revisiÓn de cajas menores

GUÍA DE USUARIO

REVISIÓN DE CAJAS MENORES

CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA:

XX-XXX-XXXX X XXXX de XXXX

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CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA:

FI-P13-G29 1 Septiembre de 2014

La siguiente guía tiene como objetivo describir el proceso de revisión que realiza la Oficina de Cuentas por Pagar a los comprobantes asociados a cajas menores y su posterior reporte para pago o cierre a la Oficina de Tesorería.

Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

PASO 1 GENERACIÓN

CONSULTA COMPROBANTES CAJAS MENORES

PASO 2

VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN

PASO 3 ELABORACIÓN

INFORME PARA LA OFICINA DE TESORERÍA

PASO 4

CIERRE DE CAJA MENOR

1. La revisión de las cajas menores inicia con la radicación del informe de legalización de la respectiva caja en la Oficina de Cuentas por Pagar, teniendo en cuenta la siguiente información:

Formato legalización de Caja Menor (generado en el sistema) firmado por el responsable de la Caja Menor y Aprobador del gasto.

Adjuntar las facturas o documentos equivalentes incluidos en el informe. 1.1 Para iniciar la revisión de los gastos efectuados para cada caja, realice la siguiente consulta: En el Sistema de Información Universitaria, ingrese a Herramientas de Informes/Consultas/Gestor de Consultas.

1.2 En el campo comienza por digite UJ_AP_CAJAS_CM, luego de clic en Buscar para visualizar el recuadro con el nombre de la consulta UJ_AP_CAJAS_CM y elija la opción Excel.

2. Una vez en la consulta UJ_AP_CAJAS_CM - Comprobantes Cajas - Validación Datos, diligencie la siguiente información:

a. Id. Caja/Antici: número de la caja a revisar que empieza por CM. Ejemplo CM000248. b. Fecha Inicial contable: corresponde a la fecha de expedición de las facturas o documentos equivalentes incluidos en la legalización (el primer gasto efectuado), deben corresponder a fechas del mismo mes en que se legalice. c. Fecha Final Contable: es la fecha del ultimo gasto efectuado. d. Estado: elija la opción Descontabilizado.



PASO 2


PASO 3 ELABORACIÓN


PASO 4


PASO 1 GENERACIÓN

CONSULTA COMPROBANTES

CAJAS Y ANTICIPOS

2. Genere un archivo en Excel el cual contiene la información de cada soporte incluido en la legalización, valide el ID del Comprobante con los soportes adjuntos en el informe y que cumpla con las normas legales e internas para los gastos de Caja Menor; según el procedimiento Solicitud y Legalización de Cajas Menores (FI-P13-PR28). 2.1 Una vez revisado el archivo en Excel y verificado contra los soportes, identifique los comprobantes que contengan retenciones y modifique la información según corresponda. Comprobante Documento Ident Nom 1 Fac tura Fecha_Fac tura Cuenta_contable Cuenta_ IVA Impt Bruto IVA_Calc IVA _ Introd Cálc IVA Código Retenc ión Prove Env Pg ID Set Banco Cuenta Método Grupo Pago Ges t Pagos Id. Caja/Antic i Plantilla

00446278 890301884 COLOMBINA S.A. CM000175-120 15/08/2014 51952502 51952502 23.700,00 3268,960 3269,000 3268,960 CL1 N 0000017891 PUJAV PUJ CM01 GE 10 CM CM000175 CXP_CMYANT

00446279 79511225 CESAR AUGUSTO MASMELA NAVAS CM000175-121 20/08/2014 51954501 51954501 29.000,00 0,000 0,000 0,000 CL0 N 0000017891 PUJAV PUJ CM01 GE 10 CM CM000175 CXP_CMYANT

00446399 900343005 ALIMENTOS RIE SAS CM000175-121 15/08/2014 51956001 51956001 8.400,00 0,000 0,000 0,000 CL0 N 0000017891 PUJAV PUJ CM01 GE 10 CM CM000175 CXP_CMYANT

00446404 830054076 FIDEICOMISOS SOCIEDAD FIDUCIARIA DE OCC CM000175-122 22/08/2014 51552001 51552001 33.200,00 0,000 0,000 0,000 CL0 N 0000017891 PUJAV PUJ CM01 GE 10 CM CM000175 CXP_CMYANT

00446412 79511225 CESAR AUGUSTO MASMELA NAVAS CM000175-123 22/08/2014 51954501 51954501 15.000,00 0,000 0,000 0,000 CL0 N 0000017891 PUJAV PUJ CM01 GE 10 CM CM000175 CXP_CMYANT

00447048 51740356 MARTHA RUBIELA CASTRO FLOREZ 2014-007037 22/08/2014 1380950802 11051001 18.550,00 0,000 0,000 0,000 CL0 N 0000017891 PUJAV PUJ CM01 GE 10 CM CM000175 CXP_CMYANT

00451639 51740356 MARTHA RUBIELA CASTRO FLOREZ 2014-007565 02/09/2014 1380950802 1380950802 72.150,00 0,000 0,000 0,000 CL0 N 0000017891 PUJAV PUJ CM01 GE 10 CM CM000175 CXP_CMYANT

0 200.000,00

2.1.1 En el enlace de Retención del comprobante revise que las retenciones asociadas correspondan a su aplicación.

Nota: Este proceso se realiza por cada caja.

2.1.1 Si existen inconsistencias informe al responsable y elaborador de la Caja Menor para que se realicen las modificaciones correspondientes, verifique nuevamente los cambios e inconsistencias presentadas y proceda con la contabilización, si existen cambios de valores el responsable de la caja menor deberá imprimir y radicar el nuevo informe. 2.1.2 Realice la contabilización de los ID de comprobantes que conforman la Caja Menor revisada, recuerde que puede realizar la contabilización desde el comprobante o desde el proceso batch. Remítase a la guía de usuario Procesos asociados a comprobantes (FI-P13-G30) Siga la ruta Cuentas a Pagar > Procesos Batch > Comprobantes > Petición contzn Comprobantes, diligencie los campos de Parámetros Petición Proceso, de clic en el botón Guardar y luego en el botón Ejec.



PASO 3 ELABORACIÓN


PASO 4


PASO 1 GENERACIÓN


CAJAS Y ANTICIPOS

PASO 2


2.2 Una vez contabilizadas las cajas menores que fueron radicadas para proceder con el reembolso, genere la consulta CAJAS_PENDIENTES_PAGO, realice los pasos descritos en el numeral 1.1 y 1.2 con el nombre respectivo de esta consulta para la generación de este informe.

2.2.2 Una vez en la consulta CAJAS_PENDIENTES_PAGO, diligencie la siguiente información: a. Fecha Inicial Contable: ingrese la fecha inicial contable que presentaban los soportes de la legalización de la caja menor. b. Fecha Final Contable: ingrese la fecha final contable que presentaban los soportes de la legalización de la caja menor.

2.3 Una vez generado el archivo en Excel elabore una tabla dinámica, verifique los valores y responsables, por último envíe a la Oficina de Tesorería para el respectivo giro.

Nota: Estos informes se deben realizar los días lunes y miércoles en la tarde antes de las 5:00 p.m., ya que en la Oficina de Tesorería se giran cajas menores los días martes y jueves.



PASO 4


PASO 1 GENERACIÓN


CAJAS Y ANTICIPOS

PASO 2


PASO 3 ELABORACIÓN


4. Cuando la Unidad responsable de la caja menor considere que no es necesario continuar con la misma, para proceder con el cierre, adicional a los pasos anteriormente mencionados deberá adjuntar a la respectiva legalización: Carta o memorando indicando el Cierre de la respectiva caja. Soportes de los gastos efectuados. Formato de consignación “si hay devolución de dinero” – para lo cual se elaborará voucher asociado a la

caja menor Copia de la carta de entrega de la tarjeta PayCard a la Oficina de Tesorería. 4.1 El proceso de revisión en la Oficina de Cuentas por Pagar será el mismo mencionado anteriormente en esta guía, como en este caso no se realiza el giro o reembolso al responsable de la caja menor se deberá proceder a modificar el plan de pagos en cada uno de los comprobantes asociados a la caja menor que se desea cerrar así: En la pestaña de Pagos del comprobante en Método Pago ingrese en el campo Banco PUJ, Cuenta CM01 y Método GE).

4.2 Finalmente para proceder a informar el cierre de la caja menor a la Oficina de Tesorería, todos los soportes deben estar contabilizados, y se informarán generando la consulta CAJAS_PENDIENTES_PAGO, realice los pasos descritos en el numeral 1.1 y 1.2 con el nombre respectivo de esta consulta para la generación de este informe. Una vez generado el archivo en Excel elabore una tabla dinámica, verifique los valores y responsables, por último envíe a la Oficina de Tesorería para el respectivo cierre.

Suma de Impt Bruto2

Id. Caja/Antici Prove Env Pg Comprobante Total

CM000186 0000017414 00450927 44.600,00

00450930 1.200,00

00450934 26.000,00

00450937 7.000,00

00450944 57.000,00

00450950 9.700,00

00450953 39.000,00

00450957 7.000,00

00450961 39.000,00

00450965 7.000,00

00450967 3.000,00

00450968 2.000,00

00450969 50.000,00

Total 0000017414 292.500,00

Total CM000186 292.500,00 MARTHA LILIA ROCHA RUIZ

CM000248 0000057900 00451134 32.000,00

00451135 5.400,00

00451149 30.000,00

00451150 10.800,00

00451151 50.000,00

00451152 6.000,00

Total 0000057900 134.200,00

Total CM000248 134.200,00 FELIPE ANDRES PARRA CASALLAS

Total general 426.700,00

Nota: Los comprobantes asociados a una caja menor que se desee cerrar deberán sumar el monto total de la caja menor.



PASO 1 GENERACIÓN


CAJAS Y ANTICIPOS

PASO 2 VALIDACIÓN DE LA

INFORMACIÓN

PASO 3 ELABORACIÓN


PASO 4 CIERRE DE CAJA

MENOR

Revisado por Aprobado por

Analista de Cuentas por Pagar Director Financiero

revisiÓn de cajas menores

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