DECLARACIN DE ALCANCE DEL PROYECTO

(Project Scope Statement)

Presentado por:GRUPO 3AYuri Andrea JimenezDeisy Liliana TorresDario Sarmiento

DESCIPCION DEL ALCANCE

COMPONENTE ACTIVIDAD ALCANCE

GESTIN POR PROCESOSIdentificacin, modelamiento, ejecucin y administracin de cada proceso

El uso de la herramienta permitir a la entidad:

1. administrar la informacin para la actualizacin continua de la misma y en lnea, desde mltiples dispositivos facilitando el acceso e interaccin entre los responsables, en el marco de las polticas de cero papel.

2. El uso del software el sistema facilitar a la entidad el cumplimiento de la normatividad legal aplicable, relacionada con el Modelo MECI, la norma NTC GP 1000, polticas de cero papel.

MDULO MEJORA CONTINUAadministracin ,control de las No Conformidades, Producto No Conforme, Acciones Correctivas, Preventivas y/o Planes de Mejoramiento1. Registrar de cada accin o plan 2. Anlisis del plan o accin3. Seguimiento a la ejecucin de la accin o plan4. Cierre de solicitudes

MDULO RIESGOSRegistrar riesgos, creacin de planes de riesgos, o actividades, seguimiento a la ejecucin de los planes de riesgo.1. Registrar cada uno de los riesgos clasificados y asociados a los procesos 2. Creacin de planes o actividades a llevar a cabo como gestin y control de cada uno de los riesgos.3. Seguimiento a la ejecucin de los planes o actividades de cada uno de los riesgos.4. Mapa de riesgos

MDULO RIESGOS ANTICORRUPCINIdentificacin, adecuada gestin, control y seguimiento.1. Registrar cada uno de los riesgos clasificados y asociados a los procesos 2. Creacin de planes o actividades a llevar a cabo como gestin y control de cada uno de los riesgos.3. Seguimiento a la ejecucin de los planes o actividades de cada uno de los riesgos.4. Mapa de riesgos

MDULO GESTIN DOCUMENTALControl de la documentacin interna y externa de la documentacin y su distribucin en la organizacin.

1. Creacin y mantenimiento de los documentos del sistema de calidad con asignacin a procesos y designacin de responsables. Listado maestro de documentos mediante vinculacin de archivos elaborados en cualquier herramienta. 2. Control en la aprobacin de los documentos registrando las fechas y responsables de esta actividad.3. Inclusin de anexos a documentos mediante la vinculacin de archivos asociados al documento.4. Historial de cambios y actualizaciones.5. Generacin automtica de nuevas versiones de documentos a partir de los ya existentes. Al registrar un cambio generar el consecutivo de la versin.6. Consulta de documentos electrnicos con control de acceso7. Obtencin de informes: Listado Maestro de documentos, Modificaciones por documento, Estadsticas de actualizaciones de los documentos.8. Listado de documentos de origen Externo por proceso9. Documentos adjuntos a listado de documentos externos

INFORMES DE LA PLATAFORMAgenerar los informes y estadsticas1. realizar el seguimiento a la informacin registrada, en una cantidad aproximada de 30 informes.

ADMINISTRACION DE LA PLATAFORMADesarrollo de utilidades para la administracin de la Plataforma Software1. Manejo de niveles de usuario y control de acceso 2. Envo de mensajes de correo para los responsables y/o jefes inmediatos de actividades programadas y/o vencidas.3. Control de reasignacin de actividades y reapertura de actividades ya cerradas.4. Resumen automtico de planes para su envi por correo electrnico a los responsables 5. Resumen automtico de actividades para su envi por correo electrnico a los responsables 6. Control de reasignacin de solicitudes/actividades/planes.

IMPLANTACION DE LA PLATAFORMArevisin, instalacin, configuracin y asesora sobre la plataforma 1. Revisin y asesora en la mejora del SIG para su implementacin en el software2. Instalacin del software en los servidores de la empresa3. Configuracin de la plataforma SIGC4. Parametrizacin de las tablas bsicas del software a las necesidades del SIG5. Revisin de procesos y sugerencias para la adaptacin de los mismos para su adaptacin a la plataforma 6. Asesora y recomendaciones para mejora de los procesos

SENSIBILIZACION Y CAPACITACION EN USO DE TIRealizar sensibilizacin y preparar para el cambio con apoyo de personal especializado1. Acompaamiento a los responsables para orientarlos en el uso del sistema2. Capacitacin a los responsables en el uso del sistema3. Elaboracin de materiales de capacitacin y orientacin a los usuarios en el uso del sistema

CRITERIOS DE ACEPTACION

itemANSDEFINICIONMEDICIONNIVEL REQUERIDOPERIORICIDADAPLICA A

1Levantamiento de inventario de recursos de hardware y softwareir a cada una de las alcaldas a reconocer los tipos de equipos y software que disponen se debe tener como mnimo un equipo(pc) por alcalda

100%una sola veztodas las alcaldas

2Entrevistas personales con los funcionarios para determinar dificultades y problemas relacionados con la tecnologa utilizadarealizar las entrevistas con cada uno de los funcionarios para conocer el nivel tecnolgico que cada uno poseeel numero de entrevistas realizadas contra el numero de funcionarios que trabajan con el software90%una sola vez antes de la instalacin del software los usuarios que vayan a utilizar el software en cada alcalda donde este ser instalado.

3Anlisis de Informacin plataforma IT determinar el estado de la infraestructura actual, nivel de apropiacin en el uso de los recursos y categorizacin de los principales problemas manifestados por los usuariossolucin de los problemas manifestados contra el numero de problemas manifestados90%una sola vez, despus de determinar los problemas manifestados por los usuarioslas alcaldas y los usuarios que vayan a utilizar el software

4Revisin de Manuales del Sistema Integrado de Control Internorevisar los manuales que existen en cada alcalda de como se desarrollan los diferentes procesos que se desarrollannumero de manuales revisados contra el total de los manuales existentes en cada alcalda 74.5%una sola vez as alcaldas y los usuarios que vayan a utilizar el software

5Entrevistas personales con los funcionarios para validar los hallazgos encontrados en la revisin de los documentos y recibir retroalimentacin acerca del problema.realizar las entrevistas con cada uno de los funcionarios para definir las dificultades que se presentan en el uso del software el numero de entrevistas realizadas contra el numero de funcionarios que trabajan con el software

90%solo una sola vez a las sema de a verse instalado el software los usuarios que utilicen el software en cada alcalda donde este instalado.

6ejecucin ciclos de desarrolloSe hace la planeacin del ciclo de desarrollo con el equipo de programadores y se establecen los tiempos de entrega dentro de cada ciclo de los hitos a entregar.cumplimiento en el tiempo de entrega de cada hito70%una vez a la semana a todos los interesados

7Documentacin del softwareelaboracin de un documento donde se expliquen las funciones del softwarecantidad de funciones explicadas contra las funciones utilizadas en el software95%una sola vezal usuario que vaya a utilizar el software

8Realizar pruebas de carga, errores, funcionalidad, usabilidadrealizar las diferentes pruebas de funcionabilidad y usabilidad, buscando detectar posibles errorespruebas exitosas contra el numero total de pruebas80%una vez cada vez que se termine un ciclotodos los interesados

9Capacitacin personal Uso de la Herramientacapacitar a los usuarios del sistemamnimo una persona por alcalda100%una sola vez usuarios

10Servicio Soporte Tcnico a usuariosseguimiento de uso, dudas o inquietudes del manejo del software, restablecimiento del sistema dar solucin al sistema en un plazo aproximado a 48 horas90%cada vez que se presente requerimientodurante un plazo maximo de un ao despus de instalar el software.usuarios

CRITERIOS DE ACEPTACION A NIVEL DE REPORTES

NoDESCRIPCIONFORMA DE MEDICIONUNIDAD DE MEDIDAVALOR DE ACEPTACION

1Entrega de los informes de operaciones en cada fecha acordada despus de cada ciclo finalizado.Cantidad de reportes entregados oportunamente al mes por cien(100) sobre cantidad de informes totales al mesporcentaje90%

2Los informes debern ser aprobado despus de su segunda revisin por parte del personal asignado por el director del proyecto.

Nmero de veces que devuelve el informenumero2

3La calidad de los informes ser evaluada por el nmero de errores en cada uno de ellos.

Nmero de errores en cada informenmero4

EXCLUSIONES Excluye la edicin de archivos del sistema directamente en el software.Excluye los componentes 2, 3, 4 del manual de estrategias para la construccin del plan anticorrupcin y atencin al ciudadano.No se realiza ningn tipo de montaje o adaptacin de la infraestructura TI.

SUPUESTOS

o Cada alcalda debe tener definido un SISTEMA DE GESTIN DE CONTROL INTERNO modelado segn ley 87 de 1993. o Cada alcalda debe tener por lo menos un equipo disponible para uso del sistema.

RESTRICCIONESo El periodo de tiempo mximo de realizacin es 12 meses.o Costo total no supere $159.567.500o Restricciones de ancho de banda y disponibilidad de acceso permanente a internet.o Bajo nivel de apropiacin de las tecnologas de la informacin.o Limitaciones en calidad y cantidad de recursos de hardware (equipos).o Falta de capacitacin en temas TIC y en temas de Sistemas de Gestin internos.