ro 05 costo-optimizacion gp 07 presentacion - cepal.org 05 costo... · programación de costos el...

Héctor Sanín - Consultor ILPES

Gestión de Proyectos

C U R S O I N T E R N A C I O N A L

Las 12 Reglas de Orodel Gerente de Proyecto©

Quinta regla

Presupueste las actividades

Héctor Sanín - Consultor

RECURSOSY COSTOS

Programación de Recursos y CostosPasos

1. Asignación de recursos2.Costo de los recursos3.Otros Costos (Fijos)4.Costo total del proyecto5. Nivelación de recursos6. Optimización del proyecto

Concepto de RECURSO(según PM*, MsProject)

• Factor productivo necesario para realizar una actividad

• No se consume con su uso, ni se incorpora al producto resultante de la actividad

• Al término de la actividad, queda disponible para ser asignado a otra actividad o proyecto

Son recursos:• Mano de obra• Equipos y herramientasNo son recursos:• Materiales, combustibles,

servicios

* PM = Project Manager = Programas Administradores de Proyectos

Pasos para programación de recursos y costos1. Asignación de recursosEjemplo: Parque Comunal

RECURSOSACTIVIDAD Humanos Equipo y Herramienta

Maestro ObreroJardineroTrabaj. Social EquipoHerram. Construcción

Elaborar planAdquirir dotaciónAdquirir equipoAdquirir materialesContratar M. de ObraConseguir plantas 1Hacer drenajes 1 3 1 1Realizar construcción 1 2 1 1Hacer hoyos y eras 1 1Instalar 1 2 1 1Plantar 1Realizar acabado 1 1 1Realizar promoción 1Capacitar 1El Gerente y la Secretaria se asignan al Proyecto globalmente

Pasos para programación de recursos y costos

2, 3 y 4. Los costos del proyecto

EQUIPO

HUMANO

COSTOS DE LOS RECURSOS

INSUMOS

SERVICIOS**

OTROS COSTOS(Fijos*)

COSTOS DE LAS ACTIVIDADES

RECURSO HUMANO

GASTOS ADMINISTRATIVOS

COSTOS DE GERENCIA +

COSTOS GENERALES DEL PROYECTO

COSTOS TOTALES

* Se llaman “fijos” porque no varían con la duración de la actividad.** Cómo se trata el costo de una actividad o de un componentecuando se contrata completamente o “a todo costo”?

+ Sugerencia: asignarlos a una actividadglobal denominada “Gerencia”, que duralo mismo que el proyecto.


Ejemplos de programación de costos (1)Una actividad dura 60 días y utiliza:• Un capataz (RH1), a $300 por día• Tres obreros (RH2), a $200 por día• Dos unidades de equipo (EQ) a $500 por día• $30.000 en materiales.

» 1 x 300 = 300» 3 x 200 = 600» 2 x 500 = 1.000» Suma 1.900

Duración(días)

Costototal derecursos

60 114,000

Costosfijos

30,000 144,000

Costo Totalpor

actividadActividad

Actividad 1 200

Tasa de costo delRecurso (por día)

RH1 RH2 EQ

5003003

Número deRecurso asignado

RH2 EQ

21

RH1

Costodiarioderecursos

1,900

X = + =


Ejemplos de programación de costos (2)

Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000 y tiene una duración prevista de 90 días.

• Cuando una actividad se contrata, no por tiempo sino por cantidad de obra entregada, el valor total del contrato se asigna como costo fijo.

Duración(días)


90

Costosfijos

240,000 240,000

Costo Totalpor

actividadActividad

Actividad 1


RH1


RH1



Ejemplos de programación de costos (3)

Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000 y tiene una duración prevista de 90 días. Para apoyar su ejecución y hacerle seguimiento, la UE ha asignado un consultor (RH1)con honorarios de $200 por día.

Duración(días)


90 18,000

Costosfijos

240,000 258,000

Costo Totalpor

actividadActividad

Actividad 1


RH1

200


1

RH1


200

X = + =

Programación de CostosEl parque comunal

COSTO/DIA DE RECURSOS POR ACTIVIDAD TOTAL COSTOS FIJOS TOTALACTIVIDAD HUMANOS EQUIPO Y HERRAMIENTA COSTO/DIA t COSTO INSUMOS SERVICIOS COSTO

MaestroOBRERO Obrero Jardinero Trab.Social EQUIPO H.CONSTR. H. JARDIN. ACTIVIDAD RECURSOS MATERIALES TRANSPORTE ACTIVIDAD$/día # $/día $Total $/día $/día $/día $/día $/día (DIAS) $ $ $ $

Elaborar plan 10 20 20 Adquirir dotación 15 2,000 200 2,200 Adquirir equipo 6 80 80 Adquirir materiales 4 100 100 Contratar M. de Obra 3 - Conseguir plantas 50 50 3 150 100 250 Hacer drenajes 80 3 40 120 60 20 280 5 1,400 1,200 2,600 Realizar construcción80 2 40 80 60 20 240 20 4,800 4,000 8,800 Hacer hoyos y eras 1 40 40 50 10 100 8 800 800 1,600 Instalar 80 2 40 80 60 20 240 3 720 200 920 Plantar 50 10 60 5 300 1,100 1,400 Realizar acabado 80 1 40 40 20 140 4 560 200 760 Realizar promoción 80 80 8 640 1,000 80 1,720 Capacitar 80 80 24 1,920 2,800 400 5,120

TOTAL ACTIVIDADES 20,450 Gerente 100 48 4,800 4,800 Secretaria 40 48 1,920 1,920 Gastos Admin. 30 48 1,440 1,440 GERENCIA 170 48 8,160 8,160

TOTAL PROYECTO 48 28,610



Quinta reglaPresupueste las actividades

EjercicioTrabajo en Grupos

Parte I

©

Duración de la actividad vs recursos

Duración variable:• Depende de la intensidad

del recurso asignado:• Ej: Pintura de un edificioDuración fija: • No depende de la

intensidad del recurso asignado

• Ej: Duración del Curso

POR LO GENERAL, LAS ACTIVIDADES SON DE DURACION VARIABLEEN FUNCION DEL RECURSO ASIGNADO


5. Nivelación de recursos

Tiempo

Recursoasignado Recurso

sobreasignado

Límitedisponible(“pool”)

1 1

1 11

1

1

11

1

Actividad A

Actividad B

Actividad C

Cantidad del recursopor unidad de tiempoasignada a cada actividad

Estrategias para eliminar sobrecarga• Nivelar recursos por

desplazamiento de actividades con holguras

• Programar trabajo extra• Reingeniería de procesos• Modificar tecnología • Contratar recurso

adicional

Eliminación de sobrecarga de recursos por ampliación del “pool”

Tiempo

Recursoasignado

Límite original

Ampliación delpool de recursos

Nivelación de recursospor desplazamiento de actividades

Tiempo

Recursoasignado

Límitedisponible

Perfil nivelado

Sobrecarga eliminada

1 1

1 11

1

1

11

1

Actividad A

Actividad B

Actividad C

Cantidad del recursopor unidad de tiempoasignada a cada actividad


6. Optimización del proyectoa) Estrategias para REDUCIR DURACION

• Revisar interdependencias y maximizar ejecuciones simultáneas

• Asignar más recursos y/o modificar horario laboral – Más días laborables– Turnos de trabajo– Horas extras

• Modificar tecnología y redefinir procesos– Mejora de procedimientos– Cambio de procesos en actividades– Cambio en tecnología integral

• Sistemas de estímulos


¿Qué pasa si la actividad 4 se reduce en:a) 1 díab) 2 díasc) 3 díasd) 4 días

Días643


Reducción de TiempoPor aumento en la asignación de recursos

Tiempo posible de reducción

Aumentode Recurso

Tiempolímite

Tiemponormal

Recursos

Tiempo

Recursos deProgramación

Original

Recursos enla reducción

máxima

• Reprogramar recursos ociosos

• Aprovechar capacidad instalada subutilizada en la empresa

• Modificar tecnología, redefinir procesos y cambiar recursos

• Vincular recursos comunitarios

• Sistemas de estímulos• Subcontratar la ejecución• “Acelerar”, si conviene


6. Optimización del proyectob) Estrategias para REDUCIR COSTOS


Gráfico de costos

Costo Total = Costo Directo + Costo Indirecto

Costo Directo

Costo Indirecto


Costo vs Tiempo

Tiempo posible de reducción

Aumentode costo

Tiempolímite

Tiemponormal

Costo

Tiempo

Costo límite

Costo normal

Costo límite – Costo normalTiempo normal – Tiempo límite

Pendiente de costo =

Costo de reducir una unidad de tiempoPendiente de costo =


Ejemplo de reducción de tiempo - 1 (Aceleración)

Tiempolímite

Tiemponormal

Costo

Tiempo

Costo límite

Costo normal

30 días20 días

$200

$180



Tiempolímite

Tiemponormal

Costo

Tiempo

Costo límite

Costo normal

Costo límite – Costo normalTiempo normal – Tiempo límite

Pendiente de costo =

30 días20 días

$200

$180

Pendiente de costo =$200 - $180

30 días – 20 días= $20

10 días

Pendiente de costo = $2/díaAumentode costo

$20

Tiempo posible de reducción10 días



Tiempolímite

Tiemponormal

Costo

Tiempo

Costo límite

Costo normal

30 días20 días

$200

$180

Si los Costos de Gerenciason de $3/día:Cuál es el Costo Total:a) Sin reducciónb) Con reducción al límite


Estrategias para optimización del proyecto

Si el criterio principal es reducir tiempo:1. En qué actividades se reduce2. Por dónde empezar3. Hasta dónde se lleva el procesoSi el criterio principal es reducir costo:1. En qué actividades se reduce2. Por dónde empezar3. Hasta dónde se lleva el proceso


costo total con premios y multas

costo total sin premios, ni multas

costo indirecto

costo directo

multas

premiosto to’

Cm

Cm’

COSTO

duración

Gráfico de costos conpremios y multas

ro 05 costo-optimizacion gp 07 presentacion - cepal.org 05 costo... · programación de costos el...

Documents