revisiÓn por la direcciÓn ii – 2010 02 junio de 2011
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REVISIÓN POR LA DIRECCIÓNII – 2010
02 JUNIO DE 2011
Compromisos de la Dirección para el mantenimiento y mejora del SGC
Asignación de Recursos
Enfoque al cliente
Política
Planificación y objetivos
Responsabilidad y
autoridad
Comunicación
Revisión Gerencial
ENTRADAS
ENTRADAS
R E S U L T A D O S Retroalimentación del cliente (interno y externo)
Resultados de auditorias internas / externas
Cambios que podrían afectar el SGC
Recomendaciones para la mejora
Desempeño de los procesos y conformidad del producto
Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas
Estado de las acciones correctivas y preventivas
Revisión por la Dirección
Revisión por la dirección
Mejora de la eficacia del SGC y sus procesos
Mejora del producto en relación requisitos clientes
Necesidades de recursos
Revisión Política y Objetivos de Calidad
1. Retroalimentación del cliente externo
INFORME DE SATISFACCIÓN DE CLIENTES
Financiadores Clientes Comerciales
UsuariosEventosBACAsistencia Técnica
Segundo Semestre de 2010Segundo Semestre de 2010
Nivel de Satisfacción General
ClienteNivel de
satisfacción %
Meta %
% de cumplimiento
Financiador66 80 83%
Comerciales 85 80 106%Usuarios - Eventos 91 80 114%
Resultado Global
Cómo medimos la satisfacción
10% Base de clientes
100% Proyectosfinalizados
10%Asistentesa eventos
Enero FebreroJulio Agosto
Abril Septiembre
Al finalizarcada evento
Se realiza un informe semestral consolidado en los meses de Mayo y Octubre
ComercialesFinanciadores UsuariosEventos
Muestra
Frecuencia
Instalaciones Servicio
Tiempos de entrega
Respuesta a inquietudesConfianza
Capacidad equipos e
infraestructuraAtención de solicitudes
Contenido de Informes
Cumplimiento deActividades
LogísticaTemática
AspectosEvaluados
Modelo Conceptual
EmpatíaSeguridad Elementos Tangibles
Fiabilidad
AtenciónConfianza Apariencia Cuidadoso
SERVQUAL
Dimensiones
Atributos
ComunicaciónAcceso
Comprensión
ProfesionalismoCortesía
Credibilidad
InfraestructuraEquiposPersonal
Habilidad ejecución servicio
fiableAtributos
Capacidad Respuesta
Rápido
Disposición ayudar
Financiadores
Retroalimentación de nuestros
Nivel de satisfacción 27 proyectos finalizados en Investigación y Gestión
66,10%
FINANCIADOR % promedio satisfacció
n
No. encuesta
s
JICA 91.67% 1
CIAT 90.28% 1
SENA 88.89% 1
ECOPETROL 80.56% 1
ASOHOFRUCOL 72.92% 2
COLCIENCIAS 72.22% 2
CIMMYT 68.06% 1
MINISTERIO DE AGRICULTURA
61.11% 12
INCODER 60.42% 2
CONALGODÓN 58.33% 2
FIRMENICH S.A. 54.17% 2
• El 85% de los financiadores consideran que CORPOICA cuenta con equipos e infraestructura suficiente para atender el desarrollo de los proyectos. El resultado de esta encuesta es ligeramente superior a los resultados de la encuesta del período anterior
• El 59% obtuvo los productos (resultados e informes), aunque se evidencia una leve mejoría con el resultado de la encuesta anterior (56%) sigue siendo significativo este resultado en el sentido que el 41% de los financiadores no obtuvieron los resultados esperados. Esto puede afectar las fuentes de financiamiento, la pérdida de credibilidad y la imagen institucional
Obtención de soluciones tecnológicas
Capacidad de Equipos e Infraestructura
Aspectos evaluados
85%
59%
• El 59% de los financiadores considera que CORPOICA acompañó al financiador en la ejecución de su proyecto; sin embargo se encuentra que la percepción de los financiadores en relación al acompañamiento es inferior en comparación con la encuesta anterior, donde se mostró un resultado mejor (64%). El aspecto más bajo se refleja en el 56% de los financiadores que manifestaron CORPOICA no respondió en forma ágil y oportuna a sus requerimientos. Ningún financiador se manifestó totalmente satisfecho con la oportunidad en la respuesta de parte de CORPOICA.
Acompañamiento en la solución de problemas
• El 59% de los financiadores consideran que el informe técnico entregado por CORPOICA se ajustó a lo aprobado en el Plan Operativo inicial, frente al 41% que percibe que el informe técnico entregado no correspondió a lo aprobado inicialmente. Este resultado indica que en el transcurso de la ejecución del Proyecto se efectúan muchos cambios en relación a la propuesta aprobada, lo que señala que en la programación de los proyectos no se tiene en cuenta los factores que condicionan o limitan la ejecución del proyecto.
Contenido del Informe Técnico
59%
59%
Aspectos evaluados
• Con relación al contenido de los informes financieros se aprecia una leve mejoría con relación a la percepción de la encuesta anterior (50%). El 56% de los encuestados considera que el contenido del informe financiero cumple con los requerimientos establecidos en el Plan Operativo. Es preocupante los comentarios de Ecopetrol y Conalgodón.
• El 82% de los financiadores mantiene niveles adecuados de confianza tanto en la Corporación como en los empleados. Sin embargo, hay que señalar que disminuyó la confianza en CORPOICA de un 89.5% obtenida en la encuesta anterior a 82%
• El 67% de los encuestados sintió que CORPOICA mantuvo un seguimiento permanente durante la ejecución de su proyecto y que veló por los intereses del financiador. El 30% de los financiadores considera que CORPOICA ha velado por sus intereses, frente al 30% que no lo considera.
Confianza
Contenido del Informe Financiero
Seguimiento
56%
82%
69%
Aspectos evaluados
Financiadores
Retroalimentación de nuestros
ASPECTOS RELEVANTES
ASPECTOS A MEJORAR
Aumentó el nivel de satisfacción en relación con el contenido del Informe Técnico en un 16%. Los informes financieros mejoran en un 12%.
Recuperar la confianza de los financiadores en CORPOICA dado que se deterioró de un 89% a un 82%.
Programación del proyecto teniendo en cuenta factores condicionantes o limitantes y la planificación Institucional de la Ejecución .
Los productos entregados por CORPOICA deben responder a las necesidades de los financiadores
En cuanto a equipos e infraestructura se nota leve mejoría con relación a la segunda encuesta, aunque disminuyó con relación a la primera.
Los niveles de respuesta oportuna y ágil a los requerimientos de información, dado que presenta una insatisfacción del 56%.
Contenido de los informes técnicos y financieros
Mejorar las relaciones interinstitucionales
Comerciales
Cómo nos perciben nuestros clientes
Nivel de satisfacción en una muestra de 110 clientes comerciales de Centros de Investigación y Estaciones Experimentales
84,82%
SEDE % de satisfacció
n
No. encuestas
1 E.E. EL NUS 96 42 C.I. PALMIRA 94 113 E.E. CARIBIA 91 144 E.E. EL MIRA 89 135 C.I. TIBAITATA -
CBB81 25
6 C.I. TURIPANA 81 197 C.I. LA SELVA 79 58 C.I. NATAIMA 77 59 C.I. LA LIBERTAD 75 4
10 E.E. LA SUIZA 74 511 E.E. MOTILONIA 71 5
Comerciales
Cómo nos perciben nuestros clientes
PRODUCTO/SERVICIO % No. encuestas
1 MAQUINARIA 90% 16
2 SERVICIOS TECNOLOGICOS AGROINDUSTRIALES Y LABORATORIO
88% 31
3 SEMILLAS Y MATERIAL VEGETAL
86% 24
4 PRODUCTOS PECUARIOS 85% 11
5 PRODUCTOS AGRÍCOLAS 79% 12
6 PUBLICACIONES 74% 10
7 OTROS 74% 5
8 SERVICIOS DE INFORMACIÓN 68% 1
Comerciales
ASPECTOS RELEVANTES
ASPECTOS A MEJORAR
Se presentó una disminución en el nivel de satisfacción con respecto al período anterior al pasar de 95% al 85%.
Los equipos, maquinaria e instalaciones, estos resultados presentaron una disminución.
Mejora la confianza en la validez de los resultados, productos y servicios recibidos.
Analizar los niveles de insatisfacción para aquellos productos donde la calificación fue inferior a la meta y tomar acciones para mejorar la percepción (publicaciones)
Mejoró la percepción de procesos administrativos al hacer en la compra de los productos.
El 100% de los clientes manifiestan un alto grado de satisfacción hacia CORPOICA
Cómo nos perciben nuestros clientes
Nivel de satisfacción en una muestra de 3.425 usuarios a eventos de Transferencia de Tecnología en Centros de Investigación y Estaciones Experimentales. Los usuarios totales de eventos fueron 18.235
Cómo nos ven nuestros usuarios
Eventos
SEDE % Satisfacción
1 C.I. TIBAITATA 91.14%
2 CBB 89.78%
3 C.I. LA LIBERTAD 90.38%
4 C.I. TURIPANA 88.21%
5 C.I. NATAIMA 89.26%
6 C.I. PALMIRA 89.07%
7 C.I. LA SELVA 93.27%
8 E.E. EL MIRA 94.61%
9 E.E. MOTILONIA 94.50%
10 E.E. CARIBIA 89.91%
11 E.E. LA SUIZA 90.08%
90,77%
Cómo nos ven nuestros usuarios
Eventos
TIPO DE EVENTO No. Eventos
% Satisfacción
Socialización Proyecto 42 92.47%Capacitación 69 91.90%Cursos 40 91.68%Otros eventos 41 91.48%Demostración de método
26 90.20%
Taller 123 90.20%Día de campo 39 90.06%Lanzamiento de Productos
1 90.05%
Visita técnica 16 89.73%Visita Centros 58 89.68%Charla técnica 34 89.44%Seminarios 53 89.15%Exposiciones y ferias 7 87.27%Giras técnicas 63 86.90%
Cómo nos ven nuestros usuarios
Eventos
ASPECTOS RELEVANTES
ASPECTOS POR MEJORAR
Se evidencia un leve aumento en la percepción, frente a los resultados del período anterior.
Los usuarios solicitan que exista continuidad en los eventos desde la socialización del proyecto hasta la entrega de resultados.Se presenta una mejor
percepción por parte de los usuarios con relación al lenguaje utilizado por los expositores y en el material (documentación) entregado.
Se han recibido felicitaciones en las observaciones de las encuestas exaltando a los conferencistas que ofrecen la capacitación y a los eventos en general.
Aunque la documentación entregada en los eventos ha sido evaluada como pertinente los usuarios manifiestan la importancia de contar con las memorias de los eventos y que en todos ellos se entregue material relacionado.
Los usuarios reconocen la importancia de la investigación.
Nivel de satisfacción en una muestra de 64 usuarios que hicieron uso presencial de los servicios de la Biblioteca Agropecuaria de Colombia.
95,88%
BAC
Cómo nos ven nuestros usuarios TIPO DE USUARIO %
Satisfacción1 PROFESOR 100%2 ESTUDIANTE 98%3 PLANIFICADOR 96%4 TRANSFERIDOR 94%5 INVESTIGADOR 94%6 AGRICULTOR 93%
ASPECTOS RELEVANTES
ASPECTOS POR MEJORAR
Contar con un fondo bibliográfico histórico y patrimonial especializado en el sector agropecuario.
Falta de personal para la prestación de servicios
Acervo bibliográfico de ICA y CORPOICA en texto completo.
El horario de Atención para usuarios particulares, en el momento está en media jornada en las horas de la tarde
Contactos institucionales con otras bibliotecas para el préstamo de material.
Divulgación de los servicios
Colecciones de publicaciones periódicas únicas en el país.
La actualización de la información de la página Web de la BAC
Página Web de la biblioteca.
BAC
Cómo nos ven nuestros usuarios
2. Retroalimentación del cliente interno
Proceso% de
SatisfacciónNo. De
encuestas
Gestión Humana 69,97 129Tecnologías de Información 55,13 3
Gestión Financiera 46,32 30
Gestión Documental 38,16 3
Gestión de compras 28,33 40
Resultados por procesos evaluados
SEDE %SATISFACCIONE.E. Motilonia 87C.I. La Selva 84C.I. Nataima 80E.E. Caribia 78C.I. Palmira 74E.E. La Suiza 72E.E. El Cimpa 67C.I.Turipaná 64C.I. Tibaitatá 60Sede Central 54CBB 53
Gestión del Talento Humano
% de percepción
Novedades de afiliación seguridad social 81,33
Liquidación de nómina, certificados de retención, desprendibles de pago 78,45
Modificaciones a contratos 73,61
Trámites Cesantías, Certificados Laborales 64,7
Acompañamiento en: Calamidades, patrocinios y prepensionados 62,67
Solicitud de Vacaciones 62,59
Contratación de personal 60,68
Seguridad social, Pensiones 53,96
Autorización salidas del país, comisión de estudios, cartas de aval 51,67
Nivel de Satisfacción por Sedes Nivel de Satisfacción por Servicios del proceso
Variables Evaluadas Calificación obtenida
Módulo de Gestión Humana - Útil y amigable 76
Identificación del área responsable para prestar el servicio 86
Presentación de los empleados que atendieron el servicio 86
Información completa sobre las condiciones del servicio 78
Oportunidad en la entrega de los servicios solicitados 80
Disposición para ayudar 86
Escucha por parte del personal al exponer las inquietudes 84
La Información me genera confianza y seguridad 78Recibe trato amable y respetuoso 88
Capacidad del proceso para atender las inquietudes 83
Seguimiento a las solicitudes 71Lenguaje utilizado durante la atención 92Acceso a los servicios 86Adaptación del proceso a las necesidades 76Satisfacción Global con el proceso 83
Gestión del Talento Humano
Lo que se espera del proceso Gestión del Talento Humano
1• Prestación del servicio debe
hacerse con un sentido mas humano
2• Acompañamiento y
seguimiento a las solicitudes (prepensionados)
3 • Mayor flexibilidad, agilidad y descentralización
Gestión Compras
Nivel de Satisfacción por Sedes
Sede% de
Satisfacción
E.E. La Suiza 56E.E. Caribia 55
C.I. La Libertad 52E.E. El Cimpa 47
E.E. Motilonia 45C.I. Tibaitatá 29CBB 25C.I.Turipaná 24C.I. La Selva 23C.I. Palmira 16Sede Central 13C.I. Nataima 10
Variables Evaluadas Porcentaje de
Satisfacción
El software usado en el proceso de compras es útil y amigable 9La información requerida en el software es completa, clara y sencilla 8
El proceso de compras atiende mis requerimientos de acuerdo a las especificaciones solicitadas
8
El tiempo del trámite del proceso de compras es el adecuado 2El proceso de compras informa oportunamente sobre el estado de su solicitud.
7
El servicio ofrecido en el proceso de compras es eficiente, ágil y rápido 2
Los empleados que participan en el proceso de compras están siempre dispuestos a ayudarme.
15
Los empleados del proceso de compras muestran interés en solucionar los problemas que se presentan durante el trámite de mi solicitud
13
Durante el proceso de compras los empleados que interactuaron conmigo fueron amables
16
Las personas que participan en el proceso de compras tienen la capacidad (conocimiento de los productos y del servicio) de responder a mis solicitudes.
10
El proceso de compras hace seguimiento a cada una de mis solicitudes 8
El proceso de compras se adapta en función de mis necesidades 3El proceso de compras me ayuda a escoger la mejor opción de acuerdo a los requerimientos para satisfacer mis necesidades
4
El funcionamiento del proceso de compras es similar para las compras Centralizadas y Descentralizadas
8
Resultados obtenidos
Lo que se espera del proceso Gestión de Compras
1• Entrega oportuna de los productos y
cumplimiento de las especificaciones solicitadas
2 • Ejecutar el proceso de manera integral con financiera y control de activos
3 • Mayor flexibilidad, agilidad y descentralización
4• El software utilizado presenta errores en
las unidades de medida y no es amigable para hacer los pedidos
5 • Se debe propender por tener mejores relaciones con los proveedores
Gestión Financiera
Sede % de Satisfacción
E.E. Caribia 85E.E. La Suiza 75
E.E. Motilonia 66C.I.Turipaná 59C.I. Tibaitatá 46CBB 42E.E. El Cimpa 34C.I. Palmira 26Sede Central 23C.I. Nataima 20
Nivel de Satisfacción por Sedes Variables Evaluadas
Porcentaje de Satisfacción
Recibo la orientación necesaria por parte del Coordinador Financiero de la sede sobre los servicios que requiero 11
Siento que el traslado de saldos se realiza de manera oportuna 9
La plataforma para la solicitud de viáticos es amigable 18El tiempo de entrega de los informes financieros es el oportuno 6
Las personas que participan en el proceso de gestión financiera muestran interés en la solución de problemas 12
Los informes financieros cumplen con la calidad esperada 10
Creo que los medios de comunicación (Skype, Corpomail) con que cuenta el proceso son efectivos 15
El personal del proceso me brinda una atención personalizada 13
Siento que el personal del proceso comprende mis necesidades 11
Siento mejora con la reparametrización de Apoteosys 6
Conozco la documentación que regula al proceso financiero 7
Lo que se espera del proceso Gestión Financiera
1 •Los informes financieros se tardan mucho para llegar a su versión final
2 •Apoyo de parte del proceso para la elaboración de los informes financieros
3 •Mejor atención y respuesta a las preguntas por los diferentes medios que se formulan
4 •Se requiere mayor comunicación entre el área financiera y técnica
3. Cambios que podrían afectar el SGC
Tablero de Planificación de Cambios al Sistema de Gestión de la Calidad
La planificación y los resultados se integran al Sistema de Gestión:
Ajuste de documentación
(procesos y procedimientos)
Revisión Indicadores
Modificación medición
satisfacción cliente (Usuario)
Divulgación de los cambios
Formas como se gestionan los recursos para
cumplir la misión
Manera de conceptualizar y
ejecutar los proyectos de investigación
Aplicación de nuevas
modalidades de aprendizaje,
metodologías de Transferencia e
innovación
Descentralización Operativa de los
procesos de apoyo Planificación de la Transición – cambios CP
Cambios que podrían afectar al SGC
La planificación y los resultados se integran al Sistema de Gestión:
Revisión de Misión, Visión y
Política de Calidad - Ajuste
al Plan Estratégico
Modificación Alcance del
SGC
Revisión de la Estructura
Corporativa
Ajuste de documentación, Indicadores, Medición de satisfacción
CORPOICA como Motor de la Política
de Innovación y Transferencia de Tecnología del
Sector
CORPOICA como articulador de
Redes del Conocimiento
CORPOICA como Operador de Agendas de
Investigación
CORPOICA como coordinador de recursos para
financiar investigación estratégicaPlanificación
cambios a MP/LP
Construcción de la Agenda Nacional de Investigación, Desarrollo e Innovación del Sector agropecuario como perspectiva C. , M., y LP.
Cambios que podrían afectar al SGC
Ajuste al Mapa de Procesos
Plan de Acción
Objetivo Dónde Impacta al SGC (Procesos – Actividades)
Tiempo Responsable Recursos Indicador
Ajustar los procesos Misionales según la asignación de recursos
Proceso de Identificación y Priorización Demandas y Oportunidades (Notas Concepto)
Dirección Investigación
Proceso de Gestión y Formulación de Proyectos (Aprobación)
Proceso Investigación (Informes)
Formas como se gestionan los recursos para cumplir la misión (asignación directa)
Plan de Acción
Objetivo Dónde Impacta al SGC (Procesos – Actividades)
Tiempo Responsable Recursos Indicador
Incorporar en los procesos misionales la formulación y ejecución de proyectos integrales
Proceso de Gestión y Formulación de Proyectos (formato de proyecto)
Dirección Investigación
Proceso de Investigación (Informe)
Responsabilidades en la aprobación y seguimiento (Coordinador de Investigación)
Manera de conceptualizar y
ejecutar los proyectos de investigación
Plan de Acción
Objetivo Dónde Impacta al SGC
(Procesos – Actividades)
Tiempo Responsable Recursos Indicador
Redefinir el enfoque de TT
Proceso de TT Dpto. TT
Ejecución procesos TT
Encuestas Usuarios
Aplicación de nuevas modalidades de
aprendizaje, metodologías de Transferencia e
innovación
Descentralización Operativa
Plan de Acción
Objetivo Dónde Impacta al SGC (Procesos – Actividades)
Tiempo Responsable Recursos Indicador
Ajustar los procesos de apoyo a la política de descentralización
Gestión Financiera (Contabilidad – Presupuesto - Tesorería )
Dpto. Financiero
Gestión Compras (Contratación de bienes y servicios)
Dpto. Compras
Gestión Humana (Vinculación de personal)
Dpto. Gestión Humana
4. Política Integral (Calidad, Ambiental y S&SO)
Es Política de Calidad de CORPOICA:
Contribuir al fortalecimiento del sector agropecuario, mediante la generación de conocimiento y soluciones tecnológicas que
articulan la investigación, desarrollo, transferencia de tecnología e innovación de productos y servicios tecnológicos, a través de
procesos, liderados por un talento humano altamente calificado y comprometido, que le permite mejorar continuamente su gestión y satisfacer las necesidades científicas y tecnológicas de los clientes y
partes interesadas, contribuyendo a mejorar la competitividad y sostenibilidad de los sistemas de producción agropecuarios.
Política de calidad actual
Objetivos estratégicos actuales
Fortalecer la capacidad científica a través de la formación del talento humano, la modernización y ampliación de la infraestructura física, el equipamiento y conectividad.
Gestionar eficaz y eficientemente proyectos de investigación, desarrollo, transferencia de tecnología e innovación que contribuyan al fortalecimiento tecnológico del sector agropecuario.
Aumentar la satisfacción de los clientes y partes interesadas, mediante la mejora de los procesos para el cumplimiento de los requisitos de los proyectos, productos y servicios.
Asegurar la calidad de los proyectos, productos y servicios que genera y desarrolla CORPOICA, mediante el mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad.
Nuestra política de Calidad, Ambiental y de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional en CORPOICA:
Contribuimos al fortalecimiento del sector agropecuario mediante la generación de conocimiento y soluciones
tecnológicas que articulan la investigación, el desarrollo, la transferencia de tecnología y la innovación de productos y
servicios tecnológicos con procesos liderados por un talento humano altamente calificado y comprometido, que permite
mejorar continuamente su gestión de calidad, ambiental y de seguridad industrial y salud ocupacional y satisfacer las
necesidades científicas y tecnológicas de los clientes y partes interesadas, contribuyendo a mejorar la competitividad y
sostenibilidad de los sistemas de producción agropecuaria.
Esto nos compromete a:
Cumplir la legislación actual vigente y otros requisitos que CORPOICA suscriba en Medio Ambiente, Seguridad industrial y Salud Ocupacional y de nuestros productos y servicios.
Gestionar los recursos naturales involucrados de manera racional, en el desarrollo de las Actividades Corporativas.
Identificar y controlar continuamente los factores de riesgo ambiental, seguridad industrial y salud ocupacional buscando la prevención de: la contaminación o el deterioro ambiental, lesiones y enfermedades profesionales.
Gestionar objetivos y metas de calidad, ambientales, seguridad industrial y salud ocupacional para mejorar nuestros procesos.
Objetivos estratégicos:
Fortalecer la capacidad científica a través de la formación del talento humano, la modernización de la infraestructura física y de laboratorios y la integración en la información y comunicaciones.
Aumentar la satisfacción de los clientes y partes interesadas, mediante el control y la mejora en los estándares de desempeño que influyen en la entrega de resultados de investigación y prestación de servicios.
Asegurar la entrega de las soluciones tecnologías al sector agropecuario mediante acciones participativas y estrategias de comunicación , divulgación y capacitación.
Descentralizar la gestión administrativa y financiera en los Centros de Investigación con estándares de eficiencia, transparencia y excelencia.
5. Resultados de auditorias internas
NO. DE NC POR CICLO DE AUDITORIA TOTAL SGC
Hallazgos0
100
200
300
400
500
600
576
439
180168
116
80
CICLO 1CICLO 2CICLO 3CICLO 4CICLO 5CICLO 6
Resultados por centro
NC Totales
%
Sede Central 49 61C.I. Palmira
12 15
C.I Tibaitatá- CBB
6 8
C.I La Libertad
4 5
C.I. Nataima 4 5
C.I Turipaná 4 5
C.I. La Selva 1 1
Total 80 100
Resultados II Ciclo Auditorias 2010Hallazgos Por Centros
HALLAZGOS NC
Reales 44
Potenciales 36
Total 80
La falta de cultura en la medición y análisis de indicadores.El sistema APOTEOSYS, sigue generando problemas en su reparametrización, que incide en el normal desarrollo de los procesos.Re - Evaluación de proveedores y retroalimentación sobre los resultados de estas evaluaciones.Planificación de los cambios y adecuación del SGC a los cambios para que se mantenga su integridad.Provisión de recursos para el SGI, la mejora continua y la satisfacción del cliente.
Principales No Conformidades detectadas en Auditorias Internas
Aunque se evidencia el seguimiento permanente a los planes de acción de las NC, el cierre no se realiza de manera oportuna debido a la reformulación de los planes de acción por la no eficacia de las acciones establecidas.Fortalecer el conocimiento y aplicación del procedimiento para el análisis de causa raíz de las NC.Fomentar los reportes de condiciones y acciones que prevengan situaciones que puedan afectar el producto, el servicio y/o la satisfacción de los clientes y partes interesadas (financiadores), generando acciones preventivas y alarmas tempranas (tratamiento de NC potencial).
Oportunidades de mejora identificadas en auditorías internas
Centro de investigación
NC
Sede central 2C.I La libertad 3C.I. Palmira 3C.I. Tibaitatá-CBB 2TOTAL 10
HALLAZGOS AUDITORIA ICONTEC 2010
OPORTUNIDADES DE MEJORA PRIORITARIAS DETECTADAS POR ICONTEC
Lineamientos y seguimiento POADefinición Política de mantenimiento preventivo para equipos y herramientas. Tratamiento incumplimiento informes interventoriaSelección, evaluación y revaluación proveedoresInformes FinancierosIndicadores y metas (Desarrollo Negocios)Tratamiento PNCIndicadores y Encuetas de TT para la mejora
Enfoques de Auditoria
• Legal, Fiscal, Financiera y mira cifrasRevisoría Fiscal
• Legal, Seguimiento a la Organización, Contraloría Control Interno
• Requisitos ISO 9001, del Cliente, de la Organización y Legales orientados a la mejora continua.
Gestión Integral (Calidad)
Definición I Ciclo Auditorias Internas 2011
6. Estado de las Acciones Correctivas y Acciones Preventivas
SEDE PREVENTIVAS CORRECTIVAS Total general
SEDE CENTRAL 50 72 122PALMIRA 10 9 19TIBAITATA 1 19 20TURIPANA 1 19 20LA SELVA 11 8 19
LA LIBERTAD 6 4 10NATAIMA 2 4 6
Total general 81 135 216
Consolidado de acuerdo con el tipo de Acciones a tomar
Se evidencia una cultura hacia la corrección más que a la prevención
Corte a Diciembre de 2010
Consolidado de acuerdo con el tipo de Acciones a tomar
Corte a Abril 30 de 2011
SEDE PREVENTIVAS CORRECTIVAS Total general
SEDE CENTRAL 31 32 63
PALMIRA 7 13 20
TIBAITATA - CBB 0 9 9
TURIPANA 11 11
LA SELVA 4 8 12
LA LIBERTAD 3 5 8
NATAIMA 0 6 6
Total general 45 84 129
En lo que va corrido del Semestre se pudieron cerrar 87 hallazgos, correspondiente a un 40% al pasar de 216 en el 2010 a 129 en los primeros cuatro meses del 2011
Acciones Correctivas y Preventivas por fuente de Identificación
SEDE
AUDITORÍA
INTERNADIRECCIÓN ICONTEC
SEGUIMIENTO A PROCESO
SEGUIMIENTO A PRODUCTO
Total
SEDE CENTRAL 101 5 10 6 122
PALMIRA 19 19
TIBAITATA 18 1 1 20
TURIPANA 19 1 20
LA SELVA 19 19
LA LIBERTAD 10 10
NATAIMA 6 6
Total general 192 5 10 8 1 216
Se deben incorporar mejoras por fuentes diferentes a auditorías internas
SEDEAUDITORÍA
INTERNA DIRECCIÓN ICONTEC SEGUIMIENTO A PROCESO
SEGUIMIENTO A PRODUCTO
TOTAL GENERAL
Sede Central 42 5 10 6 63
Palmira 20 20Tibaitatá 6 2 1 9CBB 0Turipaná 11 11La Selva 12 12La Libertad 8 8Nataima 5 1 6
104 5 10 9 1 129
Corte a Abril 30 de 2011
Acciones Correctivas y Preventivas por fuente de Identificación
No se presentó ninguna variación importante en cuanto a las fuentes por las cuales se identifican las acciones
ProcesosEstratégicos
Compromisos que se deben asumir en los Procesos
Estratégicos para contribuir con la mejora continua
A qué hacen referencia los hallazgos de los
PROCESO TEMA TIEMPO DE CUMPLIMIENTO
RESPONSABLE
Direccionamiento Corporativo
Política para la gestión de laboratorios y para los equipos y herramientas de campo, que incluya recursos financieros, físicos y humanos
JULIO DE 2011 Director Ejecutivo
Direccionamiento Corporativo – Sistema de Gestión Integral
Mantener la integridad del sistema cuando se producen cambios
JUNIO DE 2011 Alta Dirección
Todos los procesos Toma de acciones, cuando se presentan resultados no satisfactorios en la medición del proceso
PERMANENTE Propietarios
Seguimiento y Evaluación de la Gestión
Seguimiento sistemático al Plan Estratégico y a los Planes Operativos
JUNIO DE 2011 Jefe Oficina Asesora de Planeación
Imagen y Relacionamiento Corporativo
Procesos de comunicación que garanticen que la información, incluyendo las actualizaciones al Direccionamiento Corporativo se despliegue a todos los niveles.
JUNIO DE 2011 Jefe Oficina de Comunicaciones
ProcesosMisionales
Compromisos que se deben asumir en los Procesos
Misionales para contribuir con la mejora continua
A qué hacen referencia los hallazgos de los
PROCESO TEMA TIEMPO DE CUMPLIMIENTO
RESPONSABLE
Desarrollo de Negocios
Oportunidad en la entrega de los resultados a los clientes de laboratorio
PERMANENTE Director de ValorizaciónCoordinadores de Agronegocios
Investigación Oportunidad en la entrega de informes PERMANENTE Director de Investigación
Investigación Tratamiento a los incumplimientos de los informes de interventoría
PERMANENTE Director de Investigación
Todos los procesos Misionales
Organización de la información de los proyectos de manera que permita hacer trazabilidad
A JULIO DE 2011 Director de InvestigaciónInvestigadores
Todos los procesos Misionales
Medición y toma de acciones por los resultados de los Indicadores
PERMANENTE Propietarios de procesos
Procesos Misionales
Control y reporte de los productos y/o servicios no conformes
PERMANENTE Director de InvestigaciónPropietarios de Proceso
Procesos de Soporte
Compromisos que se deben asumir en los Procesos
Misionales para contribuir con la mejora continua
A qué hacen referencia los hallazgos de los
PROCESO TEMA TIEMPO DE CUMPLIMIENTO
RESPONSABLE
Compras, Gestión Financiera
Planificación de los cambios relacionados con la descentralización de algunas actividades del proceso.
JUNIO DE 2011 Director Administrativo y Financiero
Gestión Compras
Definir e implementar acciones para el seguimiento a la contratación de bienes y servicios
JUNIO DE 2011 Director Administrativo y Financiero
Gestión de Compras
Retroalimentación de los resultados de las evaluaciones del proveedor
JUNIO DE 2011 Propietario de Proceso
Gestión Financiera, Gestión Compras, Gestión Humana
Oportunidad en la entrega de los servicios (Informes Financieros, Insumos y servicios y Contratación de personal), que tienen a cargo los procesos
PERMANENTE Director Administrativo y financieroPropietarios de los procesos
Gestión Compras
Evaluación sistemática de proveedores. PERMANTENTE Propietario de Proceso
Gestión Humana
Evaluación sistemática de competencias del personal.
PERMANENTE Propietario de Proceso
A qué hacen referencia los hallazgos de los
PROCESO TEMA TIEMPO DE CUMPLIMIENTO
RESPONSABLE
Gestión de Mantenimiento e infraestructura
Proporcionar condiciones de espacios y ambiente de trabajo no apropiados para la conformidad del producto
PERMANENTE Director Administrativo y FinancieroPropietario del proceso
Todos los procesos
Toma de acciones por incumplimiento de metas de los indicadores.
PERMANENTE Propietario s de procesos
7. Desempeño de los procesos y conformidad del
producto
1. Conformidad del producto
Número de no conformes por Proceso2010
18241
2797
1 200
500
1000
1500
2000
2500
3000
DESARROLLOTECNOLÓGICO
INVESTIGACIÓN DESARROLLO DENEGOCIOS
GESTIÓN YFORMULACIÓN DE
PROYECTOS
TRANSFERENCIA DETECNOLOGIA
Proceso
Num
ero
de n
o co
nfor
me
Número de no conformes Por Centro2010
2148
3 39 2
464 413
10 10
500
1000
1500
2000
2500
TIBAITATÁ/CBB NATAIMA TURIPANÁ EL MIRA LA LIBERTAD PALMIRA LA SELVA SEDE CENTRAL
Centro
LA OPORTUNIDADSERVICIOS DE LABORATORIO
NC CITI – 238 CUYAS ACCIONES NO HAN MOSTRADO LA EFICACIA ESPERADA, EN REVISIÓN 2010 SE PLANTEÓ:
1.Determinar la rentabilidad del proyecto2. Asignar el presupuesto con períodos de tiempomás prolongados
LA ENTREGA DE INFORMES TÉCNICOS SE VE CASTIGADA POR LA DEMORA EN LA ENTREGA DE LOS INFORMES FINANCIEROS. EXISTE UNA NO CONFORMIDAD EN LA SEDE CENTRAL CORP-433 QUE INVOLUCRA LAS ÁREAS DE: DIRECCIÓN ADMON, GESTIÓN HUMANA, PLANEACIÓN, GESTIÓN FINANCIERA Y DTI
PNC DE MAYOR IMPACTO SOBRE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
PNC EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Número de no conformes Por Centro2009
3145
18 2 20
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
TIBAITATA/CBB NATAIMA PALMIRA LA SUIZA
Centro
2008, reportados solo 16 PNCDesconocimiento delprocedimiento
Para el año 2009 se presentaron 3167 PNC en los procesos DN, TT, IN y TTExistían C.I. y E.E. sin implementar el procedimiento
Los centros muestran mejoría en la implementación del procedimiento para la identificación y
tratamiento de producto no conforme. Sin embargo, los resultados de la identificación para los centros no
se reportan a tiempo.
En este sentido se debe continuar con el refuerzo en los centros acerca de la implementación del
procedimiento así como la importancia de analizar la necesidad de toma de acciones correctivas cuando
este se presenta.
1426 productos
no conformes
72% de las muestras recibidas
de suelos 47% de las muestras
de tejidos se entregan fuera del tiempo
pactado
LISSALAB
0
2
4
6
8
10
12
14
FA
LTA
DE
RE
AC
TIV
OS
CO
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AJE
DE
MU
ES
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AS
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
El 80% de las causas por lo cual se entregan las muestras fuera del tiempo programado se deben a causas externas a las responsabilidades de la unidad de comercialización
2011
2. Desempeño de los procesos
INDICADORES MEDIDOS POR PROCESOS A DIC 31 DE 2010
PROCESOSMedición
Pendientes %
ESTRATEGICOS 15 4 21%
MISIONALES 11 6 35%
SOPORTE 15 10 40%
TOTAL 41 20 33%
Seguimiento y Evaluación de la
Gestión
• 61% Cumplimiento de metas del POA
• 86% Entrega De informes financieros y técnicos
Proceso Investigación
•Procesos científicos y tecnológicos 63%•Productos científicos y tecnológicos 70%•Sistemas de información, modelos de producción y apoyo a la gestión empresarial 63%
Proceso Gestión y Formulación de
proyectos
• Proyectos Aprobados 15%
INDICADORES SEGÚN CUMPLIMIENTO META
Medición Indicadores
Proceso Sistema de Gestión Integral
Cumplimiento a planes de acción 30%
Indicadores Abril 2011
PROCESOS MEDIDOS PENDIENTES %ESTRATEGICOS 0 5 100MISIONALES 0 9 100SOPORTE 5 16 76TOTAL 5 30 85
8. Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas
Compromisos Revisión Dirección
Junio 2010
MISIONALES ESTRATEGICOS Y APOYO
Mejora Rigor y Calidad Informes técnicos
Tratamiento NC Potencial
Solucionar Queja Libra Tratamiento NC mayor impacto / Capacitación Mejora
Gestión ingresos Agronegocios
Programa Formación
Medidas de choque entrega informes financieros
Análisis Financiero Lissalab Infraestructura
Automatización proceso compras
Gestión Ambiental
1 • Plan de Gestión Hídrica (saneamiento agua y potabilización)
2 • Manejo de Sustancias Químicas y Peligrosas
3 • Gestión Integral de Residuos (Ordinarios y peligrosos)
4• Manejo y Uso racional y eficiente de Agua
y Energía - Implementación GUIA VERDE CORPOICA-
5 • Planes de Manejo Ambiental (Suelos)
Temas de Gestión Ambiental
GESTION AMBIENTAL PRESUPUESTO 2011
COMPONENTE AFECTADO Valor Presupuestado
GESTION INTEGRAL HIDRICA (LIMPIEZA POZOS MANTENIMIENTO, CONTROL ROEDORES) $35.800.000
HERRAMIENTAS PLAN GESTION INTEGRAL DE RESIDUOS $17.600.000
CAPACITACION EDUCACION EVENTOS AMBIENTALES $6.400.000
GESTION (RESPEL, ANALISIS CALIDAD AGUA) $ 91.000.000
IMPRESOS, POSTERS, VIDEOS $ 5.000.000VIATICOS $ 6.000.000MANO DE OBRA $ 3.000.000Total $168.400.000
PRESUPUESTO GESTIÓN AMBIENTAL 2011
INFRAESTRUCTURA PRIORIZADA GESTIÓN AMBIENTAL 2011
PROGRAMA Unidades PRES 2011 Valor total 2011
GESTIÓN INTEGRAL RESIDUOS
Construcción o adecuación de bodega acopio de residuos ordinarios y de tipo hospitalario
4 $ 25.000.000,00 $ 100.000.000,00
Adecuación bodega de acopio de residuos químicos y reciclables 6 $ 15.000.000,00 $ 90.000.000,00
Acondicionamiento de módulos disposición residuos áreas de campo: envases agroquímicos, lonas, EPP
44 $ 700.000,00 $ 30.800.000,00
GESTIÓN INTEGRAL HIDRICA
Agua potable Estudios geoeléctricos, video y aforo de pozos profundo, macromedidor, obra civil para captación agua necesaria para solicitar la concesión de agua. * valor estimado no cotizado.
4 $ 8.000.000,00 $ 32.000.000,00
Agua Residual
Levantamiento y actualización de planos sanitarios C.I. Tibaitata 1 $ 140.000.000,00 $ 140.000.000,00
Construcción de Biodigestor CI PALMIRA 1 $ 18.000.000,00 $ 18.000.000,00
INFRAESTRUCTURA PRIORIZADA GESTIÓN AMBIENTAL 2011 $ 410.800.000,00