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SECRETARÍA DE FINANZAS, INVERSIÓN Y ADMINISTRACIÓN. DIRECCIÓN GENERAL FINANCIERA. Manual De Procedimientos 2017. Diciembre 2017

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SECRETARÍA DE FINANZAS, INVERSIÓN Y ADMINISTRACIÓN.

DIRECCIÓN GENERAL FINANCIERA.

Manual De Procedimientos 2017.

Diciembre 2017

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Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

Dirección General Financiera

1

ÍNDICE

Resumen Procesos ....................................................................................................................................................................... 4

FLUJO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE EFECTIVO ..................................................................................................................... 7

DETERMINACIÓN DE LA DISPONIBILIDAD ................................................................................................................................ 7

Determinación de disponibilidad diaria ...................................................................................................................................... 7

Flujograma Determinación de la disponibilidad diaria ................................................................................................................... 10

Entero a municipios .................................................................................................................................................................... 13

Flujograma Entero a municipios .................................................................................................................................................... 15

Reclasificación de recursos ....................................................................................................................................................... 16

Flujograma Reclasificación de recursos ........................................................................................................................................ 17

DISPERSIÓN DE LA DISPONIBILIDAD ...................................................................................................................................... 18

Distribución de recursos de las nuevas inversiones pactadas .............................................................................................. 18

Flujograma Distribución de recursos de las nuevas inversiones pactadas ................................................................................... 19

CONCILIACIONES BANCARIAS ................................................................................................................................................. 20

Conciliaciones bancarias ........................................................................................................................................................... 20

Flujograma Conciliaciones Bancarias ........................................................................................................................................... 22

INVERSIONES FINANCIERAS .................................................................................................................................................... 23

INVERSIONES FINANCIERAS .................................................................................................................................................... 23

Analizar información financiera económica ............................................................................................................................. 23

Flujograma Analizar información financiera y económica. ............................................................................................................ 24

Estrategia de Inversión ............................................................................................................................................................... 25

Flujograma Estrategia de Inversión ............................................................................................................................................... 28

Reporte de Cartera de Inversiones de Organismos Descentralizados................................................................................... 30

Reporte de cartera de inversiones de organismos descentralizados ............................................................................................ 31

Subasta de inversión .................................................................................................................................................................. 32

Flujograma Subasta de Inversión. ................................................................................................................................................. 34

CONCILIACIONES BANCARIAS ................................................................................................................................................. 36

CONCILIACIONES BANCARIAS DE CUENTAS DE INVERSIÓN .............................................................................................. 36

Conciliaciones Bancarias de cuentas de inversión ................................................................................................................. 36

Flujograma Conciliaciones Bancarias de Cuentas de Inversión. ................................................................................................... 38

BANCA ELECTRÓNICA .............................................................................................................................................................. 40

EXTRACTO BANCARIO .............................................................................................................................................................. 40

Contabilización de extracto bancario cuentas de recepción de ingresos. ............................................................................ 40

Flujograma Contabilización de extracto bancario cuentas de recepción de ingresos. .................................................................. 42

REVISIÓN DE SALDOS RECURSOS FEDERALES ................................................................................................................... 43

Consulta de saldos en cuentas específicas ............................................................................................................................. 43

Flujograma Consulta de saldos en cuentas específicas ................................................................................................................ 44

REVISIÓN DE SALDOS RECURSOS RECAUDACIÓN .............................................................................................................. 45

Consulta de movimientos en cuentas de Recaudación ........................................................................................................... 45

Flujograma Consulta de movimientos en cuentas de Recaudación .............................................................................................. 46

REGISTRO ESTATAL DE DEUDA PÚBLICA ............................................................................................................................. 47

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Dirección General Financiera

2

DEUDA PÚBLICA......................................................................................................................................................................... 47

Determinación de indemnización por mora .............................................................................................................................. 47

Flujograma Determinación de indemnización por mora. ............................................................................................................... 48 Oficio de Confirmación de Servicio ............................................................................................................................................... 49

Cálculo de saldos vigente e intereses devengados ................................................................................................................. 51

Flujograma Cálculo de saldos vigentes e intereses devengados .................................................................................................. 52 Oficio de Respuesta de Cálculo de saldo vigente e intereses devengados .................................................................................. 53

Reporte mensual de la Situación de Deuda Pública ................................................................................................................ 55

Flujograma Reporte Mensual de la Situación de la Deuda Pública ............................................................................................... 57 Oficio de Envío de Reporte Mensual de la Situación de la Deuda Pública ................................................................................... 58

Control de Fideicomiso de Administración y Medio de Pago ................................................................................................. 60

Flujograma Control de Fideicomiso de Administración y Medio de Pago...................................................................................... 62 Oficio de Envío de documentación ................................................................................................................................................ 63

Confirmación de pagos mensuales de la deuda directa .......................................................................................................... 65

Flujograma Confirmación de Pagos Mensuales de la Deuda Directa ........................................................................................... 66

REGISTRO ESTATAL .................................................................................................................................................................. 67

Solicitud de inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública ............................................................................................... 67

Flujograma Confirmación de Pagos Mensuales de la Deuda Directa ........................................................................................... 69 Oficio de Notificación..................................................................................................................................................................... 70 Oficio de solicitud de documentación pendiente ........................................................................................................................... 72

Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública .................................................................................................................... 74

Flujograma Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública ....................................................................................................... 76 Oficio de Entrega .......................................................................................................................................................................... 77 Oficio de Remisión ........................................................................................................................................................................ 79 Hoja de .......................................................................................................................................................................................... 80 Registro ......................................................................................................................................................................................... 81

EGRESOS .................................................................................................................................................................................... 83

PAGO DEL GASTO PÚBLICO ..................................................................................................................................................... 83

Pagos a través de Banca Electrónica ........................................................................................................................................ 83

Flujograma Pagos a través de Banca Electrónica ......................................................................................................................... 86

Pagos a través de cheque .......................................................................................................................................................... 89

Flujograma Pagos a través de Banca Electrónica ......................................................................................................................... 91

Solicitud y Contabilización de Recursos Financieros ............................................................................................................. 93

Flujograma Pagos a través de Banca Electrónica ......................................................................................................................... 95

Conciliaciones Bancarias ........................................................................................................................................................... 96

Flujograma Conciliaciones Bancarias ........................................................................................................................................... 98

CONTROL Y SEGUIMIENTO ....................................................................................................................................................... 99

APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS .................................................................................................................................... 99

Apertura de cuentas Bancarias.................................................................................................................................................. 99

Flujograma Apertura de cuentas bancarias ................................................................................................................................. 101

Apertura de cuentas concentradoras de recaudación ........................................................................................................... 102

Flujograma Apertura de cuentas concentradoras de recaudación .............................................................................................. 104

AUDITORÍAS .............................................................................................................................................................................. 105

Atención a requerimiento de información y/o documentación derivado de auditorías ...................................................... 105

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Dirección General Financiera

3

Flujograma Atención a requerimiento de información y/o documentación derivado de auditorías. ............................................. 107

ADMINISTRATIVO ..................................................................................................................................................................... 108

RECURSOS HUMANOS ............................................................................................................................................................ 108

Ingreso de personal (Plaza Operativa, Libre designación, Vigencia temporal, Nivel 12 en adelante) ............................... 108

Flujograma Ingreso de personal (Plaza Operativa, Libre designación, Vigencia temporal, Nivel 12 en adelante) ...................... 110

Ingreso de personal (Nivel 5 a 11 Servicio Civil de Carrera) ................................................................................................. 112

Flujograma Ingreso de personal (Nivel 5 a 11 de Servicio Civil de Carrera) ............................................................................... 114

Evaluación al Desempeño Nivel 1 a 14 .................................................................................................................................... 115

Flujograma Evaluación al Desempeño ....................................................................................................................................... 117

AFECTACIÓN PRESUPUESTAL ............................................................................................................................................... 118

Solicitud de recalendarización y anticipación de recursos ................................................................................................... 118

Flujograma Solicitud de Recalendarización y Anticipación de Recursos .................................................................................... 120

Solicitud de Traspasos Presupuestales .................................................................................................................................. 121

Flujograma Solicitud de Traspasos Presupuestales.................................................................................................................... 123

Elaboración de Pagos a terceros ............................................................................................................................................. 124

Flujograma Elaboración de Pago a Terceros .............................................................................................................................. 125

Elaboración de Gastos de Operación ...................................................................................................................................... 126

Flujograma Elaboración de Gastos de Operación ....................................................................................................................... 128

SERVICIOS GENERALES ......................................................................................................................................................... 129

Solicitud de compras partidas liberadas ................................................................................................................................ 129

Flujograma Solicitud de compras partidas liberadas ................................................................................................................... 130

Solicitud de compras para captura en la Plataforma Estatal de Información (PEI)............................................................. 131

Flujograma Solicitud de compras para captura en la PEI ............................................................................................................ 133

Solicitud de mantenimiento vehicular ..................................................................................................................................... 134

Flujograma Solicitud de mantenimiento vehicular ....................................................................................................................... 136

Baja de bienes ........................................................................................................................................................................... 137

Flujograma Baja de Bienes ......................................................................................................................................................... 138

HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS .......................................................................................................................................... 139

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Dirección General Financiera

4

Resumen Procesos

Datos Generales

Total Macroprocesos

7

Total Procesos

16

Total

Procedimientos 38

Áreas:

Dirección de Inversiones y Operaciones Financieras. Dirección de Egresos. Dirección de Control y Seguimiento Coordinación de Deuda Pública. Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos.

No. Macroproceso No. Procesos No. Procedimientos Claves

1 Flujo de Entradas y Salidas de Efectivo

1 Determinación de la

Disponibilidad

1 Determinación de disponibilidad diaria

MP-DGF-DIyOF-FEySE-DD 1.1

2 Entero a Municipios MP-DGF-DIyOF-FEySE-EM- 1.2

3 Reclasificación de recursos

MP-DGF-DIyOF-FEySE-REC- 1.3

2 Dispersión de la Disponibilidad

4

Distribución de recursos de las inversiones pactadas

MP-DGF-DIyOF-FEySE-DISREC-2.1

3

Conciliaciones Bancarias Cuentas

Eje De Inversión 5

Conciliaciones Bancarias

MP-DGF-DIyOF-FEySE- CONC.BANC-3.1

2 Inversiones Financieras

1 Inversiones Financieras

6 Analizar información Financiera y económica

MP-DGF-DIyOF-INV-FIN-ANAL-1.1

7 Estrategia de Inversión MP-DGF-DIyOF.INV-FIN-ESTI-

1.2

8

Reporte de cartera de inversiones de Organismos Descentralizados

MP-DGF-DIyOF-INV-FIN- REP.ODES-1.3

9 Subasta de inversión MP-DGF-DIyOF-INV FIN-SUB

INV-1.4

2 Conciliaciones

Bancarias 10

Conciliaciones Bancarias de cuentas de inversión

MP-DGF-DIyOF-CONC-BAN INV-2.1

3 Banca Electrónica

1 Extracto Bancario 11

Contabilización de extracto bancario cuentas recepción de ingresos

MP-DGF-DIyOF-BAN ELEC-CEB-1.1

2 Revisión de Saldos Recursos Federales

12 Consulta de saldos en cuentas específicas

MP-DGF-DIyOF-BAN ELEC-CCE-1.2

3

Revisión de Saldos Recursos

Recaudación 13

Consulta de movimientos en cuentas de recaudación

MP-DGF-DIyOF-BAN-ELEC-CCR-1.3

4 Registro Estatal De

Deuda Pública 1 Deuda Pública

14 Determinación de indemnización por mora

MP-DGF-CDP-REDP-DP.IM- 1.1

15 Cálculo de saldo vigente e intereses devengados

MP-DGF-CDP-REDP- DP.CAL-1.2

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Dirección General Financiera

5

16

Reporte Mensual de la Situación de Deuda Pública

MP-DGF-CDP-REDP- DP.REM-1.3

17

Control de Fideicomiso de Administración y Medio de Pago.

MP-DGF-CDP-REDP-DP.CF- 1.4

18

Confirmación de pagos mensuales de la deuda directa

MP-DGF-CDP-REDP- DP.CONF PAG-1.5

2 Registro Estatal

19

Solicitud de Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública

MP-DGF-CDP-RED- RE.SOL.INC 2.1

20 Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública

MP-DGF-CDP-RED-RE.INSC. 2.2

5 Egresos

1

Pago del Gasto Publico

21 Pagos a través de Banca Electrónica

MP-DGF-DE-EGRESOS.PAG.BE- 1.1

22 Pagos a través de Cheque

MP-DGF-DE- EGRESOS.PAG.CH.-1.2

23 Solicitud y contabilización de Recursos Financieros

MP-DGF-DE -PAGEGRESOSSOLyCONT-1.3

24 Conciliaciones Bancarias MP-DGF-DE.-

PAG.EGRESOS.CONC. BANC-1.4

6 Control y

Seguimiento

1 Apertura de Cuentas

Bancarias

25 Apertura de cuentas bancarias

MP-DGF-DCyS-ACC-1.1

26

Apertura de cuentas concentradoras de recaudación

MP-DGF-DCyS-ACCR-1.2

2 Auditorías 27

Atención a requerimiento de información y/o documentación derivado de auditorías

MP-DGF-CYS-REQ.AUDIT- 1.3

7 Administrativo

1 Recursos Humanos

28

Ingreso de personal: Plaza operative, libre designación, vigencia temporal y niveles 12 en adelante

MP-DGF-UAPE- ADM.REC.HUM.ING. PERS.-1.1

29 Ingreso Niveles 5-14 MP-DGF-UAPE-

ADM.REC.HUM.SERV. CIVIL.-1.2

30 Evaluación al Desempeño niveles 1-14

MP-DGF-UAPE-EVAL.DESEM.-1.3

2 Afectación

Presupuestal 31

Solicitud de recalendarización y anticipación de recursos

MP-DGF-UAPE-ADM.APLIC. PRES.REC Y ANTIC. 2.1

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Dirección General Financiera

6

32 Solicitud de traspasos presupuestales

MP-DGF-UAPE-ADM.APLIC. PRES.TRASP.REC. 2.2

33 Elaboración de pagos a terceros

MP-DGF-UAPE-ADM.APLIC. PRES.ELAB PT.2.3

34 Elaboración de Gastos de Operación

MP-DGF-UAPE-ADM.APLIC. PRES.ELAB GO.2.4

3 Servicios Generales

35 Solicitud de compras partidas liberadas

MP-DGF-UAPE-ADM.SERV. GRALES.SOL.COM.LIB.3.1

36

Solicitud de compras para captura en la Plataforma Estatal de información PEI

MP-DGF-UAPE-ADM.SERV. GRALES.SOL.COM.PEI.3.2

37 Solicitud de mantenimiento vehicular

MP-DGF-UAPE-ADM.SERV. GRALES.SOL.MANT.VEH.3.3

38 Baja de bienes MP-DGF-UAPE-

ADM.INVENT.BAJA BIENES 3.4

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Dirección General Financiera

7

FLUJO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE EFECTIVO

DETERMINACIÓN DE LA DISPONIBILIDAD

Determinación de disponibilidad diaria

Área responsable: Dirección de Inversiones y Operaciones Financieras Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Determinación de la disponibilidad diaria

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Determinar la disponibilidad diaria en base a la recaudación, vencimientos de

inversión y a los requerimientos de gasto para optimizar el recurso determinado

Clave:

MP-DGF-DIyOF-FEySE-DD-

1.1

Clientes: Dirección de Egresos Dirección General Financiera

Proveedores: Banca Electrónica Instituciones Financieras Dirección General de Ingresos Dirección de Egresos

Alcance: Cubrir el gasto que la Dirección de Egresos solicita

para determinar el disponible a invertir.

Tiempo aproximado de ejecución: 2/3 horas por día

Indicadores:

Número de transferencias realizadas por nuevas inversiones

Puntos Críticos:

Posibles fallas en el sistema de Internet o Bancas Electrónicas.

Atribución de las Personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Operaciones Financieras.

Normatividad a la que está sujeto:

Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración artículo 39 Fracción II

No. Actividades Responsable Documentos

1 Consultar saldos de las cuentas recaudadoras por Institución Bancaria.

Jefe de Operaciones financieras

Comprobantes bancarios

2 Traspasar saldo a cuenta concentradora por Institución Bancaria, concentrando los recursos en una o más instituciones bancarias de acuerdo al criterio establecido

Jefe de Operaciones financieras

Comprobantes bancarios

3 Capturar información por institución en el sistema de subasta de inversión en el módulo de disponibilidad

Jefe de Operaciones financieras

Reporte Ejecutivo de disponibilidad

4 Verificar qué vencimientos se tienen para el día de acuerdo al reporte.

Jefe de Operaciones Financieras

Copia de las confirmaciones

5 Capturar el importe de los intereses, de cada vencimiento en el sistema de subasta de inversión.

Jefe de Operaciones Financieras

Reporte Ejecutivo de disponibilidad

6 Verificar en banca electrónica los montos abonados de los vencimientos a las cuentas y checarlos contra la información capturada.

Jefe de Operaciones Financieras

Comprobante bancario

7 Verificar el monto disponible por institución en el sistema de subasta de inversión.

Jefe de Operaciones financieras

Recuadro de determinación de la disponibilidad por Institución

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Dirección General Financiera

8

8 Cotejar que coincida el monto obtenido en disponibilidad por Institución con el saldo bancario

Directora de inversiones y operaciones financieras

Recuadro de determinación de la disponibilidad por institución

9 Recepción del oficio donde solicitan el monto de recursos para cubrir el gasto.

Directora de inversiones y operaciones financieras

Oficio

10 Capturar en el sistema de subasta de inversión módulo de disponibilidad el monto del egreso a cubrir.

Jefe de Operaciones financieras

Reporte ejecutivo de disponibilidad

11 Transferir del capital vencido y/o de la recaudación en una sola emisión el requerimiento del egreso

Jefe de Operaciones Financieras

Comprobantes bancarios

12 Elaborar y entregar oficio informando a la Dirección de Egresos la manera en que se cubrió la solicitud.

Jefe de Operaciones Financieras

Oficio

13 Imprimir un tanto del formato que se entrega a la Coordinación de inversiones

Directora de inversiones y operaciones financieras

Reporte ejecutivo de la disponibilidad

14 Verificar saldo promedio y saldo final, los intereses del mes y los intereses acumulados determinados en el reporte ejecutivo de disponibilidad con el archivo de Excel Saldo (mes) (año)

Directora de inversiones y operaciones financieras

Reporte ejecutivo de la disponibilidad

15 Imprimir dos tantos, uno para la Dirección General Financiera y el otro para la coordinación de inversiones

Directora de inversiones y operaciones financieras

Reporte ejecutivo de la disponibilidad

16 Capturar los intereses de los vencimientos del día por fecha e institución financiera

Jefe de Operaciones financieras

Hoja de control en un archivo Excel, reporte de intereses

17 Capturar los intereses del día de manera global, los recursos radicados por la federación por diferentes conceptos, así como de la recaudación por institución, el egreso solicitado, obteniendo el monto final global en tesorería.

Jefe de Operaciones financieras

Hoja de control en un archivo en Excel Saldo (mes) (año)

18 Capturar en el archivo correspondiente las nuevas inversiones por institución, fecha de vencimiento, plazo, tasa, monto e intereses reflejando el monto en la tesorería que debe de coincidir con el archivo de saldo.

Jefe de operaciones financieras

Hoja de control en un archivo en Excel INV (MES)(AÑO)

19 Realizar reporte de recaudación para tener un control e identificación de los ingresos por cuenta tanto bancaria como contable

Jefe de Operaciones financieras

Hoja de control en un archivo en Excel donde se especifique el reporte de recaudación (año)

20 Se realizan los registros contables en la PEI de los movimientos financieros del día.

Jefe de Operaciones Financieras

Póliza de diario

21 Revisar, validar y autorizar la captura y elaboración de las operaciones diarias realizadas para la determinación de la disponibilidad

Directora de inversiones y operaciones financieras

Soporte documental y reportes correspondientes

22 Recepción de los documentos que se han generado durante el día.

Directora de inversiones y operaciones financieras

Soporte documental

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Dirección General Financiera

9

23 Elaborar Memorándum para entrega a la DGCG de los documentos contables con el soporte documental correspondiente a los movimientos financieros del día.

Jefe de Operaciones Financieras

Memorándum

24 Revisar el contenido del memorándum Directora de inversiones y operaciones financieras

Memorándum

25 Recabar firma del Director General Directora de inversiones y operaciones financieras

Memorándum

26 Envío de memorándum a la Dirección de Contabilidad Gubernamental.

Jefe de Operaciones Financieras

Memorándum

FIN

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Dirección General Financiera

10

Flujograma Determinación de la disponibilidad diaria

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11

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Dirección General Financiera

12

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Dirección General Financiera

13

Entero a municipios

Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y OPERACIONES FINANCIERAS

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Entero a municipios

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Que los municipios reciban con oportunidad los recursos que les corresponden Clave:

MP-DGF-DIyOF-FEySE-EM- 1.2

Clientes:

Dirección de Egresos Dirección General Financiera

Proveedores:

Dirección General de Contabilidad Gubernamental Banca Electrónica

Alcance: Dispersar eficientemente a los municipios los recursos

que les asignaron

Tiempo aproximado de ejecución: 30 minutos

Indicadores:

Número de transferencias realizadas

Puntos Críticos:

Posibles fallas en el sistema de internet y de la Plataforma Estatal de Información (PEI)

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Operaciones financieras.

Normatividad a la que está sujeto:

Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, artículo 39 Fracción VIII

No. Actividades Responsable Documentos

1 Recepción de oficio generado por la Dirección General de Contabilidad Gubernamental.

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

Oficio

2 Capturar el monto a pagar en el sistema de subasta de inversión en el rubro de egreso

Jefe de operaciones financieras

Reporte ejecutivo de disponibilidad

3 Cotejar que la información del oficio corresponda a la captura en la Plataforma Estatal de Información por la Dirección General de Contabilidad Gubernamental

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras Jefe de Operaciones Financieras

4 Realizar la compensación en la Plataforma Estatal de Información de los registros para pago a los municipios.

Jefe de Operaciones financieras

Pólizas compensadas

5 Generar un archivo plano e importar mediante interface a la banca electrónica de la institución a través de la cual se va a realizar la dispersión.

Jefe de Operaciones Financieras

Archivo plano

6 Realizar la dispersión de los pagos a municipios Directora de inversiones y operaciones financieras y Jefe de Operaciones Financieras

Comprobantes bancarios

7 Imprimir los comprobantes individuales así como el reporte de pago concentrado.

Directora de Inversiones y Operaciones financieras y

Jefe de Operaciones Financieras

Reporte de pago y comprobantes bancarios

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Dirección General Financiera

14

8 Elaborar oficio reportando a la Dirección General de

Contabilidad Gubernamental y áreas involucradas los movimientos realizados anexando el reporte de pago y los comprobantes bancarios.

Jefe de Operaciones Financieras

Oficio

9 Revisar contenido del oficio Directora de inversiones

y operaciones financieras

Oficio

10 Recabar firma del Director General Directora de inversiones y operaciones financieras

Oficio

11 Envió de oficio a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental

Jefe de Operaciones financieras

Oficio

Fin

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Dirección General Financiera

15

Flujograma Entero a municipios

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Dirección General Financiera

16

Reclasificación de recursos

Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIÓNES Y OPERACIONES FINANCIERAS

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Reclasificación de recursos

Tipo de procedimiento Sustantivo Soporte

Objetivo: Corregir abonos bancarios realizados a cuenta concentradoras Clave:

MP-DGF-DIyOF-FEySE- REC-1.3

Clientes: Dirección General de Contabilidad Gubernamental Quien solicite

Proveedores: Banca electrónica Plataforma Estatal de Información

Alcance: Realizar el movimiento bancario de acuerdo a la instrucción verificando los movimientos reportados.

Tiempo aproximado de ejecución: Variable dependiendo de movimientos a corregir

Indicadores:

Número de correcciones o reclasificaciones por concepto de corrección

Puntos Críticos:

Posibles fallas en el sistema de Internet o Bancas Electrónicas

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Operaciones financieras.

Normatividad a la que está sujeto:

Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, artículo 39 Fracción V

No. Actividades Responsable Documentos

1 Recepción del oficio de la solicitud de reclasificación Directora de Inversiones

y Operaciones Financieras

oficio

2 Confirmar mediante la banca electrónica de la aplicación del recurso señalado en la cuenta indicada.

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

Reporte bancario

3 Determinar de qué cuenta concentradora se podrá realizar el movimiento solicitado.

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

4 Realizar el movimiento bancario mediante banca electrónica Jefe de Operaciones Financieras

Reporte bancario

5 Generar el comprobante Jefe de Operaciones Financieras

Reporte bancario

6 Realizar los registros contables en la Plataforma Estatal de Información

Jefe de Operaciones Financieras

Pólizas Contables

7 Elaborar oficio de respuesta a quién solicito el movimiento, anexándole copia del comprobante e informar a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental de que la operación fue realizada y turnar copia a las diferentes áreas involucradas.

Jefe de Operaciones Financieras

oficio

8 Revisar el contenido del Oficio Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

Oficio

9 Recabar firma de Director General Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

Oficio

10 Envió del oficio a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Jefe de Operaciones Financieras

Oficio

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Flujograma Reclasificación de recursos

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18

DISPERSIÓN DE LA DISPONIBILIDAD

Distribución de recursos de las nuevas inversiones pactadas

Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIÓNES Y OPERACIONES FINANCIERAS

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Distribución de recursos de las nuevas inversiones pactadas

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Dispersar los recursos disponibles para cubrir las operaciones de inversión

concertadas.

Clave:

MP-DGF-FEySE-DISREC- 2.1

Clientes: Instituciones Financieras

Proveedores: Banca electrónica

Alcance: Transferir eficientemente los recursos a las instituciones financieras

Tiempo aproximado de ejecución: 1 hora u 1:30 horas.

Indicadores:

Número de transferencias realizadas por nuevas inversiones

Puntos Críticos:

Posibles fallas en el sistema de Internet o Bancas Electrónicas.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Operaciones financieras. Normatividad a la que está sujeto: Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, artículo 39 Fracción I

No. Actividades Responsable Documentos

1 Recepción de formato de la coordinación de Inversiones con los datos de las nuevas operaciones de inversión

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

Reporte de nuevas Inversiones

2 Determinación de los montos a transferir en base a la disponibilidad por institución y a las nuevas operaciones de inversión.

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

Determinación de la disponibilidad

3 Realizar transferencias vía banca electrónica. Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

Jefe de Operaciones Financieras

Comprobantes de banca electrónica

4 Generar el comprobante Jefe de Operaciones Financieras

Reporte bancario

Fin

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Flujograma Distribución de recursos de las nuevas inversiones pactadas

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CONCILIACIONES BANCARIAS

Conciliaciones bancarias

Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y OPERACIONES FINANCIERAS

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Conciliaciones Bancarias

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Contar con la información financiera de las cuentas bancarias, para la toma de

decisiones

Clave:

MP-DGF-DIyOF-FEySE- CONC.BANC-3.1

Clientes:

Dirección General de Contabilidad Gubernamental

Proveedores:

Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones Instituciones Bancarias

Alcance: Tener los saldos contables conciliados mensualmente Tiempo aproximado de ejecución: Variable

Indicadores:

Número de cuentas bancarias/Número de conciliaciones bancarias

Puntos Críticos:

Tener fallas en la Plataforma Estatal de Información, así como en Internet o bancas de las Instituciones Bancarias.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Operaciones financieras.

Normatividad a la que está sujeto: Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

No. Actividades Responsable Documentos

1 Transferir saldo final del mes anterior conforme a la hoja de trabajo y la Plataforma Estatal de Información

Jefe de Operaciones Financieras Especialista de Operaciones

Hoja de trabajo y saldo de la PEI.

2 Revisar la información en la PEI consultando saldos, movimientos del día y registrar los datos en la hoja de trabajo.

Jefe de Operaciones Financieras Especialista de Operaciones

Hoja de trabajo.

3 Ingresar al portal de cada uno de los bancos a través de Internet e imprimir los estados de cuenta del mes.

Jefe de Operaciones Financieras

Especialista de Operaciones

Reporte bancario.

4 Adecuar los estados de cuenta en Excel, según requerimientos de la PEI.

Jefe de Operaciones Financieras

Especialista de Operaciones

Archivos de texto.

5 Generar archivo de texto del estado de cuenta. Jefe de Operaciones Financieras

Especialista de Operaciones

Archivos de texto.

6 Importar archivo de texto a la PEI. Jefe de Operaciones Financieras

Especialista de Operaciones

Archivos de texto.

7 Conciliar la información entre estado de cuenta y la PEI por medio de la transacción ZCON y ZCO1.

Jefe de Operaciones Financieras Especialista de Operaciones

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21

8 Exportar de la PEI el reporte de la información conciliada por medio de las transacciones ZCON y ZC01.

Jefe de Operaciones Financieras Especialista de Operaciones

Archivo.

9 Analizar inconsistencias de reportes (cheques y transferencias en tránsito y estado de cuenta).

Jefe de Operaciones Financieras

Especialista de Operaciones

Estados de cuenta bancarios y reportes en archivos.

10 Realizar carátula y anexar hojas de trabajo y estados de cuenta bancarios.

Jefe de Operaciones Financieras

Especialista de Operaciones

Conciliación bancaria.

11 Firmar de quien elabora, revisa Jefe de Operaciones Financieras

Especialista de Operaciones

Carátula de la conciliación bancaria.

12 Firmar de autorización Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

Carátula de la conciliación bancaria

13 Entregar a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, así como a la Dirección General de Coordinación y Seguimiento de la Inversión Pública, la carátula de las conciliaciones bancarias.

Jefe de Operaciones Financieras

Especialista de Inversiones

Oficio.

14 Escanear el oficio de acuse de recibido por parte de la Dirección General de Contabilidad Gubernamental y posteriormente, enviarlo vía (correo) electrónico a la Directora General.

Jefe de Operaciones Financieras

Especialista de Inversiones

Fin

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Flujograma Conciliaciones Bancarias

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INVERSIONES FINANCIERAS

INVERSIONES FINANCIERAS

Analizar información financiera económica

Área responsable: DIRECCION DE INVERSIÓN Y OPERACIONES FINANCIERAS

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Analizar información financiera y económica

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Apoyar las decisiones de inversión Clave: MP-DGF-INV FIN-ANAL-1.1

Clientes: Directora General Financiera Miembros del Comité de Inversiones de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración Coordinación de Deuda Pública Instituto de Salud Pública del Estado de Guanajuato (ISAPEG)

Secretario de Finanzas, Inversión y Administración ISSEG, ODE´S

Proveedores:

Instituciones Financieras INFOSEL Financiero INEGI

Banco de México Secretaría de Hacienda y Crédito Público Otros

Alcance: Conocer el desarrollo de los mercados financieros Tiempo aproximado de ejecución: Variable dependiendo del análisis a elaborar

Indicadores:

Informes y reportes financieros generados

Puntos Críticos:

Fallas en el sistema de información vía internet, INFOSEL

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Inversiones Financieras.

Normatividad a la que está sujeto:

Reglamento de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, artículo 41 fracción III

No. Actividades Responsable Documentos

1 Recopilar indicadores económicos y financieros nacionales e internacionales diariamente de boletines de instituciones financieras, páginas en internet especializadas, así como del sistema de información contratado vía internet INFOSEL.

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras Jefe de Estrategia de Inversión

2 Vaciar la información recopilada en cada uno de los archivos correspondientes.

Jefe de Estrategia de Inversión Especialista de Inversiones

Archivos electrónicos (Anexo 1)

3 Trabajar con la información histórica y actual a través de diferentes métodos y herramientas como son: de lectura, estadísticos, gráficos y econométricos.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

Jefe de Estrategia de Inversión

Formatos libres: Reporte financiero y económico.

Reporte financiero mensual Notas normativas Estrategia de Inversión Portafolio diario. Portafolio de Inversión.

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Flujograma Analizar información financiera y económica.

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Dirección General Financiera

25

Estrategia de Inversión

Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIÓN Y OPERACIONES FINANCIERAS Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Estrategia de Inversión

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Analizar la información financiera para apoyar las decisiones de inversión Clave:

MP-DGF-DIyOF-INV FIN- ESTI-1.2

Clientes:

Secretario de Finanzas, Inversión y Administración. Directora General Financiera Director de Inversión y Operaciones Financieras Director de Egresos Subsecretario de Finanzas e Inversión Dirección General de Ingresos Miembro del comité de Inversiones

Proveedores:

Bancos y Casas de bolsa INFOSEL Instituto Nacional de Estadística Geografía e Informática (INEGI) Banco de México Secretaría de Hacienda y Crédito Público Analistas Independientes Dirección General de Ingresos

Alcance: Lograr un manejo eficiente y transparente de los recursos

Tiempo aproximado de ejecución: 4 horas y media aproximadamente

Indicadores:

Portafolio de Inversión al día Comité de Inversiones mensual

Puntos Críticos:

No se apruebe la estrategia de inversión. Cambios en las estimaciones hechas en el comité. Que las condiciones en el mercado sean desfavorables.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Estrategia de Inversión.

Normatividad a la que está sujeto:

Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, artículo 41

No. Actividades Responsable Documentos

1 Trabajar con la información histórica y actual a través de diferentes métodos y herramientas, como son de lectura, estadísticas, gráficos y econométricos.

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

Jefe de Estrategia de inversión

Formatos libres: Análisis mensual de los flujos de entrada y salida. Análisis de portafolio mensual.

2 Tomando como base la información obtenida de la actividad anterior, se plantea la estrategia de inversión. Asimismo, se realiza una evaluación de la estrategia anterior y del portafolio que se mantuvo en el período.

Directora General Financiera

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

Formato libre: Estrategia de Inversión Mensual.

3 Una vez concluido el documento de estrategia de inversión, se presenta ante el Comité de Inversiones para someterlo a su aprobación. Asimismo, se presenta un análisis económico, de flujos de entrada y salida, y del portafolio de inversión para su evaluación con respecto a la política de inversión establecida.

Directora General Financiera

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

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Dirección General Financiera

26

4 Este paso es de decisión:

Es aprobada

SI: Se continúa en el paso 5.

NO: Continúa en el paso 6.

Directora General Financiera

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

5 Se somete a consenso la estrategia de inversión, y en caso de ser aprobada, se elabora el acta del Comité de Inversiones

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

6 En caso de no ser aceptada se modifican los puntos necesarios y se vuelve a someter a consenso.

Directora General Financiera

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

Acta de comité de inversiones

7 Una vez aprobada la estrategia de inversión, es necesario que las operaciones que se realicen cumplan la estrategia aprobada y de la misma manera, que las condiciones previstas para dicha estrategia se estén dando.

Director General Financiera

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

8 Revisar diariamente los indicadores económicos y financieros, monitoreando la información específica del momento, lo que permite ir vigilando que las condiciones para llevar a cabo la Estrategia de inversión se estén observando.

Director de Inversión y Operaciones Financieras

Jefe de Estrategia de inversión

Especialista de Inversiones

Formato libre: Resumen financiero y económico diario. Cotización Diaria.

9 Con base, en la actividad anterior, se lleva a cabo diariamente una reunión de estrategia en donde se plantean las condiciones actuales del mercado financiero, la disponibilidad monetaria y las necesidades de gasto para determinar si se mantiene la estrategia de inversión aprobada o si las condiciones afectan la continuidad de dicha estrategia.

Directora General Financiera

Directora de Inversión y Operaciones Financieras

10 Este paso es de decisión:

SI: Continúa en el paso 11

NO: Continúa en el paso 12.

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

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Dirección General Financiera

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11 En caso de continuar con la estrategia aprobada por el comité, se procede al cierre de operaciones, buscando el mejor rendimiento posible entre los participantes, a los plazos y montos acordados. Mediante el registro de las posturas en el sistema electrónico de subastas la SFA.

Directora General Financieras y/o

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

12 En caso de no continuar con la estrategia aprobada por el Comité, se modifican los puntos necesarios para ser aprobada por los integrantes de la reunión diaria.

Dirección de Inversión y Operaciones Financieras

Jefe de Estrategia de Inversión

Especialista de inversiones

Formato libre: Portafolio de Inversión.

Hoja de Trabajo # 3 (cotización y cierre)

Fin

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Flujograma Estrategia de Inversión

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Reporte de Cartera de Inversiones de Organismos Descentralizados

Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y OPERACIONES FINANCIERAS

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento: Reporte de Cartera de Inversiones de Organismos Descentralizados

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Dar seguimiento a la cartera de inversiones de los Organismos

Descentralizados para tener un control

Clave:

MP-DGF-DIyOF-INV FIN- REP.ODES-1.1

Clientes:

Dirección General Financiera

Proveedores:

Organismos Descentralizados

Alcance: Tener conocimiento de cómo se integra la cartera de

inversiones de cada organismo descentralizado de manera mensual.

Tiempo aproximado de ejecución:

Variable

Indicadores:

Número de organismos que reportan información y análisis de cómo se integran, de manera individual y acumulada.

Puntos Críticos:

Que los Organismos Descentralizados no reporten la información.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Estrategia de Inversión.

Normatividad a la que está sujeto: Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

No. Actividades Responsable Documentos

1 Enviar un oficio a cada organismo descentralizado donde se solicita que remitan a la Dirección General Financiera, durante los siete primeros días hables del mes siguiente, la información relativa a las inversiones, desglosadas por monto e instrumento, que mantienen al día último de mes señalado.

Jefe de Estrategia de Inversión

Especialista de inversiones

Oficio.

2 Registrar en el archivo denominado “Recepción de oficio Entidades” la fecha de recepción del oficio de cada Organismo para tener el control de que organismos están cumpliendo con oportunidad con la entrega de la información.

Jefe de Estrategia de Inversión

Especialista de inversiones

Reporte Recepción de oficios.

3 Ingresar en el archivo de Reporte de ODES en el renglón correspondiente a cada organismo descentralizado las inversiones en las diferentes clasificaciones según el tipo de instrumento.

Jefe de Estrategia de Inversión

Especialista de inversiones

Reporte de ODES.

4 En el archivo de Reporte de ODES señalar con un asterisco en el nombre de la Dependencia, en los casos en que el organismo descentralizado haya reportado mediante oficio que no mantiene recursos en inversión.

Jefe de Estrategia de Inversión

Especialista de inversiones

Reporte de ODES.

5 Obtención del Reporte de ODES con la información desglosada por tipo de instrumento correspondiente a cada organismo descentralizado de manera individual, acumulada y gráfica.

Jefe de Estrategia de Inversión

Especialista de inversiones

Reporte de ODES

Fin

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Reporte de cartera de inversiones de organismos descentralizados

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Subasta de inversión

Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y OPERACIONES FINANCIERAS Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Subasta de inversión

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Invertir los recursos financieros para maximizar el rendimiento con total

transparencia

Clave:

MP-DGF-DIyOF-INV FIN- SUB INV-1.4

Clientes: Instituciones Financieras / Dirección General Financiera

Proveedores: Instituciones Financieras / Sistema de Inversiones

Dirección General Financiera

Alcance: Tener el comprobante emitido por la institución

financiera donde indique el monto, plazo y tasa de la inversión acordado

Tiempo aproximado de ejecución:

20 minutos

Indicadores: Reporte de Subastas

Puntos Críticos: No haya participación de las instituciones financieras. No tener la confirmación telefónica de las instituciones bancarias.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Estrategia de Inversión.

Normatividad a la que está sujeto: Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

No. Actividades Responsable Documentos

1 Acceder al sistema de control de Subastas de Inversión 1.0 mediante un usuario y contraseña.

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras Jefe de Estrategia de Inversión

Pantalla del Sistema de Control de Subastas de Inversión 1.0

2 Actualizar la información de los flujos de entrada y salida con los datos reales al día en el submenú Diversificación de Flujos en el menú Reportes.

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

Jefe de Estrategia de Inversión

Pantalla del Sistema de Control de Subastas de Inversión 1.0

3 Verificar en el submenú Cotizaciones del menú Reportes, las posturas informativas a los diferentes plazos de las diversas instituciones.

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

Jefe de Estrategia de Inversión

Pantalla del Sistema de Control de Subastas de Inversión 1.0

4 Agregar las subastas del día con los siguientes datos: concepto, tipo de plazo, instrumento de pago, tipo de liquidación, monto, plazo y tasa; todo esto del monto disponible a invertir.

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

Jefe de Estrategia de Inversión

Pantalla del Sistema de Control de Subastas de Inversión 1.0

5 Se determina el tiempo que durará la subasta y da inicio a la subasta de inversión oprimiendo correspondiente en el sistema de subastas. En el caso en que dos instituciones hayan ofertado la misma tasa, el sistema asigna la inversión a la institución que la haya ofertado primero. No se pueden verificar las tasas ofertadas hasta que haya finalizado la subasta.

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras Jefe de Estrategia de Inversión

Pantalla del Sistema de Control de Subastas de Inversión 1.0

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6 Al finalizar la subasta en el submenú Resultados de la Subasta, en el menú Inversiones, se obtiene el reporte en el cual se muestran las instituciones bancarias que realizaron una propuesta y la tasa que ofertaron, y en color azul la institución ganadora de la inversión con la tasa ofertada. Esto para cada subasta realizada.

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras Jefe de Estrategia de Inversión

Pantalla del Sistema de Control de Subastas de Inversión 1.0

7 La institución financiera ganadora de la subasta tiene que cerrar en el sistema la operación confirmando cada uno de los datos pactados.

Instituciones Financieras Pantalla del Sistema de Control de Subastas de Inversión 1.0

8 Confirmar mediante una llamada telefónica de la institución financiera los datos pactados de la inversión como son importe, tasa asignada, plazo, fecha de término.

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

Jefe de Estrategia de Inversión

Pantalla del Sistema de Control de Subastas de Inversión 1.0

9 Recibir la carta de confirmación de la institución financiera con los datos de la inversión que tenga la fecha de inicio de la inversión.

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras Jefe de Estrategia de Inversión

Carta de confirmación.

Fin

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Flujograma Subasta de Inversión.

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CONCILIACIONES BANCARIAS

CONCILIACIONES BANCARIAS DE CUENTAS DE INVERSIÓN

Conciliaciones Bancarias de cuentas de inversión

Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y OPERACIONES FINANCIERAS Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Conciliaciones Bancarias de cuentas de inversión

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Contrastar los movimientos registrados en la Plataforma Estatal de Información

con los estados de cuenta del sistema de control de subastas de inversión 1.0 para identificar diferencias

Clave:

MP-DGF-DIyOF-CONC BAN INV-2.1

Clientes:

Dirección General de Contabilidad Gubernamental

Proveedores:

Sistema de Inversiones Dirección General Financiera Instituciones Financieras

Alcance: Tener los saldos contables y bancarios conciliados mensualmente

Tiempo aproximado de ejecución: Variable

Indicadores:

Número de cuentas bancarias/Número de conciliaciones bancarias/Reportes de las cuentas de la PEI

Puntos Críticos:

No contar con los estados de cuenta de las instituciones financieras

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Estrategia de Inversión.

Normatividad a la que está sujeto:

Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

No. Actividades Responsable Documentos

1 Obtener el archivo del reporte de conciliaciones de cada una de las instituciones financieras del Sistema de Control de Subastas de inversión 1.0 del mes y descargarlo.

Jefe de Estrategia de Inversión

Especialista de Inversiones

Caratulas de Conciliaciones

2 Recabar los estados de cuenta del mes de las Instituciones Financieras con las que se tiene un contrato de inversión.

Jefe de Estrategia de Inversión

Especialista de Inversiones

Estado de cuenta

3 Ingresar a la PEI y mediante la transacción FBL3N obtener los movimientos del mes de las cuentas contables de inversión de cada Institución financiera.

Jefe de Estrategia de Inversión

Especialista de Inversiones

Impresión de Consulta de movimientos del mes de la PEI de cada una de las cuentas contables

4 Ingresar a la PEI y obtener mediante la transacción FS10N el saldo acumulado a dicho mes de las cuentas contables de inversión de cada institución financiera.

Jefe de Estrategia de Inversión

Especialista de Inversiones

Impresión de Consultas del saldo acumulado de la PEI de cada una de las cuentas contables

5 Contrastar las Caratulas de Conciliaciones, con la información de los estados de cuenta de cada una las instituciones financieras.

Jefe de Estrategia de Inversión

Especialista de

Inversiones

Caratulas conciliadas contra estados de cuenta

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6 Contrastar las Caratulas de Conciliaciones, con los saldos de las cuentas de la PEI, tanto los movimientos del mes como los saldos acumulados.

Jefe de Estrategia de Inversión

Especialista de Inversiones

Caratulas conciliadas contra información contable de la PEI

7 Realizar el llenado del resumen de las conciliaciones. Jefe de Estrategia de Inversión

Especialista de Inversiones

Reporte Resumen de conciliaciones

8 Se firman cada una de las carátulas de conciliación por quien elabora y revisa

Jefe de Estrategia de Inversión

Especialista de Inversiones

Carátula de la conciliación bancaria de cada una de las instituciones financieras debidamente firmada

9 Firma de autorización cada una de las carátulas de conciliación

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

Carátula de la conciliación bancaria de cada una de las instituciones financieras debidamente firmada

10 Entregar a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, las copias de las carátulas de las conciliaciones bancarias, junto con el listado de las carátulas entregadas.

Jefe de Estrategia de Inversión

Especialista de Inversiones

Oficio con anexo

11 Se archiva acuse del oficio de entrega a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental.

Jefe de Estrategia de Inversión y Operaciones Financieras

Especialista de Inversiones

Archivo

Fin

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Flujograma Conciliaciones Bancarias de Cuentas de Inversión.

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BANCA ELECTRÓNICA

EXTRACTO BANCARIO

Contabilización de extracto bancario cuentas de recepción de ingresos.

Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y OPERACIONES FINANCIERAS Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Contabilización de extracto bancario cuentas de recepción de ingresos.

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo:

Contabilizar los ingresos que se perciben en las cuentas bancarias de recaudación.

Clave: MP-DGF-DIyOF-BAN ELEC-CEB-1.1

Clientes: Gobierno del Estado de Guanajuato

Proveedores: Banca Electrónica Instituciones Financieras Dirección General de Ingresos

Alcance: Registro Contable de Ingresos

Tiempo aproximado de ejecución: Variable

Indicadores: 100% Extractos contabilizados

Puntos Críticos: Extractos con inconsistencias.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones Financieras en conjunto con el Jefe de Operaciones de banca electrónica.

Normatividad a la que está sujeto:

Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

No. Actividades Responsable Documentos

1 Ingresar a la banca electrónica de las diferentes instituciones bancarias.

Jefe de operaciones banca electrónica

2 Descargar archivo de extracto bancario de forma diaria (Banamex, HSBC, Scotiabank, BBVA y Banregio)

Jefe de operaciones banca electrónica

Archivo *.txt

3 Ingresar al correo institucional. Jefe de operaciones banca electrónica

4 Descargar archivo de extracto bancario de forma diaria, que se recibe a través de este medio (Santander)

Jefe de operaciones banca electrónica

Archivo *.txt

5 Ingresar al Buzón de Banorte. Jefe de operaciones banca electrónica

6 Descargar archivo de extracto bancario de forma diaria, que se recibe a través de este medio (Banorte)

Jefe de operaciones banca electrónica

Archivo *.txt

7 Ingresar a la Bóveda de bajío en programa One_Click Transfer (Instalado en equipo de cómputo).

Jefe de operaciones banca electrónica

8 Descargar archivo de extracto bancario de forma diaria, que se recibe a través de este medio (Banbajío)

Jefe de operaciones banca electrónica

Archivo *.txt

9 Ingresar al sistema SAP módulo FI a la transacción ZTRR001 para la conversión de extractos bancarios *.txt a formato Multicash

Jefe de operaciones banca electrónica

Archivo Multicash

10 Ingresar a la transacción FF_5 para la contabilización de los archivos generados con formato Multicash en sus respectivas cuentas contables.

Jefe de operaciones banca electrónica

Documentos en SAP

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11 Ingresar a la transacción FBL3N para visualizar el correcto registro contable.

Jefe de operaciones banca electrónica

12 Pendiente de contabilizar movimientos, se entra a la transacción FEBAN para terminar su contabilización.

Jefe de operaciones banca electrónica

FIN

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Flujograma Contabilización de extracto bancario cuentas de recepción de ingresos.

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REVISIÓN DE SALDOS RECURSOS FEDERALES

Consulta de saldos en cuentas específicas

Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y OPERACIONES FINANCIERAS Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Consulta de saldos en cuentas específicas

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo:

Determinar las variaciones en saldos a efecto de informar a la DGI el recurso convenido para su registro contable.

Clave: MP-DGF-DIyOF-BAN ELEC-CCB-1.2

Clientes: Gobierno del Estado de Guanajuato

Proveedores: Banca Electrónica Instituciones Financieras Dirección General de Ingresos

Alcance: Registro Contable de Ingresos

Tiempo aproximado de ejecución: Variable

Indicadores: 100% cuentas consultadas.

Puntos Críticos: Fallas en los portales del banco para acceso a Banca electrónica, cuentas bancarias no dadas de alta en portales bancarios, hora en la que se realiza depósitos en cuentas, falta de internet y bloqueo de usuario o token.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Especialista de operaciones en banca electrónica

Normatividad a la que está sujeto:

Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

No. Actividades Responsable Documentos

1 Ingresar a los portales de internet de las diversas Instituciones bancarias.

Especialista de operaciones en banca electrónica

2 Descargar de la Banca Electrónica, los saldos diarios de las cuentas bancarias de esta Secretaría.

Especialista de operaciones en banca electrónica

Archivo electrónico

3 Solicitar a ejecutivos de Bancos, los saldos de las cuentas que no se encuentren enlazadas a la Banca Electrónica.

Especialista de operaciones en banca electrónica

Archivo electrónico

4 Realizar el cotejo contra los saldos del día inmediato anterior que se encuentran en el concentrado histórico para obtener el variante en saldos.

Especialista de operaciones en banca electrónica

Archivo electrónico

5 Realizar impresión de la consulta bancaria donde se refleje el incremento en los saldos, para posteriormente etiquetarla con el nombre del programa.

Especialista de operaciones en banca electrónica

Consulta PDF

6 Validar la información generada en banca electrónica para su envío a la DGI y DGCG.

Jefe de operaciones banca electrónica

7 Remitir a la DGI Y DGCG las consultas de las cuentas donde se detectó el recurso.

Especialista de operaciones en banca electrónica

Correo electrónico

FIN

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Flujograma Consulta de saldos en cuentas específicas

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REVISIÓN DE SALDOS RECURSOS RECAUDACIÓN

Consulta de movimientos en cuentas de Recaudación

Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y OPERACIONES FINANCIERAS Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Consulta de movimientos en cuentas de Recaudación

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo:

Determinar los movimientos en cuentas de recaudación a efecto de informar el recurso a la DGI para su registro contable.

Clave: MP-DGF-DIyOF-BAN ELEC-CCR-1.3

Clientes: Gobierno del Estado de Guanajuato

Proveedores: Banca Electrónica Instituciones Financieras Dirección General de Ingresos

Alcance: Registro Contable de Ingresos

Tiempo aproximado de ejecución: Variable

Indicadores: 100% cuentas consultadas.

Puntos Críticos: Fallas en los portales del banco para acceso a Banca electrónica, cuentas bancarias no dadas de alta en portales bancarios, hora en la que se realiza depósitos en cuentas, falta de internet y bloqueo de usuario o token.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Operaciones de banca electrónica.

Normatividad a la que está sujeto:

Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

No. Actividades Responsable Documentos

1 Ingresar a los portales de internet de las diversas Instituciones bancarias.

Jefe de operaciones banca electrónica

2 Descargar de la Banca Electrónica, los depósitos diarios de las cuentas bancarias de recaudación de esta Secretaría.

Jefe de operaciones banca electrónica

Archivo electrónico

3 Realizar impresión de la consulta bancaria donde se reflejen los movimientos realizados en cuentas de recaudación.

Jefe de operaciones banca electrónica

Consulta PDF

4 Remitir a la DGI Y DGCG las consultas con los recursos detectados.

Jefe de operaciones banca electrónica

Correo electrónico

5 Ingresar de forma mensual a la banca electrónica de las diferentes instituciones bancarias para descargar los estados de cuenta bancarios

Jefe de operaciones banca electrónica

6 Descargar estados de cuenta mensuales de las cuentas bancarias de recaudación.

Jefe de operaciones banca electrónica

Estados de cuenta en archivos *.pdf

7 Remitir los estados de cuenta a la DGI y DGCG de las cuentas bancarias de recaudación.

Jefe de operaciones banca electrónica

Archivo .rar

FIN

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Flujograma Consulta de movimientos en cuentas de Recaudación

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REGISTRO ESTATAL DE DEUDA PÚBLICA

DEUDA PÚBLICA

Determinación de indemnización por mora

Área responsable: COORDINACIÓN DE DEUDA PÚBLICA

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Determinación de indemnización por mora

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Determinar la indemnización por mora solicitada por la Procuraduría Fiscal. Clave: MP-DGF-CDP-REDP-DP.IM- 1.1

Clientes:

Dirección de Inversiones y Operaciones Financieras Dirección de Egresos Dirección General Financiera

Proveedores:

Procuraduría Fiscal del Estado Banco de México

Alcance: Aplica a la Coordinación de Deuda Pública

Tiempo aproximado de ejecución: 2 días hábiles

Indicadores: Tiempo de respuesta

Puntos Críticos: No contar con la información de UDI y CPP

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable de la Coordinación de Deuda Pública en conjunto con el Jefe de Deuda Indirecta y Contingente.

Normatividad a la que está sujeto: Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

No. Actividades Responsable Documentos

1 Se recibe el oficio de la solicitud de cálculo de fianza Coordinador de Deuda Pública

Comprobantes bancarios

2 Analizar las condiciones de las fianzas mismas que están especificadas en la solicitud de cálculo.

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

Comprobantes bancarios

3 Consultar bases de datos de Valor UDI Y CPP. Jefatura de Deuda Indirecta y Contingente

Formato de determinación de la disponibilidad

4 Realizar el cálculo en archivo electrónico. Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

Formato de determinación de la disponibilidad

5 Elaborar oficio de respuesta. Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

Copia de las confirmaciones

6 Suscribir el oficio de respuesta Directora General Financiera

Formato de

determinación de la disponibilidad

Fin

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Flujograma Determinación de indemnización por mora.

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Oficio de Confirmación de Servicio

Guía de llenado de formatos

Nombre del Formato: Oficio de

Respuesta de Determinación de Indemnización por mora.

Nombre de procedimiento:

Determinación de Indemnización por mora.

Clave procedimiento:

MP-DGF-REDP-IM-1.1

Observaciones

No Concepto Descripción Comentarios

1 Número de oficio Se anotará el número de oficio que le corresponda.

2 Fecha Se anotará la fecha correspondiente

3 Nombre Se anotará el nombre de la persona a quien va dirigido el oficio.

4 Cargo Se anotará el cargo de la persona a quien vaya dirigido el oficio.

5 Número de oficio Se anotará el número de oficio con el cual se solicita la determinación de indemnización por mora.

6 Número de póliza Se anotará el número de la póliza de fianza de la cual se determina la indemnización por mora.

7 Titular Se anotará el nombre del Titular de la Dirección.

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Cálculo de saldos vigente e intereses devengados

Área responsable: COORDINACIÓN DE DEUDA PÚBLICA

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Cálculo de saldos vigente e intereses devengados

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Establecer el procedimiento bajo el cual se realiza el proceso de cálculo del saldo

vigente e intereses devengados en adeudos vigentes a favor del Gobierno del Estado.

Clave:

MP-DGF-CDP-REDP- DP.CAL-1.2

Clientes: Dirección General de Contabilidad Gubernamental. Procuraduría Fiscal del Estado.

Proveedores: Procuraduría Fiscal del Estado

Dirección General de Contabilidad Gubernamental Banco de México

Alcance: Aplica a la Coordinación de Deuda Pública Tiempo aproximado de ejecución: 2 días hábiles

Indicadores: Tiempo de respuesta

Puntos Críticos: No contar con los valores de las tasas de referencia.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable de la Coordinación de Deuda Pública en conjunto con el Jefe de Deuda Indirecta y Contingente.

Normatividad a la que está sujeto:

Ley de Deuda Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato

No. Actividades Responsable Documentos

1 Recibir el oficio de solicitud de cálculo de un adeudo determinado

Coordinador de Deuda Pública

Oficio de solicitud de cálculo.

2 Conocer las condiciones bajo el cual se firmó el contrato de dicho adeudo.

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

Contrato del adeudo

3 Consultar base de datos de tasas de referencia Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

4 Elaborar tabla de amortización especificando el monto de los intereses y capital a pagar bajo las condiciones del adeudo en la cual se consideren los pagos efectuados y los adeudos vencidos

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

Impresión de tabla de amortización

5 Elaborar oficio de respuesta en el cual se anexa el cálculo del adeudo.

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

6 Firma del oficio de respuesta Directora General Financiera

Oficio de respuesta con cálculos solicitados.

Fin

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Flujograma Cálculo de saldos vigentes e intereses devengados

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Oficio de Respuesta de Cálculo de saldo vigente e intereses devengados

Guía de llenado de formatos

Nombre del Formato: Oficio de

Respuesta de Cálculo de saldo vigente e intereses devengados (FO-CDP-ID-01)

Nombre de procedimiento:

Cálculo de saldo vigente e intereses devengados.

Clave procedimiento:

MP-DGF-REDP-CAL.-1.2

Observaciones

No Concepto Descripción Comentarios

1 Número de oficio Se anotará el número de oficio que le corresponda.

2 Fecha Se anotará la fecha correspondiente

3 Nombre Se anotará el nombre de la persona a quien va dirigido el oficio.

4 Cargo Se anotará el cargo de la persona a quien vaya dirigido el oficio.

5 Número de oficio Se anotará el número de oficio con el cual se solicita

6 Fecha Se anotará la fecha de actualización.

7 Acreditado Se anotará el nombre del acreditado.

8 Titular Se anotará el nombre del Titular de la Dirección General.

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Dirección General Financiera

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Reporte mensual de la Situación de Deuda Pública

Área responsable: COORDINACIÓN DE DEUDA PÚBLICA

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Reporte mensual de la Situación de Deuda Pública.

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Elaborar el Reporte Mensual de la Situación de la Deuda Pública en el Estado. Clave:

MP-DGF-CDP-REDP- DP.REM-1.3

Clientes:

Dirección General Financiera.

Dirección General de Contabilidad Gubernamental Asesor para Asuntos Municipales.

Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Proveedores:

Bancos Acreedores

Alcance: Aplica a la Coordinación de Deuda Pública Tiempo aproximado de ejecución: 11 primeros días del

mes, dependiendo de si los bancos envían la información de los saldos de los municipios.

Indicadores:

Situación de la deuda pública dentro de los primeros 10 días del mes.

Puntos Críticos:

No contar con la información generada por los bancos acreedores.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Deuda Indirecta y Contingente.

Normatividad a la que está sujeto:

Ley de Deuda Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato Ley General de Contabilidad Gubernamental Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato.

No. Actividades Responsable Documentos

1 Concentrar la información enviada por los bancos acreedores referente a los saldos de los créditos vigentes del Estado, Municipios y organismos., al inicio de cada mes.

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

2 Realizar el llenado de información de cada uno de los créditos vigentes, en un archivo electrónico, denominado Situación de la Deuda por tipo, hoja de trabajo No.1

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

Saldos finales de la cartera proporcionada por los bancos acreedores.

3 Realizar el llenado de información de cada uno de los créditos vigentes, en archivo electrónico, denominado Situación de la Deuda, hoja de trabajo No.2

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

4 Conciliar ambos totales de los archivos como forma de revisión.

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

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5 Elaborar oficio dirigido a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental y se anexa la Situación de la Deuda.

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

6 Elaborar oficio dirigido al Órgano Superior de Fiscalización y se anexa la Situación de la Deuda.

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

7 Elaborar oficio dirigido al Subdirector de Registro de Obligaciones y Empréstitos de la Dirección de Deuda Pública de la SHCP y se anexa la Situación de la Deuda.

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

8 Firma de oficios Directora General Financiera

Oficios de envío

Fin

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Flujograma Reporte Mensual de la Situación de la Deuda Pública

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Dirección General Financiera

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Oficio de Envío de Reporte Mensual de la Situación de la Deuda Pública

Guía de llenado de formatos

Nombre del Formato: Oficio de envío de

Reporte Mensual de la Situación de la Deuda Pública. (FO-CDP-SDP-O1)

Nombre de procedimiento: Reporte Mensual de la Situación de la Deuda Pública.

Clave procedimiento: MP-DGF-REDP-RM.-1.3

Observaciones:

No Concepto Descripción Comentarios

1 Número de oficio Se anotará el número de oficio que le corresponda.

2 Fecha Se anotará la fecha correspondiente

3 Nombre Se anotará el nombre de la persona a quien va dirigido el oficio.

4 Cargo Se anotará el cargo de la persona a quien vaya dirigido el oficio.

5 Fecha Se anotará a que fecha se realiza el reporte de la Situación de Deuda Pública.

6 Titular Se anotará el nombre del Titular de la Dirección

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Control de Fideicomiso de Administración y Medio de Pago

Área responsable: COORDINACIÓN DE DEUDA PÚBLICA Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Control de Fideicomiso de Administración y Medio de Pago

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Establecer el procedimiento para la revisión, conciliación y seguimiento de la

operación del Fideicomiso de Administración y Medio de Pago.

Clave:

MP-DGF-CDP-REDP-DP- CF-1.4

Clientes:

Dirección General de Contabilidad Gubernamental. Órgano Superior de Fiscalización. Auditores Externos Secretaría de la Transparencia y rendición de cuenta.

Proveedores:

Secretaría de Hacienda y Crédito Público Fiduciario Bancos acreditantes

Alcance: Aplica a la Coordinación de Deuda Pública Tiempo aproximado de ejecución: 3 días hábiles

Indicadores: 1. Solicitudes de pago de acreedores. 2. Tablas de amortización.

3. Hoja resumen.

Puntos Críticos:

Que la Secretaría de Hacienda y Crédito Público no deposite al Fideicomiso el recurso en tiempo y forma. Que los pagos del Fideicomiso a los Acreedores no se realicen.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Deuda Directa

Normatividad a la que está sujeto:

Ley de Deuda Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato Ley General de Contabilidad Gubernamental

No. Actividades Responsable Documentos

1 Confirmar con la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para conocer el monto que se depositó en la cuenta del Fideicomiso de Administración y Medio de Pago.

Jefe de Deuda Directa Correo electrónico

2 Corroborar telefónicamente y/o por correo electrónico el depósito con el Fiduciario

Jefe de Deuda Directa Correo electrónico

3 Coordinar a los acreedores para que envíen el monto de reserva al Fiduciario para el pago del servicio de la deuda correspondiente.

Jefe de Deuda Directa Correo electrónico

4 ¿Está completa?

Si: Continúa en el paso 6

No: Continúa en el paso 5.

Jefe de Deuda Directa

5 Si no está completa, se solicita nuevamente a los acreedores que envíen los montos de reserva.

Jefe de Deuda Directa Correo electrónico

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6 Contactar al Fiduciario para comprobar el monto de reserva y el monto de la primera devolución.

Jefe de Deuda Directa

7 Conciliar los pagos enviados por los Acreedores al Fiduciario con las Tablas de amortización y las bases de datos.

Jefe de Deuda Directa

8 El Fiduciario informa el pago y el remanente enviado una vez que se realizaron los pagos correspondientes.

Jefe de Deuda Directa Correo electrónico

9 Los Acreedores envían los comprobantes del pago correspondiente, así como los Estados de las respectivas Cuentas.

Jefe de Deuda Directa Estados de Cuenta y Comprobantes

10 Enviar la documentación original cotejada con las tablas de amortización y las bases de datos a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental.

Jefe de Deuda Directa Oficio de Envío de Documentación

Fin

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Flujograma Control de Fideicomiso de Administración y Medio de Pago

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Oficio de Envío de documentación

Guía de llenado de formatos

Nombre del Formato: Oficio de envío

de documentación. (FO-CDP-29)

Nombre de procedimiento: Control del Fideicomiso de Administración y Medio

Pago.

Clave procedimiento: MP-DGF-REDP-CF.-1.4

Observaciones

No Concepto Descripción Comentarios

1 Número de oficio Se anotará el número de oficio que le corresponda

2 Fecha Se anotará la fecha correspondiente

3 Titular Se anotará el nombre del Titular de la Dirección Gubernamental.

4 Mes Se anotará el mes al que corresponda el soporte documental que se envía.

5 Mes Se anotará el mes al que corresponda el soporte documental que se envía.

6 Número de Póliza Se enlistarán los números de pólizas de cada

una de las operaciones registradas en el Sistema Integral de Hacienda Pública.

7 Nombre Se anotará el concepto correspondiente a la

póliza del pago registrado en el Sistema Integral de Hacienda Pública.

8 Póliza Se anotará el soporte documental a la póliza del pago registrado en el Sistema Integral de Hacienda Pública.

9 Titular Se anotará el nombre del Titular de la Dirección General Financiera.

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Confirmación de pagos mensuales de la deuda directa

Área responsable: COORDINACIÓN DE DEUDA PUBLICA

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Confirmación de pagos mensuales de la deuda directa.

Tipo de procedimiento:

Sustantivo Soporte

Objetivo: Establecer el procedimiento bajo el cual se realiza el proceso de cálculo de los

pagos mensuales de la deuda directa para confirmar las solicitudes realizadas por los acreedores de Gobierno del Estado

Clave:

MP-DGF-CDP-REDP- DP.CONF PAG-1.3

Clientes: Coordinación de Deuda Pública Dirección General Financiera

Proveedores: Bancos acreedores del GEG

Fideicomiso Irrevocable de Administración y Medio de

Pago Alcance: Aplica a la Coordinación de Deuda Pública Tiempo aproximado de ejecución: 1 día

Indicadores: Reporte mensual de cálculos conciliados

Puntos Críticos: No contar con los valores de las tasas de referencia.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Deuda Directa

Normatividad a la que está sujeto:

Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

No. Actividades Responsable Documentos

1

Recepción vía correo electrónico de copia de los oficios de solicitud de pago solicitado por los bancos acreedores al Fideicomiso Irrevocable de Administración y Medio de Pago.

Jefe de Deuda Directa

Copia de oficios

2 Conocer las condiciones bajo el cual se firmó el contrato de dicho adeudo.

Jefe de Deuda Directa

Contrato del adeudo

3 Consultar base de datos de tasas de referencia. Jefe de Deuda Directa Base de datos

4

Elaborar los cálculos mensuales en las tablas de amortización de cada crédito vigentes, especificando el monto de los intereses y capital a pagar bajo las condiciones del adeudo.

Jefe de Deuda Directa

Tabla de amortización

5 Elaborar archivo que concentra los pagos mensuales solicitados por los bancos y el cálculo realizado por el área.

Jefe de Deuda Directa Archivo de Movimientos Fideicomiso

6

Confirmar vía correo electrónico con el Fideicomiso Irrevocable de Administración y Medio de Pago que los montos solicitados por las instituciones financieras sean correctos.

Jefe de Deuda Directa

Correo electrónico

Fin

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Flujograma Confirmación de Pagos Mensuales de la Deuda Directa

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Dirección General Financiera

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REGISTRO ESTATAL

Solicitud de inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública

Área responsable: COORDINACIÓN DE DEUDA PÚBLICA

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Solicitud de Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Establecer el procedimiento aplicable en la solicitud de inscripción al Registro

Estatal de Deuda Pública.

Clave: MP-DGF-CDP-RED- RE.SOL.INC 2.1

Clientes:

Estado Municipios

Organismos Paraestatales Organismos Paramunicipales

Proveedores:

Estado Municipios

Organismos Paraestatales Organismos Paramunicipales

Alcance: Aplica a la Coordinación de Deuda Pública Tiempo aproximado de ejecución: Depende si la información es enviada completa.

Indicadores:

Solicitud inscrita en tiempo y forma

Puntos Críticos:

Que no se anexe la documentación requerida para la inscripción.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

Normatividad a la que está sujeto:

Ley de Deuda Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato

No. Actividades Responsable Documentos

1 Recibir el oficio de solicitud para la inscripción en el Registro de Inscripción Estatal a Deuda Pública

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

2 Asignar el número de folio a la solicitud para poder darle seguimiento.

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

Correo electrónico

3 Revisar la documentación anexa a la solicitud de inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública.

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

Correo electrónico

4 ¿Está completa?

Si: Continua en el paso 6

No: Continua en el paso 5

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

5 Si no está completa, se solicita nuevamente a los acreedores que envíen los montos de reserva.

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

Correo electrónico

6 Analizar la fecha de suscripción del documento, que esté debidamente suscrito por los participantes y que cumpla con los requerimientos de ley.

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

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Dirección General Financiera

68

7 ¿Procede?

Si: Continua en el paso 9

No: Continua en el paso 8

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

8 Si no procede la solicitud se notifica al solicitante y se regresa la documentación, en este caso este paso da término al procedimiento

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

Oficio de solicitud de documentación pendiente FO-CDP-13

9 Se procede a la Inscripción en el Registro de Deuda Pública. Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

Fin

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Flujograma Confirmación de Pagos Mensuales de la Deuda Directa

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70

Oficio de Notificación

Guía de llenado de formatos

Nombre del Formato: Oficio de

Notificación (FO-CDP-12)

Nombre de procedimiento:

Solicitud de Inscripción al Registro Estatal

Clave procedimiento:

MP-DGF-REDP-SOL-2.1

Observaciones

No Concepto Descripción Comentarios

1 Número de oficio Se anotará el número de oficio que le corresponda

2 Fecha Se anotará la fecha correspondiente

3 Nombre Se anotará el nombre de la persona a quien vaya dirigido el oficio.

4 Cargo Se anotará el cargo de la persona, (Presidente Municipal, Presidente o Director del Comité Municipal de Agua Potable, etc.)

5 Número Se anotará el número de oficio con el cual se solicitó la inscripción del crédito.

6 Acreditado Se anotará el nombre del Acreditado

7 Monto Se anotará el monto del crédito.

8 Destino Se anotará el destino del crédito.

9 Decisión Se informará el motivo por el cual no procede

y se relacionará la documentación que se anexa a esta notificación.

10 Titular Se anotará el nombre de la Titular de la Dirección General Financiera.

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72

Oficio de solicitud de documentación pendiente

Guía de llenado de formatos

Nombre del Formato: Oficio de solicitud

de documentación pendiente (FO-CDP-13)

Nombre de procedimiento:

Solicitud de Inscripción al Registro Estatal

Clave procedimiento:

MP-DGF-CDP-RED- RE.SOL.INC 2.1

Observaciones

No Concepto Descripción Comentarios

1 Número de oficio Se anotará el número de oficio que le corresponda

2 Fecha Se anotará la fecha correspondiente

3 Nombre Se anotará el nombre de la persona a quien vaya dirigido el oficio.

4 Cargo Se anotará el cargo de la persona,

(Presidente Municipal, Presidente o Director del Comité Municipal de Agua Potable, etc.)

5 Número Se anotará el número de oficio con el cual se solicitó la inscripción del crédito.

6 Acreditado Se anotará el nombre del Acreditado

7 Monto Se anotará el monto del crédito.

8 Destino Se anotará el destino del crédito.

9 Documentación Se anotará la documentación solicitada

10 Titular Se anotará el nombre del Titular de la Dirección de General Financiera.

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74

Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública

Área responsable: COORDINACIÓN DE DEUDA PÚBLICA Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Establecer el procedimiento para la inscripción al Registro Estatal de Deuda

Pública

Clave:

MP-DGF-CDP-RED- RE.INSC. 2.2

Clientes:

Estado Municipios

Organismos Paraestatales Organismos Paramunicipales

Proveedores:

Estado Municipios

Organismos Paraestatales Organismos Paramunicipales

Alcance: Aplica a la Coordinación de Deuda Pública Tiempo aproximado de ejecución: 1 día

Indicadores:

Inscripción realizada en tiempo y forma

Puntos Críticos:

Que no se anexe la documentación requerida para la inscripción.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

Normatividad a la que está sujeto:

Ley de Deuda Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato

No. Actividades Responsable Documentos

1 Se recibe la solicitud de Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública revisada y validada.

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

Oficio de solicitud y documentación requerida

2 La inscripción en el Registro consiste en estampar el sello de inscripción en la última hoja de cada uno de los ejemplares del instrumento jurídico, y anotar en forma manual: el número progresivo de inscripción que corresponda, la fecha de inscripción y la firma del Director de Deuda Pública, en los lugares que para tal efecto tiene la estampa del sello.

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

3 Verificar que estén correctos los datos de inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública.

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

4 Son correctos los datos de inscripción.

SI: Continua en el paso 6

NO: Continua en el paso 5.

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

5 Procede conforme a lo establecido en el procedimiento y regresa al paso 2.

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

Oficio de solicitud de documentación pendiente FO-CDP-13

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6 Revisar garantías. Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

7 Este paso es de decisión. Si tiene garantía de participaciones continua en el paso 8, y si no tiene garantías continuas en el paso 9.

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

8 Se envía la solicitud a la Dirección de Deuda Pública de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. (En este paso la Institución Bancaria o el acreditado, pueden realizar el trámite ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, antes de presentarla a la Coordinación de Deuda Pública). Se retorna a la Coordinación de Deuda Pública, de Guanajuato para el siguiente paso.

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

Registro ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

9 Distribuir ejemplares debidamente inscritos a: Registro Estatal, Acreditado, Acreditante, y aval en su caso

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

Oficio de Remisión FO CDP-27.

10 Elaborar hoja de registro. Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

Hoja de Registro FO CDP-28.

11 Distribuir Hoja de Registro al Registro Estatal Acreditante, Acreditado, Congreso del Estado y al aval en su caso.

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

Oficio de Entrega FO- CDP-29.

12 Archivar los documentos que dan soporte al proceso. Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

IT-CDP-09.

Fin

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Flujograma Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública

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Oficio de Entrega

Guía de llenado de formatos

Nombre del Formato: Oficio de Entrega

(FO-CDP-29)

Nombre de procedimiento:

Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública

Clave procedimiento:

MP-DGF-CDP-RED- RE.INSC. 2.2

Observaciones

No Concepto Descripción Comentarios

1 Número de oficio Se anotará el número de oficio que le corresponda

2 Fecha Se anotará la fecha correspondiente

3 Nombre Se anotará el nombre de la persona a quien vaya dirigido el oficio.

4 Cargo Se anotará el cargo de la persona, (Presidente Municipal, Presidente o Director del Comité Municipal de Agua Potable, etc.)

5 Nombre Se anotará el nombre del Titular de la Dirección General Financiera

6 Número Se especificará el número de Registro Estatal de Deuda Pública correspondiente.

7 Acreditado Se anotará el nombre del Acreditado.

8 Monto Se anotará el monto del crédito.

9 Titular Se anotará el nombre del Titular de la Dirección General Financiera.

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79

Oficio de Remisión

Guía de llenado de formatos

Nombre del Formato: Oficio de remisión

(FO-CDP-27)

Nombre de procedimiento:

Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública

Clave procedimiento:

MP-DGF-CDP-RED- RE.INSC. 2.2

Observaciones

No Concepto Descripción Comentarios

1 Número de oficio Se anotará el número de oficio que le corresponda

2 Fecha Se anotará la fecha correspondiente

3 Nombre Se anotará el nombre de la persona a quien vaya dirigido el oficio.

4 Cargo Se anotará el cargo de la persona, (Presidente Municipal, Presidente o Director del Comité Municipal de Agua Potable, etc.)

5 Nombre Se anotará el nombre del Titular de la Dirección General Financiera

6 Número Número de ejemplares del instrumento jurídico.

7 Tipo Se anotará el tipo de instrumento jurídico que soporta la operación

8 Acreditado Se anotará el nombre del Acreditado.

9 Institución Acreditada Se anotará el nombre de la Institución Acreditante.

10 Monto Se anotará el monto del crédito.

11 Opcional Incluir el siguiente párrafo. En caso de que se haya enviado al Registro Único de Obligaciones y Empréstitos.

12 Titular Se anotará el nombre del Titular de la Dirección General Financiera

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Hoja de

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81

Registro

Guía de llenado de formatos

Nombre del Formato:

Hoja de Registro (FO-CDP-28)

Nombre de procedimiento:

Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública

Clave procedimiento:

MP-DGF-CDP-RED- RE.INSC. 2.2

Observaciones

No Concepto Descripción Comentarios

1 Número de asignación Anotar el número asignado de inscripción en el Registro Estatal de Deuda Pública.

2 Fecha Anotar mes, día y año de elaboración

3 Número Número de solicitud de inscripción

4 Fecha de recepción Anotar la fecha de recepción en la Secretaría de Finanzas y Administración.

5 Clase Anotar la clase de título de la operación a registrar (contrato de apertura de crédito, convenio de reconocimiento de adeudo y reestructura, pagaré, etc.)

6 Fecha de suscripción Anotar la fecha de suscripción del instrumento jurídico a registrar.

7 Número de inscripción Anotar el número de inscripción en el Registro de Obligaciones y Empréstitos de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

8 Fecha de inscripción Anotar la fecha de inscripción en el Registro

de Obligaciones y Empréstitos de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

9 Deudor Directo Anotar el nombre del Deudor directo

10 Deudor Solidario Anotar el nombre del Deudor Solidario

11 Acreedor Anotar el nombre del Acreedor

12 Importe Anotar el importe de la operación en pesos.

13 Importe Anotar el importe de la operación en UDIS. En caso de que se requiera.

14 Crédito Describir el destino del crédito autorizado.

15 Sanciones Especificar las sanciones aplicables en caso de incumplimiento del pago de la obligación.

16 Tasa de interés Especificar la tasa de interés pactada en el instrumento jurídico aplicable.

17 Porcentaje Anotar el porcentaje correspondiente a la comisión por apertura del crédito.

En caso de que se requiera.

18 Porcentaje Anotar el porcentaje correspondiente a la comisión por disposición del crédito.

En caso de que se requiera.

19 Porcentaje Anotar el porcentaje correspondiente a la comisión por prepago del crédito.

En caso de que se requiera.

20 Plazo Especificar el plazo de la operación.

21 Forma de Pago Especificar la forma de Pago de amortizaciones

22 Pago Especificar la forma de pago de los intereses.

23 Pago Especificar la fuente de pago del crédito.

24 Garantía Anotar la garantía del crédito.

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Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

Dirección General Financiera

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25 Número de decreto Anotar el número de decreto de autorización del H. Congreso del Estado.

En su caso de que se requiera.

26 Fecha Anotar la fecha de publicación del decreto de autorización del H. Congreso del Estado.

En su caso de que se requiera.

27 Número de acta Anotar el número de Acta de Ayuntamiento donde se autoriza el contrato del crédito.

En su caso de que se requiera.

28 Fecha Anotar la fecha de Acta de Ayuntamiento donde se autoriza el contrato del crédito.

En su caso de que se requiera.

29 Fundamento legal Anotar el fundamento legal de la Inscripción de la operación donde se autoriza la contratación del crédito.

30 Nombre y Firma Anotar el nombre y firma de la Directora General Financiera.

HOJA DE REGISTRO (FO-CDP-28)

SECRETARIA DE FINANZAS, INVERSIÓN Y ADMINISTRACIÓN

REGISTRO ESTATAL DE DEUDA PÚBLICA

S O L I C I T U D DE R E G I S T R O

NO. REGISTRO ESTATAL 1 FECHA 2

NO. DE REFERENCIA 3

FECHA DE RECEPCION DE LA SFYA 4

DOCUMENTACION REGISTRADA

CLASE DE TÍTULO 5

FECHA DE SUSCRIPCION 6

NO. DE INSCRIPCIÓN S. H. C. P. 7 FECHA 8

DATOS DEL CRÉDITO

DEUDOR DIRECTO 9

DEUDOR SOLIDARIO 10

ACREEDOR 11

MONTO DEL CRÉDITO PESOS 12 U D I S 13

DESTINO 14

SANCIONES 15

CONDICIONES FINANCIERAS

TASA DE INTERES 16

COMISIÓN POR APERTURA 17

COMISIÓN POR DISPOSICION 18

COMISIÓN POR PREPAGO 19

PLAZO 20

AMORTIZACIONES DE CAPITAL

21

AMORTIZACIONES DE

INTERES

22

FUENTE DE PAGO 23

GARANTÍA 24

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Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

Dirección General Financiera

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EGRESOS

PAGO DEL GASTO PÚBLICO

Pagos a través de Banca Electrónica

Área responsable: DIRECCIÓN DE EGRESOS

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Pagos a través de Banca Electrónica

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar los pagos a proveedores y Dependencias del Gobierno del Estado de

manera segura menor tiempo y costo

Clave: MP-DGF-DE- EGRESOS.PAG.BE- 1.1

Clientes:

Áreas generadoras de pagos. Proveedores y Contratistas

Proveedores:

Áreas autorizadas para generar pagos. Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones. Instituciones Bancarias.

Alcance: Trasferir pagos a cuentas bancarias de proveedores y Dependencias.

Tiempo aproximado de ejecución: Variable

Indicadores:

Número de solicitudes de pago recibidas

Puntos Críticos:

Que las cuentas bancarias estén incorrectas o a otro nombre. Que no haya Internet en el momento que se requieran las operaciones o depósitos. Que se rechace la operación por parte del banco, (archivo incorrecto, etc.)

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables Coordinador de Banca electrónica, analista de operaciones, auxiliar administrativo y Jefe de Ventanilla

Normatividad a la que está sujeto:

Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

No. Actividades Responsable Documentos

1 Recepción de documentos contables. Jefe de ventanilla Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios.

2 Sellar, registrar y organizar los documentos contables y oficios por Dependencia.

Jefe de ventanilla Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios.

3 Seleccionar los documentos contables en la PEI con la leyenda de documentación recibida. Por medio de la transacción FBL1N.

Auxiliar administrativo Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios.

4 Verificar en la PEI que la dependencia haya seleccionado la cuenta bancaria, del documento contable para identificar la Institución Bancaria con la cual se pagará. Por medio de la transacción FBL1N o FB03.

Auxiliar administrativo Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios.

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Dirección General Financiera

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5 ¿El documento contable tiene seleccionada vía de pago y cuenta para depósito?

Si: Sigue el paso 6.

No: Se determina si se saca cheque o se regresa la Documentación a la Dependencia para su selección.

Auxiliar administrativo Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios.

6 Entrega de documentación a la Coordinación de Banca Electrónica

Auxiliar administrativo Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios.

7 Verificar que el número de póliza corresponda a la documentación del G.O. y P.T. así como nombre e importe.

Analista de Operaciones Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios.

8 ¿La documentación cuenta con los requisitos?

Si: Sigue el paso 9.

No: Se regresa a la Dependencia, para su corrección, e inicia En el paso 1.

Analista de Operaciones Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios.

9 Ordenar por Institución Bancaria. Analista de Operaciones Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios.

10 Capturar en la Plataforma Estatal de Información, los documentos contables. Por medio de la transacción F110.

Analista de Operaciones Documentos contables.

11 Compensar cuentas por pagar en la Plataforma Estatal de Información con la institución bancaria a tratar. Por medio de la transacción F110.

Analista de Operaciones Documentos contables.

12 Imprimir las propuestas de pago por Institución Bancaria. Con la transacción ZPAGOS.

Analista de Operaciones Reporte por banco.

13 Obtener de la PEI el importe total por Institución Bancaria para obtener el gasto a solicitar.

Analista de Operaciones Archivo.

14 Generar en la Plataforma Estatal de Información el archivo, capturando el ID de las propuestas de pago, el día de ejecución de pago, por Institución Bancaria.

Analista de Operaciones

15 Verificar que el archivo generado, este correcto, cotejando con las propuestas de pago.

Analista de Operaciones

16 Importar el archivo generado al portal de la Institución Bancaria.

Analista de Operaciones

17 Revisar archivos importados. Coordinador de Banca Electrónica

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18 Autorización de archivos importados a través de las diferentes Instituciones Bancarias.

Coordinador de Banca Electrónica

19 Verificar la aplicación de las transferencias en el portal de las Instituciones Bancarias.

Analista de Operaciones

20 Impresión de comprobantes en el portal de las Instituciones Bancarias.

Analista de Operaciones Comprobante de depósito.

21 Imprimir, el reporte del libro de bancos con los movimientos del día en la PEI.

Analista de Operaciones Reporte de Libro de bancos.

22 Ordenar comprobantes bancarios conforme al libro de bancos.

Analista de Operaciones Comprobantes bancarios.

23 Entregar la documentación soporte y comprobantes bancarios al Departamento de Pagos.

Coordinador de Banca Electrónica

Pólizas contables Comprobante bancario. Libro de Bancos.

24 Anexar a las pólizas contables el comprobante bancario y organizar conforme al libro de bancos.

Analista de Operaciones Pólizas contables Comprobante bancario.

25 Entregar a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, la documentación comprobatoria (corte diario).

Auxiliar Administrativo Memorándum.

Pólizas contables, libro de bancos y comprobante bancario.

FIN

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Flujograma Pagos a través de Banca Electrónica

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Pagos a través de cheque

Área responsable: DIRECCIÓN DE EGRESOS Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Pagos a través de cheque

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar pagos a proveedores y Dependencias del Gobierno del Estado a través de cheque

Clave: MP-DGF-EG-PAG.CH-1.2

Clientes:

Áreas generadoras de pagos. Proveedores y Contratistas

Proveedores:

Áreas autorizadas para generar pagos.

Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones. Instituciones Bancarias.

Alcance: Realizar pagos a través de cheque, a proveedores y Dependencias de Gobierno.

Tiempo aproximado de ejecución: Variable

Indicadores:

Número de pagos solicitados mediante cheque

Puntos Críticos:

Que el documento contable este mal registrado (Nombre erróneo, importe incorrecto, entre otros). Que el documento contable tenga otra fecha de pago.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables Jefe de Departamento de Pagos, Auxiliar Administrativo, Analista de Operaciones y Jefe de Ventanilla.

Normatividad a la que está sujeto: Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración.

No. Actividades Responsable Documentos

1 Recepción de documentos contables. Auxiliar administrativo Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios

2 Sellar, registrar y organizar los documentos contables y oficios por Dependencia.

Auxiliar administrativo Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios

3 Seleccionar los documentos contables en la PEI con la leyenda de documentación recibida. Por medio de la transacción FBL1N.

Auxiliar administrativo Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios

4 Verificar el registro en la PEI que la dependencia haya seleccionado la vía de pago C. Por medio de la transacción FBL1N o FB03.

Jefe de Departamento de Pagos

Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios

5 Entrega de documentación a la Coordinación de Banca Electrónica

Jefe de Departamentos de Pagos

Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios

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6 Verificar que el número de póliza corresponda a la documentación del G.O. y P.T. así como nombre e importe.

Analista de Operaciones Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios

7 ¿La documentación cuenta con los requisitos?

Si: Sigue el paso 8.

No: Se regresa a la Dependencia, para su corrección, e inicia En el paso 1.

Analista de Operaciones

8 Capturar en la Plataforma Estatal de Información los documentos contables. Por medio de la transacción F110.

Analista de Operaciones Documentos contables

9 Cotejar en la Plataforma Estatal de Información físicamente la numeración de cheques que se imprimirán.

Analista de Operaciones Documentos contables Pólizas cheque

10 Compensar cuentas por pagar en la Plataforma Estatal de Información con la Institución Bancaria de acuerdo al calendario programado. (Impresión de cheque). Por medio de la transacción F110.

Analista de Operaciones

11 Obtener de la Plataforma Estatal de Información el importe total por Institución Bancaria para obtener el gasto a solicitar.

Analista de Operaciones

12 Entrega de cheques y soporte documental al Departamento de Pagos.

Analista de Operaciones Documentos contables. Pólizas cheque

13 Anexar documentos contables a la póliza cheque. Jefe de departamento de Pagos

Documentos contables. Pólizas cheque

14 Enviar las pólizas cheque para que sean firmadas, al personal facultado. Y entregar a área de ventanilla para su entrega.

Jefe de departamento de Pagos

Documentos contables. Pólizas cheque

15 Entrega de cheques a beneficiarios. Jefe de Ventanilla Pólizas cheque

16 Ordenar las pólizas cheque firmadas de recibido por el beneficiario, conforme al libro de bancos, por Institución Bancaria, con el soporte documental.

Jefe de departamento de Pagos

Documentos contables. Pólizas contables

17 Entregar a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, la documentación comprobatoria (corte diario).

Jefe de departamento de Pagos

Memorándum. Copias de pólizas cheque y soporte documental.

Libro de bancos.

Fin

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Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

Dirección General Financiera

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Flujograma Pagos a través de Banca Electrónica

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Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

Dirección General Financiera

92

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Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

Dirección General Financiera

93

Solicitud y Contabilización de Recursos Financieros

Área responsable: DIRECCIÓN DE EGRESOS

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Solicitud y contabilización de recursos financieros

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Contar con disponibilidad financiera en las cuentas bancarias de gasto para

realizar el pago del gasto público.

Clave:

MP-DGF-DE- PAG.EGRESOS.SOLyCONT- 1.3

Clientes:

Áreas generadoras de pagos. Proveedores y Contratistas

Proveedores:

Dirección de Inversión y Operaciones Financieras Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones. Instituciones Bancarias.

Alcance: Realizar pagos a través de transferencia electrónica

y cheque, a proveedores y Dependencias de Gobierno.

Tiempo aproximado de ejecución:

Indicadores: Solicitudes de recurso financiero e importe.

Puntos Críticos:

Tener fallas en el Sistema Integral de Hacienda Pública, así como en Internet o módem de las Instituciones Bancarias.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables Directora de Egresos, Auxiliar Administrativo y Analista de Operaciones

Normatividad a la que está sujeto:

Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas Inversión y Administración

No. Actividades Responsable Documentos

1 Obtener el importe total del gasto compensado de la Plataforma Estatal de Información.

Analista de Operaciones Reporte del sistema.

2 Elaborar oficio de solicitud de recursos. Auxiliar Administrativo Oficio.

3 Firma del oficio de solicitud. Director de Egresos Oficio.

4 Entrega de oficio a la Dirección de Inversiones y Operaciones Financieras.

Auxiliar Administrativo Oficio.

5 Verificar en la cuenta bancaria determinada el abono solicitado a la Dirección de Inversión y Operaciones Financieras.

Analista de Operaciones Impresión de comprobantes de abono.

6 Elaborar el archivo de traspasos de recursos a las diferentes Instituciones Bancarias.

Analista de Operaciones

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Dirección General Financiera

94

7 Autorización y envío del archivo de traspasos bancarios. Coordinador de Banca Electrónica

8 Capturar los movimientos de traspasos entre cuentas de gasto corriente en la PEI, para su contabilización.

Analista de Operaciones Póliza contable.

9 Impresión de la póliza contable. Analista de operaciones Póliza contable.

10 Elaboración de oficio donde se informa de los registros contables realizados en la Plataforma Estatal de Información

Analista de operaciones Oficio.

11 Firma de oficio. Director de Egresos Oficio.

12 Envío de oficio a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental.

Auxiliar Administrativo Pólizas contables, transferencias bancarias y formato del gasto.

Fin

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Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

Dirección General Financiera

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Flujograma Pagos a través de Banca Electrónica

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Dirección General Financiera

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Conciliaciones Bancarias

Área responsable: DIRECCIÓN DE EGRESOS

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento: Conciliaciones Bancarias

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Contar con la información financiera de las cuentas bancarias, para la toma de

decisiones

Clave:

MP-DGF-DE.- PAG.EGRESOS.CONC. BANC-1.4

Clientes:

Dirección General de Contabilidad Gubernamental Dirección General de Coordinación y Seguimiento de la Inversión Pública.

Proveedores:

Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones Instituciones Bancarias

Alcance: Tener los saldos contables y bancarios conciliados mensualmente

Tiempo aproximado de ejecución: Variable

Indicadores:

Número de cuentas bancarias/Número de conciliaciones bancarias

Puntos Críticos:

Tener fallas en la Plataforma Estatal de Información, así como en Internet o módem de las Instituciones Bancarias.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Auxiliar de Conciliaciones

Normatividad a la que está sujeto: Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

No. Actividades Responsable Documentos

1 Transferir saldo final del mes anterior conforme a la hoja de trabajo y la Plataforma Estatal de Información.

Auxiliar conciliaciones Hoja de trabajo y saldo de la PEI.

2 Revisar la información en la PEI consultando saldos, movimientos del día y registrar los datos en la hoja de trabajo.

Auxiliar conciliaciones Hoja de trabajo.

3 Ingresar al portal de cada uno de los bancos a través de Internet e imprimir los estados de cuenta del mes.

Auxiliar conciliaciones Reporte bancario.

4 Adecuar los estados de cuenta en Excel, según requerimientos de la Plataforma Estatal de Información.

Auxiliar conciliaciones Archivos de texto.

5 Generar archivo de texto del estado de cuenta. Auxiliar conciliaciones Archivos de texto.

6 Importar archivo de texto a la Plataforma Estatal de Información

Auxiliar conciliaciones Archivos de texto.

7 Conciliar la información entre estado de cuenta y la PEI por medio de la transacción ZCON y ZCO1.

Auxiliar conciliaciones

8 Exportar de la PEI el reporte de la información conciliada por medio de las transacciones ZCON y ZC01.

Auxiliar conciliaciones Archivo.

9 Analizar inconsistencias de reportes (cheques y transferencias en tránsito y estado de cuenta).

Auxiliar conciliaciones Estados de cuenta bancarios y reportes en archivos.

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Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

Dirección General Financiera

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10 Realizar carátula y anexar hojas de trabajo y estados de cuenta bancarios.

Auxiliar conciliaciones Conciliación bancaria.

11 Recabar firmas de quien elabora, revisa y V°B°. Auxiliar conciliaciones Carátula de la conciliación bancaria.

12 Entregar a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, así como a la Dirección General de Coordinación y Seguimiento de la Inversión Pública, la carátula de las conciliaciones bancarias.

Auxiliar conciliaciones Oficio.

Fin

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Dirección General Financiera

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Flujograma Conciliaciones Bancarias

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Dirección General Financiera

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CONTROL Y SEGUIMIENTO

APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS

Apertura de cuentas Bancarias

Área Responsable: Dirección de Control y Seguimiento.

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Apertura de cuentas bancarias.

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo:

Realizar la apertura de cuentas bancarias para la recepción de recursos federales, estatales, municipales o fideicomisos

Clave: MP-DGF-DCyS-AC-1.1

Clientes:

Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal. Dirección General Financiera. Dirección de Egresos. Dirección de Control y Seguimiento. Dirección General de Contabilidad Gubernamental.

Proveedores:

Instituciones bancarias, Dirección General Financiera, Subsecretario de Finanzas e Inversión.

Alcance:

Dependencias y Entidades Federales, Estatales o Municipales que realizarán depósito en cuenta específica contratada por SFIA

Tiempo aproximado de ejecución: De 4 a 5 días

Indicadores:

Cuenta especifica contratada.

Puntos Críticos:

Solicitud por parte de ejecutores de gasto con tiempo acotado para su trámite.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Directora de Control y Seguimiento, Jefe de Departamento

de Auditorias, personal de la Dirección de Egresos, Subsecretario de Finanzas e Inversión.

Normatividad a la que está sujeto: Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, Acuerdo Delegatorio suscrito por el Subsecretario de Finanzas e Inversión.

No. Actividades Responsable Documentos

1 Solicitar mediante oficio dirigido a la Dirección General de Financiera la apertura de cuenta bancaria especifica por parte de las Dependencias, Entidades de la Administración Pública Estatal, municipios o fideicomisos;

Dependencias, Entidades de la Administración Pública Estatal, municipios y Fideicomisos.

Oficio

2 Solicitar la indicación de banco a la Dirección de Egresos. Directora de Control y

Seguimiento

Formato

3 Remitir formato para Vo. Bo. del Subsecretario de Finanzas e

Inversión del banco asignado por la Dirección de Egresos.

Auxiliar de radicación de recursos

Formato

4 Solicitar mediante oficio dirigido al ejecutivo de banca de gobierno la apertura de cuenta bancaria productiva especifica.

Auxiliar de radicación de recursos

Oficio

5 Informar al ejecutor de gasto solicitante de la cuenta

específica a nombre de la SFIA los datos asignados por la Institución Financiera

Directora General Financiera

Oficio

6 Solicitar por oficio a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental de la SFIA, la asignación de datos contables por la apertura de cuenta bancaria especifica derivada de

Auxiliar de radicación de recursos

Oficio

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Dirección General Financiera

100

Programa.

7 La cuenta bancaria requiere alta en el SIAFF por parte del ejecutor de gasto. Se acepta: Pasa a la actividad 8 No: Termina el proceso

Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorías

Oficio

8 Realizar oficio de alta Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorías

9 Firma por parte de la Directora General Directora General Financiera

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Dirección General Financiera

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Flujograma Apertura de cuentas bancarias

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Dirección General Financiera

102

Apertura de cuentas concentradoras de recaudación

Área Responsable: Dirección de Control y Seguimiento.

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento: Apertura de cuentas concentradoras de recaudación

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo:

Realizar la apertura de cuentas bancarias para la administración y control de los ingresos por concepto de contribuciones, así como para el cobro de comisiones.

Clave:

MP-DGF-DCyS-ACCR-1.2

Clientes:

Dirección de Recaudación. Dirección General Financiera. Dirección General de Contabilidad Gubernamental.

Proveedores:

Instituciones bancarias, Dirección de Recaudación, Dirección General Financiera.

Alcance:

Contribuyentes que paguen por medio de instituciones bancarias, cadenas comerciales, página de Internet de la SFIA

Tiempo aproximado de ejecución: De 4 a 5 días

Indicadores:

Cuenta específica contratada.

Puntos Críticos: Tiempo de respuesta por Institución Financiera.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Director de Recaudación, Dirección General Financiera,

Subsecretario de Finanzas e Inversión.

Normatividad a la que está sujeto: Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, Acuerdo Delegatorio suscrito por el Subsecretario de Finanzas e Inversión.

No. Actividades Responsable Documentos

1 Determinar la necesidad de apertura de cuenta bancaria para la recepción de contribuciones estatales y federales coordinadas, o bien para el cobro de comisiones.

Director de Recaudación

2 Solicitar a la Dirección General Financiera la apertura de una cuenta

Director de Recaudación

Oficio

3 Realizar oficio para solicitar a la institución financiera la apertura de cuenta bancaria para la recepción de contribuciones, o el cobro el cobro de comisiones por los servicios que se presten.

Auxiliar de radicación de recursos

Oficio

4 Revisar oficio Directora de Control y Seguimiento

Oficio

5 Firma de Oficio Directora General Financiera

Oficio

6 Enviar oficio a Institución Financiera Auxiliar de radicación de recursos

Oficio

7 Realizar oficio de la asignación de una cuenta contable para la cuenta bancaria aperturada, indicando el concepto de los recursos que se manejarán

Auxiliar de radicación de recursos

Oficio

8 Revisar oficio de la asignación de la cuenta Directora de Control y Seguimiento

Oficio

9 Firmar oficio Directora General Financiera

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Dirección General Financiera

103

10 Se informa a la Dirección de recaudación los datos de la cuenta

Directora de Control y Seguimiento Auxiliar de radicación de recursos

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Dirección General Financiera

104

Flujograma Apertura de cuentas concentradoras de recaudación

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Dirección General Financiera

105

AUDITORÍAS

Atención a requerimiento de información y/o documentación derivado de auditorías

Área responsable: DIRECCIÓN DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Atención a requerimiento de información y/o documentación derivado de auditorías.

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Atender solicitudes de información por parte de los diferentes entes fiscalizadores a

través de la Coordinación de Seguimiento a la Fiscalización de las Dependencias y Entidades que

proporcionen solventar los requerimientos aplicables a la Dirección General Financiera

Clave:

MP-DGF-CYS- REQ.AUDIT-3.1

Clientes:

Órganos Fiscalizadores Estatales y Federales Coordinación de Seguimiento a la Fiscalización Dependencias y Entidades

Proveedores:

Dirección de Egresos Dirección de Inversiones y Operaciones Financieras Coordinación de Deuda Pública Dirección de Control y Seguimiento

Alcance: Administración Pública Estatal en lo aplicable a la Dirección

General Financiera

Tiempo aproximado de ejecución:

Depende del plazo establecido en el requerimiento

Indicadores:

100% de los requerimientos de auditoría atendidos.

Puntos Críticos:

Que el requerimiento este mal planteado, no se claro o carezca de datos necesarios para su atención.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables Directora General Financieras, Directora de Control y Seguimiento y Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorías.

Normatividad a la que está sujeto:

Ley de Coordinación Fiscal Ley de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Ley General de Contabilidad Gubernamental Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal que corresponda

Lineamientos para informar sobre los recursos federales transferidos a las entidades federativas, municipios y demarcaciones territoriales del Distrito Federal y de operación de los recursos del Ramo General 33 del ejercicio fiscal que corresponda Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

No. Actividades Responsable Documentos

1 Recepción del requerimiento de información y/o documentación Director General Financiero/Director de Control y Seguimiento/ Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorias

Oficio o Correo electrónico

2 Se analiza si es competencia de la Dirección General Financiera la información y/o documentación requerida

Director de Control y Seguimiento/ Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorias

Oficio o Correo electrónico

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Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

Dirección General Financiera

106

3 Se solicita la información y/o documentación a las direcciones de Área de la Dirección General Financiera, señalando el plazo de vencimiento del requerimiento.

Director de Control y Seguimiento/ Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorias

Correo electrónico

4 Se recibe la información y/o documentación en copia, original o digitalizada.

Director de Control y Seguimiento/ Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorias

Información y/o documentación en copia u original

5 Se prepara la información a entregar ya sea original, copia simple, copia certificada o en medios electrónicos.

Director de Control y Seguimiento/ Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorias

Original, copia, copia simple o medios electrónicos.

6 Se elabora oficio de respuesta remitiendo la información y/o documentación requerida.

Director de Control y Seguimiento/ Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorias

Oficio

7 Revisa y Firma oficio Directora General Financiera

Oficio

8 Se entrega oficio al área solicitante. adjuntando la información y/o documentación requerida.

Director de Control y Seguimiento/ Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorias

Acuse con sello y fecha de recibido, o fecha de envío del correo electrónico.

Fin

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Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

Dirección General Financiera

107

Flujograma Atención a requerimiento de información y/o documentación derivado de auditorías.

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Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

Dirección General Financiera

108

ADMINISTRATIVO

RECURSOS HUMANOS

Ingreso de personal (Plaza Operativa, Libre designación, Vigencia temporal, Nivel 12 en adelante)

Área responsable: UNIDAD DE ACUERDOS Y PROYECTOS ESTRATÉGICOS

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Ingreso de personal:

1.- Plaza Operativa, 2.- Plaza de Libre designación, 3.- Plaza Vigencia Temporal y 5.- Plaza nivel 12 en adelante

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Contratar al personal idóneo con las habilidades y capacidades necesarias para

cubrir el puesto vacante.

Clave:

MP-DGF-UAPE- ADM.REC.HUM. ING. PERS. 1.1

Clientes:

Personal Interno de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración Personal externo que esté interesado

Proveedores:

Dirección de Recursos Humanos

Alcance: Personal interno de la Secretaría de Finanzas,

Inversión y Administración, así como personal externo que esté interesado.

Tiempo aproximado de ejecución:

15 días hábiles

Indicadores:

Reporte de resultados de validación de perfil Curriculum vitae

Puntos Críticos:

Que no existan candidatos con las habilidades y capacidades necesarias para cubrir la plaza vacante

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables Directora General Financiera, Jefe de Acuerdos y Proyectos Estratégicos y Jefe de Servicios Administrativos

Normatividad a la que está sujeto:

Lineamientos para la Administración de los Recursos Humanos adscritos a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal para el Ejercicio Fiscal de 2016 Reglamento de Servicio Civil de Carrera del Poder Ejecutivo del Estado de Guanajuato

No. Actividades Responsable Documentos

1 Revisar la descripción de puestos, Curriculum vitae Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Descripción de puestos Revisar currículum

2 Integrar la solicitud de validación de perfil, anexando la documentación comprobatoria

Jefe de Servicios Administrativos

Currículum de la bolsa de trabajo de Gobierno del Estado, copia constancia de estudios

3 Enviar la solicitud de validación de perfil por firma electrónica Jefe de Servicios Administrativos

Carpeta Zip con el curriculum vitae, constancia de estudios

4 Recepción de aceptación y/o rechazo de la solicitud a través de firma electrónica

Directora General Financiera Jefe de Servicios Administrativos

Reporte de validación de perfil

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Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

Dirección General Financiera

109

5 Integrar solicitud de cobertura según el tipo de plaza Jefe de Servicios Administrativos

Ficha de autorización Reporte de validación de perfil Oficio de solicitud

6 Enviar solicitud de cobertura de plaza por firma electrónica Jefe de Servicios Administrativos

Carpeta ZIP (Formato de autorización para ocupación de plaza, Reporte de validación de perfil, oficio de solicitud de cobertura según el tipo de plaza.

7 Recepción de oficio de autorización de cobertura de plaza en drive

Jefe de Servicios Administrativos

Oficio de autorización

8 Requisitar el formato de movimiento a la nómina para la contratación del personal según sea el caso.

Jefe de Servicios Administrativos

Formato de movimiento a la nómina

9 Enviar solicitud de movimiento a la nómina por firma electrónica

Jefe de Servicios Administrativos

Oficio de solicitud Formato de movimiento a la nómina Documentación original

10 Recepción, revisión y firma de oficio y formato de movimiento a la nómina.

Directora General Financiera.

Oficio Formato de nómina

11 Entrega de oficio y formato de movimiento a la nómina a la Dirección de Recursos Humanos

Jefe de Servicios Administrativos

Oficio, formato de nómina

Fin

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Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

Dirección General Financiera

110

Flujograma Ingreso de personal (Plaza Operativa, Libre designación, Vigencia temporal, Nivel 12 en adelante)

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Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

Dirección General Financiera

111

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Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

Dirección General Financiera

112

Ingreso de personal (Nivel 5 a 11 Servicio Civil de Carrera)

Área responsable: UNIDAD DE ACUERDOS Y PROYECTOS ESTRATÉGICOS

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento: Ingreso Nivel 5-11 Servicio Civil de Carrera

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Contratar al personal idóneo con las habilidades y capacidades para cubrir el

puesto vacante

Clave:

MP-DGF-UAPE- ADM.REC.HUM.SERV. CIVIL.-1.2

Clientes:

Personal Interno de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración Personal externo que esté interesado

Proveedores:

Dirección de Recursos Humanos

Alcance: Personal interno de la Secretaría de Finanzas,

Inversión y Administración

Personal externo que esté interesado

Tiempo aproximado de ejecución: 15 días hábiles

Indicadores:

Solicitud de convocatoria a concursar por servicio civil de carrera Formato de Requisición de personal

Evaluación: técnica, psicométrica, entrevista de validación de perfil Entrevista de selección

Puntos Críticos:

En este caso cuando se realiza convocatoria, puede declararse desierta por no contar con el mínimo de candidatos y por consecuencia se vuelve a iniciar el proceso.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables Directora General Financiera, Jefe de Acuerdos y Proyectos Estratégicos, Jefe de Servicios Administrativos

Normatividad a la que está sujeto:

Lineamientos Generales para la Administración de los Recursos Humanos Adscritos a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal para el ejercicio fiscal 2016 Reglamento de Servicio Civil de Carrera del Poder Ejecutivo del Estado de Guanajuato

No. Actividades Responsable Documentos

1 Revisar descripción de puesto de la plaza vacante a cubrir Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Descripción de puesto

2 Solicitar el VoBo. del Secretario para la contratación Directora General Financiera

Formato de autorización

3 Enviar la descripción de puesto a la Dirección de Recursos Humanos para su validación respectiva.

Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

4 Realizar la batería de conocimientos Directora General Financiera Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos Directores de área

Oficio de solicitud.

5 Elaborar oficio de solicitud , formato de requisición y carta de confidencialidad para su entrega al área de recursos humanos e iniciar el proceso de convocatoria

Jefe de Servicios Administrativos

Formato de requisición, carta de confidencialidad y oficio

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Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

Dirección General Financiera

113

6 Firma de oficio de solicitud Directora General Financiera

7 Una vez que el área de Recursos Humanos lleva a cabo el proceso de convocatoria, notifican mediante oficio el nombre del ganador para cubrir la plaza

Directora General Financiera

Oficio

8 Llenar el formato de movimiento de nómina. Jefe de Servicios Administrativos

Formato de nómina

9 Elaboración de oficio, donde se especifica el nombre de la persona a contratar, así como el envío de la documentación soporte.

Jefe de Servicios Administrativos

Oficio

10 Revisión de Oficio Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

11 Recepción, revisión y firma de oficio y formato de movimiento a la nómina.

Directora General Financiera

Oficio y formato de movimiento a la nómina

12 Entrega de oficio y formato de movimiento a la nómina a la Dirección de Recursos Humanos

Jefe de Servicios Administrativos

Oficio y formato de movimiento a la nómina

Fin

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Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

Dirección General Financiera

114

Flujograma Ingreso de personal (Nivel 5 a 11 de Servicio Civil de Carrera)

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Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

Dirección General Financiera

115

Evaluación al Desempeño Nivel 1 a 14

Área responsable: UNIDAD DE ACUERDOS Y PROYECTOS ESTRATÉGICOS

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Evaluación al Desempeño Nivel 1-14

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Evaluar a todo el personal adscrito a la Dirección General Financiera para

estimular al personal a mejorar en el desempeño de sus funciones y así también cumplir con las metas establecidas en el Programa Operativo Anual.

Clave:

MP-DGF-UAPE- ADM.REC.HUM.EVAL.DESEM.- 1.3

Clientes: Dirección General

Dirección de Inversión y Operaciones Financieras Dirección de egresos Coordinación de Deuda Pública Dirección de Control y Seguimiento Coordinación de Pagos Coordinación de Banca Electrónica Departamento de Pagos Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Proveedores:

Dirección de Recursos Humanos

Alcance: Personal adscrito a la Dirección General Financiera

Tiempo aproximado de ejecución: 15 días hábiles

Indicadores:

Acuerdos de actividades y metas

Puntos Críticos:

Posibles fallas en el portal de recursos humanos.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables Directora General Financiera, Directores de área, Coordinadores y Jefes de Departamento.

Normatividad a la que está sujeto: Lineamientos Generales para la Administración de los Recursos Humanos Adscritos a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal para el ejercicio fiscal 2016 Reglamento de Servicio Civil de Carrera del Poder Ejecutivo del Estado de Guanajuato

No. Actividades Responsable Documentos

1 Recepción de oficio donde se da a conocer el periodo de acuerdos de actividades y metas

Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Oficio

2 Difundir la información del oficio a Directores, Coordinadores y/ Jefes de Departamentos

Jefe de Servicios Administrativos

3 Llevar a cabo el acuerdo de actividades cotidianas y/o metas en el sistema de evaluación al desempeño.

Directora General Financiera Directores de área

Coordinadores

Jefes de Departamento

Portal recursos humanos

4 Recepción de oficio donde se da a conocer el periodo de evaluar a todo el personal adscrito a la Dirección General.

Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Oficio

5 Difundir la información del oficio a Directores, Coordinadores y/ Jefes de Departamentos

Jefatura de Servicios Administrativos

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Manual de Procedimientos 2017 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

Dirección General Financiera

116

6 Evaluar al personal de la Dirección General semestralmente en el sistema de evaluación al desempeño.

Dirección General Financiera

Direcciones de área Coordinaciones

Jefaturas de Departamento

Portal recursos humanos

7 Imprimir constancias de evaluación semestral y recabar firmas.

Jefatura de Servicios Administrativos

Constancias

8 Integrar las constancias a carpeta de la Dirección General Financiera

Jefatura de Servicios Administrativos

Carpeta integrada

Fin

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Flujograma Evaluación al Desempeño

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AFECTACIÓN PRESUPUESTAL

Solicitud de recalendarización y anticipación de recursos

Área responsable: UNIDAD DE ACUERDOS Y PROYECTOS ESTRATÉGICOS

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Solicitud de recalendarización y anticipación de recursos

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Analizar el presupuesto asignado a la Dirección General para cubrir las

necesidades que se requieren.

Clave:

MP-DGF-UAPE- ADM.APLIC. PRES.REC Y ANTIC. 2.1

Clientes:

Dirección General Administrativa Dirección de Aplicación Presupuestal

Proveedores:

Dirección de Recursos Humanos

Alcance: Es aplicable a la Dirección General Financiera Tiempo aproximado de ejecución: 2 días hábiles

Indicadores:

Estado de Situación Presupuestal

Puntos Críticos:

Que no exista recurso en la partida para poder solventar los gastos a realizar.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables: Directora General Financiera, Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos, Jefe de Servicios Administrativos

Normatividad a la que está sujeto:

Lineamientos de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal de la Administración Pública Estatal para el Ejercicio Fiscal de 2016

No. Actividades Responsable Documentos

1 Recepción por correo electrónico del Estado de Situación Presupuestal e interface del mes respectivo

Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Jefe de Servicios Administrativos

2 Analizar detalladamente el presupuesto para posible modificación.

Jefe de Servicios Administrativos

3 ¿Se requiere modificación al gasto?

SÍ: Sigue el paso 4

No: Se archiva el formato de interface

Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

4 Llenado de los formatos y justificaciones correspondientes a la recalendarización y anticipo de recursos

Jefe de Servicios Administrativos

Formatos de recalendarización y anticipación de recursos

5 Se elabora oficio de respuesta para su firma Jefe Servicios Administrativos

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6 Revisión de formatos, justificaciones y oficio de respuesta Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Oficio de respuesta

7 Firma de oficio Directora General Financiera

8 Envío de oficio de respuesta Jefe de Servicios Administrativos

Fin

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Flujograma Solicitud de Recalendarización y Anticipación de Recursos

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Solicitud de Traspasos Presupuestales

Área responsable: UNIDAD DE ACUERDOS Y PROYECTOS ESTRATÉGICOS

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Solicitud de Traspasos Presupuestales

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar la modificación al gasto mediante traspasos presupuestales para cubrir

las necesidades imprevistas del área.

Clave:

MP-DGF-UAPE- ADM.APLIC. PRES.TRASP.REC. 2.2

Clientes:

Dirección General Administrativa Dirección de Aplicación Presupuestal

Proveedores:

Dirección General Administrativa Dirección de Aplicación presupuestal

Alcance: Es aplicable a la Dirección General Financiera Tiempo aproximado de ejecución:

2 días hábiles

Indicadores:

Estado de Situación Presupuestal

Puntos Críticos:

Que no exista recurso en la partida que se requiera hacer alguna modificación presupuestal. Que se requiera un traspaso presupuestal fuera de las fechas establecidas

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables Jefe de Acuerdos y Proyectos Estratégicos y Jefe de Servicios Administrativos.

Normatividad a la que está sujeto: Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal de la Administración Pública Estatal para el Ejercicio Fiscal de 2016

No. Actividades Responsable Documentos

1 Analizar cada una de las partidas que conforman el Estado de situación presupuestal asignado

Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Jefe de Servicios Administrativos

2 ¿Se requiere traspaso presupuestal?

Si: Sigue el paso 4

No: termina el procedimiento

Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Jefatura de Servicios Administrativos

3 Llenado de los formatos y justificaciones correspondientes al traspaso presupuestal.

Jefe de Servicios Administrativos

Formatos de traspaso

4 Se elabora oficio de respuesta para su firma Jefe de Servicios Administrativos

5 Revisión de formatos, justificaciones y oficio de respuesta Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Oficio de respuesta

6 Firma de oficio Directora General Financiera

Oficio de respuesta y anexos.

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7 Envío de oficio de respuesta al área correspondiente Jefe de Servicios Administrativos

Oficio de respuesta y anexos.

Fin

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Flujograma Solicitud de Traspasos Presupuestales

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Elaboración de Pagos a terceros

Área responsable: UNIDAD DE ACUERDOS Y PROYECTOS ESTRATÉGICOS

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Elaboración de pagos a terceros

Tipo de procedimiento Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar el trámite para pago a los proveedores por el servicio prestado a ésta

Dirección General.

Clave: MP-DGF-UAPE- ADM.APLIC. PRES.ELAB PT.2.3

Clientes:

Dirección General Administrativa Dirección de Aplicación Presupuestal

Proveedores:

Web Automotriz Ford

Servicio Caudillo Infoselective

Proveedor Integral de Precios Agencias Calificadoras Demologística

Alcance: Es aplicable a la Dirección General Financiera Tiempo aproximado de ejecución:

5 días hábiles

Indicadores:

Solicitudes de servicios atendidas

Puntos Críticos:

Que los datos de nombre, R.F.C, fecha o importe estén incorrectos

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Servicios Administrativos, Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos.

Normatividad a la que está sujeto:

Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal de la Administración Pública Estatal para el ejercicio fiscal de 2016

No. Actividades Responsable Documentos

1 Solicitar al proveedor la factura Jefe de Servicios Administrativos

Archivos electrónicos

2 Revisar que los datos como el nombre, R.F.C., fecha, importe, estén correctos

Jefe de Servicios Administrativos

3 Pegar factura en una hoja, anotando la partida a afectar código programático y la justificación respectiva.

Jefe de Servicios Administrativos

4 Llenado del formato de pagos a terceros Jefe de Servicios Administrativos

Formato Pago a Terceros

5 Recepción, revisión y recabar firma del formato de Pago a Terceros

Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Formato Pago a Terceros

6 Firma del Formato de Pago a Terceros Directora General Financiera

Formato Pago a Terceros

7 Entrega de formato a la DGA FIN DEL PROCEDIMIENTO

Jefe de Servicios Administrativos

Formato Pago a Terceros

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Flujograma Elaboración de Pago a Terceros

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Elaboración de Gastos de Operación

Área responsable: UNIDAD DE ACUERDOS Y PROYECTOS ESTRATÉGICOS

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento: Elaboración de Gastos de Operación

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar la comprobación de los diversos gastos realizados por el personal

adscrito a la Dirección General Financiera, derivado del ejercicio de sus funciones

Clave:

MP-DGF-UAPE- ADM.APLIC. PRES.ELAB GO.2.4

Clientes:

Personal adscrito a la Dirección General Financiera

Proveedores:

Dirección General Financiera Dirección de Aplicación Presupuestal

Alcance: Es aplicable a la Dirección General Financiera Tiempo aproximado de ejecución: 5 días hábiles

Indicadores:

Comprobantes (facturas) pagadas

Puntos Críticos:

Que los datos de nombre, R.F.C, fecha o importe estén incorrectos Que la factura sea electrónica y que no llegue al sistema del PEI, por tener alguna inconsistencia.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Servicios Administrativos, Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos.

Normatividad a la que está sujeto:

Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal de la Administración Pública Estatal para el ejercicio fiscal de 2016

No. Actividades Responsable Documentos

1 Recepción de los comprobantes de gastos correspondientes a viáticos, pasajes, gastos de oficina, alimentación de personas, entre otros

Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Tickets, comprobantes de: gastos de oficina, estacionamiento, casetas.

2 Revisar que los comprobantes impresos y comprobantes fiscales digitales cuenten con los datos correctos y los requisitos fiscales.

Jefe de Servicios Administrativos

3 Cumplen:

Si: Comprobantes impresos se anexan al formato de GO Comprobantes de CFD, se verifica Id y archivo XML y se indexan

No: Se devuelven al Proveedor para su corrección

Jefe de Servicios Administrativos

Comprobantes de gastos

4 Llenado del formato de Gastos de Operación Jefe de Servicios Administrativos

Formato de Gastos de Operación

5 Revisión del Llenado del formato con los datos respectivos. Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Formato de Gastos de Operación

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Dirección General Financiera

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6 Envío del formato para su firma a la Directora General Financiera.

Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Formato de Gastos de Operación

7 Recepción, revisión y firma del formato Directora General Financiera

Formato de Gastos de Operación

Fin

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Flujograma Elaboración de Gastos de Operación

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SERVICIOS GENERALES

Solicitud de compras partidas liberadas

Área responsable: UNIDAD DE ACUERDOS Y PROYECTOS ESTRATÉGICOS

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Solicitudes de compras partidas liberadas

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Adquirir los bienes que se requieren en la Dirección General Financiera para su

funcionamiento y Operatividad

Clave:

MP-DGF-UAPE-ADM.SERV. GRALES.SOL.COM.LIB.3.1

Clientes:

Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales Dirección General Administrativa

Proveedores:

Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales Dirección General Administrativa

PC. Mac del bajío Demo logística Papelería Comput Arte

Alcance: Es aplicable a la Dirección General Financiera Tiempo aproximado de ejecución: 4 días hábiles

Indicadores:

Solicitudes de compra requisitadas

Puntos Críticos:

Que los artículos tengan un costo mayor al

presupuestado. Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Servicios Administrativos, Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos.

Normatividad a la que está sujeto: Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades 2016.

No. Actividades Responsable Documentos

1 Realizar la requisición de material que se tiene que solicitar. Jefe de Servicios Administrativos

2 Informar al Jefe inmediato el material a adquirir Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Formato de solicitudes de compras

3 ¿Está de acuerdo?

Si: Se captura el material en el sistema SID

No: Se realiza nuevamente la requisición

Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Anexo 4 Formato de Investigación de mercado.

4 Se recibe correo electrónico en el cual se notifica la aceptación o rechazo de la solicitud de compra Aceptada: Esperar realizar dictamen técnico Rechazada: Verificar el motivo del rechazo

Jefe de Servicios Administrativos

5 Realizar dictamen técnico Jefe de Servicios Administrativos

Dictamen técnico

6 Firma de dictamen técnico Directora General Financiera

Dictamen técnico

7 Entregar dictamen técnico a la Dirección General Administrativa

Jefe de Servicios Administrativos

Dictamen técnico

Fin

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Flujograma Solicitud de compras partidas liberadas

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Dirección General Financiera

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Solicitud de compras para captura en la Plataforma Estatal de Información (PEI)

Área responsable: UNIDAD DE ACUERDOS Y PROYECTOS ESTRATEGICOS Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Solicitudes de compras para captura en la plataforma estatal de información PEI

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Adquirir los bienes que se requieren en la Dirección General Financiera para su

funcionamiento y operatividad

Clave:

MP-DGF-UAPE-ADM.SERV. GRALES.SOL.COM.PEI.3.2

Clientes:

Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales Dirección General Administrativa

Proveedores:

Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales Dirección General Administrativa PC. Mac del bajío Demologística Papelería Comput Arte

Alcance: Es aplicable a la Dirección General Financiera Tiempo aproximado de ejecución: 10 días hábiles

Indicadores:

Solicitudes capturadas en el sistema de la Plataforma Estatal de Información

Puntos Críticos:

Problemas en la Plataforma Estatal de Información al momento de capturar Que no sea liberada la solicitud de compra por parte del área de adquisiciones

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Servicios Administrativos, Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos.

Normatividad a la que está sujeto:

Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades 2016. Lineamientos de Tecnologías de la información y Comunicaciones de la Administración Pública Estatal

No. Actividades Responsable Documentos

1 Realizar la requisición de material que se tiene que solicitar correspondiente a consumibles, hojas membretadas, licencias de software entre otros

Jefe de Servicios Administrativos

2 Informar al jefe inmediato el material a adquirir Jefe de Servicios Administrativos

3 ¿Está de acuerdo?

Si: sigue paso 4

No: Se realiza nuevamente la requisición

Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

4 Verificar en el catálogo de materiales el código de identificación del material a solicitar.

Jefe de Servicios Administrativos

5 Si se encuentra en el catálogo sigue el paso 6

No se encuentra en el catálogo: Llenar formato de solicitud de alta de material

Jefe de Servicios Administrativos

6 Realizar la captura en el Sistema Integral de Hacienda Pública

Jefe de Servicios Administrativos

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7 Imprimir solicitudes de pedido Jefe de Servicios Administrativos

Solicitud de pedido, Anexo 4 Formato de Investigación de mercado.

8 Revisión y recabar firmas de las solicitudes Jefe Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Solicitud de pedido

9 Firma de solicitudes Directora General Financiera

10 Entrega de solicitudes al área respectiva Jefe de Servicios Administrativos

Fin

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133

Flujograma Solicitud de compras para captura en la PEI

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Dirección General Financiera

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Solicitud de mantenimiento vehicular

Área responsable: UNIDAD DE ACUERDOS Y PROYECTOS ESTRATÉGICOS

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Solicitud de mantenimiento vehicular mayor

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Mantener en óptimas condiciones los vehículos oficiales para su

funcionamiento

Clave:

MP-DGF-UAPE-ADM.SERV. GRALES.SOL.MANT.VEH.3.3

Clientes: Usuarios de vehículos oficiales del personal de la Dirección General

Proveedores: Usuarios de vehículos oficiales del personal de la Dirección General Dirección General Administrativa

Alcance: Es aplicable a la Dirección General Financiera Tiempo aproximado de ejecución: 5 días hábiles

Indicadores:

Solicitudes autorizadas

Puntos Críticos:

Que no sea autorizada la solicitud del servicio

Retraso de elaboración de contratos y por consecuencia no se realice el servicio que éste se requiere.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos y Auxiliar Administrativo

Normatividad a la que está sujeto:

No. Actividades Responsable Documentos

1 Llenado de solicitud de servicio por parte del usuario del vehículo

Directora General Financiera Directora de Egresos Directora de Control y Seguimiento Directora de Inversiones y Operaciones Financieras Director de Deuda Pública Coordinador de Pagos Auxiliar Administrativo

Solicitud sistema control interno

2 Registrar y liberar solicitud en el sistema PEI según sea el caso para su validación por parte del área de servicios básicos de la Dirección General Administrativa

Auxiliar Administrativo

3 Procede:

Si: continua con el paso 4

No: Validar precios de referencia

Auxiliar Administrativo

4 Imprimir solicitud autorizada Auxiliar Administrativo Solicitud

5 Recepción, revisión y recabar firma de solicitud. Jefe de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Solicitud de mantenimiento y cotización

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6 Recepción, revisión y firma de solicitud Directora General Financiera

Solicitud de mantenimiento y cotización

7 Entrega de la solicitud a la Dirección General Administrativa para la elaboración de contratos u oficio de respuesta según sea el caso

Jefe de Servicios Administrativos

Contratos u oficio de liberación de recurso

8 Llevar vehículo a servicio con proveedor asignado Auxiliar Administrativo

9 Recibir vehículo y firmar formato de entrega de servicio a proveedor

Auxiliar Administrativo

Fin

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Flujograma Solicitud de mantenimiento vehicular

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Dirección General Financiera

137

Baja de bienes

Área responsable: UNIDAD DE ACUERDOS Y PROYECTOS ESTRATÉGICOS

Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Baja de bienes

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Entregar los bienes que ya no se utilizan a la Dirección de Control Patrimonial,

para mantener actualizado el inventario de la Dirección General Financiera

Clave:

MP-DGF-UAPE- ADM.INVENT.BAJA BIENES 4.2

Clientes:

Personal adscrito a la Dirección General Financiera

Proveedores:

Dirección General Administrativa Dirección de Control Patrimonial

Alcance: Es aplicable a la Dirección General Financiera Tiempo aproximado de ejecución: 15 días hábiles

Indicadores:

Formato de baja debidamente requisitado

Puntos Críticos:

Que los bienes a dar de baja que sean de capítulo 5000 no cuenten con el número de activo que le corresponde, por lo que es necesario realizar el trámite respectivo teniendo como consecuencia atraso en el proceso de baja.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Informática y Jefe de Servicios

Normatividad a la que está sujeto: Lineamientos Generales de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal para el Ejercicio Fiscal de 2016

No. Actividades Responsable Documentos

1 Verificar los bienes que por sus características ya no son útiles en la Dirección General Financiera

Jefe de Informática

2 Realizar dictamen técnico de los bienes informáticos Jefe de Informática

3 Dar de baja en el SID Jefe de Servicios Administrativos

Formato de baja

4 Completar la información de los bienes en el formato de baja en caso de que en el sistema no exista.

Jefe de Servicios Administrativos

5 Elaboración de oficio para la entrega de los bienes Jefe de Servicios Administrativos

Oficio

6 Envío de oficio, formato y dictamen por firma electrónica Jefe de Servicios Administrativos

Formato, dictamen y oficio

7 Procede: Si continúa el paso 8 No: Verificar motivo de rechazo

8 Entregar los bienes de acuerdo a la fecha proporcionada por el área de Control Patrimonial de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Jefe de Informática Jefe de Servicios Administrativos

Formato y oficios

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Dirección General Financiera

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Flujograma Baja de Bienes

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Dirección General Financiera

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HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

Documento que se actualiza: Solicitud de mantenimiento vehicular mayor

Código del documento que se actualiza: MP-DGF-UAPE-ADM.SERV.GRALES.SOL.MANT. VEH.3.3.

Fecha de actualización: Septiembre 2016.

No. de emisión: Quinta

Descripción del cambio: Actualización del procedimiento y flujograma por modificación del proceso por parte de la Dirección General Administrativa.