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San José, xx de julio del 2010

Dirección General de Auditoría Interna

“Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

San José, 10 de setiembre del 2010

INF-DGAI-024-2010

Licenciado

Luis Alfonso Bonilla Guzmán

Director Policía de Control Fiscal

ASUNTO: Informe de Control Interno

sobre el Área de Operaciones

Estimado señor:

Nos permitimos presentarle el informe INF-DGAI-024-2010 sobre la evaluación de la gestión del Área Operaciones de la Policía de Control Fiscal.

En el apartado de resultados se presentan algunos aspectos de control interno que requieren ser fortalecidos en el Área de Operaciones, hoy División de Operaciones según Decreto Ejecutivo Nº 35940 de fecha 13 de mayo del 2010, por lo que se giran las recomendaciones correspondientes para que se incorporen como parte de la mejora continua que lleva a cabo la Policía de Control Fiscal.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones, o si discrepa de ellas elevar el informe a señor Ministro de Hacienda.

Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección dentro del plazo señalado la decisión que se tome al respecto, así como el plan de acción que se defina en un plazo razonable para el efectivo cumplimiento de lo recomendado.

Atentamente,

Olman Saborío Alfaro

Director General

Estudio Nº 015-2010

JCRC

c::Consecutivo

Expediente



2



Informe Sobre la evaluación de la gestión del

Área Operaciones de la Policía de Control Fiscal

INF-DGAI-024-2010

setiembre, 2010



“



Tabla de Contenido

Resumen Ejecutivoi

1.Introducción1

1.1 Origen1

1.2 Objetivo1

1.3 Alcance1

1.4 Comunicación oral de resultados1

1.5 Normativa relacionada1

1.6 Generalidades2

2.Resultados3

2.1Necesidad de mejorar el proceso de planificación en el Área de Operaciones3

2.2.Necesidad de documentar la gestión7

2.2.1Sobre las inspecciones realizadas7

2.2.2Sobre las asesorías recibidas y solicitadas7

2.2.3Sobre el control del mantenimiento del armamento y el equipo de radio8

2.2.4Sobre la documentación emitida9

2.3 Necesidad de mejorar los procedimientos y guías de trabajo10

2.3.1Aspectos a mejorar en los procedimientos10

2.3.2Aspectos a mejorar en la Guía de Trabajo10

2.3.3Sobre el Manual de procedimientos operativos en carretera12

2.4Necesidad de mejorar el cumplimiento de metas y objetivos12

2.4.1Aspectos a mejorar en los instrumentos de seguimiento12

2.4.2.Aspectos a mejorar en la ejecución del Plan Anual Operativo 200913

3.Conclusiones16

4.Recomendaciones18





Resumen Ejecutivo

Este estudio se origina de conformidad con el Plan de Auditoría del 2010 y comprende la revisión de algunos aspectos de control relacionados con el Área de Operaciones[footnoteRef:1] de la Policía de Control Fiscal, según Decreto Ejecutivo 35940-H Reglamento de Organización y Funciones de la Dirección de la Policía de Control Fiscal. Asimismo, se revisaron algunos aspectos de control en las metas y objetivos de la Dirección de la Policía de Control Fiscal. Para el periodo comprendido entre enero del 2009 a abril del 2010. [1: A partir del 13 de mayo del 2010 paso a llamarse División de Operaciones]

La Dirección de Policía de Control Fiscal y específicamente el Área de Operaciones ha venido mejorando los controles relacionados con la prevención y combate de las conductas que buscan defraudar el fisco, asimismo, el de generar y mejorar los controles internos de su gestión e incrementar la eficacia y eficiencia, sin embargo, se determinaron algunos aspectos susceptibles de ser mejorados, a saber:

1. Sobre la planificación:

a)No se dispone de un procedimiento formal para la elaboración del Plan Anual Operativo, que contenga las actividades a realizar conforme las mejores prácticas, condición que podría llevar el riesgo que esa Dirección se vea limitada de contar con este valioso instrumento que le facilite integrar los diferentes elementos necesarios para tener un plan con acciones claras, plazos, metas e indicadores, responsables, y que le permita medir el avance y el resultado final. Además, de permitirle disminuir el tiempo usado en su elaboración y el riesgo que no se consideren aspectos relevantes en la elaboración de la planificación anual operativa conforme los objetivos estratégicos.

b)En la elaboración del Plan Anual Operativo no siempre los objetivos están redactados en infinitivo, asimismo, algunas metas están redactadas como una acción y no como un resultado y otras metas no están en concordancia con el objetivo definido, o dice lo mismo pero en otras palabras. Además, en el Plan Operativo del 2009, no se indica el responsable del cumplimiento de los objetivos planteados. Tampoco se está dejando documentado los aspectos considerados en la definición de las metas contempladas en dicho plan lo que no permite disponer de datos históricos y técnicos que justifiquen las metas establecidas en el periodo 2009 y 2010.

c) Para efectos de la planeación que realiza esa Área, no se tomó ni se documenta la estimación de días de vacaciones que deben disfrutar los funcionarios, ni el tiempo asignado para capacitación e imprevistos, licencias, entre otros, lo cual dificulta una estimación real de los días efectivos a considerar en la planeación.

2. Sobre el respaldo de la gestión:

Por otra parte, en el Área de Operaciones se realiza frecuentemente diferentes operativos relacionados con la inspección de mercaderías en las instalaciones de los auxiliares de la función pública, operativos que son planificados y diseñados por las jefaturas del área como parte de una de sus funciones que está relacionada con el diseño y coordinación de la ejecución de los procesos de inspección. Sin embargo, no se tiene un registro donde conste que periódicamente se están evaluando la eficacia y eficiencia de los diseños de inspecciones realizados. Situación que podría ser una limitación para contar con un insumo importante para que las jefaturas dispongan de elementos suficientes para la toma de decisiones; que permita realimentar la planificación y los procesos previos a la ejecución de las inspecciones.

También esa misma Área no ha establecido directrices o normativa que contengan los elementos de control necesarios para contar con una historia de las diferentes asesorías brindadas y recibidas, que sirvan de sustento para determinar las necesidades de capacitación del personal, como para la mejora continua del proceso de diseño y ejecución de las inspecciones realizadas. Lo antes citado, genera la limitación que la Policía de Control Fiscal este inhibiendo el proceso de mejora continua, el desarrollo del personal que labora en esta Área, además, la planificación y ejecución de las ordenes de operación al no poder contar elementos técnicos e importantes de forma previa que le permitan un mejor consecución de los objetivos, así como dar una imagen institucional más consolidada.

Se requiere establecer un registro de control del mantenimiento realizado al armamento y al equipo de radio comunicación, que permitan a la Administración tener seguridad razonable de la frecuencia del mantenimiento dado a estos activos bajo su custodia. Asimismo, contar con información objetiva que le permitan determinar los costos de mantenimiento, la rotación del inventario y planificar las requisiciones de compras para este fin.

En la Policía de Control Fiscal no se dispone de un registro para la documentación que emite y es entregada a sus funcionarios, que le brinde una garantía razonable que los mismos son de su conocimiento. Situación que genera el riesgo de que los funcionarios no les llegue la información oportunamente para realizar su labor, lo que podría incidir en que las funciones que les corresponde realizar se hagan con eficiencia, eficacia, y apegadas a derecho.

3Sobre los procedimientos y guías de trabajo

Falta de un manual de procedimientos que contemple, al menos las siguientes actividades: verificación del cumplimiento de las formalidades tributarias de los contribuyentes, el cierre de negocios, realización de fijos para la verificación de uso y destino de bienes muebles. Además, la Guía de Trabajo y el Manual de Procedimientos para los operativos en carretera, presentan algunos aspectos de control susceptibles a mejorarse, en lo relacionado con los objetivos específicos de cada proceso, falta de numeración en las actividades y otras omisiones.

Sobre el tema de denuncias es importante tener en cuenta la aplicación de lo que establece la Ley Contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley 8244, y su reglamento, la Directriz institucional para la atención de denuncias DM N° 008-2006 publicada en la Gaceta N° 150 de 7/08/2006, así como la confidencialidad que se debe guardar sobre el denunciante.

4.Sobre el seguimiento para el logro de las metas y los objetivos de la PCF:

a)El archivo de Excel denominado “Plantilla de Control Anual”, en el que se le da seguimiento al cumplimiento de los objetivos planteados en el Plan Anual Operativo, Plan Integrado de Control Fiscal, presenta algunos elementos donde se detecta la falta de coincidencia entre los términos en que se fija la meta y los que se usan para anotar en el seguimiento, así mismo la ausencia de algunos elementos que permitan evaluar el cumplimiento de metas y objetivos en forma precisa.

b)Un porcentaje importante de los objetivos planteados en el Plan Anual Operativo de esa Policía, no se cumplieron a cabalidad, ya que solo el 52% de los objetivos se cumplieron en un cien por ciento, entre los que están los correspondientes al Área Operativa, y del 48% restante el 77% de los objetivos presentaban menos de un 70% de cumplimiento. Además, no hay evidencia que la Policía de Control Fiscal disponga de un documento técnicamente elaborado y fundamentado donde se analicen los aspectos que influyeron para que se diera una desviación del cumplimiento de los objetivos planteados.

Se realizan las recomendaciones correspondientes, según los aspectos determinados y presentados en el apartado de resultados del informe, en aras de que a la brevedad posible se tomen las medidas correctivas que proceden.

Este informe está sujeto al artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de diez días posterior al recibo del informe para ordenar la implantación de lo recomendado, y si discrepa de ellas deberá elevar el informe al señor Ministro para lo correspondiente.



INF-DGAI-024-2010“Página iii



1.Introducción

1.1 Origen

Este estudio se origina de conformidad con el Plan de Auditoría del 2010.

1.2 Objetivo

Evaluar la gestión del Área de Operaciones de la Policía de Control Fiscal, a fin de determinar el cumplimiento de la normativa vigente, la salvaguarda de los recursos públicos, la eficiencia y eficacia en las operaciones, la confiabilidad y oportunidad de la información para la toma de decisiones, así como de sus objetivos.

1.3 Alcance

Comprende la revisión de algunos aspectos de control relacionados con la gestión del Área de Operaciones de la Policía de Control Fiscal, según Decreto Ejecutivo 35940-H Reglamento de Organización y Funciones de la Dirección de la Policía de Control Fiscal. Así como algunos aspectos de control de cumplimiento de las metas y objetivos de la Policía de Control Fiscal. Para el periodo comprendido de enero del 2009 a abril del 2010.

En el desarrollo del estudio se observaron las normas generales de auditoría para el Sector Público, en la medida en que las circunstancias permitieron su aplicación y las disposiciones del Decreto Nº 34573-H Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Dirección General de la Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda.

1.4 Comunicación oral de resultados

Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados oralmente el día 09 de setiembre del 2010 al Lic. Luis Alfonso Bonilla Guzmán, Director de la Policía de Control Fiscal, quién indicó en términos generales que está de acuerdo con la presentación de los resultados y las recomendaciones. Además, indicó que esta anuente hacer las gestiones pertinentes con el fin de realizar las mejoras r que se indican en las recomendaciones propuestas.

1.5 Normativa relacionada

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno Nº 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en cuanto al Sistema de Control Interno y la atención de informes.

“Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. “…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. “Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. “El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.[…] // Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. […]”

1.6 Generalidades

Los antecedentes de la Policía de Control Fiscal, se remontan al 29 de abril de 1981, con la creación del Departamento de Investigaciones Técnicas Aduaneras, DITA, según Decreto Ejecutivo No. 12537-H, con el fin de investigar, prevenir, impedir y combatir el contrabando y la defraudación fiscal. A partir del 30 de mayo de 1994, con la publicación del Decreto Ejecutivo Nº 7410, referente a la Ley General de Policía, se constituye como un cuerpo policial especializado, según su sección VI en donde se establecen tanto sus competencias como atribuciones, no obstante, se vino a consolidar a partir del 06 de agosto del 2001, esto con la publicación del Reglamento de la Policía de control Fiscal del Ministerio de Hacienda, Decreto Ejecutivo Nº 29663-H[footnoteRef:2], que vino a estructurar y reglamentar las funciones realizadas por cada área funcional que la constituye. [2: Página Web, de la Procuraduría General de la República. ]

Este último decreto fue derogado el 13 de mayo del 2010 con el Decreto Ejecutivo Nº 35940-H Reglamento de Organización y Funciones de la Dirección de la Policía de Control Fiscal, en el que se modifica su estructura organizacional en procura de un mejor cumplimiento de sus objetivos. Entre los cambios realizados se tiene que las cuatro Áreas que conformaban este cuerpo policial pasan a llamarse Divisiones, como son: la División de Logística y Planificación, la División de Inteligencia, la División Técnica jurídica y la División de Operaciones, las cuales pueden estar conformadas o no por departamentos, que para el caso de la División de Operaciones estos serían: El Departamento de Operaciones, el Departamento de Inspecciones y el Departamento de Investigaciones.

La misión de este cuerpo policial especializado es brindar servicios de prevención, investigación e inspección para determinar infracciones y delitos fiscales, en las Áreas Tributaria, Aduanera y Hacendaria, mediante personal profesional y técnico para la protección de intereses fiscales de la Hacienda Pública y la sociedad costarricense.[footnoteRef:3]. [3: Página de Hacienda]

Por lo anterior, sus objetivos están alineados al objetivo número 04 del Plan estratégico Institucional 2007-2011, que versa sobre la promoción y el mejoramiento de la estructura de la carga tributaria y el fortalecimiento de la administración tributaria y aduanera para lograr la efectiva y justa recaudación, control del fraude fiscal y comercial.[footnoteRef:4] [4: Proyecto de Ley Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República, para el Ejercicio económico del 2010]

2.Resultados

El Área de Operaciones es la encargada de la planificación, coordinación y supervisión de la ejecución de las prácticas de inspección y puestos de control, sin embargo, pese a sus esfuerzos presenta algunas situaciones que son susceptibles de ser mejorados, según la normativa vigente y materia de control interno, como se detalla seguidamente:

2.1Necesidad de mejorar el proceso de planificación en el Área de Operaciones

En el Área de Operaciones se están realizando una serie de actividades para mejorar el proceso de planificación de las diferentes actuaciones policiales que realiza la misma, sin embargo, se tienen algunos aspectos que son susceptibles de ser mejorados, a saber:

a)Necesidad de disponer de un procedimiento para elaboración del plan: Se determinó que para la elaboración del plan anual operativo no se dispone de un procedimiento que contenga las diversas actividades que se deben considerar para garantizar la eficiencia y eficacia del mismo.

Es importante señalar que de acuerdo con las mejores prácticas para la elaboración de un plan anual de trabajo, se debe disponer de un procedimiento, el cual permita elaborar un plan que contenga la aprobación y vigencia, además, de algunos elementos como los siguientes:

· Aspectos generales (Ámbito de acción, base legal, misión y visión)

· Objetivos y metas para el periodo

· Actividades a realizar, vinculados con los objetivos estratégicos

· Alcance

· Responsabilidad

· Directrices o políticas utilizadas

· Descripción del procedimiento para elaborar el plan.

· Normativa.

En esta línea la norma Nº 4.1 referente a las actividades de control de las Normas de Control Interno para el Sector Público, establecen que “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales…”

El disponer de un procedimiento para elaborar el plan permitiría a la Policía de Control Fiscal disponer de un instrumento para integrar los diferentes elementos o insumos que se deben tener en cuenta para desarrollar un plan realista conforme las competencias y los recursos disponibles, con actividades claramente definidas, objetivos y metas, periodos, y responsables; y que a su vez facilite el control de avance y la rendición de cuentas.

b)Sobre el Plan Anual Operativo: Este plan le permite a este cuerpo policial vislumbrar el resultado esperado por cada Área que la conforma, alineado con la planificación estratégica, operativa y presupuestaria. Sin embargo, se encontró los siguientes aspectos que se pueden mejorar:

iAlgunos objetivos no están redactados en infinitivo, hecho que se dio en tres ocasiones para el PAO 2010 (1.2, 1.4, 2.1) y una para el PAO del 2009(1.4.1), a saber:

“1.2 Evaluación constante de los planes de trabajo de cada una de las Divisiones de la Policía de Control Fiscal.

1.4 Revisión y actualización de los protocolos de actuación y Manuales de Procedimientos de la PCF.

2.1. Actualización de controles para asignación de los bienes con los que cuenta la PCF, que permitan la conservación y correcta utilización de los mismos.

1.4.1 Envió por medio de correo electrónico de las modificaciones a la normativa y su correspondiente comentario de la asesoría legal de la PCF.” “

ii.Algunas metas están redactadas como una acción y no como un resultado, lo cual es una limitante para la Policía de Control Fiscal, ya que de esa forma no dispone de un elemento claro y medible que le garantice controlar la consecución de los objetivos establecidos, tal como se observa a continuación:

Metas redactadas como acciones y no como resultado

PAO 2009 y 2010

Objetivo

Meta

PAO del 2009

1.3.2 Levantar inventario de casos remitidos y recopilar datos del estado en que se encuentran en las diferentes fiscalías del país de interés para la PCF.

Dar seguimiento y colabora con las instancias judiciales que conocen casos remitidos por la PCF

1.8.1 Desarrollar las competencias de la PCF dentro de las acciones conjuntas que se acuerden.

Prestar la colaboración oportuna para la consecución de los fines propuestos en las distintas comisiones

1.10.4 Recopilar datos relacionados con investigaciones de delitos fiscales

Contar con fuente de información fehacientes que faciliten la labor policial.

PAO del 2010

1.1, Realizar las gestiones pertinentes para lograr la adquisición del equipo y los materiales necesarios para la ejecución de las actividades de la PCF

Coordinar con la Gestoría de la PCF, la compra de los insumos necesarios para la ejecución de las actividades de la PCF.

1.4 Revisión y actualización de los Protocolos de actualización y Manuales de Procedimiento de la PCF

Verificar que los manuales y protocolos de actuación de la PCF se encuentren actualizados

2.1 Actualización de los controles para asignación de los bienes con los que cuenta la PCF, que permitan la conservación y correcta utilización de mismos

Revisión y mejoramiento (si fuera necesario) de al menos tres controles (armas, equipo, otros activos) para la asignación de los bienes de la PCF.

2.10 Participar activamente en el programa de Control de Contenedores según lo acordado en el Convenio Interinstitucional entre la ONODC, el Ministerio de Hacienda, el Ministerio de Seguridad Pública y el Instituto Costarricense Sobre Drogas

Realizar actuaciones en coordinación con los demás instituciones involucradas, con el fin de mantener el control de los contenedores que ingresan a las zonas marítimas de caldera Limón, tal y como lo establece el Convenio Interinstitucional.

4.13. Lograr que los funcionarios de la Policía de Control Fiscal se capaciten en diferentes temas de interés

Realizar las gestiones pertinentes antes las instancias competentes, para lograr que los funcionarios de la PCF reciban charlas y capacitaciones en temas de interés tales como el correcto manejo de la Cadena de Custodio, entre

4.14 Colaborar para la que la mayoría de los funcionarios de la Policía de Control Fiscal realicen el Curso Básico Policial, el cual es requisito indispensable para el ingreso al Estatuto Policial

Coordinar con la Escuela Nacional de Policía la programación de curso Básico Policial para funcionarios de la PCF (en grupos para no afectar la operatividad)

Fuente: Elaboración propia a partir de información suministrada por el auditado.

iii. Algunas metas planteadas no están en concordancia con el objetivo definido, o dice lo mismo pero en otras palabras, hecho que se presento en el PAO 2010, con los siguientes objetivos:

· Objetivo Nº 1.2 indica: “evaluación constante de los planes de trabajo…” mientras que la meta es: “crear al menos dos controles o matrices…”

· Objetivo Nº 2.7 indica: “mantener actualizada información sobre leyes,…” mientras que la meta es: “crear una biblioteca que contenga leyes…”

· Objetivo Nº 4.4 indica: “efectuar las gestiones necesarias que permitan la ubicación de un edificio…” mientras que la meta es: “realizar las gestiones pertinentes para lograr la adquisición…”.

iv En el Plan Operativo del 2009 no se indica el responsable del cumplimiento de los objetivos planteados en dicho plan.

v Si bien, para definir las metas del PAO los coordinadores se reúnen para trabajar directamente en una matriz las metas establecidas, ese proceso no se deja documentado, lo que no permite disponer de datos históricos y técnicos que justifiquen las metas establecidas, situación que en términos generales se dio en el periodo 2009 y 2010.

Al respecto las sanas prácticas administrativas a la valoración del riesgo señalan que pese a que la planificación no forma parte del sistema de control interno, la valoración de los riesgos, como componente del sistema sí tiene como requisito previo un sistema de planificación que establezca, en planes estratégicos y operativos conocidos y aceptados por el personal, cuáles son los objetivos que se pretende lograr y controlar mediante el sistema. En donde en su fase estratégica, el proceso de planificación formula un estado futuro que resulta deseable, y define de manera general, medios y acciones idóneas para alcanzar plenamente ese estado.

Lo expuesto, podría generar el riesgo de que los Planes Operativos Anuales no permitan orientar adecuadamente las actuaciones de la Policía de Control Fiscal para la consecución de los objetivos, como también podría verse dificultada las actividades de control relacionadas al seguimiento de cumplimiento de los objetivos y metas, al no estar definidos en forma clara y medible.

c)Consideración del tiempo efectivo de los funcionarios: Para efectos de la planeación que realiza esa Área, no se tomó ni se documenta la estimación de días de vacaciones que deben disfrutar los funcionarios, ni el tiempo asignado para capacitación e imprevistos, licencias, entre otros, lo cual dificulta una estimación real de los días efectivos a considerar en la planeación.

Lo antes expuesto, es relevante si consideramos que en el Área de Operaciones de la Policía de Control Fiscal, existen funcionarios con días de vacaciones acumulados de hasta tres periodos. Situación que se evidencia en los funcionarios que aparecen en el oficio número PCF-ADM-0227-2010 del 14 de abril del 2010 y que forman parte de esa Área, de la que se extrajo una muestra en la que se obtuvo, que en el 2009 el 27.27% de los funcionarios disfruto menos vacaciones de las que tenía programadas y el 18.18% disfruto de más días de vacaciones de los que tenía programados. Igual para el año 2010 el 36.36 % de los funcionarios del Área de Operaciones disfruto menos días de vacaciones de los que estaban contemplados en el plan de vacaciones y el 45.45 % de los funcionarios disfrutaron más días de vacaciones de los que tenía planificados.

Una sana práctica de administración es que se considere en la planificación, el tiempo efectivo de los funcionarios, para que permita alcanzar las metas y el cumplimiento de indicadores de gestión, o realizar los replanteamientos que se requieren para el logro de los objetivos.

Lo antes expuesto, podría generar que se esté sobrestimando o subestimando la cantidad de días disponibles para realizar las diferentes actividades de la PCF, y consecuentemente podría tener efectos en el cumplimiento de las actividades planeadas y la rendición de cuentas.

2.2.Necesidad de documentar la gestión

2.2.1Sobre las inspecciones realizadas

El Área de Operaciones realiza frecuentemente diferentes operativos relacionados con la inspección de mercaderías en las instalaciones de los auxiliares de la función pública, operativos que son planificados y diseñados por las jefaturas del área como parte de una de sus funciones que está relacionada con el diseño y coordinación de la ejecución de los procesos de inspección. No obstante, no se tiene un registro donde conste tal información, ni tampoco evidencia de que periódicamente se están evaluando la eficacia y eficiencia de los diseños de inspecciones realizados.

Al respecto la Licda. Jiménez Brenes, colaboradora de la jefatura del Área de Operaciones en lo referente a inspecciones, al solicitarle dicha información señaló[footnoteRef:5]: “no se tiene ninguna valoración de la efectividad de los diseños de las inspecciones realizadas” [5: Minuta Nº 03 del 17 de junio del 2010.]

Al respecto, las Normas de control citadas establecen la necesidad de las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente; también sobre la importancia de hacer evaluaciones periódicas de lo actuado; así las experiencias puedan ser tomadas en cuenta en la planificación de próximas actuaciones y en la actualización de los manuales de procedimientos.

Contar con este insumo es importante para que las jefaturas dispongan de elementos suficientes para la toma de decisiones y realimentar los procesos previos a la ejecución de las inspecciones.

2.2.2Sobre las asesorías recibidas y solicitadas

En el Área de Operaciones no se ha establecido elementos de control necesarios para contar con una historia de las diferentes asesorías brindadas y recibidas, que sirvan de sustento para determinar las necesidades de capacitación del personal, como para la mejora del proceso de diseño y ejecución de las inspecciones realizadas.

Al respecto el Lic. Cesar Torres Carvajal, Director de la División de Operaciones a.i., señalo[footnoteRef:6], “que esto se debía a que por la misma velocidad con que esta se realizaba las operaciones normales de esta Área no permiten llevar a cabo dicho control, y lo que se hace es cuando se solicita el apoyo de una de las otras Áreas lo que hace el funcionario es indicar en el informe la consulta realizada, sin embargo, al ser consultado si existe alguna directriz al respecto indico que no”. Por lo anterior el único control que se tiene de dichas consultas seria el que lleva el Área Técnica Jurídica.[footnoteRef:7] [6: Minuta nº 04 del 29 de junio del 2010 ] [7: Minuta nº 05 del 30 de junio del 2010]

La norma 4.4.1 relacionada con la documentación y registro de la gestión institucional de las Normas de Control Interno para el sector Público, establece que “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda.”

La Policía de Control Fiscal debe fortalecer esta condición como parte del proceso de mejora continua, a fin de lograr el desarrollo del personal que labora en esta Área, y realimentar las procesos subsiguientes.

2.2.3Sobre el control del mantenimiento del armamento y el equipo de radio

El armamento y el equipo de radio con que cuenta la Policía de Control Fiscal se le asigna constantemente al Área de Operaciones para la atención de las ordenes de operación asignadas, por lo que se espera que los mismos estén siempre en perfectas condiciones para su uso en caso de ser necesario.

La laborar de mantenimiento, registró y custodia le corresponde a la Armería, sin embargo, no se tiene un registro del mantenimiento dado a esos bienes. Al respecto Cristian Marín, encargado del armamento, vehículos y equipo, indicó que constantemente se hace dicho mantenimiento y que si bien, se lleva una bitácora la misma es de diferentes labores.

Una sana práctica es que para el equipo sensible se lleve un control adecuado para el mantenimiento, dado lo que puede significar las condiciones inadecuadas de las armas de fuego y las fallas en el equipo de radio.

Es necesario fortalecer este aspecto para que se cuente con información suficiente sobre la cantidad y la periodicidad con que se están haciendo estos mantenimientos preventivos, para asegurar una adecuada planificación de las compras de dichos materiales, contar con respaldo que le permita indicar con certeza la frecuencia y el tipo del mantenimiento dado a esos bienes.

2.2.4Sobre la documentación emitida

En la Policía de Control Fiscal no se dispone de un registro para la documentación que se emite y entrega a sus funcionarios, que le brinde una garantía razonable que los mismos son de su conocimiento. Lo antes citado se evidencia en lo siguiente:

a) Notificación parcial, de las quince circulares emitidas entre enero del 2009 y abril del 2010, se tiene que el 100% de las mismas no aparecen como notificadas a todos los funcionarios.

b) La Circular PCF-CIR-DG-0002-2009, del 27-04-2009 a pesar de estar dirigida a todos los funcionarios de la Policía de Control Fiscal, solo aparece recibida por los cuatro coordinadores.

c) Circular PCF-CIR-DG-0001-2009, del 29-01-2009, solo aparece recibida por tres de los cuatros coordinadores a que iba dirigida.

d) Tres de las 17 resoluciones que se realizaron en el 2009 no aparecen recibidas por el funcionario al que iban dirigidas. (RES-PCF-DG-017-2009 del 15-12-2009; RES-PCF-DG-016-2009 del 15-11-2009 y RES-PCF-DG-002-2009 del 15-07-2009)

Asimismo, se determinaron algunos aspectos que se deben mejorar en la emisión de la documentación, a saber:

a) La hoja de notificación de las circulares PCF-CIR-DG-0003-2009, del 05-05-2009, PCF-DG-0001-2010 de fecha 05-02-2010 y PCF-DG-0006-2010, del 05-0-2010 no aparece indicado el número de la circular que se notifica con está, ni el asunto que trataba la misma.

b) La hoja de notificación de la circular Nº PCF-CIR-DG-0004-2009, del 24-06-2009, no indicaba el asunto tratado en la misma.

c) Falta de coincidencia del número que tiene el documento físico y el contenido en SINTEL, como es el caso del memorando nº PCF-MEN-DG-0016-2010 del 03-05-2010 mientras que en el sistema este aparece como PCF-MEN-DG-0017-2010

La norma Nº 4.1 referente a las actividades de control de las Normas de Control Interno citadas, establecen que “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales…”

Lo expuesto, genera el riesgo de que los funcionarios no dispongan de toda la información requerida para realizar su labor de una manera eficiente, efectiva, y conforme las normativas o directrices internas aplicables a la función que tienen a cargo.

2.3 Necesidad de mejorar los procedimientos y guías de trabajo

2.3.1Aspectos a mejorar en los procedimientos

Si bien, el Área de Operaciones dispone de una Guía de trabajo” y un “Manual de procedimientos para operativos en carretera” que fueron emitidos en las circulares Nº PCF-DG-0006-2010 y Nº PCF-DG-0007-2010 del 05 y 28 de abril, ambas del 2010, no se cuenta con un manual de procedimientos, que contemple, al menos las siguientes actividades que en nuestra opinión son importantes y sensibles para esa PCF, a saber: verificación del cumplimiento de las formalidades tributarias de los contribuyentes, el cierre de negocios, verificación de uso y destino de bienes muebles.

Al respecto, Lic. Cesar Torres Carvajal, Director de la actual División de Logística y Planificación, antes Área de Administración y Logística, señalo que se está haciendo gestiones en el Instituto Tecnológico de Costa Rica para que les ayuden a solventar esta situación, según correo electrónico remitido por el 27 de julio del 2010 .

2.3.2Aspectos a mejorar en la Guía de Trabajo

La Guía de Trabajo cuenta con objetivos generarles, específicos, producto, riesgos, impacto, historia, misión, visión, competencias, terminología de conocimiento obligatorio y cinco procesos, que son: recepción de denuncias, descarga y despacho de mercancías, investigación fiscal, decomiso de mercancías y/o documentos y el de importación bajo la modalidad de entrega rápida. Sin embargo, presenta algunos aspectos susceptibles de ser mejorados en cuanto a su validez y suficiencia que se sintetizan seguidamente:

· No se incluyen los objetivos específicos que se pretenden alcanzar con la pormenorización de cada proceso contenido en la guía.

· No todas las actividades contenidas en los diferentes procesos están debidamente numeradas

· No todas las actividades tienen el debido detalle que permita tener claridad de lo que hay que hacer.

En el siguiente cuadro, se presentan otros aspectos a ser mejorados:

Actividad

Aspecto susceptible a ser mejorado

A) Proceso Recepción de la Denuncia

Actividad a. “… Esta puede ser verbal o escrita, formal o anónima”.

No se indica claramente cuál es el procedimiento a seguir en cada uno de estos tipos de denuncia.

Actividad f; La jefatura de la División de Planificación e Inteligencia o el designado procederán a tomar la denuncia, para lo cual se le solicitará al denunciante, previo a la narración de los hechos, sus datos personales, calidades y lugar para notificaciones. Este tipo de denuncia se clasificará como denuncia formal.

No se indica si la toma de la denuncia va a hacerse física, electrónica o ambas ó si la denuncia se levanta en un documento diseñado para este fin o en cualquier hoja. En nuestra opinión por ser este un aspecto sensible se requiere definir claramente los requisitos que deben cumplirse y la información que consta.

Actividad p, En el caso de las denuncias recibidas en los puestos de control, el encargado de grupo, procederá a anotar en el libro destinado para estos efectos, la denuncia recibida, y de inmediato se comunicará con el jefe de Puestos de Control, quien coordinara lo necesario con la jefatura de División de Operaciones para darle el debido tratamiento a la denuncia

No se deja en claro si la denuncia antes de ser atendida debe seguir el procedimiento descrito en las actividades precedentes, o si se realiza una valoración de previo a emprender acciones.

B) Proceso Descarga y Despacho de Mercancías

Descarga de Mercancías

Actividad b, Todas las actuaciones bajo estos preceptos se inician con la elaboración de una acta de inspección ocular, que nos servirá para dar respaldo de la actuación y a su vez para hacerle la indicación al responsable de las mercancías que las mismas no podrán ser descargadas ni despachadas sin contar con la presencia de personal de la Policía de Control Fiscal.

No se indica quien, donde y cuando se debe hace el acta de inspección. Además, no se deja en claro si el acta de inspección debe ser notificada al responsable de la mercancía.

C) Proceso Investigación Fiscal

Actividad a Se inicia con la asignación de la denuncia por parte del Director al Jefe de la División de Operaciones; mismo que la traslada al jefe de investigaciones para que esté de acuerdo al rol de atención de denuncias la asigne entre los funcionarios que integran Investigaciones.

No es claro el control que se tiene para la asignación de la denuncia.

Actividad c, El funcionario recopila las pruebas útiles y necesarias para buscar la verdad real de los hechos denunciados.

No se indica el tratamiento de pruebas, requisitos y quién custodia las pruebas recopiladas.

D) Proceso Decomiso de mercancías y/o documentos

Actividad b, El funcionario previo a realizar la acción del decomiso preventivo busca el fundamento legal que sustenta dicha actuación.

No es claro el procedimiento a seguir para obtener el fundamento legal a utilizar, ni tampoco ni se realiza por personal competente.

Actividad f, El funcionario conserva la cadena de custodia de las mercancías decomisadas, hasta tanto se ponga a la orden de la autoridad competente o en su defecto, bajo protección de un Depositario Aduanero.

No es claro el procedimiento a seguir para asegurar la adecuada conservación de la cadena de custodia de la mercancía decomisada. Asimismo, sobre el traspaso de la cadena de custodia.

En la comunicación de resultados, el Lic. Bonilla Guzmán señalo que actualmente se está en proceso de elaboración de procedimientos y que espera que se termine en noviembre del presente año.

Sobre el tema de denuncias es importante tener en cuenta la aplicación de lo que establece la Ley Contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley 8244, y su reglamento, la Directriz institucional para la atención de denuncias DM N° 008-2006 publicada en la Gaceta N° 150 de 7/08/2006, así como la confidencialidad que se debe guardar sobre el denunciante.

2.3.3Sobre el Manual de procedimientos operativos en carretera

El manual de procedimientos operativos en carretera consta de un objetiva general, objetivos específicos, medidas de prevención para establecer un puesto de control móvil, actuaciones previas a la ejecución de un operativo en carretera, labores de ejecución, procedimiento para la revisión de autobuses, procedimiento para revisar vehículos livianos, mercancías en tránsito, finalización del operativo en carretera. No obstante, presenta algunos aspectos susceptibles de ser mejorados es en cuanto a su validez y suficiencia que se indican seguidamente:

Actividad

Aspecto susceptible a ser mejorado

Procedimiento para la revisión de autobuses (buses).

Toda aquella mercancía que no se encuentre respaldada por documentación alguna que demuestre: compra local, pago de impuestos u otro tipo de transacción deberá ser decomisada hasta tanto no se demuestre su legalidad en nuestro país o bien el pago de los impuestos aduaneros respectivos

El procedimiento es omiso respecto al respaldo, la custodia y el traslado de la mercancía decomisada.

2.4Necesidad de mejorar el cumplimiento de metas y objetivos

La Dirección de Policía de Control Fiscal está enfocada a desarrollar una nueva estrategia en la investigación e inspección de mercaderías que ingresan o salen del territorio nacional dentro del marco de la normativa nacional e internacional, coadyuvando en la recuperación de los tributos y la represión de conductas ilícitas y coordinando con las autoridades competentes las acciones preventivas correctivas y coercitivas requeridas en las diligencias de control Aduanero y Tributario.[footnoteRef:8] En ese sentido, ha establecido sus metas y objetivos, no obstante, ese esfuerzo, se determinaron los siguientes aspectos en el proceso de seguimiento que deben ser fortalecidos, en aras de que esa Dirección tenga una seguridad razonable de que sus labores van encauzadas hacia el logro de las metas y los objetivos propuestos: [8: Plan Estratégico Institucional 2007-2011]

2.4.1Aspectos a mejorar en los instrumentos de seguimiento

La Dirección de la Policía de Control Fiscal dispone de un instrumento de control utilizado para darle seguimiento al cumplimiento de las metas y los objetivos, el cual consta de en un archivo de Excel denominado “Plantilla de Control Anual[footnoteRef:9]”, en el que se le da seguimiento al cumplimiento de los objetivos planteados en el Plan Anual Operativo, Plan Integrado de Control Fiscal entre otros, que debe cumplir dicha Área en el transcurso del año. [9: Correo Electrónico enviado por la Licda. Erika Quirós Tenorio ]

Está herramienta de control consta de: número de objetivo, objetivo a cumplir, la meta alcanzar, el plazo, el responsable, el avance por mes y presupuesto utilizado. Sin embargo, este presenta algunos elementos donde se detecta la falta de coincidencia entre los términos en que se fija la meta y los que se usan para anotar en el seguimiento, a saber:

a) En algunos casos la meta programada está establecida en términos relativos (Porcentual) y el plazo de cumplimiento anual mientras que el control de seguimiento se lleva en términos absolutos y el plazo de ejecución es mensual.

b) En otros casos la meta programada está establecida en términos relativos (Porcentual) mientras que el control de seguimiento se anota solo un “Sí” o un “No”.

c) Hay casos en que la meta programada se indica “Anual”, “informe” o “Memoria” y en el seguimiento de la ejecución mensual se anotan datos absolutos.

d) Solo dos de los 58 objetivos contenidos en este control tienen cuantificado el presupuesto que se ha ejecutado en su ejecución en lo que va de enero a abril del 2010. Por otra parte, se tiene que un tercer objetivo solo cuantificado el presupuesto utilizado para el mes de abril.

e) Tres de los objetivos contenidos en este control no tienen indicada la meta alcanzar.

f) No se tiene una columna que venga a totalizar el presupuesto utilizado para la consecución de cada uno de los objetivos contenidos en este control.

Al respecto el primer punto de la norma 6.3 referente a las actividades de seguimiento del SCI de las Normas de Control Interno para el Sector Publico, establece que “Las actividades de seguimiento del SCI, deben incluir a) La comprobación durante el curso normal de las operaciones, de que se estén cumpliendo las actividades de control incorporadas en los procesos y ordenadas por la jerarquía correspondiente.”

Lo antes indicado, podrían ocasionar que no se disponga de información suficiente, oportuna y clara sobre la gestión, que permita tomar medidas correctivas en caso que preceda o le proporcione una seguridad razonable en la consecución de los objetivos.

2.4.2.Aspectos a mejorar en la ejecución del Plan Anual Operativo 2009

El control de cumplimiento de los objetivos para el Área de Operaciones contenidos en el Plan Anual Operativo está contenido en un archivo de Excel, denominado “Evaluación PAO 2009” remitido por correo electrónico por la Licda. Erika Quirós Tenorio, asistente de la Dirección, en el que además se lleva el control de cumplimiento de los objetivos de las otras Áreas que conforman la Policía. De dicho control se tiene que el 52% de los objetivos se cumplieron en un cien por ciento, entre los que están los correspondientes al Área de Operaciones, y del 48% restante el 77% de los objetivos presentaban menos de un 70% de cumplimiento.

En la misma herramienta de control se indica que la principal razón de dicho incumplimiento es la falta de personal y en otros casos no se indica claramente cuál fue la causa, como se observa en el siguiente cuadro.

Cumplimiento de los objetivos contenidos del Plan Anual Operativo

de la Policía de Control Fiscal

Año 2009

Objetivo de la Acción

Meta de la Acción

Indicador

Logros

Comentario

P.C.F.

Estratégica P.C.F.

1.2.2 Aumentar el material bibliográfico de consulta de la biblioteca.

Solicitar al Área Administrativa la compra de material de consulta legal.

Cantidad de libros adquiridos.

Meta no alcanzada

No se solicito material por falta de personal.

1.2.3 Recopilar fallos judiciales en materia tributaria, aduanera y hacendaria.

Contar con jurisprudencia aplicable a las funciones de la PCF.

Cantidad de fallos recopilados.

50%

No se logró el alcance de la meta por falta de personal dentro del Área Técnico legal.

1.3.2 Levantar inventario de casos remitidos y recopilar datos del estado en que se encuentran en las diferentes fiscalías del país de interés para la PCF.

Dar seguimiento y colaborar con las instancias judiciales que conocen casos remitidos por la PCF.

Cantidad de Expedientes identificados pertenecientes a períodos 2007-2008 y 2009.

Meta no alcanzada

Las personas responsables del cumplimiento de las metas fueron ubicadas en otra área de la Policía ó presentaron renuncia.

1.3.3 Colaborar con la Dirección General de Aduanas en la selección y retiro de mercancías decomisadas y caídas en abandono.

Identificar mercancías depositadas en almacenes fiscales para proceder a su traslado y destrucción.

Operativos realizados.

50%

Las personas responsables del cumplimiento de las metas fueron ubicadas en otra área de la Policía ó presentaron renuncia.

1.4.1 Envió por medio de correo electrónico de las modificaciones a la normativa y su correspondiente comentario de la asesoría legal de la PCF.

Remitir el 100% de las modificaciones y emisiones de la normativa aplicable al ámbito de competencias de PCF.

No. De comunicados.

30%


1.4.2 Impartir 04 charlas durante el año 2009 a los funcionarios de la P.C.F.

Actualizar conocimientos de los funcionarios en temas de interés para el mejor desempeño de las labores.

Número de Charlas

0%


1.6.1 Diligenciar la recuperación del libro de Actas, de no obtenerse resultados positivos, proceder con los trámites de reposición.

Libro actas legalizado para reuniones del Consejo Asesor.

Libro de actas legalizado.

80%

Se realizaron las publicaciones, queda pendiente la compra y legalización del nuevo libro.

1.6.2 Identificar y analizar los procedimientos integrales y particulares que se ejecutan en las diferentes Áreas que conforman la Policía de Control Fiscal.

Listado de procedimientos ejecutables por el Área Técnico Legal.

Cantidad de procedimientos.

0%


1.6.3 Valorar la validez y aplicabilidad de los manuales de procedimientos existentes a fin adaptarlos a las condiciones actuales.

Diagnóstico de los manuales de procedimientos redactados con anterioridad por ATL.

Cantidad de valoraciones.

0%


1.8.1 Desarrollar las competencias de la PCF dentro de las acciones conjuntas que se acuerden.

Prestar la colaboración oportuna para la consecución de los fines propuestos en las distintas comisiones.

Número de convocatorias atendidas.

0%


Recopilar datos relacionados con investigaciones de delitos fiscales

Contar con fuentes de información fehacientes que faciliten la labor policial

Fuentes identificadas

65%

En proceso, está vinculado con los insumos de la línea de acción de Inteligencia Fiscal del PICT 2009 y la elaboración de perfiles de riesgo y detección de sectores de interés fiscal.

Recopilar y producir información estadística para la creación y mantenimiento de bases de datos, con el objeto de analizar las tendencias delictivas fiscales y fortalecer la planeación operativa

Crear una base de datos que permita el análisis y tratamiento de la información para efectos fiscalizadores

Base de datos

70%

En proceso, está vinculado con los insumos de la línea de acción de Inteligencia Fiscal del PICT 2009 y la elaboración de perfiles de riesgo y detección de sectores de interés fiscal.

Analizar las tendencias delictivas fiscales y fortalecer la planeación operativa

Consolidar la información de la Base de datos, en un informes anual, para detectar tendencias delictivas y proponer estrategias operativas a seguir

informe

70%

En proceso, se requiere obtener y analizar el insumo generado de los dos puntos anteriores a efectos de poder determinar una tendencia en el tiempo, es un comportamiento a mediano y largo plazo que requiere un histórico comparativo.

Fuente: Elaboración propia a partir de información suministrada por el auditado.

Además, no se evidenció que en la Policía se disponga de un documento técnicamente elaborado y fundamentado donde se analicen los aspectos que influyeron para que se diera una desviación del cumplimiento de los objetivos planteados.

El adoptar medidas para disponer de un documento técnico sobre el cumplimiento efectivo de las metas y objetivos, estaría generando ventajas en cuanto permitiría disponer de información para conocer con certeza si las variaciones obedecen a situaciones que se pueden mejorar en la ejecución de los planes futuros, que permitan dirigir los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a los propósitos establecidos.

3.Conclusiones

La Dirección de Policía de Control Fiscal y específicamente el Área de Operaciones ha venido mejorando los controles con su gestión para incrementar la eficiencia y eficacia, sin embargo, se determinaron algunos aspectos de control susceptibles de ser fortalecidos por cuanto se determinó lo siguiente.

3.1 Se carece de un manual o procedimiento formal para la elaboración del Plan Anual Operativo, que contenga las mejores prácticas, situación que podría llevar el riesgo que la administración se vea privada de contar con este valioso instrumento para integrar los diferentes aspectos necesarios para formular un plan con actividades claramente definidas, metas e indicadores, plazos y responsables. Además, de que se consideren aspectos relevantes en la elaboración de la planificación anual operativa y se fundamente este proceso.

En la elaboración del Plan Anual Operativo no siempre los objetivos están redactados en infinitivo, asimismo, algunas metas están redactadas como una acción y no como un resultado, y otras metas no están en concordancia con el objetivo definido, o dice lo mismo pero en otras palabras.

En el Plan Operativo del 2009, no se indica el responsable del cumplimiento de los objetivos planteados. Tampoco se está dejando documentado los aspectos considerados en la definición de las metas contempladas en dicho plan lo que no permite disponer de datos históricos y técnicos que justifiquen las metas establecidas en un periodo.

Para efectos de la planeación que realiza esa Área, no se tomó ni se documenta la estimación de días de vacaciones que deben disfrutar los funcionarios, ni el tiempo asignado para capacitación e imprevistos, licencias, entre otros, lo cual dificulta una estimación real de los días efectivos a considerar en la planeación.

Ver punto 2.1 del presente informe.

3.2Se requiere un mayor respaldo de la gestión que el Área de Operaciones realiza sobre operativos relacionados con la inspección de mercaderías en las instalaciones de los auxiliares de la función pública, operativos que son planificados y diseñados por las jefaturas del área como parte de una de sus funciones que está relacionada con el diseño y coordinación de la ejecución de los procesos de inspección. Lo anterior, por cuanto no se tiene un registro donde conste que periódicamente se están evaluando la eficiencia y eficacia de los diseños de inspecciones. Esta condición podría ser una limitación para contar con un insumo importante para que las jefaturas dispongan de elementos suficientes para la toma de decisiones y que permita realimentar los procesos previos a la ejecución de las inspecciones.

Por otra parte, en el Área de Operaciones no se ha establecido directrices o normativa que contengan los elementos de control necesarios para contar con una historia de las diferentes asesorías brindadas y recibidas, que sirvan de sustento para determinar las necesidades de capacitación del personal, la planificación del diseño de la ejecución de operaciones, así como para la mejor el proceso.

Falta un registro adecuado del mantenimiento suministrado al armamento y al equipo de radio comunicación, que permitan a esa Dirección tener seguridad razonable de la frecuencia del mantenimiento dado a estos activos bajo su custodia. Asimismo, contar con información objetiva para determinar los costos de mantenimiento, la rotación del inventario y planificar las requisiciones de compras necesarias.

En la Policía de Control Fiscal no se dispone de un registro para la documentación que emite y es entregada a sus funcionarios, que le brinde una garantía razonable que los mismos son de su conocimiento. Situación que genera el riesgo de que los funcionarios no se les comuniquen la información oportunamente para realizar su labor, lo que podría incidir en la calidad y oportunidad de su gestión, y eventualmente podría afectar el ejercicio de las funciones.


3.3En la PCF se requiere desarrollar procedimientos al menos para las siguientes actividades: verificación del cumplimiento de las formalidades tributarias de los contribuyentes, el cierre de negocios, realización de fijos para la verificación de uso y destino de bienes muebles.

Por otra parte, la Guía de Trabajo y el Manual de Procedimientos para los operativos en carretera, presentan algunos aspectos de control susceptibles de mejora, en lo relacionado con los objetivos específicos de cada proceso, sus contenidos, falta de numeración en las actividades y otras omisiones.


3.4El archivo de Excel denominado Plantilla de Control Anual, en el que se le da seguimiento al cumplimiento de los objetivos planteados en el Plan Anual Operativo, Plan Integrado de Control Fiscal, presenta algunos elementos donde se detecta la falta de coincidencia entre los términos en que se fija la meta y los que se usan para anotar en el seguimiento, así mismo la ausencia de algunos elementos que permitan evaluar el cumplimiento de metas y objetivos en forma adecuada.

Por otra parte, un porcentaje importante de los objetivos planteados en el Plan Anual Operativo de esa Policía, no se cumplieron a cabalidad, ya que se solo el 52% de los objetivos se cumplieron en un cien por ciento, entre los que están los correspondientes al Área Operativa, y del 48% restante el 77% de los objetivos presentaban menos de un 70% de cumplimiento. Además, no hay evidencia que la Policía de Control Fiscal se disponga de un documento técnicamente elaborado y fundamentado donde se analicen los aspectos que influyeron para que se diera una desviación del cumplimiento de los objetivos planteados.


4.Recomendaciones

Al Director de la Policía de Control Fiscal

4.1Ordenar a la jefatura del Área Operaciones para que se mejore el proceso de planificación de las diferentes actuaciones policiales, y se disponga de un procedimiento formal para su elaboración, que considere al menos los siguientes aspectos:

a) Objetivos y metas para el periodo y su fundamento.

b) Que todos los objetivos están planteados en infinitivo.

c) Que todas las metas sean planteadas en términos realistas y puedan ser medibles.

d) Que las metas estén redactadas como un resultado cuantificable.

e) Que todas las metas estén en concordancia con los objetivos definidos.

f) Que en todos los Planes Operativos se indica el responsable del cumplimiento de los objetivos planteados y el periodo.

g) Que se deje documentado los aspectos considerados en la definición de las metas contempladas que permite disponer de datos históricos y técnicos que justifiquen las metas establecidas.

h) Que se tome y documente la estimación de días de vacaciones que deben disfrutar los funcionarios, el tiempo asignado par capacitación e imprevistos, licencias, entre otros, como insumo para la estimación real de los días efectivos a considerar en la planeación.

i) Que permita el control de avance y rendición de cuentas


4.2Ordenar a la jefatura del Área Operaciones que se fortalezca el respaldo de la gestión realizada en cuanto a:

a) Las inspecciones realizadas y la evaluación periódica de la eficiencia y eficacia de los diseños de inspecciones, en coordinación con el área de Planificación e Inteligencia.

b) Los controles de las diferentes asesorías brindadas y recibidas, que sirvan de sustento para determinar las necesidades de capacitación del personal, así como para la mejora continua del proceso.

c) El registro del mantenimiento de armamento y equipo de radio.

d) La divulgación o notificación de asuntos al personal de la PCF para el ejercicio de sus funciones.


4.3Ordenar a la jefatura del Área Operaciones que desarrolle un procedimiento formal que contemple, al menos, los siguientes procesos: verificación del cumplimiento de las formalidades tributarias de los contribuyentes, el cierre de negocios, realización de fijos para la verificación de uso y destino de bienes muebles.

Asimismo, para que se mejore los aspectos determinados referentes a la Guía de Trabajo y al Manual de Procedimientos para los operativos en carretera. En lo relacionado a denuncias se deberá observar lo establecido al respecto en la Ley 8422 y su reglamento, así como en las directrices institucionales.


4.4Tomar las acciones para que se mejore el proceso de seguimiento en el cumplimiento de los planes, y que el archivo de Excel denominado Plantilla de Control Anual, en el que se le da seguimiento al cumplimiento de los objetivos planteados en el Plan Anual Operativo, Plan Integrado de Control Fiscal, contenga algunos elementos que mejoren la coincidencia entre los términos en que se fija la meta y los que se usan para anotar en el seguimiento. Así como también para que se disponga de algunos elementos que permitan evaluar el cumplimiento de metas y objetivos en forma clara y precisa.

Por otra parte, se disponga de las razones documentadas que influyeron para que se diera una desviación del cumplimiento de los objetivos y metas planteadas.


Con base en lo anterior, se le solicita respetuosamente, proceder en lo que corresponda, conforme con el artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, y la aplicación del Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna, y comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto dentro del plazo de 10 días hábiles establecido en el citado artículo, así como el plan de acción que en un plazo razonable, se defina para la efectiva implementación de lo recomendado.

Juan Carlos Ramírez Cortés

Profesional de Auditoría Interna II

Oldemar Murillo Arce

Coordinador de Unidad

Estudio 015-2010

INF-DGAI-024-2010Pág. 19 de 19

san josé, xx de julio del 2010 · web viewla misión de este cuerpo policial especializado es...

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