7/26/2019 Resumen de Clase de Manuales Procedimientos y Puestos

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Identificacin

Este manual debe incluir, en primer trmino, los siguientes datos:

Logotipo de la organizacin. Nombre de la organizacin. Denominacin y extensin del manual (general o especfico). Si corresponde a una

unidad en particular, debe anotarse el nombre de sta. Lugar y fecha de elaboracin. Numeracin de pginas. Sustitucin de pginas (actualizacin de informacin). Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin. Cdigo del formulario.

Prlogo, introduccin o ambos

El prlogo es la presentacin que hace del manual alguna autoridad de la organizacin, preferente- mentedel ms alto nivel jerrquico. La introduccin es una exposicin de lo que es el manual, su estructura,propsitos, mbito de aplicacin y necesidad de mantenerlo vigente.

ndiceEs la relacin de los captulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.

ContenidoLista de los procedimientos que integran el contenido del manual. En el caso de un manual general debeincluir todos los procedimientos de la organizacin; en el caso de un manual especfico, slo losprocedimientos de un rea o unidad administrativa. En particular, cada procedimiento debe con- tener lainformacin siguiente:

ObjetivoExplicar el propsito que se pretende cumplir con el procedimiento.

reas de aplicacin o alcance de los procedimientos

Esfera de accin que cubre el procedimiento.

Responsablesrea, unidad administrativa o puesto que tiene a su cargo la preparacin, aplicacin o ambas cosas delprocedimiento.

Polticas o normas de operacin

Criterios o lneas de accin que se formulan de manera explcita para orientar y facilitar eldesahogo de las operaciones que llevan a cabo las distintas instancias que participan en elprocedimiento.

ConceptoPalabras, trminos de carcter tcnico o formatos que se emplean en el procedimiento cuyo significado oreferencia, por su grado de especializacin, debe anotarse para hacer ms accesible la consulta delmanual.

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Procedimiento (descripcin de las operaciones)

Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizanen un procedimiento, para lo cual se anota el nmero de operacin, el nombre de las reas responsablesde llevarlas a cabo y, en la descripcin, explicar en qu consiste, cmo, dnde y con qu se llevan a cabo.

Cuando la descripcin del procedimiento es general y comprende varias reas, debe anotarse la unidadadministrativa que tiene a su cargo cada operacin; si se trata de una descripcin detallada dentro de unaunidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin.

Diagramas de flujo

Estos diagramas, que tambin se conocen como flujogramas, representan de manera grfica la sucesinen que se realizan las operaciones de un procedimiento, el recorrido de formas o materiales o ambascosas. En ellos se muestran las reas o unidades administrativas y los puestos que intervienen en cadaoperacin descrita. Adems, pueden mencionar el equipo o los recursos que se deben utilizar en cadacaso.Para facilitar su comprensin, los diagramas deben presentar, en forma sencilla y accesible, unadescripcin clara de las operaciones. Para este efecto, es aconsejable el empleo preciso de smbolos,grficos simplificados o ambos. Asimismo, conviene que las operaciones que se numeraron o codificaronen la descripcin escrita del procedimiento se anoten en el mismo orden en el diagrama.

Formularios o impresos (formas)

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan despus de los diagramasde flujo, que a su vez se mencionan, por lo regular, en el apartado de concepto.En cada espacio que deba ser llenado debe incluirse un nmero consecutivo encerrado en un crculo.

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InstructivosCuando las formas no incluyen instrucciones de llenado es conveniente elaborar un instructivo que incluyael nmero de referencia, que corresponde al nmero consecutivo encerrado en un crculo en las formas; elttulo que identifica al rea, que es el nombre del apartado en el formulario donde se coloc el nmeroencerrado en un crculo y las instrucciones para su llenado, que es una breve descripcin del texto que seanota al llenar el formulario.

Glosario de trminosEs la lista y explicacin de los conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido.

MANUAL DE PUESTOSEs la resea del contenido bsico de los puestos que componen cada unidad administrativa, que incluye lainformacin siguiente:

Identificacin del puesto (nombre, ubicacin, mbito de operacin, etctera). Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de decisin,

as como las relaciones de lnea y asesora.

Funciones generales y especficas. Responsabilidades o deberes. Relaciones de comunicacin con otras unidades y puestos dentro de la organizacin, as como las

que deba establecer externamente. Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos, experiencia, iniciativa y personalidad.

Este apartado normalmente forma parte de un manual de organizacin de una unidad administrativa enparticular.

Ejemplo:

Identificacin y relaciones

A) Identificacin1. Nombre del puesto2. Nmero de plazas3. Clave4. Ubicacin (fsica y administrativa)5. mbito de operacin

B) Relaciones de autoridad6. Jefe inmediato7. Subordinados directos8. Dependencia funcional

Propsito del puestoFunciones generales

Funciones especficas

Responsabilidad

Comunicacin1. Ascendente

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2. Horizontal3. Descendente4. Externa

Especificaciones1. Conocimientos2. Experiencia3. Iniciativa4. Personalidad.