requisiciones
DESCRIPTION
Requisiciones. Septiembre 2012. Objetivo. Presentar a la Comunidad Universitaria, el sistema de Requisiciones que se implantará en el próximo periodo de recepción, a realizarse del 24 de septiembre al 05 de octubre. Fechas presentación sistema Requisiciones. Antecedentes. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Dirección de Recursos Materiales
“Lis de Veracruz: Arte, Ciencia, Luz”
Dirección de Recursos Materiales
Requisiciones
Septiembre 2012
Dirección de Recursos Materiales
Objetivo
• Presentar a la Comunidad Universitaria, el sistema de Requisiciones que se implantará en el próximo periodo de recepción, a realizarse del 24 de septiembre al 05 de octubre.
Dirección de Recursos Materiales
Fechas presentación sistema Requisiciones
Fecha Región
Miércoles 05 de septiembre
Coatzacoalcos – Minatitlán
Jueves 06 de septiembre
Córdoba - Orizaba
Martes 11 de septiembre
Veracruz
Miércoles 12 de septiembre
Poza Rica
Martes 18 de septiembre
Xalapa
Dirección de Recursos Materiales
Antecedentes
Programa de Trabajo 2009 - 2013• Eje 1 Descentralización
• La Secretaría de Administración y Finanzas en uno de sus objetivos contempla: la transferencia gradual de la gestión administrativa a las Vicerrectorías para proveerlas de las estructuras necesarias para su funcionamiento y operación, con mayor eficiencia y eficacia.
Dirección de Recursos Materiales
Antecedentes
Programa de Trabajo 2009 – 2013• Con referencia específica en el Programa 2 la
SAF elaboró el proyecto “Simplificación de los procesos administrativos”. • 1era. Etapa: Encuesta de Opinión.• 2da. Etapa: Visita a las Vicerrectorias.• 3era. Etapa: Propuesta de simplificación.• 4ta. Etapa: Implementación.
Dirección de Recursos Materiales
Antecedentes
Secretaría de Administración y Finanzas• Como resultado de la encuesta de opinión y
de las visitas a las regiones, la comunidad universitaria solicitó mejorar el trámite de requisiciones.
Dirección de Recursos Materiales
Resultados generales de la encuesta
Datos tomados de Análisis de la encuesta a la Comunidad Universitaria sobre la Simplificación Administrativa en los Trámites y Servicios, Reporte General de Resultados Básicos, Enero 2011.
Dirección de Recursos Materiales
Antecedentes
• Por ser la Requisición uno de los trámites mas solicitados, se dio inicio al diseño del sistema de Requisiciones en coordinación con la Unidad del SIIU Finanzas y la Dirección de Servicios Informáticos Administrativos.
Dirección de Recursos Materiales
Catálogo de bienes
•La base del sistema son los catálogos de bienes, los cuales deben cumplir con los lineamientos de la Ley General de Contabilidad Gubernamental publicados en 2010 y 2011, por lo que fue necesario reestructurarlos.Niveles Que representa
Tipo de Bien Partida presupuestal
Clasificador Tipo de Bien Clasificación general del artículo
Bien Nombre específico del artículo
Subtipo de Bien Clasificación del artículo por presentación
Dirección de Recursos Materiales
Catálogo de bienes - Ejemplo Niveles Que representa Ejemplo
Tipo de Bien Partida presupuestal
Material y accesorios de laboratorio
Clasificador Tipo de Bien
Clasificación general del artículo
Micropipeta
Bien Nombre específico del artículo
Micropipeta digital
Subtipo de Bien
Clasificación del artículo por presentación
Micropipeta digital 0.5 a 10 MCL
Dirección de Recursos Materiales
Catálogo de bienes - EjemploNiveles Que representa Ejemplo
Tipo de Bien Partida presupuestal
Equipo de cómputo y TI
Clasificador Tipo de Bien
Clasificación general del artículo
Computadora
Bien Nombre específico del artículo
Computadora de escritorio
Subtipo de Bien
Clasificación del artículo por presentación
Computadora de escritorio PC1
Dirección de Recursos Materiales
Puntos a considerar al elaborar una requisición
• En el sistema de Requisiciones encontrará los catálogos de bienes que anteriormente se encontraban publicados en la Web.
• Aquellos bienes que no se encuentren en los catálogos serán llamados bienes genéricos y deberán ir acompañados de una cotización.
• La cotización deberá tener una vigencia de 45 días.
Dirección de Recursos Materiales
Puntos a considerar al elaborar una requisición
• Elaborarán sus requisiciones por partida presupuestal.
• Una requisición podrá estar integrada de varios artículos del catálogo, siempre y cuando pertenezcan al mismo tipo de bien.
• En una misma requisición, no podrá elaborar requisiciones con bienes de catálogo y bienes genéricos.
• Cuando requiera bienes genéricos deberán elaborar la requisición y capturar toda la descripción del artículo en el sistema.
Dirección de Recursos Materiales
Puntos a considerar al elaborar una requisición
• La cotizaciones y oficios anexos, serán adjuntados en formato pdf, con un tamaño máximo de 1MB. Podrán adjuntar hasta 3 archivos de 1MB cada uno.
• Si una requisición necesita visto bueno, este seguirá los caminos de autorización correspondientes dentro del sistema.
Dirección de Recursos Materiales
Áreas Revisoras
Área Otorga Vo. Bo. a:
Dirección Editorial Libros y Revistas
Dirección General de Recursos Humanos
Fotocopiadora y Reloj Checador
Dirección General de Tecnología de Información
Eq de cómputo diferente al estándar y software y licencias
Departamento de Telefonía (DEST) Conmutadores
Dirección de Proyectos, Construcciones y Mantenimiento
Climas, mobiliario y equipo de oficina y escolar diferente al estándar.
Dirección de Planeación Institucional Proyectos PIFI´s
Secretaría de Administración y Finanzas
Automóviles y camiones
Dirección de Recursos Materiales Revisión final a las requisiciones
Dirección de Recursos Materiales
Puntos a considerar al elaborar una requisición
• Validación Presupuestal. • En automático el sistema verifica el
presupuesto disponible en la fecha en que se envía la requisición. Esto aplica para todos los fondos y proyectos (previo consultar las formas FWRURES y FGIBAVL).
• Validación financiera• Solo para algunos fondos, el sistema
verificará que la disponibilidad financiera sea suficiente. En caso de que no alcance, entonces la requisición no podrá ser enviada.
Dirección de Recursos Materiales
Antes y DespuésAntes Después Ventaja para el usuario
Captura de la descripción de los artículos de catálogo en excel.
Catálogos en línea Uso de catálogos institucionales (dependencias, partida presupuestal, claves programáticas, bienes, etc.)Reducción de errores en el llenado y por tanto de motivos de devolución.
Trámite en ventanilla Trámite en línea Registro y seguimiento de la requisición en línea desde cualquier equipo con acceso a Internet.Notificaciones por correo electrónico sobre la situación de la requisición.
Requisición original y tres copias Eliminación de impresión Eliminación de gastos en copias
Tramite en sitio para los vistos buenos en cada una de las áreas revisoras.
Visto bueno en línea Autorizaciones en línea de las dependencias revisoras.
Tiempo de espera en ventanilla (10 minutos hasta 3 horas).
Eliminación del tiempo de espera en ventanilla
Eliminación del tiempo de espera en ventanilla.
Largas filas para realizar el trámite el último día
Gastos en viáticos por el traslado a Xalapa Eliminación de viáticos por el traslado a Xalapa para realizar el trámite
Eliminación de costos de traslados para entrega en ventanilla.
Gastos de mensajería Eliminación de gastos por mensajería
Dirección de Recursos Materiales
Requisiciones en Web
•Ventajas DRM• Eliminación de la captura de los bienes en el anexo técnico.
• Capturaba el usuario en excel.• Capturaba el analista de adquisiciones en su anexo.• Capturaba en SIIU.
• El anexo técnico de bienes será generado desde el sistema.• Reducción en el tiempo de consolidación de los bienes.
Dirección de Recursos Materiales
Flujo de RequisicionesActual
Dirección de Recursos Materiales
Contactos en caso de duda o algún incidente:Persona Área TeléfonoPreguntas relacionadas con el procedimiento y gestión de las requisiciones así como de la funcionalidad del sistema:Lic. Yolanda Bocarando Martínez Directora de Recursos Materiales (228) 8 42 17 28
[email protected] Karina Pereyra Castro Dirección de Recursos Materiales (228) 842 17 00 Ext. 11216
[email protected] Marco Antonio González Martínez
Dirección de Recursos Materiales (228) 842 17 00 Ext. [email protected]
Preguntas relacionadas con la funcionalidad del sistema:
L.S.C.A. Mónica Elizabeth Robles Mendoza
SIIU finanzas [email protected]
L.S.C.A. Angélica Báez Rocher SIIU finanzas [email protected]
L.S.C.A. Carmen Emilia Quiroz Morales
SIIU finanzas [email protected]
Dirección de Recursos Materiales
Contactos en caso de duda o algún incidente:
Persona Área Teléfono
Preguntas relacionadas las observaciones de las áreas revisoras.
DIFERENTES AREAS REVISORAS
Mtro. Agustín del Moral Tejeda Dirección Editorial (228) 8 18 59 [email protected]
Lic. Ma. Guadalupe Perea Contreras DGRH - Dirección de Relaciones Laborales
Ext. [email protected]
Mtro. Marco Antonio Campos Álvarez
Dirección General de Tecnología de Información
Mtro. Javier Cano Delgado Departamento de Telefonía Ext. [email protected]
Mtro. Guillermo Fox Rivera Dirección de Proyectos, Construcciones y Mantto.
Ext. [email protected]
Dirección de Recursos Materiales
Contactos en caso de duda o algún incidente:
Persona Área Teléfono
Preguntas relacionadas las observaciones de las áreas revisoras.
DIFERENTES AREAS REVISORAS
Mtra. Karin Rosenkratz Dirección de Planeación Institucional
Ext. [email protected]
Lic. Bertha Adriana García Rebolledo
Secretaría de Administración y Finanzas
Ext. [email protected]
Preguntas relacionadas con los requisitos técnicos del sistema
Mtro. Rafael Gómez Quezada Director de Servicios Informáticos Administrativos
Lic. Víctor Acosta Hernández Jefe de Departamento de Análisis y Desarrollo
Lic. Alberto Mesa Huerta Encargado del Depto. de Atención Técnica a Usuarios
11502, [email protected]