MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE

Reunión del CONSEJO DE COOPERACIÓN ARCHIVÍSTICA

N!! ACTA: 3

FECHA: jueves, 2 de junio de 2016

LUGAR: Sala de Columnas de la Secretaría de Estado de Cultura, Madrid

ASISTENTES:

Presidente

D. José María Lassalle Ruiz

Secretario de Estado de Cultura. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte

Representantes de la Administración General del Estado

MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE

D. Miguel Ángel Recio Crespo

SECRETARÍA DE ESTADO DE CULTURA

Director General de Bellas Artes y de. Bienes Culturales y de Archivos y Bibliotecas

D. Severiano H~rnánd,ez Vicente Subdirector General de los Archivos Estatales

Dª. Begoña Cerro Prada

Subdirectora General de Cooperación Cultural con ComUnidades Autónomas

Asesores:

D. Antonio Alonso Sánchez

Subdirector Adjunto de los Archivos Estatales

D. Ricard Pérez Alcázar

Jefe de Servicio del Área de Programación y Coordinación Archivística

MINISTERIO DE DEFENSA

D. David Javier Santos Sánchez

Secretario General Técnico

Dª Pilar Domínguez Sánchez

Jefe de Área de Patrimonio Cultural

MINISTERIO DE PRESIDENCIA

D. David Villaverde Page

Secretario General Técnico-Director del Secretariado del Gobierno

MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y DE COOPERACIÓN

Dª Isabel Vizcaíno Fernández de Casadevante

PLAZA DEL REY, 1 28004 MADRID TEL: 91 701 72 64 FAX: 91 701 74 03

Secretaria General Técnica

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

D. Gerardo Bustos Pretel

Subdirector General de Información, Documentación y Publicaciones

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y COMPETITIVIDAD

D. Santiago Asensio Merino

Subdirector General de Estudios, Información y Publicaciones

Dª. Concepción Sanz Gastón .

Subdirección General de Estudios, Información y Publicaciones

Representantes de las diferen~es Comunidades Autónomas

ANDALUCÍA

Dª. María Isabel Valiente Fabero

Coordinadora Sistema de Información @rchiVA

ARAGÓN

Dª. Eva María Alquézar Yáñez

Jefe de Servicio de Investigación y Difusión del Patrimonio Cultural

PRINCIPADO DE ASTURIAS

Dª Concepción Paredes Naves

Directora del Archivo Histórico de Asturias

ILLES BALEARS

D. Ricard Urgell Hernández

Director del Archivo del Reino de Mallorca

CANARIAS

D. Francisco Javier Macías Martín Director de los Archivos Históricos Provinciales de Santa Cruz de Tenerife y las Palmas

CANTABRIA

D. José María Gutiérrez Rodríguez

Jefe del Servicio de Archivos y Bibliotecas

CASTILLA Y LEÓN

D. Carlos Travesí de Diego

Jefe de Servicio de Archivos y Bibliotecas

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CASTILLA-LA MANCHA Dª. Pilar Martín-Palomino y Benito

Jefe de Sección de Archivos y Patrimonio Documental

CATALUÑA D. Enrie Cabo Barri

Jefe del Servicio de Coordinación General de Archivos

(Excusa su asistencia)

COMUNITAT VALENCIANA D. Noemí Galán Serrano

Jefe del Servicio de Archivos

EXTREMADURA D. Francisco Pérez Urbán

Director General de Bibliotecas, Museos y Patrimonio Cultural

GALICIA Dª Marina García Pita

Subdirectora General de Archivos

(Excusa su asistencia)

COMUNIDAD DE MADRID D. Antonio González Quintana

Subdirector General de Archivos

REGIÓN DE MURCIA D. Rafael Fresneda Colla

Director del Archivo General de Murcia

(Excusa su asistencia)

COMUNIDAD FORAL DE NAVARRA D. Joaquim Llansó Sanjuan

Director del Servicio de Archivos y Patrimonio Documental

PAÍS VASCO D. Borja Aguinagalde Olaizola

Director del Archivo Histórico de Euskadi

LA RIOJA

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Dª Alicia Ruiz Domingo Jefe de Servicio de Archivos y Bibliotecas

CIUDAD AUTÓNOMA DE CEUTA

Dª Rocío Val riberas Acevedo Jefe de Servicio de Archivos (Excusa su asistencia)

CIUDAD AUTÓNOMA DE MELILLA

D. Vicente Maga Romero Director del Archivo General de Melilla (Excusa su asistencia)

Representantes de la Administración Local y de Universidades

CONSEJO DE UNIVERSIDADES

Dª. María José Martínez Miembro de la CAU. Archivo de la Universidad Miguel Hernández de Elche

FEDERACIÓN ESPAÑOLA DE MUNICIPIOS Y PROVINCIAS

Dª. Esther García Romero-Nieva Directora General de Políticas Locales Dª. Juana Escudero Méndez Subdirectora de Educación y Cultura Dª. Marta Rodríguez-Gironés Arbolí Subdirectora de Urbanismo

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En Madrid, a las 12.05 horas del día 2 de junio de 2016, en la Sala de Columnas de la Secretaría de Estado de Cultura, se reúne el Pleno del Consejo de Cooperación Archivística, en sesión ordinaria, con la asistencia de D. José María Lassalle Ruiz, Secretario de Estado de Cultura, en su calidad de Presidente del Consejo.

Siendo el orden del día el siguiente:

l. Apertura de la sesión y presentación de los asistentes

2. Lectura y aprobación del acta de la reunión anterior

3. Informe de la Comisión Técnica de Archivos Histórico Provinciales y de los grupos

de trabajo creados en su seno.

4. Información sobre creación de nuevos grupos de trabajo y/o comisiones.

S. Recopilación de los acuerdos adoptados

6. Ruegos y preguntas

1.- Apertura de la sesión

Abre la sesión D. José María Lassalle Ruiz, quien da la bienvenida a los miembros del Consejo de Cooperación Archivística y declara constituida formalmente la reunión del pleno, ante la presencia de miembros suficientes para su válida constitución. Resalta la satisfacción de comprobar que el Consejo es un punto de encuentro para la cooperación, la colaboración, la comunicación cultural, científica y técnica, la difusión de proyectos y el impulso de la cooperación internacional, ámbitos en los que resultan necesarios el apoyo y el impulso de todas las Administraciones. En el contexto de dificultades actual, continúa expresando el Secretario de Estado de Cultura, incide en la necesidad de fomentar la cooperación entre las administraciones, con el objeto de intercambiar experiencias y elaborar criterios uniformes que permitan una gestión y unas prestaciones archivísticas modernas y eficaces, basadas en una concepción del servicio público que responda tanto a las exigencias de los investigadores más tradicionales de los archivos, como a los requerimientos que exige la adecuada planificación y gestión de los documentos electrónicos para su incorporación como bienes patrimoniales. Expresa, además, que el aprovechamiento de las mejores experiencias profesionales y compartirlas de manera abierta supondrá un paso más en la madurez de la organización de las administraciones y de los propios archivos españoles. Aprovecha su intervención, también, para informar

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acerca de las candidaturas de bienes del Patrimonio Documental que la Secretaría de Estado de Cultura ha presentado a la UNESCO para su posible inclusión en el Registro de la Memoria del Mundo, en la convocatoria que finalizó el pasado martes 31 de mayo. El Registro de la Memoria del Mundo es un instrumento que pretende identificar, incluir en el mismo y destacar los testimonios documentales más importantes de la Historia de la humanidad.

Se han presentado tres candidaturas, de las cuales dos tienen carácter nacional y la tercera es una propuesta de la Xunta de Galicia. La primera corresponde a la inclusión del Archivo General de Simancas, con todo su contenido documental, como consecuencia de un acuerdo unánime adoptado por todos los partidos políticos en la Comisión de Cultura del Congreso de los Diputados durante la pasada Legislatura. La segunda de ellas, propuesta por el Instituto Ramón y Cajal del CSIC, ha sido elaborada por investigadores del mismo e incluye la totalidad del legado testamentario del insigne Nobel aragonés, así como otros fondos documentales de sus discípulos más notables: Pío del Río Ortega, Fernando de Castro y otros. Y la tercera de las candidaturas, formulada por la Xunta de Galicia en el Consejo Jacobeo y apoyada por todos los miembros de dicho Consejo, es la propuesta de incluir en el Registro de la UNESCO el Códice Calixtino de la Catedral compostelana. Esta propuesta ha sido ampliada por la Subdirección Gen~ral de los Archivos Estatales con la incorporación de todas las copias medievales del Liber Sancti lacobi que se conservan en archivos y bibliotecas de España y Portugal. La candidatura no solo cuenta, por tanto, con el apoyo español, sino también con el del país vecino, conscientes de la importancia cultural que tuvieron en la Europa medieval estos testimonios documentales, que se conservan en la Catedral de Santiago, en el Archivo de la Corona de Aragón, en la Biblioteca General Histórica de la Universidad de Salamanca, en la Biblioteca Nacional portuguesa y en la Biblioteca Nacional española. Estamos trabajando, comunica el Secretario de Estado, para la construcción de un Comité Nacional del Programa, que se formará precisamente a partir de este Consejo de Cooperación Archivística, y que buscará que las propuestas que se formulen en el futuro sean siempre resultado del más amplio de los consensos.

Finaliza su intervención reiterando el agradecimiento por la presencia de los miembros del Consejo y, antes de pasar al Orden del día, aprovecha el momento para transmitir al Pleno que una de las experiencias más gratas que ha tenido a lo largo de estos años como Secretario de Estado ha sido la de poder conocer el mundo de los archiveros con cierto detalle. Una parte muy importante de la política cultural de este país en los próximos años tiene que volcarse claramente sobre todo lo que representa esa aportación memorístico-documental que cuidan los archiveros, con una delicadeza muy especial en la que confluye una perspectiva técnica del más alto nivel y una predisposición humana sensible que trasciende a lo puramente profesional. Este ha sido probablemente uno de los descubrimientos más interesantes que ha tenido la oportunidad de conocer en estos

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· años y, por ello, transmite su agradecimiento personal, por el desarrollo de la función de servicio público, fundamental para la salvaguarda del patrimonio histórico y cultural del país. Por razones de agenda se excusa de su participación durante el resto de la sesión y cede la palabra al Director General de Bellas Artes y de Bienes Culturales y de Archivos y Bibliotecas, Miguel Ángel Recio.

Cede la palabra a D. Miguel Ángel Recio Crespo, quien saluda a los asistentes y aprovecha para recordar la frenética actividad ministerial, de la que el Pleno es una demostración y por ello agradece la participación y colaboración de las Comunidades Autónomas, y desde el propio mundo de los archivos recuerda la reciente cita de la presentación de PARES 2.0, un gran avance ya no sólo en la conservación callada que se desarrolla en los archivos, de la que habló el Secretario de Estado, sino en el intento de elevar ese silencio a categoría de información digitalizada y al alcance de todos.

2.- Lectura y aprobación del acta de la reunión anterior

Se confirma la previa distribución entre los miembros del Pleno del borrador del Acta de la reunión anterior, fechada el 11 de diciembre de 2014. Y tras ello se solicita a los presentes los comentarios o las observaciones en relación a dicho texto.

Al no haber nada que manifestar por parte de los asistentes, se da por aprobada el Acta de la sesión constitutiva y se pasa al siguiente punto del Orden del día.

3.- Informe de la Comisión Técnica de Archivos Histórico Provinciales y de los grupos de trabajo creados en su seno

Toma la palabra el Secretario del Consejo, D. Severiano Hernández Vicente, quien recuerda que en la pasada reunión del Pleno del Consejo de Cooperación Archivística, celebrada el 11 de diciembre de 2014, se acordó la creación de un Grupo de Trabajo o

. Comisión Técnica en el seno del citado Consejo para abordar temas y estrategias comunes sobre los Archivos Histórico Provinciales.

El 22 de septiembre de 2015, prosigue, se envió un escrito para la designación de un representante técnico para asistir a esta reunión de conformación del mencionado Grupo de Trabajo o Comisión Técnica de Archivos Histórico Provinciales. El escrito fue enviado a todas las CCAA y Ciudades Autónomas, así como a aquellos Depa~amentos ministeriales que tienen servicios delegados de gran volumen en las respectivas Delegaciones Provinciales (concretamente, el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, el

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Ministerio del Interior y el Ministerio de Empleo y Seguridad Social) que, en diferentes foros, manifestaron su preocupación en relación a las transferencias de documentación de la Administración Central Periférica relativa a susDepartamentos ministeriales.

Esta Comisión Técnica de Archivos Históricos Provinciales ha celebrado dos reuniones. En la primera de ellas, celebrada el 20 de octubre de 2015 en la Secretaría de Estado de Cultura, se tomaron los siguientes acuerdos:

Creación de una Comisión Técnica con representación de todas las CCAA, Ciudades Autónomas y los Departamentos ministeriales invitados, así como del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte a través de la Subdirección General de los Archivos Estatales, y presidida por el representante de la Comunidad Autónoma del País Vasco, D. José Antonio Sainz Varela, Director del AHP de Vitoria-Gasteiz, quien por motivos de agenda excusa su presencia a este Pleno y delega en Severiano Hernández la presentación de los avances de la citada Comisión Técnica.

• Constitución de una Comisión Permanente de la que forman parte los coordinadores de los Grupos de Trabajo (que se señalarán en el punto siguiente), presidida por el representante de la Comunidad de Madrid, Dña. María Teresa Díez de los Ríos, Directora del Archivo Histórico de Protocolos de Madrid.

• Creación de seis Grupos de Trabajo en el seno de la Comisión Técnica relativos a temas de interés común, con un menor número de miembros y con un objetivo determinado:

o Grupo de Trabajo de Catastro, con el objetivo de analizar la situación de los fondos documentales de las Gerencias Territoriales del Catastro en los Archivos Históricos Provinciales; cuestiones de Acceso, Servicio y Difusión del Catastro de Rústica y Urbana; procedimientos de Co9rdinación, Valoración y Calendarios de Transferencias con la Gerencias Territoriales del Catastro. D. Severiano Hernández puntualiza la problemática que puede significar convertir los Archivos Históricos Provinciales en un remedo de Oficinas Catastrales, con la dificultad que implica para dichos servicios de archivo dado los limitados medios personales con los que cuentan.

o Grupo de Trabajo de Infraestructuras Técnicas y Seguridad, con el objetivo de analizar los edificios, instalaciones y equipamientos que disponen actualmente los Archivos Históricos Provinciales, para detectar carencias y

necesidades y proponer medidas de mejora.

o Grupo de Trabajo de Registros y Notariado, con el objetivo de revisar normativa y elaborar propuestas de actualización.

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o Grupo de Trabajo de Transferencias 1 Ingresos, con el objetivo de definir unas recomendaciones o normativa básica sobre el modo de realizar las transferencias o ingresos y los documentos resultantes, además de establecer un calendario orientativo de transferencias comunes a todos los Archivos Históricos Provinciales, sin perjuicio de las peculiaridades de cada Comunidad Autónoma. D. Severiano Hernández recuerda la insistencia con la que algún Departamento ministerial ha planteado la necesidad de resolver este problema y aprovecha para trasladar la necesidad de recibir información en la Subdirección de los Archivos Estatales sobre las transferencias a Archivos Históricos Provinciales para planificar la construcción de nuevos edificios.

o Grupo de Trabajo de Valoración y Eliminación, con el objetivo de realizar estudios de identificación y valoración de series documentales comunes de titularidad estatal custodiadas en los Archivos Histórico Provinciales, con el fin de elaborar propuestas de conservación 1 eliminación de documentación para su dictamen por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA). Es el único Grupo de Trabajo coordinado por el MECO, a través de Dª. Beatriz Franco, Secretaria de la CSCDA, en el ejercicio de sus funciones, y por tener una labor transversal dentro de la AGE, recordándose que el resto de los grupos son coordinados por miembros de las Comunidades Autónomas. Y en relación a este último aspecto, se acordó por parte de la mayoría representada que los Departamentos ministeriales invitados formarían parte de la Comisión Técnica pero no de los Grupos de Trabajo, ya que no podrían aportar directivas comunes de todos los Departamentos ministeriales y Organismos autónomos de la AGE.

o Grupo de Trabajo de Acceso, con el objetivo de realizar un diagnóstico del estado actual de las condiciones de acceso por parte de los ciudadanos a la documentación que conservan los Archivos Históricos Provinciales, identificando cuáles son los principales problemas planteados y sus causas. D. Severiano Hernández expresa la conveniencia de homogeneizar el acceso a los documentos de titularidad estatal.

• A tal efecto se ha creado un entorno de trabajo en la Sede Colaborativa de la Secretaría de Estado de Cultura para facilitar la comunicación entre los miembros de los Grupos de Trabajo y del Comité Técnico y un Directorio común para facilitar la comunicación entre los miembros implicados. Por último, se decidió que los Grupos de Trabajo podrían empezar ya a abordar los trabajos técnicos y que el Pleno de la Comisión Técnica podría reunirse en marzo o abril de 2016. También se ofreció la sede de la Secretaría de Estado de Cultura para facilitar la reunión de los distintos Grupos de Trabajo creados.

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En la segunda reunión de la Comisión Técnica de AHPs, que se celebró el 21 de abril de 2016, también en la Secretaría de Estado de Cultura y presidida por el representante de la Comunidad Autónoma del País Vasco, se revisaron los trabajos y avances de los diferentes grupos de trabajo. Y tras su análisis sé tomaron los siguientes acuerdos:

Acuerdo 05/2016: Realizar la próxima reunión de la Comisión Técnica en Vitoria­Gasteiz, en torno al día 20 de octubre de 2016. Acuerdo 01/2016: A petición de los representantes de las CCAA y del representante del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, nombrar un representante de la Subdirección General de los Archivos Estatales, preferiblemente del Archivo General de la Administración (AGA}, para su incorporación en el Grupo de Trabajo de Transferencias. D. Severiano Hernández indica que Dña. Ana Escribano, Jefa de Sección de Relaciones con las Administraciones y el Ciudadano del AGA, será probablemente la persona designada a tal efecto. Acuerdo 02/2016: Elevar al Consejo de Cooperación Archivística la posible delegación en la Comisión Técnica de AHPs la potestad de enviar las peticiones de dictamen de series comunes de los AHPs ya valoradas para su dictamen en el seno de la CSCDA, con el fin de agilizar y simplificar el procedimiento. D. Severiano Hernán,dez insiste en la mayor operatividad que significaría la consecución del acuerdo del Pleno del Consejo de Cooperación Archivística para que la Comisión Técnica de AHPs tenga la potestad de enviar las peticiones de dictamen de series comunes elaboradas en el seno del Grupo de Trabajo de Valoración y Eliminación a la CSCDA, sin necesidad de esperar a la reunión del Consejo de Cooperación Archivística. Acuerdo 03/2016: Elevar al Consejo de Cooperación Archivística la posibilidad de arbitrar mecanismos de comunicación entre los responsables o secretarios de las comisiones de valoración, evaluación o calificación de las diferentes CCAA para establecer sinergias y cauces de colaboración con el Grupo de Trabajo de Valoración y Eliminación de documentos de titularidad estatal. En este punto, D. Severiano Hernández invita a abrir un debate. sobre los mecanismos que se pueden arbitrar. Por ejemplo, que la Comisión Permanente del Consejo de Cooperación Archivística a petición del Consejo pueda convocar una reunión conformada por los secretarios o responsables de las Comisiones Calificadoras, de Valoración o de Evaluación, o equivalentes de las distintas CCAA y valorar la creación de un Grupo de Trabajo para generar un documento de directrices y/o buenas prácticas en esta materia. Acuerdo 04/2016: Elevar al Consejo de Cooperación Archivística la propuesta de creación de un grupo transversal sobre acceso dada la importancia del tema y dado que afecta a todo tipo de archivos y no solo a los AHPs. El Grupo de Trabajo

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de Acceso dentro de la Comisión Técnica de los AHPs, seguirá trabajando y posteriormente se abordará la manera de articular el mismo con aquél que se cree en el seno del Consejo de Cooperación. Al hilo de esta necesaria articulación, D. Severiano Hernández recuerda a los asistentes que la SGAE ya ha planteado en otros foros la conveniencia de que en la CSCDA no solo haya un representante de la Agencia Española de Protección de Datos, sino que también lo haya del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, para ejercer un contrapeso entre los dos principales órganos en materia de acceso a la información. Y en este sentido D. Severiano Hernández insta a los asistentes a que se pronuncien sobre la conveniencia de la creación de un Comisión Técnica o Grupo de Trabajo transversal relativo a acceso a la información contenida en la documentación de titularidad estatal que se custodia en los archivos.

D. Miguel Ángel Recio, Director General de Bellas Artes y de Bienes Culturales y de Archivos y Bibliotecas, traslada a los asistentes la oportunidad de compartir comentarios sobre la exposición global de D. Severiano Hernández sobre los Informes de la Comisión Técnica y los Grupos de Trabajo, pero al no existir nuevos turnos de voz se pasa al siguiente punto del Orden del día.

4.-lnformación sobre creación de nuevos grupos de trabajo y/o comisiones.

D. Miguel Ángel Recio introduce el cuarto punto del Orden del día, que versa sobre la Creación de otros Grupos de Trabajo o Comisiones técnicas en el seno del Consejo de Cooperación Archivística. Tras ello, cede de nuevo la palabra a D. Severiano Hernández, quien retoma la conducción del Pleno con la introducción del primero de los mencionados nuevos grupos de trabajo: una Comisión Técnica o Grupo de Trabajo transversal relativo a acceso a la información que se custodia en los archivos. El objetivo de esta Comisión o Grupo de Trabajo sobre el acceso a la información sería generar un documento de Buenas Prácticas dado que afecta a todo tipo de archivos no sólo a los AHPs. La propuesta de D. Severiano Hernández, como Subdirector General de los Archivos Estatales, es que el Grupo de Trabajo sobre acceso ya operativo en el seno de la Comisión Técnica de Archivos Históricos Provinciales se debería integrar sin más en este nuevo grupo transversal, en el que sería necesaria la participación representantes tanto de los Departamentos ministeriales como de las Comunidades Autónomas, si el Consejo lo estima oportuno.

D. Severiano Hernández pregunta si hay alguna objeción para la aprobación de la Comisión Técnica o Grupo de Trabajo transversal relativo a acceso a la información tras lo cual toma la palabra el representante de la Comunidad Autónoma del País Vasco, para preguntar si la materia de acceso de ese nuevo grupo incluiría a todos los archivos o sólo

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a las series de documentos de titularidad estatal. D. Severiano Hernández responde que sólo afectaría a los documentos de titularidad estatal, tras lo que el representante de la Comunidad Autónoma del País Vasco responde que en ese caso no existiría ningún problema por su parte.

Sin más objeciones, D. Severiano Hernández somete a decisión la creación de un segundo nuevo grupo: una Comisión Técnica o Grupo de Trabajo relativo al tratamiento archivístico de documentos, expedientes y archivos electrónicos así como los procesos técnicos archivísticos aplicables para una correcta política de gestión documental de los mismos. El objetivo de esta propuesta sería establecer sinergias con la Comisión Sectorial creada por el MINHAP y reforzar los contenidos técnicos archivísticos especializados. En este sentido, D. Severiano Hernández recuerda los esfuerzos iniciados desde la Secretaría de Estado de Cultura para instar al MINHAP al impulso de nuevas Normas Técnicas de lnteroperabilidad en materia de archivos como una NTI de Transferencias y otra de Valoración en el marco del Esquema Nacional de lnteroperabilidad, se podría aprobar su inclusión aprovechando el desarrollo normativo que está previsto en materia de Reutilización de la Información del Sector Público.

Toma la palabra el representante del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, D. Gerardo Bustos, para expresar que este nuevo grupo de trabajo debería trabajar en colaboración con los ya existentes en el seno del MINHAP, para unir esfuerzos y compartir distintos puntos de vista pero desde la coordinación. En Cuanto a las Normas Técnicas de lnteroperabilidad citadas por D. Severiano Hernández habla del posible desarrollo de la NTI de Transferencias, aunque para ello habría que modificar el Real Decreto que en su momento creó el Esquema Nacional de lnteroperabilidad. Termina aceptando el traslado de la propuesta a la DTIC para que la valorara.

Toma la palabra la representante de la Comunidad Autónoma de Andalucía, para comentar que ese nuevo grupo propuesto debería tener como objetivo colaborar con el Grupo de Trabajo de Archivo, Documento y Expediente Electrónico que se creó en el Comité Sectorial de Administración Electrónica. Se informa que ese Grupo de Trabajo ya está en funcionamiento y tiene representantes de todas las Comunidades Autónomas y también de los archivos, cubriéndose el área funcional y la técnica. Incide en la conveniencia de que si se creara este nuevo grupo, existiera coordinación entre ambos como medida para evitar la duplicidad de esfuerzos.

D. Severiano Hernández agradece las palabras de Dª. Isabel Valiente, refuerza la idea de trabajar en común y desarrolla la necesidad de la participación de los técnicos de archivo en los temas de Política de gestión de documentos electrónicos.

Toma nuevamente la palabra D. Gerardo Bustos, para apostillar que el Comité Sectorial de Administración Electrónica en realidad no es de Administración Electrónica, ya que se parte del planteamiento que en la gestión de documentos electrónicos separar Administración Electrónica de Archivística no es viable ni conduce a ningún sitio. En

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conclusión, en este tema no pueden trabajar solos ni separados el sector archivo del sector informático y así queda reflejado en la composición de los grupos de trabajo de dicho Comité Sectorial.

Toma la palabra el representante de la Comunidad Foral de Navarra, D. Joaquim Llansó. Recuerda la necesidad de otras nuevas NTI, como por ejemplo sobre Bases de datos. Ese es el gran reto a corto, medio y largo plazo para la preservación de determinada información en un entorno que va a crecer al igual que los propios documentos. Considera esencial la presencia de esta NTI de Bases de datos en el paquete de Normas sobre las que hay que procurar trabajar. Ni siquiera a nivel internacional existe una preocupación sobre esta materia a pesar de ser un elemento de vital importancia. Añade que también se podría aprovechar la constitución de este nuevo grupo de trabajo para plantear y poner en común con el citado Comité Sectorial determinados contenidos de ámbito de tratamiento archivístico sobre los que se considerara necesario avanzar, como, por ejemplo, temas de valoración documental. Es importante aportar criterios y buenas prácticas, aprovechando que las NTI facilitan justamente la existencia de guías de aplicación de esas mismas normas técnicas, que en definitiva son propuestas y, por lo tanto, interesantes para la puesta en marcha a nivel práctico en las organizaci<?nes de las cuestiones archivísticas teóricas.

D. Severiano Hernández comparte la preocupación por el tratamiento de las bases de datos y lo considera de máxima urgencia. A lo que, para terminar, D. Joaquim Llansó puntualiza que las NTI son de obligatorio cumplimiento para todas las Administraciones, por lo que hacer esfuerzos en el desarrollo de esas Normas sería una iniciativa de largo alcance, al permitir mejorar el servicio público y el interés de todos.

D. Gerardo Bustos comparte que las NTI en cartera son, entre otras, las de Transferencia, Bases de datos e Intercambio. Añade que son receptivos a las que se puedan ir proponiendo y recuerda que el camino para su elaboración es largo, al buscar el máximo consenso. Calcula que el plazo medio de elaboración podría ser de dos años, plazo que deriva del alto nivel de participación de los grupos de trabajo intervinientes y que también podría estar relacionado con la bondad técnica y el grado de posterior aceptación. Por ello, sería interesante trabajar con un calendario de prioridades.

D. Severiano Hernández resalta que España es pionera en este tema, a pesar de carecer de esquemas de interoperabilidad y de seguridad a nivel europeo.

D. Miguel Ángel Recio retoma la palabra para da por aprobada por parte del Pleno del Consejo la creación de los mencionados Grupo de Trabajo transversal relativo a acceso a la información, Grupo de Trabajo relativo al tratamiento ar'chivístico de documentos, expedientes y archivos electrónicos y Grupo de Trabajo de las Comisiones Calificadoras, de Valoración o de Evaluación, o equivalentes de las distintas CCAA junto con la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos para generar un documento de

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directrices y/o buenas prácticas en esta materia. Y se pasa al siguiente punto del Orden del día.

5.- Recopilación de los acuerdos adoptados

Se acuerda crear un Grupo de Trabajo transversal relativo a acceso a la información, en el que se refunde el existente en el Grupo de AHPs.

Se acuerda crear un Grupo de Trabajo relativo al tratamiento archivístico de documentos, expedientes y archivos electrónicos.

Se acuerda crear un Grupo de Trabajo de las Comisiones Calificadoras, de Valoración o de Evaluación, o equivalentes de las distintas CCAA junto con la CSCDA para generar un documento de directrices y/o buenas prácticas.

Pide la palabra D. Joaquim Llansó para recordar la existencia de una diversa legislación autonómica (como es el caso de Navarra o Extremadura) en la que se permite que cohabiten Comisiones Calificadoras de Documentos al margen de la Comisión Central o Regional, siendo sus dictámenes operativos o prácticos. Ante estos sistemas, además de la vía de coordinación mencionada habría que buscar un mecanismo de comunicación con estas Comisiones, que trabajan en paralelo y cuyas decisiones son autónomas. Preguntado por D. Miguel Ángel Recio sobre si esas Comisiones comunican su existencia a la propia Comunidad Autónoma, en cuyo caso cada Comunidad debería informar sobre el caso, D. Joaquim Llansó responde que, efectivamente, es así y que de ello se deriva la necesidad no sólo de esperar el traslado de información sino de también buscar su implicación. La conclusión es que la búsqueda de sinergias con este tipo de Comisiones siempre será enriquecedora.

D. Miguel Ángel Recio comparte la misma perspectiva y destaca una necesaria canalización de la información. Y ante la ausencia de nuevas intervenciones se pasa al punto final del Orden del día

6.- Ruegos y preguntas

Se inicia el punto siguiente del orden del día, relativo a ruegos y preguntas. Pide la palabra el representante de la Comunidad de Madrid, D. Antonio González Quintana, para hacer un ruego, como es el de retomar la convocatoria de un·o de los grupos de trabajo aprobados en la reunión constitutiva del Consejo, en diciembre de 2014: el de Censo-Guía y Estadísticas. Hace un recordatorio del tema porque a pesar de ser de los primeros

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grupos en crearse no se ha producido ninguna reunión del mismo ni se ha concretado su constitución.

D. Severiano Hernández expresa que no se ha contemplado ninguna información de este grupo de trabajo a lo largo de los diferentes puntos del Orden del día en la presente reunión porque no se planteó en ninguna de las reuniones de la Comisión Técnica.

Pide la apalabra el representante de la Comunidad Autónoma del País Vasco, D. Borja de Aguinagalde, para congratularse y felicitar por los contenidos desarrollados hasta ese momento en el Pleno y de su adecuada orientación. Y aprovecha para hacer dos sugerencias. Por un lado, concuerda con la necesidad de la creación de una Comisión de valoración y de acceso genérica, aparte de las que existan en las diferentes Comunidades Autónomas, porque es muy sorprendente que no se coincida en la valoración de series comunes. Propone la posibilidad de una Comisión de valoración y de acceso que, más allá del tratamiento de series de titularidad estatal, coordinara la visión que se tiene desde las diferentes Comunidades Autónomas, por pragmatismo y por utilidad. Además propone la creación de un Grupo de Trabajo de Archivos de Familia. Expone que son los Úr:'icos que no son jurisdiccionales. Son fondos que viajan, son bienes muebles, y sería interesante no la elaboración de un Censo pero sí la creación de un grupo para tener una visión global de qué tiene cada cual.

D. Miguel Ángel Recio toma la palabra para expresar que, aún sin ser un especialista, la proliferación de este tipo de archivos es evidente, saliendo a la luz con mayor asiduidad. Y sobre la creación de una Comisión genérica de Valoración y Acceso, expresa que una solución sería utilizar el foro del Consejo como punto permanente de encuentro. A estas palabras, D. Borja de Aguinagalde informa de la existencia a nivel europeo de Comités amplios que tratan temas tan genéricos como puedan ser los de Valoración y Acceso. El objetivo final sería la elaboración de manuales de buenas prácticas.

D. Severiano Hernández, al hilo de la propuesta anterior, no ve inconveniente en que se informara de manera sucinta al Consejo de aquellos acuerdos que genere la CSCDA para que fueran más accesibles. Además agradece a la Comunidad de Madrid la experiencia de colaboración abierta entre Administraciones, al haber invitado a un miembro de la CSCDA a participar en la Junta de Expurgo de documentación de Justicia de dicha Comunidad.

Pide la palabra la representante de la Comunitat Valenciana, Dª. Noemí Galán para plantear un tema común a todos los AHPs, ya tratado en la primera reunión del Consejo, como es el de la invasión de los documentos de Justicia. En aplicación de la ley de Modernización, la resolución de ese problema se ha trasladado a los servicios de Archivo. Se solicita información sobre si a nivel nacional se ha tome~do alguna decisión al respecto.

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D. Severiano Hernández adelanta que existe la intención de franca colaboración desde ambas partes para resolver el grave problema que significa la custodia de documentación judicial. Al respecto, Dª. Noemí Galán pregunta si en el Grupo de Trabajo de Infraestructuras se va a elaborar algún tipo de normativa, reglamento o instrucciones, para no iniciarse desde las Comunidades Autónomas un trabajo que ya se hubiera planificado. D. Severiano Hernández responde que la respuesta debería llegar desde el mismo Grupo de Trabajo.

D. Noemí Galán también pregunta sobre la posibilidad de que se aprueben ayudas para la restauración y digitalización de fondos archivísticos.

D. Miguel Ángel Recio responde que la situación presupuestaria impide hacer grandes previsiones. A lo cual, D. Severiano Hernández añade que,· no obstante, las dificultades presupuestarias, siempre es importante que se informe de las prioridades para poder cubrir las urgencias.

Pide la palabra D. Joaquim Llansó, para comentar una cuestión relacionada con el acceso. Subraya la necesidad de acceso para ámbitos muy concretos, como son los relacionados con el tema de Memoria Histórica y en los que hay que avanzar. Expone que en las Comunidades Autónomas existe documentación relacionada con cárceles que por cuestiones políticas no se llegó a transferir y sobre la cual exista la necesidad de acceder. Plantea la dificultad al acceso de documentación generada por los antiguos Gobiernos Civiles, la Guardia Civil o la Policía. Al mismo tiempo, pregunta si a través de esa nueva Comisión de Acceso, cuyo fin posiblemente se orienta al acceso en el futuro de la documentación actual, se podría tener en cuenta esta línea de trabajo. Es necesaria una línea de colaboración con asociaciones de la Memoria con el objetivo de rescatar fondos documentales de los que se conoce su existencia.

D. Miguel Ángel Recio responde que el CDMH es un ejemplo de la voluntad en conservar y difundir fondos sobre la Memoria. Y añade el ejemplo también de la cesión del Archivo del Marqués de Santa Cruz, en depósito, al Archivo de la Nobleza como reciente aportación de nueva documentación histórica. Concluyendo, que desde la Administración Local hasta la Central se debe transmitir la sensación de ser receptivos de archivos de todo origen, razón o bando, ya que la obligación es la de difundirlos.

D. Severiano Hernández responde a D. Joaquim Llansó que el tema se retrotrae a un proyecto fallido generado desde el Ministerio de Justicia donde se pretendió crear un Archivo Histórico de documentación de cárceles. Asimismo expone la situación de varios proyectos de colaboración entre la Secretaría de Estado de Cultura y Comunidades Autónomas para la recuperación de documentación relacionada con la Memoria Histórica.

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Dª. Noemí Galán expone la problemática sobre la accesibilidad a los expedientes penitenciarios relacionados con la Memoria Histórica y la Guerra Civil y la posibilidad de tomar decisiones comunes. D. Severiano Hernández responde que no cabe que haya 26 interpretaciones diferentes del asunto y la Secretaría de Estado de Cultura, en el Real Decreto 1708/2011, incluyó una clara referencia sobre el acceso a los archivos de titularidad y gestión estatal. Hay que llegar a situaciones de consenso y valorar los temas del acceso conjuntamente con los productores de la documentación.

Pide la palabra el representante de la Comunidad de Madrid, D. Antonio González para exponer que si no hay un cambio legislativo, por mucho que se avance en armonizar posturas los colectivos afectados por la ley de Memoria Histórica van a continuar con obstáculos. Con la lOPD y la ley de Secretos Oficiales y demás regulación sobre accesibilidad, es imposible dar satisfacción a dichos colectivos. Es necesaria una legislación específica. la actual ley de Memoria Histórica choca en la práctica con las leyes antes mencionadas como obstáculos insalvables. Mientras no haya un cambio legislativo, podremos avanzar en armonizar o consensuar sobre accesos a series puntuales, pero no se va a terminar con esa precariedad. Insiste en que se debería asumir esa iniciativa como algo necesario en el futuro, regular una legislación específica.

Toma la palabra D. Joaquim llansó, para preguntarse si no estamos aquí para hacer cosas en ese sentido. Expone que si hay un tema importante y no resuelto es precisamente el tema del acceso. Añade que quizás se podría avanzar creando un grupo de trabajo que desarrolle una propuesta de ley en este tema.

Toma la palabra la representante del Principado de Asturias, Dª Concepción Paredes Naves, para expresar que con respecto a la documentación de instituciones penitenciarias hay una disposición de Instituciones Penitenciarias por la cual se transfieren a los AHPs todos los expedientes de reclusos y regula el acceso.

Dª. Noemí Galán matiza que el problema de acceso que antes planteaba es el que s.e produce a través de internet, donde detecta una dificultad no técnica sino legal. Dª Concepción Paredes Naves insiste en que los expedientes de reclusos que están en los AHPs sólo lo están si son de acceso público y, por lo tanto, no presentan ese problema. A ello, D. Severiano Hernández indica que el criterio de esa norma topa con la interpretación de la abogacía de la AEPD, que introduce el concepto de difusión universal, a través de internet.

Toma la palabra la representante de la Comunidad Autónoma de Aragón, Dª. Eva María Alquézar Yáñez, expone su compromiso con esta temática e informa de ·la puesta en marcha desde esa Comunidad de un Portal sobre Memoria Democrática que, además, da respuesta a lo que demanda la Ley aragonesa de Transparencia. Considera que el grupo de trabajo de Acceso podría plantearse como uno de sus objetivos tratar este tipo de

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documentación, para que todos pudieran llegar a una decisión común, propiciar una modificación normativa y terminar con la inseguridad con la que se trabaja.

D. Severiano Hernández coincide .en que hay un determinado tipo de documentación con el que se debería avanzar conjuntamente de manera importante. Y plantear la necesidad de que la legislación en materia de acceso se ajuste a la realidad legislativa de otros sectores.

Toma la palabra la representante de la Comunidad Autónoma de Aragón, Dª. Eva María Alquézar Yáñez, para recordar que por falta de dinero existen transferencias desde Instituciones Penitenciarias que se detuvieron. Para reactivar esa transferencia, dada la demanda social y política, el Gobierno de Aragón asumirá ese trabajo. Pregunta la posibilidad de instar a Instituciones Penitenciarias para haga ese trabajo. Dª Concepción Paredes Naves aprovecha para exponer la misma problemática de transferencias detenidas desde instituciones Penitenciarias.

D. Severiano Hernández responde que el MECO puede sugerir, pero cada Departamento ministerial es soberano en la gestión de sus recursos y, en este caso, de sus archivos y no existe la posibilidad de ninguna intromisión. Al hilo del tema, aprovecha la ocasión para agradecer a la Comunidad Autónoma de Andalucía la diligencia con la que se ha actuado con la Policía para recuperar documentación perdida de la extinta DG de Regiones Devastadas. Siempre se trata de hallar soluciones pero finaliza que la falta de dinero y de recursos humanos, parcialmente, se puede paliar con la colaboración.

Toma la palabra el representante de la Comunidad Autónoma de Extremadura, D. Francisco Pérez Urbán, primero para excusar su tardía incorporación a la reunión del Pleno y, en segundo lugar, para mostrar su interés por incorporar al grupo de trabajo de Acceso a la información el tema de acceso a los documentos de Memoria Democrática.

Toma la palabra el representante de la Comunidad Autónoma de Castilla y León, D. Carlos Travesí de Diego, para puntualizar dos cuestiones: por ser ambiciosos, proponer e intentar una modificación de la legislación; y por otro lado, a efecto de adopción de acuerdos, advierte que el Reglamento indica que no se puede adoptar ningún acuerdo que no esté en el Orden del día. De todos modos, indica que le parece más interesante crear un grupo de trabajo con el objetivo de entrar en la legislación, más allá de las colaboraciones puntuales.

D. Severiano Hernández expresa haber tomado nota para que pasen a formar parte de la próxima reunión tanto una propuesta de modificación legislativa.

Toma la palabra el representante del Ministerio de Defensa, D. David Javier Santos Sánchez, para resaltar la importancia de las cuestiones que se están tratando. Incide en la

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ausencia del Presidente y de algunos de los miembros del Pleno; remarca la ausencia del tema en el Orden del día, debería acreditarse la urgencia e indica la presencia de obstáculos, desde el punto de vista legal, muy importantes como para adoptar un acuerdo al respecto. Además, añade que se está hablando de impulsar modificaciones legislativas y opina que esta Comisión lo que puede hacer, si se estima oportuno, es estudiar las cuestiones y plantear las propuestas oportunas a quienes luego van a ser los responsables. Se está hablando de cuestiones tan importantes como la Ley de Secretos Oficiales, que no hay que olvidar que incluye temas como la seguridad y la defensa nacional que exceden en mucho al tratamiento archivístico de la documentación. Opina que, desde este Pleno, lo único que se podría hacer, en su caso, sería un estudio y una propuesta desde el punto de vista exclusivamente archivístico. Se pregunta si se están excediendo las competencias específicas de esta Comisión. Desde luego, prosigue, adoptar acuerdos sobre asuntos que no están en el Orden der día, cuando tampoco están presentes todos los miembros, opina que sería mejor tomar nota la próxima reunión.

D. Severiano Hernández menciona, en primer lugar, la situación del Gobierno en funciones, y, luego, la claridad del citado artículo del Reglamento, que requiere la presencia de todos los miembros. Y concluye resaltando que la preocupación por esta materia se traducirá en un traslado al Secretario de Estado como manifestación escrita del asunto, sin que signifique instar a una modificación de la legislación

D. Antonio González matiza que el punto 4 del Orden del día, sobre "Información sobre creación de nuevos grupos de trabajo y/o comisiones", aunque se trate ahora en el punto S, "Ruegos y preguntas", se podría incorporar en el acta como un asunto tratado en su lugar pertinente. Y en ningún caso, se trataría de una irregularidad crear ese grupo de trabajo, no con la intención de hacer una ley o modificaciones de leyes sino para plantear un estudio de cuáles son las contradicciones reales que la aplicación práctica de las múltiples leyes que afectan a este tema inciden en el trabajo de las personas relacionadas con la Memoria Histórica en todas las Comunidades Autónomas. Y, por supuesto, si hay que hacer una propuesta de avance legislativo, no sería tanto modificar la Ley de Secretos Oficiales o la de Protección de Datos sino hacer una regulación específica para acceder a determinados tipos de fondos documentales. Quizás es el momento de que ese grupo de trabajo se empiece a plantear realidades y propuestas concretas sobre esas incompatibilidades en el trabajo de acceso desde el punto de vista legal.

D. Severiano Hernández estima esos comentarios perfectamente posibles desde el punto de vista técnico y entiende que es lo que se ha planteado, cabe y tiene sentido. Si esto está recogido, bien sea de hecho o no al amparo de la discusión sobre el punto 4, por su parte, aunque el Presidente haya abandonado la reunión por cuestiones personales, por lo que se agradece aún más su presencia esta mañana, y luego también se haya excusado el Vicepresidente, en el sentir de todos está que este Consejo sea un consejo abierto a la

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colaboración, a las propuestas de todos y a su discusión. En este sentido tiene perfecta cabida la propuesta de D. Antonio González, e informa que no obstante ya se ha empezado a abordar el tema desde la Secretaría de Estado de Cultura con alguna Comunidad. No hay ningún impedimento, en el término que establecen las leyes, para colaborar. En conclusión, existen posibilidades de trabajar hasta donde la legislación actual permite.

Sin más comentarios por parte de los asistentes, el Secretario del Consejo de Cooperación P,.rchivística reitera su agradecimiento a todos los asistentes.

Y sin más asuntos que tratar, se levanta la sesión a la 13,55 h.

Vº Bº EL VICEPRESID

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