REPORTE DE REPORTE DE PRIORIDADESPRIORIDADES

HERRAMIENTA DE PLANEACION BASADA EN:HERRAMIENTA DE PLANEACION BASADA EN:

LOS SIETE HABITOS DE LAS PERSONAS LOS SIETE HABITOS DE LAS PERSONAS ALTAMENTE EFECTIVAS. YALTAMENTE EFECTIVAS. YLAS PRIORIDADES DE ASEGURAMIENTO DE LAS PRIORIDADES DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD.CALIDAD.

PLANEE SEMANALMENTE PLANEE SEMANALMENTE PRIORIZANDO SUS PRIORIZANDO SUS

OBJETIVOS…OBJETIVOS…Reconociendo las actividades a corto plazo, Reconociendo las actividades a corto plazo, planeandolas como un habito clave para hacer el planeandolas como un habito clave para hacer el trabajo efectivo.trabajo efectivo.Monitoreando los proyectos y actividades de Monitoreando los proyectos y actividades de mediano plazo.mediano plazo.Enfocando las prioridades y actividades claves en Enfocando las prioridades y actividades claves en linea con los objetivos de negocio.linea con los objetivos de negocio.Diferenciando las actividades claves de las Diferenciando las actividades claves de las actividades normales y rutinarias.actividades normales y rutinarias.Evitando perdidas de tiempo en trabajo sin Evitando perdidas de tiempo en trabajo sin importancia.importancia.Facilitando la retroalimentacion a la direccion.Facilitando la retroalimentacion a la direccion.

Las actividades de trabajo en las cuales se debe enfocar la atencion son las relevantes para el relevantes para el

negocionegocio y las que permiten el logro de los objetivos objetivos . .

QUE ES UN REPORTE DE QUE ES UN REPORTE DE PRIORIDADES?PRIORIDADES?

Es una herramienta de planeacion semanal para:Es una herramienta de planeacion semanal para:Administrar el tiempo.Administrar el tiempo.Definir actividades claves y monitorearlas.Definir actividades claves y monitorearlas.Enfocar que es importante para cumplir con los Enfocar que es importante para cumplir con los objetivos.objetivos.

Nos permite una descripcion clara y consolidada Nos permite una descripcion clara y consolidada de que debe realizarse en el corto plazo para de que debe realizarse en el corto plazo para alcanzar los objetivos de mediano plazo.alcanzar los objetivos de mediano plazo.Las actividades de corto plazo pueden ser Las actividades de corto plazo pueden ser clasificadas por la direccion o basandose en la clasificadas por la direccion o basandose en la estrategia de las cuatro prioridades del tecnicas.estrategia de las cuatro prioridades del tecnicas.Los Proyectos de mediano plazo deben ser Los Proyectos de mediano plazo deben ser quebrados por area.quebrados por area.Incluye otras asuntos relacionados con el trabajo Incluye otras asuntos relacionados con el trabajo que se deben tener en mente como: que se deben tener en mente como: Requerimientos de la Direccion, Aprobaciones, Requerimientos de la Direccion, Aprobaciones, Viajes & Vacaciones, Entrenamiento y Otros.Viajes & Vacaciones, Entrenamiento y Otros.

Son las areas de la funcion de las cuales derivan las oportunidades y estrategias de negocio:

PAC1: Proteccion de la Calidad e Imagen de la empresa.

PAC2: Sistemas de Ahorro y Rentabilidad.

PAC3: Control del Gasto de Operacion.

PAC4: Innovacion.

LAS CUATRO PRIORIDADES DE LAS CUATRO PRIORIDADES DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

(P.A.C.)(P.A.C.)

MATRIZ DE ADMINISTRACION DEL MATRIZ DE ADMINISTRACION DEL TIEMPOTIEMPO

Utilice estos criterios en la definicion de prioridadesUtilice estos criterios en la definicion de prioridadesTrate de llevar su trabajo de Q1 hacia Q2 para evitar reaccionar Trate de llevar su trabajo de Q1 hacia Q2 para evitar reaccionar como bombero (apaga incendios), sea proactivo.como bombero (apaga incendios), sea proactivo.Algunas actividades de servicio y soporte al cliente pueden no ser Algunas actividades de servicio y soporte al cliente pueden no ser actualmente una prioridad pero pueden llegar a serlo prontoactualmente una prioridad pero pueden llegar a serlo pronto..

CrisisCrisis

Proyectos, Proyectos, reunionesreuniones

Problemas Problemas apremiantes apremiantes

Actividades Actividades Contra reloj Contra reloj Tareas que se Tareas que se vencenvencen

PreparacionPreparacion

PrevencionPrevencion

Valor de Valor de ClarificacionClarificacion

PlanificacionPlanificacion

Creacion de Creacion de RelacionRelacion

EmpoderamientoEmpoderamiento

InterrupcionesInterrupciones

Llamadas, correosLlamadas, correos

y reportes no y reportes no importantesimportantes

Reuniones Reuniones improductivasimproductivas

Asuntos Asuntos acuciantesacuciantes

TrivialidadesTrivialidades

Algunas llamadas.Algunas llamadas.

Perdida de tiempo Perdida de tiempo en actividades no en actividades no provechosasprovechosas

Actividades Actividades fortuitasfortuitas

Correos no Correos no relevantesrelevantes

Urgente No UrgenteIm

port

an

teN

o I

mp

ort

an

te

Q1Q1

Q4Q4

Q2Q2

Q3Q3

Q1 & Q2 son las

actividades que

deberiamos lograr

primero. El sentido de urgencia

diferencia a Q1 de Q2.Q3 & Q4 Son Q3 & Q4 Son

las las actividades actividades

que no que no deberian deberian

considerarse considerarse como como

prioritarias a prioritarias a menos que menos que

agregue agregue valor alguna valor alguna

relacion.relacion.

PARTES DEL REPORTE DE PARTES DEL REPORTE DE PRIORIDADESPRIORIDADES

1.- 1.- Prioridades para la Prioridades para la semanasemana

Defina las actividades Defina las actividades claves que se cumpliran claves que se cumpliran antes del fin de semana.antes del fin de semana.Existen 7 areas para la Existen 7 areas para la clasificacion de las clasificacion de las actividades de acuerdo a si actividades de acuerdo a si se trata de operaciones se trata de operaciones tecnicas, materias o tecnicas, materias o programas las cuales se programas las cuales se encuentran relacionadas encuentran relacionadas con prioridades:con prioridades:•Mejora de la Calidad.Mejora de la Calidad.•Desarrollo del SCCC.Desarrollo del SCCC.•Mejora de la Mejora de la Productividad.Productividad.•Formacion del Personal.Formacion del Personal.•Implementacion Tecnica.Implementacion Tecnica.•Compras de Insumos.Compras de Insumos.•OtrosOtros

Algunas actividades no pueden cumplirse Algunas actividades no pueden cumplirse en una semana por lo que la herramienta en una semana por lo que la herramienta permite monitorear el avance y hacer las permite monitorear el avance y hacer las adaptaciones necesarias para que luego adaptaciones necesarias para que luego

se cumplanse cumplan

PARTES DEL REPORTE DE PARTES DEL REPORTE DE PRIORIDADESPRIORIDADES2.-2.- Proyectos claves para Proyectos claves para

los siguientes 15, 30 o los siguientes 15, 30 o 60 dias60 dias

Defina los proyectos claves Defina los proyectos claves para los siguientes dos para los siguientes dos meses.meses.

Deberia existir una area o Deberia existir una area o espacio para cada espacio para cada departamento y departamento y tambien para otras tambien para otras areas claves que areas claves que puedan ser agregadas puedan ser agregadas en caso de ser relevante en caso de ser relevante para sus objetivos, i.e. para sus objetivos, i.e. caso ABASA:caso ABASA:

• Sistema de Calidad.Sistema de Calidad.• Control de Calidad.Control de Calidad.• Seguridad e Hig. Seguridad e Hig.

Industrial.Industrial.• Alta Direccion. Alta Direccion. • Proveedores Externos. Proveedores Externos. • Clientes Externos.Clientes Externos.• OtrosOtros

Esto nos ayudara a mantener un enfoque Esto nos ayudara a mantener un enfoque sobre los proyectos clave, sea sumamente sobre los proyectos clave, sea sumamente

restrictivo una vez que los incluya aquirestrictivo una vez que los incluya aqui

PARTES DEL REPORTE DE PARTES DEL REPORTE DE PRIORIDADESPRIORIDADES

3.- 3.- Requerimientos de la Requerimientos de la DireccionDireccion

Asuntos a levantar y Asuntos a levantar y resolver CUANTO ANTES.resolver CUANTO ANTES.

4.- Aprobaciones4.- AprobacionesCualquier cosa del Cualquier cosa del

Departamento que este Departamento que este pendiente de aprobarse.pendiente de aprobarse.

5.- Viajes & Vacaciones5.- Viajes & Vacaciones

6.- Entrenamientos6.- EntrenamientosMaterias Relacionadas.Materias Relacionadas.

7.- Otros Asuntos7.- Otros AsuntosAsuntos relacionados con Asuntos relacionados con

otros Departamentos de otros Departamentos de la Empresa que le la Empresa que le

afectan.afectan.

No pierda de vista las materias No pierda de vista las materias importantes y si estas no son urgentes importantes y si estas no son urgentes ahora, estas podrian llegar a serlo en el ahora, estas podrian llegar a serlo en el futuro, entonces dirijalas desde ahora.futuro, entonces dirijalas desde ahora.

DINAMICA DE LA PLANEACION DINAMICA DE LA PLANEACION SEMANALSEMANAL

El tiempo apropiado para la planificacion El tiempo apropiado para la planificacion semanal es entre viernes y lunes.semanal es entre viernes y lunes.Esto permite identificar que esta pendiente Esto permite identificar que esta pendiente de la semana anterior lo cual se convierte en de la semana anterior lo cual se convierte en una prioridad despues de chequear los una prioridad despues de chequear los problemas del lunes.problemas del lunes.El Reporte de Prioridades debe ser sometido El Reporte de Prioridades debe ser sometido a la direccion durante el Lunes por la tarde. a la direccion durante el Lunes por la tarde. Las prioridades del mismo cuadrante pueden Las prioridades del mismo cuadrante pueden se diferenciadas utilizando la subclasificacion se diferenciadas utilizando la subclasificacion ABC. ABC. Por ejemplo, 2A tiene mayor Por ejemplo, 2A tiene mayor prioridad que 2B y 2C pero menos que prioridad que 2B y 2C pero menos que 1A, 1B o 1C.1A, 1B o 1C.

Tambien puede utilizarse el codigo de Tambien puede utilizarse el codigo de colores como ayuda visual sobre lo colores como ayuda visual sobre lo que esta en proceso y lo que ha se ha que esta en proceso y lo que ha se ha hecho hasta ahora. Use Marcador hecho hasta ahora. Use Marcador Amarillo para actividades En-Proceso Amarillo para actividades En-Proceso y Marcador Verde para completadas.y Marcador Verde para completadas.

Los asuntos que se presentan Los asuntos que se presentan durante la semana pueden ser durante la semana pueden ser agregados escribiendolos a mano en agregados escribiendolos a mano en los espacios en blanco. No es los espacios en blanco. No es necesario someter el reporte a necesario someter el reporte a consideracion nuevamente.consideracion nuevamente.

Archive sus Reportes de Prioridades Archive sus Reportes de Prioridades Viejos (Impresos) como evidencia de Viejos (Impresos) como evidencia de su planeacion semanal, monitoreando su planeacion semanal, monitoreando los logros.los logros.

CONT. DINAMICA DE LA CONT. DINAMICA DE LA PLANEACIONPLANEACION

Utilice los siguientes codigos para Utilice los siguientes codigos para dirigir las actividades.dirigir las actividades.

√ √ (Verificacion): significa hecho, (Verificacion): significa hecho, completado o cumplido.completado o cumplido.

X (Equis): significa cancelado, X (Equis): significa cancelado, anulado o borrado.anulado o borrado.

G √ (G con verificacion): significa G √ (G con verificacion): significa delegado o trasladado a otro delegado o trasladado a otro responsable.responsable.

(Punto): significa En Proceso.(Punto): significa En Proceso.

→→ (Flecha adelante): significa (Flecha adelante): significa planeado mas adelante.planeado mas adelante.

CONT. DINAMICA DE LA CONT. DINAMICA DE LA PLANEACIONPLANEACION

CONSIDERACIONES FINALESCONSIDERACIONES FINALES

Planear es el paso previo a Planear es el paso previo a hacer… para mantener la hacer… para mantener la consistencia con el Ciclo PHVA consistencia con el Ciclo PHVA

1.1. PlanearPlanear

2.2. HHacer

3.3. VVerificar

4.4. ActuarActuar

PlanearPlanear

1

HacerHacer

2VerificarVerificar

3

ActuarActuar

4

Aproveche la planeacion semanal Aproveche la planeacion semanal enfocando sus esfuerzos sobre las enfocando sus esfuerzos sobre las actividades claves y evite todo lo actividades claves y evite todo lo

que que no agregue valor no agregue valor al trabajo!!!al trabajo!!!