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Secretaría GeneralOficina Nacional de Gestión y Patrimonio

Documental

Entrenamiento - Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

21 de mayo de 2021

Secretaría General

Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

¿Qué?: Documento Electrónico de Archivo (05 min.)

¿Porqué?: Beneficios del Documento Electrónico de Archivo(10 min.)

¿Cómo?: Política, Programa y Modelo de Gestión delDocumento Electrónico de Archivo (15 min.)

¿Cuándo?: Hoja de ruta para la implantación del DocumentoElectrónico de Archivo (10 min.)

¿Quién?: Responsabilidades e impacto (10 min.)

Conclusiones (05 min.)

ÍNDICE

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El Documento Electrónico de Archivo es todo documento

electrónico elaborado o recibido por la Universidad que es

auténtico e integro y por lo tanto tiene validez jurídica.

¿Qué es el Documento Electrónico de Archivo?

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1. Ejemplos de Documentos Electrónicos de Archivo:

1. Informes elaborados por la Universidad, la versión final firmada

digitalmente.

2. Actas de los órganos directores de la Universidad, la versión final firmada

por la Universidad.

3. Documentos (PDF, Fotos, Videos, …) de actos que tengan un valor de

patrimonio documental.

4. Documentos electrónicos copias electrónicas seguras de documentos

papel con validez jurídica.

2. Ejemplos de documentos que no son Documentos Electrónicos de Archivo:

1. Documentos no finales: borradores.

2. Excel, Power Point … de trabajo.

3. Documentos electrónicos cuya validez jurídica se sustenta en un documento

papel firmado.

Documento Electrónico de Archivo

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¿Porqué del Documento Electrónico de Archivo? Beneficios

Las leyes colombianas dan el mismo valor jurídico a

un documento electrónico que a uno en papel que

cumpla con los requerimientos de autenticidad y

integridad y lleven firma electrónica.

Las leyes colombianas impulsan el uso del

documento electrónico de archivo como substituto del

documento papel.

La interoperabilidad entre Universidades y

Administraciones públicas solo puede ser posible a

través del documento electrónico de archivo, no es

realista pensar que se pueda hacer con el papel.

Los estudiantes ya están acostumbrados a la relación

telemática y esta si se quiere hacer con validez jurídica

requiere del documento electrónico.

Dentro de poco tiempo el único documento que tendrá

validez jurídica será el documento electrónico de

archivo.

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La introducción del expediente electrónico como columna vertebral de

la gestión de la Universidad puede comportar múltiples beneficios:

Eliminación del uso del papel: reducción de costes directos(producción, traslado y almacenamiento).

Eficiencia en la gestión y facilidad de acceso: Compartirdocumentación en línea, acceso simultáneo, disponibilidadinmediata.

Aplicación de políticas de gestión sistemáticas: relacionadas conla generación, clasificación, custodia y acceso de los documentos.

Potencial de Interoperabilidad y compartición de datos ydocumentos.

Automatización de procesos.

Mayor seguridad tecnológica y jurídica.

Reducción de tareas sin valor añadido.

Mejor servicio, y mejora de la imagen institucional.

¿Porqué del Documento Electrónico de Archivo? Beneficios

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RIESGOS

El no abordar un proyecto de gestión del documento y expediente de formacorporativa y con un modelo predefinido acaba llevando algunos de los siguientesproblemas:

Multiplicidad de sistemas no integrados.

Crecimiento desmedido del volumen almacenado.

Alta complejidad en la gestión del todo el ciclo de vida.

Pérdida de algunas de las ventajas: reducción de tiempo y costes, noautomatización de procesos, etc.

Incremento de tareas sin valor añadido: gestión manual de los documentoselectrónicos.

No optimizar la gestión de la interoperabilidad.

Imposibilidad de garantizar la preservación del documento y expedienteelectrónico.

Frustración para los usuarios.

¿Porqué? Riesgo de la Universidad sin papeles

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¿Cómo?: Política, Programa y Modelo

de Gestión del Documento

Electrónico de Archivo

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Etapa I:

Diagnóstico del estado actual de la gestión documental electrónica de la Universidad.

Documento de brechas en materia de la gestión del documento electrónico.

Etapa II:

Formulación de la Política y Programa de Gestión de documentoselectrónicos de archivo (PGDEA) y el Modelo de gestión dedocumentos electrónicos de archivo (MGDEA).

Elaboración del documento técnico de Factores de Riesgo delMGDEA y del Plan estratégico para la implementación del MGDEA.

Elaboración de la Hoja de Ruta de implantación del MGDEA, el Plande Gestión del cambio y los Términos de referencia para laadquisición del Software para el Sistema de gestión de documentoselectrónicos.

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1. Existen en la Universidad políticas y reglamentos en materia de gestión documental,

de adopción relativamente reciente, particularmente centradas en el documento en papel.

2. La aplicación de los criterios y metodologías de gestión documental es de carácter

descentralizado, a través de las oficinas de gestión documental de cada sede – aunque los

lineamientos sean homogéneos, su aplicación no lo es.

3. El uso de documentos electrónicos es creciente, y está ocurriendo fuera del alcance de las

Políticas vigentes en materia de gestión documental. No existe en la actualidad gobierno

institucional de los documentos electrónicos.

4. El uso creciente de documentos electrónicos, incluso en sustitución de documentos que

deberían integrar expedientes administrativos, genera un riesgo de no poder cumplir con

los objetivos de gestión documental si la Universidad no se dota de instrumentos

apropiados.

5. Entre los usuarios, en particular en las áreas finalistas, existe una aceptación generalizada

del valor del documento electrónico en cualquiera de sus formas.

6. Se ha identificado una notable descentralización en la toma de decisiones en materia

tecnológica. Esta circunstancia está siendo corregida desde la introducción de la Dirección

Nacional de Estrategia Digital mediante el acuerdo del CSU 316 de 2019.

Conclusiones

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•Descentralización

•No homogeneidad en los lineamientos GD

•No integración de los sistemas informáticos

•Necesidad de formalizar políticas

•No existencia de un único SGD

•Gestión del cambio

•Validez jurídica del documentoelectrónico fuera

•Nueva cultura digital

• Interoperabilidad

• Involucración de áreas clave

•Fortalecimiento de las políticas de GD

•Reconocimiento las ventajas del e-DOC

•Liderazgo del proyecto

•Acuerdo del CSU 316 de 2019

•Contexto Legal propicio

•Políticas públicas de Cero papel

•Ser referente

•Disponibilidad de herramientas tecnológicas

Debilidades Amenazas

Fortalezas Oportunidades

Análisis DAFO

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Política de Gestión de documentos electrónicos de archivo

Política

Programa

Modelo

Índice

Marco Normativo de Referencia

Principios Rectores de la Gestión Documental Electrónica

Objetivos de la Política

Alcance de la Política

Revisión de la Política

Roles y Responsabilidades

Procesos de Gestión Documental

Instrumentos Archivísticos

Despliegue de la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

Difusión y Aplicación de la Política

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Principios Rectores:

Son principios de carácter abstracto, con vigencia a largo plazo yaplicación transversal a todos los niveles de la organización. Destacan:

Preferencia por el documento electrónico único y elexpediente electrónico.

Aplicación sistemática de criterios homogéneos de descripción,clasificación y transferencia.

Repositorio único de documentos electrónicos definitivos.

Uso de la firma digital y electrónica.

Proyecto pluridisciplinario de construcción participativaliderado por expertos.

Política de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

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Objetivos:

General: “Establecer los principios generales que gobiernan la producción, uso ypreservación de documentación auténtica en formato electrónico, producida enel desarrollo de las actividades que responden a los objetivos o competenciasintrínsecas de la Universidad.”

Específicos:

Impulsar el uso del documento electrónico como evidencia de laactividad de la universidad, con toda la validez jurídica.

Establecer una forma corporativa del uso del documento electrónico,agrupado en expedientes electrónicos y bajo una ontología común.

Dar cumplimiento a los requerimientos normativos del documento yexpediente electrónico, así como de la firma electrónica.

Garantizar que la implantación del documento electrónico en laUniversidad se realizará de una forma común y bajo una tecnologíacorporativa única.


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Instrumentos Archivísticos:

Se identifican 5 Instrumentos archivísticos:

Cuadro de Clasificación Documental.

Modelo de Descripción y Vocabulario de Metadatos.

Tablas de Retención Documental.

Catálogo de Tipologías Documentales.

Catálogo de Formatos Electrónicos..

Despliegue de la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo:

Programa de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (PGDEA).

Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (MGDEA).

Difusión y Aplicación de la Política:

Plan de Gestión del cambio.

Procedimientos periódicos de Supervisión y Auditoría que verifican sucumplimiento.

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Política

Programa

Modelo

Índice

Aspectos Generales

Requerimientos para el Desarrollo del PGD

Planeación

Producción, Gestión y Trámite

Organización y Tratamiento Documental

Uso, Acceso y Conservación

Fase de Implementación

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Relación con otros documentos:

Política de Gestion de Documentos Electrónicos de Archivo

Programa de Gestión Documental (PGD)

Objetivo general: planificar a corto, mediano y largo plazo el desarrollo de lagestión del documento electrónico de archivo en la Universidad Nacional deColombia con la finalidad de asegurar la administración, conservación y accesoa los documentos y expedientes a lo largo de todo su ciclo de vida.

Ámbito de aplicación: aplica a todos los documentos electrónicos creados,recibidos, digitalizados y gestionados por los empleados de la Universidad, asícomo a los estudiantes, los contratistas, la comunidad universitaria en general, yotros usuarios en el ejercicio de sus funciones y que tengan acceso a losdocumentos, expedientes y archivos independientemente del momento en quese generen. Se excluye expresamente los documentos bibliográficos.

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Modelo de Gestión de Documentos

Electrónicos de Archivo (MGDEA)

Desarrolla e implementa:

La Política de Gestión de DocumentosElectrónicos de Archivo de laUniversidad.

El Programa de Gestión de DocumentosElectrónicos de Archivo de laUniversidad.

Política

Programa

Modelo

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Capítulos del MGDEA:

Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

Estructura e instrumentos

Ontología y Ciclo de Vida

Vocabulario de Metadatos

Cuadro de Clasificación y Tablas Documentales

Catálogo de Tipologías Documentales

Catálogo de Formatos Electrónicos

Modelos para la implementación

Modelo Organizativo

Modelo Tecnológico

Modelo de Seguridad y Acceso

Modelo de Digitalización e Impresión Segura

Política de Firma Digital y Electrónica

Modelo de Preservación del DocumentoElectrónico

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Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

Política de Firma Digital y Electrónica e Identidad Electrónica

Objetivo General: Establecer el conjunto de criterios comunes asumidos porla Universidad Nacional de Colombia en relación con la autenticación y elreconocimiento de firmas electrónicas basadas tanto en certificados, comoen otros tipos de firma como la firma biométrica. En concreto establece lasdirectrices a seguir por la Universidad Nacional de Colombia respecto al usode la Firma Digital y Electrónica, en el seno de las aplicaciones corporativas,para garantizar la autenticidad, integridad y conservación de losdocumentos firmados digitalmente.

También se establece qué identidades digitales y certificados digitales deestudiantes, así como de terceros, acepta la Universidad Nacional deColombia y qué certificados digitales utilizan los empleados de laUniversidad.

Finalmente se define la estrategia para la preservación a largo plazo de lasfirmas electrónicas y digitales.

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Factores de Riesgo del MGDEA

Objetivo general: Identificar losriesgos específicos relacionados con elproyecto de implementación delModelo de Gestión de DocumentosElectrónicos de Archivo. Se hanidentificado 24 factores de riesgo(algunos de ellos múltiples), ningunode los cuales representa una amenazade carácter crítico. Asimismo, de cadauno de ellos se califica la probabilidadde ocurrencia y el impacto quesupone para la universidad. Tras laidentificación, análisis y evaluación seestablecen un conjunto de acciones acorto plazo para mitigar o controlarlos riesgos detallados.

Plan elaborado en colaboración con la DNED

Alineamiento ISO 31000:2018 y ISO18128:2014.

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Plan estratégico para la Implementación del MGDEA (2020-2025)

Plan de Gestión del Cambio para la Implementación del MGDEA (2020-2025)

Se ha detallado una estrategia de gestión del cambio aplicando la metodologíadefinida por la Universidad. En este documento:

Se han identificado y calificado los colectivos destinatarios.

Se han identificado los mensajes y contenidos clave a transmitir.

Se han propuesto diversos canales para encaminar acciones de difusión,formación y prevención de la resistencia al cambio.

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¿Cuándo? Hoja de Ruta

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Hoja de Ruta para la Implantación del Documento Electrónico de Archivo

Objetivo: Identificar el conjunto de actuaciones a ejecutar durantelos años 2021 al 2024, por parte de la Universidad, para implantarel documento electrónico de archivo de acuerdo con el Modelo degestión del documento electrónico de archivo.

Ámbitos:

Jurídico: 2 actuaciones

Organizativo: 10 actuaciones

Gestión documental y archivo: 7 actuaciones

Tecnológico: 15 actuaciones

TOTAL: 34 actuaciones

Fases:

Elaboración del cuadro de mando

Elaboración de la Hoja de ruta

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Cuadro de Mando

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Cuadro de Mando

Hoja de Ruta de la Universidad Nacional de Colombia

Código Actuación Ámbito Soporte externo Duración prevista

1.1 Cobertura jurídica y regulación de la actuación administrativa automatizada (AAA) Jurídico Sí 3 meses

1.2 Otras normativas requeridas para la implantación del documento electrónico de archivo Jurídico NoContinuada en el

tiempo

Ámbito Jurídico:

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Ámbito Organizativo:


Código Actuación Ámbito Soporte externo Duración prevista

2.1Revisión de la metodología de análisis de procedimientos para incorporar la definición del

expediente y documento en soporte electrónicoOrganizativo No 6 meses

2.2 Elaboración/Ampliación de un Catálogo exhaustivo de procedimientos Organizativo No 9 meses

2.3Priorización de los procedimientos a los que aplicaran el MGDEA (Identificación de los

proyectos piloto)Organizativo No 3 meses

2.4Continuar con el proceso de simplificación de los procedimientos implementando el documento

electrónico de archivo de acuerdo con la metodología revisadaOrganizativo No

Continuada en el

tiempo

2.5 Dotar de herramientas de firma a las personas que lo requieran (certificados digitales) Organizativo SíContinuada en el

tiempo

2.6Definir anualmente las actuaciones de gestión del cambio de acuerdo con el Plan de Gestión del

CambioOrganizativo No

Continuada en el

tiempo

2.7Ejecutar anualmente las actuaciones de gestión del cambio de acuerdo con el Plan de Gestión

del CambioOrganizativo Sí

Continuada en el

tiempo

2.8 Constituir un Helpdesk de gestión de documentos electrónicos de archivo Organizativo SíContinuada en el

tiempo

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Cuadro de Mando

Cuadro de Mando

Ámbito Gestión Documental y Archivo:


Códig

oActuación Ámbito Soporte externo Duración prevista

3.1 Revisión y actualización del PolGDEA, PGDEA y MGDEAGestión

DocumentalSí

Continuada en el

tiempo

3.2 Adaptación del Cuadro de Clasificación Documental bajo criterios funcionalesGestión

DocumentalSí 9 meses

3.3 Continuar con el proceso de definición y revisión de las TRD de todas las series documentalesGestión

DocumentalNo

Continuada en el

tiempo

3.4Implementación del MGDEA sobre las herramientas tecnológicas de gestión de documentos

electrónicos de archivo (gestor documental y archivo electrónico)

Gestión

DocumentalSí

Continuada en el

tiempo

3.5

Implementación de los instrumentos archivísticos (Cuadro de Clasificación, TRD, Vocabulario

de Metadatos, Tipologías Documentales, …) sobre las herramientas tecnológicos de gestión

del documento electrónico de archivo

Gestión

DocumentalNo

Continuada en el

tiempo

3.6

Recepción y participación en la ejecución de las actuaciones de gestión del cambio en el

ámbito del personal de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental como de las

Divisiones o Secciones de Gestión Documental de las sedes

Gestión

DocumentalSí

Continuada en el

tiempo

3.7 Elaboración del Catálogo de documentos vitales y esencialesGestión

DocumentalSí 6 meses

Cuadro de MandoÁmbito Tecnológico:


Código Actuación Ámbito Soporte externoDuración

prevista

4.1Selección y Contratación e implantación de un Sistema de Gestión del

Documento Electrónico de Archivo (SGDEA)Tecnológico Sí 1 año y 9 meses

4.2 Desarrollo de un Frontal de Servicios de Gestión Documental Tecnológico Sí 3 meses

4.3 Desarrollo de la Capa de Servicios Tecnológico Sí 3 meses

4.4

Recepción y participación en la ejecución de las actuaciones de gestión del

cambio en el ámbito del personal de la Dirección Nacional de Estrategia

Digital y a los responsables tecnológicos de las sedes

Tecnológico SíContinuada en

el tiempo

4.5 Mejora de las comunicaciones en las sedes con menos conectividad Tecnológico Sí 1 año y 6 meses

4.6Configuración en el SGDEA del Modelo de Gestión del Documento

Electrónico de Archivo (MGDEA)Tecnológico Sí 6 meses

4.7

Actuaciones para garantizar la seguridad del SGDEA: auditoria del sistema,

integración al sistema de copias de seguridad, incorporación al plan de

seguridad y recuperación, …

Tecnológico No 9 meses

4.8 Adquisición de herramientas de digitalización segura de documentos Tecnológico Sí 6 meses

4.9 Poner en marcha la Sede Electrónica con acceso al catálogo de tramites Tecnológico Sí 6 meses

4.10 Poner en marcha del Registro de entrada de documentos Tecnológico Sí 6 meses

4.11 Ejecución de los pilotos de gestión de documento electrónico de archivo Tecnológico Sí 9 meses

4.12Implementar el Frontal de Servicios de Gestión Documental en todos los

departamentos que no dispongan de un aplicativo vertical de gestiónTecnológico No

Continuada en

el tiempo

4.13 Priorización de integración de las aplicaciones al Gestor Documental Tecnológico No 3 meses

4.14 Integración de cada aplicativo vertical con el Gestor Documental Tecnológico SíContinuada en

el tiempo

4.15Identificación y despliegue de una plataforma de custodia y preservación

de expedientes electrónicos a largo plazoTecnológico Sí 9 meses

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Hoja de Ruta – Fichas Actuaciones

Priorización de los procedimientos a los que aplicaran el MGDEA

(Identificación de los proyectos piloto)

Código 2.3

Ámbito Organizativo

Áreas implicadas

Secretaria General, Vice-Rectoría General,

Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio

Documental, y Dirección Nacional de Estrategia

Digital

Área/s

Responsable/s Vice-Rectoría General

Propuesta de

planificación 4º trimestre de 2021 Duración estimada 3 meses

Relación con

otros proyectos

(prerrequisitos /

sinergias)

Revisión de la metodología de análisis de

procedimientos para incorporar la definición del

expediente y documento en soporte electrónico

(2.1)

Elaboración/Ampliación de un Catálogo

exhaustivo de procedimientos (2.2)

Ejecución de los pilotos de gestión de

documento electrónico de archivo (4.11)

Presupuesto

estimado N/A

Objetivos

perseguidos

Identificar los proyectos piloto sobre los que se

aplicará el MGDEA. Dedicación

estimada de

recursos internos

10 horas perfil normativo

30 horas perfil organizativo

10 horas perfil documental

5 horas perfil tecnológico Factores críticos

de éxito

Que se prioricen aquellos procedimientos que

tendrán más impacto interno y que esta

priorización sea asumida y aceptada por toda la

Universidad.

Descripción de la actuación

Se propone a la Universidad utilizar los siguientes criterios con el objetivo de abordar esta actuación consistente en priorizar los

procedimientos a ser implementados sobre el MGDEA:

- Procedimientos que permitan gestionarse íntegramente por medios electrónicos con pocos cambios.

- Procedimientos que supongan un mayor volumen en el global de procedimientos ejecutados por la Universidad.

- Procedimientos que requieran para su revisión y validación de un equipo limitado de personas (procedimientos controlados

por departamentos concretos).

Con esta revisión de los procedimientos se debe poder identificar los proyectos piloto sobre los que se aplicará el MGDEA.

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¿Quién? Responsabilidades

e Impacto

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Responsabilidades

Consejo Superior Universitario

Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental y Comité Nacional de Estrategia Digital

Vicerrectoría General de la Universidad

Secretaria General de la Universidad


Dirección Nacional de Estrategia Digital

Secretarias de Sede y Unidades de Gestión Documental de las sedes

Responsables de departamentos o áreas

Personal que participa en la ejecución de procedimientos

La política y el modelo de gestión del documento electrónico de archivo lodefine en su apartado de roles y responsabilidades: proyectopluridisciplinar y por lo tanto con múltiples responsables.

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Responsabilidades

Roles y responsabilidades: proyecto pluridisciplinar y por lotanto con múltiples responsables:

Participar en las convocatoria de gestión del cambio.

Ir incorporándose a la gestión del documento electrónicode archivo.

Ejecutar procesos de digitalización segura de documentospapel, tanto aportados por estudiantes o terceros como losya existentes en el momento de la puesta en marcha delSistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.

Acompañar durante todo el proceso de implementación delas distintas herramientas.

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Impacto

La implantación de la política y el modelo de gestión del documentoelectrónico de archivo tendrá los siguientes impactos en los equiposde dirección:

A corto plazo (primer año):

Participar en sesiones de información y de formación.

Inicio de algún proceso de digitalización de documentos papel.

A medio y largo plazo:

Ir sustituyendo la gestión basada en el papel por la del documento electrónico de archivo.

Incremento del valor añadido aportado.

Mejor servicio al estudiante.

Mejor servicio al persona de la Universidad.

Ahorro económico en los procesos.

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Conclusiones

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La Universidad apuesta por el documentoelectrónico como soporte a los procesos y alpatrimonio documental.

Está definido el Como dar respuesta a lasnecesidades del documento electrónico(documento único y con validez jurídica, accesoseguro y centralizado).

Proyecto pluridisciplinar donde están definidaslas responsabilidades y donde el rol de todoslos servidores públicos y contratistas es clavepara el éxito de este.

Compromiso y liderazgo para garantizar laimplementación del Modelo.

Transformación de la Universidad: digital,eficiente, segura y referente.

Secretaría General


Muchas gracias!

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