el diseño del cuadro general de clasificación archivístico quepermite:

• ordenar los documentos de archivo dentro del espacio físicoque ocuparán para su conservación, temporal o definitiva, y

• agrupar los elementos que representan su contenido pararelacionarlo de manera lógica con otros documentos dearchivo mediante el lenguaje clasificatorio.

En síntesis, los lineamientos para elaborar un cuadro de clasificaciónque ahora se presentan se conciben como un mecanismo completo,homogéneo y único, destinado a resolver el acceso y control de losdocumentos de archivo, en la medida en que la clasificación permiteun nivel de comprensión y utilidad de los archivos como suma de losprocesos de ordenación preestablecida, la operación de identificacióny creación integrada de criterios clasificatorios.

Establecer a partir de las prácticas y técnicas de la archivística yadministración de documentos, las bases para el diseño del CuadroGeneral de Clasificación Archivística, así como definir las actividadesy estrategias encaminadas a asegurar su desarrollo uniforme,coherente y atento a los propósitos planteados en los Lineamientospara la organización y descripción de los archivos de las dependenciaso entidades de la Administración Pública (D.O.F. 20/02/04), queen adelante mencionaremos como Lineamientos.

1 . 11 .11 .11 .11 .1 Objetivos específicosObjetivos específicosObjetivos específicosObjetivos específicosObjetivos específicos:

• Establecer los conceptos generales de la clasificación yorganización de los archivos.

IIIIINSTRUCTIVONSTRUCTIVONSTRUCTIVONSTRUCTIVONSTRUCTIVO PPPPPARAARAARAARAARA SUSUSUSUSU ELELELELELABABABABABORAORAORAORAORACIÓNCIÓNCIÓNCIÓNCIÓN

1. OBJETIVO GENE1. OBJETIVO GENE1. OBJETIVO GENE1. OBJETIVO GENE1. OBJETIVO GENERALRALRALRALRAL

Derechos Reservados © Archivo General de la Nación 2004

• Definir la forma en la que debe elaborarse el cuadro general declasificación archivística, a fin de establecer los procesos queorienten sobre la manera en que han de formularse sus criteriosy procedimientos del mismo.

• Y determinar las actividades para su formulación enumerandolos procesos a cumplir.

La organización de un archivo responde a una triple necesidad:

• Proporcionar una estructura lógica que represente ladocumentación producida o recibida en el ejercicio de lasatribuciones o funciones de una dependencia o entidad.

• Facilitar su localización conceptual, es decir, acceder a lainformación contenida en el acervo documental.

• Facilitar la localización física de cada documento o expedientepara su eficaz control y manejo.

Así, organizar un archivo conlleva dos tareas concatenadas que son:

• La clasificación archivística, que consiste en realizar un “procesode identificación y agrupación de expedientes homogéneos conbase en la estructura funcional de la dependencia o entidad.1

• Ordenar los documentos de archivo estableciendo, dentrode cada agrupación o serie documental, la relación de unoscon otros, de acuerdo con una unidad de orden establecidapara cada caso.

En el diseño y desarrollo del cuadro general de clasificación archivísticase atiende a lo establecido por los Lineamientos para la organización ydescripción de los archivos de las dependencias o entidades de laAdministración Pública (D.O.F. 20/02/04), que define a éste como el“instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base enlas atribuciones o funciones de cada dependencia y entidad”.2

Así, la estructura del cuadro general de clasificación archivística serájerárquica y atenderá a los conceptos básicos de “fondo”, “sección” y“serie” que establece un principio de diferenciación, estratificación yjerarquía de las diversas agrupaciones documentales que conforman elacervo de una dependencia o entidad.

De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, asaber: fondo, sección, serie (sub-serie), expediente, unidad documental.

2

2. D2. D2. D2. D2. DE LA ESTRUCTURA DE LOSE LA ESTRUCTURA DE LOSE LA ESTRUCTURA DE LOSE LA ESTRUCTURA DE LOSE LA ESTRUCTURA DE LOSARCARCARCARCARCHIVOSHIVOSHIVOSHIVOSHIVOS


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2.12.12.12.12.1 Definiciones y criterios de identificación de laDefiniciones y criterios de identificación de laDefiniciones y criterios de identificación de laDefiniciones y criterios de identificación de laDefiniciones y criterios de identificación de laestructura de los archivosestructura de los archivosestructura de los archivosestructura de los archivosestructura de los archivos

FFFFFONDOONDOONDOONDOONDO

Conjunto de documentos producidos orgánicamente por unadependencia o entidad con cuyo nombre se identifica.3

Criterios de identificación de organismos productores públicos:

• Existencia legal: debe tener un nombre y una existencia jurídicapropia establecidos por una disposición normativa (acto deley) precisa y fechada y publicada en el Diario Oficial de laFederación.

• Funciones propias recogidas igualmente en alguna disposiciónnormativa.

• Posición jerárquica claramente definida dentro de la estructuraadministrativa.

• Autonomía suficiente para el desarrollo de sus funciones.• Estructura interna oficialmente establecida.

Ejemplos:Ejemplos:Ejemplos:Ejemplos:Ejemplos: Fondo Consejería Jurídica del Ejecutivo FederalFondo Secretaría de GobernaciónFondo Instituto Mexicano del Seguro SocialFondo Secretaría de Energía

UnidadDocumental

UnidadDocumental

UnidadDocumental

Expediente

Sub-serie Sub-serie

Serie Serie

Sección SecciónSección

Fondo

Serie Serie

Expediente Expediente

Expediente

Expediente

Los niveles para la clasificación y para el proceso de descripción:


SSSSSECCIÓNECCIÓNECCIÓNECCIÓNECCIÓN

Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cadadependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legalesaplicables.4

Criterios de identificaciónCriterios de identificaciónCriterios de identificaciónCriterios de identificaciónCriterios de identificación

• Debe ser claramente identificable y tener una posiciónsubordinada con respecto al organismo creador cuyo niveles el Fondo.

• Debe corresponder con funciones establecidas en unreglamento interno o semejante delegadas por el órganocreador cuyo nivel es el Fondo.

• Debe pertenecer a un sistema de archivos.• Debe estar inserta en una organización capaz de desarrollar

las funciones delegadas.• Debe contar con competencias propias aunque esté sujeta a

otro organismo superior.• Es un conjunto de documentos relacionados entre sí que,

por lo general, se corresponden con las subdivisionesadministrativas o de las funciones de la dependencia o entidadque lo origina.

• Corresponde con una diferenciación al interior del Fondo.• De conformidad con los Lineamientos, las secciones son las

subdivisiones del Fondo identificadas con funciones.

VVVVVariaciones de las seccionesariaciones de las seccionesariaciones de las seccionesariaciones de las seccionesariaciones de las secciones

• En ocasiones la Sección de un Fondo adquiere un crecimientoimportante y puede llegar a ser independiente de éste, aunqueformalmente sea una subdivisión del Fondo. Estas “seccionesdocumentales” se analizarán para determinar si requieren untratamiento por separado como fondo independiente, o sipermanecen como sección.

• Otra variante es encontrar en el archivo de una dependenciao entidad que por una de sus funciones tenga una secciónque integre fondos (no generados por ella), éstos seconsiderarán en el nivel de la estructura archivística comosecciones o series que forman parte del fondo de ladependencia o entidad.

• En algunos archivos existen documentos que fueron reunidospor su relevancia histórica, mas no por su procedenciainstitucional, donde se fueron agrupando documentos dedistintos fondos, dándoles un tratamiento equivalente al deun Fondo. Por lo general se les denomina “Secciones históricas”o colecciones artificiales y serán considerados en la estructuraarchivística como secciones.

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Ejemplos:Ejemplos:Ejemplos:Ejemplos:Ejemplos: Sección Recursos HumanosSección Recursos Materiales y Obra PúblicaSección Comunicación SocialSección Planeación y Desarrollo

SSSSS ERIEERIEERIEERIEERIE

División de una sección que corresponde al conjunto de documentosproducidos en el desarrollo de una misma atribución general y queversan sobre una materia o asunto específico.5

Criterios de identificación:Criterios de identificación:Criterios de identificación:Criterios de identificación:Criterios de identificación:

• Conjunto de documentos producidos en el desarrollo deuna misma actividad administrativa y regulado por la mismanorma jurídica o de procedimiento.

• Documentos organizados de acuerdo con un sistema dearchivo o conservados, formando una unidad, comoresultado de una misma acumulación.

• Agrupación de documentos que reflejan la misma actividad,que tienen una forma particular o que son resultado de cualquierotra relación derivada de su producción, recepción o uso.

• Las series son el resultado de la aplicación del principio deorden original y (donde los documentos de archivo de unfondo no se mezclan con los de otros), responden al carácterseriado de los mismos, a la repetición de actividades oprocedimientos administrativos para el cumplimiento de unafunción atribuida a la institución.

Ejemplos:Ejemplos:Ejemplos:Ejemplos:Ejemplos: Serie nóminasSerie licitacionesSerie participación socialSerie programas operativos anuales

EEEEEXPEDIENTEXPEDIENTEXPEDIENTEXPEDIENTEXPEDIENTE

Unidad organizada de documentos reunidos por el productor para suuso corriente, o durante el proceso de organización archivística, porquese refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente esgeneralmente la unidad básica de la serie.6

EjemplosEjemplosEjemplosEjemplosEjemplos Nóminas del mes de eneroNóminas del mes de diciembreLicitación Pública LPN-2507/2003

UUUUUNIDNIDNIDNIDNIDADADADADAD DOCUMENTDOCUMENTDOCUMENTDOCUMENTDOCUMENTALALALALAL ( ( ( ( (DOCUMENTODOCUMENTODOCUMENTODOCUMENTODOCUMENTO, , , , , PIEZAPIEZAPIEZAPIEZAPIEZA, , , , , TIPOTIPOTIPOTIPOTIPO DOCUMENTDOCUMENTDOCUMENTDOCUMENTDOCUMENTALALALALAL)))))Es la unidad archivística más pequeña intelectualmente indivisible, porejemplo una carta, una memoria, un informe, una fotografía, unagrabación sonora.7Derechos Reservados © Archivo General de la Nación 2004

3.13.13.13.13.1 Instrumentos y principios para su elaboraciónInstrumentos y principios para su elaboraciónInstrumentos y principios para su elaboraciónInstrumentos y principios para su elaboraciónInstrumentos y principios para su elaboración

En la elaboración de un cuadro general de clasificación archivística esrequisito previo e indispensable contar con un amplio conocimiento delas atribuciones y funciones del organismo que genera los documentosde archivo. Además, en su formulación se deben considerar:

• Los instrumentos jurídicos, de organización y normatividadde la dependencia o entidad.

• Los esquemas de clasificación existentes.• Los recursos con que se cuenta para ello.

Con base en la estructura archivística del fondo, sección y serie comoniveles básicos y sucesivos, en la elaboración del cuadro general declasificación archivística la metodología se plantea a partir de un fondoen específico y tendrá como principios: delimitación, unicidad,estabilidad y simplificación.

Delimitación:Delimitación:Delimitación:Delimitación:Delimitación: El objeto del cuadro es el fondo, esto es, los documentosde cualquier tipo y época generados, conservados o reunidos en elejercicio de las atribuciones o funciones de una dependencia o entidad.

Unicidad:Unicidad:Unicidad:Unicidad:Unicidad: Los límites temporales y la edad de los documentos no soncaracterísticas definitorias de la estructura del archivo, ni rompen launidad del fondo. El cuadro se concibe para clasificar todos losdocumentos de archivo con independencia de su cronología, desde lamás antigua hasta la más reciente.

Estabilidad:Estabilidad:Estabilidad:Estabilidad:Estabilidad: El cuadro debe basarse en las atribuciones o funciones dela dependencia o entidad, cuya permanencia garantice una clasificaciónsegura y estable; asimismo, debe permitir el crecimiento de sus seccionesy series sin romper su estructura.

Simplificación:Simplificación:Simplificación:Simplificación:Simplificación: El cuadro debe ser universal y flexible. Para seradoptado en todos los supuestos posibles, se establecerán divisionesprecisas y necesarias sin tener que descender a subdivisiones excesivas.

3.23.23.23.23.2 Del desarrollo del cuadro de clasificación archivísticaDel desarrollo del cuadro de clasificación archivísticaDel desarrollo del cuadro de clasificación archivísticaDel desarrollo del cuadro de clasificación archivísticaDel desarrollo del cuadro de clasificación archivística

En la formulación del cuadro general de clasificación archivística seestablecen procesos básicos para su desarrollo y solamente se mencionaránlos que corresponden a su instrumentación.

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3. D3. D3. D3. D3. DEL CUEL CUEL CUEL CUEL CUADRO GENERAL DEADRO GENERAL DEADRO GENERAL DEADRO GENERAL DEADRO GENERAL DECLACLACLACLACLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA


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Los procesos básicos permitirán establecer un modelo de tratamiento delos documentos de archivo, destinadas a controlarlos y darles un ordenlógico. En resumen, a través de estos procesos se pretende obtener categoríasde agrupamientos estables, únicas, delimitadas, universales y flexibles.

Identificación.Identificación.Identificación.Identificación.Identificación. Este proceso consiste en identificar los elementos queapoyen la formulación de categorías de agrupamiento. De acuerdocon un sistema funcional de clasificación, en el establecimiento de lascategorías de agrupamiento documental debe contemplarse:

• La identificación de las atribuciones y funciones comunes alconjunto de instituciones que integran la Administración PúblicaFederal.

• La identificación de las atribuciones y funciones específicasde cada dependencia o entidad que corresponden a lasatribuciones sustantivas que hacen la diferencia de unadependencia o entidad con otra.

En ambos casos se debe tomar en cuenta la existencia de una estrecharelación entre aquello que es objeto de una acción institucional o social ylos documentos de archivo que sustentan y dan validez al trabajo institucional.

Así, los instrumentos que posibilitan el proceso son los siguientes:

• Ley Orgánica de la Administración Pública Federal• Leyes generales o federales• Reglamentos internos o similares• Manuales de organización y procedimientos• Catálogos de actividades del Sector Público Federal• Cuadros de clasificación vigentes en las dependencias o

entidades

Los instrumentos enlistados permitirán la detección e identificación deatribuciones y funciones a partir de las cuales se formarán categorías deagrupamiento que integrarán el cuadro de clasificación.

Cabe destacar que en el proceso de identificación son importantes losreglamentos internos vigentes de las dependencias o entidades, de lasfunciones.

Existen, además, leyes federales o generales donde se sustentan las tareasde las dependencias o entidades; en estos casos las atribuciones odisposiciones que deberán cumplirse llegan a tener una mayor estabilidadque los mismos reglamentos, por lo que es recomendable su análisis.

Los instrumentos de identificación restantes tendrán más una función decotejo y complementariedad que de creación de categorías deagrupamiento propiamente dichas.


El análisis de los instrumentos deberá tener como resultado una solalista, sin duplicaciones innecesarias de las categorías de agrupamientoque ofrezcan una perspectiva general del conjunto de categoríasdocumentales sustantivas y comunes.

El proceso de identificación también incluye una serie de mecanismosde semejanza e integración entre categorías, teniendo en cuenta queexiste un gran número de tareas comunes a todas las dependencias oentidades y que, por esta razón, se antoja más adecuado, para el manejode las categorías de agrupamiento, lograr la unificación paulatina de lasque tienen gran similitud no de tipo semántico, sino incluso de contenido.

En el proceso de identificación debe tenerse atención especial de noincurrir en:

• Identificar por identificar y tener un listado enorme decategorías de agrupamiento repetidas, que sólo entorpeceríasu utilización en otras fases como la jerarquización y lacodificación.

• Crear ideas falsas que produzcan mayor dispersión de lainformación, o por el contrario, incurrir en una erróneadiscriminación.

Es necesario que la identificación de categorías de agrupamiento serealice sobre una base sólida y de comparación tal que sólo losinstrumentos que citamos darán ocasión de hacerlo.

Ejemplos:Ejemplos:Ejemplos:Ejemplos:Ejemplos: Programas operativos anuales Recursos Humanos

Recursos Materiales y Obra PúblicaNóminasComunicación SocialPlaneación y DesarrolloLicitacionesEntrevistas con medios

Jerarquización.Jerarquización.Jerarquización.Jerarquización.Jerarquización. Consiste en el establecimiento de los niveles de relacióno coordinación, así como de semejanza y diferencia entre las categoríasde agrupamiento identificadas.

A diferencia de lo que ocurre en la fase de identificación en donde lascategorías de agrupamiento son objeto de un proceso de descripción yregistro unificado, la jerarquización de dichas categorías debe ser objetode un proceso de comparación que permita ubicarlas en un contextogeneral de ordenación o “relación” que debe distinguir elementos degradación (o categorización) diferentes que permitan ubicar la categoríade agrupamiento en el lugar que le corresponda.

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Así por ejemplo, en la administración pública el cuadro clasificadorpor objeto de gasto responde a este principio de jeraquización alestablecer las categorías capítulo, concepto y partida para reporte delgasto público, mientras que conforme a los Lineamientos el Cuadrogeneral de clasificación archivística responde a la estructura fondo,sección y serie.

En la jerarquización, el modelo debe dar cabida en forma lógica atodas nuestras categorías de agrupamiento. Esto se hará a partir de lautilización de elementos que incorporen características generales de“aglutinamiento de la acción administrativa” (función-actividad-asunto)en torno al cual sea posible ubicar racional, continua y sistemáticamentea dichas categorías documentales.

Se insiste en este punto porque es uno de los problemas que la clasifica-ción en el campo de la administración de documentos debe resolver,con su capacidad de respuesta como instrumento organizado yorganizador del “medio ambiente archivístico”, y esto sólo será posibleen la medida en que existan criterios previamente establecidos en sucomposición y se jerarquicen sus elementos de relación, que son lascategorías de agrupamiento documental.

EjemplosEjemplosEjemplosEjemplosEjemplos Recursos HumanosNóminasComunicación SocialEntrevistas a funcionarios de mandoRecursos Materiales y Obra PúblicaLicitaciones

Codificación.Codificación.Codificación.Codificación.Codificación. La utilidad del código ha de verse como condiciónnecesaria para el funcionamiento del Cuadro general de clasificaciónarchivística, al relacionarse éste con el orden y distribución de lascategorías de agrupamiento dentro del propio Cuadro. Lo anterior dalugar a la adecuada sistematización y ubicación que hace más claras lasrelaciones documentales e interconexiones características de losdocumentos de archivo.

A la codificación se le interpreta como la clasificación archivística en símisma, y no como la imagen y representación de cifras o símbolos(códigos), de tal forma que se cree que son la solución a los problemasde la clasificación. Se ha insistido en determinar cuál tipo de códigos osímbolos es el más idóneo (decimal, sectorial, numérico simple, etc.),cuando es el proceso más sencillo de solucionar después de haberidentificado y jerarquizado las categorías de agrupamiento documental,

Asignar un código permite sustituir el nombre propio o título de lacategoría de agrupamiento para fines de abreviatura o identificación, ydenotar la importancia del propio código para sostener y controlar ellugar ocupado por la categoría de agrupamiento.


La utilidad del código es una condición necesaria para el funcionamientodel Cuadro general de clasificación archivística que, al relacionarse conel orden y distribución que observan las categorías de agrupamientodentro del propio Cuadro, propicia su adecuada sistematización yubicación que hace más claro el tipo de relaciones documentales einterconexiones que se establecen entre sí.

Resulta indispensable que la codificación sea una selección cuidadosadel tipo de claves o códigos que se utilizarán; es importante que el tipode codificación seleccionado sea de fácil manejo, lógico, accesible yaplicable a las categorías de agrupamiento, así como su utilización paraidentificar los documentos.

La selección del tipo de codificación más apropiada dependerá,básicamente, de la forma en que aparecen las categorías de agrupamientoal final de las etapas de identificación y jerarquización.

Ejemplo:Ejemplo:Ejemplo:Ejemplo:Ejemplo: 100 Recursos Humanos101 Nóminas200 Comunicación Social201 Entrevistas a funcionarios de mando300 Recursos Materiales y Obra Púbica301 Licitaciones

Las etapas de elaboración del Cuadro general de clasificaciónarchivistica son:

VVVVValidacióalidacióalidacióalidacióalidación.n.n.n.n. Se refiere a las acciones de reconocimiento y aprobaciónde las autoridades correspondientes para el Cuadro general de clasificaciónarchivística, con el objeto de que pueda ser difundido y aplicado.

FFFFFormalizaciónormalizaciónormalizaciónormalizaciónormalización. Atiende a los mecanismos de implantación y su respectivadifusión en el ámbito de todos los archivos de la dependencia o entidad.

Supervisión y asesoría.Supervisión y asesoría.Supervisión y asesoría.Supervisión y asesoría.Supervisión y asesoría. Es el seguimiento de las acciones tendientesa garantizar el adecuado funcionamiento del Cuadro general declasificación archivística y corregir las posibles desviaciones y aclarar lasdudas que se presenten.

CapacitaciónCapacitaciónCapacitaciónCapacitaciónCapacitación. Se refiere a las necesidades de especialización en laaplicación de operaciones y procedimientos del Cuadro general declasificación archivística.

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4. D4. D4. D4. D4. DE LE LE LE LE LA APLICA APLICA APLICA APLICA APLICACIÓN DEL CUACIÓN DEL CUACIÓN DEL CUACIÓN DEL CUACIÓN DEL CUADROADROADROADROADRODE CDE CDE CDE CDE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICALASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICALASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICALASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICALASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA


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1. Ejercicio para el proceso de identificación de categorías parala elaboración de un cuadro general de clasificaciónarchivística de funciones comunes en materia de recursoshumanos.

2. Ejemplo de la Sección 07 Servicios Generales (anexo 3) delproceso de identificación y jerarquización

3. El proceso de identificación y jerarquizaciòn del ArchivoGeneral de la Nación en sus funciones sustantivas o específicas,tiene pendiente la codificación en tanto se lleva a cabo elconsenso de forma integral en la Secretaría de Gobernación.

4. El Cuadro general de clasificación de funciones comunes esresultado del trabajo del grupo para el desarrollo del mismoy coordinado por la Secretaría de Salud, según acuerdo del26 de abril de 2001 del Comité Técnico de Unidades deCorrespondencia y Archivos del Ejecutivo Federal.

Se integra por 12 secciones codificadas e identificadas con un númeroconsecutivo y la letra “C” (de comunes) y 242 series, que correspondena funciones comunes de las dependencias del Poder Ejecutivo Federal.Se propone que en el nivel de sección la estructura archivística searespetada como aparece, y en el nivel de serie según lo determinen lasunidades responsables que requieran de mayor especificación. Puedenagrupar, desagrupar o subdividir para crear subniveles, es decir, cadaserie podrá ampliarse dos claves más de manera horizontal.

En el caso de las secciones de funciones sustantivas de cada dependenciao entidad la codificación de las secciones será del 1 al “n”, cada unacon la letra “S”.

El Cuadro general de clasificación archivística permite organizar losasuntos de manera funcional y puede ser utilizada por cada unidadresponsable de acuerdo con sus necesidades.

NotasNotasNotasNotasNotas1-5, Disposiciones generales en Lineamientos para la organización yconservación de los archivos de las dependencias y entidades de laAdministración Pública Federal (D.O.F. 20/02/04).

6-7 Glosario en Norma Internacional General de Descripción ArchivísticaISAD (G).

ANEXANEXANEXANEXANEXOS DEL CUOS DEL CUOS DEL CUOS DEL CUOS DEL CUAAAAADRODRODRODRODRO


BibliografíaBibliografíaBibliografíaBibliografíaBibliografíaAGN, Dirección de Administración de Documentos del Gobierno Fe-deral, Sistema de clasificación documental del gobierno federal,Lineamientos para su desarrollo y diseño, Archivo técnico, inédito,síntesis, 1985.

Carnicer Arribas, Ma. Dolores, y Juan José Generelo Lanaspa, “Haciauna aplicación uniforme de la ISAD (G): Los niveles de descripción”, enTabula, núm. 4, Valladolid, España, 1999, pp. 139-170.

Cruz Mundet, José Ramón, Manual de archivística, 3a ed., FundaciónGermán Sánchez Ruipérez, Madrid, Ediciones Pirámide, 1999, 408 pp.

Secretaría de Salud, Comité de Información, DGTI; CDI, Manual parala operación de archivos administrativos, versión en web http://www.salud.gob.mx/unidades/cdi/talle/taller.html, 2004.

EJERCICIO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE CATEGORÍAS EN LA ELABORACIÓNDE UN CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICADENOMINACIÓN INICIAL:

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

El objetivo de esta denominación sirve únicamente como referencia e identificación,es decir, sólo se utilizará para tener claro cuál es el contexto donde se llevará a cabola identificación de categorías haciendo diferencia tanto de aquellas otras que soncomunes a todas las dependencias (por ejemplo “recursos materiales”, “serviciosgenerales”, “recursos financieros”, “asuntos jurídicos”, etc.), como de las actividadesespecíficas o sustantivas que corresponden a cada dependencia. Es en los niveles (dedesagregación) que se derivan de esta denominación de “Administración de RecursosHumanos” donde se detallan propiamente los diversos asuntos que están en estrecharelación con esta denominación; es a partir de esos niveles (de desagregación) endonde se verificarán las acciones y operaciones clasificatorias, cuyo propósito serágarantizar la organización adecuada de los documentos.

(Para el desarrollo de la etapa de identificación de categorías se describen de manera general losdocumentos que integran cada agrupación.)

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AAAAANENENENENEXXXXXOOOOO 1 1 1 1 1


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Nivel de desagregación (vertical) Nivel de desagregación (horizontal)

• PPPPPolíticas y normas de administración de personalolíticas y normas de administración de personalolíticas y normas de administración de personalolíticas y normas de administración de personalolíticas y normas de administración de personalDocumentación referente al conjunto de lineamientos dentro de laadministración de personal.

• Planeación y programación de la administración de personalPlaneación y programación de la administración de personalPlaneación y programación de la administración de personalPlaneación y programación de la administración de personalPlaneación y programación de la administración de personalDocumentación referente a las funciones y actividades de análisis yproyección para lograr el aprovechamiento racional de los recursoshumanos actuales y su programación.

• Control de la administración de personalControl de la administración de personalControl de la administración de personalControl de la administración de personalControl de la administración de personalDocumentación referente a las funciones y actividades para vigilar yregular el funcionamiento de la administración de personal de acuerdocon los planes, políticas y normas preestablecidas.

FFFFFuncionamiento general de launcionamiento general de launcionamiento general de launcionamiento general de launcionamiento general de laadministración de personaladministración de personaladministración de personaladministración de personaladministración de personal

Se refiere a la documentaciónderiva del ejercicio de las fun-ciones y actividades de laadministración de los recursoshumanos del Ejecutivo Federal, através del desarrollo y aplicaciónde políticas, planes, programas yprocedimientos orientados asatisfacer los objetivos mutuos detrabajadores e instituciones.

• PPPPPersonal del ramoersonal del ramoersonal del ramoersonal del ramoersonal del ramoDocumentación particular de los individuos que prestan sus servicios enuna dependencia determinada, producto de sus relaciones laboralesdesde su selección y contratación hasta su baja, aun en casos en queprocedan documentos posteriores. Esta documentación integra eldenominado expediente básico. Los documentos de este grupo que seelaboran en términos colectivos deberán clasificarse en los rubrosadicionales de administración de recursos humanos.En caso de que se requiera diferenciar o precisar los diferentes gruposde personal que pertenece a la dependencia, se procederá a subordinara este rubro las series correspondientes: personal de base, de confianza,administrativo, docente, etc.

• PPPPPersonal ajeno al ramoersonal ajeno al ramoersonal ajeno al ramoersonal ajeno al ramoersonal ajeno al ramoDocumentación referente a personas que no están adscritas a ladependencia y, sin embargo, mantienen alguna relación laboral con lamisma.

• PPPPPersonal de serersonal de serersonal de serersonal de serersonal de servicio socialvicio socialvicio socialvicio socialvicio socialDocumentación referente al servicio social que prestan alumnos o pasantesde diversas especialidades académicas, como requisito para la acreditaciónoficial de sus estudios.

• PPPPPersonal comisionadoersonal comisionadoersonal comisionadoersonal comisionadoersonal comisionadoDocumentación referente a personal que no está contratado en ladependencia en que presta sus servicios, procedente de otrasdependencias, entidades o instituciones diversas para efecto de desarrollarlabores eventuales en comisiones específicas.

PPPPPersonalersonalersonalersonalersonalComprende la documentaciónindividual que se genera comoproducto de la relación laboral.


Nivel de desagregación (horizontal)

• Reclutamiento de personalReclutamiento de personalReclutamiento de personalReclutamiento de personalReclutamiento de personalDocumentación generada por actividades encaminadas a buscar y hacerconcurrir a solicitantes capaces de cubrir las vacantes que se presenten.

• Selección de personalSelección de personalSelección de personalSelección de personalSelección de personalDocumentación generada por las actividades de análisis y evaluaciónde las habilidades y capacidades de los solicitantes.

• PPPPPersonal inhabilitadoersonal inhabilitadoersonal inhabilitadoersonal inhabilitadoersonal inhabilitadoDocumentación referente a personal que por determinadas característicasse ha calificado como no aceptable y se hace del conocimiento de lasáreas administrativas correspondientes, para evitar su contratación.

• Control de plazasControl de plazasControl de plazasControl de plazasControl de plazasDocumentación generada por las actividades que se desarrollan conobjeto de regular las asignaciones y movimientos de plazas en la estructuraorgánica de una dependencia determinada.

• Control de puestosControl de puestosControl de puestosControl de puestosControl de puestosDocumentación generada por las actividades encaminadas a establecery regular las unidades de trabajo específicas e impersonales (puestos)que conforman el marco laboral en el que los trabajadores desempeñansus actividades.

• Control de asistenciaControl de asistenciaControl de asistenciaControl de asistenciaControl de asistenciaDocumentación generada por actividades encaminadas al establecimientoy regulación de horarios de trabajo y periodos de asistencia con o sinpercepción de sueldo.

• Control presupuestalControl presupuestalControl presupuestalControl presupuestalControl presupuestalDocumentación generada por actividades encaminadas al establecimientoy regulación de remuneraciones.

• AcreditaciónAcreditaciónAcreditaciónAcreditaciónAcreditaciónDocumentación generada con objeto de hacer constar la situación laboralde los trabajadores dentro de las dependencias.

• SegurosSegurosSegurosSegurosSegurosDocumentación referente a contratos de garantías que se celebran conempresas aseguradoras para efecto de indemnizar a los trabajadores delas consecuencias dañosas de los riesgos a que se hallen expuestos.

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Nivel de desagregación (vertical)

Servicio civil de carreraServicio civil de carreraServicio civil de carreraServicio civil de carreraServicio civil de carrera(reclutamiento y selección de per-sonal).Corresponde a la documentaciónque se produce en la etapaadministrativa previa a lacontratación de personal, en lacual se reúnen y evalúancandidatos para ocupar deter-minados puestos.

Control de personalControl de personalControl de personalControl de personalControl de personalIncluye la documentación que seproduce por el ejercicio deregulación de los movimientos depersonal: adscripción, categoría,percepciones y asistencia.

Prestaciones al personalPrestaciones al personalPrestaciones al personalPrestaciones al personalPrestaciones al personalContiene documentación que seproduce por el suministro debienes o servicios que brinda elEjecutivo Federal a los trabaja-dores, con objeto de proporcio-narles bienestar y seguridad social.


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Nivel de desagregación (vertical) Nivel de desagregación (horizontal)

• Prestaciones del ISSSTEPrestaciones del ISSSTEPrestaciones del ISSSTEPrestaciones del ISSSTEPrestaciones del ISSSTEDocumentación que se genera por el otorgamiento de las diversasprestaciones que se proporcionan a través del Instituto de Seguridad yServicios Generales de los Trabajadores al Servicio del Estado (ISSSTE).

• Servicios médicos adicionalesServicios médicos adicionalesServicios médicos adicionalesServicios médicos adicionalesServicios médicos adicionalesDocumentación clínica que se genera por concepto de servicios médicosproporcionados a los trabajadores por instituciones independientes delInstituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores al Serviciodel Estado (ISSSTE).

• Servicio de guarderíasServicio de guarderíasServicio de guarderíasServicio de guarderíasServicio de guarderíasDocumentación referente al uso del servicio de estancias infantiles quese encargan del cuidado y vigilancia de los hijos de los trabajadoresdurante el tiempo que éstos prestan sus servicios a la dependencia deadscripción.

• Servicios de beneficio socialServicios de beneficio socialServicios de beneficio socialServicios de beneficio socialServicios de beneficio socialDocumentación generada por concepto de aprovechamiento dedescuentos, bonificaciones y otros beneficios sociales que el EjecutivoFederal proporciona a los trabajadores a través de establecimientospropios o por medio de convenios con instituciones ajenas (comedores,cafeterías, farmacias, etc.).

• Servicios culturales, recreativos y deportivosServicios culturales, recreativos y deportivosServicios culturales, recreativos y deportivosServicios culturales, recreativos y deportivosServicios culturales, recreativos y deportivosDocumentación referente a servicios de desarrollo físico e intelectualque permiten a los trabajadores el ejercicio de actividades físicas, deesparcimiento y de enriquecimiento de su acervo cultural.

• VVVVVacaciones, descansos y licenciasacaciones, descansos y licenciasacaciones, descansos y licenciasacaciones, descansos y licenciasacaciones, descansos y licenciasDocumentación que se genera como resultado del otorgamiento dedescansos ordinarios y extraordinarios, así como de vacaciones ylicencias. Esa documentación que por su naturaleza pertenece al grupode prestaciones, debe relacionarse conceptualmente con el grupo decontrol de asistencia, debido a que su tratamiento administrativo eshomogéneo y sus efectos se dan en el control de asistencia.

• Prestaciones de dineroPrestaciones de dineroPrestaciones de dineroPrestaciones de dineroPrestaciones de dineroDocumentación que se produce por el otorgamiento de dinero que elgobierno federal proporciona a los trabajadores o sus deudos en casode fallecimiento, u otras causas, como apoyo económico en situacionesdifíciles.Como en el caso anterior, conviene que esta documentación se relacionecon el grupo de Control Presupuestal, debido a su tratamientoadministrativo y efectos correspondientes.


Nivel de desagregación (horizontal)

• Capacitación y adiestramientoCapacitación y adiestramientoCapacitación y adiestramientoCapacitación y adiestramientoCapacitación y adiestramientoDocumentación que se genera por el ejercicio de actividades orientadasa proporcionar a los trabajadores los aspectos técnicos, científicos yculturales que les permitan desarrollar sus conocimientos y habilidadescon objeto de lograr el eficiente desempeño de su actividad o preparaciónpara desempeñar puestos superiores.

• Evaluación y promociónEvaluación y promociónEvaluación y promociónEvaluación y promociónEvaluación y promociónDocumentación generada por el ejercicio de actividades tendientes adefinir, con parámetros de medición, retribuciones adecuadas a losconocimientos y habilidades o desarrollo de las funciones del personal,de acuerdo con la estructura ocupacional de las dependencias y suspolíticas de escalafón.

• Estímulo y recompensasEstímulo y recompensasEstímulo y recompensasEstímulo y recompensasEstímulo y recompensasDocumentación procedente del ejercicio de actividades encaminadas aproporcionar a los trabajadores elementos de reconocimiento a suactuación laboral, para motivar su actitud e iniciativa en el mejor logrode los objetivos de la dependencia.

• SindicatosSindicatosSindicatosSindicatosSindicatosDocumentación producto de las actividades de la asociación formadapor los trabajadores de una dependencia o entidad para larepresentación y defensa de sus intereses comunes.

• Comisiones y comitésComisiones y comitésComisiones y comitésComisiones y comitésComisiones y comitésDocumentación producto de las actividades desarrolladas por gruposde trabajadores o autoridades que se establecen con objeto de llevar acabo determinadas funciones específicas dentro del contexto de laadministración de personal.

• ConsejosConsejosConsejosConsejosConsejosDocumentación producto de las actividades desarrolladas porcorporaciones de carácter consultivo en materia de administración derecursos humanos.

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Organizaciones laboralesOrganizaciones laboralesOrganizaciones laboralesOrganizaciones laboralesOrganizaciones laboralesComprende la documentaciónque se produce como con-secuencia de la formación yfuncionamiento de organizacionestransitorias o permanentes detrabajadores, autoridades omixtas, cuyos objetivos yactividades tengan efectos en laadministración de personal.

Nivel de desagregación (vertical)

Desarrollo de personalDesarrollo de personalDesarrollo de personalDesarrollo de personalDesarrollo de personalAbarca la documentación que seproduce en el ejercicio deactividades encaminadas aprocurar el progreso técnico,científico y cultural de lostrabajadores, así como laorientación de su actuación hacialos objetivos y metas de ladependencia, proporcionándoleslos medios para el eficientedesempeño de sus actividades yla oportunidad de ocupar puestossuperiores en la perspectiva de sudesenvolvimiento laboral.


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AAAAANENENENENEXXXXXOOOOO 2 2 2 2 2Sección: 7C. Servicios GeneralesSección: 7C. Servicios GeneralesSección: 7C. Servicios GeneralesSección: 7C. Servicios GeneralesSección: 7C. Servicios Generales

Estructura del cuadro de clasificación, niveles de desagregación(ejemplos)

Nivel deidentificación

1er nivel dedesagregación

2° nivel dedesagregaciónS E R I E SS E R I E SS E R I E SS E R I E SS E R I E S

3° nivel dedesagregación

Administración de

servicios generales

Políticas, normas yprocedimientos sobreadministración deservicios

Gestionar, regular ycontrolar la contra-tación y otorgamientode servicios

Administración deintercomunicaciones ytelecomunicaciones

Administración deservicios de conser-vación de bienesmuebles e inmuebles

7C.1Disposiciones en materiade servicios generales7C.2Programas y proyectos enmateria de recursos mate-riales, obra pública, conser-vación y mantenimiento7C.3Servicios básicos

7C.8Servicio de telefonía,telefonía celular y radio-localización

7C.9Servicio postal y tele-comunicaciones

7C.11Mantenimiento, conser-vación e instalación demobiliario

7C.17Conservación ymantenimiento de lainfraestructura física

7C.3.1Suministro de energíaeléctrica7C.3.2Suministro de aguapotable7C.3.3Suministro de aguapurificada7C.3.4Suministro de gas

7C.8.1Servicio de telefonía7C.8.1 Convencional7C.8.2 Digital7C.8.3 Larga distancia7C.9.1 Servicio postal7C.9.2 Telecomunica- ciones

7C.17.1Elevadores7C.17.2Equipo de bombeohidroneumático7C.17.3Jardinería7C.17.4Planta de emergencia

7C.11.1Equipo

4° nivel dedesagregación

7C.9.2.1Conducción de señales7C.9.2.2Repercusión de cargospor giras internacionales7C.9.2.3Servicios de girasinternacionales7C.9.2.4Telegrafía federal7C.9.2.5Voz y datos

7C.11.1.1 Aire acondicionado7C.11.1.2 Extintores7C.11.1.3 Máquinafranqueadora, etc.


Artículo 48Artículo 48Artículo 48Artículo 48Artículo 48. El Archivo General de la Nación, como órganodesconcentrado de la Secretaría de Gobernación, fungirá como el enterector de la archivística nacional y entidad central de consulta delEjecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e históricosde la Administración Pública Federal, y tendrá las siguientes atribuciones:

RRRRReglamento Interior de laeglamento Interior de laeglamento Interior de laeglamento Interior de laeglamento Interior de laSecretaría de GobernaciónSecretaría de GobernaciónSecretaría de GobernaciónSecretaría de GobernaciónSecretaría de Gobernación

Secciones Series

Organización,coordinación

Apoyo, control técnicoy dictaminación

Archivo Histórico

Disposiciones en materia de administración dedocumentos y archivos

Programas y proyectos en materia deorganización, planeación y evaluación

Programas y proyectos de vinculación ycoordinación

Estudios e investigaciones en administración dedocumentos y archivos

Reuniones y eventos técnicos

Consejos

Comités

Asesorías sobre administración de documentosy archivos

Dictaminación del destino final de archivos

Registro Nacional de Archivos

Archivo técnicoCentro de Investigación Técnica Archivística

Convenios

Disposiciones en materia de organización,descripción, conservación y difusión dearchivos

Programas y proyectos de adquisiciones

Programas y proyectos de organización

Programas y proyectos de descripción

Programas y proyectos de conservacióndocumental

Programas y proyectos de difusión

Registro Central

Certificaciones

Permisos para la salida de documentos del país

FUNCIONES

Establecer normas y prestar asesoría técnicapara la organización y la operación de losservicios en materia de administración dedocumentos y archivos dentro de lasdependencias y entidades federales.

Establecer los lineamientos para analizar, valorary disponer del destino final de la documentaciónliberada por las dependencias y entidades de laAdministración Pública Federal, incorporandoa los acervos del órgano administrativodesconcentrado los que posean interés históricoy gestionar la recuperación de archivoshistóricos.

Determinar lineamientos para integrar, mantenery difundir registros, inventarios y catálogos delos documentos y fuentes relevantes para lahistoria de México, existentes en otros archivosy colecciones públicas y privadas, nacionales odel extranjero.

Establecer políticas para reunir, organizar ydifundir el acervo documental gráfico,bibliográfico y hemerográfico necesario paraapoyar el desarrollo archivístico y lainvestigación histórica nacional.

Custodiar, organizar, conservar y describir losdocumentos y expedientes que conforman susacervos, facilitando y promoviendo su consultay aprovechamientos públicos. El acceso a laconsulta de los documentos que hayan sidotransferidos a este órgano administrativodesconcentrado, podrá darse en cualquiermomento, cuando así lo disponga el áreageneradora. En caso contrario, la consulta podrárealizarse en los plazos y términos que señalanla Ley Federal de Transparencia y Acceso a laInformación Pública Gubernamental y demásdisposiciones aplicables.

Autorizar la expedición de copias certificadasde los títulos primordiales, mercedes, planos ydemás documentos originales existentes en elórgano administrativo desconcentrado, asícomo determinar las políticas para proporcionarlos servicios de consulta y reprografía al públicousuario.


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CuadrCuadrCuadrCuadrCuadro general de clasificacióno general de clasificacióno general de clasificacióno general de clasificacióno general de clasificaciónarchivísticaarchivísticaarchivísticaarchivísticaarchivística

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cuadro general de clasificación archivística - gob.mx clas_ arch.pdf · cuadro general de...

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