San José, dd/mmm/aaaa

San José, 03 de febrero de 2012

INF-DGAI-003-2012

Licenciado

Luis Alonso Bonilla,

Director

Policía de Control Fiscal

ASUNTO: Servicios de Auditoría.

Informe de control interno.

Estimado señor:

Nos permitimos remitirle adjunto el INF-DGAI-003-2012 sobre la evaluación del proceso de atención de denuncias en la Policía de Control Fiscal, el cual en el apartado de resultados contiene algunos aspectos de control interno que requieren ser revisados y fortalecidos conforme con las recomendaciones formuladas, las que esperamos se incorporen como parte de la mejora continua de esa Dirección.

Las recomendaciones contenidas en el presente informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo improrrogable de 10 días hábiles posterior al recibo del informe, para ordenar la implantación de lo recomendado, y si discrepa de las mismas deberá elevarlo al señor Ministro de Hacienda, dentro del plazo indicado.

Por lo anterior, agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto en el plazo señalado; así como el plan de acción que en un plazo razonable se defina.

Atentamente,

Clairé Chacón Rodríguez

Subdirectora General

CCR/oma/wlr/

c. Estudio N°023-2011

SAI/AP/Informes de Auditoría.

Dirección General de Auditoría Interna

“Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

INF-DGAI-003-2012

INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL PROCESO DE ATENCION

DE DENUNCIAS EN LA POLICIA DE CONTROL FISCAL

Febrero, 2012

INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL PROCESO DE ATENCION

DE DENUNCIAS EN LA POLICIA DE CONTROL FISCAL

INF-DGAI-003-2012

Tabla de Contenido

Resumen Ejecutivoi

1.Introducción1

1.1Origen1

1.2Objetivo1

1.3Alcance1

1.4Comunicación oral de resultados1

1.5Normativa relacionada con control interno1

1.6Generalidades2

2.Resultados3

2.1Necesidad de mejorar el proceso de admisibilidad de la denuncia3

2.2Necesidad de mejorar la técnica de trabajo para la atención de la denuncia.4

2.3Sobre la documentación y aplicación de los procedimientos5

2.4Conveniencia de comunicar al denunciante el estado de la denuncia6

2.5Necesidad de mejorar el manejo de los expedientes sobre denuncias7

2.6Necesidad de mejorar los reportes sobre denuncias del sistema Sintel7

3.Conclusiones8

4.Recomendaciones9

Dirección General de Auditoría Interna

“Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL PROCESO DE ATENCION

DE DENUNCIAS EN LA POLICIA DE CONTROL FISCAL

Resumen Ejecutivo

El estudio se realiza de conformidad con el Plan de Trabajo Anual de la Auditoría Interna para el 2011, y comprende la revisión de algunos aspectos de control interno en el proceso de atención de denuncias en la Policía de Control Fiscal, en lo que respecta a los procedimientos aplicados en la División de Inteligencia, y sus Departamentos de Análisis y Departamento de Recopilación y Tratamiento, así como en el Departamento de Investigaciones de la División de Operaciones. Para el periodo comprendido entre enero y diciembre del 2011, extendiéndose cuando se consideró necesario.

La Dirección de la Policía de Control Fiscal, ha realizado algunos esfuerzos para mejorar el proceso de atención de denuncias, no obstante, en el estudio se determinaron algunos aspectos susceptibles de mejora, de conformidad con lo establecido en la normativa vigente, que requieren ser incorporados en la mejora continua de esa Dirección, a saber:

El proceso de admisibilidad de las denuncias de la División de Inteligencia de la Policía de Control Fiscal, carece de un instrumento con las condiciones mínimas que facilite el análisis de la información de la denuncia, para determinar si se admite o desestima la denuncia, de manera que se disponga de elementos que conlleven en un menor tiempo a identificar si lo denunciado contiene aspectos relevantes y suficientes para profundizar en la investigación y de esa forma orientar los esfuerzos de manera más eficiente y eficaz para maximizar el rendimiento de los recursos humanos, financieros y materiales.

En el proceso de atención de denuncias que se realiza tanto en la División de Inteligencia como en la División de Operaciones, no se tienen establecido como parte de sus técnicas de trabajo la elaboración de un plan de actividades específico y su respectivo cronograma para cada caso, que considere las actividades que se va a efectuar desde que ingresa la denuncia, la investigación previa, obtención de información, revisión de datos, elaboración del informe.

La Policía de Control Fiscal cuenta con procedimientos documentados para atender las denuncias por parte de la División de Inteligencia, sin embargo, éstos no consideran aspectos relacionados con principios generales, confidencialidad y motivos para archivar una denuncia, según experiencia y competencia de esa Dirección, así como pueden ser los indicados en los artículos 3, 5, 8, y 12 de la Directriz DM N°008-2006 Directriz del procedimiento para la presentación y atención de las denuncias ante el Ministerio de Hacienda, en beneficio de la efectividad en este proceso.

La División de Operaciones no tiene documentado el procedimiento de investigación, en el que se describan las principales actividades que se deben llevar a cabo, desde que recibe el expediente de la denuncia, su asignación, desarrollo de la investigación, cierre, elaboración de los informes y tratamiento del expediente, entre otras.

El Departamento de Investigaciones de la División de Operaciones no aplica lo establecido en el “Procedimiento para determinar investigaciones complejas, PR-PCF-017”, para clasificar por niveles de complejidad las investigaciones complejas, y determinar el periodo estimado de ejecución.

La División de Inteligencia y el Departamento de Investigaciones de la División de Operaciones no dispone para los casos en que sea factible y conveniente, de la práctica de comunicarle al denunciante sobre la admisión o no de la denuncia, sobre el resultado de su denuncia, si está en proceso de investigación o si se remitió a otra dependencia.

La Policía de Control Fiscal no cuenta con un lineamiento escrito, autorizado y comunicado al personal, que establezca los requerimientos para la conformación de expedientes, tanto en la División de Inteligencia como en la División de Operaciones, sobre la atención de la denuncia.

El sistema informático SINTEL requiere de ajustes para que los reportes brinden información sobre las denuncias, tal como: fecha de ingreso y asignación, origen de remisión, estado de la denuncia que permita conocer el grado de avance de su atención.

Se realizan las recomendaciones correspondientes, según los aspectos determinados y presentados en el apartado de resultados del informe, en aras de que a la brevedad posible se tomen las medidas correctivas que proceden.

Este informe está sujeto al artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de diez días posterior al recibo del informe para ordenar la implantación de lo recomendado, y si discrepa de ellas deberá elevar el informe al Ministro.

INF-DGAI-003-2012 Pág. i de ii

INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL PROCESO DE ATENCION

DE DENUNCIAS EN LA POLICIA DE CONTROL FISCAL

Introducción

Origen

El estudio se realiza de conformidad con el Plan de Trabajo Anual del 2011.

Objetivo

Evaluar el proceso de atención de las denuncias interpuestas en la Policía de Control Fiscal a fin de determinar el cumplimiento de la normativa vigente, la salvaguarda de los recursos públicos, así como la confiabilidad y oportunidad de la información generada para la toma de decisiones.

Alcance

Comprende la revisión de algunos aspectos de control interno en el proceso de atención de denuncias en la, División de Inteligencia, en sus Departamentos de Análisis y de Tratamiento y Recopilación. Asimismo, se revisaron algunos controles en el Departamento de Investigaciones de la División de Operaciones; en el periodo comprendido entre enero y diciembre del 2011.

En el desarrollo del estudio se observaron las normas generales de auditoría para el Sector Público, en la medida en que las circunstancias permitieron su aplicación y las disposiciones del Decreto Nº 34573-H Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Dirección General de la Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda.

Comunicación oral de resultados

Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados oralmente el 02 de febrero de 2012 al Lic. Luis Alonso Bonilla Guzmán, Director de la Policía de Control Fiscal, Lic. Miguel Gómez, Jefe a.i. de la División de Investigaciones, Licda. Erika Quirós Tenorio, encargada de Control Interno y Planificación, Lic. Orlando Durán Villalobos, Gerente del Proyecto Informático Sintel y Jefe del Departamento de Análisis, quienes en términos generales manifestaron estar de acuerdo con la presentación de los resultados y las recomendaciones, y sus observaciones en la medida de las circunstancias, fueron incorporadas en este informe.

Normativa relacionada con control interno

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, se transcriben a continuación los artículos de la Ley General de Control Interno Nº 8292, que regulan los deberes en materia de control interno, el trámite de informes y los plazos que deben observarse, así como las posibles responsabilidades en que se puede incurrir por incumplimiento injustificado de esas disposiciones.

“Artículo 10. -Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. -Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. …c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

“Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“ Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.[…] // Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. […]”

Generalidades

La Policía de Control Fiscal (PCF) es un organismo técnico especializado en materia de evasión fiscal y es auxiliar obligado de las autoridades del Ministerio de Hacienda en este campo, para lo cual cuenta con las atribuciones dadas en la ley de creación, Ley N° 7410, Ley General de Policía del 26 de mayo de 1994.

Con decreto N°35940-H, publicado en La Gaceta No. 92 del 13 mayo del 2010, se establece el Reglamento de Organización y Funciones de la Dirección de la Policía de Control Fiscal, y le define como objeto contribuir con la mejora continua del sistema tributario costarricense, procurando su equilibrio y progresividad, en armonía con los derechos y garantías ciudadanas. Además, le señala la competencia, atribuciones y deberes, funciones y organización de esa Dirección.

Según lo menciona el artículo 2 del citado Reglamento, esa Policía “tendrá como objeto de su competencia la protección de los intereses tributarios del Estado. Para ello, estará encargada de la prevención e investigación de la posible comisión de los delitos aduaneros, tributarios y hacendarios, en auxilio de las instancias judiciales correspondientes; además de brindar apoyo a las Direcciones Generales de Tributación, de Hacienda y de Aduanas en sus funciones de control y fiscalización...”

La Policía de Control Fiscal es una dependencia del Área de Ingresos del Ministerio de Hacienda, y depende directa y jerárquicamente del Viceministro de Ingresos. Está constituida por una Dirección, una Subdirección y cuatro Divisiones, cada división está a cargo de un Director (a) de División y estructurada internamente en Departamentos bajo la responsabilidad de un Jefe, según la naturaleza de sus funciones.

Las Divisiones y Departamentos que la conforman son las siguientes:

1.División de Inteligencia, conformada por el Departamento de Análisis, y el Departamento de Recopilación y Tratamiento.

2.División de Operaciones, conformada por el Departamento de Investigaciones, el Departamento de Puestos de Control y el Departamento de Inspecciones.

3.División Técnico Jurídico, conformada por el Departamento de Asesoría Legal y el Departamento de Asesoría Técnica.

4.División de Logística y Planificación.

En lo que respecta al proceso de atención de denuncias, la División de Inteligencia es la responsable de recibir la denuncia y recolectar indicios e información previa a la ejecución de las investigaciones, cuyos resultados presenta al Director de la PCF mediante un informe que incluye hechos, diligencias, conclusiones y recomendaciones.

El Director de la PCF valora ese informe de la denuncia y si procede lo traslada a la División de Operaciones para la correspondiente investigación y resolución del caso.

El seguimiento a la resolución resultado de la investigación lo lleva cabo la División Técnico Jurídico, tanto a nivel interno del Misterio de Hacienda, como externo, sea Ministerio Público u otras instancias, según la jurisdicción que le corresponda.

Resultados

La Dirección de la Policía de Control Fiscal ha realizado esfuerzos para mejorar el proceso de atención de denuncias, no obstante, observamos algunos aspectos susceptibles de mejora de conformidad con la normativa vigente, según se detalla seguidamente.

Necesidad de mejorar el proceso de admisibilidad de la denuncia

La División de Inteligencia una vez que recibe la denuncia sea mediante llamada telefónica, vía fax, correo electrónico, por escrito o personalmente, procede a realizar el análisis de la información y a recopilar datos y pruebas suficientes (fotografías, mapas, movimientos de personas, entre otras), para determinar si la denuncia contiene elementos para ser admitida o no, cuyo resultado presenta al Director de la Policía de Control Fiscal para que proceda según corresponda.

Sobre el particular se determinó que la valoración de admisibilidad de una denuncia puede tardar entre uno y 16 meses, ya que en la revisión de 34 casos del periodo en estudio, se obtuvo lo siguiente: 13 duraron 1 mes, 6 duraron 2 meses, 4 tardaron 3 meses y los restantes 11 duraron entre 4 y 16 meses. Llama la atención que 4 denuncias estuvieran en proceso por más de 5 meses y una hasta 16 meses, para dar como resultado el archivo de las mismas.

Esa situación podría mejorarse mediante la implementación de un instrumento que contenga las condiciones mínimas o requisitos para valorar la admisibilidad de las denuncias, que facilite su análisis antes de realizar acciones sobre recopilación de datos e información previa a la ejecución de la investigación.

En este sentido, podrían considerarse como punto de referencia, en concordancia con las competencias y atribuciones de la PCF, algunos elementos contemplados en la Sección Segunda, Capítulo III del Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, referida a Admisibilidad, específicamente el artículo 17 sobre motivos en los que las autoridades pueden rechazar una denuncia y el artículo 12 sobre Archivo y desistimiento de la Directriz DM N° 008-2006[footnoteRef:1] Directriz del procedimiento para la presentación y atención de las denuncias ante el Ministerio de Hacienda, emitida por el Ministro de Hacienda. [1: Publicada en la Gaceta N° 150 del 07 de agosto del 2007]

Su consideración permitiría valorar los elementos de la denuncia en forma esquematizada y oportuna, que conlleve en el menor tiempo posible a determinar si lo denunciado contiene aspectos relevantes y los elementos suficientes para activar una investigación y profundizar en el análisis; y de esa forma los esfuerzos que se realicen estén orientados de manera eficiente y eficaz para maximizar el rendimiento de los recursos humanos, financieros y materiales.

Necesidad de mejorar la técnica de trabajo para la atención de la denuncia.

Como parte de las técnicas de trabajo la División de Inteligencia y sus Departamento de Análisis y Departamento Recolección y Tratamiento, ni el Departamento de Investigaciones de la División de Operaciones, han establecido un plan de actividades específico y su respectivo cronograma, que considere las acciones básicas que se ejecutarán desde el ingreso de la denuncia, la investigación previa, obtención de información adicional, revisión de datos, elaboración del informe.

Este tema no es desconocido en estas unidades, ya que en algún momento, se ha realizado, tal como se observa con las denuncias DI-2011-0035, DI-2010-0047. Al respecto, el Jefe del Departamento de Recolección y Tratamiento, Lic. Hugo Calvo Ramírez, indicó lo siguiente: “Este plan se realiza únicamente para denuncias, en lo que respecta a este año se ha realizado de enero a julio, no obstante, se ha dejado de hacer por consideraren casos de baja complejidad y no se le ha dado un mayor importancia[footnoteRef:2].” [2: Minuta N° 9 del 16 de noviembre del 2011]

Adicionalmente, la Licda. María Cecilia Mesen Castro, Directora de la División de Inteligencia señaló: “…no se cuenta con un tiempo planificado para realizar las diferentes diligencias del proceso de análisis y recopilación, este control no se lleva manual ni dentro del Sistema Sintel[footnoteRef:3]”. [3: Minuta N° 10 del 24 de noviembre del 2011]

Por otra parte, el Lic. Mario Alberto Alfaro Murillo, Jefe del Departamento de Investigaciones indicó lo siguiente: “No se realiza la planificación por escrito, sino que se conversa con los investigadores de las acciones a realizar en cada caso, algunas veces se indica un plazo de forma verbal, y se generan los informes mensuales donde se ve la cantidad de denuncias pendientes y su avance.[footnoteRef:4]”. [4: Minuta N° 14 de fecha del 07 diciembre del 2011.]

Una sana práctica de control interno es que para los diferentes procesos se establezca claramente las actividades, recursos, los responsables y el periodo de ejecución que conlleven al cumplimiento de los objetivos de la investigación.

Planificar las actividades básicas que se realizan en una investigación, minimiza el riesgo de omitir actividades relevantes en el proceso, el archivo de denuncias por falta de profundidad en su atención; asimismo, facilita la uniformidad en el proceso y las posibilidades de mejora, y consecuentemente aumenta la eficiencia y eficacia en la ejecución de investigaciones para la prevención y represión de los delitos fiscales e infracciones tributarias.

Además, la definición de la programación de actividades permite establecer plazos estimados para atender las diferentes denuncias, de esta manera las 31 denuncias pendientes en la División de Operaciones tendrían una fecha estimada de finalización que les ayudaría en la toma de decisiones respecto de las cargas de trabajo y los recursos requeridos.

Sobre la documentación y aplicación de los procedimientos

a. La División de Inteligencia cuenta con los siguientes documentos para el proceso de recepción de las denuncias:

· Procedimiento para la recepción de denuncias vías telefónica, fax o carta por escrito, PR-PCF-008.

· Procedimiento para la recepción de denuncias personalmente PR-PCF-009.

· Procedimiento para la recepción de denuncias vía correo electrónico PR-PCF-010.

Estos documentos fueron emitidos en octubre del 2011 y contienen apartados sobre objetivo, alcance, abreviaturas, responsabilidad, directrices, documentos, sistema de información, formularios, comunicación y vigencia.

En la revisión de esa documentación se determinó que no contiene aspectos relacionados con los principios generales, confidencialidad y los motivos para archivar la denuncia, como pueden ser los derivados de la experiencia y competencia en este tema, o lo indicado en los artículos 3, 5, 8 y 12 de la Directriz DM N°008-2006 Directriz del procedimiento para la presentación y atención de las denuncias ante el Ministerio de Hacienda, en beneficio de la efectividad del proceso de atención de denuncias.

b. El Departamento de Investigaciones de la División de Operaciones le corresponde investigar las denuncias que le son asignadas a través del Director de la Policía de Control Fiscal, una vez que han sido valoradas por la División de Inteligencia. Al respecto, se determinó que no se cuenta con un procedimiento documentado que describa las actividades desde que es recibido el informe de la denuncia, la asignación, desarrollo, cierre, elaboración de informes y tratamiento del expediente objeto de investigación.

En este sentido el Lic. Mario Alberto Alfaro Murillo, Jefe del Departamento de Investigaciones indicó lo siguiente: “No se cuenta con un procedimiento que contenga las actividades desde que se recibe la denuncia, asignación, proceso de investigación y finalización de la denuncia...[footnoteRef:5]”. [5: Minuta N° 12 de 25 de noviembre de 2011.]

En las Normas de Control Interno para el Sector Público[footnoteRef:6],, norma 4.1 Actividades de control, se establece que “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI, y el logro de los objetivos institucionales…” [6: N-2-2009-CO-DFOE, emitidas por la Contraloría General de la República.]

La ausencia de procedimientos documentados, genera el riesgo de que los funcionarios no conozcan con claridad su grado de participación y responsabilidad en las actividades que deben ejecutar para desarrolla en forma eficiente y eficaz las investigaciones, así como el riesgo de errores, omisión de aspectos importantes de la normativa que regula la atención de las denuncias o actos indebidos, en detrimento de la efectividad de la gestión, la protección del denunciante y la seguridad de la información; considerando que su actuación está orientada a la protección de los intereses tributarios, fiscales y hacendarios del Estado.

c. El Departamento de Investigaciones de la División de Operaciones no está clasificando las investigaciones de conformidad con lo establecido en el Procedimiento para determinar investigaciones complejas, PR-PCF-017, emitido por el Director de la PCF, en marzo del 2011.

Ese Procedimiento define la clasificación de las investigaciones por niveles y establece el periodo de ejecución según su complejidad, como se detalla seguidamente:

· Nivel 1, alta complejidad, requiere de un plazo de uno a seis meses para realizar la investigación.

· Nivel 2, semicompleja, requiere para su resolución una inversión laboral de mediano plazo, sea, de tres meses a seis meses de investigación.

· Nivel 3, complejidad simple, requiere para realizar la investigación de uno a tres días.

A diciembre del 2011 se tenían 50 expediente, las que se identifican únicamente de la siguiente forma: denuncias ingresadas en el mes 6, denuncias terminadas 10, denuncias cierre parcial 3, denuncias pendientes 31. En consecuencia sobre las denuncias pendientes no se cuenta con fecha estimada para su conclusión, caso contrario sería si estuvieran clasificadas por nivel de complejidad.

Lo citado no está de conformidad con lo establecido en las prácticas sanas de control interno en lo relacionado a la implementación y aplicación de los procedimientos establecidos y aprobados por la Dirección de la Policía de Control Fiscal.

En este sentido el Lic. Mario Alberto Alfaro Murillo, Jefe del Departamento de Investigaciones indicó lo siguiente: “No se realiza la planificación por escrito, sino que se conversa con los investigadores de las acciones a realizar en cada caso, algunas veces se indica un plazo de forma verbal, y se generan los informes mensuales donde se ve la cantidad de denuncias pendientes y su avance. En cuanto a la duración de la denuncia, depende del grado de complejidad y la cooperación de entes externos e internos y no se indica plazo aunque existe un procedimiento no se está utilizando pero el mismo está aprobado[footnoteRef:7]”. [7: Minuta N° 14 del 07 diciembre del 2011.]

Conveniencia de comunicar al denunciante el estado de la denuncia

La División de Inteligencia y el Departamento de Investigaciones de la División de Operaciones no tiene como práctica comunicarle al denunciante, que haya señalado lugar o medio para tales efectos, sobre el estado de su denuncia, por ejemplo si se ha admitido o no, si está en proceso de investigación o se va a remitir a otra dependencia.

En este sentido la Directora de la División de Inteligencia, indico: “No se realiza como una práctica dentro del proceso de denuncias, de forma informal se realiza en algunas ocasiones2[footnoteRef:8]. [8: Minuta N° 10 del 24 de noviembre del 2011]

Resulta conveniente la comunicación al denunciante, siempre que ésta no comprenda la información, documentación u otras evidencias de las investigaciones, cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo o la interposición de un proceso judicial; por cuanto le generaría mayor confianza en el sentido de que la situación expuesta al ser atendida estaría contribuyendo a evitar el contrabando de mercancías y la evasión fiscal, entre otros aspectos de interés tributario; lo que motivaría de alguna manera a la ciudadanía a denunciar hechos irregulares.

Necesidad de mejorar el manejo de los expedientes sobre denuncias

La Policía de Control Fiscal no cuenta con un lineamiento, autorizado y comunicado a su personal, que establezca los requerimientos básicos para la conformación de expedientes sobre la atención de denuncias atendidas tanto en la División de Inteligencia y en la División de Operaciones, conforme a las sanas practicas y a la normativa de control vigente.

Con el fin de verificar la confiabilidad y calidad de la información de los expedientes en la División de Inteligencia se revisó una muestra de 34 casos de un total de 61 concluidos en el periodo 2011, donde se determinó que no se les confecciona la tabla de contenido y la foliación está incompleta.

Además, de un total de 25 expedientes de denuncias del periodo 2011 bajo custodia del Archivo Policial de la PCF, se revisaron 10 expedientes de los cuales 4 no estaban foliados y ninguno presentaba la tabla de contenido, como se detalle a continuación.

Denuncia N°

Expediente

Cantidad documentos

Foliado

Tabla Contenido

Portada

DI-2011-052

PCF-DI-DA-INF-007-2011

15

NO

NO

SI

DI-2011-0008

PCF-DI-DTR-INF-0021

14

NO

NO

SI

DI-2011-0008

PCF-DI-DA-INF-0001-2011

4

NO

NO

SI

DI-201-0010

INF-PCF-PI-0145-2011

11

SI

NO

SI

DI-2011-011

PCF-MEN-PI-0147-2011

12

SI

NO

SI

ADI-2011-0014

PCF-DI-DA-M-0003-2011

23

SI

NO

SI

DI-2010-0017

INF-PCF-PI-0027-2011

18

SI

NO

SI

DI-2011-0041

PCF-DI-DTR-INF-0027-2011

9

NO

NO

SI

DI-0025-2010

INF-PCF-PI-0460-2010

31

PARCIAL

NO

SI

DF-2011-0021

PCF-DI-DTR-INF0029-2011

21

SI

NO

SI

Fuente: Archivo Administrativo Policía de Control Fiscal

Esta condición, podría generar extravío de documentación, dificultad para su localización, debilidad en la supervisión y seguimiento, limitaciones ante una eventual necesidad de establecer responsabilidades, en detrimento de las acciones efectivas para combatir el contrabando y la evasión fiscal, entre otros.

La norma 4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional de las Normas de control interno para el Sector Público señala: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda.”

Necesidad de mejorar los reportes sobre denuncias del sistema Sintel

La Policía de Control Fiscal dispone para el registro y control de las denuncias con un sistema informático denominado Sintel, desarrollado por la empresa Hermes Soft, la cual actualmente brinda el mantenimiento y atiende sus requerimientos, bajo la coordinación del señor Orlando Durán Villalobos, Gerente del Proyecto Informático Sintel.

En este sistema se registran datos sobre la denuncia y su atención, tales como: número de denuncia, ente de remisión (medio en que se recibe la denuncia) fecha de asignación al investigador, estado de la denuncia.

Además, tiene la opción de generar un reporte de denuncias recibidas por División y su estado, en un periodo determinado, sin embargo, a pesar de que el sistema contiene los datos, no presenta la información sobre la fecha de asignación de la denuncia, el ente de remisión, el estado la denuncia, que permita conocer el grado de avance individual de cada denuncia, así como la situación en forma integral, lo cual resulta relevante para la toma de decisiones , si consideramos que en el periodo de 01 de enero del 2011 al 16 de noviembre del 2011 habían ingresado un total de 86 denuncias.

Lo señalado, podría generar el riesgo de no contar oportunamente con la información clasificada, ordenada, así como datos estadísticos, que orienten gestión de la Policía de Control Fiscal para el logro de sus objetivos según sus competencias.

Conclusiones

3.1La División de Inteligencia de la Policía de Control Fiscal, requiere de un instrumento que contenga las condiciones mínimas para valorar la denuncia y que facilite el análisis para determinar si se admite o desestima la denuncia, en forma oportuna, para que de esa forma se disponga de elementos que conlleven en un menor tiempo a determinar si lo denunciado contiene aspectos relevantes y elementos suficientes para profundizar en la investigación, de esta manera los esfuerzos estarán orientados de manera eficiente y eficaz para maximizar el rendimiento de los recursos humanos, financieros y materiales. Ver punto 2.1 del presente informe.

3.2En el proceso de atención de denuncias que se realiza en la División de Inteligencia y en la División de Operaciones, no tienen establecido como parte de sus técnicas de trabajo, la elaboración de un plan de actividades específico y su respectivo cronograma que considere las actividades desde que ingresa la denuncia, la investigación previa, obtención de información adicional y revisión de datos, elaboración del informe, con el propósito de minimizar el riesgo de omisión de actividades relevantes según el objeto denunciado del proceso e incrementar la eficiencia y eficacia en la atención de las denuncias. Ver punto 2.2 del presente informe.

3.3Sobre la documentación de los procedimientos para la atención de las denuncias en la Policía de Control Fiscal se observó lo siguiente:

a. La División de Inteligencia cuenta con procedimientos documentados para atender las denuncias según la modalidad, sin embargo, se determinó que no contiene aspectos relacionados con los principios generales, confidencialidad y motivos para archivar la denuncia, como pueden ser los derivados de la experiencia y competencias de esa Dirección, o lo indicado en los artículos 3, 5, 8 y 12, de la Directriz DM N°008-2006 Directriz del procedimiento para la presentación y atención de las denuncias ante el Ministerio de Hacienda.

b. La División de Operaciones no tiene documentado el procedimiento, en el que se describan las actividades, desde que es recibido el expediente de la denuncia, la asignación, desarrollo de la investigación, cierre, elaboración de los informes y tratamiento del expediente, entre otras.

c. El Departamento de Investigaciones no aplica lo establecido en el Procedimiento para determinar investigaciones complejas, PR-PCF-017, para clasificar por niveles de complejidad las investigaciones complejas, y determinar el periodo estimado de ejecución. Ver punto 2.3 del presente informe.

3.4 La División de Inteligencia y el Departamento de Investigaciones de la División de Operaciones no tienen como practica, en los casos factibles y convenientes, comunicarle al denunciante el resultado de la atención de su denuncia, si se ha admitido o no, si está en proceso de investigación o si se remitió a otra dependencia. Ver punto 2.4 del presente informe.

3.5 La Policía de Control Fiscal no cuenta con un lineamiento escrito, autorizado y comunicado al personal, que establezca los requerimientos para la conformación de expedientes sobre las denuncias atendidas tanto en la División de Inteligencia como en la División de Operaciones. Ver punto 2.5 del presente informe.

3.6. El sistema informático Sintel requiere de ajustes para que los reportes brinden información sobre la denuncia tal como: ingreso y fecha de asignación, origen de remisión, estado de la denuncia que permita conocer el grado de avance de su atención tanto individual como de forma integral. Ver punto 2.6 del presente informe.

Recomendaciones

Al Director General de la Policía de Control Fiscal

4.1.Ordenar a la División de Inteligencia la implementación de un instrumento que contenga las condiciones mínimas para valorar la información de la denuncia en forma esquematizada, y en el menor tiempo posible, para determinar la admisibilidad o no de la denuncia antes de realizar acciones sobre recopilación de datos e información previa a la ejecución de la investigación. Ver punto 3.1 del presente informe.

4.2 Girar instrucciones a la Directora de la División de Inteligencia y al Director de la División de Operaciones para que establezcan como parte de las técnicas de trabajo en el proceso de atención de denuncias, un plan de actividades básicas y su respectivo cronograma, que considere las acciones necesarias para valorar, atender, analizar e investigar las denuncias recibidas. Ver punto 3.2 del presente informe.

4.3. Ordenar a la Directora de la División de Inteligencia la revisión de los documentos sobre los procedimientos de atención de denuncias, a fin de incorporar aspectos o elementos tales como principios generales, confidencialidad y motivos para archivar una denuncia, de conformidad con las competencias y atribuciones de la Policía de Control Fiscal. Ver literal a. del punto 3.3 del presente informe.

4.4.Ordenar al Director de la División de Operaciones documentar el procedimiento de investigación de las denuncias que considere las actividades a ejecutar desde que se recibe la denuncia, la asignación, desarrollo, elaboración de los informes y tratamiento del expediente, entre otras. Ver literal b. del punto 3.3 del presente informe.

4.5. Ordenar al Jefe del Departamento de Investigaciones de la División de Operaciones la implementación del Procedimiento para determinar investigaciones complejas, PR-PCF-017, de manera que las investigaciones se clasifiquen por nivel de complejidad y en consecuencia se estime el plazo para su resolución. Ver punto 3.3 del presente informe

4.6 Girar instrucciones a la Directora de la División de Inteligencia y al Director de la División de Operaciones para que establezcan los mecanismos correspondientes, en los casos factibles y convenientes, para comunicar al denunciante los resultados de su denuncia, de conformidad con sus competencias y normativa vigente. Ver punto 3.4 del presente informe.

4.7 Ordenar a la Directora de la División de Inteligencia y al Director de la División de Operaciones definir, documentar, oficializar y comunicar los requerimientos para la conformación de sus respectivos expedientes de atención de denuncias. Ver punto 3.5 del presente informe.

4.8 Girar instrucciones al señor Orlando Durán Villalobos, en su calidad de Gerente del Proyecto Informático Sintel o a quien corresponda, para que se revise y realicen ajustes correspondientes al Sistema Sintel, de manera que los reportes presente los datos sobre la fecha de ingreso y asignación de la denuncia, estado de la misma, que facilite el suministro de información sobre el grado de avance tanto individual como integral de las denuncias recibidas, para la toma de decisiones. Ver punto 3.6 del presente informe.

Estas recomendaciones están sujetas a lo que establece el artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control, en cuanto al plazo improrrogable de diez días posterior a recibido el informe para ordenar la implantación de las mismas, o si discrepa dentro del citado plazo deberá elevar el informe al señor Ministro; por lo que debe comunicarse la decisión que se tome al respecto, así como en un tiempo razonable el plan de acción que se defina para la implantación de las mismas.

Walter Lobo Ramírez

Profesional de Auditoría Interna 3

Oldemar Murillo Arce

Coordinador de Auditoria Área de Ingresos

c. Estudio N°023-2011

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