requerimiento de servicio - compensar · garantÍas custodia y administraciÓn del archivo fÍsico...

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Requerimiento de Servicio

2018

SERVICIOS DE RECEPCIÓN, CODIFICACIÓN, CUSTODIA FÍSICA EN BÓVEDA, CUSTODIA VIRTUAL, CONSULTA VIRTUAL, ADMINISTRACIÓN DE LAS GARANTÍAS CUSTODIA Y ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO FÍSICO INACTIVO EN CAJAS DE ARCHIVO DE COMPENSAR, ASÍ COMO LOS SERVICIOS DE INTERVENCIÓN DE ARCHIVO FÍSICO Y/O PROCESAMIENTO DOCUMENTAL QUE INCLUYE ORGANIZACIÓN, DIGITALIZACIÓN E INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS CON PERSONAL PROPIO Y CAPACITADO PARA REALIZAR LAS ACTIVIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL

COMPENSAR | GESTIÓN DE LA INFORMACION EMPRESARIAL


Contenido 1. DEFINICIONES ......................................................................................................................... 3

2. OBJETIVO ................................................................................................................................ 3

3. ALCANCE DEL SERVICIO .......................................................................................................... 3

4. CONDICIONES GENERALES ..................................................................................................... 3

5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SERVICIO ................................................................................... 4

ALMACENAMIENTO DE CAJAS X300 .............................................................................................. 4

SERVICIO CUSTODIA ESPECIALIZADA BÓVEDA .............................................................................. 4

PROCESAMIENTO ........................................................................................................................... 5

6. INFORMACIÓN DE PROCESAMIENTO ..................................................................................... 5

7. RESPONSABILIDADES A CARGO DE COMPENSAR .................................................................. 6

8. RESPONSABILIDADES A CARGO DEL PROVEEDOR ................................................................. 6

9. TIEMPOS DE PROCESAMIENTO .............................................................................................. 7

10. PENALIZACIONES ................................................................................................................ 8

MULTAS. ......................................................................................................................................... 8

11. PRODUCTO NO CONFORME E INCIDENTES ........................................................................ 9

12. ENTREGABLE ESPERADO .................................................................................................. 10


1. DEFINICIONES Las siguientes definiciones se aplican para el presente documento y para el entendimiento de las definiciones internas de COMPENSAR:

2. OBJETIVO El presente documento tiene como objetivo establecer los lineamientos y procedimientos para la ejecución de actividades asociadas a: servicios de recepción, codificación, custodia física en bóveda, custodia virtual, consulta virtual, administración de las garantías custodia y administración del archivo físico inactivo en cajas de archivo de compensar, así como los servicios de intervención de archivo físico y/o procesamiento documental que incluye organización, digitalización e indexación de documentos con personal propio y capacitado para realizar las actividades de gestión documental.

3. ALCANCE DEL SERVICIO El servicio abarca todas las actividades señaladas en el OBJETIVO del presente documento

4. CONDICIONES GENERALES • El proveedor estará en libertad de implementar las mejores prácticas tecnológicas,

operativas y administrativas que garanticen el cumplimiento del servicio, siempre y cuando las mismas no impliquen incumplimiento legal y/o organizacional de COMPENSAR, cualquier ajuste operativo deberá ser verificado por el supervisor del contrato

• Las reglas de negocio (políticas de procesamiento) podrán ser modificadas en el desarrollo del proceso de contratación y del contrato por parte de COMPENSAR según sus necesidades, sin ajuste en la tarifa, salvo en aquellos casos en donde se evidencie una afectación a los intereses de alguna de las partes y conciliados por mutuo acuerdo.

• COMPENSAR será autónomo de solicitar a EL PROVEEDOR de forma unilateral el retiro de cualquiera de sus funcionarios de la operación, sin que para esto deba éxito previa justificación.


5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SERVICIO

ALMACENAMIENTO DE CAJAS X300 Servicio de recepción y custodia de cajas x300 en instalaciones del proveedor, incluye transporte inicial con recolección en el casco urbano de la ciudad de Bogotá. Con las siguientes características:

• Las instalaciones de custodia deben cumplir con lo establecido en el ACUERDO No. 008 del (31 OCT 2014 “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000”

• Los servicios de traslado de unidades deberán ser realizados por vehículos plenamente identificados con logotipos del proveedor y contar con sistema de monitoreo y rastreo.

• El proveedor debe disponer los recursos necesarios para cualquier visita de seguimiento o auditoría de COMPENSAR las veces que sea requerido sin que esto genere costo adicional a COMPENSAR.

• Todos los servicios incluidos deben estar documentados por parte del proveedor según los lineamientos de un sistema interno de gestión de calidad sin que esto genere costo adicional a COMPENSAR.

• El proveedor deberá garantizar la completa trazabilidad de los movimientos de unidades y solicitudes sobre estas y disponer cuando COMPENSAR lo requiera las evidencias correspondientes.

SERVICIO CUSTODIA ESPECIALIZADA BÓVEDA Servicio de recepción y custodia de unidades (cajas, expedientes y documentos) en instalaciones del proveedor, bóveda de seguridad incluye transporte inicial con recolección en el casco urbano de la ciudad de Bogotá. Con las siguientes características:

• La novedad de seguridad debe contar por lo menos con: o Control de acceso tecnológico (código, tarjeta de proximidad, etc.) o Grabación 24 horas de circuito cerrado de la instalación de recepción, los videos

deberán estar disponibles por lo menos 6 meses o Grabación del proceso de apertura, los videos deberán estar disponibles por lo

menos 6 meses o Encontrarse aislada de otras áreas de procesamiento u operación o No colindar con muros exteriores de la bodega

• Las instalaciones de custodia deben cumplir con lo establecido en el ACUERDO No. 008 del (31 OCT 2014 “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000”

• Los servicios de traslado de unidades deberán ser realizados por vehículos plenamente identificados con logotipos del proveedor y contar con sistema de monitoreo y rastreo.


• El proveedor debe disponer los recursos necesarios para cualquier visita de seguimiento o auditoría de COMPENSAR las veces que sea requerido sin que esto genere costo adicional a COMPENSAR.

• Todos los servicios incluidos deben estar documentados por parte del proveedor según los lineamientos de un sistema interno de gestión de calidad sin que esto genere costo adicional a COMPENSAR.

• El proveedor deberá garantizar la completa trazabilidad de los movimientos de unidades y solicitudes sobre estas y disponer cuando COMPENSAR lo requiera las evidencias correspondientes.

PROCESAMIENTO

Actividades asociadas a la administración de los inventarios de cajas X300 y expedientes de custodia especializada. Con las siguientes características:

• El PROVEEDOR debe contar con un sistema de registro y control de los servicios prestado y disponer cuando sea necesario de cualquier reporte requerido por compensar en un plazo no mayor a tres (3) días hábiles dese su solicitud.

• El proveedor debe generar a COMPENSAR comunicación de confirmación cuando: o Se recibe el requerimiento o Se realiza el requerimiento o Se presenta alguna novedad de servicio.

6. INFORMACIÓN DE PROCESAMIENTO El presente proceso busca habilitar un proveedor alterno para el servicio en mención en tal medida no aplicaría traslado inicial de unidades históricas. Para el nuevo proveedor habilitado se iniciaría (desde el momento del perfeccionamiento del contrato) transferencias mensuales de unidades nuevas desde nuestras sedes, se proyecta un volumen de entre 300 y 500 cajas referencia x300 de transferencia mensual, constantes durante la ejecución del contrato (se debe contemplar procesos de eliminación documental), se pretende en consecuencia habilitar los siguientes servicios: a). ALMACENAMIENTO DE CAJAS X300 Servicio de recepción y custodia de cajas x300 en instalaciones del proveedor, incluye transporte inicial con recolección en el casco urbano de la ciudad de Bogotá b). SERVICIO CUSTODIA ESPECIALIZADA BÓVEDA Servicio de recepción y custodia de unidades (cajas, expedientes y documentos) en instalaciones del proveedor, bóveda de seguridad incluye transporte inicial con recolección en el casco urbano de la ciudad de Bogotá. c). PROCESAMIENTO Actividades asociadas a la administración de los inventarios de cajas X300 y expedientes de custodia especializada


7. RESPONSABILIDADES A CARGO DE COMPENSAR • Entregar las unidades a custodiar en cajas normalizadas de archivo

• Entregar relación de las unidades a entregar

• Hacer uso de los canales oficiales para la atención de solicitudes hacia EL PROVEEDOR

8. RESPONSABILIDADES A CARGO DEL PROVEEDOR • Cumplir a cabalidad con el objeto contratado y propender por el buen desarrollo de este.

• Garantizar la calidad de los elementos suministrados, de presentarse defectos o detrimentos de calidad de dichos elementos, el PROVEEDOR los sustituirá plenamente a satisfacción de COMPENSAR.

• Responder por cualquier riesgo, mientras los productos solicitados no hayan sido recibidos de manera total y con plena conformidad por parte de COMPENSAR.

• Sustituir, dentro de los cinco (5) días siguientes a la devolución, los elementos que se encuentren en mal estado. Mantener en las sedes del PROVEEDOR, existencia suficiente de los elementos a suministrar, garantizando como mínimo la demanda de estos por el período de un (1) mes.

• El presente contrato se ejecutará a través de solicitudes de pedido que se allegarán al PROVEEDOR vía fax, correo electrónico o cualquier medio idóneo para ello y podrá contar con anexos. Dichas solicitudes y/o anexos obligan al PROVEEDOR e indicarán expresamente los servicios solicitados.

• El PROVEEDOR hará las entregas en los sitios y horas acordados con COMPENSAR y en las condiciones estipuladas en cada orden de pedido.

• El proveedor manifiesta que cuenta con todas las autorizaciones, licencias y/o permisos requeridos para proveer los bienes objeto de este contrato.

• Identificar plenamente a sus dependientes, cuando estos se encuentren dentro de las instalaciones de COMPENSAR.

• Establecer, junto con COMPENSAR la implementación de los mecanismos de control, registro y seguimiento de todas las actividades involucradas en el presente contrato, que servirán de soporte en los procesos de pago y evaluación del presente contrato, así como de documentación del sistema intervenido.

• Demarcar y señalizar, de acuerdo con el trabajo que se realice las áreas que requieran restricción de paso o la observancia de conductas preventivas por parte de los transeúntes.

• Cumplir con las normas legales de salud ocupacional y seguridad industrial que le sean aplicables a la naturaleza de su actividad, y dotar a su personal técnico de las herramientas y recursos de control para el ejercicio seguro de su actividad.

• Responder por los daños que puedan causar a las instalaciones o bienes de COMPENSAR los empleados que se vinculen para la prestación del servicio.

• Mantener debidamente informada a COMPENSAR de cualquier evento que afecte o llegare a afectar el desarrollo del objeto convenido.

• Canal de comunicación: El proveedor debe destinar un canal de comunicación efectivo para recibir solicitudes, abrir los casos, recibir informes, hacer seguimientos, programar reuniones y actividades.


• Una vez finalizado el contrato con COMPENSAR, el PROVEEDOR deberá entregar toda la información que sea competencia o propiedad de COMPENSAR en medios que se ajusten a la tecnología del momento de la entrega, esta información deberá estar debidamente identificada o etiquetada y de fácil acceso a la misma. Esta entrega de información se deberá realizar en un tiempo no mayor a 10 días hábiles. Una vez esta información sea entregada a COMPENSAR y el PROVEEDOR tenga el recibido a satisfacción por parte de COMPENSAR, el PROVEEDOR eliminará de manera segura todo dato relacionado en la entrega de información realizada a COMPENSAR.

• Cumplir los lineamientos definidos en el acuerdo de nivel de servicio ANS.

• Asumir la responsabilidad por los equipos, herramientas o materiales que EL PROVEEDOR O sus empleados dejen dentro de las instalaciones.

9. TIEMPOS DE PROCESAMIENTO El tiempo de procesamiento necesario para la atención de servicios por parte de EL PROVEEDOR es:

• Atencion normal 8 horas hábiles desde la solicitud

• Atención urgente 4 horas hábiles desde la solicitud Entendiéndose horario hábil de lunes a viernes de 08:00 a 17:00 Aplicación de seguimiento

Nombre del indicador

Atributo que mide

Meta de desempeño

Unidad de medida Métrica Ponderador

Frecuencia de

medición

Oportunidad en procesamiento

Oportunidad 95%* Unidades Procesadas

Cantidad de unidades procesadas oportunamente/ Cantidad de unidades recibidas x100

100% Mensual

Calidad en completitud de inventarios y servicios

Calidad en completitud de inventarios

0,5%* Unidades en inventario

Cantidad de unidades no conformes /Cantidad de unidades en custodia *100

100% Mensual

* Las desviaciones que superen la meta esperada se considerarán desviaciones LEVES, siendo trasladas a desviaciones GRAVES si se mantienen por un lapso mayor a tres (3) meses.


10. PENALIZACIONES Todas las desviaciones en el nivel de cumplimiento del servicio estarán asociadas a una compensación por parte del PROVEEDOR a COMPENSAR, reflejada únicamente en la factura objeto de cobro donde se evidencie el no cumplimiento Oportunidad y Calidad

CAUSA DESVIACIÓN LEVE DESVIACIÓN GRAVE

Oportunidad en la prestación del servicio

De 8 a 16 horas hábiles después de solicitado el servicio

Mayor a 16 horas hábiles

Siempre que los niveles no se cumplan, el PROVEEDOR deberá remunerar a COMPENSAR, de la siguiente manera:

CAUSA INCUMPLIMIENTO LEVE INCUMPLIMIENTO GRAVE

Oportunidad en el procesamiento

50% de descuento en el servicio afectado 100% de descuento en el servicio afectado

Aclaración: La reiteración de incumplimiento leve en el plazo de una semana, será considerada como un incumplimiento grave.

MULTAS. En caso de pérdida, daño o deterioro de cualquier documento custodiado en archivo físico y/o título Valor, que se origine de la mala custodia o guarda del mismo o en caso de pérdida durante el transporte de los archivos físicos EL PROVEEDOR deberá responder por el valor de reemplazo de cada documento, entendiéndose este como costo de reposición, por concepto de pérdida de acuerdo con los siguientes valores: Tipo de Archivo Valor Tipo de Almacenamiento Caja Archivo Físico $100.000 Caja Sellada Carpeta de Archivo Físico $50.000 Carpeta cada una Titulo Valor $200.000 Garantía cada una Cuando se incurra en siniestro por perdida de documentos, deterioro por su responsabilidad y no recuperación efectiva, EL PROVEEDOR emitirá una certificación con destino a público en general y autoridades o entidades que requieran los documentos que fueron objeto del siniestro. Una vez finalizado el contrato con COMPENSAR, el PROVEEDOR deberá entregar toda la información que sea competencia o propiedad de COMPENSAR en medios que se ajusten a la tecnología del momento de la entrega, esta información deberá estar debidamente identificada o etiquetada y de fácil acceso a la misma. Esta entrega de información se deberá realizar en un tiempo no mayor a sesenta (60) días hábiles y en cualquier caso de terminación, COMPENSAR


asumirá los costos del desmonte o devolución definitiva de archivos físicos y títulos valores, de acuerdo con las tarifas comerciales que tenga establecidas el PROVEEDOR como devolución definitiva (Consulta y/o recuperación) y que rijan al momento de efectuarse dicha devolución.

11. PRODUCTO NO CONFORME E INCIDENTES Entendiéndose PNC el incumplimiento de los requisitos establecido para la prestación del servicio contratado, COMPENSAR, el proceso de instauración es el siguiente:

• Radicara el producto no conforme PNC, documentando la novedad, evidenciando la desviación presentada.

• Notificará al PROVEEDOR la aplicación del PNC por el canal establecido entre las partes, teniendo el PROVEEDOR 24 horas (a partir del envío de información) para sustentar la no conformidad y establecer acciones que mitiguen los riesgos generadores de la no conformidad. En caso de no obtener respuesta en el plazo acordado, o que la misma no sea satisfactoria se dará por aceptado.

• En los casos que Compensar solicite la presentación de planes de acción, el proveedor dispondrá de 2 días hábiles para la entrega de este; Compensar podrá rechazar dicho plan cuando considere que con las acciones presentadas no se mitiga la situación.

El incumplimiento de esta gestión por parte de EL PROVEEDOR se considerará un Incumplimiento Grave, aplicándose las penalizaciones establecidas en el punto correspondiente de este documento según el impacto de la No Conformidad.


12. ENTREGABLE ESPERADO Para la evaluación de las diferentes propuestas se espera del proveedor una tarifa por los siguientes servicios, el proveedor podrá establecer límites mínimos y máximos a la prestación de cada servicio se adjunta matriz en MS Excel para su diligenciamiento.

SERVICIO DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD TARIFA UNIDAD DE MEDIDA

SERVICIO DE ALMACENAMIENTO DE CAJAS X300 DE 1 A 200 $/CAJA














SERVICIO DE ALMACENAMIENTO DE CAJAS X300 DE 50001 O MAS $/CAJA

Servicio de recepción y custodia

de ca jas x300 en insta laciones

del proveedor, incluye

transporte inicia l con

recolección en el casco urbano

de la ciudad de Bogotá

ALMACENAMIENTO DE

CAJAS X300


SERVICIO DE SERVICIO CUSTODIA ESPECIALIZADA BÓVEDA DE 1 A 200 $/EXPEDIENTE

SERVICIO DE DE 201 A 2000 $/EXPEDIENTE
















SERVICIO DE DE 150001 A O MAS $/EXPEDIENTE

SERVICIO ALMACENAMIENTO DE CAJA EN BÓVEDA DE SEGURIDAD X 200 $/CAJA

SERVICIO ALMACENAMIENTO DE CAJA EN BÓVEDA DE SEGURIDAD X 300 $/CAJA

Servicio de recepción y custodia

de unidades (ca jas , expedientes

y documentos) en insta laciones

del proveedor, bóveda de

seguridad incluye transporte

inicia l con recolección en el

casco urbano de la ciudad de

Bogotá

SERVICIO CUSTODIA

ESPECIALIZADA

BÓVEDA



SERVICIO RECUPERACIÓN URGENTE DE CAJAS $/CAJA

SERVICIO RE ARCHIVO NORMAL DE CAJAS $/CAJA

SERVICIO RECUPERACIÓN URGENTE EXPEDIENTES CUSTODIA ESPECIALIZADA $/EXPEDIENTE

SERVICIO PUNTEO Y/O VERIFICACION-RECUPERACION UNIDAD DOCUMENTAL $/ UNIDAD

SERVICIO SUMINISTRO DE CAJAS PARA CUSTODIA EN BÓVEDA $/CAJA

SERVICIO RE ARCHIVO URGENTE DE UNIDADES DOCUMENTALES EN LA NUEVA CAJA $/EXPEDIENTE

SERVICIO ALMACENAMIENTO VIRTUAL POR IMAGEN $/IMAGEN

SERVICIO CERTIFICACIONES ENDOSOS $/ UNIDAD

SERVICIO CODIFICACION DE UNIDADES DOCUMENTALES $/ UNIDAD

SERVICIO CONSULTA EN SALA $/ DÍA DE 8 HORAS

SERVICIO CONSULTA Y/O RECUPERACIÓN $/CAJA

SERVICIO CONSULTA Y/O RECUPERACIÓN EMERGENCIA $/CAJA

SERVICIO CONSULTA Y/O RECUPERACIÓN EXPEDIENTES CUSTODIA ESPECIALIZADA $/EXPEDIENTE

SERVICIO CONSULTA Y/O RECUPERACIÓN EMERGENCIA EXPEDIENTES CUSTODIA ESPECIALIZADA $/EXPEDIENTE

SERVICIO DIGITALIZACIÓN DE IMAGEN NO CERTIFICADA (PDF 240 DPI B/N HOJA BOND CARTA OFICIO) $/IMAGEN

SERVICIO DIGITALIZACIÓN POR DEMANDA $/IMAGEN

SERVICIO INDEXACIÓN POR CADA CAMPO $/CAMPO

SERVICIO INSERCIONES DE DOCUMENTOS $/DOCUMENTO

SERVICIO PUNTEO Y/O VERIFICACIÓN - RECEPCIÓN CUSTODIA ESPECIALIZADA $/EXPEDIENTE

SERVICIO PUNTEO Y/O VERIFICACION-RECEPCION UNIDAD DOCUMENTAL $/ UNIDAD

SERVICIO RE ARCHIVO (TRASLADO O DEVOLUCIÓN) $/ UNIDAD

SERVICIO RE ARCHIVO CUSTODIA ESPECIALIZADA $/ UNIDAD

SERVICIO SUMINISTRO DE BOLSAS PLÁSTICAS ZIPLOCK TAMAÑO CARTA $/ UNIDAD

SERVICIO SUMINISTRO DE CAJAS X-300 $/CAJA

SERVICIO SUMINISTRO PRECINTOS DE SEGURIDAD $/ UNIDAD

SERVICIO TRANSPORTE EMERGENCIA $/CAJA

SERVICIO TRANSPORTE NORMAL (TRASLADO DE CAJAS) $/CAJA

SERVICIO SUMINISTRO PUESTO DE TRABAJO $/ DÍA DE 8 HORAS

Actividades asociadas a la

adminis tración de los

inventarios de ca jas X300 y

expedientes de custodia

especia l i zada

PROCESAMIENTO

requerimiento de servicio - compensar · garantÍas custodia y administraciÓn del archivo fÍsico...

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