C o m p r o m e t i d o s p o r s u s d e r e c h o s

RESOLUCIÓN No. 035 (Diciembre 28 de 2015)

POR LA CUAL S E ADOPTA E L MANUAL DE ARCHIVO DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE CAJICÁ"

E l P e r s o n e r o M u n i c i p a l d e Cajicá, e n u s o d e s u s f a c u l t a d e s C o n s t i t u c i o n a l e s y l e g a l e s e n e s p e c i a l l a s c o n f e r i d a s p o r l a L e y 1 3 6 d e 1 9 9 4 , l o s artículos 2 6 9 y 2 0 9 d e l a Constitución Política, l a L e y 8 7 d e 1 9 9 3 , e l D e c r e t o 1 5 9 9 d e 2 0 0 5 , e l D e c r e t o N a c i o n a l N o . 9 4 3 d e 2 0 1 4 , L a L e y 9 0 9 d e 2 0 0 4 , D e c r e t o N a c i o n a l 1 2 2 7 d e 2 0 0 5 , L e y 1 5 6 7 d e 1 9 9 8 , D e c r e t o N a c i o n a l 4 4 8 5 d e 2 0 0 9 y

Q u e e l artículo 2 6 9 d e l a Constitución Política e s t a b l e c e q u e l a s e n t i d a d e s públicas, l a s a u t o r i d a d e s c o r r e s p o n d i e n t e s están o b l i g a d a s a diseñar y a p l i c a r según l a n a t u r a l e z a d e s u s f u n c i o n e s métodos, m o d e l o s y p r o c e d i m i e n t o s d e c o n t r o l i n t e r n o d e c o n f o r m i d a d c o n

Q u e , l a L e y 8 7 d e 1 9 9 3 , e n s u artículo 1° e s t a b l e c e e l c o n t r o l i n t e r n o c o m o : " U n s i s t e m a i n t e g r a d o p o r e l e s q u e m a d e organización y e l c o n j u n t o d e l o s p l a n e s , métodos, p r i n c i p i o s , n o r m a s , p r o c e d i m i e n t o s y m e c a n i s m o s d e verificación y evaluación a d o p t a d o s p o r u n a e n t i d a d c o n e l fin d e p r o c u r a r q u e t o d a s l a s a c t i v i d a d e s , o p e r a c i o n e s y a c t u a c i o n e s , así c o m o l a administración d e l a información y l o s r e c u r s o s s e r e a l i c e n d e a c u e r d o c o n l a s n o r m a s c o n s t i t u c i o n a l e s y l e g a l e s v i g e n t e s , d e n t r o d e l a s políticas t r a z a d a s p o r l a dirección y e n atención a l a s m e t a s u o b j e t i v o s p r e v i s t o s " .

Q u e e l D e c r e t o N o . 2 4 8 2 d e 2 0 1 2 e s t a b l e c e l o s l i n e a m i e n t o s g e n e r a l e s p a r a l a integración d e l a planeación y l a gestión, c o n s i d e r a n d o q u e e l m e j o r a m i e n t o c o n t i n u o d e l a Administración Pública s e b a s a , e n t r e o t r o s a s p e c t o s , e n e l f o r t a l e c i m i e n t o d e h e r r a m i e n t a s d e gestión y e n l a coordinación i n t e r i n s t i t u c i o n a l q u e f a c i l i t a l a implementación d e l a s políticas públicas, m e d i a n t e l a ejecución d e p l a n e s , p r o g r a m a s y p r o y e c t o s .

Q u e e l D e c r e t o 2 5 7 8 d e 2 0 1 2 , r e g l a m e n t a e l S i s t e m a N a c i o n a l d e A r c h i v o s y e s t a b l e c e l a R e d N a c i o n a l d e A r c h i v o s , c u y o f i n e s e n c i a l e s l a articulación, l a modernización y l a homogenización metodológica d e l a función archivística d e l E s t a d o y d e l o s a r c h i v o s d e l a s E n t i d a d e s Públicas e n l o s d i f e r e n t e s n i v e l e s d e l a organización a d m i n i s t r a t i v a , t e r r i t o r i a l y p o r s e r v i c i o s , y d e c o n f o r m i d a d c o n e l i n c i s o a ) d e l artículo 4 o , s e e s t a b l e c e c o m o i n s t a n c i a a s e s o r a e n e l o r d e n n a c i o n a l , e l Comité d e D e s a r r o l l o A d m i n i s t r a t i v o señalado e n e l D e c r e t o N o . 2 4 8 2 d e 2 0 1 2 , e l c u a l cumplirá e n t r e o t r a s l a s f u n c i o n e s d e Comité I n t e r n o d e A r c h i v o .

Q u e e s n e c e s a r i o p a r a l a E n t i d a d a p r o b a r l o s s i g u i e n t e s d o c u m e n t o s d e gestión archivística a p l i c a b l e s , c o n l a f i n a l i d a d d e c u m p l i r l a n o r m a t i v a d e l S i s t e m a N a c i o n a l d e Archivos c o m o p a r t e i n t e g r a n t e e n p e r e n t o r i a s u aprobación y v i g e n c i a ;

Que t e n i e n d o en c u e n t a l o a n t e r i o r m e n t e e x p u e s t o .

CONSIDERANDO:

l o q u e d i s p o n g a l a L e y .

" C O M P R O M E T I D O S P O R S U S D E R E C H O S "

1̂ ;̂ ^ Personería M u n i c i p a l d e Cajicá f í-irvii-M-í-.rv-irtt'iHí-ic r\f-\r r-iií- . - ií - i i - i - i / -Kí-C o m p r o m e t i d o s p o r s u s d e r e c h o s

R E S U E L V E :

ARTÍCULO PRIMERO.- A p r o b a r y a p l i c a r e l M a n u a l d e A r c h i v o d e l a Personería M u n i c i p a l d e Cajicá e l c u a l c o n s t a d e v e i n t e c u a t r o ( 2 4 ) f o l i o s y e s p a r t e íntegra d e l a p r e s e n t e Resolución.

ARTICULO SEGUNDO.- L a S e c r e t a r i a d e l a Personería M u n i c i p a l coordinará l a aplicación d e l p r e s e n t e m a n u a l d e a r c h i v o e n l a E n t i d a d .

ARTÍCULO T E R C E R O . - L a p r e s e n t e Resolución r i g e a p a r t i r d e l a f e c h a d e s u publicación.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

D a d a e n Cajicá a l o s 2 8 días d e l m e s d e d i c i e m b r e d e 2 0 1 5 .

HU

Personería M u n i c i p a l d e Cajicá C o m p r o m e t i d o s p o r s u s d e r e c h o s

PERSONERIA MUNICIPAL DE CAJICA

MANUAL DE ARCHIVO

CAJICA 2015

Personería M u n i c i p a l d e Cajicá C o m p r o m e t i d o s p o r s u s d e r e c h o s

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 1 . PRESENTACIÓN 2 . O B J E T I V O S 3 . M A R C O N O R M A T I V O 4 . E L ÁREA D E GESTIÓN D E D O C U M E N T O S 4 . 1 P R O C E D I M I E N T O S 4 . 1 . 1 RECOLECCIÓN 4 . 1 . 2 RECEPCIÓN 4 . 1 . 3 RADICACIÓN 4 . 1 . 4 R E G I S T R O 4 . 1 . 5 GESTIÓN D E D O C U M E N T O S A C T I V O S 4 . 1 . 6 CONSERVACIÓN 4 . 1 . 7 DISTRIBUCIÓN 4 . 1 . 8 GESTIÓN D E E X P E D I E N T E S 4 . 1 . 9 GESTIÓN D E D O C U M E N T O S ELECTRÓNICOS 4 . 1 . 1 0 APLICACIÓN D E T A B L A S D E RETENCIÓN D O C U M E N T A L 4 . 1 . 1 1 C O N S U L T A D O C U M E N T A L . 4 . 2 P R I N C I P A L E S E L E M E N T O S U T I L I Z A D O S E N L A GESTIÓN D O C U M E N T A L 5 R E G L A M E N T O 5 . 1 CAPÍTULO I : D I S P O S I C I O N E S G E N E R A L E S 5 . 2 CAPÍTULO I I : D E L ÁREA D E GESTIÓN D E D O C U M E N T O S D E P E R S O N E R I A M U N I C I P A L D E C A J I G A 5 . 3 CAPÍTULO I I I : D E L S I S T E M A D E A R C H I V O S D E P E R S O N E R I A M U N I C I P A L D E C A J I C A 5 . 4 CAPÍTULO I V : D E L A S T R A N S F E R E N C I A S D O C U M E N T A L E S 5 . 5 CAPÍTULO V : D E L P R O C E S O TÉCNICO D E L O S D O C U M E N T O S 5 . 6 CAPÍTULO V I : D E L S E R V I C I O Y A C C E S O A L ÁREA D E GESTIÓN D E D O C U M E N T O S 5 . 7 CAPÍTULO V I I : D E L A INSTALACIÓN Y CONSERVACIÓN D E L O S D O C U M E N T O S 5 . 8 CAPÍTULO V I I I : D E L O S R E C U R S O S H U M A N O S 5 . 9 CAPÍTULO I X : D E L COMITÉ D E A R C H I V O 6 . BIBLIOGRAFÍA 7 . A N E X O S

Personería M u n i c i p a l d e Cajicá Comprometidüs p o r s u s d e r e c l i o s

INTRODUCCIÓN

E l m a n u a l d e a r c h i v o e s l a compilación d e l o s l i n e a m i e n t o s q u e a p l i c a n e n l a administración d e l a s c o m u n i c a c i o n e s o f i c i a l e s y l o s a c t o s a d m i n i s t r a t i v o s d e l a Personería M u n i c i p a l d e C a j i c a p a r a l o g r a r a g i l i d a d y e f i c i e n c i a e n e l d e s a r r o l l o d e l a s a c t i v i d a d e s q u e s u s t e n t a n y e n l a t o m a d e d e c i s i o n e s a l i n t e r i o r d e l a E n t i d a d , e s u n a guía q u e r e c o g e e n f o r m a c l a r a y s e n c i l l a l o s p a s o s q u e d e b e n s e g u i r s e p a r a e l d e s a r r o l l o d e l a s f u n c i o n e s r e l a c i o n a d a s c o n e l flujo d o c u m e n t a l y l o s p r o c e d i m i e n t o s d e conservación y c o n s u l t a . T i e n e l a f i n a l i d a d d e s e r v i r d e a p o y o y orientación p a r a l o s f u n c i o n a r i o s e n s u s g e s t i o n e s a d m i n i s t r a t i v a s y l e g a l e s así c o m o e n l a implementación d e p r o c e d i m i e n t o s archivísticos.

G e s t i o n a r l a documentación o f i c i a l así c o m o l o s a c t o s a d m i n i s t r a t i v o s s e h a v u e l t o c a d a v e z más n e c e s a r i o s p a r a l a s o r g a n i z a c i o n e s , d e b i d o a q u e l a información s e h a r e c o n o c i d o c o m o u n r e c u r s o n e c e s a r i o y estratégico p a r a e l a p o y o e n e l c u m p l i m i e n t o d e l a misión c o n b a s e e n l o s a n t e c e d e n t e s , e l a l c a n c e d e l o s o b j e t i v o s y l a s u p e r v i v e n c i a m i s m a e n u n e n t o r n o c a d a v e z más e x i g e n t e , l o q u e h a c e r e l e v a n t e l a creación d e d i r e c t r i c e s i n t e r n a s q u e o r i e n t e n e s t e p r o c e s o .

E l Área d e Gestión d e D o c u m e n t o s d e P E R S O N E R I A M U N I C I P A L D E C A J I G A t i e n e u n a función d e g r a n i m p o r t a n c i a a l p e r m i t i r l a localización y utilización o p o r t u n a y e f e c t i v a d e l a documentación. Así m i s m o s e r e l a c i o n a d i r e c t a m e n t e c o n e l f u n c i o n a m i e n t o d e l a s a c t i v i d a d e s a d m i n i s t r a t i v a s c o t i d i a n a s d e t o d a s l a s áreas, d e b i d o a q u e a l b e r g a f u e n t e s p r i m a r i a s d e información; s u a d e c u a d o f u n c i o n a m i e n t o a v a l a e l m a n e j o d e d o c u m e n t o s estratégicos, l o q u e i m p l i c a q u e e s t a s podrían m o s t r a r l a a b s o l u t a r e g u l a r i d a d d e l a gestión, d e s d e u n a p e r s p e c t i v a a d m i n i s t r a t i v a , l e g a l , f i s c a l , histórica y c o n f i d e n c i a l .

C o m o u n i d a d d e información d e n t r o d e s u s f u n c i o n e s , d e b e n v e l a r p o r l l e v a r a c a b o l a s o p e r a c i o n e s archivísticas d e organización d o c u m e n t a l q u e i n c l u y e selección y depuración, diseminación, c o n t r o l , distribución, a l m a c e n a j e , recuperación, clasificación, ordenación, descripción, protección p o r s u carácter c o n f i d e n c i a l , conservación y difusión d e l a documentación a l p e r s o n a l q u e l a b o r a e n l a E n t i d a d .

E s t e m a n u a l está b a s a d o e n t r e o t r o s e n l a aplicación d e l a L e y G e n e r a l d e A r c h i v o s , d e l R e g l a m e n t o G e n e r a l d e A r c h i v o s c o r r e s p o n d i e n t e a l A c u e r d o 0 7 d e l 2 9 d e j u n i o d e 1 9 9 4 , e l a c u e r d o 0 6 0 d e 2 0 0 1 y e l a c u e r d o 0 4 2 d e 2 0 0 2 d e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nación.